Dokumente im DMS löschen / auf Pfad verschieben

 

In diesem Dokument werden die Wege beschrieben, wie Sie Dokumente, die sich im BMD DMS befinden, manuell bzw. systematisch löschen bzw. auf andere Speicherverzeichnisse verschieben können.

Beim Löschen von Dokumenten muss zwischen den manuellen Möglichkeiten beim Löschen von Dokumenten bzw. den automatischen Möglichkeiten unterschieden werden. Unter Manuelles Löschen der Dokumente werden die manuellen Funktionen zum Löschen beschrieben, und unter den Automatisierten Löschfunktionen die Automatismen.

Das manuelle Löschen von Dokumenten muss immer bewusst von einem NTCS Benutzer ausgeführt werden. Die Dokumente werden einzeln oder mehrfach bewusst von einem Benutzer gelöscht.

Die einfachste Möglichkeit ist das Löschen von Dokumenten in der Dokumentenübersicht bzw. Dokumentenliste über die Funktion F7 - Löschen.

Bei dieser Variante des Löschens wird das Dokument "nur" in das Fenster Gelöschte Dokumente verschoben. Das physische Dokument am Server bleibt noch unverändert im Speicherverzeichnis bestehen. Sie gelangen in der Dokumentenübersicht und in der Dokumentenliste über Extras → "Gelöschte Dokumente" in das Fenster.

Im DMS gelöschte Dokumente werden dann am Reiter "Gelöschte Dokumente" gelistet. Werden die Dokumente auf diesem Reiter "Endgültig gelöscht", wird der Datensatz auf den Reiter "Endgültig gelöschte Dokumente" verschoben.

Befindet sich ein Dokument auf dem Reiter "Endgültig gelöschte Dokumente", wird auch die physische Datei am Server in den DELETED-Ordner verschoben inkl. XML-Datei mit den Metadaten des Dokuments. Der Dateiname ist in diesem Fall immer Archivnummer + Dokumentennummer.

Hinweis 

Das Fenster Gelöschte Dokumente bietet mittlerweile auch die Möglichkeit, die Sicherungskopie am Server manuell zu löschen. Dies funktioniert bereits auf dem Reiter "Gelöschte Dokumente", wenn Sie beim endgültigen Löschen diese Option setzen.

Als Alternative können Sie auf dem Reiter "Endgültig gelöschte Dokumente" die Funktion "Dokumentsicherung entfernen" ausführen.

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Mit der Funktion "Dokument entfernen" haben Sie die Möglichkeit, Dokumente im DMS zu löschen, mit dem Unterschied, dass diese auch im Fenster "Gelöschte Dokumente" nicht mehr auffindbar sind.

Bei Ausführen dieser Funktion werden sämtliche Dokumentendaten in der NTCS gelöscht, das physische Dokument wird aber trotzdem noch in den DELETED-Ordner im Speicherverzeichnis verschoben.

Der Unterschied zum normalen endgültigen Löschen ist, dass die Metadaten des Dokuments nicht zusätzlich als XML-Datei in diesem Ordner abgelegt werden. Dadurch kann das Dokument nicht mehr mit den ursprünglichen Metadaten wiederhergestellt werden, aber zumindest ist das physische Dokument noch gesichert.

Damit die Funktion "Dokument entfernen" möglich ist, muss das Feld Dok. entfernen möglich sowohl auf der Dokumentenkategorie als auch am Archivstamm des zu löschenden Dokuments auf Ja gesetzt sein.

Hinweis 

Die Funktion "Dokument entfernen" ist im Standard ausgeblendet und kann über das Burger-Menü eingeblendet werden. In Verbindung mit der Funktion wird automatisch auch die Funktion "Ablaufdatum berechnen" ein- bzw. ausgeblendet.

Beim automatisierten Löschen von Dokumenten werden diese auf Grund definierter Kriterien bzw. Prozesse automatisch gelöscht, ohne dass eine bewusste Aktion eines Benutzers zum Löschen der Dokumente gesetzt wird. 

Beim Anonymisieren einer Person werden alle Dokumente, bei denen diese im Feld "Person" hinterlegt ist, ohne Prüfung von Funktions- bzw. Datenbesitzergruppen-Berechtigungen in allen Archiven gelöscht.

Standardmäßig werden die Dokumente der anonymisierten Person im Fenster "Gelöschte Dokumente" am Reiter "Endgültig gelöschte Dokumente" gesichert und die physischen Dokumente werden im Speicherverzeichnis in den DELETED-Ordner verschoben inkl. XML-Datei mit den Metadaten. 

Zusätzlich erfolgt ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle der DSGVO zum späteren gesammelten Löschen dieser Dokumentensicherung. Mit der Funktion "Löschen/Anonymisieren starten" werden diese Dokumente dann endgültig entfernt, sowohl aus der Datenbank als auch aus dem DELETED-Ordner im Speicherverzeichnis. Ein Wiederherstellen dieser Dokumente ist dann nicht mehr möglich.

Wenn Sie beim Anonymisieren einer Person die Dokumente sofort endgültig löschen möchten, ohne dass eine Dokumentensicherung in der Datenbank bzw. im DELETED-Ordner erstellt wird, können Sie das im Parameter Person löschen/anonymisieren einstellen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Datenschutz.

Dazu müssen Sie den Parameter auf die Ausprägung Dokumente ohne Sicherung löschen stellen. Wenn Sie dann eine Person anonymisieren, werden alle Dokumente, die auf dieser Person archiviert sind, endgültig gelöscht.

Einziger Hinweis bzw. Rückschluss auf gelöschte Dokumente ist in der Datenschutzkontrolle beim Datensatz, dass ein Kunde anonymisiert worden ist. Hier wird in der Spalte "DOK" mit einem grünen Punkt vermerkt, dass das Löschen der Dokumente erfolgreich durchgeführt worden ist.

Standardmäßig steht dieser Parameter auf "Dokumente mit Sicherung löschen", dieser Ablauf wurde bereits unter Dokumente mit Sicherung löschen beschrieben.

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Wird eine Person gelöscht, an der Dokumente hängen, werden die Dokumente auf den Reiter "Endgültig gelöschte Dokumente" im Fenster Gelöschte Dokumente verschoben und die physischen Dokumente in den DELETED-Ordner im Speicherverzeichnis.

Vor dem Löschen kommt noch der Hinweisdialog, dass Dokumente vorhanden sind, aber ein Löschen möglich ist.

Auch beim Löschen von Personen wird durch den unter Person anonymisieren erwähnten Parameter Person löschen/anonymisieren geprüft, ob eine Dokumentensicherung erstellt werden soll oder nicht.

Hinweis 

Damit Dokumente nach bestimmten Kriterien gesammelt und auch automatisch gelöscht werden können, müssen diese im ersten Schritt löschfähig gemacht werden. Anschließend können diese Dokumente dann gesammelt über eine Funktion im NTCS manuell bzw. automatisch über Stapel gelöscht werden.

Um Dokumente als löschfähig zu kennzeichnen, muss in den Dokument-Metadaten das Feld "Ablaufdatum" befüllt sein. Nur Dokumente mit einem Wert in diesem Feld werden für das Löschen berücksichtigt.

Um dieses Feld bei Dokumenten gleich automatisch zu befüllen, gibt es die Möglichkeit, auf der Dokumentenkategorie einen Vorschlag für die Datumsberechnung zu hinterlegen.

Bei allen Neuarchivierungen mit dieser Dokumentenkategorie wird dann das Ablaufdatum ausgehend vom Dokumentendatum berechnet. Das Ablaufdatum für die bereits archivierten Dokumente dieser Kategorie können Sie nachträglich mit der Funktion "Ablaufdatum berechnen" errechnen lassen. Sie können das über alle Archive bzw. nur für bestimmte Archive durchführen.

Hinweis 

Wenn Sie das Feld "Ablaufdatum in Jahren" auf einer Dokumentenkategorie in jedem Archiv befüllen, welches als Musterarchiv gekennzeichnet ist, wird dieser Wert beim Speichern der Dokumentenkategorie auf alle Kategorien mit der gleichen Nr/Kurz-Bez. in allen Mandantenarchiven aktualisiert. Aktuell wird nur das Feld "Ablaufdatum in Jahren" vom Musterarchiv auf die Mandantenarchive übernommen, alle anderen Felder werden nicht aktualisiert. Die Dokumentenkategorien der eigenen Archive müssen manuell nachbearbeitet werden - das heißt, alle Archive, bei denen eine Firma zugeordnet ist, bei der das Feld "Ist eigene Firma" am Firmenstamm gesetzt oder das Feld "Firma" am Archiv leer ist.

Mit der Funktion Altdaten löschen am Reiter "Altdaten" in der Datenschutzkontrolle wird folgendes Fenster geöffnet. Hier können Sie definieren, aus welchen Archiven die Dokumente, die älter als ein bestimmtes Datum sind, gelöscht werden sollen. Oberhalb wird Ihnen zusammengefasst die Anzahl der zu löschenden Dokumente angezeigt.

Wenn Sie die Funktion "Dokumente endgültig löschen" ausführen, werden diese Dokumente immer ohne Sicherung gelöscht.

Am Reiter "Datenschutz" wird protokolliert, dass Dokumente, die älter als ein bestimmtes Datum sind, zu diesem Zeitpunkt gelöscht worden sind. Im Feld "Info" wird angezeigt, wie viele Dokumente gelöscht worden sind.

Für das Löschen von Dokumenten auf Grund des Ablaufdatums können Sie einen Stapel anlegen, um abgelaufene Dokumente regelmäßig automatisiert zu löschen.

Dafür müssen Sie bei der Neuanlage eines Stapelschritts folgende Funktion auswählen.

In den Stapelparametern können Sie dann die Kriterien definieren, ab welchem Alter die Dokumente automatisch gelöscht werden sollen.

Auch bei dieser Löschfunktion wird der Parameter Person löschen/anonymisieren geprüft.

Das heißt, wenn Sie die Ausprägung Dokumente mit Sicherung löschen wählen, werden die Dokumente im Fenster "Gelöschte Dokumente" am Reiter Endgültig gelöschte Dokumente gelistet und die physischen Dateien im DELETED-Ordner im Speicherverzeichnis abgelegt.

Bei der Ausprägung Dokumente ohne Sicherung löschen werden die Dokumente komplett gelöscht - ohne Sicherung in der Datenbank bzw. im DELETED-Ordner im Speicherverzeichnis.

Unter bestimmten Voraussetzungen ist ein Löschen der Dokumente nicht mehr möglich.

 

Wenn Sie die Funktion Dokument bearbeiten ausführen, wird das Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt und für die Bearbeitung durch diesen Benutzer reserviert. Das Löschen von ausgecheckten Dokumenten ist nicht möglich, die Funktion "Löschen" ist inaktiv.

Das heißt, wenn Sie ein solches Dokument löschen möchten, muss der Benutzer, der das Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt hat, dieses Dokument mit der Funktion "Arbeitskopie verwerfen" oder "Arbeitskopie archivieren" wieder freigeben. Anschließend ist das Löschen dieses Dokuments wieder möglich.

Hinweis 

Ob bzw. wer ein Dokument ausgecheckt hat, können Sie in den Feldern Check-out bzw. Check-out-User-ID am Dokument feststellen.

Ist ein Arbeitsschein bereits archiviert, kann dieser nicht mehr gelöscht werden.

Beim Versuch ein Arbeitsscheindokument zu löschen, erscheint ein Hinweis, dass das Dokument eine fixe Zuordnung aus dem Paket LEA besitzt und das Löschen wird somit unterbunden.

In diesem Abschnitt werden die Möglichkeiten beschrieben, wie Sie Dokumente aus dem DMS auf andere Speicherverzeichnisse verschieben können. Das Motiv könnte sein, dass Sie Dokumente, die ein bestimmtes Alter haben, auf einen anderen Pfad verschieben möchten, damit diese Dokumente nicht das aktuelle Verzeichnis aufblasen.

Das heißt, diese Funktion macht nur Sinn, wenn die Dokumente im gleichen Archiv bleiben sollen, aber physisch woanders gespeichert werden. Wenn Sie auch in ein anderes Archiv verschoben werden, brauchen Sie nicht extra die Funktion "Verschieben auf Pfad" ausführen, weil diese automatisch beim Verschieben im Archiv auf den Archivpfad durchgeführt wird.

Mit der Funktion "Verschieben auf Pfad" können Sie Dokumente, die bestimmte Kriterien erfüllen, auf einen anderen Pfad verschieben. Es öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie die Kriterien festlegen können, nach denen die Dokumente verschoben werden sollen. 

Im Feld "Pfad-Nr." müssen Sie den Pfad auswählen, auf den die Dokumente verschoben werden sollen. In der Dokumentenauswahl können Sie bestimmen, ob die aktuell angezeigte Liste verschoben werden soll oder ob Dokumente, die älter als ein bestimmtes Datum sind, verschoben werden sollen.

Welches Datum geprüft wird, können Sie im Parameter Verschieben Dokumente auf Pfad älter als definieren. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen.

 

Nur beim Verschieben von Dokumenten auf einen anderen Pfad besteht die Möglichkeit, alle Dokumentenversionen bis auf die aktuelle zu löschen.

Einzelne Dokumentenversionen können aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht werden.

Wenn Sie diese Funktion dann ausführen, erhalten Sie eine zusammenfassende Meldung, wie viele Dokumente verschoben/nicht verschoben worden sind bzw. wie viele dieser Dokumente sich bereits auf diesem Pfad befinden.

Zusätzlich werden Dokumente, welche auf einen abweichenden Pfad als den Archivpfad verschoben worden sind, im Feld "Verschoben auf Pfad" gekennzeichnet.

Hinweis 

Ist das Dokument verteilt, funktioniert das Verschieben auf Pfad nur, wenn das Hauptdokument (= Ausgangsdokument der Verteilung) in der Auswahl beim Verschieben auf Pfad dabei ist. Das gleiche gilt auch für verknüpfte Dokumente, das Verschieben auf Pfad funktioniert nur, wenn das Hauptdokument der Verknüpfung in der Dokumentenauswahl dabei ist. Seitenanfang

Für das Verschieben von Dokumenten auf einen anderen Pfad können Sie einen Stapel anlegen, um Dokumente, die ein bestimmtes Alter erreicht haben, automatisch zu bestimmten Zeitpunkten zu verschieben.

Dafür müssen Sie bei der Neuanlage eines Stapelschritts folgende Funktion auswählen.

In den Stapelparametern können Sie dann die Kriterien definieren, ab welchem Alter die Dokumente auf den anderen Pfad verschoben werden sollen. Welches Datum geprüft wird, können Sie im bereits unter Manuelles Verschieben der Dokumente beschriebenen Parameter definieren.

Das Verhalten bei verteilten bzw. verknüpften Dokumenten ist auch beim Verschieben auf Pfad über Stapel gleich wie beim manuellen Ausführen der Funktion. Siehe Hinweis beim Manuelles Verschieben der Dokumente.

Mit Hilfe der Funktion Dokumente auf Archivstamm-Pfad verschieben können Sie im DMS eine Pfadbereinigung durchführen. Das heißt, Sie haben die Möglichkeit, mit einem Klick alle Dokumente auf den Archivstamm-Pfad zu verschieben, damit sich die physischen Dokumente in einem Verzeichnis befinden.

Diese Funktion ist vor allem vor Datenübernahmen bzw. -trennungen relevant, damit Sie die Dokumente nicht in verschiedenen Verzeichnissen suchen müssen, wenn vorher die Funktion "Verschieben auf Pfad" genutzt worden ist. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumente auf Archivstamm-Pfad verschieben.

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