Workflowstudio
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflows → WorkflowstudioDas Workflowstudio ermöglicht Ihnen die Anlage von Workflows und die Erstellung des zugehörigen Workflowablaufs im Diagrammstudio.
Einstiegsfeld
Im Einstiegsfeld Firma wird standardmäßig die eigene Firma übergeben, Sie können aber in diesem Feld jederzeit eine andere Hauptfirma auswählen.
Hinweis
 | Die eigene Firma können Sie mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein) hinterlegen.
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Workflows
Im linken Bereich dieses Fensters werden Ihnen alle Workflows, zu der im Einstiegsfeld ausgewählten Firma, aufgelistet.
In der linken Combobox können Sie die Workflows nach "Aktiven", "Inaktiven" bzw. "Alle" filtern. Ob ein Workflow aktiv oder inaktiv ist, können Sie über das Feld Aktiv am Workflow definieren. Weitere Informationen zu diesem Feld bzw. welche Auswirkungen dies hat, bekommen Sie in der dazugehörigen 
Feldbeschreibung.
Feldbeschreibung.Anhand der Combobox rechts oben können Sie den Workflowtyp (DMS-Workflow, CRM Workflow allgemein, LEA Workflow usw.) einstellen, der Ihnen eine selektive Darstellung der Workflows erlaubt. Jeder Workflow wird zu einem bestimmen Workflowtyp angelegt, womit festgelegt wird, in welchem Programmteil der Workflow später eingesetzt wird.
Hinweis
| Wenn Sie in der LEA mit der Honorarnoten-Freigabe mit Workflow arbeiten möchten, können Sie drei in der Praxis bewährte Standardworkflows importieren, den für Sie geeignetsten Standard kopieren und diesen als Vorlage für Ihr eigenes Workflowdesign verwenden. Den Import starten Sie, indem Sie unter Stammdaten → Schnittstellen → Import unter dem Punkt LEA die Option Workflow aktivieren. Importiert werden folgende Standardworkflows:
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Workflowdiagramm
Im rechten Bereich dieses Fensters sehen Sie eine grafische Darstellung des Workflows. Damit Sie das Workflowdesign bearbeiten können, müssen Sie in das Diagrammstudio wechseln.
Hinweis
| Bestimmte Einstellungen auf einer Workflowaktion können auch direkt aus dem Vorschaubereich getätigt werden. Wenn Sie einen Doppelklick auf eine Aufgabenaktion durchführen, öffnen sich die Einstellungen dieser Workflowaktion und Sie können Felder wie den Aufgabentitel, die Einstellungen zur Mitarbeiterermittlung etc. gleich direkt ändern, ohne vorher das Diagrammstudio öffnen zu müssen. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Diagrammstudio | Mit dieser Funktion können Sie das Diagrammstudio zum markierten Workflow öffnen. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Diagrammstudio. |
 Workflowinstanzen | Mit dieser Funktion können Sie die zum markierten Workflow zugehörigen Workflowinstanzen öffnen. Weitere Details erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Workflowinstanzen. |
 Workflow importieren | Mit dieser Funktion können Sie einen Workflow aus dem Importverzeichnis importieren. Das Verzeichnis für den Import müssen Sie in den Parametern (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Import / Export) hinterlegen.
Workflows werden immer auf die Hauptfirma jener Firmengruppe importiert, zu der die Eigene Firma (hinterlegt in den CRM Parametern) gehört. Durch den Import werden neue Workflows angelegt und Mitarbeiter, die am Workflow eingetragen sind, werden am neuen Workflow gelöscht, wenn sie nicht im System vorhanden sind. Sollten Feldbeschreibungen oder (CRM-)Makros schon auf der Firma existieren, werden diese nicht überschrieben. Auch Aktionsstatus, HTML-Vorlagen, Makros und Feldbeschreibungen werden durch den Import neu angelegt. Beim Import eines Workflows werden für die Firma ohne Aktionsstatus automatisch alle Standardaktionsstatus im Hintergrund mitimportiert. | ||
 Workflow exportieren | Mit dieser Funktion können Sie einen Workflow in das Exportverzeichnis exportieren. Das Verzeichnis für den Export müssen Sie in den Parametern (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Import / Export) hinterlegen.
Sollte der hier eingetragene Pfad nicht korrekt sein, bekommen Sie zuerst die Meldung, dass der Exportpfad nicht existiert, gefolgt von folgender Meldung, dass der Workflowexport nicht abgeschlossen werden konnte:  | ||
Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Kopieren des ausgewählten Workflows. | |||
Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Einfügen des zuvor kopierten Workflows. Diese Funktion ist erst aktiv, nachdem Sie die Funktion "Workflow kopieren" ausgeführt haben. | |||
 Mitarbeiter im Workflow umstellen | Mit dieser Funktion können Sie schnell den Mitarbeiter eines Workflows oder mehrerer selektierter Workflows umstellen. Dieser kann auch auf allen Workflowinstanzen bzw. allen offenen Aufgaben umgestellt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Mitarbeiter im Workflow umstellen. | ||
 Workflowauswertung | Diese Funktion ermöglicht Ihnen eine Auswertung über alle Workflowinstanzen eines Workflows aufzurufen. Weitere Details dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Workflowauswertung. | ||
 Mitarbeiter in Workflows suchen | Mit dieser Funktion können Sie sich zum jeweiligen Mitarbeiter alle Workflows und Aufgabenaktionen, auf die der Mitarbeiter hinterlegt ist, anzeigen lassen. Dies ist besonders hilfreich, wenn durch diverse Gründe wie Austritte oder Zuständigkeitswechsel der Mitarbeiter bei diversen Workflows bzw. den Aufgabenaktionen ersetzt werden muss. Weitere Details dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Workflows und Aufgabenaktionen. |
Hintergrundinformationen
Workflow löschen
Grundsätzlich kann ein Workflow nur dann gelöscht werden, wenn keine Workflowinstanzen mehr vorhanden sind, andernfalls ist die Funktion zum Löschen inaktiv.
Es erfolgt zusätzlich eine Prüfung, ob dieser noch in Parametern oder auf bestimmten Kategorien (Terminkennzeichen, Dokumentenkategorien usw.) hinterlegt ist. Sollten keine Workflowinstanzen vorhanden sein, der Workflow aber noch bei bestimmten Kategorien oder in einem Parameter hinterlegt sein, erscheint folgende Hinweismeldung mit einer Auflistung der Parameter bzw. Kategorien, bei denen dieser Workflow noch hinterlegt ist. Erst nach dem Entfernen dieser Zuordnungen kann der Workflow gelöscht werden.
DMS-Workflow - Dokumentenzuordnung
Konnte beim Start eines DMS-Workflows aufgrund einer fehlenden Berechtigung die Dokumentenzuordnung zur Aufgabe nicht durchgeführt werden, erhalten Sie folgende Hinweismeldung, inkl. Auflistung jener Berechtigungen, die für den korrekten Workflowablauf benötigt werden.
Es werden aber trotzdem eine Workflowinstanz und eine Aufgabe für den Verantwortlichen des Workflows angelegt. Dadurch wird gewährleistet, dass nicht aufgrund einer fehlenden Berechtigung auf den korrekten Start des Workflows vergessen wird.
Workflow - Protokollierung
Im Datensatzprotokoll eines Workflows wird als Aktionsprotokoll mitprotokolliert, wann und durch wen eine Workflowinstanz erstellt bzw. gelöscht wurde. Wenn Sie im Fenster Datensatzprotokoll in der Combobox auf "Aktionsprotokolle" umschalten, dann werden Ihnen die Einträge bezüglich Erstellen bzw. Löschen von Workflowinstanzen angezeigt.
Standardfeldauswahl Workflowstudio
Lernvideo: