UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflows → Aktionsstatus
 
Die Aktionsstatus stellen folgende Auswahlmöglichkeiten dar, die einem Sachbearbeiter beim Erledigen von Workflowaufgaben zur Verfügung stehen. Ein Aktionsstatus besteht aus einem Aktionsstatus (= Bezeichnung) im linken Bereich und den dazugehörigen Status im rechten Bereich.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Im Einstiegsfeld Firma können Sie die Firma auswählen, zu der Sie die Aktionsstatus sehen bzw. einen neuen Aktionsstatus anlegen möchten. Sollten zu der von Ihnen ausgewählten Firma noch keine Aktionsstatus vorhanden sein, bekommen Sie eine Abfragemeldung, in der Sie entscheiden können, ob die BMD Standardaktionsstatus für die ausgewählte Firma importiert werden sollen oder nicht.

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Hinweis
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Standardmäßig wird hier die eigene Firma übergeben, Sie können aber in diesem Feld jederzeit eine andere Hauptfirma auswählen. Wenn Sie eine Firma auswählen, die nicht die Hauptfirma der Firmengruppe ist, wird automatisch die Hauptfirma dieser Firmengruppe in das Einstiegsfeld geschrieben.

Die BMD Standardaktionsstatus werden spätestens dann automatisch importiert, sobald Sie zu einer Firma einen Workflow erfassen, zu der noch keine Aktionsstatus erfasst sind.
 

Aktionsstatus

Wenn Sie sich im linken Teil dieses Fensters befinden, können Sie mit der Funktion "Neu (F5)" einen Aktionsstatus anlegen. Dazu öffnet sich das Fenster "Aktionsstatus", in dem Sie diesen nach Ihren Wünschen bezeichnen können (z. B. Termingenehmigung).

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Die von Ihnen angelegten Aktionsstatus werden - beginnend mit der Nummer 1000 - fortlaufend nummeriert und die Nummer kann auch nicht verändert werden. Die Nummern 1 - 999 sind für BMD Standardaktionsstatus reserviert.
 
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
  
Funktionen
1585072426000002430.png Standardaktionsstatus importieren
 Mit dieser Funktion können Standardaktionsstatus jederzeit manuell importiert oder bereits vorhandene Status aktualisiert werden.

Hinweis 
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Wenn Sie im Paket CRM und DMS unter Stammdaten → Import und Export → Import unter dem Punkt Importe Standards die Option Workflow aktivieren und dann mittels "Ok" bestätigen, werden die BMD Standardaktionsstatus importiert. Nach dem Import steht Ihnen eine vorgefertigte Auswahl an Aktionsstatus zur Verfügung. Diese können weder bearbeitet noch gelöscht werden.

Hinweis 
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Wenn Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Import und Export → Import unter dem Punkt LEA die Option Workflow aktivieren, werden drei BMD Standardaktionsstatus (1 "Erledigt", 5 "Freigabe" und 20 "LEA-Rechnung Workflowstatus") importiert, sofern diese durch den oben genannten Import noch nicht im System vorhanden sind.

Standardfeldauswahl Aktionsstatus
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Aktionsstatus
 

Status

In diesem Bereich werden Ihnen alle erfassten Status zum selektierten Aktionsstatus angezeigt. Sie können mit der Funktion "Neu (F5)" einen weiteren Status zu dem, im linken Bereich ausgewählten, Aktionsstatus anlegen.

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Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Status.

Hinweis
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Für die Statusausprägungen kann eine Reihung aktiviert werden, damit Sie die Rückfallebenen für den Weg im Workflow definieren können. Nach dem Aktivieren der Reihung werden die vertikalen Pfeile aktiv, damit Sie die gewünschte Reihung vornehmen können. Weitere Informationen zur Reihung erhalten Sie bei der Funktion Reihung aktivieren.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Ist Standardstatus
Mit dieser Funktion können Sie den markierten Status in der Liste als Standardstatus definieren. Es kann immer nur EINEN Standardstatus innerhalb eines Aktionsstatus geben.
Sofort erledigen KZ
Mit dieser Funktion können Sie den markierten Status in der Liste mit dem Kennzeichen "Sofort erledigen" versehen. Dieses Kennzeichen kann für mehrere Status innerhalb eines Aktionsstatus verwendet werden.

Das Kennzeichen "Sofort erledigen" bedeutet: Sobald ein Mitarbeiter eine Aufgabe mit diesem Status erledigt, wird nicht mehr darauf gewartet, dass die anderen Mitarbeiter die Aufgabe ebenfalls erledigen, sondern der Workflow geht sofort zum nächsten Workflowschritt über.
Texteingabe erforderlich
Mit dieser Funktion können Sie festlegen, dass bei der Auswahl dieses Aktionsstatus beim Erledigen der Workflowaufgabe zwingend eine Notiz eingegeben werden muss.

Hinweis
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Beispiele für diese drei Einstellungen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Status.

Funktionen
Mit dieser Funktion können Sie die Reihung der Status aktivieren. Wenn die Reihung aktiviert ist, hat der Standardstatus keine Auswirkung mehr und es werden die vertikalen Pfeile zum Reihen der Status aktiv.

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Hinweis Reihung
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Das nachfolgend beschriebene Verhalten wirkt sich nur aus, wenn
  • die Workflowaufgabe an mehrere Personen verteilt worden ist,
  • alle Mitarbeiter diese Aufgabe erledigen müssen,
  • mindestens drei Erledigtstatus zur Auswahl stehen und 
  • die Aufgaben mit unterschiedlichen Status erledigt worden sind.
Grundsätzlich wird der weitere Weg im Workflow durch den Standardstatus bestimmt, sollten oben genannte Kriterien zutreffen. Bei dieser Variante kann aber das Problem auftreten, dass die Workflowaufgaben von den Mitarbeitern mit unterschiedlichen Status erledigt worden sind, aber keiner den Standardstatus gewählt hat. Auch in diesem Fall würde der Workflow den Weg des Standardstatus weitergehen.

Damit Sie gewährleisten können, dass ein Status mindestens einmal beim Erledigen der Aufgabe gewählt werden muss, können Sie eine Reihung innerhalb eines Aktionsstatus aktivieren. Durch die Aktivierung der Reihung über die Funktion Reihung aktivieren hat der Standardstatus keine Auswirkung mehr.

Werden bei aktivierter Reihung die Workflowaufgaben mit unterschiedlichen Status erledigt, geht der Workflow immer den Weg jenes Status, der in der Reihung als erster kommt - unter der Voraussetzung, dass dieser mindestens einmal gewählt worden ist. Ist der erste Status der Reihung nicht gewählt worden, wird beim nächsten geprüft, ob dieser mindestens einmal gewählt worden ist usw.

Die Reihung kann auch wieder mit der Funktion Reihung löschen gelöscht werden, wenn Sie wieder zur Variante mit dem Standardstatus zurückkehren möchten.

Beispiel: Termingenehmigungsworkflow
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Die Termingenehmigungsaufgabe ist auf 3 Mitarbeiter verteilt - mit der Bedingung, dass diese von allen Mitarbeitern erledigt werden muss.
Dazu stehen folgende drei Aktionsstatus zur Auswahl, die wie folgt gereiht sind:

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Wählen zum Beispiel 2 Mitarbeiter den Status Mit Vorbehalt und ein Mitarbeiter den Status Genehmigt, ist der Termin mit Vorbehalt genehmigt, weil das der erste gewählte Status in der Reihung ist. Der Status Nicht genehmigt wird ignoriert, weil dieser von keinem Mitarbeiter gewählt worden ist. Auch der Standardstatus Genehmigt hat - wie in diesem Beispiel ersichtlich - keine Auswirkung bei aktivierter Reihung.
T_TextZDelete.bmp Reihung löschen
Mit dieser Funktion können Sie die Reihung der Aktionsstatus löschen. Wird die Reihung gelöscht, werden die vertikalen gelben Pfeile für die Reihung wieder deaktiviert und der Standardstatus bildet wieder die einzige Rückfallebene für den Weiterlauf des Workflows. Details zum Standardstatus erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Status.

Standardfeldauswahl Status
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Status
 
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