UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Datenschutz → Datenschutzkontrolle

In der Datenschutzkontrolle werden Personen vorgemerkt, deren Daten zu einem späteren Zeitpunkt anonymisiert/gelöscht werden sollen.

Neben der Überwachung der zu anonymisierenden Daten dient dieses Fenster auch als Anonymisierungsprotokoll. Sie können damit nachweisen, wessen personenbezogene Daten sie anonymisiert/gelöscht haben. Zusätzlich besteht in diesem Fenster eine Möglichkeit zum Löschen von Altdaten.

Weitere Informationen zu diesem Fenster sowie Detailinformationen zur DSGVO in NTCS finden Sie auch in der ausführlichen Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Über die Einstiegsfelder können Sie folgende Einstellungen vornehmen:
  • Firma: Wählen Sie die Firma, deren Daten Sie sehen möchten.

  • Von- und Bis-Datum: Filtern Sie die Anzeige der offenen Einträge nach Datum. Standardmäßig werden in der Liste nur Einträge angezeigt, deren Fristdatum in den nächsten 90 Tagen eintritt. Sie können das Datum jedoch beliebig ändern.

Datenschutz

Im Bereich "Datenschutz" werden unter der Combobox-Ausprägung "Offen" jene Personen angezeigt, deren Daten zum Anonymisieren/Löschen vorgemerkt sind. Sobald eine Person erfolgreich anonymisiert/gelöscht worden ist, scheint Sie unter der Combobox-Ausprägung "Erledigt" auf.

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Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung: 

A_Generate.bmp Löschen/Anonymisieren startenWenn Sie das Löschen/Anonymisieren über diese Schaltfläche starten, wird die Person anhand der Einstellung im Feld "Lösch-Verfahren" entweder entsprechend den Personalien anonymisiert oder - sofern möglich - klassisch gelöscht (entspricht F7).

Stellen Sie ein, was beim Ausführen der Funktion "Löschen/Anonymisieren starten" in der Datenschutzkontrolle passieren soll:
  • Anonymisieren
  • Löschen
Dieses Feld wird automatisch von der Einstellung im Feld "Lösch-Verfahren" vom Datenschutzverzeichnis übernommen.

Hinweis
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Dieses Feld hat nur eine Auswirkung, wenn Sie das Löschen/Anonymisieren direkt in der Datenschutzkontrolle starten (Funktion ist noch nicht verfügbar!). Wenn Sie die Anonymisierung über die Schaltfläche "Anonymisieren" in den Personenlisten starten, wird dieses Feld NICHT berücksichtigt. Mit dieser Funktion wird immer anonymisiert.


Detailinformationen zum Anonymisieren einer Person finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Einzelanonymisierung.
Datenschutz

A_Checklist.bmp Checklisten
 
A_Checklist.bmp Checkliste öffnenÖffnet die aus den  Checklistvorlagen zugeordnete Checkliste. Sind mehrere Checklisten zugeordnet, öffnet sich zuerst die Übersicht.
A_Info.bmp ChecklistenfortschrittZeigt den Forschritt (Anteil der erledigten Tätigkeiten) der zugeordneten Checkliste. Sind mehrere Checklisten zugeordnet, öffnet sich die Übersicht, in der der Fortschritt sichtbar ist.
A_Checklist_Delete.bmp Checkliste entfernenLöscht sämtliche zugeordnete Checklisten. Sollten Sie nur einzelne entfernen wollen, machen Sie das über den Punkt "Checkliste Übersicht".
A_Checklist_Liste.bmp Checkliste ÜbersichtZeigt alle zugeordneten Checklisten.
 
A_BMD_Archiv.bmp DMS
Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, den einzelnen Einträgen in der Datenschutzkontrolle Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc.
Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation zu den Dokumentenzuordnung - Funktionen. 
Funktionen
 
SW_Datenschutz_Check.bmp Datenschutz für inaktive Personen erstellenEs wird für alle inaktiven Personen ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle erstellt, sofern nicht zuvor schon ein Eintrag für die jeweilige Person existiert. Als Referenzwert zur Berechnung des Fristdatums wird das letzte Änderungsdatum der Person bzw. bei Kontaktpersonen das Kontaktende verwendet. Das Fristdatum eines ausgeschiedenen Kunden ergibt sich zum Beispiel in den Standard-Datenschutzeinstellungen aus dem letzten Änderungsdatum + 7 Jahre.
SW_Mail.bmp Vorwarnungen/Fristen benachrichtigen
Mit dieser Funktion wird geprüft, bei welchen Personen in der Datenschutzkontrolle das Fristdatum erreicht ist. In weiterer Folge wird, je nach Einstellung, ein Workflow gestartet bzw. ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen über E-Mail benachrichtigt. Diese Funktion kann manuell bzw. über Stapel ausgeführt werden. Beachten Sie auch, dass vor der Verwendung der Funktion weitere Einstellungen in den CRM Parametern gesetzt werden müssen. Detailinformationen finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
SW_List.bmp Interessenten kontrollieren
Mit dieser Funktion können Sie für alle Interessenten automatisch prüfen, ob in einem definierten Zeitraum noch ein Kontakt bestand. In der Folge werden Interessenten ohne Kontakt automatisch auf inaktiv gesetzt und in der Datenschutzkontrolle angelegt. Diese Funktion kann manuell oder über Stapel ausgeführt werden. Details lesen Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Überwachung von aktiven Interessenten.
A_Generate.bmp Alle löschen/anonymisieren
Mit dieser Funktion können Sie mehrere Personen gleichzeitig löschen/anonymisieren. Ob eine Person gelöscht oder anonymisiert wird, bestimmt das Feld "Lösch-Verfahren" am jeweiligen Eintrag der Datenschutzkontrolle.

Bitte beachten Sie, dass beim Ausführen der Funktion das Fristdatum NICHT geprüft wird! Es werden alle Einträge der (gefilterten) Liste anonymisiert/gelöscht.
Extras

Hintergrundinformationen:

Eine Person wird in der Datenschutzkontrolle geführt, sobald Sie diese ausscheiden lassen oder manuell über das Feld Datenschutzkontrolle in den Personenstammdaten hierher übertragen. Anhand der eingestellten Daten (Spalte "Aufbewahrung") in den Personalien bzw. im Datenschutzverzeichnis wird die entsprechende Frist bis zur Anonymisierung/Löschung berechnet.
 
Hinweis 
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Zusätzlich werden am Reiter "Datenschutz" auch noch die Dokumenten-Sicherungen angezeigt, welche zum Löschen vorgemerkt sind. Eine Dokumenten-Sicherung wird in der Datenschutzkontrolle geführt, sobald Sie eine Person löschen oder anonymisieren. Zusätzlich müssen Sie den Parameter Person löschen/anonymisieren noch auf "Dokument mit Sicherung löschen" stellen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → Datenschutz.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Löschen oder Anonymisieren einer Person die Dokumente mit oder ohne Dokumentensicherung entfernt werden sollen.

0 - Dokumente mit Sicherung löschen
Wenn Sie diese Ausprägung wählen, werden beim Löschen bzw. Anonymisieren einer Person die Dokumente in den DELETED-Ordner am Server gesichert und auch in den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS protokolliert. Zusätzlich wird ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle erstellt, um ein späteres Entfernen der gesamten Dokumentensicherung zu ermöglichen. Grundsätzlich können die Dokumente aus den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS auch im NTCS wiederhergestellt werden.

Hinweis
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Wird die Dokumentensicherung aus der Datenschutzkontrolle über die Funktion Löschen/Anonymisieren starten entfernt, werden auch die Dokumente aus dem DELETED-Ordner am Server sowie die Datensätze in den Endgültig gelöschten Dokumenten entfernt und können nicht wiederhergestellt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Datenschutzkontrolle.

1 - Dokumente ohne Sicherung löschen
Wählen Sie diese Ausprägung, werden beim Löschen bzw. Anonymisieren einer Person die Dokumente weder im DELETED-Ordner am Server gesichert, noch werden diese in den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS protokolliert. Es erfolgt auch kein Eintrag in die Datenschutzkontrolle, das heißt, die Dokumente werden mit dem Löschen bzw. Anonymisieren der Person endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Über die entsprechenden Felder können Sie das Fristdatum und das Lösch-Verfahren einsehen. Die Löschung/Anonymisierung kann in der Folge zum gewünschten Zeitpunkt über den jeweiligen Personenstamm bzw. auch in diesem Fenster durchgeführt werden. Je Programmpaket gibt ein eigenes Feld mit einem farbigen Symbol Auskunft, ob in diesem Paket das Anonymisieren/Löschen erfolgreich durchgeführt worden ist:

1310291475000005620_2.png Erfolgreich durchgeführt

1310291475000005620_5.png Nicht notwendig

1310291475000005620_6.png Löschen/Anonymisieren konnte nicht ausgeführt werden

1309954955000019880.png Feldauswahl Datenschutzkontrolle: Feldauswahl Datenschutzkontrolle

Altdaten

Im Bereich "Altdaten" haben Sie die Möglichkeit, unabhängig von der DSGVO-Thematik, Bewegungsdaten zu löschen, die eine bestimmte Aufbewahrungszeit erreicht haben. Motiv ist, dass auf diese Weise Bewegungsdaten (z. B. Termine, Aufgaben usw.), welche schon weit in der Vergangenheit liegen und nicht mehr benötigt werden, gelöscht werden können.

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Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung: 

A_Generate.bmp Altdaten löschenStartet die Löschung von Altdaten (Reiter "Altdaten"), sofern sie gelöscht werden können bzw. sofern das jeweilige Programmpaket die Löschung vorsieht. Andernfalls werden diese anonymisiert. Details zum Löschen von Altdaten finden Sie in der Themendokumentation unter dem Punkt Löschen von Altdaten.
Altdaten
 
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