UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → DMS → Dokumentenübersicht → Funktionen → Dokumentenversionen
 
Das Fenster "Dokumentenversionen" bietet eine Liste aller Versionen des markierten Dokuments. Voraussetzung dafür ist, dass die Versionierung mittels Parameter aktiviert ist.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 
A_SHOW.bmp Ansehen
Zeigt den Datensatz der Dokumentenversionen.
A_EDIT.bmp Bearbeiten
Öffnet den Datensatz der Dokumentenversionen zum Bearbeiten. Hier kann das Datum der Spalte "Dokumentendatum" der Dokumentenversion verändert werden. Dieses Datum zeigt das Erstelldatum der Version bzw. das Datum der letzten Bearbeitung dieses Dokuments.
A_DOCUMENT_SHOW.bmp Dokument ansehen                 
Öffnet das Dokument zum Ansehen.
 
Funktionen
T_EMAIL_EXPORT.bmp Dokument versenden
A_EMail_Stamp.bmp Per E-Mail mit Stempel (nur PDF)
Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um sie als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail. Jedoch wird bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten.
T_EMAIL_EXPORT.bmp Per E-Mail
Diese Funktion ermöglicht Ihnen, ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokumentes das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mail-Adressen angezeigt und Sie können auswählen, an welche E-Mail-Adresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mail-Adresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mail-Programm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird.

Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet.

1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht.

Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.
A_STDBRF.bmp Mit Begleitbrief versenden
Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit welchem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann.
A_DOCUMENT_ACTIVE.bmp Aktuelle Version
Setzt die markierte Dokumentenversionen in der Liste als aktuelle Version fest.
 

Hintergrundinfos

Um die Versionierung für das DMS zu aktivieren, beachten Sie bitte nachfolgende Parameter.

Über den Parameter "Dokumentenzugriff" können Sie steuern, ob Sie grundsätzlich Dokumente versionieren möchten.
Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen:

Von diesem Parameter hängt grundsätzlich ab, ob mit Arbeitskopien oder direkt am Originaldokument gearbeitet wird und ob die Möglichkeit besteht Dokumentenversionen zu erstellen.

Arbeitskopie mit/ohne Versionierung (Standard)
Bei dieser Einstellung wird in jedem Fall eine lokale Arbeitskopie erstellt. Diese Einstellung kann mit beiden Speicherverfahren (Speicherung über Server oder Direkte Speicherung) verwendet werden.

Mit Versionierung bedeutet, dass beim neuerlichen Einchecken eines zum Bearbeiten geöffneten Dokuments, eine neue Version erstellt wird. Ohne Versionierung wird das ursprüngliche Dokument am Server überschrieben.

Arbeiten am Originaldokument
Mit dieser Einstellung verhindern Sie, dass lokale Kopien des Dokuments erstellt werden. Um diese Einstellung verwenden zu können, muss die Direkte Speicherung verwendet werden. Es kann keine systemunterstützte Versionierung durchgeführt werden.

Hinweis
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Die hier definierte Parametereinstellung ist für den DMS-Parameter Abfrage Versionierung (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren → Abfrage Versionierung) relevant.

Wenn Sie ein Abfragefenster erhalten möchten, ob das Dokument versioniert oder überschrieben werden soll, können Sie das über den Parameter "Abfrage Versionierung" steuern. 
Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren:

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, erfolgt bei der Archivierung z. B. aus einer MS-Office-Anwendung über die Schaltfläche BMD Archiv eine Abfrage, ob die aktuellen Änderungen eine neue Version erzeugen oder die bestehende überschreiben sollen.

Dieses Verhalten ist an die Einstellung im Parameter Dokumentenzugriff (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen → Dokumentenzugriff) gekoppelt. Zeigt dieser nicht den Wert Arbeitskopie mit Versionierung, wird auch diese Abfrage unterdrückt.

Hinweis
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Die Versionierung kann auch direkt auf der Dokumentenkategorie oder am Dokument selbst eingestellt werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Fensterhilfe Dokumentenversionen.

Ist die Versionierung für das DMS aktiviert, erscheint beim Versionieren von Dokumenten standardmäßig ein Fenster, wo folgende Optionen angeboten werden:

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Je nach Parametereinstellung bzw. Einstellung im Feld "Versionieren" am Dokument werden unterschiedliche Optionen beim Versionieren angeboten.

Ist am Dokument im Feld "Versionieren" die Einstellung "Immer versionieren" definiert worden, erscheint folgendes Fenster beim Versionieren:

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Ist am Dokument im Feld "Versionieren" die Einstellung "Nie versionieren" oder die Parameterausprägung "2 - Arbeitskopie ohne Versionierung" definiert worden, erscheint folgendes Fenster beim Versioinieren:

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Hinweis 

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Sollen Dokumente bestimmter Kategorien versioniert werden, so können Sie dies direkt in den Kategorien einstellen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Fenster Dokumentenkategorien.

Eine Versionierung kann auch direkt am Dokument eingestellt werden. Standardmäßig wird "Lt. Parametereinstellung" versioniert. Sie können dies aber im Feld "Dokument versionieren" für einzelne Dokumente übersteuern.

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Wenn Sie zusätzlich zum Versionieren noch Informationen anführen möchten, warum das Dokument verändert worden ist, können Sie im Abfragefenster ein zusätzliches Textfeld zur Eingabe der Versionsinfo einblenden. Dieses Textfeld wird allerdings nur angezeigt, wenn der Parameter "Eingabe Versionsinfo" auf "Ja" steht.

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Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter→ BMD DMS → Archivieren:

Wenn Sie diesen Parameter aktivieren, erhalten Sie vor der Archivierung eines aus dem DMS zur Bearbeitung geöffneten Dokuments die Möglichkeit, den Grund oder eine Information für die Bearbeitung zu erfassen. Dieser erfasste Text steht Ihnen im Fenster Dokumentenversionen als eigene Spalte zur Verfügung.

Damit Sie überhaupt die Möglichkeit haben, eine Versionsinfo zu erfassen, müssen Sie den Parameter Abfrage Versionierung auf Ja stellen.

Achtung! 
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Vorhandene Versionen können nicht gelöscht werden!


Standardfeldauswahl Dokumentenversionen
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Dokumentenversionen
 
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