Dokumentenkategorien
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → DokumentenkategorienIn diesem Fenster werden die Kategorien angelegt, die zur Archivierung von Dokumenten im DMS notwendig sind. Dokumentenkategorien müssen je Archiv geführt werden und sind in etwa wie Einlageblätter in Ihren Hauptordnern (Kunden/Lieferanten) zu verstehen.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Im Feld "Archiv" geben Sie das Archiv an, für das Kategorien angelegt/verwaltet werden sollen.
Dokumentenkategorien
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Standardkategorien UNT importieren | Mit dieser Funktion können Sie die DMS Standardkategorien für Wirtschaftskunden in das ausgewählte Archiv importieren. |
| Standardkategorien STB importieren | Mit dieser Funktion können Sie die DMS Standardkategorien für Steuerberater in das ausgewählte Archiv importieren. |
Hauptkategorien
In diesem Bereich werden die Hauptkategorien aufgelistet.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Hauptkategorie in Archive hinzufügen | Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird das Fenster Archive zuordnen geöffnet, in dem Sie jene Archive zuordnen können, in welche die selektierte Hauptkategorie MIT sämtlichen Unterkategorien übernommen werden soll. |
Hinweis
 | Diesen Import können Sie auch durchführen, wenn Sie bereits manuell Kategorien in diesem Archiv angelegt haben. Bereits vorhandene Kategorien werden dabei nicht verändert, jedoch werden Datensätze ergänzt bzw. neu angelegt.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardkategorien importieren. |
Zugeordnete Kategorien
In diesem Bereich werden die zugeordneten (Unter-)Kategorien aufgelistet. Die Archivierung der Dokumente erfolgt in diese Kategorien.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Kategorie in Archive hinzufügen | Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird das Fenster Archive zuordnen geöffnet, in dem Sie jene Archive zuordnen können, in welche die selektierte Kategorie MIT dazugehöriger Hauptkategorie übernommen werden soll. |
 Kategorien zusammenführen | Mittels dieser Funktion können Sie Kategorien zusammenführen. Details dazu finden Sie im Fenster Kategorien zusammenführen. |
Hinweis
| Folgende Hinweismeldung erscheint beim Versuch, eine Kategorie zu löschen, auf der noch Dokumente hinterlegt sind.  Damit die Kategorie gelöscht werden kann, muss sichergestellt werden, dass der Kategorie kein Dokument mehr zugeordnet ist. Der Kategorie können auch noch bereits gelöschte Dokumente zugeordnet sein. Gelöschte Dokumente finden Sie unter DMS → Dokumentenübersicht/Dokumentenliste → Extras → Gelöschte Dokumente. |
Hinweis
| Schützen Sie die in den Dokumentenkategorien abgelegten Dokumente, indem Sie Datenbesitzergruppen auf der Dokumentenkategorie hinterlegen. Möglicherweise sollen nicht alle Dokumentenkategorien für alle Anwender/innen, die mit dem Archiv arbeiten sollen, einsehbar sein. |
Neuanlage von Kategorien
Legen Sie zunächst eine Hauptkategorie an. Anschließend können Sie unter dieser Hauptkategorie die zugeordneten Dokumentenkategorien erfassen.
Bei der Anlage einer Hauptkategorie vergeben Sie eine Nummer oder Kurzbezeichnung (diese kann nicht mehr verändert werden) und eine/einen Bezeichnung/Matchcode.
Achtung!
 | Vorsicht bei der Eingabe der Nr/Kurz-Bez einer Dokumentenkategorie! Beachten Sie, dass im Anschluss an die Nr/Kurz-Bez kein Leerzeichen irrtümlich abgespeichert werden darf. |
Hinweis
| Sollten Sie die Neuanlage einer Dokumentenkategorie mit der Funktion Duplizieren starten, werden grundsätzlich alle befüllten Felder wie Bezeichnung, Hauptkategorie etc. in die Neuanlagemaske übergeben. Im Feld Nr/Kurz-Bez müssen Sie aber eine neue Nummer oder Kurzbezeichnung vergeben, da diese eindeutig sein muss. Eine Ausnahme bildet das Feld Notiz, dieses wird beim Duplizieren der Kategorie nicht dupliziert. |
Erstellen Sie eine zugeordnete Kategorie, so haben Sie zusätzlich zu den Feldern "Nummer" und "Bezeichnung/Matchcode" noch diverse Möglichkeiten, um diese Kategorie individuell zu gestalten. Detaillierte Informationen zu den Feldern erhalten Sie in der 
Standardfeldauswahl zu den Dokumentenkategorien.
Standardfeldauswahl zu den Dokumentenkategorien.Hinweis
| Die im Feld Nr/Kurz-Bez einer Dokumentenkategorie eingegebene Bezeichnung bzw. Nummer kann nur einmal verwendet werden. Sie haben keine Möglichkeit, eine Dokumentenkategorie mit gleicher Bezeichnung anzulegen, auch nicht, wenn diese einer anderen Hauptkategorie zugeordnet werden soll. Die Dokumentenkategorie muss über alle Hauptkategorien hinweg eindeutig sein. Wenn Sie dennoch eine gleiche Bezeichnung vergeben, bekommen Sie folgende Meldung, dass diese Dokumentenkategorie schon existiert und eine Anlage nicht möglich ist.  Bei dieser Prüfung wird auch die Groß- und Kleinschreibung ignoriert. Das heißt, eine Anlage der Kategorie ABGABE in Großbuchstaben ist nicht möglich, wenn die Kategorie Abgabe kleingeschrieben bereits exisitert. |
Hinweis
| Die Erfassung von untergeordneten Dokumentenkategorien zu einer bereits bestehenden Dokumentenkategorie ist nicht möglich. |
Hintergrundinformationen
In der Dokumentenübersicht kann mittels Reiter die Kategorieansicht gewählt werden. Dokumentenkategorien eignen sich für Such- und Filterfunktionen im DMS. Dokumentenkategorien werden Hauptkategorien zugeordnet. Diese Hauptkategorien können über die Combobox (rechts oben in der Dokumentenliste oder Dokumentenübersicht) ausgewählt werden. Es wird empfohlen, die Kategorien mit Buchstaben anzulegen, da die Suche dadurch wesentlich erleichtert wird!
Hinweis
| Mit der Kombination von Hauptkategorie und Kategorien kann die Struktur einer herkömmlichen Aktenablage hierarchisch abgebildet werden: Eine Hauptkategorie kann mehrere Kategorien enthalten. Mit der Kombination von Kategorie und Kategorie 2 kann die Struktur einer Aktenablage als Matrix (Tabelle) abgebildet werden: Jede Kategorie 2 kann in Kombination mit jeder Kategorie verwendet werden. Kategorien und Schlagwörter sollten mit Berechtigungen geschützt werden, sodass nur autorisierte Mitarbeiter mit diesen Instrumenten die Arbeitsweise Ihres Büros steuern können! |
Auch bei verschiedenen Workflows können Kategorien vorgegeben werden, z. B. bei den Fristarten, damit beim Posteingang die eingehenden Dokumente gleich mit der richtigen Kategorie im DMS abgelegt werden.
Zuordnung Kategorie 2 zu Dokumentenkategorie
Es gibt die Möglichkeit, auf der Kategorie 2 im Feld "Kategorie" eine Dokumentenkategorie zu hinterlegen, um diese miteinander zu verbinden. Wenn Sie den Parameter "Zuordnung Kategorie 2 zu Kategorie prüfen" auf "Ja" setzen, dann werden im Auswahldialog der Kategorien 2 nur jene vorgeschlagen, die auch dieser Dokumentenkategorie zugeordnet sind.
Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen.
Wenn Sie diesen Parameter auf "Ja" setzen, dann werden im Auswahldialog der Kategorien 2 nur jene vorgeschlagen, die auch der im Feld "Kategorie" ausgewählten Dokumentenkategorie zugeordnet sind. |
Ist beim Archivierungsvorgang das Kategorie-Eingabefeld leer und es wird zuerst die Kategorie 2 befüllt, dann wird die Dokumentenkategorie automatisch ins Feld "Kategorie" übernommen, wenn die Kategorie 2 eine Zuordnung zu einer Dokumentenkategorie besitzt.
Kategorien automatisch erstellen
Über das Feld "Kategorien automatisch erstellen" in den Archivstammdaten können Sie steuern, ob beim Archivieren von Dokumenten im Paket FIBU automatisch Dokumentenkategorien anhand des Belegsymbols angelegt werden sollen, falls diese noch nicht vorhanden sind.
Hinweis
| Dieses Feld steht standardmäßig bei allen Archiven auf "Ja". Sollten Sie die automatische Anlage von Kategorien nicht wollen, dann müssen Sie dieses Feld bei den entsprechenden Archiven deaktivieren. |
Als Nr/Kurzbez bzw. Bezeichnung der Kategorie wird das Belegsymbol verwendet. Das heißt, wird ein Dokument für das Belegsymbol ER im Programm "Buchen" archiviert, so wird eine Dokumentenkategorie ER automatisch erstellt.
Die Hauptkategorie, unter der diese Dokumentenkategorie angelegt wird, wird nach folgenden Prioritäten ermittelt:
Die Hauptkategorie, unter der diese Dokumentenkategorie angelegt wird, wird nach folgenden Prioritäten ermittelt:
1. Es gibt eine Hauptkategorie mit der Nr/Kurzbez "BH", dann werden die Dokumentenkategorien unter dieser Kategorie angelegt.
2. Es gibt eine Hauptkategorie, die in der Bezeichnung "Buch" enthält, dann werden die Dokumentenkategorien unter dieser Kategorie angelegt.
3. Sollte es diese beiden Hauptkategorien nicht geben, dann werden diese unter der erstbesten Hauptkategorie angelegt.
Hinweis
| Gibt es in diesem Archiv noch keine Hauptkategorie, dann wird auch diese im Zuge der automatischen Kategorienanlage angelegt mit Nr/Kurzbez "1" und Bezeichnung "Hauptkategorie". |
 | Siehe auch:  Lernvideo: Wie erstelle ich einen DMS Workflow? Lernvideo: Wie kann ich zwei Archive zusammenführen? |