Checkliste - Vorlagengestaltung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Als Einführung zum Thema Checkliste erhalten Sie eine kurze Übersicht, wo Ihnen welche Informationen zur Verfügung stehen:
- Informationen zum Anlegen einer Vorlage und zu den BMD Standardvorlagen finden Sie unter Lohnchecklistenvorlagen.
- Wie Sie eine Checklistvorlage anwenden und hinterlegen, wird unter Checkliste Übersicht beschrieben.
- Wie Sie mit der Checkliste im LOHN arbeiten, lesen Sie unter Checklisten im LOHN.
Checkliste - Vorlagengestaltung
Die Vorlagengestaltung wird aufgerufen, indem Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Checklistvorlagen eine Vorlage auswählen und mit der Funktion "Checkliste öffnen" (Strg+O) die Bearbeitung starten. Mit Checklisten können Sie diverse Arbeitsabläufe im Programm abbilden. Unter anderem können Sie:
- Tätigkeiten in Form von verfügbaren NTCS Funktionen aufrufen (z. B. Öffnen der Kundenstammdaten oder der Chronik)
- Dokumente aus dem DMS zuordnen
- Makros zuordnen
- Notizen erfassen
- verschiedene Fortschritts-Status vergeben, um die Checkliste nachvollziehbar abzuarbeiten
- u. v. m.
Fensterelemente
Hinweis, dass Sie sich in einer Vorlage befinden | Dieser Hinweis wird angezeigt, wenn Sie eine Checklistvorlage bearbeiten. Damit ist auf den ersten Blick ersichtlich, ob Sie sich in einer Checklistvorlage oder einer Checkliste befinden. | ||
| Checklistenbaum | Der Checklistenbaum wird standardmäßig mit dem Reiter "Inhalt" geöffnet. Sie können bei Bedarf auf die anderen Reiter umschalten:
Die folgenden Reiter werden ausschließlich beim Abarbeiten von Checklisten benötigt und haben in der Vorlage keine Bedeutung:
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| Liste der Tätigkeiten | Hier legen Sie die Abfolge der zu erledigenden Tätigkeiten fest. Je nachdem, welche Gruppe im Checklistenbaum (Reiter "Inhalt") markiert ist, werden hier die zugehörigen Inhalte angezeigt. Neue Tätigkeiten werden unter Funktionen → Neu → Tätigkeit angelegt. Mittels Drag & Drop können Sie Tätigkeiten auch unter andere Gruppen im Baum verschieben. Hinweis
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| Beschreibung | Im Feld Beschreibung können Sie beliebige Informationen zum Arbeitsschritt in der Vorlage hinterlegen. Erfassen Sie die Beschreibung im gelben Menü unter Funktionen → Beschreibung. | ||
| Notiz | Die Notiz kann in der Vorlage nicht befüllt werden. Sie dient beim Abarbeiten der Checkliste dazu, Anmerkungen zu den einzelnen Schritten zu machen. |
oder mit rechter Maustaste auf die Tätigkeit Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
 Einstellungen - Checkliste | Für Checklisten nicht relevant! |
 Aktualisieren | Für Checklisten nicht relevant! Werte für Felder (z. B. in der Beschreibung zur Tätigkeit), die aus den NTCS Paketen geladen werden und sich möglicherweise in NCTS ändern, können so wieder aktualisiert werden. |
 Checkliste-Bearbeitung abschließen | Für die Vorlage nicht relevant! Hat nur beim Abarbeiten von Checklisten eine Funktion. |
 Drucken: Checkliste | Hier gelangen Sie in ein Ausdrucksmenü mit umfangreichen Druckoptionen. |
 Dokumente | Druckt alle Dokumente aus dem DMS, die mit der Checkliste verknüpft sind (siehe Spalte "Dok"). |
 Erweitert |  Markierte Tätigkeit/Gruppe importieren...: Importieren Sie eine exportierte Tätigkeit/Gruppe aus dem Datei-Explorer an der gewünschten Stelle in der Checklistvorlage. Markierte Tätigkeit/Gruppe exportieren...: Exportieren Sie die markierte Tätigkeit/Gruppe in den Datei-Explorer, um Sie in einer anderen Checklistvorlage wieder zu importieren. Importieren...: Importieren Sie den gesamten Checklisten-Inhalt aus dem Datei-Explorer in die Checklistvorlage. Exportieren...: Exportieren Sie den gesamten Checklisten-Inhalt in den Datei-Explorer, um Ihn in einer anderen Checklistvorlage wieder zu importieren. |
 Zur nächsten Tätigkeit | Springt zur nächsten Gruppe im Checklistenbaum. | ||
 Suchen | Geben Sie in der folgenden Zeile einen Suchbegriff ein. Dieser wird im Baum sowie im Checklisteninhalt gesucht. Alle Treffer werden angezeigt. Ein Doppelklick auf den gesuchten Treffer führt Sie an die betreffende Stelle in der Checkliste. | ||
| Neu | Fügen Sie im Checklisteninhalt eine neue Tätigkeit oder eine neue Gruppe hinzu. Einer Gruppe können erneut untergeordnete Tätigkeiten zugeordnet werden. | ||
 Löschen | Löscht den gerade markierten Eintrag aus dem Checklisteninhalt oder aus dem Checklistenbaum. | ||
 Duplizieren | Dupliziert den gerade markierten Eintrag aus dem Checklisteninhalt oder aus dem Checklistenbaum. | ||
 Von Standardvorlage entkoppeln | Diese Funktion ermöglicht das Bearbeiten der von BMD ausgelieferten Standard-Checklistvorlagen. Details lesen Sie unter Bearbeiten von Standardvorlagen. | ||
 Umbenennen | Benennen Sie den gerade markierten Knoten im Baum um (Der oberste Knoten kommt von der Vorlagenbezeichnung und kann auf diesem Weg nicht umbenannt werden.) | ||
 Gewichten | Hier können Sie einer Tätigkeit mehr Gewicht für den Einfluss auf den Checklistenfortschritt verleihen. Geben Sie einer Tätigkeit das Gewicht 2, so bedeutet das, dass diese Tätigkeit soviel wie zwei Tätigkeiten für den Gesamtfortschritt zählt. Beispiel
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 Beschreibung | Verfassen Sie in einem eigenen Editor eine Beschreibung zum jeweiligen Checklistenschritt. Diese wird im Bereich "Beschreibung" angezeigt. | ||
| Sachbearbeiter | Hinterlegen Sie für die gewählte Tätigkeit einen zuständigen Mitarbeiter, indem Sie diesen aus der anschließenden Liste auswählen. (Dies ist auch mittels Doppelklick in die Spalte "Sachbearbeiter" möglich.) | ||
| Sachbearbeiter entfernen | Entfernen Sie den auf der gewählten Tätigkeit hinterlegten Sachbearbeiter. | ||
| Zuständigkeit | Hinterlegen Sie hier beliebige Informationen. Es gibt hier keinerlei Verknüpfung mit den CRM Zuständigkeiten. | ||
| Freifeld 1 | Hinterlegen Sie hier beliebige Informationen. Wenn die Funktion nicht sichtbar ist, prüfen Sie bitte, ob das Freifeld 1 im Menü "Ansicht" aktiviert ist. | ||
| Freifeld 2 | Hinterlegen Sie hier beliebige Informationen. Wenn die Funktion nicht sichtbar ist, prüfen Sie bitte, ob das Freifeld 2 im Menü "Ansicht" aktiviert ist. | ||
 Arbeitsblatt | Mit der Funktion können umfangreiche Notizen inkl. Bilder erstellt werden. Wenn die Funktion nicht sichtbar ist, prüfen Sie bitte, ob Arbeitsblätter im Menü "Ansicht" aktiviert sind. | ||
| Einstellungen |
 Filter... | Filtern Sie die Tätigkeiten nach einem bestimmten Status.  Die Ausprägungen "Antwort" und "Rückfragen" sind für Checklisten nicht relevant. |
| Nicht benötigte Tätigkeiten anzeigen | Blenden Sie hier Tätigkeiten mit dem Status "Nicht notwendig" ein/aus. |
| Beschreibung | Blendet die Beschreibung ein/aus. |
| Status geändert von | Blendet die Felder "Status geändert von" und "Status geändert am" in der Liste der Tätigkeiten ein/aus. |
| Sachbearbeiter | Blendet das Feld "Sachbearbeiter" in der Liste der Tätigkeiten ein/aus. |
| Zuständigkeit | Blendet das Feld "Zuständigkeit" in der Liste der Tätigkeiten ein/aus. |
| Notiz | Blendet die Notizen ein/aus. |
| Arbeitsblatt | Blendet die Arbeitsblätter ein/aus. |
| Dokumente | Blendet Dokumente ein/aus. |
| Links | Blendet Links ein/aus. |
| Termine | Blendet das Feld "Termine" in der Liste der Tätigkeiten ein/aus. |
| Aufgaben | Blendet das Feld "Aufgaben" in der Liste der Tätigkeiten ein/aus. |
| Freifeld 1 | Blendet das Feld und die Funktion "Freifeld 1" ein/aus. |
| Freifeld 2 | Blendet das Feld und die Funktion "Freifeld 2" ein/aus. |
| Fortschritt | Wird für die Vorlage nicht benötigt. Es kann eine Fortschrittsanzeige unter dem Checklistenbaum eingeblendet werden. |
| Übersicht | In welchem Fensterbereich soll der Checklistenbaum angezeigt werden? |
| Darstellung | Wählen Sie zwischen der Darstellung in der Listenansicht oder der Dokumentenansicht. |
 Reformatieren... | Hier können Sie die Beschreibungstexte zu den einzelnen Tätigkeiten in einem Vorgang umformatieren bzw. bestimmte Wörter suchen und ersetzen lassen. |
| Wiederherstellen... | Stellen Sie einen Speicherzustand aus der Vergangenheit wieder her. ACHTUNG: Alle Änderungen danach gehen dadurch verloren |
| Checklistsperre aufheben... | Gesperrte Checklisten werden hier wieder bearbeitbar. Die Funktion sollte nur ausgeführt werden, wenn sicher ist, dass kein Benutzer mehr aktiv in der Checkliste arbeitet. (Durch technische Probleme , z. B. Serverabsturz, könnte eine Liste gesperrt bleiben, obwohl der User nicht mehr in der Checkliste arbeitet) |
Hintergrundinformationen
Wenn Sie eine neue Vorlage erstmalig zur Bearbeitung öffnen, sind in dieser noch keine Gruppen und Tätigkeiten vorhanden. Legen Sie in einem ersten Schritt eine Gruppe an. Eine Gruppe bezeichnet einen Knoten im Checklistenbaum (siehe Abschnitt Fensterelemente). Stellen Sie sich dazu auf jene Knotenebene, unter der Sie die neue Gruppe erstellen möchten und wählen Sie im gelben Menü Funktionen → Neu → Gruppe (auch mittels rechter Maustaste möglich). Vergeben Sie die gewünschte Bezeichnung.
Neue Tätigkeiten werden im Anschluss unter der Gruppe erstellt. Markieren Sie die entsprechende Gruppe, unter der Sie die neue Tätigkeit benötigen, und wählen Sie im gelben Menü Funktionen → Neu → Tätigkeit. Es öffnet sich folgendes Fenster:
| Baum | Der Baum zeigt die übergeordnete Struktur, sortiert nach Allgemeinen Tätigkeiten, CRM, Bilanz, Anlagenbuchhaltung, Steuererklärungen und Personalrückstellungen. |
| Mögliche Tätigkeiten | Wählen Sie hier die gewünschte Tätigkeit mittels Doppelklick aus. Je nach Funktionalität folgt ein Fenster, in dem noch verschiedene Einstellungen für die spätere Ausführung der Tätigkeit getroffen werden können. |
Hinweis
 | Hinweis zur Tätigkeit Externes Dokument öffnen: In den TOOLS Parametern kann ein Pfad für externe Dokumente hinterlegt werden: TOOLS → Überblick über alle TOOLS Parameter → BMD System → Allgemeine Einstellungen → Checkliste-Einstellungen:
Ist in diesem Parameter kein Pfad hinterlegt, erhalten Sie folgende Meldung, wenn Sie eine Checklistvorlage zur Bearbeitung öffnen:  Diese Meldung stellt lediglich einen Hinweis dar und kann übergangen werden, sie kommt aber so lange bei jedem Öffnen einer Checklistvorlage wieder, bis ein Pfad hinterlegt wurde. Durch diesen Pfad ist es möglich beim Einfügen eines externen Dokuments, über diese Tätigkeit, nur mehr den Dateinamen+Dateiendung und nicht den gesamten Verzeichnispfad anzugeben. Es stehen drei Felder zur Verfügung, um für ein externes Dokument einen Pfad zu hinterlegen: Dokument, Vorlage 1, Vorlage 2.
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Änderungen bei bestehenden Vorlagen
Checklistvorlagen können auch nachträglich bearbeitet werden. Beachten Sie bitte:
Nachträgliche Änderungen in einer Vorlage wirken sich nicht auf Checklisten aus, die aus der Vorlage erzeugt worden sind!
Um auch verwendete Checklisten zu ändern, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Sie können während des Abarbeitens einer Checkliste im gelben Menü unter Checkliste → Checkliste bearbeiten einen Bearbeitungsmodus aktivieren, in dem Sie, wie in der Vorlagengestaltung, Änderungen in der Checkliste vornehmen können. Achtung: Diese Änderungen wirken sich NICHT auf die Vorlage aus und gelten nur für diese hinterlegte Checkliste!
- Sie können in der Checkliste Übersicht eine Checkliste markieren und diese mit der Funktion "Mit Vorlage abgleichen" an den aktuellen Stand der Vorlage angleichen.
Bearbeiten von Standardvorlagen
Das Bearbeiten der von BMD ausgelieferten Standard-Checklistvorlagen ist durch eine Funktion geschützt. Grundsätzlich können folgende Daten in Standardvorlagen bei Gruppen bzw. Tätigkeiten nicht bearbeitet werden:
- Beschreibung
- Arbeitsblatt
- Hyperlinks
- Zuständigkeit
- Sachbearbeiter
- Freifeld 1
- Freifeld 2
Die Funktionen können zwar ausgeführt werden, die dahinterliegenden Daten sind aber schreibgeschützt. Motiv: Bei jedem Update der Standards würden diese Änderungen wieder zurückgesetzt werden.
Durch die Funktion "Von Standardvorlage entkoppeln" kann die selektierte Gruppe oder Tätigkeit als Abweichung vom Standard definiert werden. Dadurch wird die Gruppe bzw. Tätigkeit in roter Schrift dargestellt und die genannten Daten werden bearbeitbar.
So gekennzeichnete Gruppen/Tätigkeiten werden bei einem erneuten Laden der Standards nicht mehr überschrieben. Grundsätzlich besteht aber die Empfehlung, Anpassungen nicht direkt auf der Standardvorlage vorzunehmen, sondern die Vorlage zuerst zu duplizieren und dort die Änderungen zu machen!
Beim Duplizieren einer Standardvorlage werden automatisch alle Tätigkeiten rot dargestellt und sind somit bearbeitbar.
Beim Duplizieren einer Standardvorlage werden automatisch alle Tätigkeiten rot dargestellt und sind somit bearbeitbar.
Darstellungsvarianten
Im gelben Menü können Sie unter Ansicht → Darstellung zwischen zwei Darstellungsvarianten wählen:
- Dokumente
- Liste
Die bisher in der Hilfe beschriebene Ansicht ist die Listenansicht. Bei der Dokumentenansicht wird jede Darstellungsebene (Gruppe oder Tätigkeit) als eigenes Dokument angezeigt, in welches Funktionen und Informationen eingelagert sind.
Mit Klick auf "Starten" wird die jeweilige Tätigkeit gestartet und der Status automatisch auf "In Arbeit" gesetzt.
 | Siehe auch: |