Erledigen

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM. 

 

 CRM und DMS → CRM → Aufgaben → Erledigen

 

Das Fenster erscheint beim Erledigen oder Delegieren einer Aufgabe, die durch einen Workflow erzeugt worden ist. Neben dem Fenstertitel wird immer der Betreff der Aufgabe angezeigt.

 

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Im Fenster "Erledigen" stehen Ihnen beim Feld "Aktion" mehrere Combobox-Ausprägungen zur Verfügung, die teilweise von verschiedenen Einstellungen abhängig sind.

In dieser Combobox werden Ihnen alle Statusausprägungen angezeigt, mit der die Workflowaufgabe erledigt werden kann. Durch die Auswahl des Aktionsstatus beeinflussen Sie den weiteren Weg im Workflow und welchen Mitarbeitern als nächstes Aufgaben angelegt werden. Details zum Aktionsstatus, Workflow bzw. zur Verbindung zu den Aufgaben erhalten Sie in der Dokumentation zum Workflow.

 

Zusätzlich können Sie beim Erledigen der Aufgabe eine Notiz erfassen. Die hier erfasste Notiz wird an die folgende Aufgabe übergeben. Das heißt, der Sachbearbeiter kann, ausgelöst durch diesen Workflow, alle bisher erfassten Notizen zu den Aufgaben einsehen. Im Notizverlauf werden dann immer Benutzer, Mitarbeiter, Datum der Änderung, Betreff sowie Status der Aufgabe und der vom Mitarbeiter eingegebene Text angezeigt.

 

Über diese Comboboxeinstellung können Sie die Workflowaufgabe an einen anderen Mitarbeiter delegieren.

Achtung! 

Beim Erledigen von Workflowaufgaben kann es sein, dass dieser Comboboxeintrag nicht vorhanden ist. Das ist dann der Fall, wenn Sie auf der Aufgabenaktion im Workflow, aus der diese Aufgabe entstanden ist, das Feld Delegieren zulässig deaktiviert haben.

Wenn Sie eine Rückmeldung bezüglich Erledigung, Delegierung etc. der Aufgabe erhalten wollen, müssen Sie das Feld Rückmeldung auf Ja stellen. Auch bei diesem Comboboxeintrag können Sie eine Notiz erfassen, um zusätzliche Informationen bzw. Gründe der Delegierung einzutragen, die der Mitarbeiter, dem die Aufgabe delegiert wird, dann einsehen kann.

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob diese Abfrage direkt im Fenster "Delegieren" erfolgen soll.

Über diese beiden Comboboxeinträge haben Sie die Möglichkeit, den von Ihnen bereits gestarteten Workflow abzubrechen bzw. neue Workflows zu starten.

Achtung! 

Beim Erledigen von Workflowaufgaben kann es sein, dass dieser Comboboxeintrag nicht vorhanden ist. Das ist dann der Fall, wenn Sie auf der Aufgabenaktion im Workflow, aus der diese Aufgabe entstanden ist, das Feld Workflow abbrechen zulässig deaktiviert haben.

Wenn Sie die Ausprägung "Workflow abbrechen" wählen, wird die Workflowinstanz beendet und alle offenen Aufgaben, die im Zuge dieses Workflows noch vorhanden sind, werden automatisch erledigt.

Bei DMS-Workflows können Sie zusätzlich wählen, ob nur der Workflow abgebrochen oder ob nach dem Abbruch auch gleich ein neuer gestartet werden soll. Bei allen anderen Workflowarten gibt es nur die Möglichkeit, den Workflow abzubrechen. Sollten Sie die Option "Workflow abbrechen + Neustart" wählen, müssen Sie im Feld Workflow für Neustart den neuen Workflow hinterlegen.

In diesem Bereich werden Ihnen die Details des nächsten Mitarbeiters bzw. des Mitarbeiters, an den die Aufgabe delegiert wird, im Workflow angezeigt. Welche Felder in der Detailinfo angezeigt werden sollen, lässt sich über eine eigene Feldauswahl festlegen, die Sie über das  3-Punkte-Menü bearbeiten können.