Versand von E-Government-Dokumenten mit Workflow
Allgemein
In dieser Dokumentation erhalten Sie einen Überblick, wie Sie alle E-Government-Dokumente eines Kunden (Bescheide, Buchungsmitteilungen, Vierteljahresfälligkeiten, und viele mehr) unter Verwendung des Workflows gesammelt in einer E-Mail verschicken können. Es wird anhand eines Beispielworkflows erklärt, welche Einstellungen bzw. welche Voraussetzungen für einen korrekten Ablauf des Workflows notwendig sind.
Workflows müssen grundsätzlich selbst oder besser in Zusammenarbeit mit einem BMD Trainer erstellt werden und sind völlig individuell gestaltbar. Der hier gezeigte Beispielworkflow kann auch noch einfacher oder auch wesentlich komplexer gestaltet werden.
Hinweis
 | Besonders zeitsparende Automatismen im Zusammenhang mit dem Durchlauf von Dokumenten durch die Kanzlei bis hin zum Versand an den Mandanten sind nur mit den technischen Möglichkeiten des CRM Workflows (Fristen- und oder DMS-Workflow) umsetzbar. |
Stammdaten
Damit ein reibungsloser Ablauf beim Versand der Dokumente garantiert ist, sind zwei Voraussetzungen bezüglich Stammdaten notwendig. Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte diesen Abschnitt in der Dokumentation zum Versand von (Finanz-)dokumenten mit Begleitbrief.
Workflow - Einstellungen
Damit Sie mehrere Dokumente eines Kunden in einer E-Mail versenden können, benötigen Sie zwei Workflows, nämlich einen Haupt- und einen Folgeworkflow. Diese beiden Workflows stellen einen möglichen Ablauf dar, wie über einen Fristenworkflow die Dokumente für die Prüfung durch das Unternehmen wandern können, diese dann gesammelt versandt werden können und zum Abschluss die Frist erledigt wird.
Hinweis
 | Dieses Beispiel wird anhand eines Fristenworkflows beschrieben, die Workflowart ist aber keine Voraussetzung. Dieser Ablauf kann zum Beispiel auch mit DMS-Workflows abgebildet werden. Das heißt, die Art des Workflows ist hier nicht ausschlaggebend für diese Funktionalität. Es kann auch ein Hauptworkflow der Kategorie CRM Workflow allgemein in einen Folgeworkflow der Kategorie DMS-Workflow münden. Es besteht auch die Möglichkeit mehrere verschiedene Hauptworkflows in den gleichen Folgeworkflow münden zu lassen. Verschiedene Dokumente können durch verschiedene Workflows durch Ihr Unternehmen laufen. Weil es unterschiedliche Prüfebenen gibt, können die Dokumente zum Schluss aber trotzdem gemeinsam in einer E-Mail an den Kunden gesendet werden. Als Entscheidungshilfe für die Art des Workflows kann die Gegenüberstellung der Vor- bzw. Nachteile von Fristen- bzw. Dokumentenworkflow in der Dokumentation zum Versand von (Finanz-)dokumenten mit Begleitbrief dienen. |
Hauptworkflow
In diesem Abschnitt werden die Einstellungen auf den einzelnen Aufgabenaktionen des Hauptworkflows beschrieben. In dieser Dokumentation wird nur auf die für den gesammelten Versand spezifischen Einstellungen eingegangen. Wie der Workflow gezeichnet wird bzw. welche Einstellungsmöglichkeiten es gibt, entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Workflow.
1. Prüfung der Dokumente
Damit beim Ausführen dieser Workflowaufgabe die Fristen mit der entsprechenden Frist geöffnet wird, müssen Sie auf dieser Aufgabenaktion die Spezialfunktion "Frist bearbeiten" hinterlegen.
Hinweis
| Damit Sie hier dem Erlediger der Workflowaufgabe die Möglichkeit geben, zu entscheiden, ob der Bescheid für den Versand freigegeben bzw. abgelehnt wird oder ob noch eine zusätzliche Prüfung erfolgen soll, können Sie hier einen Aktionsstatus mit drei Statusausprägungen hinterlegen. Weitere Informationen zu den Aktionsstatus erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Aktionsstatus. Wird der Bescheid freigegeben, wird die Workflowaufgabe für den Versand der Dokumente erzeugt; wird die Freigabe abgelehnt, wird die Aufgabe für die Einbringung einer Beschwerde erzeugt und soll diese Frist von einem zweiten Mitarbeiter geprüft werden, können Sie die Aufgabe mit dem Status "Rücksprache" erledigen. |
2a. Dokumente für Versand
Damit Sie mehrere Dokumente eines Kunden aus verschiedenen Workflowabläufen gesammelt in einer E-Mail versenden können, müssen diese in einem Versandworkflow zusammengeführt werden. Dazu müssen Sie die Hintergrundfunktion Versandbereit auswählen und im Feld Folgeworkflow müssen Sie einen Workflow hinterlegen, auf den die Dokumente dieser Workflowabläufe gesammelt werden.
Hinweis
| Beim Erreichen dieser Workflowaktion wird dann geprüft, ob zu diesem Kunden bereits eine Workflowinstanz für diesen Workflow vorhanden ist. Ist bereits eine vorhanden, wird dieses Dokument zur bereits bestehenden Workflowinstanz hinzugefügt, gibt es noch keine, wird eine neue Workflowinstanz erzeugt. |
2b. Folgeaktionen im Workflow
Bei der Folgeaktion Beschwerde einlegen können Sie zum Beispiel die Spezialfunktion "Standardbrief Alle Personen" hinterlegen, damit der Mitarbeiter beim Ausführen der Aufgabe gleich in den Standardbrief gelangt, um eventuell eine vorgefertigte Briefvorlage gleich zu versenden.
Bei der Folgeaktion Zweitprüfung können Sie die Spezialfunktion "Frist bearbeiten" hinterlegen, damit der Mitarbeiter, der diese Frist zusätzlich prüfen soll, durch das Ausführen der Aufgabe komfortabel zu dieser Frist gelangt.
Folgeworkflow
In diesem Abschnitt werden die Einstellungen auf den einzelnen Aufgabenaktionen des Folgeworkflows beschrieben. In dieser Dokumentation wird nur auf die für den gesammelten Versand spezifischen Einstellungen eingegangen. Wie der Workflow gezeichnet wird bzw. welche Einstellungsmöglichkeiten es gibt, entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Workflow.
Vor dem Start des Workflows erfolgt in diesem Beispiel eine Prüfung, auf welche Art der Kunde die Dokumente gerne zugestellt haben möchte. In den Kundenstammdaten können Sie über das Feld Zustellung E-Government-Dokumente definieren, ob dieser Kunde die Dokumente per Brief oder per E-Mail erhalten möchte.
Im Workflow erfolgt die Prüfung dann mit einer Makroaktion, die dieses Feld am Kundenstamm prüft und je nach gewählter Ausprägung den entsprechenden Workflowpfad für den Versand oder den Ausdruck der Dokumente durchläuft.
Eine Makroaktion kann über dieses Symbol 
im Diagrammstudio eingefügt werden. Nach dem Einfügen dieses Elements wird dieses Fenster gestartet, in dem Sie das Makro für die Prüfung hinterlegen können. Das Makro "CRM_WF_Zustellung_Brief_Email" für diese Prüfung wird standardmäßig ausgeliefert und kann unter "Stammdaten → Schnittstellen → Import → Importe Standards → Workflowmakros" importiert werden.
im Diagrammstudio eingefügt werden. Nach dem Einfügen dieses Elements wird dieses Fenster gestartet, in dem Sie das Makro für die Prüfung hinterlegen können. Das Makro "CRM_WF_Zustellung_Brief_Email" für diese Prüfung wird standardmäßig ausgeliefert und kann unter "Stammdaten → Schnittstellen → Import → Importe Standards → Workflowmakros" importiert werden.
Hinweis
| Dieses Makro zum Bestimmen der Versandart kann sowohl im Folge- als auch im Hauptworkflow abgebildet werden. Wenn Sie das Makro im Hauptworkflow verwenden, müssen Sie zwei Folgeworkflows starten, einen für den E-Mail Versand und einen für den Ausdruck der Dokumente. Wenn Sie nur einen Folgeworkflow möchten, müssen Sie das Makro gleich zu Beginn dieses Workflows einfügen, um die Art der Zustellung zu bestimmen. |
2a. Dokumente versenden
Damit der Versand der Dokumente über den Workflow korrekt funktioniert, sollten auf der Aufgabenaktion folgende Einstellungen getroffen werden.
- Es wird empfohlen eine Aufgabenkategorie zu hinterlegen, um diese in der Aufgabenliste besser filtern zu können. Aufgabenkategorien können Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → "CRM und Kanzlei" erfassen, weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Aufgabenkategorien.
- Die Spezialfunktion DMS Dokument mit Begleitbrief versenden muss hinterlegt werden.
- Die Standardbriefvorlage, welche als Begleitbrief versendet wird, soll hinterlegt werden.
- Das Personenkennzeichen, mit dem der richtige Empfänger der Finanzdokumente ermittelt wird, soll hinterlegt werden.
Hinweis
| Damit Sie zu 100 % sicher sein können, dass die richtige Person laut Personenkennzeichen ermittelt wird und keine andere Person als Rückfallebene herangezogen wird, müssen Sie die Combobox für die Kontaktermittlung auf Nur Personenkennzeichen ohne Rückfallebene stellen.  |
2b. Dokumente drucken
Bei dieser Workflowaktion können Sie zum Beispiel die Spezialfunktion Dokumentenliste öffnen hinterlegen, damit der Mitarbeiter beim Ausführen der Aufgabe gleich alle Dokumente, die dieser Aufgabe zugeordnet sind, aufrufen bzw. für den Briefversand ausdrucken kann.
3. Frist erledigen
Das Erledigen der Frist kann entweder automatisch im Hintergrund beim Erreichen dieser Workflowaktion erfolgen oder manuell durch Ausführen einer Aufgabe durch einen Mitarbeiter. Je nachdem welche Möglichkeit Sie in Betracht ziehen, müssen Sie entweder die Spezialfunktion "Frist erledigen" oder die Hintergrundfunktion "Frist erledigen" verwenden. Details zu diesen beiden Funktionen finden Sie in der Dokumentation zu den Workflow - Funktionen [CRM].
Hinweis
| Die Workflowaktion zum Erledigen einer Frist kann sowohl im Folge- als auch im Hauptworkflow abgebildet werden. In diesem Beispiel erfolgt das Erledigen der Fristen erst nach dem Versand der Dokumente. Haben Sie diese Workflowaktion bereits im Hauptworkflow abgebildet, heißt das, dass die Frist immer vor dem Versand der Dokumente erledigt wird. |
Workflow - Ablauf
Ein Fristenworkflow wird bei der Neuanlage einer Frist mit entsprechender Fristart gestartet. Dazu müssen Sie zuvor auf den entsprechenden Fristarten (Stammdaten → CRM/Kanzlei), bei denen ein Workflow gestartet werden soll, im Feld Workflow einen Workflow der Kategorie CRM Workflow allgemein hinterlegen.
Hinweis
| Es muss nur der Hauptworkflow auf einer Fristart hinterlegt werden, der Folgeworkflow wird dann automatisch unabhängig von einer Fristart durch den Hauptworkflow gestartet. |
Wird eine Frist mit entsprechender Fristart unter CRM und DMS → Kanzlei → Fristen angelegt, wird der Workflow gestartet und die Workflowaufgaben werden an die zuständigen Sachbearbeiter verteilt. Die Frist wird durch den Workflow nicht delegiert, das heißt, diese bleibt immer beim Hauptverantwortlichen stehen und dieser kann sich jederzeit über den aktuellen Status des Workflows informieren, indem er im Feld Workflow auf dieses Symbol doppelklickt.
Prüfung der Dokumente
Führt der zuständige Sachbearbeiter diese Workflowaufgabe aus, wird die Fristenliste geöffnet und nach genau dieser einen Frist (siehe Abbildung) gefiltert. Sie können in diesem Fenster dann die Bearbeitung dieser Frist durchführen bzw. auch alle Funktionen, die für Fristen möglich sind, ausführen.
Beim Schließen dieses Fensters wird automatisch das "Aufgabe erledigen"-Fenster aufgerufen und Sie können entscheiden, mit welchem Status die Aufgabe erledigt werden soll und welchen Weg der Workflow weiterläuft. Wählt der Mitarbeiter beispielsweise den Aufgabenstatus Freigegeben aus, wird im Workflow die Aktion Versandbereit erreicht.
Durch das Erreichen dieser Workflowaktion wird automatisch im Hintergrund ein Folgeworkflow gestartet, auf den das Dokument für den Versand übergeben wird. Vor dem Erstellen des Folgeworkflows wird noch geprüft, ob für diesen Kunden bereits eine Workflowinstanz dieses Workflows vorhanden ist. Ist bereits eine vorhanden, wird das Dokument auf diesen Workflow übergeben und keine neue Workflowinstanz erzeugt. Dadurch wird gewährleistet, dass Sie alle Dokumente eines Kunden gesammelt in einer E-Mail versenden können.
Zusätzlich wird in unserem Beispiel vor dem Start des Folgeworkflows mittels Makro noch geprüft, ob die Aufgabe für den Versand der Dokumente per E-Mail oder für den Ausdruck der Dokumente beim Sachbearbeiter angelegt wird. Details dazu lesen Sie bitte unter dem Punkt Prüfung der Zustellungsart.
Hinweis
| Beim Erledigen dieser Workflowaufgaben haben Sie die Möglichkeit eine Notiz zu erfassen. Alle im Hauptworkflow erfassten Notizen werden ebenso wie die Dokumente auf den Folgeworkflow zum Versand übergeben. Dadurch hat der Mitarbeiter, der diese Dokumente dann versendet, alle notwendigen Informationen für den Versand. |
Versand der Dokumente
Beim Ausführen einer Workflowaufgabe mit der Spezialfunktion DMS Versenden mit Begleitbrief erscheint folgendes Fenster, in dem Sie die Art des Versands bestimmen können.
Hier können Sie entscheiden, ob das Dokument gleich per E-Mail im Hintergrund versendet werden soll, oder ob die E-Mail für eine Kontrolle zuvor noch im Vordergrund geöffnet werden soll. Eine weitere Möglichkeit ist, den Standardbrief zu öffnen, wenn Sie noch Details zum Versand (Empfänger, Briefvorlage ...) verändern möchten.
Hinweis
| Der direkte Versand per E-Mail - egal ob im Vordergrund oder im Hintergrund - ist nur möglich, wenn folgende Einstellungen bzw. Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Einstellungen sind grundsätzlich auch beim Versand über den Standardbrief zu empfehlen, weil dann gleich der richtige Adressat und die gewünschte Briefvorlage vorgeschlagen werden.
Weitere Informationen zum Versand von Dokumenten über den Workflow bzw. auch zum Massenversand von Dokumenten erhalten Sie in der Dokumentation Versand von (Finanz-)dokumenten mit Begleitbrief unter dem Punkt 4.2. Versand der Dokumente bzw. in der Hilfe zum Fenster Dokument versenden mit Begleitbrief. |
Hinweis Kontrolle offener Hauptworkflows
| Wenn Sie diese Aufgabe ausführen und es gibt für diesen Kunden zu diesem Zeitpunkt noch offene Hauptworkflows die in diesen Folgeworkflow münden sollen, bekommen Sie folgende Hinweismeldung.  Sie können dann entscheiden, ob Sie die Dokumente jetzt trotzdem versenden möchten oder ob Sie noch auf die ausstehenden Dokumente warten, um diese dann gesammelt mit einer E-Mail zu versenden. |
Hinweis Archivierung Briefvorlage
| Beim Start des Standardbriefs durch das Ausführen einer Workflowaufgabe mit dieser Spezialfunktion, kann die verwendete Briefvorlage automatisch zur Dokumentenzuordnung dieser Workflowaufgabe hinzugefügt werden. Damit das funktioniert, müssen außerdem noch folgende Voraussetzungen gegeben sein:
Sind die oben genannten Punkte erfüllt, wird die archivierte Standardbriefvorlage automatisch zur Dokumentenzuordnung dieser Workflowaufgabe hinzugefügt. |
Frist erledigen
Wenn Sie die Hintergrundfunktion zum Erledigen der Frist verwenden, wird diese automatisch im Hintergrund beim Erreichen dieser Workflowaktion erledigt und Sie müssen hier keine Aktion mehr setzen. Dieser Beispielworkflow ist praktisch nach dem Versenden der Dokumente zu Ende, weil das Erledigen der Frist im Hintergrund erfolgt.
Wenn Sie die Spezialfunktion zum Erledigen der Fristen verwenden, müssen Sie diese Aufgabe ausführen. Beim Ausführen der Aufgabe wird die Frist dann auf erledigt gesetzt und der Aufgaben erledigen Dialog geöffnet.
Hinweis
| Wenn die Workflowaktion zum Erledigen der Frist wie in diesem Beispiel im Folgeworkflow erfolgt, werden alle Fristen dieses Kunden erledigt, deren Workflowabläufe in diesem Folgeworkflow zusammengeführt wurden. |
In diesem Beispiel ist durch das Erledigen dieser letzten Workflowaufgabe auch der Workflow korrekt zu Ende gelaufen. Weitere Informationen zum Erledigen von Aufgaben erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.
