Verschieben in Archiv
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → DMS → Dokumentenübersicht/Dokumentenliste → Funktionen → Verschieben/Verteilen/Verweise → Verschieben in ArchivIn diesem Fenster können Sie angeben, in welches Archiv und mit welchen Personen ein Dokument verschoben werden soll.
 | Dieses Fenster wird nur geöffnet, wenn Sie den Parameter Verschieben in Archiv auf die Ausprägung Mehrfachverschieben gestellt haben. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.
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Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Hier können Sie das Archiv auswählen, in welches die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die weiteren Pflichtfelder für diese Dokumente im Zielarchiv festlegen.
Archiv | In diesem Feld müssen Sie das Archiv auswählen, in das alle selektierten Dokumente verschoben werden sollen. |
Person | Hier können Sie die Person auswählen, auf der die Dokumente im Zielarchiv abgelegt werden sollen. |
Sachbearbeiter | Hier können Sie den Sachbearbeiter auswählen, der auf die Dokumente im Zielarchiv geschrieben werden soll. |
Hinweis
| Beim Verschieben mehrerer Dokumente in ein anderes Archiv der gleichen Firma können die Eingaben in den Feldern "Person" und "Sachbearbeiter" entfallen, weil diese Personen im Zielarchiv identisch vorhanden sind. Es steht dies auch als Hinweis neben dem Feld:  Bleibt das Feld Person leer und die aktuelle Person des Dokuments existiert in der Firma des Zielarchivs nicht, werden diese Dokumente nicht verschoben. Bleibt das Feld Sachbearbeiter leer und es existiert aber die Person des Dokuments im Zielarchiv oder diese wird im oben gezeigten Dialog eingetragen, dann werden die Dokumente in das Zielarchiv verschoben, das Feld "Sachbearbeiter" am Dokument wird aber geleert. |
Kategorie | Fehlende Dokumentenkategorien werden im Zielarchiv automatisch angelegt, sollte es diese noch nicht geben. Diese Anlage der Kategorie erfolgt aber nur, wenn Sie die Berechtigung für die Anlage der Dokumentenkategorie besitzen. Haben Sie die Berechtigung nicht, wird neben dem Feld folgender Hinweis angezeigt:  Sollte die Berechtigung für die Kategorieanlage nicht vorhanden sein und es befinden sich Dokumente in der Auswahl mit Kategorien, die es im Zielarchiv nicht gibt, werden diese Dokumente nicht verschoben. Eine entsprechende Protokollierung erfolgt im anschließend geöffneten Logfile. |
Hinweis
| Fehlt generell die Berechtigung um ein Archiv zu bearbeiten, gelangen Sie zum Hinweis, dass Sie keine Berechtigungen besitzen, Dokumente aus dem Archiv zu bearbeiten. Diese Meldung erscheint, sobald Sie das entsprechende Archiv im Einstiegsfeld auswählen:  |
Sollten ein oder mehrere Dokumente nicht verschoben werden können, erhalten Sie eine Abschlussmeldung, in der die Anzahl der korrekt verschobenen bzw. ignorierten Dokumente aufgelistet wird.
Anschließend wird ein Logfile geöffnet mit den Gründen, warum nicht verschoben werden konnte.
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