Nicht archivierte Dokumente
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Beim Verlassen des DMS bzw. von Fenstern mit Dokumentenbereichen erfolgt eine Prüfung, ob bereits im DMS befindliche Dokumente verändert, aber nicht mehr zurückarchiviert ("eingecheckt") worden sind. Dazu erscheint folgendes Fenster, in dem Sie als Benutzer grundsätzlich die Möglichkeit haben, die Veränderung zu archivieren, zu löschen oder zu ignorieren.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Nicht archivierte Dokumente
Über den Parameter Archivierungsprüfung geänderter Dokumente können Sie steuern, ob die Prüfung auf noch nicht archivierte Dokumente nur beim Schließen von DMS-Fenstern (Dokumentenübersicht bzw. -liste) erfolgen soll oder auch beim Verlassen von Fenstern mit Dokumentenbereichen (z. B. Aufgaben, Fristen ...). Den Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Prüfung auf noch nicht archivierte Dokumente beim Schließen von DMS-Fenstern (Dokumentenübersicht bzw. -liste), beim Verlassen von Fenstern mit Dokumentenbereichen (z. B. Aufgaben, Fristen ...) oder auch beim Verlassen der BMDNTCS, erfolgen soll. Wenn Sie die Ausprägung 0 - Beim Verlassen jeder Anwendung mit Dokumentenintegration gewählt haben, erfolgt beim Schließen von Fenstern mit Dokumentenbereichen (z. B. Aufgaben) auch die Prüfung, ob es noch ausgecheckte Dokumente für Ihren NTCS Benutzer gibt, die noch nicht wieder zurückarchiviert worden sind. Es wird das Fenster Nicht archivierte Dokumente geöffnet, in dem Sie dann entscheiden können, ob diese Dokumente archiviert, verworfen oder noch in Bearbeitung bleiben sollen. Es handelt sich hier um die gleiche Prüfung, die auch beim Schließen der Dokumentenübersicht bzw. -liste erfolgt. Hinweis
Soll die Prüfung nur beim Schließen der Dokumentenübersicht bzw. -liste erfolgen, müssen Sie den Parameter auf die Ausprägung 1 - Beim Verlassen des DMS stellen. Soll die Prüfung beim Schließen von der Dokumentenübersicht bzw. -liste und auch beim Verlassen der NTCS erfolgen, müssen Sie den Parameter auf die Ausprägung 2 - Beim Verlassen von BMDNTCS und des DMS stellen. Standardmäßig wird die Prüfung, wie oberhalb beschrieben, beim Verlassen eines jeden Fensters mit Dokumentenbereich durchgeführt. |
Hinweis
 | Diese Sicherheitsabfrage erscheint bei allen Dokumenten, die zum Bearbeiten ausgecheckt und verändert worden sind, nicht nur bei MS-Office-Dokumenten! Voraussetzung ist, dass Sie die Änderungen gespeichert haben und das Dokument bereits geschlossen ist. |
| Archivieren | Ist diese Checkbox markiert, wird der aktuelle Stand des Dokuments ins DMS archiviert. Abhängig von der Einstellung für die Versionierung wird entweder eine weitere Version des Dokuments archiviert oder die bestehende Version überschrieben. |
| Löschen | Ist die Checkbox Löschen markiert, wird die lokale Arbeitskopie im Arbeitsverzeichnis gelöscht. Achtung! Die Originalversion im Archiv bleibt bestehen. |
| Ignorieren | Wenn Sie die Checkbox Ignorieren markieren, bleibt sowohl Ihre Arbeitskopie im Arbeitsverzeichnis als auch die Originalversion im DMS bestehen. |
Sollten Sie nicht sicher sein, ob die durchgeführten Änderungen am Dokument auch archiviert werden sollen, können Sie das Dokument über die Schaltfläche "Dokument ansehen" öffnen.
Hinweis "Dokumente in Bearbeitung"
| Haben Sie die Änderungen am Dokument gespeichert, dieses aber noch geöffnet, können Sie das Dokument nicht zurück ins DMS archivieren. Zusätzlich wird in der Spalte "Letzte Bearbeitung" der Hinweis angezeigt, dass dieses Dokument gerade "In Bearbeitung" ist, deshalb haben Sie auch nur die Möglichkeit, "Ignorieren" auszuwählen.  Damit Sie dieses Dokument ins Archiv zurückarchivieren können, wäre es am besten, das noch geöffnete Dokument zu speichern und dann zu schließen. Dann wird auch die Funktion zum Archivieren in diesem Fenster wieder aktiv und Sie können, wie oben bereits beschrieben, die Archivierung dieses Dokuments durchführen. |
Hinweis "Dokumente mehrmals im Arbeitsverzeichnis"
| Dokumente, die unter mehreren Dateiendungen im Arbeitsverzeichnis gespeichert sind, werden beim Schließen der Dokumentenübersicht bzw. -liste rot markiert dargestellt. Dieser Fall kann zum Beispiel eintreten, wenn Sie aus einer Exceldatei mit der Dateiendung .xls eine .xlsx- bzw. .pdf-Datei im Arbeitsverzeichnis erzeugen.  In solchen Fällen können Sie dann nur eines dieser Dokumente zurück ins DMS archivieren. Es wird in diesem Fenster jenes Dokument vorgeschlagen, welches die gleiche Dateiendung wie das Ursprungsdokument der Bearbeitung hat. Alle anderen werden mit Löschen vorgeschlagen, diese Vorschläge können Sie aber jederzeit manuell übersteuern. Wenn Sie zu einem Dokument die Checkbox Ignorieren aktivieren, kann keine andere Version dieses Dokumentes archiviert werden, eine Kombination aus Löschen und Ignorieren ist aber schon möglich. |
 | Siehe auch: |
