Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → CRM → Aufgaben → Klick auf dieses Symbol

im Feld Workflow.

Dieses Fenster gibt Ihnen einen Überblick über den Fortschritt der bei einer Aufgabe, Dokument, Frist etc. zugeordneten Workflowinstanz.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Workflowdiagramm

Im linken oberen Bereich dieses Fensters sehen Sie eine grafische Darstellung des Workflows mit unterschiedlichen Farben, die Folgendes bedeuten:

Orange:	In dieser Farbe wird die zurzeit markierte Aufgabenaktion angezeigt.
Rot:	In dieser Farbe werden die nicht benutzten Status einer Aufgabenaktion angezeigt.
Grün:	Diese Farbe zeigt den bisherigen Verlauf des Workflows an.
Gelb:	Alles in dieser Farbe zeigt den noch nicht gegangenen Weg im Workflow an.
Violett:	Die Aufgabenaktion wird in dieser Farbe angezeigt, wenn der Workflowablauf angehalten worden ist, z. B. wenn bei der Mitarbeiterermittlung auf Abfrage durch den User abgebrochen worden ist und somit noch nicht feststeht, wer diese Aufgabe erhalten soll.

Rechts befindet sich eine Combobox für die Einstellung des Zoomfaktors, mit der Sie den Workflow vergrößern bzw. verkleinern können.

Workflowdetails

Im rechten Bereich dieses Fensters werden die diversen Detailinformationen zum Workflow angezeigt. Diese Details werden Ihnen in zwei verschiedenen Boxen angezeigt, die Ihnen zu unterschiedlichen Bereichen Informationen liefern. Der Bereich "Workflowinstanzdetails" liefert Detailinfos zum Workflow und dessen Fortschritt und der Bereich "Workflowaktionsdetails" liefert Informationen zu einer im rechten Bereich selektierten Workflowaktion.

Aufgaben zur Workflowinstanz

Im unteren Bereich sehen Sie die Aufgaben zum aktuellen Workflow. Die Anzahl der Aufgaben, die in dieser Liste angezeigt werden, hängt einerseits vom Fortschritt im Workflow ab und andererseits vom gewählten Weg im Workflow. Die Combobox ermöglicht Ihnen, die Aufgaben anhand des Status zu selektieren. Diese Combobox ist identisch mit der Combobox in den Aufgaben. Rechts werden Ihnen noch weitere Details zur selektierten Aufgabe angezeigt, wie der Bereich "Verteilung", und optional kann auch der Bereich "Aufgabendetails" eingeblendet werden.

Workflowinstanzen - Administrator

CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflows → Workflowstudio → Workflowinstanzen

In diesem Fenster werden alle Workflowinstanzen zu einem selektierten Workflow dargestellt.

Dieses Fenster steht primär den Administratoren zur Verfügung. Es kann hier relativ schnell festgestellt werden, wo ein Workflow "hängen geblieben" ist, und welche Aufgaben erzeugt worden sind und welche nicht. Außerdem können bereits erzeugte Instanzen hier wieder gelöscht werden, falls sie versehentlich erzeugt worden sind.

Fensterbereiche

Einstiegsfeld

In diesem Einstiegsfeld können Sie den Workflow auswählen, für den die dazugehörigen Workflowinstanzen angezeigt werden sollen.

Hinweis

Dieses Einstiegsfeld ist nur aktiv, wenn Sie die Workflowinstanzen für einen Workflow aufrufen, der unter der eigenen CRM Hauptfirma angelegt ist. Ansonsten steht in diesem Einstiegsfeld fix jener Workflow, zu dem die Workflowinstanzen aufgerufen wurden. Das heißt, die Workflowsuche in diesem Fenster ist nur innerhalb der eigenen CRM Hauptfirma möglich.

Workflowinstanzen

Im linken Bereich dieses Fensters werden Ihnen alle vom Workflow erzeugten Instanzen aufgelistet. Links oben befindet sich eine Combobox, die zur Filterung verwendet werden kann, um einen besseren Überblick über den Fortschritt eines Workflows zu erhalten. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen zur Verfügung:

Alle	Hier werden Ihnen alle Workflowinstanzen des im Einstiegsfeld gewählten Workflows angezeigt.
In Bearbeitung	Unter dieser Ausprägung werden Ihnen alle Workflowinstanzen angezeigt, bei denen das Ende noch nicht erreicht ist und noch offene Workflows vorhanden sind, um dieses zu erreichen.
Erledigt	Wenn Sie diese Ausprägung wählen, werden alle Workflowinstanzen angezeigt, die korrekt zu Ende gelaufen sind. Alle Aufgaben dieser Workflowinstanz sind erledigt und die Endeaktion wird grün dargestellt.
Abgebrochen	Bei dieser Comboboxausprägung werden Ihnen alle abgebrochenen Workflowinstanzen aufgelistet. Zum Beispiel werden hier jene Workflowinstanzen protokolliert, zu denen der Workflow zum Beispiel im Erledigen-Dialog durch Auswahl der Comboboxausprägung "Workflow abbrechen" abgebrochen wird. Die Ende Aktion wird bei diesen Workflowinstanzen rot dargestellt und alle noch offenen Aufgaben werden erledigt.
Nicht gestartet	Unter dieser Comboboxausprägung werden Ihnen alle Workflowinstanzen angezeigt, die noch nicht gestartet wurden. Dieser Fall tritt ein, wenn die Workflowinstanz zwar angelegt wird, diese aber aus bestimmten Gründen nicht gestartet werden kann.
Inkonsistent	Bei dieser Comboboxausprägung werden Ihnen alle inkonsistenten Workflowinstanzen aufgelistet. Eine Workflowinstanz ist inkonsistent, wenn die Endeaktion des Workflows noch nicht erreicht ist, aber keine Workflowaufgabe mehr vorhanden ist um das Ende des Workflows zu erreichen. Sollte es - aus welchen Gründen auch immer - dazu kommen, dass eine inkonsistente Workflowinstanz entsteht, wird der am Workflow hinterlegte Verantwortliche in Form einer Aufgabe über die inkonsistente Workflowinstanz informiert. Im HTML-Text der Aufgabe sind die Diagramm-Nr. und Diagramminstanz-Nr. enthalten, damit diese schnell in den Workflowinstanzen gefunden werden kann. Dadurch haben Sie jetzt die Möglichkeit sofort zu reagieren, wenn der Workflowablauf ungewollt gestoppt wird und dadurch keine wichtigen Fristen versäumen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Workflowinstanz abbrechen

Mit dieser Funktion können Sie laufende Workflowinstanzen abbrechen. Dabei werden alle noch offenen Workflowaufgaben der Instanz auf "Erledigt" gesetzt. Die Funktion ist für Workflowinstanzen in Bearbeitung, inkonsistene Workflowinstanzen und nicht gestartete Workflowinstanzen aktiv.

Workflowinstanzen

reaktivieren

Mit dieser Funktion können eine oder mehrere inkonsistente Workflowinstanzen selektiert und an jener Stelle reaktiviert werden, an welcher der Workflow hängen geblieben ist. Es werden dann die Aufgaben für den Sachbearbeiter erzeugt, damit dieser weiterarbeiten kann. Diese Funktion ist nur bei inkonsistenten Workflowinstanzen aktiv.

Hinweis

Die Reaktivierung einer Workflowinstanz funktioniert nur, wenn der Workflow grundsätzlich korrekt gezeichnet worden ist und im Normalfall auch korrekt durchlaufen würde. Diese Funktion kann nur verwendet werden, wenn z. B. durch Absturz des BMD Web bzw. der BMD NTCS der Workflow inkonsistent wird.

Funktionen

Hinweis Aktualisierung Person auf Workflowinstanz

Wird eine Person (Kunde, Interessent oder Mitarbeiter) über die Hilfsprogramme auf eine andere Nummer umgestellt bzw. werden zwei Personen zusammengespielt, wird die neue Personen-ID auch auf alle Workflowinstanzen aktualisiert bzw. auch gleich auf allen Workflowaufgaben geändert. Dadurch wird gewährleistet, dass auch alle folgenden Aufgaben, die durch diesen Workflowablauf noch entstehen, auch für die richtige Person angelegt werden.

Bei einem DMS-Workflow kann die Person in den Instanzparametern aktualisiert werden, indem die Person am Dokument geändert wird. Es werden dann alle offenen Workflowinstanzen zu diesem Dokument aktualisiert, damit die Person auch auf zukünftigen Workflowaufgaben mit der Person am Dokument übereinstimmt.

Bei Fristenworkflows wird auch das auf der Frist hinterlegte Projekt in das Feld Instanzkopf-Info auf die Workflowinstanz geschrieben. Übergeben werden die Projektfirma, die Projektnummer sowie der Projekttyp und benötigt wird diese Information zum Beispiel für die Erstellung von Workflowmakros, um auf Projektinformationen zuzugreifen.

Hinweis

Wenn Sie eine oder mehrere Workflowinstanzen löschen, werden in diesem Zuge auch alle Workflowaufgaben gelöscht. In diesem Fall werden keine E-Mail-Benachrichtigungen über das Löschen der Aufgaben versendet.

Standardfeldauswahl Workflowinstanzen

Standardfeldauswahl Workflowinstanzen

Siehe auch:

Workflow

Workflowstudio

Aufgaben