Feldauswahl Register DSGVO

Wenn ein Registereintrag aktiv ist, ist dieser Registereintrag aktuell gültig und sichtbar. Alle anderen Registereinträge (= inaktiv) sind aktuell ungültig. Im Datenschutzverzeichnis kann im gelben Menü unter "Ansicht" zwischen aktiven und inaktiven Einträgen umgeschaltet werden.

In diesem Feld sehen Sie, welche Personenarten vom entsprechenden Registereintrag betroffen sind.

Bei Registereinträgen, die als Standard von BMD ausgeliefert werden, ist dieses Feld vorbefüllt und kann manuell nicht geändert werden. Für eigens erstellte Registereinträge können Sie die betroffenen Personen selbst definieren.

Eine Checklistvorlage in diesem Feld dient zur systematischen Abarbeitung dieses Registereintrags/dieser Datenart.

Mittels  -F8 gelangen Sie in das Fenster Checklisten, wo Sie eine oder mehrere Checklisten zuordnen können. Wenn bereits Checklisten zugeordnet sind, so ist das an einem  grünen Pfeil   ersichtlich. ACHTUNG: Ein Klick auf den grünen Pfeil entfernt im Bearbeitungsmodus sämtliche Checklisten von diesem Datensatz.

Sie können auch in den CRM Parametern eine Checklistvorlage hinterlegen, die automatisch zu jedem manuell neu erstellten Registereintrag hinterlegt wird. Stammdaten → Einstellungen →  CRM Parameter → Datenschutz → Datenschutzverzeichnisse → Checklistvorlage.

Verknüpfen Sie eine Datenkategorie aus den DSGVO-Standardvorlagen mit diesem Register-Eintrag. Die Datenkategorie kann mit der Funktion "Datenkategorien übernehmen" auch automatisch verknüpft werden. Details zu Standardvorlagen finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.

Stellen Sie ein, in welcher Rolle Sie die Datenverarbeitung durchführen. Folgende Ausprägungen stehen zur Auswahl:

Im Datenschutzverzeichnis können Sie zu jedem Registereintrag Dokumente aus dem DMS zuordnen. Die Funktionen zur Verwaltung der Dokumentenzuordnung finden Sie im gelben Menü unter Funktionen → DMS. Die Zuordnung von Dokumenten kann auch direkt in diesem Feld mit F8 gestartet werden.

Falls Sie diese Daten an Drittstaaten außerhalb der EU übermitteln, geben Sie in diesem Feld die betroffenen Staaten ein. Damit dieses Feld bearbeitet werden kann, muss das Feld "Übermittlung an Drittstaaten" auf JA gestellt sein.

Welches Löschverfahren soll für diesen Datentyp bei der Anonymisierung angewendet werden?

Hinterlegen Sie eine Rechtsgrundlage für die Speicherung dieser personenbezogenen Daten. Sie können aus folgenden Optionen wählen:

In diesem Feld können Sie im Datenschutzverzeichnis Vorwarntage für die Errechnung eines Vorwarndatums hinterlegen. Vorwarntage können nur auf Registereinträgen von Personenarten hinterlegt werden.

Bei der Erstellung eines Eintrags in der Datenschutzkontrolle zur entsprechenden Personenart wird automatisch ein Vorwarndatum ermittelt. Das Vorwarndatum errechnet sich aus dem Fristdatum für die Anonymisierung der Person, minus Vorwarntage. Auf Wochenenden oder Feiertage wird keine Rücksicht genommen. Sind die Vorwarntage auf 0 eingestellt, wird kein Vorwarndatum errechnet.

In diesem Feld können Sie je Registereintrag einen eigenen Workflow für die Benachrichtigung bei Erreichen oder Überschreiten des Vorwarndatums in der Datenschutzkontrolle hinterlegen. Ein hier hinterlegter Workflow wird in erster Priorität verwendet. Zusätzlich kann in den CRM Parametern ein einheitlicher Workflow für alle Register hinterlegt werden. Details lesen Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt "Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist".

Werden diese Daten an Drittstaaten außerhalb der EU übermittelt?

Ist dieses Feld auf JA gestellt, können Sie im Feld "Drittstaaten" die betroffenen Staaten eingeben.