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Im Diagrammstudio können Sie den Workflow grafisch abbilden. Ein Workflow besteht aus mehreren Elementen, die durch Verbindungen (Pfeile) logisch miteinander verbunden werden. Dadurch wird definiert, wie der Workflow abläuft, welche Aktionen der Reihe nach ausgeführt werden und welchen Mitarbeitern die Aufgaben zugeteilt werden.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Diagramm

In diesem Bereich können Sie den Workflow erstellen. Sie müssen nur die entsprechende Aktion in der Symbolleiste auswählen und mittels Klick in dieses Fenster wird diese hinzugefügt. Beim Erstellen eines Workflows gibt es aber gewisse Aspekte zu beachten: 

Achtung!
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  • Jeder Workflow MUSS die Aktion Start und Ende aufweisen damit er funktioniert. Zwischen diesen beiden stehen Aufgabenaktionen und die dazugehörigen Statusprüfungen.

  • Alle Aktionen von Start bis zum Ende müssen Sie mit Pfeilen verbinden, um einen korrekten Ablauf des Workflows zu gewährleisten.

  • Wichtig ist, dass jedes Element zwischen Start und Ende mindestens mit 2 Pfeilen Kontakt hat (VON-ZU).

Workflowaktionen

In der Symbolleiste stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung. Diese können einfach, nach dem Auswählen in der Symbolleiste, mittels Mausklick hinzugefügt werden.
 
1124627233000001040_4.png Löschen
Mit dieser Aktion haben Sie die Möglichkeit ein zuvor markiertes Element (Aufgabenaktion, Aufgabenstatus, Pfeile etc.) zu löschen.
Sie können aber auch einfach mit der Entfernen-Taste auf der Tastatur das markierte Element löschen.
1124627233000001040_5.png Markieren
Wenn Sie diese Aktion ausgewählt haben, können Sie die einzelnen Elemente markieren bzw. verschieben.
1124627233000001040_2.png Aufgabenaktion
Mit dieser Aktion können Sie einem Workflow Aufgabenaktionen hinzufügen. Wenn Sie diese Aktion ausgewählt haben und in das Diagrammstudio klicken, öffnet sich das Fenster Aufgabenaktion, in dem Sie eine detaillierte Definition vornehmen können.

Hinweis 
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Sie können eine bereits angelegte Aufgabenaktion 1:1 zu kopieren. Dazu wählen Sie bei der gewünschten Aufgabenaktion über die rechte Maustaste "Kopieren". Dann können Sie die kopierte Aufgabenaktion beliebig platzieren. Die Aufgabenaktion wird an dieser Stelle eingefügt, an die Sie zuerst mit der linken Maustaste hinklicken.

1124627233000001040_3.png Aufgabenaktion -      Statusprüfungen
Diese Aktion ermöglicht Ihnen das Hinzufügen der Statusausprägungen zu den Aufgabenaktionen. Wenn Sie nach dem Auswählen dieser Aktion in das Diagrammstudio klicken, öffnet sich das Fenster Aktionsstatus, in dem Sie die entsprechenden Statusausprägungen auswählen können.
 
Achtung!
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Wenn Sie Statusausprägungen mit einer Aufgabenaktion verbinden, müssen Sie darauf achten, dass Sie die Statusausprägungen des Aktionsstatus auswählen, welcher bei der Aufgabenaktion hinterlegt ist.
1124627233000001040_16.png Text
Zur Dokumentation eines Workflows direkt im Diagrammstudio, können Sie einen Text einfügen. Dieses Feld hat allerdings keine Auswirkungen auf den Workflow und kann auch nicht mit Pfeilen verbunden werden.
1124627233000001040_17.png CRM Prüfung Ja/Nein
Mit dieser Aktion können Sie eine Ja/Nein-Prüfung mihilfe eines Makros bzw. einer Feldwertprüfung in den Workflow integrieren. Von dieser Aktion müssen immer zwei Pfade wegführen, einer, wenn das Ergebnis Ja ist, und einer, wenn es Nein ist.

Hinweis 
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Sie können eine bereits erfasste CRM-Prüfung Ja/Nein 1:1 zu kopieren. Dazu wählen Sie bei der gewünschten "CRM-Prüfung Ja/Nein" über die rechte Maustaste "Kopieren". Dann können Sie den kopierten Entscheidungsblock beliebig platzieren. Die "CRM-Prüfung Ja/Nein" wird an dieser Stelle eingefügt, an die Sie zuerst mit der linken Maustaste hinklicken.

Details zur Feldwertprüfung erhalten Sie in der Dokumentation zum Workflow unter dem Punkt CRM Prüfung Ja/Nein.
1124627233000001040_19.png Start
Am Beginn eines jeden Workflows müssen Sie die Start-Aktion einfügen, damit dieser funktioniert.
1124627233000001040_20.png Ende
Für einen korrekten Ablauf des Workflows müssen Sie zum Abschluss die Ende-Aktion hinzufügen.
1124627233000001040_21.png UND Verknüpfung
Mit dieser Funktion können Sie eine UND-Verknüpfung einfügen, was bedeutet, dass alle mit UND verknüpften Aktionen ausgeführt werden müssen, bevor der Workflow zum nächsten Schritt übergeht.
1124627233000001040_22.png ODER Verknüpfung
Mit dieser Funktion können Sie eine ODER-Verknüpfung einfügen, das heißt nur eine der mit ODER verknüpften Aktionen muss ausgeführt werden, damit der Workflow weiterläuft.
1124627233000001040_23.png Kommentar
Mit dieser Aktion können Sie einen Kommentar einfügen, welcher zur Dokumentation eines Workflows dient. Diese Aktion hat dieselbe Funktion wie die Text-Aktion, nur wird ein Kommentar mit einem Rahmen dargestellt.
1124627233000001040_24.png Pfeil
 1124627233000001040_25.png Pfeil gewinkelt
Mit Pfeilen können Sie alle Aktionen eines Workflows miteinander verbinden, damit sich eine logische Abfolge der Aktionen ergibt.
 
Die verwendeten Aktionen können entweder mit einem Pfeil zu einer anderen verbunden werden bzw. mit mehreren Pfeilen zu verschiedenen Aktionen.
 
Beispiele
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Die Startaktion ist mit der Aufgabenaktion Termin genehmigen verbunden.
 
Die Aufgabenaktion Termin genehmigen ist mit den Statusprüfungen genehmigt, mit Vorbehalt genehmigt, nicht genehmigt verbunden.
 
Hinweis 
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Wenn Sie das Diagrammstudio schließen, wird automatisch eine Prüfung der Verbindungen bzw. Aktionen im Workflowdiagramm durchgeführt. Die Prüffunktion können Sie auch jederzeit über den Punkt Prüfe Verbindungen unter Funktionen in der gelben Menüleiste aufrufen. Folgende Punkte werden dabei zusätzlich zu den oberhalb unter Achtung! erwähnten Punkten geprüft:
  • Sind in der Aufgabenaktion die Felder Aktionsstatus, Mitarbeiter bzw. die Hinterlegung der Funktion entsprechend der gewählten Ausprägung im Feld "Funktionsart" (Spezialfunktion, Menüfunktion, Makrofunktion etc.) befüllt.

  • Stimmt der hinterlegte Aktionsstatus der Aufgabenaktion mit dem gewählten Aktionsstatus der nachfolgenden Aufgabenaktion-Statusprüfung überein.

  • Die Vorgängeraktion einer Aufgabenaktion-Statusprüfung muss immer vom Typ Aufgabenaktion sein.

  • Eine Aufgabenaktion-Statusprüfung darf nur EINE Vorgängeraktion (Aufgabenaktion) haben.
  
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:   

Diagrammstudio
Speichern
Mit dieser Funktion können Sie die Änderungen speichern. Wenn Sie das Diagrammstudio ohne Speichern verlassen möchten, wird Ihnen zur Sicherheit eine Abfrage angezeigt, in der Sie gefragt werden, ob Sie die Änderungen speichern möchten.

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Funktionen
Verbindungen prüfen
Mit dieser Funktion können Sie prüfen, ob alle Verbindungen korrekt sind bzw. werden inkorrekte Verbindungen im Workflow in Rot dargestellt.

Wenn die Verbindungen nicht korrekt sind, wird Ihnen folgende Hinweismeldung angezeigt: "Bei der Prüfung des Workflowdiagramms wurden folgende Fehler identifiziert: Alle Pfeile, die rot dargestellt sind, sind nicht mit einer Aktion verknüpft."

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Wenn die Verbindungen korrekt sind, wird die Hinweismeldung "Das Diagramm wurde geprüft und alles ist korrekt." angezeigt.

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Hinweis 
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Rechts unten finden Sie die Zoom-Funktionen. Mit dem Symbol R_ZOOM_M.bmp "Zoom out" können Sie den dargestellten Workflow verkleinern, mit dem Symbol R_ZOOM_P.bmp "Zoom in" können Sie diesen vergrößern.

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