Dokument
Beschreibung:
In dieser Tabelle werden die archivierten Dokumente verwaltet.
In dieser Tabelle werden die archivierten Dokumente verwaltet.
Bis-Änderungsdatum DOK_AENDERUNGSDATUM_BIS
Änderungsdatum, bis zu dem Dokumente ermittelt werden sollen
Änderungsdatum, bis zu dem Dokumente ermittelt werden sollen
Kategorie durch KI ermittelt DOK_KI_KATEGORIE_AKTIV
Zeigt ob die Dokumentenkategorie bei der Neuarchivierung durch KI ermittelt wurde.
Zeigt ob die Dokumentenkategorie bei der Neuarchivierung durch KI ermittelt wurde.
KI verrechnet DOK_KI_VERRECHNET
Wenn dieses Feld aktiviert ist, wurde die Ermittlung der Dokumentenkategorie über KI-Funkt
Wenn dieses Feld aktiviert ist, wurde die Ermittlung der Dokumentenkategorie über KI-Funkt
Sortierfeld DOK_ORDERBYFIELD
Feldname, nach dem beim Ermitteln von Dokumenten über die REST-API DMS sortiert werden soll
Feldname, nach dem beim Ermitteln von Dokumenten über die REST-API DMS sortiert werden soll
Zusammenfassung DOK_SUMMARY_BLOBLFDNR
Ist das selektierte Dokument über den Fox-Text zusammengefasst und diese Zusammenfassung am Dokument verspeichert worden, wird in der Spalte "Zusammenfassung" (angezeigt "Zsfg.") ein Icon mit einem leeren weißen Blatt sichtbar.
Ist das selektierte Dokument über den Fox-Text zusammengefasst und diese Zusammenfassung am Dokument verspeichert worden, wird in der Spalte "Zusammenfassung" (angezeigt "Zsfg.") ein Icon mit einem leeren weißen Blatt sichtbar.
Hinweis
 | Per Mouseover über das Icon in der Spalte wird die Zusammenfassung zum Überfliegen des Textes angezeigt.  |
Zusammenfassung DOK_SUMMARY_EDIT
Enthält eine Zusammenfassung der textlichen Information eines PDF-Dokuments, die Sie über die Funktion "Erstelle > Zusammenfassung" generieren können.
Enthält eine Zusammenfassung der textlichen Information eines PDF-Dokuments, die Sie über die Funktion "Erstelle > Zusammenfassung" generieren können.
Check-out CHECKOUTKZ
In diesem Feld wird Ihnen angezeigt, ob sich ein Dokument in Bearbeitung befindet, und somit für andere Benutzer gesperrt ist. Bei Dokumenten, die durch Sie selbst in Bearbeitung sind, wird in dieser Spalte das Symbol
angezeigt. Bei Dokumenten, die von anderen Benutzern zur Bearbeitung geöffnet sind, wird Ihnen folgendes Symbol 
angezeigt.
In diesem Feld wird Ihnen angezeigt, ob sich ein Dokument in Bearbeitung befindet, und somit für andere Benutzer gesperrt ist. Bei Dokumenten, die durch Sie selbst in Bearbeitung sind, wird in dieser Spalte das Symbol
angezeigt. Bei Dokumenten, die von anderen Benutzern zur Bearbeitung geöffnet sind, wird Ihnen folgendes Symbol angezeigt.Der Check-out-Status kann nur von dem Benutzer, der das Dokument zur Bearbeitung geöffnet hat, aufgehoben werden. Dazu muss eine der beiden Funktionen Arbeitskopie archivieren oder Arbeitskopie verwerfen ausgeführt werden, zu finden unter "Funktionen → Dokumente in Bearbeitung" im Fenstermenü.
Hinweis
| Grundsätzlich ist das Verwerfen einer Arbeitskopie nur für den Bearbeiter selbst möglich, außer wenn ...
|
Hinweis
| Beachten Sie, dass beim Einchecken einer Arbeitskopie zusätzlich zum Benutzer auch der Arbeitsplatz geprüft wird, an dem das Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt wurde. Weitere Informationen dazu erhalten Sie beim Feld Check-out-Ort. |
In diesem Feld können Sie das Ablaufdatum eines Dokuments angeben, das heißt, jenes Datum, ab dem dieses Dokument nicht mehr benötigt und automatisch gelöscht wird. Wie das Löschen aller abgelaufenen Dokumente eines Archivs funktioniert, erfahren Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Löschen von Altdaten bzw. in der Hilfe zum Fenster Abgelaufene Dokumente löschen.
Hinweis
| Das Ablaufdatum kann auch automatisch ermittelt werden, wenn Sie auf der Dokumentenkategorie das Feld Ablaufdatum in Jahren befüllen. |
Änderungsdatum DOK_AENDERUNGSDATUM
In diesem Feld wird Ihnen das Datum der letzten Änderung des Dokuments im DMS angezeigt.
In diesem Feld wird Ihnen das Datum der letzten Änderung des Dokuments im DMS angezeigt.
Angesehen am DOK_ANGESEHEN_AM
Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn ein Benutzer in der BMD Com-Mandantenplattform das freigegebene Dokument das erste Mal öffnet. Dieses Feld kann manuell nicht verändert werden, sondern wird nur, wie oben beschrieben, durch das Ansehen des Dokuments im BMD Com befüllt.
Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn ein Benutzer in der BMD Com-Mandantenplattform das freigegebene Dokument das erste Mal öffnet. Dieses Feld kann manuell nicht verändert werden, sondern wird nur, wie oben beschrieben, durch das Ansehen des Dokuments im BMD Com befüllt.
Anlagegüter DOK_ANLAGEGUT
Zum aktuellen Dokument können bei der Neuanlage bzw. beim Bearbeiten der Dokumentendaten Anlagegüter aus der Anlagenbuchhaltung zugeordnet werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Anlagegüter
Zum aktuellen Dokument können bei der Neuanlage bzw. beim Bearbeiten der Dokumentendaten Anlagegüter aus der Anlagenbuchhaltung zugeordnet werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Anlagegüter
Arbeitsschein-Nr. DOK_ARBEITSBERICHTSNR
Handelt es sich beim archivierten Dokument um einen Arbeitsschein, wird Ihnen in diesem Feld die Arbeitsscheinnummer angezeigt.
Handelt es sich beim archivierten Dokument um einen Arbeitsschein, wird Ihnen in diesem Feld die Arbeitsscheinnummer angezeigt.
Arbeitsgang DOK_ARBEITSGANGID
In diesem Feld können Sie einen Vorgang hinterlegen, der mit diesem Dokument in Verbindung stehen soll.
In diesem Feld können Sie einen Vorgang hinterlegen, der mit diesem Dokument in Verbindung stehen soll.
Arbeitsverzeichnis DOK_ARBEITSVERZ
In diesem Feld wird der Pfad zum Dokument im Arbeitsverzeichnis angezeigt. Dieses Feld wird nur befüllt, wenn Sie das Dokument zur Bearbeitung geöffnet und eine Arbeitskopie des archivierten Dokuments im Arbeitsverzeichnis abgelegt wurde. Den Speicherort des Arbeitsverzeichnisses können Sie über den Parameter Arbeitsverzeichnis unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" festlegen.
In diesem Parameter können Sie das lokale Arbeitsverzeichnis am Client bzw. Terminal Server hinterlegen, in dem die Dokumente beim Bearbeiten abgelegt werden. Diese Einstellung hat nur eine Auswirkung, wenn Sie mit einer Arbeitskopie arbeiten, Details siehe beim Parameter Dokumentenzugriff. Ist hier kein Verzeichnis eingetragen, werden die Daten in den userbezogenen Anwendungsdaten, Unterverzeichnis BMDNTCS\ BMDArchiv abgelegt. Das Arbeitsverzeichnis kann aus dem DMS über Menü Extras → Arbeitsverzeichnis öffnen geöffnet werden. |
Dieses Feld wird automatisch wieder geleert, wenn Sie die Arbeitskopie zurück ins Archiv archivieren oder die Arbeitskopie verwerfen.
Archiv-Nr. DOK_ARCHIVNO
In diesem Feld wird Ihnen die Nummer des aktuellen Archivs angezeigt, in dem das Dokument abgelegt ist. Im Normalfall kann im Neuanlagefenster zum Archivieren eines Dokuments das im Feld "Archiv-Nr." ermittelte Archiv nicht verändert werden.
In diesem Feld wird Ihnen die Nummer des aktuellen Archivs angezeigt, in dem das Dokument abgelegt ist. Im Normalfall kann im Neuanlagefenster zum Archivieren eines Dokuments das im Feld "Archiv-Nr." ermittelte Archiv nicht verändert werden.
Über den Parameter Archivwechsel bei externer Archivierung können Sie steuern, ob bei externer Dokumentenarchivierung ein Archivwechsel erlaubt ist. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.
Über diesen Parameter können Sie die Archivauswahl bei extern gestarteter Dokumentenarchivierung (z. B. BMD Office-Add-Ins) steuern. Wenn Sie diesen Parameter auf 1 - Ja stellen, wird bei extern gestarteter Dokumentenarchivierung eine neue Feldauswahl geladen, bei der das Feld Archiv-Nr. bearbeitbar ist. Hier können Sie die vorgeschlagene Archivnummer dann mit der gewünschten überschreiben. Bei einer Archivierung direkt im DMS gibt es diese Möglichkeit nicht. Wird die Ausprägung 2 - Ja, mit Archivsuchdialog definiert, wird bei extern gestarteter Dokumentenarchivierung immer der Archivsuchdialog geöffnet, wo Sie das Archiv auswählen können, in das Sie archivieren möchten. Hinweis
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Archiv-Nr. DOK_ARCHIVNR
In diesem Feld wird die Nummer des Archivs angezeigt, in dem das Dokument archiviert wird bzw. archiviert worden ist.
In diesem Feld wird die Nummer des Archivs angezeigt, in dem das Dokument archiviert wird bzw. archiviert worden ist.
Artikel DOK_ARTIKELNR
Über dieses Feld können Sie dem Dokument einen bzw. mehrere Artikel zuordnen. In der Dokumentenübersicht können Sie sich dann am Reiter "Artikel" alle Dokumente zu einem bestimmten Artikel anzeigen lassen.
Über dieses Feld können Sie dem Dokument einen bzw. mehrere Artikel zuordnen. In der Dokumentenübersicht können Sie sich dann am Reiter "Artikel" alle Dokumente zu einem bestimmten Artikel anzeigen lassen.
Barcode DOK_BARCODE
In diesem Feld können Sie für das Dokument einen individuellen Barcode hinterlegen, damit beim Start der NTCS ein bestimmtes Dokument geöffnet wird. Dazu müssen Sie in den Eigenschaften der NTCS beim Feld Ziel folgende Übergabeparameter anhängen.
FUNC=MCS_OPEN_DOCUMENT
F= Nummer des Archivs
BC = der in diesem Feld hinterlegte Barcode.
Aufrufbeispiel
 | ...BMDNTCS.exe /FUNC=MCS_OPEN_DOCUMENT /F=1000 /BC=Testbarcode |
Barcode in Verbindung mit BMDDOCS.DOK
Es gibt einen Parameter GDBB, der ermöglicht, dass die Zuordnung zum Dokument über den Barcode ermittelt wird. Ist das Dokument mit dem Barcode noch nicht vorhanden, wird es neu archiviert, aber auch bereits bestehende Dokumente werden aktualisiert. Wird das Dokument über den Barcode gefunden, erfolgt eine Archivierung über die interne Schnittstelle, die die Versionierungseinstellungen prüft und die auch sonst für den Ablauf der Archivierung zuständig ist (d. h. die Archivierung bzw. die Versionierung des Dokuments).
BelegNr-FIBU DOK_BELEGNR
In diesem Feld wird die Belegnummer, unter der dieses Dokument in der FIBU verbucht wurde, angezeigt.
Beispiel
| Mit der Funktion "Ausdruck Rechnung mit Nummer" in der Verwaltung der Honorarnoten wird der Honorarnote eine Belegnummer zugewiesen und das Dokument archiviert. Die durch diese Funktion vergebene Belegnummer wird bei den archivierten Dokumenten in dieses Feld geschrieben. |
Externe Beleg-Nr DOK_BELEGNR_EXTERN
In diesem Feld wird die externe Belegnummer der Rechnung angezeigt, das heißt die vom Absender der Rechnung vergebene Rechnungsnummer.
Beispiel
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Bei der ER-Kontrolle können Sie diese Rechnungsnummer im Feld "Externe Belegnummer" eintragen. Die hier vergebene Nummer wird dann beim archivierten Dokument automatisch in dieses Feld geschrieben. Weitere Informationen zur ER-Kontrolle erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster ER-Kontrolle. |
DOK_BELEGNR_SORT DOK_BELEGNR_SORT
In diesem Feld wird jene Belegnummer angezeigt, die im Feld BelegNr-FIBU steht.
In diesem Feld wird jene Belegnummer angezeigt, die im Feld BelegNr-FIBU steht.
Kunde benachrichtigt DOK_BENACHRICHTIGT
In diesem Feld können Sie definieren, ob der Kunde bereits benachrichtigt wurde oder nicht.
In diesem Feld können Sie definieren, ob der Kunde bereits benachrichtigt wurde oder nicht.
Betreff DOK_BETREFF
In diesem Pflichtfeld müssen Sie für das zu archivierende Dokument einen Betreff vergeben. Diesen können Sie nach Ihren Vorstellungen vergeben, über das Diskettensymbol
vor diesem Feld können Sie diesen speichern, um ihn bei einer folgenden Dokumentenarchivierung wiederzuverwenden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Betreff.
In diesem Pflichtfeld müssen Sie für das zu archivierende Dokument einen Betreff vergeben. Diesen können Sie nach Ihren Vorstellungen vergeben, über das Diskettensymbol
vor diesem Feld können Sie diesen speichern, um ihn bei einer folgenden Dokumentenarchivierung wiederzuverwenden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Betreff.Hinweis
| Bei der Archivierung über Drag & Drop wird in diesem Feld automatisch der Name des Dokuments vorgeschlagen, welches Sie ins DMS ziehen. Sollten Sie das Dokument auf ein bereits archviertes Dokument im DMS ziehen, wird der Betreff von diesem Dokument als Vorschlag in dieses Feld übernommen. |
Hinweis
| Bei der Archivierung von E-Mails wird der E-Mail Betreff in dieses Feld übergeben. Bei der Archivierung von Anhängen können Sie über den Parameter Anhang archivieren entscheiden, ob der Name des Anhangs oder der Betreff der E-Mail in dieses Feld übernommen werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter→ BMD Office-Add-ins → Sonstige Einstellungen.
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Betreff bei LEA Honorarnoten
| Der Betreff für das Dokument der LEA Honorarnote ermittelt sich aus jenen Texten und Steuerungszeichen, die in den Druckereinstellungen für Ablaufarten im Feld Betreff beim Archivieren hinterlegt sind. |
Betreuer benachrichtigen DOK_BETREUER_BENACHRICHTIGEN
Durch den Upload dieses Dokuments können Sie eine automatische Benachrichtigung auslösen.
Durch den Upload dieses Dokuments können Sie eine automatische Benachrichtigung auslösen.
Bezugsdatum DOK_BEZUGSDATUM
In diesem Feld können Sie ein Bezugsdatum für das Dokument eingeben. Bei diesem Feld handelt es sich um ein reines Infofeld, das keine Auswirkungen auf andere Programmteile im NTCS hat.
In diesem Feld können Sie ein Bezugsdatum für das Dokument eingeben. Bei diesem Feld handelt es sich um ein reines Infofeld, das keine Auswirkungen auf andere Programmteile im NTCS hat.
Dateinummer DOK_BLOBLFDNR
In diesem Feld wird die Nummer des Dokuments angezeigt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden. Mit dieser Nummer wird das physische Dokument im Serververzeichnis, welches im Pfad definiert wurde abgelegt.
In diesem Feld wird die Nummer des Dokuments angezeigt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden. Mit dieser Nummer wird das physische Dokument im Serververzeichnis, welches im Pfad definiert wurde abgelegt.
Belegsymbol DOK_BUS_BS
In diesem Feld wird das Belegsymbol angezeigt, das bei der Verbuchung des Belegs in die FIBU vergeben wurde (z. B. ER = Eingangsrechnung).
In diesem Feld wird das Belegsymbol angezeigt, das bei der Verbuchung des Belegs in die FIBU vergeben wurde (z. B. ER = Eingangsrechnung).
Firma DOK_BUS_FIRMENNR
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der das Belegsymbol, welches bei der Verbuchung des Beleges ermittelt wurde, angelegt ist.
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der das Belegsymbol, welches bei der Verbuchung des Beleges ermittelt wurde, angelegt ist.
Check-out-Ort DOK_CHECKOUT_COMPUTERNAME
In diesem Feld wird der Name des Computers, von dem aus das Dokument zum Bearbeiten geöffnet worden ist, gespeichert. Das Speichern des Check-out-Ortes hat zur Folge, dass die Änderungen nur eingecheckt werden können, wenn der Benutzer, der das Dokument ausgecheckt hat, das Dokument am gleichen Arbeitsplatz wieder eincheckt.
In diesem Feld wird der Name des Computers, von dem aus das Dokument zum Bearbeiten geöffnet worden ist, gespeichert. Das Speichern des Check-out-Ortes hat zur Folge, dass die Änderungen nur eingecheckt werden können, wenn der Benutzer, der das Dokument ausgecheckt hat, das Dokument am gleichen Arbeitsplatz wieder eincheckt.
Verworfen werden können die Änderungen dieses Dokuments hingegen schon von einem anderen Arbeitsplatz aus. Voraussetzung ist, dass der Benutzer entweder der Berechtigungsgruppe Admin oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist. Sie bekommen aber die Hinweismeldung, dass durch das Verwerfen der Arbeitskopie die Änderungen am anderen Arbeitsplatz nicht archiviert werden.
Hinweis
| Einzige Ausnahme ist, wenn das Arbeitsverzeichnis, in welchem die ausgecheckte Arbeitskopie liegt, von beiden Orten aus erreichbar ist. Ist dies der Fall, kann das Dokument auch von diesem Computer aus weiter bearbeitet werden, obwohl es ursprünglich von einem anderen Computer zur Bearbeitung ausgecheckt wurde. Wenn das Arbeitsverzeichnis vom aktuellen Ort aus nicht erreichbar ist, bekommen Sie die entsprechende Meldung, dass eine Bearbeitung aus dieser Umgebung nicht möglich ist.  |
Check-out-Datum DOK_CHECKOUTDATUM
In diesem Feld wird der Zeitpunkt angezeigt, ab dem das Dokument zur Bearbeitung geöffnet ist. Dieses Feld wird automatisch geleert, wenn das bearbeitete Dokument wieder ins DMS zurückarchiviert wird oder die Änderungen verworfen werden.
In diesem Feld wird der Zeitpunkt angezeigt, ab dem das Dokument zur Bearbeitung geöffnet ist. Dieses Feld wird automatisch geleert, wenn das bearbeitete Dokument wieder ins DMS zurückarchiviert wird oder die Änderungen verworfen werden.
In diesem Feld ist die DKZ-Kategoriennummer des jeweiligen Fensters ersichtlich, damit sich nachvollziehen lässt, aus welchem Fenster das Dokument zur Bearbeitung geöffnet worden ist.
Check-out-User-ID DOK_CHECKOUTUSER
In diesem Feld wird die User-ID jenes Mitarbeiters angezeigt, der das Dokument zur Bearbeitung geöffnet hat.
In diesem Feld wird die User-ID jenes Mitarbeiters angezeigt, der das Dokument zur Bearbeitung geöffnet hat.
Hinweis
| Das Speichern des Check-out-Users hat zur Folge, dass die Änderungen nur eingecheckt werden können, wenn der Benutzer, der das Dokument ausgecheckt hat, das Dokument auch wieder eincheckt. Verworfen werden können die Änderungen dieses Dokuments hingegen auch von einem anderen Benutzer. Dieser bekommt aber die Abfrage, ob er dieses Dokument wirklich freigeben will, weil dadurch die Änderungen des anderen Benutzers verloren gehen.  |
In der Dokumentenübersicht bzw. - liste wird der Dateityp durch ein Symbol am Anfang des Dokumentendatensatzes angezeigt.
In der folgenden Tabelle sind die verwendeten Symbole sowie deren Bedeutung aufgeführt:
 Word-Dateisymbol (blaues Icon mit "W") | Das ist ein Word-Dokument. Dateityp: .doc oder .docx |
 Excel-Dateisymbol (grünes Icon mit "X") | Das ist eine Excel-Datei. Dateityp: .xls oder .xlsx |
 PDF-Dateisymbol (rotes Icon mit Adobe-Logo) | Das ist ein PDF-Dokument. Dateityp: .pdf |
 "Weißes Blatt"-Dateisymbol | Das ist ein RTF-Dokument. Dateityp: .rtf |
 Weißes Blatt mit Weltkugel | Das ist eine XML-Datei. Dateityp: .xml |
 Weißer Briefumschlag mit blauem Pfeil nach rechts | Das kennzeichnet den Postausgang, also Nachrichten, die gesendet wurden. Dateityp: .msg |
 Weißer Briefumschlag mit violettem Pfeil nach links | Das kennzeichnet den Posteingang, also Nachrichten, die empfangen wurden. Dateityp: .msg |
Eine Filterung nach dem Dateityp ist an dieser Stelle nicht möglich. Informationen zu möglichen alternativen Lösungen finden Sie in unserer Dokumentation FAQ DMS unter der Frage Wie kann im DMS nach dem Dateityp bzw. Icon gefiltert werden?.
Zugeordnete Poststücke DOK_DISPLAY_POSTKZ
Über den Parameter Dokumente fixieren können Sie verhindern, dass Dokumente nach dem Postausgang noch bearbeitet und versioniert werden.
Dieses Feld ermöglicht Ihnen bei der Archivierung eines Dokuments gleichzeitig ein Poststück anzulegen. Sie können entscheiden zwischen Posteingang, Postausgang, versandfertig und kein Poststück. Beim Speichern des Dokuments wird dann automatisch die Neuanlagemaske zum Erfassen des neuen Poststücks angezeigt. Sollte dem Dokument bereits ein Poststück zugeordnet sein, können Sie über dieses Symbol 
vor dem Feld das Poststück zum Ansehen öffnen.
vor dem Feld das Poststück zum Ansehen öffnen. Über den Parameter Bearbeiten Poststück können Sie steuern, ob die Anlage automatisch im Hintergrund oder im Vordergrund erfolgen soll.
Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen:
Wenn Sie direkt bei der Archivierung eines Dokuments ein Poststück erzeugen, können Sie über diesen Parameter steuern, ob das Poststück automatisch im Hintergrund angelegt werden soll, oder ob die Neuanlage- bzw. Bearbeitungsmaske geöffnet werden soll, um noch Änderungen am Poststück vorzunehmen. |
Über den Parameter Dokumente fixieren können Sie verhindern, dass Dokumente nach dem Postausgang noch bearbeitet und versioniert werden.
Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen:
Über diesen Parameter können Sie steuern, dass Dokumente, die ausgegangenen Poststücken (= Postausgang) zugeordnet wurden, für die weitere Bearbeitung gesperrt werden. Sollten Sie dieses Dokument bearbeiten wollen, müssen Sie dieses kopieren. |
In der Dokumentenübersicht bzw. Dokumentenliste wird anhand folgender Symbole dargestellt, um welche Art des Poststücks es sich handelt: 
= Posteingang, 
= Postausgang, 
= versandfertig und 
= dem Dokument wurden mehrere Poststücke zugeordnet. In der Dokumentenübersicht bzw. -liste haben Sie auch die Möglichkeit, über "Funktionen → Post" im Fenstermenü neue Poststücke zum Dokument zu erfassen.
= Posteingang, = Postausgang, = versandfertig und = dem Dokument wurden mehrere Poststücke zugeordnet. In der Dokumentenübersicht bzw. -liste haben Sie auch die Möglichkeit, über "Funktionen → Post" im Fenstermenü neue Poststücke zum Dokument zu erfassen. Hinweis E-Mail Archivierung 
| Wenn Sie E-Mails über das Outlook Add-In archivieren, können Sie über den Parameter "Poststückanlage aus E-Mails" steuern, ob im Zuge der Archivierung Poststücke angelegt werden sollen. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Allgemein:
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Hinweis Stempel 
| Bei der Archivierung eines PDF-Dokuments mit einem Poststück können Sie auch automatisch einen Stempel auf dieses Dokument setzen. Beachten Sie dazu bitte die beiden Felder auf der Dokumentenkategorie:
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Hinweis Mehrfacharchivierung
| Bei einer Mehrfacharchivierung über Drag & Drop spielt der Parameter Verhalten bei Drag & Drop mehrerer Dokumente ins DMS eine Rolle für die Neuanlage der Poststücke. Steht der Parameter auf der Ausprägung 0 - Alle Dokumente in einem Archivierungsdialog zusammenfassen und es wird ein Poststück angelegt, geschieht dies nur für das Hauptdokument! Den weiteren Dokumenten werden keine Poststücke zugeordnet!
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Archiv-Nr. DOK_DKT_ARCHIVNR
In diesem Feld wird die Nummer des Archivs angezeigt, unter der die im Feld Kategorie hinterlegte Dokumentenkategorie erfasst ist.
In diesem Feld wird die Nummer des Archivs angezeigt, unter der die im Feld Kategorie hinterlegte Dokumentenkategorie erfasst ist.
Archiv-Nr. DOK_DKT_ARCHIVNR1
In diesem Feld wird die Nummer des Archivs angezeigt, unter der die im Feld Kategorie 2 hinterlegte Kategorie erfasst ist.
In diesem Feld wird die Nummer des Archivs angezeigt, unter der die im Feld Kategorie 2 hinterlegte Kategorie erfasst ist.
Kennzeichen DOK_DKT_DOCSKATEGORIEKZ
In diesem Feld wird das Kategoriekennzeichen angezeigt, für Dokumentenkategorien wird Ihnen hier der Wert "2" angezeigt.
In diesem Feld wird das Kategoriekennzeichen angezeigt, für Dokumentenkategorien wird Ihnen hier der Wert "2" angezeigt.
Kennzeichen DOK_DKT_DOCSKATEGORIEKZ1
In diesem Feld wird das Kategoriekennzeichen angezeigt, für hinterlegte Kategorien 2 wird Ihnen hier der Wert "3" angezeigt.
In diesem Feld wird das Kategoriekennzeichen angezeigt, für hinterlegte Kategorien 2 wird Ihnen hier der Wert "3" angezeigt.
Kategorie DOK_DKT_DOCSKATEGORIELFDNR
In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Dokumentenkategorie hinterlegen, zu der das Dokument archiviert werden soll. Dokumentenkategorien stellen das Hauptbeschlagwortungselement für Dokumente dar. In der Dokumentenübersicht am Reiter Kategorien besteht die Möglichkeit, eine Liste der Dokumente darstellen zu lassen, die zu einer bestimmten Kategorie archiviert wurden.
Jede Dokumentenkategorie muss einer Hauptkategorie zugeordnet sein. In der Dokumentenübersicht bzw. -liste können Sie sich dann die Liste der Dokumente mittels der Combobox rechts oben nach den Hauptkategorien gefiltert darstellen lassen. Weitere Informationen zu den Dokumentenkategorien erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenkategorien.
Hinweis
| Um die Kategorie bei der Dokumentenarchivierung ohne Dialog im Hintergrund zu ermitteln, wird der übergebene Wert für die Dokumentenkategorie grundsätzlich mit folgenden Feldern auf der Dokumentenkategorie verglichen:
Achtung: Für Archivierungen im Paket FIBU, z. B. beim Buchen, gibt es eine abweichende Ermittlungsreihenfolge, und zwar beim Schritt 2. Hier darf die Ermittlung der Kategorie über Matchcode nur dann erfolgen, wenn der übergebene Wert 1:1 dem Matchcode entspricht. Das heißt, wie beim Besipiel oben, wird DOK übergeben und der Matchcode ist DOKU, dann wird diese Kategorie nicht ermittelt und es erfolgt die Kategoriensuche lt. Schritt 3. |
Kategorie 2 DOK_DKT_DOCSKATEGORIELFDNR1
In diesem Feld können Sie als zusätzliche Kategorisierungsmöglichkeit eine Kategorie 2 hinterlegen. Diese Kategorien sind unabhängig von den Haupt- bzw. Dokumentenkategorien. Weitere Informationen zu diesen Kategorien erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kategorie 2.
In diesem Feld können Sie als zusätzliche Kategorisierungsmöglichkeit eine Kategorie 2 hinterlegen. Diese Kategorien sind unabhängig von den Haupt- bzw. Dokumentenkategorien. Weitere Informationen zu diesen Kategorien erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kategorie 2.
Monat DOK_DNMONAT
Zur genaueren Bestimmung des Bezugszeitraums können Sie in diesem Feld den Monat eintragen, dem dieses Dokument zugeordnet werden soll.
Zur genaueren Bestimmung des Bezugszeitraums können Sie in diesem Feld den Monat eintragen, dem dieses Dokument zugeordnet werden soll.
Name Dienstnehmer DOK_DNNAME
Dieses Feld wird durch die Archivierung aus der Lohnverrechnung 5.5 befüttert. ((In der NTCS ist dieses Feld nicht mehr relevant.)
Dieses Feld wird durch die Archivierung aus der Lohnverrechnung 5.5 befüttert. ((In der NTCS ist dieses Feld nicht mehr relevant.)
Dienstnehmer-Nr DOK_DNNR
Dieses Feld wird durch die Archivierung aus der Lohnverrechnung 5.5 befüttert. (In der NTCS ist dieses Feld nicht mehr relevant.)
Dieses Feld wird durch die Archivierung aus der Lohnverrechnung 5.5 befüttert. (In der NTCS ist dieses Feld nicht mehr relevant.)
Erstelldatum DOK_DOKERSTELLDATUM
In diesem Feld wird das Datum der Archivierung des Dokuments angezeigt.
In diesem Feld wird das Datum der Archivierung des Dokuments angezeigt.
Postart DOK_DOKKZ
In diesem Feld wird die Herkunft des Dokuments angezeigt (Posteingang, Postausgang, Sonstiges etc.).
In diesem Feld wird die Herkunft des Dokuments angezeigt (Posteingang, Postausgang, Sonstiges etc.).
Virtuell/extern DOK_DOKUMENTART
In diesem Feld können Sie entscheiden, ob Sie an Stelle einer normalen Archivierung eines Dokuments ein virtuelles oder ein externes Dokument erstellen möchten.
Virtuelles Dokument
Unter einem virtuellen Dokument versteht man nur den Dokumentendatensatz, ohne dass diesem ein physisches Dokument zugeordnet ist. Wenn Sie diese Ausprägung wählen, wird der Eintrag aus dem Feld "Originaldokument" gelöscht und nur ein Datensatz im DMS gespeichert. Wenn Sie generell nur virtuelle Dokumente archivieren möchten, können Sie den Parameter Virtuelle Speicherung unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Spezielle Parameter" auf Ja stellen.
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden die Dokumente als virtuelle Dokumente im DMS abgelegt. Unter virtuellen Dokumenten versteht man die Anlage eines Dokumentendatensatzes im DMS, ohne ein echtes Dokument zu archivieren. Hinweis
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Externes Dokument
Wenn Sie ein externes Dokument speichern, wird die physische Datei, welche im Feld Originaldokument ausgewählt ist, beim Speichern nicht auf den Speicherpfad des Archivs verschoben, sondern bleibt im Ursprungsverzeichnis liegen und wird auch in weiterer Folge von dort geöffnet.
Hinweis
| Zum Beispiel können hier sehr große Dateien, bei denen der Archivierungsvorgang (d. h. die Übertragung der Datei über den Archivierungsdienst auf das Serververzeichnis) lange dauern würde, als externe Dokumente gespeichert, und aus dem DMS zum Ansehen geöffnet werden. |
Datum DOK_DOKUMENTDATUM
In diesem Pflichtfeld müssen Sie das Datum der Archivierung eintragen. Standardmäßig werden hier das aktuelle Tagesdatum und die Uhrzeit vorgeschlagen, zu dem Sie die Archivierung gestartet haben. Sie können aber jederzeit selbst ein von Ihnen gewünschtes Datum vergeben. Die Ermittlung des vorgeschlagenen Datums hängt auch von der Einstellung des Parameters Dokumentendatum aus Dateidatum ab. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.
In diesem Pflichtfeld müssen Sie das Datum der Archivierung eintragen. Standardmäßig werden hier das aktuelle Tagesdatum und die Uhrzeit vorgeschlagen, zu dem Sie die Archivierung gestartet haben. Sie können aber jederzeit selbst ein von Ihnen gewünschtes Datum vergeben. Die Ermittlung des vorgeschlagenen Datums hängt auch von der Einstellung des Parameters Dokumentendatum aus Dateidatum ab. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.
In diesem Parameter können Sie den Vorschlagswert im Feld Datum bei der Neuanlage eines Dokuments beeinflussen. Im Normalfall wird das aktuelle Tagesdatum als Erstellungszeitpunkt festgestellt und im Feld Datum vorgeschlagen. Wenn Sie aber diesen Parameter auf Ja stellen, wird das Dateidatum (= letztes Bearbeitungsdatum) als Erstellungsdatum im Feld Datum vorgeschlagen. Hinweis
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Dieser Parameter wirkt sich bei allen Arten der Archivierung aus. Egal ob die Archivierung im Dialog, im Hintergrund, per Drag & Drop, über einen Dokumentenimport etc. erfolgt.
Hinweis
| Beim Import von Dokumenten bzw. beim Archivieren im Dialog erfolgt eine Datumsprüfung, wenn dieses Datum von außerhalb an NTCS übergeben wird. Ist das übergebene Datum, ausgehend vom Tag der Archivierung, älter als 15 Jahre bzw. liegt das Datum mehr als 5 Jahre in der Zukunft, wird automatisch das aktuelle Tagesdatum in die Archivierungsmaske übergeben, ansonsten wird das ermittelte Datum übergeben. |
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Zeilenverrechnung
Anhand dieses Datums wird im Rahmen der Zeilenverrechnung (genauer: Weiterverrechnung der SVS-Abfragen) geprüft, ob das betreffende SVS-Dokument in den Ermittlungszeitraum fällt. Weitere Informationen erhalten Sie in der Themendokumentation SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen.
Dokument-Nr DOK_DOKUMENTENNR
In diesem Feld wird die Nummer des Dokuments dargestellt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden.
In diesem Feld wird die Nummer des Dokuments dargestellt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden.
Dokumenten-Key Base64 encodiert DOK_DOKUMENTKEY_ENCODED
Übergabe des Dokumenten-Schlüssels Base64 encodiert.
Übergabe des Dokumenten-Schlüssels Base64 encodiert.
Lfd. Nummer DOK_DOKUMENTLFDNR
In diesem Feld wird die laufende Nummer des Dokuments angezeigt. Dokumente werden je Archivstamm automatisch fortlaufend nummeriert und die vergebene Nummer kann nicht verändert werden.
In diesem Feld wird die laufende Nummer des Dokuments angezeigt. Dokumente werden je Archivstamm automatisch fortlaufend nummeriert und die vergebene Nummer kann nicht verändert werden.
Originaldokument DOK_DOKUMENTNAME
In diesem Feld wird der Pfad bzw. der Name des Originaldokuments vor der Archivierung angezeigt. Bei der Archivierung können Sie über den blauen Pfeil
vor dem Feld, das gewünschte Dokument im Explorer suchen und auswählen.
In diesem Feld wird der Pfad bzw. der Name des Originaldokuments vor der Archivierung angezeigt. Bei der Archivierung können Sie über den blauen Pfeil
vor dem Feld, das gewünschte Dokument im Explorer suchen und auswählen. Hinweis
| Es wird standardmäßig jenes Verzeichnis geöffnet, welches Sie im Parameter Sammelverzeichnis hinterlegt haben. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. Sollten Sie in diesem Parameter kein Verzeichnis definiert haben, sollte standardmäßig immer das zuletzt geöffnete Verzeichnis aufgerufen werden.
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Über dieses Symbol 
vor dem Feld gelangen Sie direkt in den BMD Scan. Im BMD Scan können Sie dann Dokumente einscannen bzw. bereits eingescannte Dokumente splitten und die gewünschten Seiten in die Dokumentenarchivierungsmaske übergeben.
vor dem Feld gelangen Sie direkt in den BMD Scan. Im BMD Scan können Sie dann Dokumente einscannen bzw. bereits eingescannte Dokumente splitten und die gewünschten Seiten in die Dokumentenarchivierungsmaske übergeben. Dieses Symbol 
ermöglicht mehrere Dokumente gleichzeitig zu archivieren. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschten Dokumente auswählen und jedem Dokument einen Betreff zuweisen können. Die Person bzw. die Dokumentenkategorie können Sie bei gleichzeitiger Archivierung mehrerer Dokumente nicht für jedes Dokument individuell bestimmen. Das heißt, diese Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Dokumente auf die gleiche Person und Dokumentenkategorie archivieren wollen. Zusätzlich werden auch alle Zuordnungen von Projekten, Artikeln, Sachkonten, Kostenrechnungen etc. auf alle in diesem Schritt archivierten Dokumente übernommen.
ermöglicht mehrere Dokumente gleichzeitig zu archivieren. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschten Dokumente auswählen und jedem Dokument einen Betreff zuweisen können. Die Person bzw. die Dokumentenkategorie können Sie bei gleichzeitiger Archivierung mehrerer Dokumente nicht für jedes Dokument individuell bestimmen. Das heißt, diese Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Dokumente auf die gleiche Person und Dokumentenkategorie archivieren wollen. Zusätzlich werden auch alle Zuordnungen von Projekten, Artikeln, Sachkonten, Kostenrechnungen etc. auf alle in diesem Schritt archivierten Dokumente übernommen. Hinweis
| Bei gleichzeitiger Archivierung mehrerer Dokumente ins DMS werden je Dokument die entsprechenden Folgedialoge für die Aufgabenanlage, Poststückanlage, Leistungsanlage etc. angezeigt. Grundsätzliche Voraussetzungen für die Anzeige dieser Dialoge sind die entsprechenden Einstellungen auf der Dokumentenkategorie bzw. auf den entsprechenden Feldern am Dokumentendatensatz selbst. Sollten Sie einen dieser Dialoge abbrechen, erhalten Sie folgende Abfragemeldung, bei der Sie entscheiden können, ob die folgenden Dialoge angezeigt werden sollen oder nicht. Bei "Dialoge anzeigen" wird nur diese eine Anlage einer Leistung, Aufgabe etc. verworfen, alle weiteren Neuanlagedialoge erscheinen. Wenn Sie hier abbrechen, werden zwar die Dokumente archiviert, aber die Dialoge zur Anlage von Aufgaben, Leistungen etc. erscheinen für alle weiteren Dokumente nicht mehr. Die Meldung, ob die weiteren Dialoge angezeigt werden sollen, kommt nur dann, wenn tatsächlich auch Dialoge angezeigt würden. Kommt kein weiterer Dialog, erscheint auch keine Meldung.  |
Welches dieser beiden Symbole (, ) vor dem Feld angezeigt wird, können Sie über den Parameter F8-Funktion bei Originaldokument, unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen steuern.
, ) vor dem Feld angezeigt wird, können Sie über den Parameter F8-Funktion bei Originaldokument, unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen steuern.Über diesen Parameter können Sie die Funktionalität der F8-Schaltfläche vor dem Feld Originaldokument steuern. Dafür stehen Ihnen folgende zwei Möglichkeit zur Verfügung: 0 - Start BMD Scan: Hier können Sie über BMD Scan ein neues Dokument erstellen. 1 - Mehrfacheingabe Dokumente: Ermöglicht eine automatische Archivierung mehrerer Dokumente mit gleichen Dokumentendaten. Je nachdem, welche Einstellung Sie in diesem Parameter gewählt haben, wird Ihnen entweder das Symbol zum Aufruf des BMD Scan angezeigt oder das Symbol für den Start der Mehrfacharchivierung von Dokumenten. |
Hinweis Verweise
| Wenn Sie über diese Funktion mehrere Dokumente gleichzeitig archivieren, können automatisch vom Hauptdokument ausgehend Verweise auf alle anderen Dokumente dieser Sammelarchivierung erstellt werden. Weitere Informationen zu Verweisen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenverweise. |
Hinweis
| Beachten Sie bei der Archivierung von Dokumenten den Parameter Max. Dateigröße in MB. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren:
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Bearbeiten Dokumente. |
Hinweis Originaldokument bei LEA Honorarnoten
| Nach dem Pfad wird der Name des Originaldokuments angezeigt. Bei LEA Honorarnoten ermittelt sich dieser Name aus dem Betreff des Dokuments und ist somit gleichlautend wie dieser. Der Betreff und der Name des Originaldokuments werden in den Druckereinstellungen für Ablaufarten anhand der im Feld Betreff beim Archivieren hinterlegten Texte und Steuerungszeichen generiert. |
Dieses Feld wird benötigt, um dem Recht auf Datenübermittlung im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nachzukommen.
- Ja: Dieses Dokument wird beim Export von DSGVO-relevanten Dokumenten berücksichtigt.
- Nein: Dieses Dokument wird beim Export von DSGVO-relevanten Dokumenten NICHT berücksichtigt.
Hinweis
| Dieses Feld wird automatisch auf "Ja" gesetzt, wenn Sie eingehende E-Mails einer Person aus Outlook über das BMD Office-Add-In archivieren bzw. wenn Sie gleich bei der Archivierung eines Dokuments einen Posteingang erstellen. Sollten Sie den Posteingang zu einem bereits archivierten Dokument erstellen, wird dieses Feld nicht mehr automatisch auf "Ja" gesetzt. Sollte dieses trotzdem auf "Ja" gesetzt werden, müssen Sie das manuell machen. |
In der Dokumentenübersicht bzw. Dokumentenliste finden Sie in diesem Zusammenhang im Fenstermenü unter Export/Import die Funktion DSGVO-Datenübermittlung, welche dieses Feld beim Export prüft.
Detaillierte Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur DSGVO unter dem Punkt Datenübermittlung von Dokumenten aus dem DMS.
Archiv-Nr. DOK_EDIT_ARCHIVNR
In diesem Einstiegsfeld können Sie das Archiv auswählen, zu dem die Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen. Standardmäßig wird hier das im Parameter hinterlegte Standardarchiv unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Standardarchiv herangezogen. Diesen Vorschlag können Sie aber jederzeit überschreiben und über das F8-Symbol
vor dem Einstiegsfeld können auch mehrere Archive ausgewählt werden.
In diesem Einstiegsfeld können Sie das Archiv auswählen, zu dem die Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen. Standardmäßig wird hier das im Parameter hinterlegte Standardarchiv unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Standardarchiv herangezogen. Diesen Vorschlag können Sie aber jederzeit überschreiben und über das F8-Symbol
vor dem Einstiegsfeld können auch mehrere Archive ausgewählt werden. In diesem Parameter können Sie festlegen, in welches Archiv Sie standardmäßig Ihre Dokumente ablegen möchten bzw. wird dieses für alle automatisierten Zugriffe auf das BMD Archiv verwendet. Zum Beispiel wird die Dokumentenübersicht bzw. -liste, automatisch immer mit dem hier hinterlegten Archiv gestartet. Dieser Parameter hat aber nur eine Auswirkung, wenn Sie auch mehrere Archive in Verwendung haben. Hinweis
|
Ab Datum DOK_EDIT_DATUM
In diesem Einstiegsfeld können Sie jenes Datum eingeben, ab dem alle Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen. Mit dem gelben Doppelpfeil
vor dem Feld können Sie das Feld auf "Datum" umschalten. Das heißt, es werden nur jene Dokumente angezeigt, die genau an diesem Tag archiviert wurden. Standardmäßig werden Ihnen alle Dokumente der letzten Woche angezeigt. Über den Parameter Anzeige Dokumente ab X Vortage unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen" können Sie steuern, für wieviele Tage in die Vergangenheit die Dokumente angezeigt werden sollen.
In diesem Einstiegsfeld können Sie jenes Datum eingeben, ab dem alle Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen. Mit dem gelben Doppelpfeil
vor dem Feld können Sie das Feld auf "Datum" umschalten. Das heißt, es werden nur jene Dokumente angezeigt, die genau an diesem Tag archiviert wurden. Standardmäßig werden Ihnen alle Dokumente der letzten Woche angezeigt. Über den Parameter Anzeige Dokumente ab X Vortage unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen" können Sie steuern, für wieviele Tage in die Vergangenheit die Dokumente angezeigt werden sollen.In diesem Parameter können Sie definieren, für wie viele Tage in die Vergangenheit ausgehend vom aktuellen Tag, die Dokumente beim Start der Dokumentenliste angezeigt werden sollen. Wenn Sie in der Dokumentenliste alle Dokumente der letzten Woche sehen möchten, müssen Sie in diesem Parameter 7 Tage eintragen. Bleibt dieser Parameter leer, werden automatisch alle Datensätze der letzten Woche angezeigt. |
Datenbesitzer Dokument bearbeiten DOK_EDIT_DOG
In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Dokument bearbeiten hinterlegen. Nur Benutzer, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind, können dann die Funktionen Dokument bearbeiten, Neue Version aus Datei, Dokument sperren und Löschen ausführen.
In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Dokument bearbeiten hinterlegen. Nur Benutzer, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind, können dann die Funktionen Dokument bearbeiten, Neue Version aus Datei, Dokument sperren und Löschen ausführen.
Kategorie 2 DOK_EDIT_KATEGORIE2
In diesem Einstiegsfeld können Sie die "Kategorie 2" eintragen, zu der die Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen. Dieses Einstiegsfeld bezieht sich auf das gleichnamige Feld Kategorie 2 am Dokument.
In diesem Einstiegsfeld können Sie die "Kategorie 2" eintragen, zu der die Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen. Dieses Einstiegsfeld bezieht sich auf das gleichnamige Feld Kategorie 2 am Dokument.
Sachbearbeiter DOK_EDIT_MITARB
In diesem Einstiegsfeld können Sie den Mitarbeiter auswählen, zu dem die Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen.
In diesem Einstiegsfeld können Sie den Mitarbeiter auswählen, zu dem die Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen.
Hinweis
| Das Feld "Sachbearbeiter" am Dokument befüllt sich automatisch mit dem Mitarbeiter, der gerade das Dokument archiviert, wenn die User-ID am Mitarbeiterstamm mit dem Mitarbeiter verknüpft ist. Ist die User-ID mit dem Mitarbeiter nicht verknüpft, bleibt das Feld leer. |
Person/Institution DOK_EDIT_PERSON
In diesem Einstiegsfeld können Sie die Person bzw. Institution auswählen, zu der die Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen.
In diesem Einstiegsfeld können Sie die Person bzw. Institution auswählen, zu der die Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen.
Projekt DOK_EDIT_PROJEKT
In diesem Einstiegsfeld können Sie das Projekt eintragen, zu dem die Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen. Dieses Einstiegsfeld bezieht sich auf das Feld ProjektNr am Dokument.
In diesem Einstiegsfeld können Sie das Projekt eintragen, zu dem die Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen. Dieses Einstiegsfeld bezieht sich auf das Feld ProjektNr am Dokument.
Hinweis
| Wenn der Parameter "Anzeige alle Projekte" den Wert "0 - Aktueller Kunde/Lieferant" aufweist, ist das Eingabefeld "Projekt" inaktiv (ausgegraut), solange keine Person im Feld "Person/Institution" eingegeben worden ist. Den Parameter finden Sie im Paket CRM unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Projekte → Allgemein.
|
E-Mail-Adresse DOK_EMAIL
Beim Archivieren von E-Mails wird in dieses Feld entweder Absender- bzw. die erste Empfänger-E-Mailadresse übergeben oder der Kurzname der Person. Dieses Feld wird nur bei der Archivierung von E-Mails befüllt und kann von Ihnen manuell auch nicht bearbeitet werden. Welcher Wert in dieses Feld übergeben wird, hängt auch von der Einstellung im Parameter Übergabe an Feld E-Mail Adresse ab. Diesen finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS→ Spezielle Parameter
Beim Archivieren von E-Mails wird in dieses Feld entweder Absender- bzw. die erste Empfänger-E-Mailadresse übergeben oder der Kurzname der Person. Dieses Feld wird nur bei der Archivierung von E-Mails befüllt und kann von Ihnen manuell auch nicht bearbeitet werden. Welcher Wert in dieses Feld übergeben wird, hängt auch von der Einstellung im Parameter Übergabe an Feld E-Mail Adresse ab. Diesen finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS→ Spezielle Parameter
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Archivieren einer E-Mail entweder die Empfänger-/Absender-E-Mailadresse oder der Kurzname der Person in das Feld "E-Mail-Adresse" am Dokument eingetragen werden soll. |
Hinweis
| Haben Sie die Parametereinstellung E-Mail-Adresse gewählt, wird bei eingehenden E-Mails die E-Mail-Adresse des Absenders in dieses Feld übergeben, bei ausgehenden E-Mails die E-Mail-Adresse des Empfängers. |
E-Mail ein-/ausgehend DOK_EMAIL_TYP
In diesem Feld wird angezeigt, ob es sich bei der Mailadresse um die Absenderadresse (0) oder die Empfängeradresse (1) handelt.
In diesem Feld wird angezeigt, ob es sich bei der Mailadresse um die Absenderadresse (0) oder die Empfängeradresse (1) handelt.
Entlehnungsdatum DOK_ENTLEHNDATUM
In diesem Feld wird automatisch das aktuelle Tagesdatum eingetragen, sobald Sie im Feld Entlehner einen Mitarbeiter eintragen. Wird dieser wieder gelöscht, wird auch das Datum automatisch gelöscht, ein manuelles Bearbeiten dieses Feldes ist nicht möglich.
In diesem Feld wird automatisch das aktuelle Tagesdatum eingetragen, sobald Sie im Feld Entlehner einen Mitarbeiter eintragen. Wird dieser wieder gelöscht, wird auch das Datum automatisch gelöscht, ein manuelles Bearbeiten dieses Feldes ist nicht möglich.
Entlehner Firmennr DOK_ENTLEHNER_FIRMENNR
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der der im Feld Entlehner eingetragene Mitarbeiter geführt wird.
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der der im Feld Entlehner eingetragene Mitarbeiter geführt wird.
Personen-ID DOK_ENTLEHNER_PERSONENID
In diesem Feld wird die PersonenID jenes Mitarbeiters angezeigt, der im Feld Entlehner am Dokument hinterlegt ist. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr: MA2000395
In diesem Feld wird die PersonenID jenes Mitarbeiters angezeigt, der im Feld Entlehner am Dokument hinterlegt ist. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr: MA2000395
Anlage ER-Kontrolledaten bei Archivierung DOK_ERKONTROLLACTIVE
Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke verwendet.
Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke verwendet.
Erledigtdatum DOK_ERLEDIGTDATUM
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, zu dem die Aufgabe, die Sie zu diesem Dokument erzeugt haben, erledigt wurde.
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, zu dem die Aufgabe, die Sie zu diesem Dokument erzeugt haben, erledigt wurde.
Erledigt-User-ID DOK_ERLEDIGTUSER
In diesem Feld wird die User-ID des Mitarbeiters angezeigt, der die Aufgabe zu diesem Dokument erledigt hat.
In diesem Feld wird die User-ID des Mitarbeiters angezeigt, der die Aufgabe zu diesem Dokument erledigt hat.
Erstelldatum DOK_ERSTELLDATUM
In diesem Feld wird das Datum der Archivierung des Dokuments angezeigt.
In diesem Feld wird das Datum der Archivierung des Dokuments angezeigt.
Das in diesem Feld angezeigte Symbol zeigt die ursprüngliche Herkunft des erzeugten Dokuments. Zum Beispiel werden Dokumente aus der ER-Kontrolle mit folgendem Symbol 
, Dokumente aus Honorarnoten mit diesem Symbol 
und Dokumente aus der WWS mit diesem Symbol 
angezeigt. Im Feld Key extern werden die Parameter gespeichert, die für das Öffnen der Quelldaten notwendig sind.
, Dokumente aus Honorarnoten mit diesem Symbol und Dokumente aus der WWS mit diesem Symbol angezeigt. Im Feld Key extern werden die Parameter gespeichert, die für das Öffnen der Quelldaten notwendig sind.Hinweis
| Durch das Mouseover bei einem Symbol in der Spalte "Herkunft" in der Dokumentenübersicht bzw. -liste lässt sich dann auch nachverfolgen, aus welchem Fenster/Bereich das Dokument tatsächlich stammt.  |
Hinweis Update Metadaten
| Die Metadaten eines Dokuments wie Betreff, Belegnummer etc. welches zum Beispiel einer Buchung in der FIBU zugeordnet ist, werden beim Ändern der Buchung aktualisiert. Da einer Buchung aber auch Dokumente zugeordnet werden können, die beim Ändern der Buchung nicht aktualisiert werden sollen, wird dieses Feld jetzt geprüft. Werden einer Buchung Dokumente mit Herkunft aus  WWS bzw.  LEA zugeordnet, werden nur mehr Kostenstellenänderungen bzw. Sachkontenänderungen auf diese Dokumente aktualisiert. Alle anderen Felder bleiben bei diesen Dokumenten unberührt. Handelt es sich aber um einen Programmtyp aus der  FIBU und der Erstelltyp der Dokumentenzuordnung ist gleich "1", wird das Update der Metadaten in vollem Umfang durchgeführt.
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Hinweis Paket FIBU Key extern DOK_EXTERNKEY
Wird die Archivierung eines Dokuments nicht direkt im DMS gestartet, sondern erfolgt diese aus einem anderen Programmteil (z. B. LEA - Honorarverrechnung), wird Ihnen in diesem Feld der externe Key des Dokuments angezeigt.
Wird die Archivierung eines Dokuments nicht direkt im DMS gestartet, sondern erfolgt diese aus einem anderen Programmteil (z. B. LEA - Honorarverrechnung), wird Ihnen in diesem Feld der externe Key des Dokuments angezeigt.
Hier werden bestimmte Parameter gespeichert, welche es ermöglichen über die Funktion Quelldaten öffnen die ursprüngliche Herkunft des Dokuments aufzurufen. Weitere Informationen zu dieser Funktion erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.
Farbcode DOK_FARBCODENR
In diesem Feld können Sie dem Dokument einen Farbcode zuweisen. Dieses Feld dient zur weiteren Kategorisierung von Dokumenten mit Hilfe von verschiedenen Farben. Wenn Sie vor diesem Feld auf den blauen Pfeil klicken, wird die Farbcodetabelle angezeigt, aus der Sie einen Farbcode auswählen können. Die Farbcodes mit der dazugehörigen Bezeichnung können Sie nach Ihren Wünschen anpassen.
In diesem Feld können Sie dem Dokument einen Farbcode zuweisen. Dieses Feld dient zur weiteren Kategorisierung von Dokumenten mit Hilfe von verschiedenen Farben. Wenn Sie vor diesem Feld auf den blauen Pfeil klicken, wird die Farbcodetabelle angezeigt, aus der Sie einen Farbcode auswählen können. Die Farbcodes mit der dazugehörigen Bezeichnung können Sie nach Ihren Wünschen anpassen.
Mit einem Doppelklick auf dieses Feld in den Dokumentenlisten kann der Farbcode sofort gesetzt werden, ohne vorher die Bearbeitung des Dokumentendatensatzes zu starten.
Dokument über Barcode ermitteln DOK_FINDDOCBYBARCODE
Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke verwendet.
Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke verwendet.
Freifeld 22 DOK_FREIFELDA01
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 23 DOK_FREIFELDA02
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 24 DOK_FREIFELDA03
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 25 DOK_FREIFELDA04
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 26 DOK_FREIFELDA05
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 27 DOK_FREIFELDA06
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 28 DOK_FREIFELDA07
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 29 DOK_FREIFELDA08
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 30 DOK_FREIFELDA09
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 31 DOK_FREIFELDA10
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 01 DOK_FREIFELDA7_80
Dieses 80-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Dieses 80-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 02 DOK_FREIFELDA8_80
Dieses 80-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Dieses 80-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 32 DOK_FREIFELDB1
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Freifeld 33 DOK_FREIFELDB2
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Freifeld 34 DOK_FREIFELDB3
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Freifeld 35 DOK_FREIFELDB4
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Freifeld 36 DOK_FREIFELDB5
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Freifeld 03 DOK_FREIFELDD
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Freifeld 17 DOK_FREIFELDD01
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Freifeld 18 DOK_FREIFELDD02
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Freifeld 19 DOK_FREIFELDD03
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Freifeld 20 DOK_FREIFELDD04
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Freifeld 21 DOK_FREIFELDD05
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Freifeld 04 DOK_FREIFELDNK1
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freifeld 05 DOK_FREIFELDNK2
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freifeld 07 DOK_FREIFELDNK3
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freifeld 08 DOK_FREIFELDNK4
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freifeld 09 DOK_FREIFELDNK5
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freifeld 10 DOK_FREIFELDNK6
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freifeld 11 DOK_FREIFELDNK7
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freigabe für Kunde DOK_FREIGABE_KUNDE
In diesem Feld können Sie definieren, ob das Dokument für den Kunden im BMD Com zur Verfügung stehen soll und er in diesem Zuge eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten soll.
In diesem Feld können Sie definieren, ob das Dokument für den Kunden im BMD Com zur Verfügung stehen soll und er in diesem Zuge eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten soll.
Hinweis
| Durch die Auswahl einer Dokumentenkategorie bei der Neuanlage eines Dokuments wird dieses Feld automatisch mit dem Wert im Feld "Freigabe für Kunde Vorschlag" von der Dokumentenkategorie befüllt. |
Wenn Sie in diesem Feld die Ausprägung Freigabe mit E-Mail-Info auswählen, können Sie über den Parameter Mailtext Dokumentenfreigabe steuern, wie der Text der E-Mail ermittelt werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokument versenden.
Dieser Parameter ist für BMD Com relevant. 1 - Mailinhalt aus Templateverwaltung: Es wird die in den BMD Com-Parametern hinterlegte HTML-Vorlage verwendet. Ebenfalls wird hier berücksichtigt, wie der dortige Parameter zum Versand im Vorder- bzw. Hintergrund gesetzt ist. 0 - fixer Mailtext: Es wird der E-Mail-Text lt. BMD Com Einstellungen (CRM → Stammdaten → Einstellungen) eingefügt. In diesem Fall kann die E-Mail nur im Vordergrund versendet werden. Details lesen Sie unter Dokumentenfreigabe mit E-Mail Info. |
Hinweis
| Wird das Dokument in einem Unterschriftenprozess einem BMD Com-Benutzer zum Unterzeichnen zugeordnet, wird dieses Feld automatisch auf "Freigegeben" gesetzt. Wird der Unterschriftenprozess abgebrochen, wird das Feld wieder auf "Keine Freigabe" gesetzt. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS. |
Belegnummer DOK_FREMDBELEGNR
In diesem Feld wird die Belegnummer eines Dokuments aus der Finanzbuchhaltung angezeigt.
In diesem Feld wird die Belegnummer eines Dokuments aus der Finanzbuchhaltung angezeigt.
FTP-Pfad DOK_FTP_DOKUMENTNAME
In diesem Feld können Sie einen FTP-Pfad hinterlegen, um eine Kopie des Dokuments aus dem DMS auf einen FTP-Server hochzuladen. Mit der Funktion FTP-Gesamtupdate in der Dokumentenübersicht unter Extras im Fenstermenü können Sie den Upload auf den FTP-Server starten.
In diesem Feld können Sie einen FTP-Pfad hinterlegen, um eine Kopie des Dokuments aus dem DMS auf einen FTP-Server hochzuladen. Mit der Funktion FTP-Gesamtupdate in der Dokumentenübersicht unter Extras im Fenstermenü können Sie den Upload auf den FTP-Server starten.
DOK_GELOESCHT DOK_GELOESCHT
Dieses Feld gibt Aufschluss darüber, ob das Dokument gelöscht wurde und in den gelöschten Dokumenten zu finden ist. Bei gelöschten Dokumenten wird in diesem Feld der Wert "1" angezeigt.
Dieses Feld gibt Aufschluss darüber, ob das Dokument gelöscht wurde und in den gelöschten Dokumenten zu finden ist. Bei gelöschten Dokumenten wird in diesem Feld der Wert "1" angezeigt.
Geschäftsführer DOK_GESCHAEFTSFUEHRER
In diesem Feld können Sie einen Geschäftsführer auswählen, der für dieses Dokument zuständig sein soll.
In diesem Feld können Sie einen Geschäftsführer auswählen, der für dieses Dokument zuständig sein soll.
Hinweis
| Wird am Poststück ein Geschäftsführer im Feld Geschäftsführer eingetragen und in diesem Zuge ein Dokument archiviert, wird der Geschäftsführer vom Poststück in dieses Felder übergeben. |
Dokumentendaten aus ER-Kontrolle über Barcode ermitteln DOK_GETDOCBYBARCODE
Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke verwendet.
Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke verwendet.
Firma DOK_GF_PER_FIRMENNR
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der der hinterlegte Geschäftsführer am Dokument geführt wird.
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der der hinterlegte Geschäftsführer am Dokument geführt wird.
Geschäftsführer DOK_GF_PERSONENID
In diesem Feld wird die Personen-ID jenes Mitarbeiters angezeigt, der im Feld Geschäftsführer am Dokument hinterlegt ist.
In diesem Feld wird die Personen-ID jenes Mitarbeiters angezeigt, der im Feld Geschäftsführer am Dokument hinterlegt ist.
Anhang DOK_HASATTACHMENTS
In diesem Feld können Sie anhand des Büroklammer-Symbols
erkennen, ob bei der archivierten E-Mail auch ein Anhang dabei ist. Dieses Feld kann von Ihnen nicht bearbeitet werden. Bei der Archivierung von E-Mails, entweder über das Outlook AddIn oder per Drag & Drop, wird dieses Feld automatisch aktiviert, sobald es sich um eine E-Mail mit Anhang handelt.
In diesem Feld können Sie anhand des Büroklammer-Symbols
erkennen, ob bei der archivierten E-Mail auch ein Anhang dabei ist. Dieses Feld kann von Ihnen nicht bearbeitet werden. Bei der Archivierung von E-Mails, entweder über das Outlook AddIn oder per Drag & Drop, wird dieses Feld automatisch aktiviert, sobald es sich um eine E-Mail mit Anhang handelt.Verteilt DOK_HATDUPLIKATE
In dieser Spalte wird Ihnen angezeigt, ob das Dokument bereits an mehrere Personen/Institutionen bzw. Archive verteilt wurde. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt
, die verteilten Dokumente werden mit folgendes Symbol dargestellt 
. Weitere Informationen zum Verteilen von Dokumenten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen an Personen bzw. Archiv.
In dieser Spalte wird Ihnen angezeigt, ob das Dokument bereits an mehrere Personen/Institutionen bzw. Archive verteilt wurde. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt
, die verteilten Dokumente werden mit folgendes Symbol dargestellt . Weitere Informationen zum Verteilen von Dokumenten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen an Personen bzw. Archiv. Versionen vorhanden DOK_HATVERSIONEN
Anhand dieses Symbols 
können Sie erkennen, ob für dieses Dokument bereits mehrere Dokumentenversionen vorhanden sind. Weitere Informationen zu den Dokumentenversionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen.
können Sie erkennen, ob für dieses Dokument bereits mehrere Dokumentenversionen vorhanden sind. Weitere Informationen zu den Dokumentenversionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen. Verweise DOK_HATVERWEIS
Anhand dieses Symbols
können Sie erkennen, ob dieses Dokument bereits mit anderen zu einem Verbund zusammengeschlossen wurde. Weitere Informationen zu den Dokumentenverweisen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenverweise.
Anhand dieses Symbols
können Sie erkennen, ob dieses Dokument bereits mit anderen zu einem Verbund zusammengeschlossen wurde. Weitere Informationen zu den Dokumentenverweisen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenverweise.Workflow DOK_HATWORKFLOW
Anhand dieses Symbols
ist ersichtlich, ob zu diesem Dokument bereits ein DMS-Workflow gestartet wurde. Mit einem Doppelklick auf das Symbol gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie sich den aktuellen Status bzw. den Fortschritt des Workflows ansehen können.
Anhand dieses Symbols
ist ersichtlich, ob zu diesem Dokument bereits ein DMS-Workflow gestartet wurde. Mit einem Doppelklick auf das Symbol gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie sich den aktuellen Status bzw. den Fortschritt des Workflows ansehen können. Sollten Sie einem Dokument mehr als einen Workflow zugeordnet haben, kommt beim Doppelklick auf das Workflowsymbol 
das Fenster Workflowinstanz auswählen. In diesem Fenster können Sie dann die gewünschte Workflowinstanz auswählen, zu der Sie den aktuellen Status sehen möchten.
das Fenster Workflowinstanz auswählen. In diesem Fenster können Sie dann die gewünschte Workflowinstanz auswählen, zu der Sie den aktuellen Status sehen möchten. Hinweis
| Wenn Sie eine Dokumentenverknüpfung mit der Funktion Verknüpfung erstellen anlegen, wird die Workflowinstanz nicht auf das verknüpfte Dokument übernommen. |
Weitere Informationen zum DMS-Workflow erhalten Sie in der Dokumentation zum Workflow.
HauptNr DOK_HAUPTNUMMER
In diesem Feld können Sie dem Dokument eine Hauptnummer zuweisen. Über das F8-Symbol
vor diesem Feld können Sie dem Dokument automatisch eine fortlaufende Hauptnummer zuordnen. Diese Nummerierung von Dokumenten mit Hauptnummer wird vorwiegend in Ungarn 
benötigt. Weitere Informationen zu diesem Feld erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumente mit Hauptnummer.
In diesem Feld können Sie dem Dokument eine Hauptnummer zuweisen. Über das F8-Symbol
vor diesem Feld können Sie dem Dokument automatisch eine fortlaufende Hauptnummer zuordnen. Diese Nummerierung von Dokumenten mit Hauptnummer wird vorwiegend in Ungarn benötigt. Weitere Informationen zu diesem Feld erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumente mit Hauptnummer.Projekt-Kundenzuordnung bei Import ignorieren DOK_IGNOREPROJEKTCHECK
Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke verwendet.
Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke verwendet.
InsArt DOK_INS_IART
Dieses Feld zeigt die Art der im Feld Institution hinterlegten Institution an (Beispiel: FA = Finanzamt).
Dieses Feld zeigt die Art der im Feld Institution hinterlegten Institution an (Beispiel: FA = Finanzamt).
Nummer DOK_INS_INR
Dieses Feld zeigt die Nummer der im Feld Institution hinterlegten Institution an (z. B. BankNr).
Dieses Feld zeigt die Nummer der im Feld Institution hinterlegten Institution an (z. B. BankNr).
Landnummer DOK_INS_LANDNR
Dieses Feld zeigt die Nummer des Landes der im Feld Institution hinterlegten Institution an (z. B. 1 = Österreich).
Dieses Feld zeigt die Nummer des Landes der im Feld Institution hinterlegten Institution an (z. B. 1 = Österreich).
Ist erledigt DOK_ISTERLEDIGT
In diesem Feld wird angezeigt, ob die durch das Dokument entstandene Aufgabe bereits erledigt ist.
In diesem Feld wird angezeigt, ob die durch das Dokument entstandene Aufgabe bereits erledigt ist.
Mit einem Doppelklick auf dieses Feld in den Dokumentenlisten kann dieses Dokument bereits in den Listen auf "erledigt" bzw. "nicht erledigt" gesetzt werden.
In Favoriten sichtbar DOK_ISTFAVORIT
Anhand dieses Symbols
können Sie erkennen, ob ein Dokument bereits zu den Favoriten hinzugefügt wurde. Über "Funktionen → Favoriten" im Fenstermenü können Sie Dokumente zu den Favoriten hinzufügen bzw. entfernen.
Anhand dieses Symbols
können Sie erkennen, ob ein Dokument bereits zu den Favoriten hinzugefügt wurde. Über "Funktionen → Favoriten" im Fenstermenü können Sie Dokumente zu den Favoriten hinzufügen bzw. entfernen. Schreibgeschützt DOK_ISTREADONLY
Anhand dieses Symbols
können Sie erkennen, ob ein Dokument schreibgeschützt ist. Weitere Information zum Schreibschutz erhalten Sie in den Hilfen zum Fenster Dokumentenübersicht in der Funktionsbeschreibung und Schreibschutz am Dokument.
Anhand dieses Symbols
können Sie erkennen, ob ein Dokument schreibgeschützt ist. Weitere Information zum Schreibschutz erhalten Sie in den Hilfen zum Fenster Dokumentenübersicht in der Funktionsbeschreibung und Schreibschutz am Dokument.Verknüpft DOK_ISTVERKNUPFT
Zeigt an, ob das aktuelle Dokument durch das Erstellen einer Verknüpfung entstanden ist.
Zeigt an, ob das aktuelle Dokument durch das Erstellen einer Verknüpfung entstanden ist.
Jahr DOK_JAHR
In diesem Feld können Sie das Jahr eintragen, in dem das Dokument entstanden ist, es kann aber auch automatisch ermittelt werden, zum Beispiel bei der Archivierung aus der FIBU. Dieses Feld hat sonst aber keine Auswirkungen auf andere Programmteile in NTCS, es dient rein als zusätzliches Filter- und Sortierkriterium.
Über den Parameter "Vorschlag Jahr" können Sie steuern, welches Jahr bei der Archivierung in diesem Feld vorgeschlagen werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.
Mit diesem Parameter können Sie steuern, welches Jahr bei der Archivierung im gleichnamigen Feld vorgeschlagen werden soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl: 0 - aktuelles Jahr 1 - Vorjahr 2 - kein Vorschlag Vor allem in Steuerberatungskanzleien sollten Sie darauf achten, dass die Arbeitsweise nicht immer mit dem Kalenderjahr zusammenpasst und den Parameter daher unterjährig entsprechend umstellen! |
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Zeilenverrechnung
Dieses Jahr wird im Rahmen der Zeilenverrechnung (genauer: Weiterverrechnung der SVS-Abfragen) als Bezugsjahr für Barauslagen herangezogen, die aufgrund kostenpflichtiger SVS-Cockpit-Abfragen entstehen. Weitere Informationen erhalten Sie in der Themendokumentation SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen.
Firma DOK_KONTAKT_FIRMENNR
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der die am Dokument hinterlegte Kontaktperson geführt wird.
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der die am Dokument hinterlegte Kontaktperson geführt wird.
Kontaktperson DOK_KONTAKTPERSON
In diesem Feld können Sie die Kontaktperson hinterlegen, die mit dem Dokument in Verbindung steht.
In diesem Feld können Sie die Kontaktperson hinterlegen, die mit dem Dokument in Verbindung steht.
Kontaktperson DOK_KONTAKT_PERSONENID
In diesem Feld wird die PersonenID der am Dokument hinterlegten Kontaktperson angezeigt. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr: KO20005.
In diesem Feld wird die PersonenID der am Dokument hinterlegten Kontaktperson angezeigt. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr: KO20005.
Konversations-ID DOK_KONVERSATIONSID
In diesem Feld wird die Konversations-ID angezeigt. Diese ID verbindet Dokumente, die zu einem gleichen Konversationsablauf gehören. Typischerweise handelt es sich hier um E-Mails, aktuell wird diese ID durch die automatische E-Mail-Archivierung vergeben.
In diesem Feld wird die Konversations-ID angezeigt. Diese ID verbindet Dokumente, die zu einem gleichen Konversationsablauf gehören. Typischerweise handelt es sich hier um E-Mails, aktuell wird diese ID durch die automatische E-Mail-Archivierung vergeben.
Kostenrechnung DOK_KORE
Dieses Feld ermöglicht Ihnen Kostendaten zum aktuellen Dokument zuzuordnen. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kostenrechnung.
Dieses Feld ermöglicht Ihnen Kostendaten zum aktuellen Dokument zuzuordnen. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kostenrechnung.
Hinweis
| Neben diesem Feld werden zusätzlich zu allen zugeordneten Kostenrechnungen auch die Kostentypen (Kostenträger (KTR), Kostenstelle (KST), Dimension (DIM) ...) angeführt. Der Typ wird mit drei Buchstaben abgekürzt und der jeweilige Wert wird mit Schrägstrich getrennt angeführt.  |
Lead DOK_LEAD
In diesem Feld können Sie bei der Neuarchivierung eines Dokumentes einen Lead auswählen, dem dieses Dokument zugeordnet werden soll. Das Dokument wird Ihnen dann im Fenster "Leadmanagement" im Reiter "Lead Dokumente" angezeigt.
Hinweis
In diesem Feld können Sie bei der Neuarchivierung eines Dokumentes einen Lead auswählen, dem dieses Dokument zugeordnet werden soll. Das Dokument wird Ihnen dann im Fenster "Leadmanagement" im Reiter "Lead Dokumente" angezeigt.
| Direkt in den Metadaten des Dokumentes wird die Leadzuordnung nach dem Speichern nicht mehr angezeigt. Die Leadzuordnung direkt am Dokument kann nur bei der Neuanlage durchgeführt werden, bei einer nachträglichen Bearbeitung des Dokumentes ist dieses Feld inaktiv. |
Firmennr (Lead) DOK_LED_FIRMENNR
In diesem Feld wird Ihnen die Firmennummer des Leads, dem Sie das archivierte Dokument zuordnen, angezeigt.
In diesem Feld wird Ihnen die Firmennummer des Leads, dem Sie das archivierte Dokument zuordnen, angezeigt.
Lead-Nr. DOK_LED_LEADNR
In diesem Feld wird Ihnen die Lead-Nr. des Leads, dem Sie das archivierte Dokument zuordnen, angezeigt.
In diesem Feld wird Ihnen die Lead-Nr. des Leads, dem Sie das archivierte Dokument zuordnen, angezeigt.
Änderungsdatum Dokument DOK_LETZTE_BEARBEITUNG
In diesem Feld wird der Zeitpunkt der letzten Bearbeitung des archivierten Dokuments angezeigt. Änderungen der Metadaten (Dokumentendatensatz) bleiben hier unberücksichtigt.
In diesem Feld wird der Zeitpunkt der letzten Bearbeitung des archivierten Dokuments angezeigt. Änderungen der Metadaten (Dokumentendatensatz) bleiben hier unberücksichtigt.
Letzter User DOK_LETZTERUSER
In diesem Feld wird die User-ID jenes Benutzers angezeigt, der den Dokumentendatensatz zuletzt bearbeitet hat.
In diesem Feld wird die User-ID jenes Benutzers angezeigt, der den Dokumentendatensatz zuletzt bearbeitet hat.
Mitarbeiter-ID DOK_MITARBEITERID
In diesem Feld wird die Personen-ID jenes Mitarbeiters angezeigt, der im Feld "Sachbearbeiter" hinterlegt ist. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und Personen-Nr., z. B.: MA20001.
In diesem Feld wird die Personen-ID jenes Mitarbeiters angezeigt, der im Feld "Sachbearbeiter" hinterlegt ist. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und Personen-Nr., z. B.: MA20001.
Firma DOK_MIT_FIRMENNR
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der der im Feld Sachbearbeiter hinterlegte Mitarbeiter geführt wird.
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der der im Feld Sachbearbeiter hinterlegte Mitarbeiter geführt wird.
Ordner DOK_ORDNER
In diesem Feld können Sie den Ordner eintragen, in dem die Dokumente abgelegt werden sollen. Dieses Feld dient als reines Informationsfeld und hat keine Auswirkung auf andere Bereiche im NTCS.
In diesem Feld können Sie den Ordner eintragen, in dem die Dokumente abgelegt werden sollen. Dieses Feld dient als reines Informationsfeld und hat keine Auswirkung auf andere Bereiche im NTCS.
Dokument-Nr DOK_ORIG_DOKUMENTENNR
In diesem Feld wird die Nummer des Dokuments angezeigt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden.
In diesem Feld wird die Nummer des Dokuments angezeigt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden.
Passwort DOK_PASSWORT
In diesem Feld ist ersichtlich, ob das Dokument passwortgeschützt ist oder nicht.
In diesem Feld ist ersichtlich, ob das Dokument passwortgeschützt ist oder nicht.
Firma DOK_PER_FIRMENNR
In diesem Feld wird jene Firmennummer angezeigt, unter der die am Dokument hinterlegte Person geführt wird.
In diesem Feld wird jene Firmennummer angezeigt, unter der die am Dokument hinterlegte Person geführt wird.
Personen-ID DOK_PERSONENID
In diesem Feld wird die Personen-ID der am Dokument hinterlegten Person angezeigt. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr (Beispiel: KL2000201001).
In diesem Feld wird die Personen-ID der am Dokument hinterlegten Person angezeigt. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr (Beispiel: KL2000201001).
Auf Pfad verschoben DOK_PFAD_GEAENDERT
In diesem Feld wird Ihnen mittels grünem Häkchen angezeigt, ob das Dokument auf einen anderen Pfad verschoben wurde.
In diesem Feld wird Ihnen mittels grünem Häkchen angezeigt, ob das Dokument auf einen anderen Pfad verschoben wurde.
Notiz DOK_POSTITNR
Hier können Sie eine Notiz zu diesem Dokument erfassen. Beim Erfassen einer Notiz werden Sie auch nicht in der Anzahl der Zeichen, die verwendet werden können, eingeschränkt.
Hier können Sie eine Notiz zu diesem Dokument erfassen. Beim Erfassen einer Notiz werden Sie auch nicht in der Anzahl der Zeichen, die verwendet werden können, eingeschränkt.
PostLfdNr DOK_POSTLFDNR_COBOL
In diesem Feld wird die laufende Nummer des Poststückes aus der INFO30 - Post angezeigt.
In diesem Feld wird die laufende Nummer des Poststückes aus der INFO30 - Post angezeigt.
Priorität DOK_PRIORITAET
In diesem Feld können Sie eine Priorisierung des Dokuments vornehmen. Sie haben die Möglichkeit zwischen Hoch, Mittel und Niedrig zu wählen. Dokumente mit hoher Priorität werden mit diesem Symbol (
), Dokumente mit niedriger Priorität mit diesem Symbol (
) dargestellt.
In diesem Feld können Sie eine Priorisierung des Dokuments vornehmen. Sie haben die Möglichkeit zwischen Hoch, Mittel und Niedrig zu wählen. Dokumente mit hoher Priorität werden mit diesem Symbol (
), Dokumente mit niedriger Priorität mit diesem Symbol () dargestellt. Firma DOK_PRO_FIRMENNR
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der das Projekt erfasst wurde.
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der das Projekt erfasst wurde.
Projekt DOK_PRO_PROJEKTNR
In diesem Feld können Sie ein bzw. mehrere Projekte hinterlegen, welche im Bezug zu diesem Dokument stehen. Mit dem blauen
F4-Pfeil können Sie ein Projekt aus dem Projektsuchdialog auswählen und dem Dokument zuordnen. Über das 
F8-Symbol können Sie diesem Dokument mehrere Projekte zuordnen, wobei das Hauptprojekt zusätzlich in dieses Feld übernommen wird.
In diesem Feld können Sie ein bzw. mehrere Projekte hinterlegen, welche im Bezug zu diesem Dokument stehen. Mit dem blauen
F4-Pfeil können Sie ein Projekt aus dem Projektsuchdialog auswählen und dem Dokument zuordnen. Über das F8-Symbol können Sie diesem Dokument mehrere Projekte zuordnen, wobei das Hauptprojekt zusätzlich in dieses Feld übernommen wird. Hinweis
| Je nachdem wie der Parameter Anzeige alle Projekte gesetzt ist, werden im Projektsuchdialog nur die Projekte des eingegebenen Kunden bzw. alle erfassten Projekte angezeigt. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Projekte → Allgemein.
Achtung!
|
Projekttyp DOK_PRO_PROJEKTTYP
In diesem Feld wird Ihnen der Typ des hinterlegten Projektes angezeigt (z. B. 1 = Vorlage, 2 = Checklist, 3 = normales Projekt).
In diesem Feld wird Ihnen der Typ des hinterlegten Projektes angezeigt (z. B. 1 = Vorlage, 2 = Checklist, 3 = normales Projekt).
Schreibschutz von DOK_READONLY_TYPE
In diesem Feld wird angezeigt, ob der Schreibschutz durch die Dokumentenkategorie entstanden ist oder ob dieser manuell durch die Funktion Dokument schützen im Fenstermenü unter Funktionen → Schreibschutz vergeben wurde. Weitere Informationen zum Schreibschutz erhalten Sie in den Hilfen zum Fenster Dokumentenübersicht in der Funktionsbeschreibung und Schreibschutz am Dokument.
In diesem Feld wird angezeigt, ob der Schreibschutz durch die Dokumentenkategorie entstanden ist oder ob dieser manuell durch die Funktion Dokument schützen im Fenstermenü unter Funktionen → Schreibschutz vergeben wurde. Weitere Informationen zum Schreibschutz erhalten Sie in den Hilfen zum Fenster Dokumentenübersicht in der Funktionsbeschreibung und Schreibschutz am Dokument.
Sachkonto DOK_SACHKONTO
Über dieses Feld können Sie dem Dokument ein bzw. mehrere Sachkonten zuordnen. In der Dokumentenübersicht können Sie sich dann am Reiter "Sachkonto" alle Dokumente zu einem bestimmten Sachkonto anzeigen lassen.
Über dieses Feld können Sie dem Dokument ein bzw. mehrere Sachkonten zuordnen. In der Dokumentenübersicht können Sie sich dann am Reiter "Sachkonto" alle Dokumente zu einem bestimmten Sachkonto anzeigen lassen.
Schlagworttext DOK_SCHLAGWORTTEXT
Verwenden Sie dieses Feld, um zugeordnete Schlagwörter mit dem Filtertyp "beinhaltet" zu suchen.
Verwenden Sie dieses Feld, um zugeordnete Schlagwörter mit dem Filtertyp "beinhaltet" zu suchen.
Datenbesitzer für Ansehen DOK_SHOW_DOG
In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegen. Dieses Dokument können dann nur jene Benutzer sehen, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.
In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegen. Dieses Dokument können dann nur jene Benutzer sehen, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.
Hinweis
| Für Dokumente aus der ER-Kontrolle gibt es eine Besonderheit: Es kann die hier hinterlegte Datenbesitzergruppe übersteuert werden, wenn Sie das Feld Berechtigung ER-Kontrolle auf der Dokumentenkategorie setzen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie bei der Beschreibung des Feldes Berechtigung ER-Kontrolle. |
Unterschriftsstatus DOK_SIGID_STATUS
In diesem Feld wird der Status des Unterschriftenprozesses für dieses Dokument angezeigt. Folgende Ausprägungen sind hier möglich:
 | Der Unterschriftenprozess ist In Arbeit - d. h., es müssen noch ein oder mehrere Personen das Dokument unterzeichnen. Solange noch keiner der zugeordneten Personen unterzeichnet hat, können Sie die Unterzeichnerzuordnung noch ändern. |
 | Der Unterschriftenprozess ist Erfolgreich erledigt - d. h., alle ausgewählten Personen haben das Dokument unterzeichnet. Bei diesem Status kann am Dokument nichts mehr geändert werden, ebenso kann die Unterzeichnerzuordnung nicht mehr angepasst werden. Auch der Abbruch des Unterschriftenprozesses ist hier nicht mehr möglich - wenn dieser erneut gestartet werden muss, dann müssen Sie das Dokument neu archivieren. |
 | Der Unterschriftenprozess ist Abgelehnt - d. h., eine der ausgewählten Personen hat die Unterzeichnung des Dokuments abgelehnt. Hier haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten, wie Sie dieses Dokument weiterbehandeln können.
|
 | Der Unterschriftenprozess ist Abgebrochen - d. h., der komplette Unterschriftenprozess wurde von einer Person bewusst abgebrochen. Hier können Sie den Unterschriftenprozess ganz einfach neu starten bzw. auch die Unterzeichnerzuordnung ändern. |
 | Der Unterschriftenprozess ist Abgelaufen - d. h., wenn man die Aufgabe schon einmal ausgeführt hat, aber die Unterschrift nicht setzt, hat man danach noch 90 Tage Zeit, den Prozess zu beenden. Geschieht das nicht innerhalb dieser 90 Tage, ist der Unterschriftenprozess abgelaufen. |
Hinweis
| Wenn ein Dokument erfolgreich über MOXIS von allen Zuständigen signiert bzw. der Unterschriftenprozess abgebrochen oder abgelehnt worden ist, kann dieses Dokument wieder gelöscht werden. Das Löschen und Bearbeiten wird nur mehr verhindert, wenn sich ein Dokument noch in einem laufenden Signaturprozess befindet. |
Weitere Informationen zur Vorgehensweise bei dieser Form der digitalen Unterschrift erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Unterzeichner bzw. in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.
vor diesem Feld können Sie das Fenster Session-ID DOK_STDBRF_SESSIONID
Wenn Sie ein Dokument aus dem Standardbrief archivieren, wird in diesem Feld die Session-ID aus dem Standardbrief übergeben und auf dem Dokument verspeichert. Sollten Sie Dokumente aus dem Standardbrief für mehrere Adressaten archivieren, steht auf diesen Dokumenten die gleiche Session-ID. Somit können Sie feststellen welche Dokumente aus dem Standardbrief gemeinsam archiviert wurden.
Wenn Sie ein Dokument aus dem Standardbrief archivieren, wird in diesem Feld die Session-ID aus dem Standardbrief übergeben und auf dem Dokument verspeichert. Sollten Sie Dokumente aus dem Standardbrief für mehrere Adressaten archivieren, steht auf diesen Dokumenten die gleiche Session-ID. Somit können Sie feststellen welche Dokumente aus dem Standardbrief gemeinsam archiviert wurden.
Tab-Nr DOK_STDBRF_TABNR
In diesem Feld wird die Nummer des Tabs im Standardbrief auf dem Dokument verspeichert, dadurch wird ein Dokument im Standardbrief reproduzierbar.
In diesem Feld wird die Nummer des Tabs im Standardbrief auf dem Dokument verspeichert, dadurch wird ein Dokument im Standardbrief reproduzierbar.
Temporärer Dokumentenpfad DOK_TEMPPFAD
In diesem Feld wird der temporäre, lokale Pfad zur Datei angezeigt. Dieser wird nur angezeigt, wenn das Dokument geöffnet ist.
In diesem Feld wird der temporäre, lokale Pfad zur Datei angezeigt. Dieser wird nur angezeigt, wenn das Dokument geöffnet ist.
UnterNr DOK_UNTERNUMMER
Die Unternummer wird aufgrund der eingetragenen Hauptnummer vergeben. Wenn Sie eine neue Hauptnummer vergeben wird hier automatisch 1 eingesetzt, verwenden Sie eine bestehende Hauptnummer, wird die zuletzt vergebene Unternummer um 1 erhöht.
Die Unternummer wird aufgrund der eingetragenen Hauptnummer vergeben. Wenn Sie eine neue Hauptnummer vergeben wird hier automatisch 1 eingesetzt, verwenden Sie eine bestehende Hauptnummer, wird die zuletzt vergebene Unternummer um 1 erhöht.
Veröffentlichung DOK_VEROEFFENTLICHKZ
In diesem Feld können Sie entscheiden, ob bzw. wo das Dokument im BMD Com angezeigt werden soll. Sie haben die Möglichkeit zwischen "Keine", "In Klienteninfos" und "Als Formular" zu wählen.
In diesem Feld können Sie entscheiden, ob bzw. wo das Dokument im BMD Com angezeigt werden soll. Sie haben die Möglichkeit zwischen "Keine", "In Klienteninfos" und "Als Formular" zu wählen.
Beachten Sie hier bitte den Parameter "Kunde für Web-Dokumente", unter CRM und DMS →Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Com.
Nur von diesem Kunden werden die Dokumente für die Anzeige der downloadfähigen Dokumente oder der Klienteninformationen verwendet. |
Dokument versionieren DOK_VERSIONIERUNGSTYP
Über diese Combobox können Sie je Dokument bestimmen, ob bei einer Änderung eine neue Version erzeugt oder die bestehende überschrieben werden soll. Im Normalfall müssen Sie diese Einstellung nicht verändern, da standardmäßig Lt. Parametereinstellung gilt. Das heißt, bei der Änderung dieses Dokuments wird aufgrund des Parameters Dokumentenzugriff entschieden, ob Versionen erzeugt werden müssen. Durch die Änderung des aktuellen Datenfeldes auf "immer versionieren" oder "nie versionieren" übergehen Sie die Einstellung im Parameter.
Über diese Combobox können Sie je Dokument bestimmen, ob bei einer Änderung eine neue Version erzeugt oder die bestehende überschrieben werden soll. Im Normalfall müssen Sie diese Einstellung nicht verändern, da standardmäßig Lt. Parametereinstellung gilt. Das heißt, bei der Änderung dieses Dokuments wird aufgrund des Parameters Dokumentenzugriff entschieden, ob Versionen erzeugt werden müssen. Durch die Änderung des aktuellen Datenfeldes auf "immer versionieren" oder "nie versionieren" übergehen Sie die Einstellung im Parameter.
Achtung!
 | Beachten Sie, dass sich bei einer Änderung der Dokumentenkategorie auch der Inhalt dieses Datenfeldes verändert, da in diesem Fall immer der Wert des gleichlautenden Feldes der Dokumentenkategorie auf den Dokumentendatensatz übernommen wird. |
Den Parameter Dokumentenzugriff finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.
Von diesem Parameter hängt grundsätzlich ab, ob mit Arbeitskopien oder direkt am Originaldokument gearbeitet wird und ob die Möglichkeit besteht Dokumentenversionen zu erstellen. Arbeitskopie mit/ohne Versionierung (Standard) Bei dieser Einstellung wird in jedem Fall eine lokale Arbeitskopie erstellt. Diese Einstellung kann mit beiden Speicherverfahren (Speicherung über Server oder Direkte Speicherung) verwendet werden. Mit Versionierung bedeutet, dass beim neuerlichen Einchecken eines zum Bearbeiten geöffneten Dokuments, eine neue Version erstellt wird. Ohne Versionierung wird das ursprüngliche Dokument am Server überschrieben. Arbeiten am Originaldokument Mit dieser Einstellung verhindern Sie, dass lokale Kopien des Dokuments erstellt werden. Um diese Einstellung verwenden zu können, muss die Direkte Speicherung verwendet werden. Es kann keine systemunterstützte Versionierung durchgeführt werden. Hinweis
|
Bei der Versionierung von Dokumenten sind die beiden Parameter Abfrage Versionierung und Eingabe Versionsinfo ebenfalls zu beachten. Diese finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, erfolgt bei der Archivierung z. B. aus einer MS-Office-Anwendung über die Schaltfläche BMD Archiv eine Abfrage, ob die aktuellen Änderungen eine neue Version erzeugen oder die bestehende überschreiben sollen. Dieses Verhalten ist an die Einstellung im Parameter Dokumentenzugriff (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen → Dokumentenzugriff) gekoppelt. Zeigt dieser nicht den Wert Arbeitskopie mit Versionierung, wird auch diese Abfrage unterdrückt. Hinweis
|
Wenn Sie diesen Parameter aktivieren, erhalten Sie vor der Archivierung eines aus dem DMS zur Bearbeitung geöffneten Dokuments die Möglichkeit, den Grund oder eine Information für die Bearbeitung zu erfassen. Dieser erfasste Text steht Ihnen im Fenster Dokumentenversionen als eigene Spalte zur Verfügung. Damit Sie überhaupt die Möglichkeit haben, eine Versionsinfo zu erfassen, müssen Sie den Parameter Abfrage Versionierung auf Ja stellen. |
Workflow DOK_WORKFLOW
In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit einen DMS-Workflow zu hinterlegen, welcher dann beim Speichern des Dokuments gestartet wird. Dieses Feld kann nur bei der Neuanlage eines Dokuments befüllt werden. Beim Bearbeiten eines Datensatzes im DMS kann dieses Feld nicht mehr befüllt bzw. geändert werden.
Sollten Sie einen Dokumentendatensatz bearbeiten, zu dem bereits ein Workflow gestartet worden ist, können Sie über das F8-Symbol 
vor diesem Feld die Workflowinstanzen zu diesem Dokumentenworkflow aufrufen. Sollten dem Dokument mehrere Workflows zugeordnet sein, öffnet sich vorher das Fenster Workflowinstanz auswählen in dem Sie die gewünschte Workflowistanz auswählen können, die Sie sich genauer ansehen möchten.
vor diesem Feld die Workflowinstanzen zu diesem Dokumentenworkflow aufrufen. Sollten dem Dokument mehrere Workflows zugeordnet sein, öffnet sich vorher das Fenster Workflowinstanz auswählen in dem Sie die gewünschte Workflowistanz auswählen können, die Sie sich genauer ansehen möchten.Hinweis
| Der direkt in diesem Feld hinterlegte DMS-Workflow zieht immer mit höherer Priorität, als der auf der Dokumentenkategorie hinterlegte. |
Transferfehler-Info Fremdarchiv DOK_XML_FREMDARCHIV_FEHLER
Zeigt die Fehlerrückmeldung des Fremdarchivs, wenn das betroffene Dokument nicht transferiert werden konnte.
Zeigt die Fehlerrückmeldung des Fremdarchivs, wenn das betroffene Dokument nicht transferiert werden konnte.
Transferstatus Fremdarchiv DOK_XML_FREMDARCHIV_STATUS
Zeigt bei aktivem Fremdarchiv ob im BMDDMS archivierte Dokumente transferiert werden konnten und ob dieser Schritt bereits erledigt wurde.
Zeigt bei aktivem Fremdarchiv ob im BMDDMS archivierte Dokumente transferiert werden konnten und ob dieser Schritt bereits erledigt wurde.
Dokumentennummer Extern DOK_XML_ID
Diese Dokumenten-ID wird für den Abgleich mit externen Archiven verwendet. Um den externen Abgleich zu aktivieren, setzen Sie sich bitte mit dem BMD Support in Verbindung.
Diese Dokumenten-ID wird für den Abgleich mit externen Archiven verwendet. Um den externen Abgleich zu aktivieren, setzen Sie sich bitte mit dem BMD Support in Verbindung.
ZeichnungsNr DOK_ZEICHNUNGSNUMMER
In diesem Feld können Sie eine Zeichnungsnummer eintragen. Dieses Feld dient als reines Informationsfeld und hat keine Auswirkung auf andere Bereiche im NTCS.
In diesem Feld können Sie eine Zeichnungsnummer eintragen. Dieses Feld dient als reines Informationsfeld und hat keine Auswirkung auf andere Bereiche im NTCS.
Entlehner ENTLEHNER
In diesem Feld können Sie jene Person eintragen, die sich dieses Buch (Dokument) ausleiht. Bei diesem Feld handelt es sich um ein reines Infofeld, welches keine Auswirkungen auf andere Bereiche im NTCS hat.
In diesem Feld können Sie jene Person eintragen, die sich dieses Buch (Dokument) ausleiht. Bei diesem Feld handelt es sich um ein reines Infofeld, welches keine Auswirkungen auf andere Bereiche im NTCS hat.
Institution INSTITUTION
In diesem Feld können Sie eine Institution hinterlegen, die von diesem Dokument betroffen ist.
In diesem Feld können Sie eine Institution hinterlegen, die von diesem Dokument betroffen ist.
SachbearbNr LISTMITARBEITER
In diesem Feld wird der Name des Mitarbeiters angezeigt, der als Sachbearbeiter am Dokument eingetragen ist.
In diesem Feld wird der Name des Mitarbeiters angezeigt, der als Sachbearbeiter am Dokument eingetragen ist.
Sachbearbeiter MITARBEITER
In diesem Feld können Sie den Sachbearbeiter eintragen, der für die Bearbeitung des Dokuments zuständig ist. Standardmäßig wird Ihnen beim Archivierungsvorgang der Mitarbeiter vorgeschlagen, mit dem Sie zurzeit im NTCS angemeldet sind.
In diesem Feld können Sie den Sachbearbeiter eintragen, der für die Bearbeitung des Dokuments zuständig ist. Standardmäßig wird Ihnen beim Archivierungsvorgang der Mitarbeiter vorgeschlagen, mit dem Sie zurzeit im NTCS angemeldet sind.
Beim Archivieren von E-Mails hängt der Vorschlag in diesem Feld vom Parameter Ermittlung Sachbearbeiter bei Mailarchivierung ab. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.
Mit diesem Parameter legen Sie fest, wie der Sachbearbeiter für das archivierte E-Mail ermittelt werden soll: Die Einstellung 0 - Standard übernimmt die Mitarbeiternummer des aktuellen Benutzers in dieses Feld. Wenn Sie diesen Parameter auf 1 - Von E-Mail-Adressen setzen, wird der Sachbearbeiter in erster Instanz aus der E-Mail-Adresse des Absenders ermittelt. Wenn diese E-Mailadresse nicht zugeordnet werden kann, wird die erste E-Mailadresse des Empfängers für die Suche verwendet. Kann auch hier keine Person ermittelt werden, gilt in letzter Instanz das gleiche Vorgehen wie unter der Einstellung "Standard". |
Hinweis
| Bei der Archivierung in ein Mandantenarchiv verhält sich der Vorschlag in diesem Feld abweichend vom eigenen Archiv. Hier wird standardmäßig des Feld leer vorgeschlagen und Sie können dann einen Sachbearbeiter auswählen, der unter der Firma angelegt ist, die am Archiv hinterlegt ist. Der aktuell angemeldete Mitarbeiter darf hier nicht automatisch vorgeschlagen werden, weil dieser nicht unter der Mandantenfirma geführt wird, sondern unter der eigenen Firma läuft. Im DMS dürfen nur Personen einem Dokument zugeordnet werden, die unter der Firma des ausgewählten Archivs geführt werden. |
Ma-Kurzname MITARBKURZNAME
In diesem Feld wird der Kurzname des Mitarbeiters angezeigt, der als Sachbearbeiter am Dokument eingetragen ist.
In diesem Feld wird der Kurzname des Mitarbeiters angezeigt, der als Sachbearbeiter am Dokument eingetragen ist.
SachbearbNr MITARBNR
In diesem Feld wird die Nummer des Mitarbeiters angezeigt, der als Sachbearbeiter am Dokument eingetragen ist.
In diesem Feld wird die Nummer des Mitarbeiters angezeigt, der als Sachbearbeiter am Dokument eingetragen ist.
Passwort PASSWORT
In diesem Feld können Sie ein Passwort vergeben, mit dem dieses Dokument geschützt werden soll. Das Passwort können Sie mit dem Klick auf dieses Symbol
vergeben. Dokumente mit Passwort können nur dann bearbeitet und angesehen werden, wenn dieses Passwort vor dem Öffnen korrekt eingegeben wird.
In diesem Feld können Sie ein Passwort vergeben, mit dem dieses Dokument geschützt werden soll. Das Passwort können Sie mit dem Klick auf dieses Symbol
vergeben. Dokumente mit Passwort können nur dann bearbeitet und angesehen werden, wenn dieses Passwort vor dem Öffnen korrekt eingegeben wird.Wird dieses Dokument per E-Mail versendet, kann dieses Dokument je nach Einstellung im Parameter Passwort beim Versand ermitteln auch für den Empfänger passwortgeschützt sein. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokument versenden.
Dokumente können beim Versenden per E-Mail mit einem Passwort geschützt werden. Entscheiden Sie per Parametereinstellung, ob dieses vom Dokument oder vom Kunden ermittelt werden soll. Ist ein entsprechendes Passwort vorhanden, wird das Dokument direkt verschlüsselt (= PDF-Dokumente) oder gezippt und verschlüsselt. Andernfalls erhält das Dokument keine Komprimierung und keinen Passwortschutz. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung. Hinweis
1 - Kein Passwort: Wenn Sie diese Parametereinstellung wählen, wird das Dokument ohne Passwortverschlüsselung versendet. Außer Sie haben den oben erwähnten Parameter Passwortabfrage aktiviert, dann kommt zumindest der Abfragedialog zur Eingabe eines Passworts vor dem Dokumentenversand. 2 - Passwort vom Personenstamm: Sollten Sie diese Parametereinstellung gewählt haben, wird das Passwort zum Versenden vom Personenstamm ermittelt. Die Passwortermittlung erfolgt in erster Instanz in den paketbezogenen Kundenpasswörtern. Sollte hier keines ermittelt werden können, wird in zweiter Instanz das Passwort direkt vom Personenstamm herangezogen. - Paketbezogene Kundenpasswörter Diese können Sie je Kunde im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Kunden → Funktionen (Fenstermenü) → Weitere Stammdaten → Kundenpasswörter anlegen. Ist hier ein Passwort für das Paket CRM erfasst, wird dieses auch für den Versand von Dokumenten herangezogen. - Kundenstamm Ist im Fenster "Kundenpasswörter" kein Passwort erfasst bzw. keines für das Paket CRM, wird das Passwort vom Kundenstamm genommen. Dieses können Sie direkt in der Bearbeitungsmaske eines Kunden in das Feld Passwort für Lesen/Öffnen eintragen. 3 - Passwort vom Dokument: Bei dieser Parametereinstellung wird das Passwort für den Versand vom gleichnamigen Feld am Dokument ermittelt. Falls am Dokument kein Passwort hinterlegt ist, erfolgt die Passwortermittlung in zweiter Instanz in den paketbezogenen Kundenpasswörtern von CRM. Sollte hier keines ermittelt werden können, ist die Rückfallebene das Passwort am Personenstamm. Achtung!
|
Person PERSINST
In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Person (Kunde, Gesellschafter, Mitarbeiter etc.) eintragen, zu der das Dokument archiviert werden soll. Über den blauen Pfeil
vor diesem Feld öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Sie die gewünschte Person auswählen können.
In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Person (Kunde, Gesellschafter, Mitarbeiter etc.) eintragen, zu der das Dokument archiviert werden soll. Über den blauen Pfeil
vor diesem Feld öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Sie die gewünschte Person auswählen können. Hinweis
| Bei der Archivierung von E-Mails wird anhand der E-Mail-Adresse die Person für die Archivierung ermittelt. Bei Posteingängen wird mit der E-Mail-Adresse des Absenders, bei Postausgängen mit der E-Mail-Adresse des Empfängers gesucht. Ist die E-Mail-Adresse bei einer aktiven und bei einer inaktiven Person hinterlegt, wird die E-Mail-Adresse von der aktiven Person für die Archivierung vorgeschlagen. |
Schlagwort SCHLAGWOERTER
In diesem Feld können Sie dem Dokument verschiedene Schlagwörter zuordnen, nach denen die Dokumente dann gesucht werden können. Mit dem F8-Symbol 
vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Schlagwörter zuordnen, in dem Sie neue Schlagwörter anlegen können bzw. die Zuordnung vornehmen können.
vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Schlagwörter zuordnen, in dem Sie neue Schlagwörter anlegen können bzw. die Zuordnung vornehmen können. Die Schlagwortsuche können Sie in der Dokumentenübersicht unter Suchen im Fenstermenü aufrufen. Es öffnet sich das Fenster Schlagwortsuche, in dem Sie das Schlagwort auswählen können, für das die Dokumente dargestellt werden sollen.