UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Datenschutz → Personalien
 
Die Personalien kommen zum Tragen, wenn es aus programmtechnischen Gründen nicht mehr möglich ist, eine Person gesamtheitlich zu löschen.

In den Personalien werden die Einstellungen für das Anonymisieren/Leeren von Datenfeldern der Personen gesetzt. Je Registereintrag (Personenart) wird für die Datenfelder eingestellt, was beim Ausführen einer Anonymisierung geschehen soll. Die Personalien unterstützen Sie dabei, das durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enstandene Recht auf Löschung von personenbezogenen Daten umzusetzen.

Weitere Informationen zu diesem Fenster sowie Detailinformationen zur DSGVO in NTCS finden Sie auch in der ausführlichen Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Stellen Sie in den Einstiegsfeldern ein, welche Registerdaten geladen werden sollen. Sie können die Firma und das NTCS Programmpaket einstellen.

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Register

Registereinträge werden standardmäßig von BMD ausgeliefert und automatisch unter der eigenen Firma importiert. Im Unterschied zum Datenschutzverzeichnis stehen hier nur Registereinträge für Personenarten zur Verfügung (nicht je Datenart). Zusätzlich gibt es einen Registereintrag "Gesamt-Anonymisierung".

Sie können hier (wie auch im Datenschutzverzeichnis) für die jeweilige Personenart Einstellungen zur Rechtsgrundlage, der Aufbewahrungsfrist und des Anonymisierungsverfahrens von Daten setzen.

Hinweis 
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Falls Sie über mehrere eigene Firmen außerhalb einer Firmengruppe verfügen, müssen die Registereinträge bei den anderen eigenen Firmen einmalig manuell importiert werden. Verwenden Sie dazu die Funktion im gelben Menü unter Extras → Register → "Datenschutzeinstellungen importieren". Alle Firmen, für die einmalig Registereinträge importiert worden sind, werden künftig automatisch aktualisiert. Bestehende Einträge werden dabei nicht überschrieben! Die Importe werden im BMDBUERO.LOG aufgezeichnet.

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Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung: 

A_Checklist.bmp Checklisten
 
A_Checklist.bmp Checkliste öffnenÖffnet die aus den Checklistvorlagen zugeordnete Checkliste. Sind mehrere Checklisten zugeordnet, öffnet sich zuerst die Übersicht. 
A_Info.bmp Checklistenfortschritt Zeigt den Forschritt (Anteil der erledigten Tätigkeiten) der zugeordneten Checkliste. Sind mehrere Checklisten zugeordnet, öffnet sich die Übersicht, in der der Fortschritt sichtbar ist.
A_Checklist_Delete.bmp Checkliste entfernen Löscht sämtliche zugeordnete Checklisten. Sollten Sie nur einzelne entfernen wollen, machen Sie das über den Punkt "Checkliste Übersicht".
A_Checklist_Liste.bmp Checkliste Übersicht Zeigt alle zugeordneten Checklisten. 
 
A_BMD_Archiv.bmp DMS
Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, den einzelnen Registern der Personalien Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc.
Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation zu den Dokumentenzuordnung - Funktionen.
Funktionen

 Nur aktive Daten anzeigen Es werden nur aktive Registereinträge angezeigt.
 Nur inaktive Daten anzeigen Es werden nur inaktive Registereinträge angezeigt.
 Alle Daten anzeigen Es werden alle Registereinträge angezeigt.
Ansicht
 
SW_Import.bmp Datenschutzeinstellungen importieren
Importiert die von BMD ausgelieferten Datenschutzeinstellungen. Sie können dabei aus folgenden Optionen wählen:
  • Alles importieren: Alle Registereinträge werden neu importiert. Selbst erfasste Änderungen oder manuell angelegte Einträge gehen dabei verloren.
  • Neue hinzufügen: Es werden lediglich fehlende Einträge hinzugefügt. 
Extras

1309954955000019880.png Feldauswahl Register
Feldauswahl Register

Personalien

Die Personalien beinhalten die Einstellungen für das Anonymisieren von Datenfeldern der jeweils im Register gewählten Personenart.

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In diesem Bereich werden alle Felder der Tabelle gelistet, für die Anonymisierungseinstellungen existieren. Die Anonymisierungseinstellungen werden überwiegend von BMD ausgeliefert. Für fehlende Felder (z. B. Freifelder und Vergleichsfelder) können Sie mit F5 eigene Einstellungen vornehmen. Freifelder/Vergleichsfelder sind vom Standard immer ausgenommen und müssen manuell angelegt werden.

Hinweis 
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Wenn Sie manuell Anonymisierungseinstellungen für zusätzliche Datenfelder anlegen möchten, beachten Sie in der Neuanlagemaske bitte die Hilfe zum Feld "Datenfeld":

Wählen Sie ein Datenfeld aus, für welches diese Anonymisierungseinstellung gelten soll.

Wenn Sie in den Personalien, zusätzlich zu den BMD-Standards, manuell Anonymisierungseinstellungen anlegen möchten (z. B. für von Ihnen verwendete Frei- und Vergleichsfelder), stehen in diesem Feld nur jene Datenfelder zur Auswahl, welche die folgenden Kriterien erfüllen:
  • Für das entsprechende Datenfeld darf noch keine Anonymisierungseinstellung in den Personalien vorhanden sein.
  • Es werden, wie bei den Verarbeitungsdaten im Datenschutzverzeichnis, nur jene Datenfelder angezeigt, die in der Feldauswahl der Bearbeitungsmaske (F6) der entsprechenden Personenart verwendet werden.

    Folgende Rückfallsebenen kommen bei der Ermittlung der Feldauswahl zur Anwendung:
    1. Firmenbezogene Feldauswahl mit Namen „DSGVO“
    2. Globale Feldauswahl mit Namen „DSGVO“
    3. Firmenbezogene Feldauswahl „STANDARD“
    4. Globale Feldauswahl „STANDARD“
    5. BMD-STANDARD
Beachten Sie zusätzlich, dass in diesem Feld immer der Originalname des Feldes angezeigt wird! Wenn Sie z. B. das "Freifeld 01" umbenannt haben, wird es hier trotzdem als "Freifeld 01" angezeigt und nicht mit der geänderten Bezeichnung! Nach der Auswahl können Sie den Namen des gewählten Feldes aber einfach in diesem Feld überschreiben. Für die Anzeige in den Personalien wird jener Name verwendet, den Sie hier eingeben.

1309954955000019880.png Feldauswahl Personalien
Feldauswahl Personalien

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