Versand von (Finanz-)dokumenten mit Begleitbrief
Allgemein
In dieser Dokumentation erhalten Sie einen Überblick, wie Sie den Versand von Finanzdokumenten (Bescheide, Buchungsmitteilungen, Vierteljahresfälligkeiten, u.v.m.) möglichst schnell und einfach mit der Verwendung des Workflows abwickeln können. Es wird anhand eines Beispielworkflows erklärt, welche Einstellungen bzw. welche Voraussetzungen für einen korrekten Ablauf des Workflows notwendig sind.
Workflows müssen grundsätzlich selbst oder besser in Zusammenarbeit mit einem BMD Trainer erstellt werden und sind völlig individuell gestaltbar. Der hier gezeigte Beispielworkflow kann auch noch einfacher oder auch wesentlich komplexer gestaltet werden.
Hinweis
 | Besonders zeitsparende Automatismen im Zusammenhang mit dem Durchlauf von Dokumenten durch die Kanzlei bis hin zum Versand an den Mandanten sind nur mit den technischen Möglichkeiten des CRM Workflows (Fristen- und oder DMS-Workflow) umsetzbar. |
Stammdaten
Damit ein reibungsloser Ablauf beim Versand der Dokumente garantiert ist, sind die folgenden beiden Voraussetzungen bezüglich Stammdaten notwendig.
1. Anlage eines Personenkennzeichens
Mit einem neuen speziellen Personenkennzeichen sollen jene Kontaktpersonen markiert werden, welche die Finanzdokumente erhalten sollen. Ein neues Personenkennzeichen können Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Weitere Stammdaten → "Personenkennzeichen erfassen" anlegen.
Hinweis
| Wir empfehlen die Neuanlage eines Personenkennzeichens für diesen Anwendungsfall. Wird ein bestehendes verwendet, besteht die Gefahr, dass hier schon nicht berechtigte Personen zugeordnet sind. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Personenkennzeichen. |
2. Zuordnung von Kontaktpersonen
Damit die berechtigten Empfänger der Finanzdokumente vom Workflow auch ermittelt werden können, müssen Sie den Kunden eine Kontaktperson mit dem o.g. neu erfassten Kennzeichen zuordnen. Unter Umständen müssen Sie für diesen Zweck Kontaktpersonen ein zweites Mal zuordnen, wenn diese schon mit einem anderen Personenkennzeichen diesem Kunden zugeordnet sind. Die Kontaktzuordnung zu einem Kunden können Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Kunden → Extras → "Kontaktpersonen" durchführen.
Hinweis Einzelpersonen
| Auch für Einzelpersonen ist es erfordlich, eine Kontaktperson mit diesem Personenkennzeichen zuordnen. Sollte es die gleiche Person wie der Kunde selbst sein, können Sie den Kunden selbst als Kontakt zuordnen. Dadurch können Sie sich die Anlage einer separaten Kontaktperson ersparen. |
Workflow - Einstellungen
Dieser Workflow stellt einen einfachen Ablauf dar, wie über einen Fristenworkflow die Dokumente für die Prüfung durchs Unternehmen wandern können, diese dann versandt werden und zum Abschluss die Frist erledigt wird.
Fristen- vs. Dokumentenworkflow
Die Prüfung der Dokumente bzw. der (Massen)versand müssen nicht zwingend über einen Fristenworkflow abgewickelt werden, Sie haben auch die Möglichkeit diesen Ablauf mit einem DMS-Workflow abzuwickeln. Wie ein DMS-Workflow erstellt wird bzw. wie dieser gestartet wird, erfahren Sie in der Dokumentation zum Workflow, im Kapitel 4.2 Dokumentenworkflow. In nachfolgender Tabelle werden die Vor- bzw. Nachteile der einzelnen Workflowart gegenübergestellt.
| Fristenworkflow | Dokumentenworkflow | |
| Vorteile | Frist liegt immer beim Hauptverantwortlichen, während der zugehörige Workflow in Form der Aufgaben abgearbeitet wird. Hauptverantwortlicher hat über die bei ihm liegenden offenen Fristen jederzeit Einblick, wie weit der jeweilige Workflow ist und an welcher Stelle er sich verzögert. | Dokumente, wie Buchungsmitteilungen, EVZ-Mitteilungen, die eigentlich keine gesetzlichen Fristen auslösen, mischen sich nicht unter die "harten" gesetzlichen Fristen (von z. B. Bescheiden) → auch wenn man dann andere Fristarten verwenden würde. |
Nachteile | Um einen Fristenworkflow zu starten, muss eine Frist angelegt werden, auch wenn für diese Art der Dokumente grundsätzlich keine Frist notwendig ist. | Ein Workflow-Verantwortlicher muss sich zuerst die richtige Aufgabe bzw. das Dokument im DMS suchen, um dann den Fortschritt des Workflows abrufen zu können |
Hinweis
| Im Endeffekt hängt die grundsätzliche Entscheidung über die Workflowart davon ab, ob Sie überhaupt mit Fristen arbeiten. Wenn Sie mit Fristen arbeiten, dann würden wir eher zum Fristenworkflow raten, wenn Sie aber nur für bestimmte Dokumente Aufgaben erzeugen möchten, geht die Tendenz in Richtung Dokumentenworkflow. Weitere Aspekte bzw. Fragen, die Sie vor der Auswahl der Workflowart noch beachten bzw. sich stellen sollten:
|
Einstellungen auf Aufgabenaktionen
In diesem Abschnitt werden die Einstellungen auf den einzelnen Aufgabenaktionen beschrieben. In dieser Dokumentation wird nur auf die für den Massenversand spezifischen Einstellungen eingegangen. Wie der Workflow gezeichnet wird bzw. welche Einstellungsmöglichkeiten es gibt, entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Workflow.
1. Prüfung der Dokumente (Bescheide)
Damit beim Ausführen dieser Workflowaufgabe, die Fristen mit der entsprechenden Frist geöffnet wird, müssen Sie auf dieser Aufgabenaktion die Spezialfunktion "Frist bearbeiten" hinterlegen.
Hinweis
| Damit Sie hier dem Erlediger der Workflowaufgabe die Möglichkeit geben zu entscheiden, ob der Bescheid für den Versand freigegeben wird oder nicht, müssen Sie hier einen Aktionsstatus mit zwei Statusausprägungen hinterlegen. Weitere Informationen zu den Aktionsstatus erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Aktionsstatus. Wird der Bescheid freigegeben, wird die Workflowaufgabe für den Versand der Dokumente erzeugt, erfolgt keine Freigabe, wird die Aufgabe für die Einbringung eines Einspruchs erzeugt. |
Damit der (Massen)Versand der Dokumente über den Workflow funktioniert, sollten auf der Aufgabenaktion folgende Einstellungen getroffen werden.
- Es wird dringend empfohlen eine Aufgabenkategorie zu hinterlegen, um diese in der Aufgabenliste besser filtern zu können. Aufgabenkategorien können Sie unter "CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei" erfassen, weitere Infos dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Aufgabenkategorien.
- Die Spezialfunktion oder die Hintergrundfunktion DMS Dokument mit Begleitbrief versenden muss hinterlegt werden.
Spezialfunktion
Die Spezialfunktion verwenden Sie dann, wenn Sie für einen Mitarbeiter eine Aufgabe anlegen möchten, damit der Versand zu einem späteren Zeitpunkt von diesem angestoßen wird. Bei Bedarf können hier die Dokumente, die versendet werden, zuvor noch einmal geprüft werden.
Hintergrundfunktion
Die Hintergrundfunktion verwenden Sie dann, wenn Sie gleich mit der Bestätigung, dass der Bescheid in Ordnung ist, den Versand auslösen möchten. Das heißt, in diesem Fall bekommt kein Mitarbeiter mehr eine Aufgabe für den Versand - dieser wird sofort vollautomatisch mit der Erledigung der Aufgabe zum Prüfen des Bescheids angestoßen. - Die Standardbriefvorlage, welche als Begleitbrief versendet wird, soll hinterlegt werden.
- Das Personenkennzeichen mit dem der richtige Empfänger der Finanzdokumente ermittelt wird, soll hinterlegt werden.
Hinweis
| Damit Sie zu 100 % sicher sein können, dass die richtige Person laut Personenkennzeichen ermittelt wird und keine andere Person als Rückfallebene herangezogen wird, müssen Sie die Combobox für die Kontaktermittlung auf Nur Personenkennzeichen ohne Rückfallebene stellen.  |
2b. Einspruch einlegen
Damit beim Ausführen dieser Workflowaufgabe, die Fristen mit der entsprechenden Frist geöffnet wird, müssen Sie auf dieser Aufgabenaktion die Spezialfunktion "Frist bearbeiten" hinterlegen.
Diese Aktion bezweckt, dass jemand, der mit der Beeinspruchung befasst ist, komfortabel zur betreffenden Frist gelangt.
3. Frist erledigen
Damit beim Ausführen dieser Workflowaufgabe die betroffene Frist erledigt wird, müssen Sie auf dieser Aufgabenaktion die Spezialfunktion "Frist erledigen" hinterlegen.
Start des Workflows
Ein Fristenworkflow wird bei der Neuanlage einer Frist mit entsprechender Fristart gestartet. Dazu müssen Sie zuvor auf den Fristarten (CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Fristen), bei denen ein Workflow gestartet werden soll, im Feld Workflow einen Workflow der Kategorie CRM Workflow allgemein hinterlegen.
Gestartet wird dieser Workflow bei der Fristenanlage unter CRM und DMS → Kanzlei → Fristen. Hier im Neuanlagefenster im Feld Fristart die entsprechende Fristart mit hinterlegtem Workflow auswählen und beim Speichern der Frist wird der Workflow gestartet und die Aufgaben werden erzeugt.
Workflow - Ablauf
Wie vorhin bereits erwähnt, wird der Workflow durch die Anlage einer Frist mit entsprechender Fristart gestartet und die Workflowaufgaben werden an die zuständigen Sachbearbeiter verteilt. Die Frist wird durch den Workflow nicht delegiert, das heißt, diese bleibt immer beim Hauptverantwortlichen stehen und dieser kann sich jederzeit über den aktuellen Status des Workflows informieren, indem er im Feld "Workflow" auf dieses Symbol doppelklickt.
Prüfung der Dokumente (Bescheide)
Führt der zuständige Sachbearbeiter diese Workflowaufgabe aus, wird die Fristenliste geöffnet, nach genau dieser einen Frist (siehe Abbildung) gefiltert. Sie können in diesem Fenster dann die Bearbeitung dieser Frist durchführen bzw. auch alle Funktionen, die für Fristen möglich sind, ausführen.
Hinweis
 | Beim Schließen dieses Fensters wird automatisch das "Aufgabe erledigen"-Fenster aufgerufen und Sie können entscheiden mit welchem Status die Aufgabe erledigt werden soll und welchen Weg der Workflow weiterläuft. In dieser Dokumentation wird der Weg mit dem Versand der Dokumente beschrieben. |
Versand der Dokumente
Beim Versand der Dokumente mit Begleitbrief über Workflowaufgaben können Sie grundsätzlich zwischen zwei verschiedenen Arten unterscheiden. Sie können diese Workflowaufgaben einzeln ausführen, um die Dokumente zu versenden. Sie können aber auch einen Massenversand durch eine Ausführung mehrerer Workflowaufgaben gleichzeitig starten. In diesem Abschnitt werden die beiden Möglichkeit beschrieben und der Ablauf erläutert.
Automatischer Versand
Wenn Sie im Workflowdesign unter dem Punkt Versand der Dokumente die Hintergrundfunktion für das Versenden hinterlegen, ist hier keine Benutzeraktion mehr nötig. Der Versand erfolgt komplett automatisch im Hintergrund - an den richtigen Empfänger mit der richtigen Standardbriefvorlage.
Einzelversand
Beim Ausführen einer Workflowaufgabe mit der Spezialfunktion "DMS Versenden mit Begleitbrief" erscheint folgendes Fenster, in dem Sie die Art des Versandes bestimmen können.
Hier können Sie entscheiden, ob das Dokument gleich per E-Mail im Hintergrund versendet werden soll, oder ob die E-Mail für eine Kontrolle zuvor noch im Vordergrund geöffnet werden soll. Eine weitere Möglichkeit ist, den Standardbrief zu öffnen, wenn Sie noch Details zum Versand (Empfänger, Briefvorlage ...) verändern möchten.
| Der direkte Versand per E-Mail - egal ob im Vordergrund oder im Hintergrund - ist nur möglich, wenn folgende Einstellungen bzw. Voraussetzungen erfüllt sind.
Wurde eine dieser oben genannten Einstellungen nicht getroffen, wird nach Erscheinen einer Hinweismeldung automatisch der Standardbrief geöffnet. Dort können Sie die fehlenden Einstellungen, zum Beispiel die Auswahl der richtigen Kontaktperson bzw. Standardbriefvorlage, tätigen. Ist auf der Aufgabenaktion keine Standardbriefvorlage hinterlegt, erhalten Sie vor dem automatischen Öffnen des Standardbriefs diese Hinweismeldung:  Ist auf der Aufgabenaktion kein Personenkennzeichen definiert bzw. existiert beim Kunden keine Kontaktperson mit entsprechendem Personenkennzeichen und gültiger E-Mail Adresse, erhalten Sie diese Hinweismeldung:  |
Hinweis
| Bei der Funktion E-Mail wird nach dem Öffnen des E-Mails bzw. nach dem Versand im Hintergrund automatisch der Aufgabe erledigen Dialog geöffnet. Wenn Sie in diesem Fenster die Funktion "Standardbrief öffnen" gewählt haben, erscheint der Erledigen Dialog beim Schließen des Standardbriefs. |
Weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen zum Einzelversand erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokument versenden mit Begleitbrief.
Massenversand von Dokumenten
Den Massenversand von Dokumenten können Sie direkt in den Aufgaben mit der Funktion Ausführen starten. Bevor Sie diese Funktion ausführen, sollten Sie darauf achten, dass Sie im Einstiegsfeld Kategorie nach der auf der Aufgabenaktion definierten Kategorie vorfiltern.
In dieser Liste können Sie dann die gewünschten Workflowaufgaben selektieren, die Sie gemeinsam ausführen möchten und den Versand im Hintergrund starten. Nach dem Klick auf Ausführen erhalten Sie noch diese Meldung, die darüber informiert, wie viele Aufgaben ausgeführt werden würden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Starten" können Sie diese Aufgaben ausführen und somit den Massenversand starten.
Hinweis
| Wenn Sie beim Mehrfachselektieren der Aufgaben eine Workflowaufgabe mit einer anderen Funktion mitselektieren, wird diese auch ausgeführt. Diese wird ebenso in der Hinweismeldung aufgeführt, dass sie hier mitausgeführt wird.  Details dazu lesen Sie bitte in der Dokumentation zu den Aufgaben - multiselectfähige Funktionen. |
Nach der Massenausführung von Aufgaben erhalten Sie abschließend eine zusammenfassende Meldung, wie viele Aufgaben erfolgreich ausgeführt und erledigt wurden und somit der Versand der Dokumente korrekt abgelaufen ist und wie viele Aufgaben nicht ausgeführt werden konnten.
Die möglichen Gründe, warum Aufgaben nicht ausgeführt werden konnten, sind grundsätzlich die gleichen wie beim Einzelversand, Details entnehmen Sie bitte diesem Hinweis.
Hinweis
| Sollten Sie das Feld Zustellung E-Government-Dokumente vom Kundenstamm auf die Ausprägung Brief gestellt haben, darf die Mail auch nicht im Hintergrund versendet werden. Sind solche Aufgaben in dieser Massenausführung enthalten, wird für diese das Fenster Dokument versenden mit Begleitbrief geöffnet, um diese Bescheide gleich bei der Massenausführung zum Beispiel über den Standardbrief ausdrucken zu können.
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Sollten Aufgaben nicht erfolgreich ausgeführt worden sein, können Sie über die Schaltfläche Logdatei ansehen in der Hinweismeldung oberhalb, das Protokoll der Massenausführung aufrufen. In diesem Logfile werden alle Aufgaben gelistet, die nicht ausgeführt werden konnten.
Hinweis
| Sie haben zwei Möglichkeiten, wie Sie mit Aufgaben, die nicht ausgeführt worden sind, umgehen können.
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Frist erledigen
Beim Ausführen der Workflowaufgabe "Frist erledigen" wird automatisch die vom Workflow betroffene Frist im Hintergrund erledigt und der Erledigen Dialog für Workflowaufgaben aufgerufen.
In diesem Beispiel ist durch das Erledigen dieser letzten Workflowaufgabe auch der Workflow korrekt zu Ende gelaufen. Weitere Informationen zum Erledigen von Aufgaben erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.
