In diesem Dokument werden die Unterschiede zwischen den einzelnen Workflowfunktionsarten erklärt. Gleich unterhalb finden Sie eine Auflistung der Spezial- bzw. Hintergrundfunktionen, die im Workflow ausgeführt werden können. Mit einem Klick auf die einzelnen Funktionen gelangen Sie direkt zur detaillierten Beschreibung.

Spezialfunktionen [CRM]

1.1. Menüfunktionen

Durch Menüfunktionen können Sie beim Ausführen von Workflowaufgaben verschiedene Programmteile im NTCS aufrufen. Beim Ausführen solcher Aufgaben wird nur das entsprechende Fenster aufgerufen, ohne dass irgendwelche Vorschlagswerte oder gezielte Funktionen dazu gestartet werden. Sie können jedes in der Menüleiste verfügbare Fenster als Menüfunktion hinterlegen und beim Ausführen einer Workflowaufgabe starten.

1.2. Spezialfunktionen

Spezialfunktionen sind speziell für den Workflow angepasste Funktionen, die beim Ausführen der Workflowaufgabe durch den zuständigen Mitarbeiter verschiedene Programmteile bzw. Funktionen im BMD NTCS starten. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über alle derzeit in der NTCS verfügbaren Spezialfunktionen. In der letzten Spalte wird angezeigt, ob Sie Workflowaufgaben mit dieser Spezialfunktion auch im BMD Web ausführen können.

1.2.1. Aufgaben "Zur Kenntnis"

BMD Web
Eine Aufgabe, die durch diese Spezialfunktion angelegt wird, kann nicht ausgeführt, sondern nur erledigt werden. Diese Aufgabe hat reinen Informationscharakter und kann danach einfach erledigt werden, ohne dass weitere Aktionen ausgelöst werden. Diese Spezialfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.2.2. Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter

BMD Web
Wird eine Workflowaufgabe ausgeführt, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird das Fenster Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter mit der auf der Aufgabe hinterlegten Person gestartet. Diese Funktion wird verwendet, um die erforderlichen Maßnahmen bei Mitarbeiteraustritt bereits bei Eingabe des Austrittsdatums zu prüfen und nicht erst bei tatsächlichem Ausscheiden des Mitarbeiters. Diese Spezialfunktion ist nicht im BMD Web verfügbar.

1.2.3. Checkliste starten

BMD Web

Wird eine Workflowaufgabe ausgeführt, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird das Erledigen-Fenster für die Aufgabe gestartet. Sie können dann die Aufgabe mit dem entsprechenden Status erledigen und der Workflow geht einen Schritt weiter. Diese Spezialfunktion ist nicht im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Diese Spezialfunktion kann zum Beispiel bei Kampagnenworkflows in Kombination mit der gleichnamigen Hintergrundfunktion eingesetzt werden. Anhand des Instanzstatus können Sie dann zum Beispiel auswerten, welche Teilnehmer eine Kampagne erfolgreich bzw. nicht erfolgreich durchlaufen haben.

1.2.4. E-Mail "Zur Kenntnis"

BMD Web

Durch diese Spezialfunktion wird keine Aufgabe erzeugt. Sie ermöglicht Ihnen den Versand einer E-Mail an alle in der Aufgabenaktion definierten Personen. Die E-Mail wird automatisch beim Erreichen dieses Workflowschrittes im Hintergrund versendet und der Workflow geht automatisch nach dem Mailversand einen Schritt weiter. Diese Spezialfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Bei einem Workflow des Typs CRM-Allgemein wird bei dieser Funktion das Feld HTML-Vorlage aktiv. Hier können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, die für den Versand herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage kann im Feld HTML-Textvorlage hinterlegt werden.

HTML-Textvorlage

In diesem Feld können Sie eine Vorlage hinterlegen, um je Aufgabenaktion den Aufgabentext bzw. den Aufgabenbetreff variabel steuern zu können. Die Vorlage können Sie im Fenster HTML-Vorlagen anlegen.

Hinweis

Der, in der HTML-Vorlage definierte, Betreff wird als Aufgabenbetreff herangezogen und übersteuert einen eventuell vorhandenen Betreff der Aufgabenaktion.

Ausnahme: Wird bei einem Workflow, der den Workflowtyp "CRM Workflow allgemein" aufweist, die Spezialfunktion E-Mail "Zur Kenntnis" definiert, können Sie in diesem Feld auch zusätzlich zu den Vorlagen für Workflows HTML-Vorlagen des Typs Fristen, Termine und Lead hinterlegen. Da bei dieser Workflowaktion keine Aufgabe erzeugt wird, wird der Text und Betreff der HTML-Vorlage per E-Mail gesendet.

Weitere Informationen zu dieser Workflowfunktion erhalten Sie in der Dokumentation zu den Workflow - Funktionen.

1.2.5. Geldwäsche-Richtlinie

BMD Web
Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird die Geldwäsche-Richtlinie mit dem entsprechenden Kunden geöffnet. Diese Spezialfunktion ist nicht im BMD Web verfügbar.

1.2.6. Telefonat

BMD Web
Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird das Telefonprotokoll gestartet. In das Telefonprotokoll werden folgende Felder übergeben, wenn diese auf der Workflowaufgabe hinterlegt sind: Person Kontaktperson Betreff Projekt Nach dem Speichern des Telefonprotokolls wird automatisch der Erledigen-Dialog für Workflowaufgaben geöffnet, in dem Sie die Workflowaufgabe mit dem gewünschten Status gleich erledigen können. Wenn Sie das Telefonprotokoll verwerfen oder den Erledigen-Dialog abbrechen, bleibt die Workflowaufgabe offen und kann später manuell erledigt oder nochmals ausgeführt werden. Diese Spezialfunktion ist nicht im BMD Web verfügbar.

1.2.7. Telefonische Umfrage

BMD Web

Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird das Telefonprotokoll mit der auf der Aufgabe hinterlegten Person als Teilnehmer gestartet. Im geöffneten Telefonprotokoll können Sie dann im Detailbereich rechts die Umfrage starten und die Antworten zu diesem Teilnehmer erfassen.

Diese Spezialfunktion ist nicht im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Wenn Sie diese Spezialfunktion verwenden, müssen Sie auf der Aufgabenaktion im Feld Fragebogen den Fragebogen hinterlegen, zu dem die Teilnehmer befragt werden sollen.

1.2.8. Workflowinstanzstatus setzen

BMD Web

Wird eine Workflowaufgabe ausgeführt, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird die am Workflow bzw. auf der Aufgabenaktion im Feld Checklistvorlage hinterlegte Checkliste gestartet. Dazu öffnet sich das Fenster Checkliste, in dem Sie die Checkliste Schritt für Schritt abarbeiten können. Diese Spezialfunktion ist nicht im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Sollten Sie sowohl auf der Aufgabenaktion als auch am Workflow eine Checkliste hinterlegen, können Sie über das Feld Checklist Auswahl bestimmen, woher die Checkliste ermittelt werden soll.

1.2.9. Termin genehmigen ohne Vorbehalt

BMD Web
Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird das Fenster Termin genehmigen gestartet. Hier können Sie entscheiden, mit welchem Status (genehmigt oder nicht genehmigt) die Termingenehmigungsaufgabe erledigt wird. Allgemeine Informationen zur Genehmigung von Terminen erhalten Sie in der Dokumentation zur Termingenehmigung. Diese Spezialfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.2.10. Termin genehmigen

BMD Web
Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird das Fenster Termin genehmigen gestartet. Hier können Sie entscheiden, mit welchem Status (genehmigt, nicht genehmigt oder mit Vorbehalt) die Termingenehmigungsaufgabe erledigt wird. Allgemeine Informationen zur Genehmigung von Terminen erhalten Sie in der Dokumentation zur Termingenehmigung. Diese Spezialfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.2.11. Standardbrief für Fristen

BMD Web

Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird der Standardbrief [CRM] gestartet und die auf der Aufgabe hinterlegte Person in die Adressatenliste übernommen. Sollten der Aufgabe eines oder mehrere Dokumente zugeordnet sein, werden diese auch in den Standardbrief übergeben und automatisch beim E-Mail-Versand des Standardbriefs als Anhang mitgesendet. Im Standardbrief können Sie dann die Briefvorlage auswählen, die als Begleitbrief an den Empfänger geschickt werden soll, und den Versand starten. Diese Spezialfunktion ist nicht im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Wird diese Spezialfunktion hinterlegt, wird in der Aufgabenaktion folgendes Feld aktiv:

Standardbriefvorlage

In diesem Feld können Sie eine Briefvorlage hinterlegen, die beim Start des Standardbriefs beim Ausführen der Aufgabe gleich selektiert werden soll.

Hinweis

Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Spezialfunktionen hinterlegt werden, die beim Ausführen der Aufgabe den Standardbrief öffnen. Zum Beispiel, DMS Dokument mit Begleitbrief versenden, Standardbrief Alle Personen etc.

1.2.12. Standardbrief: Alle Personen

BMD Web

Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird der Standardbrief mit der Kategorie Alle Personen gestartet und die auf der Aufgabe hinterlegte Person in die Adressatenliste übernommen. Sollten der Aufgabe eines oder mehrere Dokumente zugeordnet sein, werden diese auch in den Standardbrief übergeben und automatisch beim E-Mail-Versand des Standardbriefs als Anhang mitgesendet. Im Standardbrief können Sie dann die Briefvorlage auswählen, die als Begleitbrief an den Empfänger geschickt werden soll, und den Versand starten. Diese Spezialfunktion ist nicht im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Wird diese Spezialfunktion hinterlegt, werden in der Aufgabenaktion folgende Felder aktiv:

Standardbriefvorlage

In diesem Feld können Sie eine Briefvorlage hinterlegen, die beim Start des Standardbriefs beim Ausführen der Aufgabe gleich selektiert werden soll.

Hinweis

Personenkennzeichen

In diesem Feld können Sie das Personenkennzeichen eintragen, anhand dessen die richtige Kontaktperson beim Versand von Dokumenten über den Workflow ermittelt werden soll.

Hinweis

Im Feld Kontaktermittlung können Sie noch festlegen, welche Rückfallebenen zur Anwendung kommen, sollte keine Kontaktperson mit diesem Personenkennzeichen ermittelt werden können.

Weitere Informationen zur Anwendung dieses Feldes erhalten Sie in der Dokumentation Versand von (Finanz-)dokumenten mit Begleitbrief.

Kontaktermittlung

In diesem Feld können Sie die Art der Kontaktermittlung beeinflussen, konkret welche Rückfallebenen zur Anwendung kommen sollen, wenn keine Kontaktperson zu dem im gleichnamigen Feld eingegebenen Personenkennzeichen ermittelt werden kann.

Standard	Empfohlene Ermittlungsart. Hier werden nach Auswahl eines (oder mehrerer) Personenkennzeichens die jeweiligen Kontaktpersonen gesucht und dann im Feld Kontaktperson in der Adressatenliste eingetragen. Sollten mehrere Kontaktpersonen mit dem Personenkennzeichen gefunden werden, werden alle diese geladen. Werden keine Kontaktpersonen mit dem Personenkennzeichen gefunden, wird auf den Ansprechpartner des Kunden zurückgefallen. Wird auch hier keiner gefunden, bleibt das Feld leer.
Mit Hauptzuordnung und Rückfallebene	Kontakt wird nur ermittelt, wenn er als Hauptzuordnung vom Kunden (in Verwaltung Kontaktpersonen möglich) und dem richtigen Personenkennzeichen definiert ist. Gibt es keine Kontaktperson, die als Hauptzuordnung definiert ist, wird auf den Ansprechpartner des Kunden (Feld "Ansprechpartner" im Kundenstamm) zurückgefallen (Rückfallebene 1). Ist keine Ansprechperson am Kunden hinterlegt, so wird nach einem Brieftext zum Personenkennzeichen gesucht (Rückfallebene 2). Dieser ist direkt am Personenkennzeichen zu hinterlegen. Wenn auch kein Brieftext existiert, so wird der Adressat selbst als Kontakt eingetragen (nicht bei Institutionen) (Rückfallebene 3).
Mit Hauptzuordnung ohne Rückfallebene	Dieselbe Auswirkung wie "Mit Hauptzuordnung und Rückfallebene" nur ohne die Rückfallebenen.
Nur Personenkennzeichen ohne Rückfallebene	Es werden nur jene Kontaktpersonen ermittelt, die dieses Personenkennzeichen haben und es erfolgt kein Rückfall auf die Rückfallebenen.

1.2.13. Standardbrief: Kunde/interessent

BMD Web

Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird der Standardbrief mit der Kategorie Kunde/Interessent gestartet und die auf der Aufgabe hinterlegte Person in die Adressatenliste übernommen. Sollten der Aufgabe eines oder mehrere Dokumente zugeordnet sein, werden diese auch in den Standardbrief übergeben und automatisch beim E-Mail-Versand des Standardbriefs als Anhang mitgesendet. Im Standardbrief können Sie dann die Briefvorlage auswählen, die als Begleitbrief an den Empfänger geschickt werden soll, und den Versand starten. Diese Spezialfunktion ist nicht im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Wird diese Spezialfunktion hinterlegt, wird in der Aufgabenaktion folgendes Feld aktiv:

Standardbriefvorlage

In diesem Feld können Sie eine Briefvorlage hinterlegen, die beim Start des Standardbriefs beim Ausführen der Aufgabe gleich selektiert werden soll.

Hinweis

1.2.14. Frist bearbeiten

BMD Web

Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Funktion hinterlegt ist, wird beim Ausführen der Aufgabe die Fristenliste geöffnet, gefiltert nach genau dieser einen Frist (siehe Abbildung). In diesem Fenster können Sie die Bearbeitung dieser Frist durchführen bzw. auch alle Funktionen, die für Fristen möglich sind, ausführen.

Diese Spezialfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Beim Schließen dieses Fensters wird automatisch das Aufgabe Erledigen-Fenster aufgerufen und Sie können entscheiden, ob die Aufgabe erledigt werden soll oder nicht.

1.2.15. Frist erledigen

BMD Web

Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird beim Ausführen der Aufgabe automatisch die vom Workflow betroffene Frist im Hintergrund erledigt und der Aufgabe Erledigen-Dialog aufgerufen.

Diese Spezialfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Wenn Sie eine Workflowaufgabe mit dieser Spezialfunktion erledigen, ohne vorher auf Ausführen zu klicken, erfolgt der gleiche Ablauf wie beim Ausführen der Aufgabe. Die Frist wird automatisch im Hintergrund erledigt und der Aufgabe Erledigen-Dialog wird aufgerufen.

Dadurch wird verhindert, dass die Workflowaufgabe zum Erledigen der Frist erledigt wird, die Frist jedoch noch offen bleibt, da Fristen mit Workflow nur über die dazugehörige Workflowaufgabe erledigt werden können.

1.2.16. Dokumente als Postausgang

BMD Web

Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird die Neuanlagemaske zum Erfassen eines Postausgangs geöffnet. Bestimmte Informationen wie Betreff, Kunde ... werden automatisch vom Dokument, zu dem dieser Workflow gestartet wurde, in die Neuanlagemaske des Poststücks übergeben. Beim Speichern des Postausgangs wird dieses Dokument automatisch dem Poststück zugeordnet und der Erledigen-Dialog von Workflowaufgaben gestartet. Diese Spezialfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Sollte dieser Workflowinstanz bereits ein Postausgang zugeordnet sein, zum Beispiel, weil diese Aufgabe zu einem früheren Zeitpunkt schon einmal ausgeführt worden ist, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

Zu einer Workflowinstanz darf es nur einen Postausgang geben, deshalb wird ein mehrmaliges Ausführen dieser Workflowaufgaben verhindert.

Hinweis

Wird ein Fristenworkflow aus einem Postausgang gestartet, kann durch Workflowaufgaben mit dieser Funktion auch kein Postausgang mehr erfasst werden, weil bereits ein Postausgang als Startpoststück in die Workflowinstanz übergeben wird.

Wird ein Fristenworkflow aus einem Posteingang gestartet, kann durch diese Workflowaufgabe ein Postausgang erzeugt werden. Hier wird nur geprüft, dass nicht zwei Postausgänge zu einer Workflowinstanz erstellt werden.

Die Funktion "Erledigen" bei diesen Workflowaufgaben wird erst aktiv, wenn Sie die Aufgabe ausgeführt haben und in diesem Zuge der Postausgang gespeichert worden ist. Wenn Sie mit der Maus auf der inaktiven Erledigt-Schaltfläche stehen, wird Ihnen der entsprechende Grund in der Statuszeile angezeigt.

Achtung!

Wenn Sie mit Folgeworkflows arbeiten, muss die Workflowaufgabe mit dieser Funktion im Hauptworkflow abgebildet werden, damit die Postausgänge den richtigen Dokumenten und Fristen zugeordnet werden können. Es wird immer nur die Hauptworkflowinstanz dem Dokument bzw. der Frist zugeordnet, der Folgeworkflow dient grundsätzlich "nur" zum gemeinsamen Versand der Dokumente.

1.2.17. Poststück versandfertig

BMD Web

Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird die Neuanlagemaske zum Erfassen eines versandfertigen Poststücks geöffnet. Bestimmte Informationen wie Betreff, Kunde ... werden automatisch vom Dokument, zu dem dieser Workflow gestartet wurde, in die Neuanlagemaske des Poststücks übergeben. Beim Speichern des Postausgangs wird dieses Dokument automatisch dem Poststück zugeordnet und der Erledigen-Dialog von Workflowaufgaben automatisch gestartet. Diese Spezialfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Sollte dieser Workflowinstanz bereits ein versandfertiges Poststück zugeordnet sein, zum Beispiel, weil diese Aufgabe zu einem früheren Zeitpunkt schon einmal ausgeführt wurde, bekommen Sie folgende Hinweismeldung:

Es darf zu einer Workflowinstanz nur ein versandfertiges Poststück geben, deshalb wird ein mehrmaliges Ausführen dieser Workflowaufgaben verhindert.

Hinweis

Wird ein Fristenworkflow aus einem versandfertigen Poststück gestartet, kann durch Workflowaufgaben mit dieser Funktion auch kein versandfertiges Poststück mehr erfasst werden, weil bereits ein Postausgang als Startpoststück in die Workflowinstanz übergeben wird.

Achtung!

Wenn Sie mit Folgeworkflows arbeiten, muss die Workflowaktion mit dieser Funktion sowie die Workflowaufgabe mit der Funktion "Poststück versenden" im Hauptworkflow abgebildet werden. Da im Folgeworkflow mehrere Hauptworkflows münden, würde dies beim Umstellen der versandfertigen Poststücke in Postausgänge zu Problemen führen. Es würde immer nur die Hauptworkflowinstanz dem Dokument bzw. der Frist zugeordnet. Der Folgeworkflow dient grundsätzlich "nur" zum gemeinsamen Versand der Dokumente.

1.2.18. Dokument mit Begleitbrief versenden

BMD Web

Wird eine Workflowaufgabe ausgeführt, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird das Fenster Dokument versenden mit Begleitbrief gestartet, in dem Sie die Art des Versands definieren können. Sie können entscheiden, ob das Dokument gleich per E-Mail versendet werden soll oder ob Sie vorher noch den Standardbrief öffnen möchten. Details dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokument versenden mit Begleitbrief. Diese Spezialfunktion ist nicht im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Wird diese Spezialfunktion hinterlegt, werden in der Aufgabenaktion folgende Felder aktiv:

Standardbriefvorlage

In diesem Feld können Sie eine Briefvorlage hinterlegen, die beim Start des Standardbriefs beim Ausführen der Aufgabe gleich selektiert werden soll.

Hinweis

Personenkennzeichen

In diesem Feld können Sie das Personenkennzeichen eintragen, anhand dessen die richtige Kontaktperson beim Versand von Dokumenten über den Workflow ermittelt werden soll.

Hinweis

Im Feld Kontaktermittlung können Sie noch festlegen, welche Rückfallebenen zur Anwendung kommen, sollte keine Kontaktperson mit diesem Personenkennzeichen ermittelt werden können.

Weitere Informationen zur Anwendung dieses Feldes erhalten Sie in der Dokumentation Versand von (Finanz-)dokumenten mit Begleitbrief.

Kontaktermittlung

Standard	Empfohlene Ermittlungsart. Hier werden nach Auswahl eines (oder mehrerer) Personenkennzeichens die jeweiligen Kontaktpersonen gesucht und dann im Feld Kontaktperson in der Adressatenliste eingetragen. Sollten mehrere Kontaktpersonen mit dem Personenkennzeichen gefunden werden, werden alle diese geladen. Werden keine Kontaktpersonen mit dem Personenkennzeichen gefunden, wird auf den Ansprechpartner des Kunden zurückgefallen. Wird auch hier keiner gefunden, bleibt das Feld leer.
Mit Hauptzuordnung und Rückfallebene	Kontakt wird nur ermittelt, wenn er als Hauptzuordnung vom Kunden (in Verwaltung Kontaktpersonen möglich) und dem richtigen Personenkennzeichen definiert ist. Gibt es keine Kontaktperson, die als Hauptzuordnung definiert ist, wird auf den Ansprechpartner des Kunden (Feld "Ansprechpartner" im Kundenstamm) zurückgefallen (Rückfallebene 1). Ist keine Ansprechperson am Kunden hinterlegt, so wird nach einem Brieftext zum Personenkennzeichen gesucht (Rückfallebene 2). Dieser ist direkt am Personenkennzeichen zu hinterlegen. Wenn auch kein Brieftext existiert, so wird der Adressat selbst als Kontakt eingetragen (nicht bei Institutionen) (Rückfallebene 3).
Mit Hauptzuordnung ohne Rückfallebene	Dieselbe Auswirkung wie "Mit Hauptzuordnung und Rückfallebene" nur ohne die Rückfallebenen.
Nur Personenkennzeichen ohne Rückfallebene	Es werden nur jene Kontaktpersonen ermittelt, die dieses Personenkennzeichen haben und es erfolgt kein Rückfall auf die Rückfallebenen.

Hinweis Archivierung Briefvorlage

Beim Start des Standardbriefs durch das Ausführen einer Workflowaufgabe mit dieser Spezialfunktion kann jetzt die verwendete Briefvorlage automatisch zur Dokumentenzuordnung dieser Workflowaufgabe hinzugefügt werden. Damit das funktioniert, müssen außerdem noch folgende Voraussetzungen gegeben sein:

Auf der Workflowaufgabe muss bereits mindestens ein Dokument zugeordnet sein.
Im Druck/Versand-Dialog im Standardbrief muss die Option für Archivieren aktiviert werden.

Sind die oben genannten Punkte erfüllt, wird die archivierte Standardbriefvorlage automatisch zur Dokumentenzuordnung dieser Workflowaufgabe hinzugefügt.

Hinweis Passwortverschlüsselung

Beim Versand der Dokumente, ausgelöst durch das Ausführen von Workflowaufgaben mit dieser Spezialfunktion, wird die Passwortverschlüsselung genauso angewendet wie beim Versand direkt aus dem DMS. Das heißt, es werden die Dokumente entweder im Hintergrund verschlüsselt bzw. erscheint der Passwortabfragedialog beim Ausführen, sofern der entsprechende Parameter aktiviert ist.

Der Passwortdialog vor dem Versand der Dokumente beim Ausführen von Workflowaufgaben erscheint aber nur, wenn die Workflowaufgaben einzeln ausgeführt werden. Beim Massenversand im Hintergrund (mehrere Workflowaufgaben werden gleichzeitig ausgeführt) entfällt der Dialog und die Dokumente werden automatisch verschlüsselt, sofern es im Parameter Passwort beim Versand ermitteln entsprechend eingestellt ist.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokument versenden aus DMS.

Hinweis ID-Austria-Signatur

Wenn Sie diese Spezialfunktion auswählen, wird auf dieser Aufgabenaktion automatisch im Feld Zusatzparameter der Parameteraufruf STP_WF_ADD_DOKSIGNATURE=0 gesetzt, welcher die ID-Austria-Signatur unterdrückt. Wenn Sie die ID-Austria-Signatur beim Ausführen der Aufgabe jedoch starten möchten, müssen Sie den Wert aus diesem Feld löschen.

Wird die ID-Austria-Signatur beim Ausführen der Aufgabe gestartet, öffnet sich das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF), wo Sie das bei der Aufgabe hinterlegte PDF-Dokument signieren können.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die Signatur mit ID Austria im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren in der Onlinehilfe nachlesen.

1.2.19. Dokument per E-Mail versenden

BMD Web

Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird die ID-Austria-Signatur gestartet. Das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF) öffnet sich und Sie können das bei der Aufgabe hinterlegte PDF-Dokument signieren. Anschließend wird das signierte Dokument an Ihr E-Mail- Programm übergeben und Sie können dieses versenden. Diese Spezialfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Hinweis Passwortverschlüsselung

Beim Versand der Dokumente, ausgelöst durch das Ausführen von Workflowaufgaben mit dieser Spezialfunktion, wird die Passwortverschlüsselung genauso angewendet, wie beim Versand direkt aus dem DMS. Das heißt, es werden die Dokumente entweder im Hintergrund verschlüsselt bzw. erscheint der Passwortabfragedialog beim Ausführen, sofern der entsprechende Parameter aktiviert ist.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokument versenden aus DMS.

Hinweis

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die Signatur mit ID Austria im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren in der Onlinehilfe nachlesen.

1.2.20. Dokument signieren

BMD Web

Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird die ID-Austria-Signatur gestartet. Das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF) öffnet sich und Sie können das bei der Aufgabe hinterlegte PDF-Dokument signieren, welches anschließend im DMS archiviert wird. Je nach Parametereinstellung wird das Dokument überschrieben oder versioniert. Diese Spezialfunktion ist nicht im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die Signatur mit ID Austria im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren in der Onlinehilfe nachlesen.

1.2.21. Dokumentenliste öffnen

BMD Web
Sollten Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird die Dokumentenliste mit den auf der Aufgabe hinterlegten Dokumenten gestartet. Diese Spezialfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.2.22. WiEReG-Auszug

BMD Web
Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird die Funktion WiEReG-Auszug mit dem entsprechenden Kunden gestartet. Diese Spezialfunktion ist nicht im BMD Web verfügbar.

1.2.23. WiEReG-Meldeformular

BMD Web
Wenn Sie eine Workflowaufgabe ausführen, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird der Internetbrowser mit dem Link zum WiEReG-Meldeformular geöffnet. Diese Spezialfunktion ist nicht im BMD Web verfügbar.

1.3. Hintergrundfunktionen

Hintergrundfunktionen werden nicht von einem Mitarbeiter, sondern automatisch im Hintergrund ohne Benutzeraktion ausgeführt. Durch Hintergrundfunktionen werden grundsätzlich keine Aufgaben erzeugt, mit einer Ausnahme: Wenn bei der Ausführung Fehler auftreten, wird für den Workflowverantwortlichen eine Aufgabe angelegt.

Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über alle zurzeit in der NTCS verfügbaren Hintergrundfunktionen. In der letzten Spalte wird angezeigt, ob Sie Workflowaufgaben mit dieser Hintergrundfunktion auch im BMD Web ausführen können.

1.3.1. Checkliste auf Person übernehmen

BMD Web

Wenn diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht wird, wird die am Workflow hinterlegte Checkliste auf die Person übernommen. Eine bereits vorhandene Checkliste auf der Person bleibt erhalten und wird um die Checkliste vom Workflow ergänzt. Das Übernehmen der Checkliste auf die Person funktioniert sowohl mit einer allgemeinen Checkliste, die am Workflow hinterlegt ist, sowie mit einer eigenen Checkliste, die direkt auf der Aufgabenaktion hinterlegt ist.

Diese Hintergrundfunktion kann an jeder Stelle im Workflow platziert werden, auch gleich zu Beginn des Workflows. Das würde bedeuten, dass die Checkliste sofort beim Start des Workflows auf die Person übernommen wird. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Wenn Sie eine eigene Checkliste verwenden, können Sie in der Combobox Checklist Auswahl entscheiden, welche Checkliste übernommen werden soll.

Dabei können Sie entscheiden, ob Sie die eigene Checkliste der Vorgängeraufgabenaktion übernehmen möchten, eine neue Checkliste einer eigenen Vorlage, die direkt auf dieser Aufgabenaktion hinterlegt ist, oder ob die allgemeine Checkliste übernommen werden soll.

1.3.2. Dokument an Folgeworkflow übergeben

BMD Web

Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird der im Feld Folgeworkflow hinterlegte Workflow gestartet und die Dokumente dieser Workflowinstanz werden auf diesen übergeben.

Hinweis

Wenn Sie diese Hintergrundfunktion verwenden, müssen Sie zwingend das Feld Folgeworkflow auf der Aufgabenaktion befüllen.

Beim Erzeugen des Folgeworkflows wird noch geprüft, ob zu diesem Kunden bereits eine Workflowinstanz für diesen Folgeworkflow vorhanden ist. Ist bereits eine vorhanden, wird dieses Dokument zur bereits bestehenden Workflowinstanz hinzugefügt. Gibt es noch keine, wird eine neue Workflowinstanz erzeugt.

So erreichen Sie, dass die Dokumente, die in mehreren Workflowinstanzen geprüft werden, auf einen Folgeworkflow für den gemeinsamen Versand zusammengeführt werden, und mit einer E-Mail an den Kunden versendet werden können.

Weitere Informationen und Beispiele, wie diese Funktion eingesetzt werden kann, erhalten Sie in der Dokumentation Versand von E-Government-Dokumenten mit Workflow. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.3.3. Makro ausführen

BMD Web
Beim Erreichen dieser Hintergrundfunktion wird das auf der Aufgabenaktion im Feld Makrofunktion hinterlegte Makro ausgeführt. Hier können Sie jedes beliebige Makro hinterlegen, es muss nicht zwingend ein Zusammenhang mit dem Workflow bestehen. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.3.4. Workflowinstanzstatus setzen

BMD Web

Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird der Instanzstatus auf der Workflowinstanz gesetzt. Welcher Status gesetzt wird, können Sie im Feld Status Hintergrundfunktion auf der Aufgabenaktion festlegen. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Diese Hintergrundfunktion kann zum Beispiel bei Kampagnenworkflows eingesetzt werden. Anhand des Instanzstatus können Sie dann zum Beispiel auswerten, welche Teilnehmer eine Kampagne erfolgreich bzw. nicht erfolgreich durchlaufen haben.

1.3.5. Termin Genehmigungskennzeichen setzen

BMD Web
Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird das Feld Genehmigt am Termin gesetzt. Diese Funktion ist nur nach der Spezialfunktion "Termin genehmigen" sinnvoll, bei der der Genehmiger den Status bestimmt. Durch diese Hintergrundfunktion wird der gewählte Status im Feld Status Hintergrundfunktion auf der Aufgabenaktion automatisch gesetzt. Diese Funktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.3.6. Frist erledigen

BMD Web

Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird automatisch die vom Workflow betroffene Frist im Hintergrund erledigt und der Workflow geht einen Schritt weiter. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Spezialfunktion Frist erledigen. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Wird diese Hintergrundfunktion in einem Folgeworkflow verwendet, werden dadurch alle Fristen erledigt, deren Hauptworkflow in diesen Folgeworkflow münden. Gibt es keine Frist zum Erledigen (weil der Hauptworkflow auch ein DMS-Workflow sein kann), dann läuft der Workflow trotzdem weiter.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Versand von E-Government-Dokumenten mit Workflow.

1.3.7. Dokument mit Begleitbrief versenden

BMD Web

Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird automatisch das Dokument mit Begleitbrief im Hintergrund versendet.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Fensterhilfe Dokument versenden mit Begleitbrief. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Wird diese Hintergrundfunktion hinterlegt, werden in der Aufgabenaktion folgende Felder aktiv:

Standardbriefvorlage

In diesem Feld können Sie eine Briefvorlage hinterlegen, die beim Start des Standardbriefs beim Ausführen der Aufgabe gleich selektiert werden soll.

Hinweis

Personenkennzeichen

In diesem Feld können Sie das Personenkennzeichen eintragen, anhand dessen die richtige Kontaktperson beim Versand von Dokumenten über den Workflow ermittelt werden soll.

Hinweis

Im Feld Kontaktermittlung können Sie noch festlegen, welche Rückfallebenen zur Anwendung kommen, sollte keine Kontaktperson mit diesem Personenkennzeichen ermittelt werden können.

Weitere Informationen zur Anwendung dieses Feldes erhalten Sie in der Dokumentation Versand von (Finanz-)dokumenten mit Begleitbrief.

Kontaktermittlung

Standard	Empfohlene Ermittlungsart. Hier werden nach Auswahl eines (oder mehrerer) Personenkennzeichens die jeweiligen Kontaktpersonen gesucht und dann im Feld Kontaktperson in der Adressatenliste eingetragen. Sollten mehrere Kontaktpersonen mit dem Personenkennzeichen gefunden werden, werden alle diese geladen. Werden keine Kontaktpersonen mit dem Personenkennzeichen gefunden, wird auf den Ansprechpartner des Kunden zurückgefallen. Wird auch hier keiner gefunden, bleibt das Feld leer.
Mit Hauptzuordnung und Rückfallebene	Kontakt wird nur ermittelt, wenn er als Hauptzuordnung vom Kunden (in Verwaltung Kontaktpersonen möglich) und dem richtigen Personenkennzeichen definiert ist. Gibt es keine Kontaktperson, die als Hauptzuordnung definiert ist, wird auf den Ansprechpartner des Kunden (Feld "Ansprechpartner" im Kundenstamm) zurückgefallen (Rückfallebene 1). Ist keine Ansprechperson am Kunden hinterlegt, so wird nach einem Brieftext zum Personenkennzeichen gesucht (Rückfallebene 2). Dieser ist direkt am Personenkennzeichen zu hinterlegen. Wenn auch kein Brieftext existiert, so wird der Adressat selbst als Kontakt eingetragen (nicht bei Institutionen) (Rückfallebene 3).
Mit Hauptzuordnung ohne Rückfallebene	Dieselbe Auswirkung wie "Mit Hauptzuordnung und Rückfallebene" nur ohne die Rückfallebenen.
Nur Personenkennzeichen ohne Rückfallebene	Es werden nur jene Kontaktpersonen ermittelt, die dieses Personenkennzeichen haben und es erfolgt kein Rückfall auf die Rückfallebenen.

Hinweis

Bei einer fehlgeschlagenen Hintergrundfunktion zum Versand von Dokumenten mit Begleitbrief (MCS_DMS_WF_DOK_SENDASBGLBRIEF) wird die Begründung, warum der Versand fehlgeschlagen ist, direkt im Aufgabentext angegeben, damit man nicht jeden Punkt einzeln prüfen muss.

Folgende Begründungen sind möglich:

Wenn keine Briefvorlage am Workflow hinterlegt ist: "Briefvorlage wurde nicht gefunden!"
Wenn die ermittelte Kontaktperson keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat: "Kontaktperson(en) ohne gültiger E-Mail-Adresse enthalten!"
Wenn es zum definierten Personenkennzeichen keine Kontaktperson gibt: "Nicht zu allen Adressaten konnten Kontaktpersonen ermittelt werden!"

1.3.8. Freifeld 01 - Freifeld 06

BMD Web

Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird das Feld Freifeld 01 - Freifeld 06 am Dokument automatisch mit dem von Ihnen gewünschten Text, Zahl bzw. Datum befüllt. Damit dieses Feld befüllt werden kann, muss zusätzlich folgendes Makro hinterlegt werden:

MCU_DOK_VALUE := 'gewünschten Text/Wert bzw. Datum eingeben';
Result := TRUE;

Hinweis

Den Wert, der beim Erledigen der Aufgabe in das Freifeld geschrieben werden soll, müssen Sie zwischen den beiden Hochkommata, oben fett dargestellt, eingeben.

Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.3.9. Freigabe für Kunde

BMD Web

Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird das Feld Freigabe für Kunde am Dokument automatisch auf die entsprechende Ausprägung gesetzt. Damit dieses Feld gesetzt werden kann, muss zusätzlich folgendes Makro hinterlegt werden:

MCU_DOK_VALUE := BMD_FORMATNUM('0', 1); //FormatNum
Result := TRUE;

Hinweis

Je nachdem, welche Zahl Sie in der Funktion "BMD_FORMATNUM('0', #) an Stelle des #-Zeichens angeben, wird dieses Feld mit der entsprechenden Ausprägung befüllt. Einen Überblick über die Möglichkeiten entnehmen Sie bitte der nachfolgenden Tabelle.

0	Wenn Sie "0" eingeben, wird dieses Feld auf keine Freigabe gestellt.
1	Wenn Sie "1" eingeben, wird dieses Feld auf freigegeben gestellt.
2	Wenn Sie "2" eingeben, wird dieses Feld auf Freigabe mit E-Mail-Info gestellt.

Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.3.10. Ist erledigt

BMD Web

Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird das Feld Ist erledigt am Dokument automatisch auf die entsprechende Ausprägung gesetzt. Damit dieses Feld gesetzt werden kann, muss zusätzlich folgendes Makro hinterlegt werden:

MCU_DOK_VALUE := BMD_FORMATNUM('0', 0); //FormatNum
Result := TRUE;

Hinweis

Je nachdem, welche Zahl Sie in der Funktion "BMD_FORMATNUM('0', #) anstelle des #-Zeichens angeben, wird die Checkbox deaktiviert oder aktiviert.

0	Wenn Sie "0" eingeben, wird die Checkbox deaktiviert:
1	Wenn Sie "1" eingeben, wird die Checkbox akiv dargestellt:

Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.3.11. Veröffentlichung

BMD Web

Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird das Feld Veröffentlichung am Dokument automatisch auf die entsprechende Ausprägung gesetzt. Damit dieses Feld gesetzt werden kann, muss zusätzlich folgendes Makro hinterlegt werden:

MCU_DOK_VALUE := BMD_FORMATNUM('0', 1); //FormatNum
Result := TRUE;

Hinweis

Je nachdem, welche Zahl Sie in der Funktion "BMD_FORMATNUM('0', #) anstelle des #-Zeichens angeben, wird dieses Feld mit der entsprechenden Ausprägung befüllt. Einen Überblick über die Möglichkeiten entnehmen Sie bitte der nachfolgenden Tabelle.

0	Wenn Sie "0" eingeben, wird dieses Feld auf Keine gestellt.
1	Wenn Sie "1" eingeben, wird dieses Feld auf In Klienteninfos gestellt.
2	Wenn Sie "2" eingeben, wird dieses Feld auf Als Download gestellt.

Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.3.12. Dokumente als Postausgang

BMD Web

Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird automatisch ein Postausgang erzeugt. Bestimmte Informationen wie Betreff, Kunde ... werden automatisch vom Dokument auf den Postausgang übernommen. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Wird ein Fristenworkflow aus einem Postausgang gestartet, wird beim Erreichen dieser Workflowaktion kein Postausgang mehr erstellt. Grund ist, dass bereits ein Postausgang als Startpoststück in die Workflowinstanz übergeben wird und pro Workflowinstanz nur ein Postausgang zulässig ist.

Achtung!

Wenn Sie mit Folgeworkflows arbeiten, muss die Workflowaktion mit dieser Funktion im Hauptworkflow abgebildet werden, damit die Postausgänge den richtigen Dokumenten und Fristen zugeordnet werden können. Dem Dokument bzw. der Frist wird immer nur die Hauptworkflowinstanz zugeordnet, der Folgeworkflow dient grundsätzlich "nur" zum gemeinsamen Versand der Dokumente.

1.3.13. Poststück versandfertig

BMD Web

Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird automatisch ein versandfertiges Poststück erzeugt. Bestimmte Informationen wie Betreff, Kunde ... werden automatisch vom Dokument auf das versandfertige Poststück übernommen. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Wird ein Fristenworkflow aus einem versandfertigen Poststück gestartet, wird beim Erreichen dieser Workflowaktion kein versandfertiges Poststück mehr erstellt. Grund ist, dass bereits ein versandfertiges Poststück als Startpoststück in die Workflowinstanz übergeben wird und pro Workflowinstanz nur ein versandfertiges Poststück zulässig ist.

Achtung!

Wenn Sie mit Folgeworkflows arbeiten, muss die Workflowaktion mit dieser Funktion sowie die Workflowaufgabe mit der Funktion "Poststück versenden" im Hauptworkflow abgebildet werden. Da im Folgeworkflow mehrere Hauptworkflows münden, würde das beim Umstellen der versandfertigen Poststücke in Postausgänge zu Problemen führen. Es würde immer nur die Hauptworkflowinstanz dem Dokument bzw. der Frist zugeordnet. Der Folgeworkflow dient grundsätzlich "nur" zum gemeinsamen Versand der Dokumente.

1.3.14. Poststück versenden

BMD Web

Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird automatisch aus einem versandfertigen Poststück ein Postausgang erstellt. Damit diese Hintergrundfunktion korrekt durchläuft, muss das versandfertige Poststück entweder über die Spezialfunktion oder Hintergrundfunktion "Poststück versandfertig" im gleichen Workflowablauf davor erstellt worden sein. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Wenn Sie das versandfertige Poststück, welches diesen Workflowablauf betrifft, bereits manuell in der Post versendet haben, läuft der Workflow weiter, da der Postausgang zu dieser Workflowinstanz bereits exisitiert.

Achtung!

Wenn Sie mit Folgeworkflows arbeiten, muss die Workflowaktion mit dieser Funktion sowie die Workflowaufgabe mit der Funktion "Poststück versandfertig" im Hauptworkflow abgebildet werden. Da im Folgeworkflow mehrere Hauptworkflows münden, würde dies beim Umstellen der versandfertigen Poststücke in Postausgänge zu Problemen führen.

1.3.15. Leadstatus setzen

BMD Web
Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird das Feld Status am Lead gesetzt. Durch die Hintergrundfunktion wird der gewählte Status (Gewonnen oder Verloren) im Feld Status Hintergrundfunktion auf der Aufgabenaktion automatisch gesetzt. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Leadmanagement. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.3.16. Pipelinestufe ändern

BMD Web
Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, kann ein Lead auf eine andere Stufe einer Pipeline umgestuft werden. Wenn Sie diese Funktion wählen, müssen Sie im Feld Pipelinestufe noch die Pipelinestufe definieren, auf die der Lead beim Erreichen dieser Aktion im Workflow umgestuft werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Leadmanagement. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.3.17. WiEReG-Auszug

BMD Web

Wird diese Funktion erreicht, wird der WiEReG-Auszug dieses Kunden automatisch im Hintergrund abgeholt und ins DMS archiviert. Das Dokument ist auch bei der Workflowinstanz und allen Folgeaufgaben automatisch zugeordnet und kann jederzeit für Folgeschritte, zum Beispiel das automatisierte Versenden per E-Mail an den Klienten, oder für Kontrollzwecke in Form einer Workflowaufgabe an weitere Sachbearbeiter weitergegeben werden.

Hinweis

Damit die Archivierung gleich ins richtige Archiv, auf einer entsprechenden Dokumentenkategorie und mit dem gewünschten Betreff erfolgt, gibt es zusätzlich den DMS-Vorschlagswert "CRM: WiEReG-Auszug", um diese Einstellungen zu treffen.

Weitere Informationen generell zum Abholen von WiEReG-Auszügen erhalten Sie in der Dokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG). Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.3.18. Bankverbindung freigeben

BMD Web
Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine für den Zahlungsverkehr gesperrte Bankverbindung wieder freigeben zu können. Wird eine ZV-Sperre durch den Workflow nicht entfernt, z. B. weil die Freigabe durch den Verantwortlichen abgelehnt wird, bleibt die Bankverbindung gesperrt. Mit einer erneuten Bearbeitung der Bankverbindung wird der Workflow wieder gestartet und es besteht erneut die Möglichkeit, die Bankverbindung freizugeben. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.3.19. Bankverbindung sperren

BMD Web
Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine gerade neu erfasste oder geänderte Bankverbindung zu sperren. Dabei wird auf der Bankverbindung das Feld "ZV-Sperre" aktiviert, das ausschließlich über Workflowaktionen bearbeitet werden kann. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.3.20. BMDGhost - Saldo Abgabenkonto FinanzOnline

BMD Web

Diese Hintergrundfunktion ermöglicht die automatisierte Abfrage des Saldos aus dem FinanzOnline-Abgabenkonto zur Unterstützung der automatisierten Verarbeitung von EVZ- und KVZ-Dokumenten. Folgende Felder der Wertetabelle werden durch diese Funktion befüllt. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Saldo Finanzamt

In diesem Feld wird der Saldo Finanzamt gespeichert, welcher durch die Abfrage des Abgabenkontos durch den BMDGhost ermittelt worden ist.

Hinweis

Wenn Sie keinen BMDGhost im Einsatz haben, wird der Saldo aus der EVZ bzw. KVZ ausgelesen, dieser ist aber nicht mehr aktuell. Der Zeitpunkt, an dem dieser Saldo korrekt war, wird im Feld Saldo Finanzamt per vermerkt. Wenn Sie den Saldo zum aktuellen Zeitpunkt benötigen, kann dieser nur mit dem BMDGhost abgefragt werden.

Saldo Finanzamt per

In diesem Feld wird der Saldo Finanzamt per gespeichert, welcher durch die Abfrage des Abgabenkontos durch den BMDGhost ermittelt worden ist.

Hinweis

Wenn Sie keinen BMDGhost im Einsatz haben, wird hier das Datum aus der EVZ bzw. KVZ ausgelesen, zu dem dieser Saldo stammt. Wenn Sie den Saldo zum aktuellen Zeitpunkt benötigen, kann dieser nur mit dem BMDGhost abgefragt werden.

Saldo Finanzamt fällig

In diesem Feld wird der Saldo Finanzamt fällig gespeichert, welcher durch die Abfrage des Abgabenkontos durch den BMDGhost ermittelt worden ist.

Saldo Finanzamt nicht fällig

In diesem Feld wird der Saldo Finanzamt nicht fällig gespeichert, welcher durch die Abfrage des Abgabenkontos durch den BMDGhost ermittelt worden ist.

Aussetzungsbetrag

In diesem Feld wird der Aussetzungsbetrag gespeichert, welcher durch die Abfrage des Abgabenkontos durch den BMDGhost ermittelt worden ist.

Zeitpunkt der BMDGhost-Abfrage

In diesem Feld wird der exakte Zeitpunkt der Abfrage des Saldos durch den BMDGhost vermerkt.

Diese Werte bilden die Grundlage für nachgelagerte Feldwertprüfungen, damit der Workflow den benötigten Weg weitergehen kann, sowie für die dynamische Befüllung der Felder von Standardbriefen für den Versand an die Klienten.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Vierteljahresfälligkeiten (Automation).

Für die Voraussetzungen bez. BMDGhost lesen Sie bitte die Dokumentation BMDGhost für Administratoren.

1.3.21. EVZ-/KVZ-Fälligkeitsbetrag mit Klientenzahlung abgleichen

Mit dieser Funktion wird geprüft, ob für die betreffende Abgabenart und den Fälligkeitszeitraum bereits eine Klientenzahlung vorhanden ist und ob deren Betrag mit dem aus EVZ/KVZ ermittelten Fälligkeitsbetrag übereinstimmt. Je nach Ergebnis wird der Workflow über die neuen Aktionsstatus "Keine Abweichung – Fälligkeitsbetrag übernehmen" oder "Betragsabweichung – Prüfung erforderlich" weitergeführt. Bei einer Abweichung kann in einer Folgeaufgabe die Betragsdifferenz im Langtext der Aufgabe ausgegeben werden.

1.3.22. EVZ-/KVZ-Fälligkeitsbetrag in Klientenzahlung eintragen

Mit dieser Funktion wird der Fälligkeitsbetrag automatisch in die Klientenzahlung übernommen. Tritt bei der Ausführung ein Fehler auf, wird wie bei anderen Hintergrundfunktionen eine Fehleraufgabe für den Workflowverantwortlichen erstellt.

1.3.23. EVZ-/KVZ-Werteermittlung

BMD Web

Diese Hintergrundfunktion dient der automatisierten Verarbeitung von EVZ- und KVZ-Dokumenten innerhalb eines Workflowablaufs mit dem Ziel, alle relevanten Werte aus dem Dokumenteninhalt herauszulesen und in der Wertetabelle zu speichern. Folgende Felder der Wertetabelle werden durch diese Funktion befüllt.

Kurzbezeichnung

In diesem Feld wird die Art des Dokumentes, welches durch die Werteermittlung ausgelesen wird, als Kurzbezeichnung vermerkt. Aktuell wird hier entweder "E" für Einkommensteuer oder "K" für Körperschaftsteuer vermerkt.

Langbezeichnung

In diesem Feld wird die Art des Dokumentes, welches durch die Werteermittlung ausgelesen wird, mit der Langbezeichnung vermerkt. Da aktuell nur Dokumente für Einkommensteuer bzw. Körperschaftsteuer möglich sind, gibt es derzeit keine anderen Ausprägungen.

Fälligkeitsbetrag

In diesem Feld wird der Fälligkeitsbetrag gespeichert, welcher durch die Werteermittlung aus der KVZ bzw. EVK ermittelt worden ist.

Fälligkeitsdatum

In diesem Feld wird des Fälligkeitsdatum gespeichert, welches durch die Werteermittlung aus der KVZ bzw. EVK ermittelt worden ist.

Zahlungserleichterung

In diesem Feld wird vermerkt, ob auf der KVZ bzw. EVK eine Zahlungserleichterung gewährt worden ist.

Saldo Finanzamt

In diesem Feld wird der Saldo Finanzamt gespeichert, welcher durch die Abfrage des Abgabenkontos durch den BMDGhost ermittelt worden ist.

Hinweis

Saldo Finanzamt per

In diesem Feld wird der Saldo Finanzamt per gespeichert, welcher durch die Abfrage des Abgabenkontos durch den BMDGhost ermittelt worden ist.

Hinweis

Diese Verarbeitung funktioniert ausschließlich bei einer EVZ bzw. KVZ, für alle anderen Dokumente bricht der Workflow mit einer Fehleraufgabe für den Workflowverantwortlichen ab.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Vierteljahresfälligkeiten (Automation). Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

1.3.24. RTF-Dokument in PDF konvertieren

BMD Web

Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird automatisch ein RTF-Dokument in ein PDF-Dokument konvertiert. Ein Anwendungsfall dafür ist beispielsweise die Archivierung von Standardbriefen, da diese im Original als RTF-Dokument archiviert werden. Diese Hintergrundfunktion ist auch im BMD Web verfügbar.

Hinweis

Sind am Workflow weitere RTF-Dokumente vorhanden, werden diese auch mitkonvertiert.

Siehe auch:

Workflow

Workflowstudio

Diagrammstudio

Workflowaufgabenaktion

Aktionsstatus

Workflowfunktionen [CRM]

1.3.17. WiEReG-Auszug​​​

1.3.17. WiEReG-Auszug