In diesem Parameter können Sie ein Sammelverzeichnis hinterlegen, welches zur Ablage beliebiger Dokumente dient. Wird ein Schriftstück nicht sofort archiviert, kann es zwischenzeitlich in diesem Sammelordner aufbewahrt werden.

Wenn Sie beispielsweise in der Dokumentenübersicht den Explorer im Menü Funktionen → Sammelverzeichnis öffnen wird automatisch der Inhalt dieses Ordners angezeigt. Beim ersten Start der Dokumentenarchivierung mit Vorschau werden auch die Dokumente des hier hinterlegten Verzeichnisses angezeigt, danach merkt sich dieses Fenster immer das zuletzt geöffnete Verzeichnis.

Tragen Sie hier die Importdatei BMDDOCS.DOK ein, welche die Beschlagwortung der Dokumente beinhaltet. Die Datei muss angelegt sein, z. B. im Transfer-Verzeichnis.

Es muss sich um dieselbe Datei handeln, wie sie schon im Programm BMDDOCS (BMD Archiv Schnittstelle) hinterlegt ist. Manche Programme (z. B. PR16 → Ausdruck Mahnungen) erzeugen neben dem echten Papierausdruck auch ein Dokument für das BMD Archiv.

Diese Datei wird auch verwendet, wenn Sie z. B. aus dem BMD Report einen Ausdruck nicht direkt, sondern über das Sammelverzeichnis archivieren.

Von diesem Parameter hängt grundsätzlich ab, ob mit Arbeitskopien oder direkt am Originaldokument gearbeitet wird und ob die Möglichkeit besteht Dokumentenversionen zu erstellen.

Arbeitskopie mit/ohne Versionierung (Standard)
Bei dieser Einstellung wird in jedem Fall eine lokale Arbeitskopie erstellt. Diese Einstellung kann mit beiden Speicherverfahren (Speicherung über Server oder Direkte Speicherung) verwendet werden.

Mit Versionierung bedeutet, dass beim neuerlichen Einchecken eines zum Bearbeiten geöffneten Dokuments, eine neue Version erstellt wird. Ohne Versionierung wird das ursprüngliche Dokument am Server überschrieben.

Arbeiten am Originaldokument
Mit dieser Einstellung verhindern Sie, dass lokale Kopien des Dokuments erstellt werden. Um diese Einstellung verwenden zu können, muss die Direkte Speicherung verwendet werden. Es kann keine systemunterstützte Versionierung durchgeführt werden.

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

Wenn Sie direkt bei der Archivierung eines Dokuments ein Poststück erzeugen, können Sie über diesen Parameter steuern, ob das Poststück automatisch im Hintergrund angelegt werden soll, oder ob die Neuanlage- bzw. Bearbeitungsmaske geöffnet werden soll, um noch Änderungen am Poststück vorzunehmen.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet. 

Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben.

Über diesen Parameter können Sie steuern, mit welcher Ansicht die Dokumentenübersicht beim Aufruf der Dokumente aus den Navigatoren (Kunden-, Mitarbeiter-, Projekt-Navigator ...) gestartet werden soll. In diesem Parameter stehen Ihnen folgende zwei Ausprägungen zur Verfügung:

Bei dieser Einstellung wird die Dokumentenübersicht mit dem jeweiligen Reiter gestartet, abhängig vom Navigator aus dem der Aufruf erfolgt. Das heißt, aus dem Kunden-Navigator mit dem Reiter Kunde/Lieferant, aus dem Projekt-Navigator mit dem Reiter Projekt usw.

Bei dieser Einstellung wird die Dokumentenübersicht immer mit dem Reiter Archivexplorer gestartet, egal aus welchem Navigator der Aufruf erfolgt. Nur das Hauptfilterkriterium im Archivexplorer ist abhängig vom Navigator, aus dem der Aufruf erfolgt. So ist beim Aufruf aus dem Kunden-Navigator der Kunde das Hauptfilterkriterium, beim Aufruf aus dem Projekt-Navigator das Projekt usw.

In diesem Parameter können Sie das lokale Arbeitsverzeichnis am Client bzw. Terminal Server hinterlegen, in dem die Dokumente beim Bearbeiten abgelegt werden. Diese Einstellung hat nur eine Auswirkung, wenn Sie mit einer Arbeitskopie arbeiten, Details siehe beim Parameter Dokumentenzugriff.

Ist hier kein Verzeichnis eingetragen, werden die Daten in den userbezogenen Anwendungsdaten, Unterverzeichnis BMDNTCS\ BMDArchiv abgelegt.

Das Arbeitsverzeichnis kann aus dem DMS über Menü Extras → Arbeitsverzeichnis öffnen geöffnet werden.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden in der Dokumentenübersicht am Reiter Kunden bzw. in der Dokumentenliste auch jene Dokumente angezeigt, bei denen die aktuelle Person als Kontaktperson eingetragen ist.

Über diesen Parameter können Sie die Funktionalität der F8-Schaltfläche vor dem Feld Originaldokument steuern. Dafür stehen Ihnen folgende zwei Möglichkeit zur Verfügung:

0 - Start BMD Scan: Hier können Sie über BMD Scan ein neues Dokument erstellen.

1 - Mehrfacheingabe Dokumente: Ermöglicht eine automatische Archivierung mehrerer Dokumente mit gleichen Dokumentendaten.

Je nachdem, welche Einstellung Sie in diesem Parameter gewählt haben, wird Ihnen entweder das Symbol zum Aufruf des BMD Scan angezeigt oder das Symbol für den Start der Mehrfacharchivierung von Dokumenten.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob das jeweilige Dokument in derselben Größe wie beim letzten Öffnen oder immer maximiert angezeigt werden soll.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Dokumente, die einem Poststück zugeordnet werden, gelöscht werden können. Dieser Parameter bietet zwei Einstellungsmöglichkeiten.

Wird der Parameter auf 0 - Dokument ist löschbar gesetzt, erhalten Sie beim Löschen eines Dokuments mit Postzuordnung ein Abfragefenster, in dem Sie entscheiden können, ob Sie nur das Dokument oder auch das Poststück löschen möchten.

Wird der Parameter auf 1 - Dokument ist nicht löschbar gesetzt, erhalten Sie beim Löschen eines Dokuments mit Postzuordnung eine Hinweismeldung, dass dieses Dokument nicht gelöscht werden kann. Mit dieser Parametereinstellung ist ein Löschen von Dokumenten mit Poststücken nicht möglich.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, wird vor dem Ansehen oder Bearbeiten geprüft, ob das Dokument außerhalb von BMD DMS verändert wurde. Sollte bei der Prüfung eine Änderung festgestellt worden sein, erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass dieses Dokument außerhalb des DMS bearbeitet wurde. Dadurch können Sie externe Manipulationen auf den Dokumenten erkennen und verhindern, die Sie sonst nicht bemerken würden.

In diesem Parameter können Sie festlegen, wie viele Ebenen in der Baumstruktur geöffnet werden sollen, wenn Sie in der Dokumentenübersicht den Reiter Archivexplorer bzw. den Reiter Zuletzt verwendet/Favoriten öffnen.

In diesem Parameter können Sie steuern, welches Datum beim Verschieben der Dokumente auf Pfad geprüft werden soll, wenn Dokumente, die älter als ein bestimmtes Datum sind, verschoben werden sollen. Hier können Sie zwischen folgenden 3 Varianten entscheiden.

0 - Dokumentendatum

1 - Ablaufdatum

2 - Erstelldatum

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die einem Datensatz (Aufgabe, Frist, Buchung ...) zugeordneten Dokumente in der Dokumentenvorschau (NTCS und/oder Web) geöffnet werden sollen oder mit dem Standardprogramm des Betriebssystems für diesen Dateityp. Die neue Dokumentenvorschau geht nur mit einem Doppelklick auf das Dokumentensymbol auf, mit der Funktion "Dokument ansehen" öffnet sich wie gewohnt das Dokument sofort im Standardprogramm (ein zugeordnetes Dokument) oder die Dokumentenliste (mehrere zugeordnete Dokumente).

Standardmäßig wird der Parameter mit der Ausprägung Nur NTCS ausgeliefert - d. h., beim Klick auf das Dokumentensymbol wird standardmäßig die Dokumentenvorschau gestartet. Wenn Sie das nicht möchten, müssen Sie den Parameter auf Standardprogramm (Betriebssystem) umstellen.

Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung.

0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben.

1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben.

Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, erfolgt bei der Archivierung z. B. aus einer MS-Office-Anwendung über die Schaltfläche BMD Archiv eine Abfrage, ob die aktuellen Änderungen eine neue Version erzeugen oder die bestehende überschreiben sollen.

Dieses Verhalten ist an die Einstellung im Parameter Dokumentenzugriff (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen → Dokumentenzugriff) gekoppelt. Zeigt dieser nicht den Wert Arbeitskopie mit Versionierung, wird auch diese Abfrage unterdrückt.

Mit diesem Parameter können Sie das Drag & Drop-Verhalten, wenn eine Datei von außen ins DMS auf ein bestehendes Dokument gezogen wird, steuern. Sie können den Anwender entweder immer zu einer Neuanlage zwingen oder die Auswahl zwischen einer Neuanlage und Aktualisierung des betroffenen Dokuments ermöglichen:

0 - Neuanlage oder Aktualisierung möglich: Dokument wird neu angelegt, oder wenn es auf ein bestehendes Dokument gezogen wird, kann auf Abfrage auch versioniert werden (abhängig davon, wie der Parameter "Dokumentenzugriff" gesetzt ist und ob es sich um das gleiche Dateiformat handelt).

1 - Immer eine Neuanlage auslösen: Es wird nie versioniert, sondern immer ein neues Dokument angelegt.

Wenn Sie mehrere Dokumente per Drag & Drop archivieren, können Sie über diesen Parameter entscheiden, ob der Archivierungsdialog für alle Dokumente gemeinsam oder je Dokument einzeln angezeigt wird.

Dokumente, welche diese hier im Parameter festgelegte Größe (in Megabyte) überschreiten, können nicht archiviert werden. Wählen Sie ein Dokument aus, welches diese Größe überschreitet, bekommen Sie eine Hinweismeldung, dass die maximal zulässige Dateigröße überschritten wurde.

In diesem Parameter können Sie den Vorschlagswert im Feld Datum bei der Neuanlage eines Dokuments beeinflussen. Im Normalfall wird das aktuelle Tagesdatum als Erstellungszeitpunkt festgestellt und im Feld Datum vorgeschlagen. Wenn Sie aber diesen Parameter auf Ja stellen, wird das Dateidatum (= letztes Bearbeitungsdatum) als Erstellungsdatum im Feld Datum vorgeschlagen.

In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der bei der Archivierung im Hintergrund (z. B. ER-Kontrolle, Papierlos Buchen ...) automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung gesetzt werden. Dadurch besteht auch die Möglichkeit den Stempeltext zu bearbeiten, weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen.

Damit der Stempel automatisch gesetzt wird, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Mit diesem Parameter können Sie steuern, welches Jahr bei der Archivierung im gleichnamigen Feld vorgeschlagen werden soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

0 - aktuelles Jahr

1 - Vorjahr

2 - kein Vorschlag

Vor allem in Steuerberatungskanzleien sollten Sie darauf achten, dass die Arbeitsweise nicht immer mit dem Kalenderjahr zusammenpasst und den Parameter daher unterjährig entsprechend umstellen!

Mit diesem Parameter legen Sie fest, wie der Sachbearbeiter für das archivierte E-Mail ermittelt werden soll:

Die Einstellung 0 - Standard übernimmt die Mitarbeiternummer des aktuellen Benutzers in dieses Feld.

Wenn Sie diesen Parameter auf 1 - Von E-Mail-Adressen setzen, wird der Sachbearbeiter in erster Instanz aus der E-Mail-Adresse des Absenders ermittelt. Wenn diese E-Mailadresse nicht zugeordnet werden kann, wird die erste E-Mailadresse des Empfängers für die Suche verwendet. Kann auch hier keine Person ermittelt werden, gilt in letzter Instanz das gleiche Vorgehen wie unter der Einstellung "Standard".

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Anlage eines Aufgaben- bzw. Termindokuments ein Archivsuchdialog angezeigt werden soll. Wenn ja, muss dieser Parameter gesetzt werden, aber er ist nur sinnvoll, wenn Sie überhaupt mehrere Archive angelegt haben.

Wenn Sie diesen Parameter aktivieren, erhalten Sie vor der Archivierung eines aus dem DMS zur Bearbeitung geöffneten Dokuments die Möglichkeit, den Grund oder eine Information für die Bearbeitung zu erfassen. Dieser erfasste Text steht Ihnen im Fenster Dokumentenversionen als eigene Spalte zur Verfügung.

Damit Sie überhaupt die Möglichkeit haben, eine Versionsinfo zu erfassen, müssen Sie den Parameter Abfrage Versionierung auf Ja stellen.

Über diesen Parameter können Sie die Archivauswahl bei extern gestarteter Dokumentenarchivierung (z. B. BMD Office-Add-Ins) steuern. Wenn Sie diesen Parameter auf 1 - Ja stellen, wird bei extern gestarteter Dokumentenarchivierung eine neue Feldauswahl geladen, bei der das Feld Archiv-Nr. bearbeitbar ist. Hier können Sie die vorgeschlagene Archivnummer dann mit der gewünschten überschreiben. Bei einer Archivierung direkt im DMS gibt es diese Möglichkeit nicht.

Wird die Ausprägung 2 - Ja, mit Archivsuchdialog definiert, wird bei extern gestarteter Dokumentenarchivierung immer der Archivsuchdialog geöffnet, wo Sie das Archiv auswählen können, in das Sie archivieren möchten.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld "Originaldokument") von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.

Bei der Archivierung im Dialog können Sie zusätzlich eine Leistung erfassen, die mit bestimmten Werten aus dem Dokument angereichert wird. Dieser Parameter kann auch benutzerbezogen aktiviert werden, damit der Leistungserfassungsdialog nur für bestimmte Benutzer erscheint.

Beachten Sie, dass diese Einstellung auch auf den Dokumentenkategorien gesetzt werden kann, wobei die Einstellung der Kategorie diesen Parameter übersteuert. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Hilfe zum Thema Leistung nach Dokument archivieren automatisch erstellen.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Dokumente mit digitaler Signatur bei der Archivierung auf ein gültiges Zertifikat geprüft werden sollen. Für die Prüfung stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung:

0 - Nein: Bei dieser Parameterausprägung wird die Gültigkeit des Zertifikats einer Signatur bei der Archivierung nicht geprüft.

1 - Ja - immer archivieren: Bei dieser Parameterausprägung wird die Gültigkeit des Zertifikats geprüft; ist dieses nicht gültig, erhalten Sie bei der Auswahl des Dokuments folgende Hinweismeldung:

Die Archivierung kann aber anschließend trotzdem durchgeführt werden. Das Ergebnis der Zertifikatsprüfung wird im Fenster Binärobjektzugriffe (Bearbeitungsprotokoll) protokolliert.

2 - Ja - nur bei gültigem Zertifikat archivieren: Bei dieser Parameterausprägung wird die Gültigkeit des Zertifikats geprüft; ist dieses nicht gültig, erhalten Sie bei der Auswahl des Dokuments folgende Hinweismeldung:

Bei dieser Parametereinstellung können Sie die Archivierung anschließend nicht durchführen. Nur wenn das Dokument ein gültiges Zertifikat besitzt, können Sie die Archivierung durchführen, die Protokollierung der Zertifikatsprüfung erfolgt im Fenster Binärobjektzugriffe (Bearbeitungsprotokoll).

In Kombination mit dem Parameter "Dateityp prüfen" können Sie die erlaubten Dateitypen mit Semikolon getrennt definieren.

Standardmäßig wird auf diese Typen eingeschränkt:
PDF;.DOC;.DOCX;.TXT;.TIF;.TIFF;.JPG;.JPEG;.BMP;.GIF;.PNG;.XLS;
.XLSX;.CSV;.XML;.ZIP;.RPT;.BMD;.BMP;.PCL;.RTF;.MSG;.PPTX;.PPS

Sie können Dateitypen beliebig entfernen und auch selbst Dateitypen ergänzen.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Prüfung auf noch nicht archivierte Dokumente beim Schließen von DMS-Fenstern (Dokumentenübersicht bzw. -liste), beim Verlassen von Fenstern mit Dokumentenbereichen (z. B. Aufgaben, Fristen ...) oder auch beim Verlassen der BMDNTCS, erfolgen soll.

Wenn Sie die Ausprägung 0 - Beim Verlassen jeder Anwendung mit Dokumentenintegration gewählt haben, erfolgt beim Schließen von Fenstern mit Dokumentenbereichen (z. B. Aufgaben) auch die Prüfung, ob es noch ausgecheckte Dokumente für Ihren NTCS Benutzer gibt, die noch nicht wieder zurückarchiviert worden sind. Es wird das Fenster Nicht archivierte Dokumente geöffnet, in dem Sie dann entscheiden können, ob diese Dokumente archiviert, verworfen oder noch in Bearbeitung bleiben sollen. Es handelt sich hier um die gleiche Prüfung, die auch beim Schließen der Dokumentenübersicht bzw. -liste erfolgt.

0 - Name des Originaldokuments: Enthält den Namen des Originaldokuments ohne Pfadangaben.

1 - Betreff: Entspricht dem Betreff des Datensatzes, dem zugeordnet wird, oder einem Dokument, das bereits dem Datensatz zugeordnet ist.

Wenn Dokumente per Drag & Drop zu Leistungen archiviert werden, entscheidet dieser Parameter, unter welchem Betreff die Dokumente archiviert werden sollen.

0 - Name des Originaldokuments: Der Betreff enthält den Namen des Originaldokuments (ohne Pfadangaben).

1 - Betreff: Gibt es einen Vorschlagswert im Fenster DMS-Vorschlagswerte mit der Dokumentenherkunft "LEA: Leistungserfassung", wird der Betreff des Vorschlagswertes herangezogen, ansonsten wird der Betreff des Leistungstextes der Leistung vorgeschlagen.

Ist die Parametereinstellung "Betreff" gewählt, es gibt aber weder einen "DMS-Vorschlagswert" noch einen Leistungstext, wird der Betreff wiederum vom Namen des Originaldokuments ermittelt.

Die gewählte Parametereinstellung wirkt sich auch aus, wenn die Archivierung der Dokumente auf die Leistung über die DMS-Funktion unter DMS → Neues Dokument aus dem Dateisystem oder aus BMD Scan vorgenommen wird.

Werden Dokumente zu Honorarnoten hinzugefügt, wird unabhängig von der Parametereinstellung immer der Name des Originaldokuments als Betreff auf das Dokument übergeben.

Dokumente können beim Versenden per E-Mail mit einem Passwort geschützt werden. Entscheiden Sie per Parametereinstellung, ob dieses vom Dokument oder vom Kunden ermittelt werden soll. Ist ein entsprechendes Passwort vorhanden, wird das Dokument direkt verschlüsselt (= PDF-Dokumente) oder gezippt und verschlüsselt. Andernfalls erhält das Dokument keine Komprimierung und keinen Passwortschutz. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung.

 Hinweis

Beachten Sie bitte zusätzlich den Parameter Passwortabfrage, wenn Sie vor dem Versenden einen Abfragedialog zur Eingabe eines Passworts bekommen möchten.

1 - Kein Passwort: Wenn Sie diese Parametereinstellung wählen, wird das Dokument ohne Passwortverschlüsselung versendet. Außer Sie haben den oben erwähnten Parameter Passwortabfrage aktiviert, dann kommt zumindest der Abfragedialog zur Eingabe eines Passworts vor dem Dokumentenversand.

2 - Passwort vom Personenstamm: Sollten Sie diese Parametereinstellung gewählt haben, wird das Passwort zum Versenden vom Personenstamm ermittelt. Die Passwortermittlung erfolgt in erster Instanz in den paketbezogenen Kundenpasswörtern. Sollte hier keines ermittelt werden können, wird in zweiter Instanz das Passwort direkt vom Personenstamm herangezogen. 

- Paketbezogene Kundenpasswörter
Diese können Sie je Kunde im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Kunden → Funktionen (Fenstermenü) → Weitere Stammdaten → Kundenpasswörter anlegen. Ist hier ein Passwort für das Paket CRM erfasst, wird dieses auch für den Versand von Dokumenten herangezogen.

- Kundenstamm
Ist im Fenster "Kundenpasswörter" kein Passwort erfasst bzw. keines für das Paket CRM, wird das Passwort vom Kundenstamm genommen. Dieses können Sie direkt in der Bearbeitungsmaske eines Kunden in das Feld Passwort für Lesen/Öffnen eintragen.

3 - Passwort vom Dokument: Bei dieser Parametereinstellung wird das Passwort für den Versand vom gleichnamigen Feld am Dokument ermittelt. Falls am Dokument kein Passwort hinterlegt ist, erfolgt die Passwortermittlung in zweiter Instanz in den paketbezogenen Kundenpasswörtern von CRM. Sollte hier keines ermittelt werden können, ist die Rückfallebene das Passwort am Personenstamm. 
 

Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet.

1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht.

Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, erhalten Sie vor dem Versand von PDF-Dokumenten über die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief ein Auswahlfenster mit den erfassten Stempeltexten. Der in diesem Fenster ausgewählte Text wird dann auf dem PDF-Dokument hinzugefügt, das Sie für den Versand ausgewählt haben.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versenden eines Dokuments mit Begleitbrief ein Auswahlfenster mit den laut Leistungsumfang zulässigen Tätigkeitsgruppen des am Dokument hinterlegten Kunden geöffnet werden soll. Von den ausgewählten Tätigkeitsgruppen werden der Kunde, der Sachbearbeiter, die Geschäftsführung und die Abteilungsleitung in den Standardbrief als Adressaten übernommen.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versand von Dokumenten aus dem DMS ein Abfragedialog zur Eingabe eines Passworts für den Versand geöffnet werden soll. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen zur Auswahl:

0 - Nein: Bei dieser Einstellung wird automatisch das Passwort anhand der Einstellung im Parameter Passwort beim Versand ermitteln ermittelt.

1 - Ja: Bei dieser Einstellung wird unabhängig von der Einstellung im Parameter Passwort beim Versand ermitteln vor dem Versand von Dokumenten dieser Abfragedialog geöffnet. In diesem Dialog können Sie das Passwort eingeben, mit dem das Dokument verschlüsselt werden soll.

2 - Ja, wenn Kundenpasswort vorhanden: Bei dieser Ausprägung wird der Dialog zur Eingabe bzw. zum Ändern des Passworts beim Versenden von Dokumenten aus dem DMS nur geöffnet, wenn aus den Kundenstammdaten ein Passwort ermittelt werden kann.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob nicht fixierte PDF-Stempel für den Empfänger der PDF-Datei sichtbar sind oder nicht. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen zur Auswahl:

0 - Ignorieren: Bei dieser Einstellung werden nicht fixierte PDF-Stempel wie bisher ignoriert und sind für den Empfänger nicht sichtbar.

1 - Fixieren: Bei dieser Einstellung werden nicht fixierte PDF-Stempel in die versendete PDF-Datei eingebettet und sind für den Empfänger sichtbar.

2 - Benutzerabfrage: Hier bekommen Sie vor dem Versenden einer PDF-Datei mit einem nicht fixierten PDF-Stempel eine Abfrage zur Entscheidung, ob der noch nicht fixierte Stempel vom Empfänger gesehen werden soll oder nicht.

Weitere Informationen zum Fixieren von Stempeln erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster BMD Scan.

In diesem Parameter können Sie festlegen, in welches Archiv Sie standardmäßig Ihre Dokumente ablegen möchten bzw. wird dieses für alle automatisierten Zugriffe auf das BMD Archiv verwendet. Zum Beispiel wird die Dokumentenübersicht bzw. -liste, automatisch immer mit dem hier hinterlegten Archiv gestartet. Dieser Parameter hat aber nur eine Auswirkung, wenn Sie auch mehrere Archive in Verwendung haben.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden die Dokumente als virtuelle Dokumente im DMS abgelegt. Unter virtuellen Dokumenten versteht man die Anlage eines Dokumentendatensatzes im DMS, ohne ein echtes Dokument zu archivieren.

Mit diesem Parameter können Sie die Formatierung des Dokumentennamens beim Export steuern, folgende Ausprägungen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

0 - Standardexport: 

Der Dokumentenname setzt sich aus diesen Feldern zusammen: Dokumentendatum + Kategorie-Nr. + Betreff + Archiv-Nr. + Dokumenten-Nr.

1 - Formeltext mit int. Dokumentendaten:

Der Dokumentenname setzt sich grundsätzlich wie beim Standardexport zusammen, es wird aber der Wert aus dem Parameter Variabler Dok.-Name Export vorangestellt.

2 - Formeltext ohne int. Dokumentendaten:

Der Dokumentenname wird gänzlich aus dem Parameter Variabler Dok.-Name Export ermittelt, bei dieser Einstellung werden keine weiteren internen Dokumentendaten in den Namen gepackt.

In diesem Parameter können Sie den Dokumentenamen definieren, der beim Export von Dokumenten ermittelt werden kann. Über den blauen Pfeil neben diesem Feld können Sie den Formeleditor öffnen, in dem Sie den variablen Dokumentennamen erstellen können, in diesem Editor kann auch auf Datenbankfelder zugegriffen werden.

Mit diesem Parameter können Sie die Filterung nach Sachkonten im DMS aktivieren, das heißt, es wird pro zugeordnetem Sachkonto beim Dokument ein eigener Datensatz im DMS angezeigt.

In diesem Parameter können Sie das Speicherverfahren bei der Dokumentenarchivierung bestimmten, Sie können zwischen Speicherung über Server und Direkte Speicherung wählen.

Das ist der verbreitete Standard und erlaubt den Zugriff auf die Dokumente über einen Dienst, der alleinige Zugriffsberechtigung auf das Archivverzeichnis am Server besitzt. Für diese Art des Dokumentenzugriffs ist keine Verzeichnisfreigabe notwendig. Das Archivverzeichnis wird im Feld Serverpfad des aktuellen Pfads angegeben.

Bei dieser Methode wird das Dokument zum Ansehen bzw. Bearbeiten vom Server in das lokale Arbeitsverzeichnis kopiert. Das Dokument kann dann lokal bearbeitet und schlussendlich wieder archiviert, also auf den Server verschoben, werden. Beim Verlassen des DMS bzw. von NTCS wird geprüft, ob noch ausgecheckte UND veränderte Dokumente im lokalen Verzeichnis liegen, falls ja, kommt eine Handlungsaufforderung, falls nein, werden die lokalen Dokumente gelöscht.

Meist wird diese Variante der Dokumentenspeicherung eingesetzt, da hier die Berechtigungen in BMD NTCS dynamisch auf verschiedenen Ebenen (Archiv, Kategorie, Dokument, Funktion) geregelt werden können.

2 - Direkte Speicherung (Verzeichniszugriff notwendig)
Alle Dokumente werden über die Freigabe am Server abgespeichert. Das Verzeichnis wird im Feld Netzpfad des aktuellen Pfads angegeben.

Bei dieser Einstellung müssen Sie sich selbst um eine eventuelle Beschränkung der Zugriffsrechte auf Verzeichnis - sprich Betriebssystemebene - kümmern.

Wenn Sie das Speicherverfahren 1 - Speicherung über Server verwenden, müssen Sie in diesem Parameter den Port eintragen, über den die Dateikommunikation erfolgt.

Dateierweiterung für Indexdateien von Ascent-Capture

In diesem Parameter können Sie festlegen, welcher Reiter an 1. Stelle in der Dokumentenübersicht angezeigt werden soll.

In diesem Parameter können Sie festlegen, welcher Reiter an 15. Stelle in der Dokumentenübersicht angezeigt werden soll.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Löschen oder Anonymisieren einer Person die Dokumente mit oder ohne Dokumentensicherung entfernt werden sollen.

Wenn Sie diese Ausprägung wählen, werden beim Löschen bzw. Anonymisieren einer Person die Dokumente in den DELETED-Ordner am Server gesichert und auch in den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS protokolliert. Zusätzlich wird ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle erstellt, um ein späteres Entfernen der gesamten Dokumentensicherung zu ermöglichen. Grundsätzlich können die Dokumente aus den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS auch im NTCS wiederhergestellt werden.

Wählen Sie diese Ausprägung, werden beim Löschen bzw. Anonymisieren einer Person die Dokumente weder im DELETED-Ordner am Server gesichert, noch werden diese in den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS protokolliert. Es erfolgt auch kein Eintrag in die Datenschutzkontrolle, das heißt, die Dokumente werden mit dem Löschen bzw. Anonymisieren der Person endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Über diesen Parameter wird gesteuert, ob die Prüfung auf Berechtigungen für Mitarbeiterdaten, die auf der Dokumentenkategorie hinterlegt ist, erst bei der Funktion "Dokument ansehen" erfolgt oder ob die Dokumente in allen Dokumentenlisten gleich ausgeblendet werden.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

In diesem Parameter können Sie festlegen, welche Bezeichnung ein Mandantenarchiv bekommen soll, wenn dieses erstellt wird. Dazu stehen Ihnen die beiden variablen Felder Firmennummer und Firmenname zur Verfügung. Diese beiden Felder können mit einem von Ihnen eingegebenen Text kombiniert werden, um die gewünschte Bezeichnung zu erhalten.

Dieser Vorschlag zieht sowohl bei der manuellen Anlage von Mandantenarchiven als auch bei der automatischen Anlage im Hintergrund aus dem Paket FIBU beim Buchen.