Dokumentenbereitstellung per Link
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → DMS → Dokumentenübersicht → Funktionen → Externer Link → Als Download-Link CRM und DMS → DMS → Dokumentenliste → Funktionen → Externer Link → Als Download-LinkWenn Sie Dokumente einer Person als Download zur Verfügung stellen möchten, können Sie in diesem Fenster bestimmte Einstellungen für den Download-Link treffen.
Link erstellen
Sie haben die Möglichkeit, die Gültigkeitskriterien des Links zu definieren, die bei Ausführung des Download-Links geprüft werden sollen. Sie können auch ein Passwort hinterlegen, welches der Empfänger des Download-Links eingeben muss, bevor dieser den Dokumentendownload starten kann. Im Detail können unten stehende Einstellungen getroffen werden.
| Gültig ab/bis | In diesen beiden Feldern können Sie den Zeitraum definieren, in dem der Link vom Empfänger ausgeführt werden kann, um die Dokumente herunterzuladen. |
| Gültigkeitsdauer | In diesem Feld können Sie die Anzahl der Stunden festlegen, während welcher der Link nach dem ersten Ausführen beim Empfänger noch gültig ist, um den Dokumentendownload erneut durchzuführen. |
| Max. Ausführungen | Hier können Sie die Anzahl der maximalen Ausführungen definieren, d. h., wie oft der Dokumentendownload über diesen Link gestartet werden kann. |
| Passwort | Hier können Sie noch das Passwort eintragen, welches der Empfänger nach dem Klick auf den Link eingeben muss, um den Dokumentendownload zu starten. |
Hinweis
 | Wird in diesem Dialog keines der Felder befüllt, dann wird für die Gültigkeitsprüfung des Links der Parameter Gültigkeitsdauer des Links in Tagen als Rückfallebene herangezogen. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Link → Allgemein.
Wenn Sie mehrere Felder befüllen, dann ist das Ausführen des Links nicht mehr möglich, sobald eines der definierten Kriterien den Link ungültig macht. Beispiel
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Voraussetzungen
Damit der Empfänger der E-Mail das Fenster mit der Dokumentenauswahl für den Download starten kann, muss der Absender des Links den BMD Com-Anwendungspool auf einem Webserver (empfohlen) installiert haben. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der technischen Dokumentation BMD Web: Einrichten der Anwendungen.
Zusätzlich muss die URL zum eigenen BMD Com-Server in diesem Parameter eingetragen werden. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Allgemein.
Die URL zur BMD Com-Oberfläche für den externen Zugriff durch die BMD Com-Benutzer. Diese URL wird in E-Mails mit versendeten Benutzerdaten als Link hinzugefügt. Es muss die vollständige URL eingegeben werden (z. B. https://webserver/bmdcom2/bmdcom2.dll). |
Versand der E-Mail
Nach dem Bestätigen des Fensters Link erstellen öffnet sich die E-Mail mit dem generierten Link zum Download im Vordergrund, ein Versenden der E-Mail im Hintergrund ist aktuell nicht möglich.
Standardmäßig wird nur der Link Dokumente in den Textbereich übergeben. Der Empfänger, der Betreff sowie der weitere E-Mail-Text können direkt im geöffneten E-Mail-Entwurf ergänzt werden.
Hinweis
| Den Betreff bzw. den Text dieser E-Mail können Sie über HTML-Vorlagen einmalig definieren und dieser Betreff/Text wird dann in jeder durch diese Funktion ausgelösten E-Mail standardmäßig vorgeschlagen. Dazu müssen Sie die erstellte HTML-Vorlage im Parameter Dokumentenbereitstellung per Link hinterlegen. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Link → Allgemeine Einstellungen → Dokumente.
Erstellen können Sie diese HTML-Vorlagen in der BMD Com - Vorlagenverwaltung. Dazu müssen Sie in die BMD Com-Benutzerverwaltung unter TOOLS → Tools → BMD Com → BMD Com-Benutzer einsteigen und anschließend in diesem Fenster unter "Funktionen" den Punkt Vorlagen für E-Mails bearbeiten ausführen. Beim Erstellen der HTML-Vorlage müssen Sie beachten, dass Sie das Feld Link für Dokumentenfreigabe einfügen. Nur wenn dieses in der Vorlage enthalten ist, wird auch der Link für den Dokumentendownload in der E-Mail angeboten. |
Download der Dokumente
Beim Klick auf den Link erhalten Sie die Dokumente in folgender Übersicht. Hier können Sie entscheiden, welche Dokumente Sie herunterladen möchten, indem Sie die entsprechenden selektieren und auf die Schaltfläche Dokumente herunterladen klicken.
Die Dokumente werden automatisch auf Ihrem Computer als Zipdatei im Ordner Downloads gespeichert. Als Dateiname wird der Betreff des Dokuments aus dem DMS herangezogen, d. h. der Name, der auch im Downloadbereich angezeigt wird.
Hinweis
| Haben Sie im Dialog zu Link erstellen ein Passwort definiert, erscheint vor der Dokumentenauswahl noch ein Abfragefenster zur Eingabe eines Passworts. Nur bei korrekter Eingabe des vom Absender definierten Passwortes öffnet sich der Dialog zum Download der Dokumente. |
Kontrolle der Links
Alle durch diese Funktion erstellten Links werden im Fenster 
Link-Funktionen unter Tools → Administration verwaltet. In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, nachträglich die Kriterien für die Gültigkeitsprüfung abzuändern. Die Links können nicht gelöscht werden.
Link-Funktionen unter Tools → Administration verwaltet. In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, nachträglich die Kriterien für die Gültigkeitsprüfung abzuändern. Die Links können nicht gelöscht werden.Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Link-Funktionen.
Lernvideo: