Checklisten abarbeiten
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Als Einführung zum Thema Checkliste, erhalten Sie eine kurze Übersicht, wo Sie welche Informationen finden:
- Informationen zum Anlegen einer Vorlage und zu den BMD Standardvorlagen, finden Sie unter Checklistvorlagen.
- Informationen zur Gestaltung einer Checklistvorlage, finden Sie unter Checkliste - Vorlagengestaltung.
- Informationen, wie Sie eine Checklistvorlage anwenden und hinterlegen, lesen Sie unter Checkliste Übersicht.
- Wie Sie eine Checkliste schlussendlich abarbeiten, lesen Sie in diesem Dokument.
Checklisten abarbeiten
Checklisten können abgearbeitet werden, indem Sie diese am zugeordneten Datensatz mit rechter Maustaste → Checklisten → "Checkliste öffnen" aufrufen. In diesem Fenster stehen Ihnen zum Abarbeiten verschiedenste Funktionen zur Verfügung. Ziel ist es, die Checklisten-Punkte sukzessive auf erledigt zu setzen. Sollte ein Punkt aus einem bestimmten Grund nicht benötigt werden, kann er auch auf nicht notwendig gesetzt werden. Der entsprechende Status wird vergeben, indem Sie eine Tätigkeit markieren und im Kontextmenü der rechten Maustaste einen Status vergeben.
Fensterelemente:
| Hinweis auf die Person, auf der die Checkliste hinterlegt ist. | Hier sehen Sie, zu welcher Person die Checkliste gehört, die Sie aktuell geöffnet haben. | ||
| Checklistenbaum | Der Checklistenbaum wird standardmäßig mit dem Reiter "Inhalt" geöffnet. Sie können bei Bedarf auf die anderen Reiter umschalten:
| ||
| Inhalt der Checkliste | Hier sehen Sie die zu erledigenden Tätigkeiten. Je nachdem, welche Gruppe im Checklistenbaum markiert ist, sehen Sie hier unterschiedliche Inhalte. Hinweis
| ||
| Beschreibung | Hier sehen Sie eine Beschreibung zur Tätigkeit. Die Beschreibung wird auf der Checklistvorlage im Zuge der Vorlagengestaltung erfasst. | ||
| Notiz | Machen Sie beim Abarbeiten der Checkliste Notizen zu den Tätigkeiten. | ||
| Fortschritt | Anhand des Fortschrittsbalken sehen Sie den aktuellen Fortschritt der Bearbeitung. Der Fortschrittsbalken kann unter "Ansicht" → "Fortschritt" ein- bzw. ausgeblendet werden. |
oder mit rechter Maustaste auf die Tätigkeit 
Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Fenster über die Menüleiste zur Verfügung:
 Aktualisieren | Für Checklisten nicht relevant! Werte für Felder (z. B. in der Beschreibung zur Tätigkeit), die aus den NTCS-Paketen geladen werden und sich möglicherweise in NCTS ändern, können so wieder aktualisiert werden. |
 Checkliste bearbeiten | Versetzen Sie die Checkliste in den Bearbeitungsmodus. Hier können Sie nun Änderungen am Aufbau der Checkliste durchführen. Änderungen, die Sie hier durchführen, gelten nur für diese Checkliste und werden NICHT auf die Checklistvorlage zurückgeschrieben! Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, betätigen Sie die Funktion erneut, um den Bearbeitungsmodus zu beenden. |
 Drucken: Checkliste | Hier gelangen Sie in ein Ausdrucksmenü mit umfangreichen Druckoptionen. |
 Dokumente | Druckt alle Dokumente aus dem DMS, die mit der Checkliste verknüpft sind (siehe Spalte "Dok"). |
| Erweitert |  Markierte Tätigkeit/Gruppe importieren...: Importieren Sie eine exportierte Tätigkeit/Gruppe aus dem Datei-Explorer an der gewünschten Stelle in der Checklistvorlage. Markierte Tätigkeit/Gruppe exportieren...: Exportieren Sie die markierte Tätigkeit/Gruppe in den Datei-Explorer, um Sie in einer anderen Checklistvorlage wieder zu importieren. Importieren...: Importieren Sie den gesamten Checklisten-Inhalt aus dem Datei-Explorer in die Checklistvorlage. Exportieren...: Exportieren Sie den gesamten Checklisten-Inhalt in den Datei-Explorer, um Ihn in einer anderen Checklistvorlage wieder zu importieren. |
 Zur nächsten Tätigkeit | Springt zur nächsten Gruppe im Checklistenbaum. |
 Suchen | Geben Sie im folgenden Fenster einen Suchbegriff ein. Dieser wird im Baum sowie im Checklisteninhalt gesucht. Alle Treffer werden angezeigt. Ein Doppelklick auf den gesuchten Treffer führt Sie an die betreffende Stelle in der Checkliste. |
 Offen | Vergibt für eine Tätigkeit den Status "Offen". |
 In Arbeit | Vergibt für eine Tätigkeit den Status "In Arbeit". |
 Erledigt | Vergibt für eine Tätigkeit den Status " Erledigt". Sobald eine Tätigkeit auf erledigt gesetzt wird, sind die meisten Aktionen inaktiv. Lediglich das erneute Ändern des Status ist möglich. |
 Nicht notwendig | Vergibt für eine Tätigkeit den Status "Nicht notwendig". Diese Tätigkeit wir bei der Fortschrittsberechnung nicht mehr berücksichtigt. |
| Sachbearbeiter | Hinterlegen Sie für die gewählte Tätigkeit einen zuständigen Mitarbeiter, indem Sie diesen aus der anschließenden Liste auswählen. (Dies ist auch mittels Doppelklick in die Spalte "Sachbearbeiter" möglich.) |
| Sachbearbeiter entfernen | Entfernen Sie den auf der gewählten Tätigkeit hinterlegten Sachbearbeiter. |
| Zuständigkeit | Hinterlegen Sie hier beliebige Informationen. (Es gibt hier keinerlei Verknüpfung mit den CRM Zuständigkeiten.) |
| Freifeld 1 | Hinterlegen Sie hier beliebige Informationen zur Tätigkeit. Die Information wird bei der Tätigkeit in der Spalte "Freifeld 1" angezeigt. Wenn die Funktion nicht sichtbar ist, prüfen Sie bitte, ob das Freifeld 1 im Menü "Ansicht" aktiviert ist. |
| Freifeld 2 | Hinterlegen Sie hier beliebige Informationen zur Tätigkeit. Die Information wird bei der Tätigkeit in der Spalte "Freifeld 2" angezeigt. Wenn die Funktion nicht sichtbar ist, prüfen Sie bitte, ob das Freifeld 1 im Menü "Ansicht" aktiviert ist. |
 Arbeitsblatt | Öffnet den Editor für das Arbeitsblatt. Sie können zur Tätigkeit umfangreiche Notizen inkl. Bilder erstellen. Wenn die Funktion nicht sichtbar ist, prüfen Sie bitte, ob Arbeitsblätter im Menü "Ansicht" aktiviert sind. |
| Dokumente | Hier können Dokumente aus dem DMS zugeordnet werden, die bei Abarbeitung der Checkliste geprüft werden sollen. Über "Verknüpfen" gelangen Sie in die Dokumentenliste (unter Umständen erscheint zuvor noch eine Archivabfrage). Von dort können Sie gewünschte Dokumente in die Checkliste verknüpfen. "Ansehen" öffnet die Liste der zugeordneten Dokumente. "Löschen" entfernt die Zuordnung zur Checkliste. Wenn diese Funktion nicht sichtbar ist, prüfen Sie bitte, ob die Dokumente im Menü "Ansicht" aktiviert sind. |
 Links | Fügen Sie einen Link ein. Wenn die Funktion nicht sichtbar ist, prüfen Sie bitte, ob die Links im Menü "Ansicht" aktiviert sind. |
 Notiz | Die Notiz dient der Dokumentation beim Abarbeiten der Checkliste. |
 Termine | Legen Sie zur Tätigkeit einen Termin an. Wenn die Funktion nicht sichtbar ist, prüfen Sie bitte, ob Termine im Menü "Ansicht" aktiviert sind. |
 Aufgaben | Legen Sie zur Tätigkeit eine Aufgabe an. Wenn die Funktion nicht sichtbar ist, prüfen Sie bitte, ob Aufgaben im Menü "Ansicht" aktiviert sind. |
 Filter... | Filtern Sie die Tätigkeiten nach einem bestimmten Status.  Die Ausprägungen "Antwort" und "Rückfragen" sind für Checklisten nicht relevant. |
| Nicht benötigte Tätigkeiten anzeigen | Blenden Sie hier Tätigkeiten mit dem Status "Nicht notwendig" ein/aus. |
| Beschreibung | Blendet die Beschreibung ein/aus. |
| Status geändert von | Blendet die Felder "Status geändert von" und "Status geändert am" in der Liste der Tätigkeiten ein/aus. |
| Sachbearbeiter | Blendet das Feld "Sachbearbeiter" in der Liste der Tätigkeiten ein/aus. |
| Zuständigkeit | Blendet das Feld "Zuständigkeit" in der Liste der Tätigkeiten ein/aus. |
| Notiz | Blendet die Funktion "Notiz" ein/aus. |
| Arbeitsblatt | Blendet die Funktion und das Feld "Arbeitsblatt" ein/aus. |
| Dokumente | Blendet die Funktion und das Feld "Dokumente" ein/aus. |
| Links | Blendet die Funktion "Links" ein/aus. |
| Termine | Blendet die Funktion und das Feld "Termine" ein/aus. |
| Aufgaben | Blendet die Funktion und das Feld "Aufgaben" ein/aus. |
| Freifeld 1 | Blendet die Funktion und das Feld "Freifeld 1" ein/aus. |
| Freifeld 2 | Blendet die Funktion und das Feld "Freifeld 2" ein/aus. |
| Detaillierte Informationen | Diese Einstellung wirkt sich nur bei der Darstellung als Dokument aus. Es bewirkt das Einblenden von Detailinfos (z. B. Welcher User hat eine Tätigkeit erledigt,...) |
| Fortschritt | Blendet den Fortschrittsbalken aus/ein.  Über die Funktion Gewichten in der Checkliste - Vorlagengestaltung können Sie den Einfluss der einzelnen Tätigkeit auf den Gesamtfortschritt beeinflussen. |
| Übersicht | In welchem Fensterbereich soll der Checklistenbaum angezeigt werden? |
| Detaillierte Checkliste | |
| Vorjahresdaten in eigenem Fenster anzeigen | |
| Darstellung | Folgende Darstellungsvarianten stehen Ihnen zur Verfügung:
Details lesen Sie unter Hintergrundinformationen. |
| Checklistsperre aufheben... | Gesperrte Checklisten werden hier wieder bearbeitbar. Die Funktion sollte nur ausgeführt werden, wenn sicher ist, dass kein Benutzer mehr aktiv in der Checkliste arbeitet. (Durch technische Probleme , z. B. Serverabsturz, könnte eine Liste gesperrt bleiben, obwohl der User nicht mehr in der Checkliste arbeitet). |
Hintergrundinformationen
Darstellungsvarianten
Im gelben Menü können Sie unter "Ansicht" → "Darstellung" zwischen zwei Darstellungsvarianten wählen:
- Dokumente
- Liste
Die bisher in der Hilfe beschriebene Ansicht ist die Liste. Bei der Dokumentenansicht wird jede Darstellungsebene (Gruppe oder Tätigkeit) als eigenes Dokument angezeigt, in welches Funktionen und Informationen eingelagert sind.
Mit Klick auf "Starten" wird die jeweilige Tätigkeit gestartet und der Status automatisch auf "In Arbeit" gesetzt.
