Verteilen an Personen bzw. Archiv
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → DMS → Dokumentenübersicht/Dokumentenliste → Funktionen → Verschieben/Verteilen/Verweise → Verteilen an Personen oder Verteilen in ArchivMit dieser Funktion ist es möglich, ein Dokument auf mehrere Personen oder in verschiedene Archive zu verteilen.
Hinweis
 | Wird das Fenster mit der Funktion "Verteilen an Personen" geöffnet, startet das Fenster mit dem Reiter "Kunden und Lieferanten". Wird die Funktion "Verteilen in Archiv" ausgeführt, öffnet sich das Fenster mit dem Reiter "Archive". In beiden Fällen kann aber jeder verfügbare Reiter nach dem Start des Fensters ausgewählt werden. |
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Reiter Personen
Das Fenster öffnet sich mit insgesamt 5 verschiedenen Reitern. Darunter befinden sich die personenbezogenen Reiter Kunden und Lieferanten, Mitarbeiter, Gesellschafter und Diverse Personen.
Hinweis
| Wird eine Person gelöscht, von der ein Dokument auf eine andere Person verteilt ist, wird die Verteilung aufgelöst und das Dokument wird auf die verteilte Person übertragen. Wird eine Person gelöscht, von der mehrere Dokumente auf andere Personen verteilt sind, wird das Dokument mit der niedrigsten Dokumentennummer zum Hauptdokument und die Verteilung des Hauptdokuments auf die anderen Personen bleibt vorhanden. |
Kunden und Lieferanten
Im Reiter "Kunden und Lieferanten" werden standardmäßig alle aktiven Kunden, Interessenten, Lieferanten und möglichen Lieferanten angezeigt. Über die Combobox besteht dann zusätzlich noch die Möglichkeit, nur auf eine der vier Ausprägungen zu filtern.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Checklisten |
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 Workflow |
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Checklistenfortschritt 
Checkliste entfernen 
Checklistenübersicht 
Workflow starten  Aktive anzeigen | Zeigt alle aktiven Personen in der Liste an. |
| Inaktive anzeigen | Zeigt alle inaktiven Personen in der Liste an. |
| Alle anzeigen | Zeigt alle Personen in der Liste an (aktiv und inaktiv). |
Mitarbeiter
Im Reiter "Mitarbeiter" besteht über die Combobox die Möglichkeit, neben den Mitarbeitern die Bewerber oder Vertreter anzuzeigen.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Checklisten |
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| Workflow |
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| Aktive anzeigen | Zeigt alle aktiven Mitarbeiter in der Liste an. |
| Inaktive anzeigen | Zeigt alle inaktiven Mitarbeiter in der Liste an. |
| Alle anzeigen | Zeigt sowohl die aktiven als auch inaktiven Mitarbeiter in der Liste an. |
Gesellschafter
In diesem Reiter werden alle Gesellschafter aufgelistet. Bis auf die Standardfunktionen "Neu", "Bearbeiten" und "Löschen" sind hier keine Funktionen verfügbar.
Diverse Personen
In diesem Reiter werden alle Diversen Personen gelistet.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Checklisten |
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| Aktive anzeigen | Zeigt alle aktiven Personen in der Liste an. |
| Inaktive anzeigen | Zeigt alle inaktiven Personen in der Liste an. |
| Alle anzeigen | Zeigt alle Personen in der Liste an (aktiv und inaktiv). |
Reiter Archive
Soll das Dokument in ein anderes Archiv verteilt werden, so ist im linken Fensterbereich unter dem Reiter "Archive" das gewünschte Archiv auszuwählen. Beim Zuordnen mit dem Pfeil nach rechts öffnet sich die Beschlagwortungsmaske. Nach dem Speichern dieser wird die Person aus dem gewählten Archiv im rechten Bildschirmbereich angezeigt.
Der Reiter öffnet sich standardmäßig mit allen verfügbaren Archiven. Über die Combobox kann man zusätzlich zwischen Mandantenarchiven und eigenen Archiven wählen.
Achtung!
Beim Schließen des Fensters werden die Verteilungen automatisch erzeugt.
 | Der Reiter Archive ist nicht aktiv, wenn Sie dieses Fenster in der Dokumentenarchivierung mit Vorschau über die Funktion "Verteilen an Personen" aufrufen. |
Beim Schließen des Fensters werden die Verteilungen automatisch erzeugt.
Hinweis
| Wenn Sie ein in mehrere Archive verteiltes Dokument später an mehrere Personen verteilen, wird die Verteilung in jenem Archiv durchgeführt, in dem Sie sich gerade befinden. |
Verteilt an
Im rechten Fensterbereich werden Ihnen alle Personen (archivübergreifend) angezeigt, auf welche das Dokument verteilt worden ist.
Im Titel unter "Verteilt an" sieht man die Anzahl der bisher verteilten Personen zum aktuellen Dokument.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Dokument ansehen | Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Wenn Sie dem Datensatz nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Ansehen geöffnet werden soll. Alle weiteren Informationen finden Sie in der Hilfe zur Dokumentenzuordnung - Funktionen. |
 Zu Dokument im DMS | Mit dieser Funktion können Sie die Dokumentenliste aufrufen, in der Ihnen alle diesem Datensatz zugeordneten Dokumente aufgelistet werden. In diesem Fenster steht Ihnen der volle Funktionsumfang des DMS zur Verfügung, um die Dokumente weiterzuverarbeiten. Alle weiteren Informationen finden Sie in der Hilfe zur Dokumentenzuordnung - Funktionen. |
Hintergrundinformationen
Beachten Sie, dass für Dokumente, die in ein anderes Archiv verteilt werden, der Wert des Feldes "Vorschlag Datenb. bearbeiten" (Feld am Archivstamm) auf das Dokument (in das Feld "Datenbesitzer Dokument bearbeiten") geschrieben wird. Deshalb könnte es dazu kommen, dass manche User verteilte Dokumente nicht bearbeiten können!
Standardfeldauswahl Dokument verteilen
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