In folgendem Hilfedokument werden die wichtigsten Informationen zur Archivermittlung bei Archivierung ins DMS zusammengefasst.

Prioritäten der Archivermittlung
  • Priorität 1: Das Archiv wird aufgrund des definierten DMS Vorschlagwertes ermittelt.

  • Priorität 2: Das Archiv wird vom aufrufenden Programm mitgeschickt. Über eine Parameterhinterlegung kann beispielsweise ein fixes Archiv für die Archivierung mitgegeben werden.

  • Priorität 3: Wird weder ein fixes Archiv mitgeschickt noch ist ein DMS-Vorschlagswert vorhanden, wird anhand der übergebenen Firma versucht, das Archiv zu ermitteln. Wie genau die Ermittlung über die Firma erfolgt, wird weiter unten zusammengefasst.

  • Priorität 4: Konnte aufgrund der Punkte 1 - 3 kein Archiv eindeutig ermittelt werden, erscheint der Archivsuchdialog und das Archiv muss manuell ausgewählt werden.
    Ausnahme: Ist für einen Mandanten bisher kein Mandantenarchiv angelegt worden, so wird bei bestimmten Archivierungsvorgängen ein Mandantenarchiv im Hintergrund angelegt, sofern ein Musterarchiv definiert worden ist. In diesem Fall entfällt der Archivsuchdialog. Beispiel: FIBU - Papierlos buchen ...

Archivermittlung über Firma
Kann ein Archiv eindeutig anhand der übergebenen Firma in die DMS-Schnittstelle ermittelt werden, wird dieses fix herangezogen. Das bedeutet: Wird zum Beispiel Firma 1 übergeben und es gibt genau ein Archiv für Firma 1, wird dieses fix herangezogen. Gibt es zwei oder mehrere Archive für die Firma 1, erscheint der Archivsuchdialog.

Archivermittlung bei einem Archiv ohne Firmenzuordnung
Gibt es ein einziges Archiv ohne Firmenzuordnung, gilt jenes Archiv immer als eigenes Archiv. Dieses Archiv wird u. a. immer dann beim Archivieren ermittelt bzw. herangezogen, wenn es für die übergebene Firma kein zugeordnetes Archiv gibt.

Hinweis
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Es wird ausdrücklich empfohlen, dass pro Archiv jeweils eine Firma zugeordnet ist. Es sollte grundsätzlich kein Archiv ohne Firmenzuordnung geführt werden.
Essenzielle Parameter
Bitte beachten Sie in Hinblick auf die Archivermittlung folgende Parameter.

Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren:

Über diesen Parameter können Sie die Archivauswahl bei extern gestarteter Dokumentenarchivierung (z. B. BMD Office-Add-Ins) steuern. Wenn Sie diesen Parameter auf 1 - Ja stellen, wird bei extern gestarteter Dokumentenarchivierung eine neue Feldauswahl geladen, bei der das Feld Archiv-Nr. bearbeitbar ist. Hier können Sie die vorgeschlagene Archivnummer dann mit der gewünschten überschreiben. Bei einer Archivierung direkt im DMS gibt es diese Möglichkeit nicht.

Wird die Ausprägung 2 - Ja, mit Archivsuchdialog definiert, wird bei extern gestarteter Dokumentenarchivierung immer der Archivsuchdialog geöffnet, wo Sie das Archiv auswählen können, in das Sie archivieren möchten.

Hinweis
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Bei nur einem existenten Archiv wird bei der Archivierung der Archivsuchdialog immer unterdrückt.

Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS →Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-ins →  Allgemeine Einstellungen → Archivnummer:

Für die Archivierung kann eine Archivnummer eingestellt werden. Das Archiv wird bei Neuanlage fix vorgeschlagen.

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