Archive
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → ArchiveIn diesem Fenster werden alle verfügbaren Archive angezeigt.
Viele Unternehmen nutzen nur ein Archiv. Mehrere Archive können z. B. aus Berechtigungsgründen notwendig werden, ...
- wenn für jede Firma ein eigenes Archiv verwendet werden soll,
- wenn Sie ein Privatarchiv betreiben möchten,
- weil Sie als Steuerberatungskanzlei je Mandant ein Mandantenarchiv für die Ablage der Dokumente benötigen.
Weitere Archive können in diesem Fenster angelegt werden.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Mandantenarchiv erstellen | Mit dieser Funktion können Sie zu einer Mandantenfirma ein eigenes Mandantenarchiv erstellen. Hinweis
Detaillierte Informationen zum Erstellen eines Mandantenarchivs erhalten Sie in der Hilfe zum Mandantenarchiv. Dazu empfehlen wir auch das Lernvideo  Wie erstellt man ein Mandantenarchiv und wofür benötigt man es? | ||
 Archive zusammenführen | Ermöglicht es, zwei Archive zu einem zusammenzuführen. Siehe dazu die Fensterhilfe Archive zusammenführen. | ||
 Mandantendokumente archivieren | Mit dieser Funktion können Sie Mandantendokumente, die im Zuge eines Fibu-Imports angelegt worden sind, ins DMS archivieren. Beim Klick auf diese Funktion wird folgender Dialog geöffnet, in dem Sie die Firma und die Fibus festlegen müssen, deren Dokumente ins DMS übernommen werden sollen.  Die Archivierung erfolgt in das Mandantenarchiv zur ausgewählten Firma. Für diese Funktion gilt als Voraussetzung, dass dieses Archiv bereits existiert. Eine automatische Anlage eines Archivs erfolgt im Zuge dieser Funktion nicht. Die Metadaten wie Person, Betreff etc. des Dokuments werden grundsätzlich von den Buchungen ermittelt. Als Dokumentenkategorie wird die Standardkategorie des Archivs verwendet. Bitte beachten Sie, dass je nach Anzahl der Dokumente dieser Vorgang mehrere Stunden dauern kann, weil die Dokumente im Zuge der Archivierung auch gleich auf den richtigen Speicherpfad verschoben werden. Hinweis
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 Schlagwortsuchtext aktualisieren | Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente für die Schlagwortsuche einrichten. |
| Dokumente auf Archivstamm-Pfad verschieben | Mit dieser Funktion können Sie für ein gesamtes Archiv bzw. alle Archive in der NTCS eine Pfadbereinigung durchführen. Bei Ausführen der Funktion wird das Fenster Dokumente auf Archivstamm-Pfad verschieben geöffnet, in dem Sie die gewünschten Einstellungen treffen können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumente auf Archivstamm-Pfad verschieben. |
Standardfeldauswahl Archive
Hintergrundinformationen
Bei der Anlage eines Archives sind die Felder "Firma", "Standardkategorie" und "Standardperson" besonders zu beachten.
Am Archiv finden Sie das Feld "Vorschlag Datenb. bearbeiten". Wird in diesem Feld eine Datenbesitzergruppe hinterlegt, wird diese auf jedes Dokument, das in diesem Archiv archiviert wird, durchgeschrieben. Damit wird sichergestellt, dass man anhand des Datenbesitzers auch bei replizierten Dokumenten erkennt, wer zur Bearbeitung berechtigt ist. Die Datenbesitzergruppe wird sowohl bei der manuellen Archivierung, beim Verschieben und Verteilen als auch beim Import aufs Dokument geschrieben. Diese Funktionalität ist relevant, wenn Metadaten von Dokumenten zwischen mehreren Datenbanken ausgetauscht (repliziert) werden.
Für das Archiv gibt es die Einstellung des Standardarchivs unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Standardarchiv → Standardarchivnummer.
In diesem Parameter können Sie festlegen, in welches Archiv Sie standardmäßig Ihre Dokumente ablegen möchten bzw. wird dieses für alle automatisierten Zugriffe auf das BMD Archiv verwendet. Zum Beispiel wird die Dokumentenübersicht bzw. -liste, automatisch immer mit dem hier hinterlegten Archiv gestartet. Dieser Parameter hat aber nur eine Auswirkung, wenn Sie auch mehrere Archive in Verwendung haben. Hinweis
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Sollten Sie mit mehreren Archiven arbeiten, so achten Sie auf folgenden Parameter unter Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-Ins → Archivnummer. Wenn Sie hier ein Archiv hinterlegen, werden die Dokumente von außen immer in dieses Archiv archiviert und Sie müssen sich nicht jedes Mal beim Archivieren im Archivsuchdialog eines aussuchen.
Für die Archivierung kann eine Archivnummer eingestellt werden. Das Archiv wird bei Neuanlage fix vorgeschlagen. |
Hinweis
 | Die Datensatzprotokollierung für dieses Fenster wurde permanent aktiviert und kann von Ihnen nicht mehr deaktiviert werden. Dadurch kann in Fällen einer (unbeabsichtigten) Änderung bestimmter Felder wie Pfad, Standardperson ... am Archivstamm nachvollzogen werden, ab welchem Zeitpunkt und von welchem Anwender diese Änderungen vorgenommen worden sind. Somit können die Dokumente, die auf einer anderen Person bzw. auf einem anderen Ort (= Pfad) liegen, leichter gefunden werden. Weitere Informationen zur allgemeinen Protokollierung in den Fenstern erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Protokolle. |
Hinweis
| Falls Sie aus BMD 5.5 archivieren möchten, muss das Feld "Firma" im Archivstamm richtig befüllt sein. Achten Sie daher darauf, ob Sie ein Archiv für Ihre eigene Firma (tragen Sie Ihre eigene Firmennummer bzw. die Hauptfirma Ihrer Firmengruppe ein) oder für einen Kunden anlegen (tragen Sie dessen Firmennummer ein). |
Hinweis
| Sollten Sie versuchen, ein Archiv zu löschen, kann folgende Meldung kommen: "Archiv kann nicht gelöscht werden, da noch Dokumente enthalten sind!" In diesem Fall müssen zuerst alle Dokumente, die im Archiv liegen, endgültig gelöscht werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Manuelles Löschen der Dokumente.  |
Musterarchiv
Im Fenster "Archiv" kann man das Feld "Musterarchiv" einblenden. In diesem Feld können Sie ein Archiv als Musterarchiv definieren. Bei der automatischen Anlage eines Mandantenarchivs aus bestimmten Programmteilen wird das definierte Musterarchiv als Basis für die Erstellung des Mandantenarchivs herangezogen. Weitere Informationen finden Sie unter Musterarchiv und Mandantenarchiv.
 | Siehe auch: |