Mit der BMD Anbindung von MOXIS, dem digitalen Signatur-Service von XiTrust, können Dokumente zeit- und ortsunabhängig unterschrieben werden. Hier ist sowohl die Unterschrift mit einfacher Signatur als auch die qualifizierte Signatur mittels Handy-Bürgerkarte möglich. Dabei ist zu beachten, dass die qualifizierte Signatur der handgeschriebenen Unterschrift prinzipiell gleichgestellt ist.

Hinweis

Als Besitzer der BMD Com-Lizenz (Lizenzpaket 98) haben Sie die Möglichkeit, die digitale Unterschrift mit MOXIS von XiTrust zu testen. Dafür stehen Ihnen 20 Unterschriften gratis zur Verfügung, um diesen Prozess auszuprobieren. Weitere Informationen zum Testmodus erhalten Sie im Kapitel Testmodus MOXIS.

Beim Unterschreiben stehen folgende Varianten zur Verfügung:

Text: Unterschrift mit Tastatureingabe
Zeichnen: Freihändige Unterschrift
Bild: Unterschrift mit Bild

Anschließend wird ein Unterschriftenblatt oder Unterschriftenfeld (bei Verwendung von Platzhaltern) angedruckt.

Hinweis für Administratoren

Beim Signatur-Vorgang werden Sie auf eine Webseite beginnend mit https://externalsignature.moxis.cloud/... weitergeleitet.

Bitte beachten Sie, dass diese Adresse frei zugänglich sein muss.

Hinweis

Bei Dokumenten mit vielen Seiten kann der Unterschriftenprozess etwas länger dauern, da jede Seite nach Platzhaltern durchsucht wird.

1.1. Einfache Unterschrift

Für die einfach Unterschrift gibt es keine besonderen Anforderungen. Es erfolgt keine Identitätsprüfung beim Setzen der Unterschrift.

1.2. Qualifizierte Unterschrift

Für diese Art der Signatur ist eine registrierte ID-Austria-Signatur (Finanzamt) erforderlich.

Grundlegende Informationen finden Sie unter ID-Austria-Signatur.

1.3. Unterschrift mit xIDENTITY

Mit xIDENTITY von XiTrust können Sie sich eine international gültige digitale Identität ausstellen lassen, mit der Sie rechtsgültig digital signieren können. Sobald Sie als Unterschreiber über diese Identität verfügen, können Sie den Moxis-Unterschriftenprozess für die qualifizierte Signatur jederzeit korrekt durchführen und gültig signieren. Sie geben beim Unterschriftenprozess einfach Ihre Zugangsdaten der xIDENTITY ein, der Rest läuft im Hintergrund über A-Trust. Weitere Informationen erhalten Sie unter https://www.xitrust.com/en/xidentity/.

2. Parametereinstellungen

Die Parameter für MOXIS können Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → "Digitale Signatur" setzen.

2.1. Parameter für Zugangsdaten

Um die digitale Unterschrift mit MOXIS verwenden zu können müssen Sie zuerst folgende Parameter setzen, damit eine Verbindung zum Signatursystem von XiTrust hergestellt werden kann:

XiTrust-API-URL	Hinterlegen Sie hier die von XiTrust per E-Mail übermittelten Zugangsdaten: URL des XiTrust Webservices
XiTrust-API-Key	Hinterlegen Sie hier die von XiTrust per E-Mail übermittelten Zugangsdaten: Schlüssel für die Authentifizierung
XiTrust-API-Passwort	Hinterlegen Sie hier die von XiTrust per E-Mail übermittelten Zugangsdaten: Passwort für die Authentifizierung
XiTrust-Auftraggeber	Hinterlegen Sie hier die von XiTrust per E-Mail übermittelten Zugangsdaten: Name bzw. Kennung des Auftraggebers
XiTrust-Prozess-ID	Hinterlegen Sie hier die von XiTrust per E-Mail übermittelten Zugangsdaten: Kennzeichnung des jeweiligen Prozesses

Hinweis

Ihre Zugangsdaten erhalten Sie nach Kauf der Lizenz von XiTrust zur Verfügung gestellt.

2.2. Parameter für Aufgabenerstellung

Im Zuge eines Unterschriftenprozesses werden für Mitarbeiter mit NTCS Benutzer bzw. für BMD Com-Benutzer Aufgaben erstellt. Auch kann sich der Ersteller des Unterschriftenprozesses in Form einer Aufgabe oder E-Mail informieren lassen, sobald dieser abgeschlossen ist. Diese Einstellungen bzw. mit welcher Kategorie die Aufgaben erstellt werden, können Sie in folgenden Parametern definieren.

Kategorie für Unterschriftenaufgabe	In diesem Parameter können Sie die Kategorien hinterlegen, mit denen die Signaturaufgaben für die Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer angelegt werden sollen, bzw. festlegen, wie die Aufgaben bez. der Rückmeldung des Signaturprozesses an den Prozessersteller angelegt werden sollen.
Automatische Rückmeldung des Unterschriftenprozesses	In diesem Parameter können Sie festlegen, ob Sie als Ersteller eines Unterschriftenprozesses eine Rückmeldung erhalten möchten und wenn ja, ob diese in Form einer E-Mail oder Aufgabe erfolgen soll. 1 – Nein / Keine automatische Rückmeldung 2 – Aufgabe für Prozessersteller 3 – E-Mail an Prozessersteller

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3. Unterschreiben im Report

Beim Unterschreiben von Reports stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

3.1. Ohne Platzhalter

Bei der Unterschrift ohne Platzhalter muss beim Ausführen der Funktionen "Archivieren" oder "E-Mail" in den nachfolgenden PDF-Einstellungen im Punkt "Signatur" lediglich die Option "Mit Signatur-Service signieren" ausgewählt werden. Nach der Auswahl, ob mit einfacher oder qualifizierter Unterschrift signiert werden soll, werden Sie direkt zu MOXIS weitergeleitet.

3.2. Mit Platzhalter

Bei der Verwendung von Platzhaltern ist am Report wie folgt vozugehen:

1. Einfügen eines Rechtecks

2. Festlegen des Typs auf Unterschrift

Anschließend kann der Vorgang wie bei der Signatur ohne Platzhalter fortgesetzt werden.

Achtung!

Achten Sie darauf, dass der Platzhalter ausreichend groß ist, da sonst der QR-Code der Unterschrift nicht angedruckt werden könnte.

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4. Besonderheiten in BMD Scan

Die Funktionen der MOXIS-Signatur findet man im Reiter "Stempeln/Signieren" im Bereich "Signieren".

Ablauf

Zuerst die einfache oder qualifizierte Unterschrift auswählen und anschließend am Dokument einen oder mehrere Platzhalter aufziehen (pro Unterschrift ein Platzhalter) – in der Informationsleiste erscheint der Hinweis, dass Platzhalter für eine Signatur gesetzt worden sind.

In diesem Schritt kann man die Größe und die Position der Platzhalter noch verändern, indem man diesen erneut auswählt. Wenn Größe und Position der Platzhalter passen, dann können diese mit der Funktion "Fixieren" am Dokument fixiert werden.

Im nächsten Schritt kann man die Funktion "Signieren" rechts in der Informationsleiste wählen. Dies muss jedoch nicht sofort geschehen. Das Dokument kann mit den gesetzten Platzhaltern gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt verwendet werden.

Hinweis

Die gesetzten Signaturen sind dann auch im Fenster "Vorschaubilder" unter dem Punkt "Signaturen" ersichtlich.

5. Verbindung zum DMS

Mit der Funktion "Unterschriften" in der Dokumentenübersicht bzw. -liste können Sie einfach PDF-Dokumente zum Unterschreiben an ausgewählte Unterzeichner verteilen. Bei Bedarf können Sie in diesem Fenster auch weitere Dokumente zuordnen, die von den gewählten Unterzeichnern im gleichen Unterschriftenprozess unterzeichnet werden sollen.

Hinweis

Dokumente, die bereits unterschrieben bzw. anderweitig verschlüsselt sind, können nicht unterschrieben werden. Sie erhalten folgende Meldung:

5.1. Unterzeichner zuordnen

In diesem Dialog können Sie die gewünschten Unterzeichner zuordnen, die das Dokument unterschreiben sollen.

Sie können Mitarbeiter und BMD Com-Benutzer als Unterzeichner zuordnen. Für diese wird eine Aufgabe angelegt, über die der Unterschriftenprozess dann durchgeführt werden kann. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Dokument unterzeichnen in NTCS und Dokument unterzeichnen in BMD Com.

Hinweis

Wird ein BMD Com-Benutzer als Unterzeichner zugeordnet, wird das Feld "Freigabe für Kunde" am Dokument automatisch auf "freigegeben" gesetzt. Wird der Unterschriftenprozess abgebrochen, wird das Feld wieder auf "keine Freigabe" gesetzt.

Sie können aber auch alle anderen Personen mit E-Mail-Adressen zuordnen, die keinen NTCS Benutzer oder BMD Com-Benutzer besitzen. Diese bekommen eine E-Mail mit einem Link zugesendet, über den der Unterschriftenprozess in Folge durchgeführt werden kann. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Kapitel Digitale Unterschrift über den Unterschriftenlink.

Hinweis

Sie können so lange weitere Mitarbeiter zuordnen bzw. wegordnen, solange noch keine der zugeordneten Personen eine Unterschrift gesetzt hat. Sobald einer oder alle unterschrieben haben, können Sie auch an den ausgewählten Unterzeichnern nichts mehr ändern. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter dem Punkt Unterschriftenprozess abbrechen.

5.2. Platzhalter erstellen

In diesem Fenster können Sie im rechten Bereich mit der Funktion "Platzhalter erstellen" die Positionen definieren, an denen die Unterschrift gesetzt werden soll. Nach Betätigen der Funktion wird das Dokument in BMD Scan geöffnet und Sie können die Platzhalter an den gewünschten Stellen platzieren.

Hinweis

Es muss aber mindestens ein Unterzeichner zugeordnet sein, damit Sie diese Funktion ausführen können - andernfalls erhalten Sie folgende Meldung:

Wenn am Dokument nur ein Platzhalter existiert, wird dieser dem Unterzeichner beim Zuordnen automatisch zugewiesen. Wenn es mehrere Platzhalter am Dokument gibt, müssen Sie die Zuordnung selbst über die Bearbeitung eines zugeordneten Unterzeichners zuweisen - also auswählen, welcher Unterzeichner in welchem Platzhalter unterschreiben soll.

Wenn Sie Platzhalter definieren, müssen die Anzahl der Platzhalter und die zugeordneten Personen immer übereinstimmen, damit die Aufgaben zum Unterschreiben erstellt werden.

5.3. Unterschriftenseite

Sie können auf die Platzhalter verzichten, in diesem Fall wird eine zusätzliche Unterschriftenseite dem Dokument am Ende angehängt. Sie können in solchen Fällen im Feld "Unterschriftenseite" je Unterzeichner definieren, ob dieser mit einer Einfachen Unterschrift oder mit einer Qualifizierten Unterschrift unterzeichnen soll. Alternativ können Sie dazu auch die Funktion Qualität der Unterschriftenseite verwenden.

Über den Parameter XiTrust Standardsignatur können Sie definieren, wie dieses Feld beim Start des Fensters vorgeschlagen wird. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Digitale Signatur.

XiTrust-Standardsignatur

In diesem Parameter können Sie definieren, ob Sie standardmäßig mit der einfachen Unterschrift oder mit der qualifizierten Unterschrift arbeiten wollen. Dieser Parameter ist relevant, wenn Sie mit einer Unterschriftenseite arbeiten und keine Platzhalter im Dokument definieren.

Hinweis

Nicht möglich ist aber eine Mischform (d. h., nur für einen Teil der zugeordneten Unterschreiber wird ein Platzhalter erstellt). Dies hat zur Folge, dass keine Aufgaben angelegt werden. Es müssen entweder für alle zugeordneten Personen Platzhalter erstellt werden oder für keine der zugeordneten Personen.

5.4. Weitere Dokumente zur Unterschrift

Sie haben die Möglichkeit, zu einem Unterschriftenprozess gleiche weitere Dokumente zu diesem Unterschriftenprozess zuzuordnen. Mit der Funktion Weitere Dokumente zur Unterschrift können Sie jene Dokumente zuordnen, die in einem Schritt von den ausgewählten Unterzeichnern unterschrieben werden sollen.

Hinweis

Voraussetzung ist, dass alle zugeordneten Unterzeichner immer auf allen Dokumenten unterschreiben müssen. Wenn Sie mit Platzhaltern arbeiten und nicht auf allen Dokumenten die gleiche Anzahl an Platzhaltern definieren, erhalten Sie nachfolgende Hinweismeldung und das Fenster wird erneut geöffnet, um die fehlenden Einstellungen vorzunehmen.

5.5. Dokument unterzeichnen in NTCS

Durch das Ausführen der Aufgabe wird das Dokument zur Vorschau geöffnet und Sie können wählen, ob Sie die Unterschrift platzieren möchten oder ob Sie das Unterschreiben ablehnen.

Bei "Signieren" bekommen Sie die Möglichkeit, das Dokument auf 3 verschiedene Arten zu unterschreiben. Details dazu unter dem Punkt Allgemein dieser Dokumentation. Bei "Ablehnen" können Sie noch eine Begründung eintragen.

Sobald ein Unterzeichner abgelehnt hat, werden auch alle noch offenen Aufgaben automatisch erledigt. Ist der Status des Unterschriftenprozesses "Abgelehnt", können Sie diesen über die Funktion Unterschriften zurücksetzen erneut starten. Dadurch werden die Aufgaben für die Unterzeichner wieder erstellt.

Hinweis

Wenn Sie alle gewünschten Unterzeichner zu unterschiedlichen Zeitpunkten zuordnen und dazwischen den Zuordnungsdialog der Unterzeichner schließen, muss das Dokument auch in der Reihenfolge lt. Zuordnung der Personen unterschrieben werden. Sie bekommen folgende Meldung, wenn noch Unterschriften von Personen fehlen, die vor Ihnen als Unterzeichner zugeordnet worden sind.

Achtung: Die Reihenfolge muss nur eingehalten werden, wenn Sie bei den Unterzeichnern die Art der Unterschrift mischen. Das heißt, für einen Unterzeichner ist definiert, dass dieser mit einer einfachen Unterschrift unterzeichnen muss, ein anderer muss mit einer qualifizierten Unterschrift unterzeichnen. Ist bei allen Unterzeichnern die gleiche Art der Unterschrift eingestellt, ist die Reihenfolge der Unterzeichnung unerheblich.

5.6. Kontrolle Unterschriftenprozess

In diesem Fenster können Sie auch sehen, in welchem Status sich der Unterschriftenprozess befindet - d. h., wer hat schon unterschrieben, welche Unterschriften fehlen noch, hat jemand die Unterschrift abgelehnt inkl. Begründung etc.

Hier können Sie auch den Prozess-Status sehen, ob dieser noch "In Arbeit" oder bereits abgeschlossen ist. Sie können auch direkt in der Dokumentenübersicht bzw. -liste im Feld "Unterschriftsstatus" schnell den Status des gesamten Unterschriftenprozesses kontrollieren.

Unterschriftsstatus

In diesem Feld wird der Status des Unterschriftenprozesses für dieses Dokument angezeigt. Folgende Ausprägungen sind hier möglich:

	Der Unterschriftenprozess ist In Arbeit - d. h., es müssen noch ein oder mehrere Personen das Dokument unterzeichnen. Solange noch keiner der zugeordneten Personen unterzeichnet hat, können Sie die Unterzeichnerzuordnung noch ändern.
	Der Unterschriftenprozess ist Erfolgreich erledigt - d. h., alle ausgewählten Personen haben das Dokument unterzeichnet. Bei diesem Status kann am Dokument nichts mehr geändert werden, ebenso kann die Unterzeichnerzuordnung nicht mehr angepasst werden. Auch der Abbruch des Unterschriftenprozesses ist hier nicht mehr möglich - wenn dieser erneut gestartet werden muss, dann müssen Sie das Dokument neu archivieren.
	Der Unterschriftenprozess ist Abgelehnt - d. h., eine der ausgewählten Personen hat die Unterzeichnung des Dokuments abgelehnt. Hier haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten, wie Sie dieses Dokument weiterbehandeln können. Sie lassen das Dokument aus Dokumentationszwecken mit diesem Status bestehen. Sie brechen den Unterschriftenprozess ab und starten diesen erneut.
	Der Unterschriftenprozess ist Abgebrochen - d. h., der komplette Unterschriftenprozess wurde von einer Person bewusst abgebrochen. Hier können Sie den Unterschriftenprozess ganz einfach neu starten bzw. auch die Unterzeichnerzuordnung ändern.
	Der Unterschriftenprozess ist Abgelaufen - d. h., wenn man die Aufgabe schon einmal ausgeführt hat, aber die Unterschrift nicht setzt, hat man danach noch 90 Tage Zeit, den Prozess zu beenden. Geschieht das nicht innerhalb dieser 90 Tage, ist der Unterschriftenprozess abgelaufen.

Hinweis

Wenn ein Dokument erfolgreich über MOXIS von allen Zuständigen signiert bzw. der Unterschriftenprozess abgebrochen oder abgelehnt worden ist, kann dieses Dokument wieder gelöscht werden. Das Löschen und Bearbeiten wird nur mehr verhindert, wenn sich ein Dokument noch in einem laufenden Signaturprozess befindet.

Weitere Informationen zur Vorgehensweise bei dieser Form der digitalen Unterschrift erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Unterzeichner bzw. in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.

5.7. Unterschriftenprozess abbrechen

Solange noch nicht alle Unterzeichner unterschrieben haben, kann der Unterschriftenprozess über diese Funktion noch abgebrochen werden. Das heißt, alle noch offenen Aufgaben werden gelöscht und die bereits gesetzten Unterschriften vom Dokument wieder entfernt.

Hinweis

Wenn bereits alle Unterschriften gesetzt sind, ist der Prozess-Status Unterschrieben.

In diesem Stadium kann dieser Prozess nicht mehr abgebrochen werden. Die einzige Möglichkeit ist, dieses Dokument erneut zu archivieren und den Unterschriftenprozess zu starten.

5.8. Hintergrundinformationen

Das Dokument bleibt während des gesamten Unterschriftenprozess ausgecheckt und ist dadurch zur Bearbeitung gesperrt. Das verhindert, dass dieses Dokument durch irgendeinen Benutzer während des Unterschriftenprozesses bearbeitet bzw. verändert wird.
Nachdem der Unterschriftenprozess erfolgreich erledigt ist, wird der Check-out-Status des Dokumentes wieder entfernt. Ein Bearbeiten eines unterschriebenen Dokuments ist danach nicht mehr möglich, diese Funktion ist inaktiv.
Wenn ein Dokument erfolgreich über MOXIS von allen Zuständigen signiert bzw. der Unterschriftenprozess abgebrochen oder abgelehnt worden ist, kann dieses Dokument wieder gelöscht werden. Das Löschen wird verhindert, wenn sich ein Dokument in einem laufenden Signaturprozess befindet.
Seitens BMD genügt die "XiTrust-Basislizenz" - es muss hier kein eigenes Unterschriftenkontingent erworben werden. Bei MOXIS wird aber jede Unterschrift differenziert nach einfach und qualifiziert gezählt, d. h., Sie müssen die für Sie nötigen Pakete direkt bei XiTrust erwerben.

6. Verbindung zum Klientenportal BMD Com

6.1. Voraussetzung für die Verwendung in BMD Com

Die Voraussetzungen für die Verwendung von MOXIS in BMD Com sind folgende:

Passive Com-Lizenz
Korrekte Mitarbeiter-Zuordnung der BMD Com-Benutzer

Hinweis

Für die korrekte Mitarbeiter-Zuordnung ist es notwendig, unter der Kundennummer des jeweiligen BMD Com-Benutzers in den CRM-Stammdaten einen Mitarbeiter anzulegen und diesen im Feld "User-ID" mit dem BMD Com-Benutzer zu verknüpfen

Automatische Verknüpfung eines Mitarbeiters mit einem BMD Com-Benutzer:

Durch die Aktivierung des Feldes "BMD Com-User anlegen" am Firmenstamm, wird bei Erfassung eines neuen Mitarbeiters unter dieser Firma automatisch ein BMD Com-Benutzer erstellt.

6.2. Zuordnung eines BMD Com-Users im DMS

Die Zuordnung der BMD Com-User erfolgt im Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der NTCS.

Nähere Details hierzu finden Sie unter Verbindung zu DMS.

6.3. Dokument unterzeichen in BMD Com

Nach erfolgter Benutzer-Zuteilung im DMS wird auf der Klientenplattform BMD Com im Bereich CRM in der Kachel "Aufgaben" eine neue Aufgabe angelegt.

Hinweis

Die Aufgaben werden über das Briefsymbol, welches sich in der rechten oberen Ecke der Plattform befindet, angezeigt und lassen sich hier per Mausklick aufrufen.

Mit der Funktion "Ausführen" öffnet sich das Moxis-Unterschriftentool.

Nach Betätigen der Funktion "Freigeben" können Sie das Dokument unterzeichnen.

Nachdem das Dokument unterzeichnet und die Funktion "Unterschreiben" durchgeführt worden ist, können Sie das Fenster schließen.

Das unterzeichnete Dokument kann nach dem Ausführen in BMD Com unter CRM → Dokumente oder den erledigten Aufgaben eingesehen werden.

7. Digitale Unterschrift über Unterschriftenlink

Die digitale Unterschrift über einen Unterschriftenlink ermöglicht den Versand einer E-Mail mit einem entsprechenden Link zur Unterschrift. Die Person, die den Link erhält, hat die Möglichkeit, das Dokument digital zu unterschreiben, ohne einen BMD NTCS Benutzer oder BMD Com-Benutzer zu benötigen.

7.1. Voraussetzung für Verwendung des Unterschriftenlinks

Die Vorrausetzungen für die Verwendung von MOXIS über Unterschriftenlink:

XiTrust-Basislizenz bei BMD
Unterschriftenguthaben bei BMD
BMD NTCS DMS Lizenz
BMD Web CRM Lizenz
Unterschriftenpaket der Firma XiTrust

7.2. Guthaben kaufen

Zusätzlich zu den oben genannten Voraussetzungen müssen Sie auch ein Guthaben für Unterschriften-Links kaufen. Im Fenster "Unterzeichner" wird Ihnen im Bereich "Ausgewählte Unterzeichner" das aktuelle Guthaben dargestellt. Mit dem gelben Plus daneben können Sie zusätzliches Guthaben erwerben.

Seitens BMD werden die Unterschriften wie folgt gezählt:

Durch das Hinzufügen einer externen Person wird eine Unterschrift im Hintergrund "reserviert", aber gleich vom aktuell angezeigten Guthaben abgezogen.

Wird die Unterschrift durchgeführt, wird diese endgültig gezählt und bleibt vom aktuellen Guthaben abgezogen.
Diese wird auch dann gezählt, wenn der gesamte Unterschriftenprozess nach dem ersten Unterzeichner abgebrochen wird. Die reservierten Unterschriften jener Unterzeichner, die noch nicht unterschrieben haben, werden jedoch beim aktuellen Guthaben wieder gutschrieben.
Wird der Unterschriftenprozess vor der ersten Unterschrift abgebrochen, werden alle reservierten Unterschriften wieder freigegeben und beim aktuellen Guthaben gutgeschrieben.

Unterschreibt die gleiche Person mehrfach im selben Dokument, wird je Visualisierung eine Unterschrift gezählt.
Unterschreibt die gleiche Peson über einen Link (= Unterschriftenprozess) verschiedene Dokumente, wird auch je Visualisierung eine Unterschrift gezählt.

7.3. Zuordnung der unterzeichnenden Personen im DMS

Die Unterschriftenlinks können an folgende Personengruppen versendet werden:

Diverse Personen
Kunden der eigenen Firma bzw. Firmengruppe

Die Zuordnung erfolgt über die Dokumentenliste oder Dokumentenübersicht. Im Fenster wählen Sie zunächst das zu unterzeichnende PDF-Dokument aus. Danach rufen Sie im Fenstermenü unter Funktionen → Signatur/Unterschrift (nur PDF) → Unterschriften auf. Im anschließenden Fenster "Unterzeichner" können Sie eine oder mehrere Personen auswählen, die das Dokument signieren sollen.

Nach Abschluss der Zuordnung der Personen erhalten diejenigen ohne hinterlegten BMD NTCS Benutzer bzw. BMD Com-Benutzer eine E-Mail. Der Versand der E-Mail erfolgt immer im Vordergrund über das E-Mail-Programm, damit diese vor dem Versand noch angepasst werden kann.

Hinweis

Die versendete E-Mail kann individuell angepasst werden. Dafür wird eine Standardbriefvorlage benötigt, die unter CRM → Kommunikation → Standardbrief angelegt werden kann. Nachdem die Vorlage entsprechend erstellt worden ist, muss diese in folgenden Parametern hinterlegt werden:

E-Mail-Vorlage für Unterschriftenlink

Wählen Sie hier die E-Mail-Vorlage für die Versand-E-Mail, mit der der Unterschriften-Link von XiTrust versendet wird.

Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Link → Allgemein → Dokumente.

Ist in diesem Parameter keine Standardbriefvorlage hinterlegt bzw. haben Sie keine Lizenz für den Standardbrief, wird eine E-Mail mit einer von BMD ausgelieferten Standard-HTML-Vorlage geöffnet. Da auch dies im Vordergrund geschieht, können Sie jederzeit noch Anpassungen am E-Mail-Text vornehmen.

Wenn der Empfänger der E-Mail auf den Link klickt, öffnet sich das zu unterschreibende Dokument in der BMD Web. Nachdem die unterschreibende Person die Schaltfläche "Unterschreiben" auswählt, kann der Signaturprozess gestartet werden.

8. Testmodus MOXIS

Als Besitzer der BMD Com-Lizenz (Lizenzpaket 98) haben Sie die Möglichkeit, die digitale Unterschrift mit MOXIS von XiTrust zu testen. Dafür stehen Ihnen 20 Unterschriften gratis zur Verfügung, um diesen Prozess auszuprobieren. Weitere Lizenzen bzw. Einstellungen sind für diesen Testmodus nicht nötig.

Vor jedem Start eines Unterschriftenprozesses in der NTCS – egal ob im BMD Scan, aus einer Ausdrucksvorschau oder direkt im DMS – erhalten Sie vorab eine Hinweismeldung, wie viele Unterschriftenprozesse Ihnen noch zur Verfügung stehen:

Ist das Kontingent der 20 Unterschriften aufgebraucht, bekommen Sie die Meldung, dass Sie sich mit dem BMD Verkauf in Verbindung setzen sollen, wenn Sie die Unterschriftenfunktionalität weiter benutzen möchten.

Hinweis

Sobald Sie in den Parametern, die unter Punkt 2 Parametereinstellungen beschrieben sind, Werte hinterlegen, wird der Testmodus automatisch deaktiviert.

In folgendem Abschnitt sind Anwendungsbeispiele aus der Praxis beschrieben, mit denen Sie Ihre Unterschriftenprozesse durchspielen können.

9. Anwendungsbeispiele aus der Praxis

9.1. Steuererklärungen via BMD Com und my BMD Com unterschreiben

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Steuererklärungen schnell und komfortabel Ihren Mandanten in Form einer Aufgabe zum Unterschreiben zur Verfügung stellen können.

9.1.1. Erforderliche Einstellungen begzüglich BMD Com bzw. my BMD Com

Damit der BMD Com-Benutzer Dokumente unterzeichnen kann, sind folgende Dinge erforderlich:

Der BMD Com-Benutzer muss einem Mitarbeiter des Mandanten im Feld "User-ID" zugeordnet sein.
- Öffnen Sie dazu die Benutzer-Auswahl mit dem F4-Button vor dem Feld.
- Wechseln Sie in der Combo-Box rechts oben auf "BMD Com-Benutzer" und wählen den gewünschten Benutzer aus.
Der BMD Com-Benutzer muss einer Benutzergruppe zugeteilt sein, die über die Berechtigung für die Aufgaben verfügt.

9.1.2. Unterschriftenprozess auslösen

Öffnen Sie den Steuer-Navigator und wählen Sie einen Kunden und das gewünschte Jahr aus. Klicken Sie im Navigator auf "Alles drucken", wenn Sie alle Steuererklärungen in einem PDF haben möchten bzw. auf eine einzelne Steuererklärung, wenn Sie nur diese separat zum Unterschreiben zur Verfügung stellen möchten.

Die gewählten Steuererklärungen werden Ihnen dann in einem Vorschaufenster dargestellt, die violetten Platzhalter für die Unterschriften sind bereits an den richtigen Stellen vordefiniert.

Klicken Sie im Anschluss auf "Archivieren" in der Menüleiste oben und im anschließenden Dialog aktivieren Sie im linken Bereich die Option "Signatur".

Im rechten Bereich stehen Ihnen die Detaileinstellungen bez. Signatur zur Verfügung.

Combobox: Wählen Sie hier "Mit Signatur-Service signieren" aus.
Combobox: Definieren Sie hier, ob eine einfache Unterschrift für Sie ausreichend ist oder ob Sie eine qualifizierte Unterschrift in Verbindung mit ID-Austria benötigen.
Combobox: Stellen Sie hier die Ausprägung "Unterschriftenprozess aus DMS starten" ein, damit Sie das Dokument zur Unterschrift an einen oder mehrere BMD Com-Anwender/innen geben können.

Wenn Sie den oben angezeigten Dialog mit "Ok" bestätigen, erhalten Sie noch diesen Dialog.

Hier wird Ihnen die Anzahl an Unterschriften bereits vorgeschlagen – anhand der Anzahl der Platzhalter, die es im Dokument gibt.

Achtung: Wenn Sie hier eine abweichende Anzahl einstellen, dann erfolgen die Unterschriften nicht mehr in den Platzhaltern, sondern auf einer eigenen Unterschriftenseite am Ende des Dokuments.

Über die 2 Checkboxen können Sie noch Folgendes einstellen:

Checkbox: Wenn Sie diese aktivieren, dann werden die Platzhalter für die Unterschrift ignoriert und alle Unterschriften werden auf einer abschließenden Unterschriftenseite zusammengefasst.
Checkbox: Setzen Sie diese Option, wenn alle Unterschriften die gleiche Person leisten muss. Dies hat den Vorteil, dass der Unterzeichner nur einmal unterschreiben muss und die Unterschrift wird dann für alle definierten Platzhalter herangezogen.

Wenn Sie diesen Dialog anschließend mit "Ok" bestätigen, erscheint die Beschlagwortungsmaske für die Dokumentenarchivierung. Hier gehen Sie wie üblich bei einer Dokumentenarchivierung vor und klicken abschließend auf "Speichern und schließen".

Abschließend erscheint automatisch der Dialog zur Definition der Unterzeichnenden. Hier können Sie die BMD Com-Benutzer auswählen, denen Sie das Dokument zum Unterschreiben zur Verfügung stellen wollen. Ordnen Sie mit den schwarzen Zuordnungspfeilen die gewünschten Personen vom linken Bereich "BMD Com-Benutzer" nach rechts zu.

Hinweis

Wenn Sie mit Platzhaltern arbeiten und nicht mit einer Unterschriftenseite, ordnen Sie genau jene Anzahl an Unterzeichnern zu, die es auch an Platzhaltern im Dokument gibt – außer Sie haben die Option "Dieselbe Unterschrift für alle Platzhalter" aktiviert, dann reicht immer ein Unterzeichner.

Nachdem Sie diese Punkte alle erledigt haben, klicken Sie auf "Übernehmen" und das Dokument wird in Form einer Aufgabe den BMD Com-Anwender/innen zur Verfügung gestellt.

Hinweis

Das Dokument wird automatisch für BMD Com freigegeben, wenn Sie einen BMD Com-Benutzer zuordnen.

9.1.3. Dokument unterschreiben

Die Unterzeichner steigen dann in BMD Com in die Aufgaben ein. Dort befinden sich alle Aufgaben, die unterzeichnet werden müssen. Mit "Ausführen" können Sie dann die Unterschrift leisten.

Es öffnet sich folgendes Fenster, in dem Ihnen das Dokument in einer Vorschau dargestellt wird und Sie können das Dokument so gleich nochmals prüfen. Mit dem Button "Zu Position" links, können Sie zu der Stelle springen, wo Ihre Unterschrift nötig ist.

Wenn das Dokument für Sie in Ordnung ist und die Unterschrift geleistet werden soll, klicken Sie auf "Freigeben". Sie erhalten dann folgende 3 Möglichkeiten zum Unterschreiben. Wählen Sie die gewünschte aus und klicken Sie auf "Freigeben".

Wenn eine qualifizierte Unterschrift nötig ist, dann läuft grundsätzlich alles gleich ab, die Schaltfläche heißt in diesem Fall "Signieren". Nachdem Sie die Variante gewählt haben und daraufklicken, kommt noch ein weiterer Dialog zur Verifizierung der Signatur mit ID-Austria.

Nachdem die Unterschrift durchgeführt worden ist, wird das Dokument mit einer neuen Version ins DMS zurückarchiviert und die Aufgabe ist erledigt.

9.2. Dokument aus DMS unterschreiben

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie ein bereits im DMS archiviertes Dokument ihren Klient/innen bzw. Mitarbeiter/innen zur Verfügung stellen.

9.2.1. Unterschriftenprozess auslösen

Sie können auch bereits im DMS archivierte Dokumente Ihren Mitarbeitern bzw. BMD Com-Usern zur Unterschrift in Form einer Aufgabe zur bereitstellen.

Steigen Sie dafür in die Dokumentenübersicht ein, selektieren Sie das gewünschte Dokument und starten Sie den Unterschriftenprozess mit der Funktion "Unterschriften".

Es öffnet sich im Anschluss der Dialog für die Zuordnung der Unterzeichner. Ordnen Sie die gewünschte Anzahl an Unterzeichnern zu, als Unterzeichner können eigene Mitarbeiter/innen sowie BMD Com-User. Zugeordnet werden.

Anschließend müssen Sie entscheiden, ob Sie eine Unterschriftenseite am Ende des Dokuments mit allen Unterschriften oder Platzhalter an einer bestimmten Stelle haben möchten. Wenn Sie Unterschriften an einer bestimmten Stelle haben möchten, wählen Sie "Platzhalter erstellen".

Es wird das Dokument im BMD Scan geöffnet, hier können Sie über die Funktion "Unterschriften Platzhalter" an der gewünschten Stelle die Platzhalter setzen. Entscheiden Sie, ob Sie eine einfache oder qualifizierte Unterschrift benötigen und ziehen Sie den Platzhalter an der gewünschten Stelle auf.

Hinweis

Erstellen Sie genau so viele Platzhalter, wie sie Unterzeichner zugeordnet haben.
Schließen Sie anschließend dieses Fenster und Sie gelangen zurück in das Fenster für die Zuordnung der Unterzeichner.

Die Platzhalter werden den Unterzeichnern automatisch zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung ändern möchten, dann klicken Sie auf das Stiftsymbol für die Bearbeitung und ändern die Zuordnung im Feld "Platzhalter".

Bestätigen Sie den Unterzeichnerdialog dann mit "Übernehmen" und das Dokument wird in Form einer Aufgabe den Mitarbeiter/innen in der NTCS bzw. den Kundinnen und Kunden in BMD Com zur Verfügung gestellt.

9.2.2. Dokument unterschreiben

Der Ablauf des Unterschreibens funktioniert genau gleich wie beim vorherigen Punkt, nur müssen die eigenen Mitarbeiter das Fenster "Aufgaben" in der NTCS starten und die Aufgabe für die Unterschrift dort ausführen.

Der Rest läuft dann gleich ab, wie davor beschrieben unter Punkt 9.1.3 Dokument unterschreiben.

10. Kontrolle der Unterschriftenprozesse

Im Fenster "Unterschriften" unter CRM → DMS erhalten Sie einen Überblick über alle Unterschriftenprozesse, die gestartet bzw. auch schon beendet sind. Sie sehen in diesem Fenster, welche Dokumente bei welchen Unterzeichnern noch offen sind, und bei Bedarf können auch noch Änderungen am Unterschriftenprozess getätigt werden.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Unterschriften.

11. Aktualisierung der Unterschriftenprozesse

Mit dem Stapel Aktualisieren der Unterschriftenprozesse (MCS_UPDATEDIGSIGNSTATE) können die Status der Unterschriften automatisch aktualisiert werden.

Hintergrund: Manchmal kommt es vor, dass die Unterzeichner das Fenster (über die Weboptionen) zu schnell schließen, obwohl "Bitte warten" etc. sichtbar ist. Dies führte dazu, dass, obwohl die digitale Signatur bereits geleistet war, BMD NTCS den neuen Status nicht mitbekommen hat. Durch diesen Stapel werden diese Aktualisierungen dann korrekt durchgeführt und die Status gesetzt.

Diese Aktualisierung wird auch durchgeführt, wenn Sie das Fenster Unterschriften unter CRM → DMS starten.

Siehe auch:

Unterzeichner
Unterschriften