Aufgaben - multiselectfähige Funktionen
Aufgaben - Multiselect
Im Fenster Aufgaben besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect zu markieren, um Ihnen ein schnelleres Abarbeiten der Aufgaben zu ermöglichen. Sie können aktuell mehrere Aufgaben gleichzeitig an einen Mitarbeiter delegieren bzw. mehrere Aufgaben in einem Schritt erledigen bzw. ausführen. Für alle anderen Funktionen hat das Multiselect in den Aufgaben aktuell keine Auswirkung.
Delegieren
Beim Delegieren von mehreren Aufgaben wird folgendes Fenster geöffnet, in dem Ihnen im oberen Bereich angezeigt wird, wie viele Aufgaben delegiert werden sollen bzw. wie viele von den markierten nicht delegiert werden können. Wählen Sie in diesem Fenster den Mitarbeiter aus, an den die Aufgaben delegiert werden sollen.
Abschließend erhalten Sie eine Meldung, wie viele Aufgaben insgesamt delegiert worden sind und welche Aufgaben nicht delegiert werden konnten:
Hinweis
 | Diese zusammenfassende Abschlussmeldung erfolgt allerdings nur, wenn in der Selektion Aufgaben enthalten sind, die nicht delegiert werden können. Können alle Aufgaben delegiert werden, wird keine Meldung über die Anzahl der delegierten Aufgaben ausgegeben. |
Beim gemeinsamen Delegieren von Workflowaufgaben wird folgender Dialog geöffnet. Oberhalb wird zusammenfassend angezeigt, wieviele Aufgaben der Selektion delegiert werden können.
Grundsätzlich können Sie alle selektierten Workflowaufgaben - egal zu welchem Workflow diese gehören - gemeinsam delegieren. Einzig das Feld Delegieren zulässig auf der Aufgabenaktion könnte ein Delegieren der Aufgabe verhindern. Trifft dies zu, werden diese Workflowaufgaben auch bei Multiselect-Delegieren nicht mitdelegiert.
Hinweis
| Sie können auch mehrere Workflowaufgaben und Nicht-Workflowaufgaben gleichzeitig delegieren. In diesem Fall gibt es aber keine Gruppierung nach Workflowfunktionen bzw. Workflow, es wird der "normale" Dialog zum Delegieren der Aufgaben geöffnet. |
Ausführen
Beim Ausführen von mehreren selektierten Aufgaben wird zuerst folgendes Fenster geöffnet, in dem Ihnen aufgelistet wird, wie viele Aufgaben mit welcher Funktion ausgeführt werden sollen. Mit dem Klick auf "Starten" werden diese Aufgaben dann ausgeführt.
Das heißt, Sie können auch Aufgaben von unterschiedlichen Workflows bzw. mit unterschiedlichen Funktionen in einem Schritt ausführen. Diese Funktionen werden dann nacheinander ausgeführt, ohne dass Sie dazwischen nach jeder Ausführung die nächste Aufgabe selektieren und auf Ausführen klicken müssen.
Beispiel
 | Sie führen folgende drei Workflowaufgaben mit unterschiedlichen Funktionen in dieser Reihenfolge aus: 
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Besonderheiten gibt es beim Ausführen mehrerer Aufgaben aus der ER-Kontrolle bzw. bei Workflowaufgaben mit der Spezialfunktion DMS Dokument mit Begleitbrief versenden.
Hinweis ER-Kontrolle 
| Wenn Sie mehrere Aufgaben aus der ER-Kontrolle ausführen, werden die Fenster für die Freigabe der ER für alle ausgeführten Aufgaben gleichzeitig geöffnet und Sie können diese dann der Reihe nach abarbeiten. Die Möglichkeit, dass eine Aufgabe nach der anderen ausgeführt wird und erst nach Freigabe der ersten ER die nächste ER geöffnet wird, funktioniert bei ER-Kontrolle-Aufgaben nicht. |
Hinweis DMS Dokument mit Begleitbrief versenden 
| Wenn Sie mehrere Aufgaben per Multiselect ausgewählt haben und es ist eine Aufgabe mit der Spezialfunktion DMS Dokument mit Begleitbrief versenden enthalten, wird der Versand automatisch im Hintergrund durchgeführt, sofern folgende Kriterien erfüllt sind:
Ist eine dieser Einstellungen nicht gesetzt, bleiben diese Aufgaben nach der Ausführung offen und Sie erhalten eine zusammenfassende Meldung, wie viele Aufgaben ausgeführt werden konnten und wie viele nicht.  Im Logfile BMDCRMTASKEXECUTE-<USER-ID> werden alle Aufgaben inkl. Aufgabennummer gelistet, die nicht ausgeführt werden konnten. Die möglichen Gründe bzw. Lösungsmöglichkeiten, entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Fenster Versand von (Finanz-)Dokumenten mit Begleitbrief. |
Erledigen 
Beim Erledigen von mehreren Aufgaben ist zu unterscheiden, ob es sich um Workflowaufgaben oder Nicht-Workflowaufgaben handelt. Nicht-Workflowaufgaben werden beim Klick auf "Erledigen" erledigt und zum Abschluss erhalten Sie eine zusammenfassende Meldung, wie viele Aufgaben der Selektion erledigt werden konnten.
Hinweis
| Diese zusammenfassende Abschlussmeldung erfolgt allerdings nur, wenn in der Selektion Aufgaben enthalten sind, die nicht erledigt werden können. Können alle Aufgaben erledigt werden, wird über die Anzahl der erledigten Aufgaben keine Meldung ausgegeben. |
Wenn Sie mehrere Workflowaufgaben selektieren und auf "Erledigen" klicken, wird der Workflow-Erledigen-Dialog geöffnet. Alle Workflowaufgaben vom gleichen Workflow und mit der gleichen Spezialfunktion können gemeinsam erledigt werden. Diese Information wird Ihnen auch in der Zeile unterhalb des Fenstermenüs angezeigt. In diesem Beispiel können alle vier Aufgaben gleichzeitig mit dem gleichen Status erledigt werden, weil alle die Funktion "Frist bearbeiten" hinterlegt haben.
Hinweis
| Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit Workflowaufgaben gemeinsam mit dem gleichen Status in einem Schritt erledigt werden können:
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Sie können aber mehrere Workflowaufgaben mit unterschiedlichen Funktionen über Multiselect auswählen und auf "Erledigen" klicken. Es werden alle Workflowaufgaben mit gleichen Funktionen und gleichem Workflow zusammengefasst und je Gruppe wird automatisch ein Workflow-Erledigen-Dialog geöffnet.
Achtung!
 | Bitte beachten Sie, dass beim gleichzeitigen Erledigen von mehreren Workflowaufgaben die unterhalb abgebildete Abfragemeldung entfällt. Die Abfrage "Diese Aufgabe wurde noch nicht ausgeführt! Wollen Sie die Aufgabe trotzdem erledigen?" erfolgt nur beim einzelnen Erledigen von Workflowaufgaben.  |
Das heißt, wenn Sie 2 Workflowaufgaben mit der Spezialfunktion "Frist bearbeiten" und 3 Workflowaufgaben mit der Funktion "Termin genehmigen" erledigen, wird zwei Mal der Erledigt-Dialog geöffnet, einmal für die 2 Aufgaben zur Fristbearbeitung und einmal für die 3 Aufgaben zur Termingenehmigung. Der Vorteil ist, dass Sie nicht zwei Mal den Erledigt-Dialog starten müssen, sondern dieser nach Erledigung der ersten Gruppe von Workflowaufgaben gleich automatisch geöffnet wird.
Hinweis
| Sie können auch mehrere Workflowaufgaben und Nicht-Workflowaufgaben gleichzeitig erledigen. In diesem Fall können alle Workflowaufgaben nach den oben genannten Kriterien in Gruppen erledigt werden, alle Nicht-Workflowaufgaben werden automatisch im Hintergrund ohne eigenen Dialog erledigt. |
 | Siehe auch: |
