UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Datenschutz → Datenschutzverzeichnisse
 
Das Datenschutzverzeichnis entspricht einem Verarbeitungsverzeichnis von personenbezogenen Daten. Es gibt Auskunft darüber, wie und warum personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden und unterstützt Sie dabei, die im Zuge der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enstandenen Anforderungen zu erfüllen.

Weitere Informationen zu diesem Fenster sowie Detailinformationen zur DSGVO in NTCS finden Sie auch in der ausführlichen Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Stellen Sie in den Einstiegsfeldern ein, welche Registerdaten geladen werden sollen. Sie können die Firma und das NTCS Programmpaket einstellen.

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Register

Registereinträge werden standardmäßig von BMD ausgeliefert und automatisch unter der eigenen Firma importiert. Je Datenart steht ein eigener Registereintrag zur Verfügung.

Detailinformationen zu den Registereinträgen finden Sie unter Registereinträge (Datenschutzverzeichnis).

Hinweis 
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Falls Sie über mehrere eigene Firmen außerhalb einer Firmengruppe verfügen, müssen die Registereinträge bei den anderen eigenen Firmen einmalig manuell importiert werden. Verwenden Sie dazu die Funktion im gelben Menü unter Extras → Register → "Datenschutzeinstellungen importieren". Alle Firmen, für die einmalig Registereinträge importiert worden sind, werden künftig automatisch aktualisiert. Bestehende Einträge werden dabei nicht überschrieben! Die Importe werden im BMDBUERO.LOG aufgezeichnet.

Sie haben auch die Möglichkeit, zusätzlich eigene Registereinträge anzulegen, um die Datenverarbeitung aus Fremdprogrammen abzubilden (z. B. Excel Tabellen etc.).

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Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:  

A_List.bmp Verarbeitungstätigkeit ansehenÖffnet ein Fenster, in dem die Register-Details übersichtlich dargestellt werden. Dieses Fenster ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie mit DSGVO-Standardvorlagen arbeiten und dadurch lange Texte bei den Verarbeitungstätigkeiten hinterlegt haben.
A_Checklist.bmp Checklisten
 
A_Checklist.bmp Checkliste öffnenÖffnet die aus den  Checklistvorlagen zugeordnete Checkliste. Sind mehrere Checklisten zugeordnet, öffnet sich zuerst die Übersicht.
A_Info.bmp ChecklistenfortschrittZeigt den Forschritt (Anteil der erledigten Tätigkeiten) der zugeordneten Checkliste. Sind mehrere Checklisten zugeordnet, öffnet sich die Übersicht, in der der Fortschritt sichtbar ist.
A_Checklist_Delete.bmp Checkliste entfernenLöscht sämtliche zugeordnete Checklisten. Sollten Sie nur einzelne entfernen wollen, machen Sie das über den Punkt "Checkliste Übersicht".
A_Checklist_Liste.bmp Checkliste ÜbersichtZeigt alle zugeordneten Checklisten.

A_BMD_Archiv.bmp DMS
Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, den einzelnen Registern des Datenschutzverzeichnis Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc.
Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation zu den Dokumentenzuordnung - Funktionen.
Funktionen
 
 Nur aktive Daten anzeigenEs werden nur aktive Registereinträge angezeigt.
 Nur inaktive Daten anzeigenEs werden nur inaktive Registereinträge angezeigt.
 Alle Daten anzeigenEs werden alle Registeranträge angezeigt.
Ansicht

A_PRINT.bmp Verarbeitungsdaten ausdruckenErstellt einen Ausdruck im PDF-Format. Der Ausdruck beinhaltet alle Register, Verarbeitungsdaten und Details des Datenschutzverzeichnisses.
Drucken

SW_Import.bmp Datenschutzeinstellungen importieren Importiert die von BMD ausgelieferten Datenschutzeinstellungen (Registereinträge). Sie können dabei aus folgenden Optionen wählen:
  • Alles importieren: Alle Registereinträge werden neu importiert. Selbst erfasste Änderungen oder manuell angelegte Einträge gehen dabei verloren.
  • Neue hinzufügen: Es werden lediglich fehlende Einträge hinzugefügt. 

A_Datenschutzvorlage.bmp Datenkategorien übernehmen
Mit dieser Funktion werden Datenkategorien aus den DSGVO-Standardvorlagen automatisch zu den Registereinträgen zugeordnet.

Achtung! 
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Sollten Sie bereits manuelle Zuordnungen von Datenkategorien durchgeführt haben (Feld "Datenkategorie" am Register), werden diese Änderungen beim Ausführen der Funktion mit dem Standard überschrieben!

Details lesen Sie in der Themendokumetation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.
A_Copy.bmp Verzeichnis duplizieren
Dupliziert das Datenschutzverzeichnis auf eine andere Firma. Im folgenden Fenster können Sie eine Von-Firma und eine Auf-Firma eingeben.

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Ist bei "Auf Firma" bereits ein Verzeichnis vorhanden, erhalten Sie einen Hinweis.

Hinweis
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Es wird nur das Datenschutzverzeichnis kopiert. Die Personalien für die Anonymisierung werden NICHT kopiert. Wenn eine Mandantenfirma bei einer Anonymisierung über keine eigenen Personalien verfügt, werden jene der Standard-Mandantenfirma verwendet (siehe Datenschutzverzeichnis von Mandantenfirmen). Gibt es auch keine Standard-Mandantenfirma, wird die Anonymisierung abgebrochen.




A_Generate.bmp Einträge an Lizenz anpassen
Mit dieser Funktion können Sie den Aktiv-Status der Registereinträge von eigenen Firmen (nicht bei Mandantenfirmen) an Ihre Lizenzen anpassen. Lizenzierte Einträge werden auf aktiv gestellt. Nicht lizenzierte Einträge werden auf inaktiv gestellt.

Sie können diese Funktion verwenden, wenn Sie den Aktiv-Status Ihrer Register erstmalig an Ihre Lizenzen anpassen möchten bzw. wenn Sie neue Lizenzen erworben haben.

Hinweis
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Bei dieser Funktion werden, mit Ausnahme von BMDGhost, keine Detaillizenzen geprüft. Die Registereinträge werden entsprechend der zugehörigen Hauptlizenz des Pakets auf aktiv oder inaktiv gestellt.

Extras
 
1309954955000019880.png Feldauswahl Register
Feldauswahl Datenschutzverzeichnis Register
 

Verarbeitungsdaten

Je Registereintrag werden in diesem Bereich die Verarbeitungsdaten angezeigt.

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Sie können für jedes Feld eine Rechtsgrundlage für die Speicherung, eine ev. besondere Kategorie und einen Verarbeitungszweck hinterlegen. Es werden jene Felder gelistet, die in der Feldauswahl der Bearbeitungsmaske (F6) der entsprechenden Datenart verwendet werden.

Folgende Rückfallebenen kommen bei der Ermittlung der Feldauswahl zur Anwendung:
  1. Firmenbezogene Feldauswahl mit Namen "DSGVO"
  2. Globale Feldauswahl mit Namen "DSGVO"
  3. Firmenbezogene Feldauswahl "STANDARD"
  4. Globale Feldauswahl "STANDARD"
  5. BMD STANDARD
1309954955000019880_0.png Feldauswahl Verarbeitungsdaten
Feldauswahl Datenschutzverzeichnis Verarbeitungsdaten

Dokumente

Im Bereich "Dokumente" werden alle zum selektierten Datensatz zugeordneten Dokumente aufgelistet. Sie können sofort in diesem Bereich das entsprechende Dokument ansehen, bearbeiten, versenden etc., ohne dieses davor im DMS extra suchen zu müssen.

Hinweis
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Um das Risiko zu vermeiden, ein Dokument versehentlich zu löschen, kann im Bereich "Dokumente" mit der Löschfunktion nur die Dokumentenzuordnung entfernt werden. Der Anwender wird dabei über die ausgeführte Funktion informiert.

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Ein Löschen des DMS-Dokuments ist nur im DMS möglich.

Hinweis
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Im Dokumentenbereich können Sie auch mehrere Dokumente gleichzeitig selektieren, um zum Beispiel gleich mehrere Dokumente in einer E-Mail gesammelt zu versenden. Nur ausgewählte Funktionen in diesem Bereich sind multiselectfähig, bei allen anderen wird die Funktion für das zuletzt markierte Dokument gestartet.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung: 

Hinweis
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Bitte beachten Sie, dass viele der DMS-Funktionen (Poststück erstellen, Aufgaben erstellen, Workflow erstellen ...) nur dann aktiv sind, wenn Sie auch die Berechtigung haben, diesen Dokumentendatensatz zu bearbeiten.

A_DOCUMENT_SHOW.bmp Dokument ansehen
Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Wenn Sie dem Datensatz nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Ansehen geöffnet werden soll.

Hinweis
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Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.
A_DOCUMENT_EDIT.bmp Dokument bearbeiten
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zu bearbeiten. Wenn Sie dem Datensatz ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zum Bearbeiten geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Bearbeiten geöffnet werden soll.

Hinweis
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Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument versenden
Unter dieser Funktion verbergen sich folgende weitere Funktionen. Die beiden Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) und Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief werden aber nur angezeigt, wenn Sie im Parameter Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" einen Stempel hinterlegt haben.

In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der beim Versenden von PDF-Dokumenten automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Wenn Sie in diesem Parameter einen Stempel hinterlegen, werden die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief im DMS aktiv.

Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung vorgenommen werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen.

Hinweis
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Sollten Sie in den alten Parametern einen Stempel verwendet haben, wird bei der Installation der NTCS automatisch ein Stempel mit der Bezeichnung Stempel zum Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail angelegt. Es werden auch die Einstellungen der Parameter auf diesen Stempel übernommen und dieser wird automatisch im neuen Parameter hinterlegt.

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Weitere Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.



Dokument versenden
A_EMail_Stamp.bmp Per E-Mail mit Stempel (nur PDF)
Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind.
T_EMAIL_EXPORT.bmp Per E-Mail versenden
Diese Funktion ermöglicht Ihnen, ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokuments das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mail-Adressen angezeigt und Sie können auswählen, an welche E-Mail-Adresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mail-Adresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mail-Programm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird.

Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet.

1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht.

Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

A_StdBrf_Stamp.bmp Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief
Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente mit Begleitbrief über die Funktion Mit Begleitbrief, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten.
A_STDBRF.bmp Mit Begleitbrief versenden
Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit dem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann.

Hinweis 
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Beim Versand eines Dokuments mit Begleitbrief haben Sie die Möglichkeit, vorab den Adressaten aus den Leistungsumfängen auszuwählen. Im CRM Parameter Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → "Dokumente versenden" können Sie diese Einstellungen treffen.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versenden eines Dokuments mit Begleitbrief ein Auswahlfenster mit den laut Leistungsumfang zulässigen Tätigkeitsgruppen des am Dokument hinterlegten Kunden geöffnet werden soll. Von den ausgewählten Tätigkeitsgruppen werden der Kunde, der Sachbearbeiter, die Geschäftsführung und die Abteilungsleitung in den Standardbrief als Adressaten übernommen.
 

Im Fenster zur Auswahl des passenden Leistungsumfangs ist auch eine Mehrfachselektion möglich, das heißt, je nachdem wie viele Leistungsumfänge Sie selektieren, so viele Adressaten werden auch in die Adressatenliste des Standardbriefs übernommen.
A_EMPTY.bmp Mit ID Austria signieren (nur PDF)
Mit diesen Funktionen können Sie die Dokumente mittels ID-Austria-Signatur versenden. Dabei stehen Ihnen die gleichen 4 Möglichkeiten wie beim normalen Versand von Dokumenten zur Verfügung. Weitere Informationen zur ID-Austria-Signatur erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren.
A_Databox.bmp An CZ-Databox
Das Fenster zum Erfassen eines Poststücks für die CZ-Databox wird geöffnet. Diese Funktion ist nur für Kunden aus Tschechien relevant!

A_POST.bmp Poststück ansehen
Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument öffnet sich ein Fenster, das alle zugeordneten Poststücke auflistet.
Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument.
A_POST_IN.bmp Neuen Posteingang zuordnen 
Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf.
A_POST_OUT.bmp Neuen Postausgang zuordnen 
Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgang zugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf. 
A_POST_READY.bmp Neues versandf. Poststück zuordnen 
Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf.
A_POSTEDIT.bmp Massensendung bearbeiten 
Diese Funktion ist aktiv, wenn dem Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob die Bearbeitung der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit, das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei → Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Massensendung.
Post

A_EMPTY.bmp Dokumente in Bearbeitung
A_CHECK_IN.bmp Arbeitskopie archivierenDiese Funktion bringt ein ausgechecktes (= zum Bearbeiten geöffnetes) Dokument zurück ins DMS.
A_UNLOCK.bmp Arbeitskopie verwerfen
Mit dieser Funktion können Sie eine ausgecheckte (= zum Bearbeiten geöffnete) Version des Dokuments löschen und sie setzt außerdem den Check-out-Status zurück. Darüber hinaus gibt sie das Dokument für weitere Bearbeitungen wieder frei. Diese Funktion ist grundsätzlich nur für den Bearbeiter selbst erlaubt, die Ausnahmen sind im Hinweis unterhalb angeführt.

Hinweis 
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Befinden sich Dokumente im Check-out-Status, können die Arbeitskopien nur von anderen Benutzern verworfen werden, wenn
  • der aktuelle Benutzer der Berechtigungsgruppe "Admin" oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist.

  • der Check-out-Ort am Dokument gleich dem aktuellen Computer ist. Das heißt, der Computername (ersichtlich im Feld "Check-out-Ort") des aktuellen Benutzers muss gleich sein wie der Computername, auf dem das Dokument ausgecheckt worden ist.

  • im Feld "Check-out-Ort" kein Eintrag vorhanden ist.

A_LIST.bmp Liste aller Dokumente in Bearbeitung
Die Liste aller Dokumente in Bearbeitung zeigt alle "ausgecheckten" Dokumente eines Sachbearbeiters (Mitarbeiters) an. Siehe dazu die Fensterhilfe Liste aller Dokumente in Bearbeitung.

Hinweis 
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Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und die Arbeitskopie versionieren bzw. verwerfen, entfällt die Hinweismeldung, dass das Dokument archiviert bzw. die Arbeitskopie verworfen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben worden ist. Sie ersparen sich somit den Klick zum Bestätigen dieser Hinweismeldung.

Hinweis 
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Beim Schließen der Dokumentenübersicht werden Sie auf bearbeitete, aber noch nicht archivierte Dokumente bzw. auf gerade zur Bearbeitung geöffnete Dokumente hingewiesen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Nicht archivierte Dokumente.
Erstelle
A_AUFGABE.bmp Neue AufgabeÖffnet das Erfassungsfenster für Aufgaben, um eine neue Aufgabe anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Beginndatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
A_Termin.bmp Neuer TerminÖffnet das Erfassungsfenster für Termine, um einen neuen Termin anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Termindatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
A_FRIST.bmp Neue FristÖffnet das Erfassungsfenster für Fristen, um eine neue Frist anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Person/Institution, Sachbearbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
A_ER_Workflow.bmp Neuer Workflow
Diese Funktion ermöglicht Ihnen, zum selektierten Dokument einen DMS-Workflow zu starten. Nach dem Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster CRM Workflow, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können. Es besteht auch die Möglichkeit, zu einem Dokument, zu dem schon ein DMS-Workflow gestartet ist, einen weiteren zu starten. Sollten Sie das durchführen, erhalten Sie vorher eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass zu diesem Dokument schon ein Workflow gestartet ist. Sie können den DMS-Workflow aber zusätzlich starten. 

Hinweis 
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Es besteht auch die Möglichkeit, für mehrere Dokumente gleichzeitig einen DMS-Workflow zu starten. Dazu müssen Sie die gewünschten Dokumente selektieren (Strg-Taste) und dann diese Funktion ausführen. Anschließend erhalten Sie nach der Auswahl des DMS-Workflows untenstehende Abfrage.

Sie können hier entscheiden, ob je Dokument ein eigener Workflow gestartet werden soll (= bis jetzt Standard) oder für alle ausgewählten Dokumente ein gemeinsamer Workflow.

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Wenn Sie "Ein Workflow für alle" auswählen, wird jenes Dokument zum Hauptdokument des DMS-Workflows, das den Fokus vor dem Ausführen der Funktion besitzt.

Weitere Information zum DMS-Workflow finden Sie in der Dokumentation zum Workflow.
A_EMPTY.bmp Verschieben/Verteilen/
Verweise 
A_MoveDocToPerson.bmp Verschieben zu Person
Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle in NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter Kunden/Lieferant, Alle Personen, Mitarbeiter und Bewerber zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter Alle Personen werden Ihnen alle in NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet.

Hinweis   DMS-Workflow
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Beim Verschieben von Dokumenten auf eine andere Person wird die Person auf der Workflowinstanz bzw. der Workflowaufgabe dann mit der Dokumentenperson aktualisiert, wenn es sich um einen DMS-Workflow und um das Hauptdokument dieser DMS-Workflowinstanz handelt.
Bei allen weiteren Dokumentenzuordnungen zu dieser Workflowinstanz bzw. Workflowaufgabe wird kein Update der Person mehr ausgelöst, wenn Dokumente auf eine andere Person verschoben werden.
A_MoveDocToArchive.bmp Verschieben in ArchivMit dieser Funktion können Sie eines oder mehrere Dokumente in ein anderes Archiv verschieben. Ob die Funktion ein Mehrfachverschieben der Dokumente zulässt, können Sie über den Parameter Verschieben in Archiv steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. 

Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung.

0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben.

1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben.

Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung.

Beim Einfachen Verschieben wird beim Betätigen der Funktion die Archivauswahl gestartet, in der Sie das gewünschte Archiv auswählen können, in das verschoben werden soll. Beim Einzelverschieben können Sie über den Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv noch definieren, ob Sie nach der Archivauswahl noch die Dokumentenbeschlagwortungsmaske erhalten möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. 

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet. 

Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben.

Beim Mehrfachverschieben können Sie mehrere Dokumente selektieren und anschließend wird ein Dialog geöffnet. In diesem können Sie das Archiv auswählen, in das die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf der/dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verschieben in Archiv.
A_MoveDocToPath.bmp Verschieben auf PfadDiese Funktion ermöglicht, dass Dokumente auf ein anderes Speichermedium, einen anderen Pfad verschoben werden können.
In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob beim Verschieben der Dokumente alle Dokumentenversionen bis auf die aktuellste gelöscht werden.
Der Pfad zum Speichermedium wird als alternativer Archivpfad definiert und muss unter DMS → "Pfade" angelegt bzw. adaptiert werden.
Der Pfad, auf dem sich das Dokument befindet, ist im Fenster "Dokumentenversionen" in der Spalte "Pfadnr" ersichtlich.
Dokumente, die in Bearbeitung sind, dürfen nicht verschoben werden.
A_Spread_Person.bmp Verteilen an Personen
Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, ein Dokument an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt 1120648905000001460_4.png, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt 1120648905000001460_5.png.
A_Spread_Archive.bmp Verteilen in Archiv
Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt 1120648905000001460_4.png, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt 1120648905000001460_5.png.
A_Assign_Document.bmp Dokumentenverweise
Es ist möglich, von einem Dokument auf andere zu verweisen bzw. mehrere Dokumente zu einem Verbund zusammenzuschließen. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenverweise.

Hinweis 
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Über den Parameter Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld Originaldokument) von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.
A_Document_Link.bmp Verknüpfung erstellen
Zum markierten Dokument wird eine neue Verknüpfung erstellt. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet. Die Eingabefelder werden vom markierten Dokument vorgeschlagen. Es wird eine Verknüpfung zum Hauptdokument erstellt, wobei die eingegebenen Metadaten dieses Verknüpfungsdokuments vom Hauptdokument abweichen können. Es ist somit möglich, das Dokument mehrfach abzuspeichern und verschiedenen Personen, Projekten etc. zuzuordnen.

Hinweis 
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Mit dem Feld "Archiv-Nr.", das Sie in der Beschlagwortungsmaske einblenden können, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument in ein weiteres Archiv zu verknüpfen. Dabei wird die Grundfunktionalität der Verknüpfung nicht verändert. Das heißt, das physische Dokument bleibt für alle Verknüpfungen gleich, die Metadaten können jedoch unterschiedlich erfasst werden.
A_Document_LinkSrch.bmp Dokument für Verknüpfung suchenEs öffnet sich das Dokumentenauswahlfenster, um ein Dokument für die Verknüpfung auszuwählen.
Favoriten 
1433157640000000690_8.png Zu Favoriten hinzufügen 
Mit dieser Funktion können Sie das Dokument zu den Favoriten hinzufügen. 
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Mit dieser Funktion können Sie das Dokument aus den Favoriten entfernen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn das Dokument vorher zu den Favoriten hinzugefügt worden ist. Andernfalls ist die Funktion deaktiviert. 
A_DOCUMENT.bmp Dokumentenversionen 
Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen. 
Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Das neue Dokument muss die gleiche Dateiendung aufweisen. Nach der Auswahl erfolgt die Abfrage, ob Sie das Quelldokument am Ursprungsort behalten möchten oder löschen wollen.

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Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Das heißt, der Parameter Dokumentenzugriff unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" muss auf 0 - Arbeitskopie mit Versionierung stehen. Welche Einstellungen für eine Dokumentenversionierung notwendig bzw. möglich sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen. 
A_EMPTY.bmp Kopieren/Einfügen
A_COPY.bmp In Zwischenablage einfügenMit dieser Funktion können Sie den Inhalt des Dokuments in die Zwischenablage kopieren und diesen mittels "Einfügen" bzw. "Strg + V" in einem anderen Dokument einfügen. Beziehungsweise können Sie auch das gesamte Dokument, so wie es im DMS archiviert ist, in einem lokalen Verzeichnis einfügen.
Externer Link 
A_COPY.bmp In Zwischenablage kopierenDer Link, der anzeigt, wo sich das Dokument physisch befindet, kann nun beispielsweise in ein MS Worddokument eingefügt werden.
A_EMail.bmp Als E-Mail senden
Das Dokument wird direkt in einer E-Mail als Link mitgeschickt, wobei hier zu beachten ist, dass der Empfänger der Nachricht einen Zugriff auf das Verzeichnis haben muss, in dem die Dokumente gespeichert sind. Diese Funktion eignet sich deshalb nicht zum Versenden eines Dokuments an eine unternehmensfremde Person!

Hinweis 
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Über den Parameter Externer Link als E-Mail können Sie steuern, ob der Empfänger der E-Mail die Möglichkeit haben soll, das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten zu öffnen. Diesen Parameter finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden.

Entscheiden Sie über diesen Parameter, ob Sie beim Versenden von Dokumentenlinks über die Funktion Als E-Mail senden das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten anbieten möchten.
T_Download.bmp Als Download-Link
Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, einer Person bestimmte Dokumente zum Download zur Verfügung zu stellen. Dafür wird ein Link generiert, den Sie per E-Mail verschicken können. Beim Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Link erstellen. In diesem Fenster können Sie die Gültigkeitskriterien des Links bestimmen bzw. die Notwendigkeit eines Passworts definieren.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Link erstellen.
A_LIST.bmp Quelldaten öffnen
Öffnet die Quelle des Dokuments. Beispiel: Bei Honorarnoten aus der Leistungserfassung wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet.
Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen.

Hinweis 
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Wenn Sie die Felder "Herkunft" und "Key extern" einblenden, können Sie erkennen, woher das archivierte Dokument stammt.

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1394293199000007740.png Zu Dokument in DMS
Diese Funktion öffnet das Fenster "Dokument", in dem das ausgewählte Dokument enthalten ist. Hier stehen Ihnen weitere DMS-Funktionen zur Verfügung.
Signatur/Unterschrift (nur PDF) 
T_Handysignatur.bmp Mit ID Austria signieren
Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente mittels ID Austria signieren. Mit Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF) für die Eingabe der Telefon-Nr. bzw. des PIN-Codes für die Signatur mit ID Austria

Hinweis 
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Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie ein PDF-Dokument selektiert haben. Sollten Sie ein Dokument eines anderen Dateityps selektieren, ist diese Funktion grau hinterlegt und Sie können diese nicht ausführen.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die Signatur mit ID Austria im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren nachlesen.
A_Significant.bmp Signaturpad
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, bereits archivierte PDF-Dokumente von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten signieren zu lassen, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen. Dazu öffnet sich die Signatur-Software "xyzmo Client" mit dem selektierten Dokument, wo Sie Ihre tintenlose Unterschrift auf das Dokument setzen können.

Hinweis 
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Durch das Starten der Funktion wird das jeweilige Dokument automatisch ausgecheckt und ist dadurch für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Sobald Sie die Signatur-Software schließen, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert und eingecheckt.

Sie können ein Dokument auch dann unterschreiben, wenn Sie es zur selben Zeit in Bearbeitung haben. In diesem Fall wird nach dem Setzen der Unterschrift auf das Einchecken verzichtet und das Dokument bleibt zur Bearbeitung ausgecheckt.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit das Signieren der Dokumente funktioniert, können Sie in der Dokumentation XYZMO-Signierung nachlesen.
T_PDFAS_Signatur.bmp Unterschriften
Mit dieser Funktion können Sie für Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer Aufgaben zum Unterschreiben mit MOXIS erstellen. Dafür öffnet sich das Fenster Unterzeichner, in dem Sie diese Zuordnung durchführen können.

Weitere allgemeine Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.
A_BMD_Archiv.bmp Archivieren
 
Wenn Sie ein Pooldokument zugeordnet haben, besteht die Möglichkeit, mit dieser Funktion dieses sofort ins DMS zu archivieren. Beim Archivieren wird in der Dokumentenzuordnung das Pooldokument durch das archivierte Dokument ersetzt und das Pooldokument aus dem Dokumentenpool gelöscht.

Hinweis
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Der Dokumentenpool dient als zwischenzeitliche Ablage mehrerer Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt im Buchungsprogramm bzw. der Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Buchen unter dem Punkt Dokumentenpool.
Funktionen

Standardfeldauswahl Dokumente
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Dokumente

Details

In diesem Bereich werden Detailinformationen zum jeweils selektierten Registereintrag angezeigt.

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Registereinträge können mit den DSGVO-Standardvorlagen verknüpft werden. Dadurch wird erreicht, dass der entsprechende Text von der Verarbeitungstätigkeit der Vorlage beim jeweiligen Register in den Details angezeigt wird. Für eine bessere Übersicht bei langen Texten, kann der Text auch unter Funktionen → "Verarbeitungstätigkeit ansehen" in einem eigenen Fenster geöffnet werden.

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