Checklisten im LOHN
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.Allgemeines
Im Abrechnungsmonitor können Checklisten pro Lohnfirma und Jahr aufgerufen werden. Mit den Checkliste haben Sie stets einen vollständigen Überblick, wie weit die Lohnverrechnung bei der konkreten Lohnfirma bereits fortgeschritten ist. Dies erleichtert das arbeitsteilige Arbeiten, wenn mehrere Lohnverrechner/innen Aufgaben für eine Firma ausführen.
Mit den Checklisten auf den einzelnen Firmen wird der Abrechnungsmonitor zu einem unverzichtbaren Tool für Ihre tägliche Arbeit.
Die Lohnchecklisten im Abrechnungsmonitor können sowohl von Steuerberatern als auch Wirtschaftskunden und ohne zusätzlicher Lizenz genutzt werden.
Gliederung
Im vorliegenden Dokument sind grundlegenden Einstellungen, Parametrierung und Nutzung der Lohnchecklisten beschrieben.
Das Kapitel Lohnchecklistenvorlagen erläutert, wie die Lohnchecklistenvorlage grundsätzlich angepasst wird. Die zur Verfügung gestellte Lohnchecklistenvorlage ist bereits vorkonfiguriert und kann bei Bedarf von einem Key-User angepasst werden.
Über die Parametrierung wird festgelegt, aus welcher Lohnchecklistenvorlage die Lohnchecklisten für die einzelnen Lohnfirmen abgeleitet werden.
Die Checkliste wird im Programm Abrechnungsmonitor gestartet.
Im Kapitel Anwendung der Lohncheckliste für eine Lohnfirma werden die Grundeinstellungen vor Verwendung sowie die Handhabung der Lohnchecklisten erklärt.
Lohnchecklistenvorlagen
Im Programm LOHN → Stammdaten → Einstellungen → Lohnchecklistenvorlagen wird mit einem WebUpdate Mitte Jänner 2026 die Lohnchecklistenvorlage "Standardcheckliste Lohn-Abrechnung" importiert. Alle Lohnchecklistenvorlagen gelten datenbankweit und können in allen Datenbeständen verwendet werden.
Eine Lohnchecklistenvorlage kann mit einem Doppelklick oder mit der Funktion "Checklistenübersicht öffnen" geöffnet und allgemein bearbeitet werden.
Wird später eine neue Lohnchecklistenvorlage zur Verfügung gestellt, können Sie beim Einspielen der neuen Checklistenvorlage entscheiden, was mit der bestehenden Vorlage geschehen soll. In einem Abfragedialog werden folgende Möglichkeiten vorgeschlagen:
- Verschmelzen: Die Vorlage in der Datenbank und die in der Importdatei werden abgeglichen. Vorhandene kanzleispezifische Gruppen/Fragen/Tätigkeiten bleiben erhalten.
- Überschreiben: Die Vorlage in der Datenbank wird durch die in der Importdatei überschrieben.
- Duplizieren: Die Vorlage in der Importdatei wird als neue Checklistenvorlage importiert, wodurch im Prinzip eine Doublette mit gleicher Bezeichnung entsteht.
- Unterschiede ansehen: Die Unterschiede der Vorlage in der Datenbank und jener in der Importdatei werden angezeigt, sodass danach Sie die Entscheidung treffen können.
Hinweis
 | Die Standardcheckliste wurde überarbeitet und kann ab August 2026 über TOOLS → Tools → Explorer → im Datenverzeichnis (Data) → Standards → Payroll → OES heruntergeladen werden. Unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → Lohnchecklistenvorlagen unter Funktionen mit "Importieren" kann die Checkliste im Anschluß mit den Varianten des Einspielens, wie Verschmelzen, Überschreiben, Duplizieren bzw. Unterschiede ansehen importiert werden. |
Standardcheckliste Lohn - Abrechnung
Die zur Verfügung gestellte "Standardcheckliste Lohn - Abrechnung" wird bereits vorkonfiguriert ausgeliefert, sodass wenige individuelle Anpassungen erforderlich sind.
Die Lohnchecklistenvorlage gliedert sich in vier wesentliche Punkte:
- Grundeinstellungen der Checkliste
- Monatliche Abrechnung
- Jahresbeginn
- Jahresumstellung und Jahresabschluss
In der Lohnchecklistenvorlage ist nur der Punkt "Grundeinstellungen der Checkliste" zur Bearbeitung relevant, da in diesem Punkt konfiguriert werden kann, welche Checklistenpunkte unter den anderen drei Punkten "Monatlichen Abrechnung", "Jahresbeginn" und "Jahresumstellung und Jahresabschluss" angezeigt werden.
Im Punkt "Monatliche Abrechnung" findet man für jeden Abrechnungsmonat und die ersten drei Aufrollmonate 13-14 einen Knoten. In jedem Monat werden jene Checklistenpunkte angeboten, die im Punkt "Grundeinstellungen der Checkliste" definiert sind. Dies vereinfacht die Wartung der Vorlage, weil die üblichen monatlichen Tätigkeiten nur einmal in den "Grundeinstellungen der Checkliste aufgenommen werden müssen und nicht auf jeden Monat manuell kopiert werden müssen. Die monatliche Abrechnung jeden Monats wird in folgende Unterpunkte unterteilt:
- Vorbereitungstätigkeiten
- Monatliche Abrechnung
- Monatsabschluss
Danach findet man die Punkte "Jahresbeginn" und "Jahresumstellung und Jahresabschluss", in denen wieder typische Tätigkeiten als Checklistenpunkte aufgelistet sind.
Mit einem Doppelklick auf den Punkt "Grundeinstellungen der Checkliste" öffnet sich eine Ansicht, in der alle Checklistenpunkte der Punkte "Monatlichen Abrechnung", "Jahresbeginn" und "Jahresumstellung und Jahresabschluss" vorkonfiguriert werden. Dadurch kann eine kanzleiweite Vorlage definiert werden. Die endgültige Konfiguration der Checkliste für eine konkrete Lohnfirma erfolgt direkt in der jeweiligen Checkliste.
Eine Anpassung der Checklistenvorlage ist dann anzuraten, falls Sie Ihren kanzleiweiten Standard umsetzen wollen. Beispielsweise bietet ein Steuerberater seinen Klienten viele Vorerfassungsprogramme über die BMD Com an. Dann sollten in die Checklistenvorlage jene Vorerfassungsprogramme des Vollclients aufgenommen werden, sodass die Vorerfassungen des Klienten in den Vollclient übernommen werden. Falls die BMD Com nicht genutzt wird, wird man diese Checklistenpunkte nicht in die Liste aufnehmen.
Duplizieren/Verschieben von Ordnern
Aufbau der Ordnerstruktur
Der Ordner "Grundeinstellungen der Checklisten" ist der "Hauptordner". Eine Ebene tiefer steht der Ordner "Monatliche Abrechnung". In diesem Ordner befinden sich die Ordner "Vorbereitungstätigkeiten", "Monatabschluss", "Bruttoerfassung und Stapel". Die Ordner "Jahresbeginn", "Jahresabschluss" und "Jahresumstellung" sind wieder Unterordner des Hauptordners "Grundeinstellungen der Checklisten".
Duplizieren
Je nachdem welcher Ordner markiert ist, wird beim Ausführen der Funktion "Duplizieren" der Ordner auf derselben Ebene wie der Ausgangsordner dupliziert.
Hier soll der Ordner "Vorbereitungstätigkeiten" dupliziert werden.
Verschieben
Mit der Maus auf die Zeile des Ordners stellen, der verschoben werden soll. Ist der Datensatz markiert, färbt er sich blau. Im rechten Bereich des blauen Balkens kann per Drag & Drop nun der Ordner verschoben werden.
Am linken äußeren Rand des blauen Balkens wird ein kleiner Pfeil sichtbar, der anzeigt, in welche Richtung der jeweilige Ordner verschoben wird. Zeigt der Pfeil wie im u. a. Screenshot nach unten, so bedeutet das, dass der Ordner "Bruttoerfassung und Stapel" unter dem Ordner "Vorbereitungstätigkeiten" landet.
Zeigt der Pfeil wie im nachfolgenden Beispiel nach oben, so wird der Ordner ""Bruttoerfassung und Stapel" unter den Ordner ""Jahresabschluss" verschoben.
Wollen Sie den Ordner in einen anderen Ordner integrieren, so ziehen Sie den Ordner per Drag & Drop direkt auf den Zielordner.
Hier wird der Ordner "Bruttoerfassung und Stapel" in den Ordner "Monatliche Abrechnung" verschoben. Das Ergebnis ist auf dem folgenden Screenshot ersichtlich.
Parameterierung
Unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Checkliste → Allgemein ist im Parameter "Jahr" jene Checklistenvorlage einzutragen, aus der für jede Lohnfirma eine Instanz der Checkliste erstellt wird, die über den Abrechnungsmonitor gestartet werden kann. Mit Auslieferung der "Standardcheckliste Lohn - Abrechnung" wird dieser Parameter automatisch vorbefüllt.
In diesem Parameter ist jene Checklistenvorlage zu hinterlegen, aus der für jede Lohnfirma Checklisten angelegt werden, die im Programm LOHN → Abrechnungen → Abrechnungsmonitor im Bereich "Informationen" geöffnet und abgearbeitet werden können. Checklistenvorlagen werden unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → Lohnchecklistenvorlagen definiert. |
Abrechnungsmonitor
Im Programm LOHN → Abrechnungen → Abrechnungsmonitor findet man im Bereich "Information" den Punkt "Checkliste". Bevor eine Lohncheckliste erstellt wird, ist zwar das Checklisten-Icon ersichtlich aber es steht "Keine Daten vorhanden" dabei. Mit einem Doppelclick auf das Checklisten-Icon wird die Lohncheckliste aus der Lohnchecklistenvorlage, die im Parameter "Jahr" hinterlegt ist, erzeugt und im Anschluss geöffnet.
Anwendung der Lohncheckliste für eine Lohnfirma
Grundeinstellungen für die Lohncheckliste
Bevor mit der Abarbeitung der Checkliste begonnen wird, sollten die Checklistenpunkte unter den "Grundeinstellungen der Checkliste" individuell für die jeweilige Lohnfirma gewählt oder abgewählt werden. Mit einem Doppelklick kann die Individualisierung der Checkliste für die konkrete Firma erfolgen.
Jeder Checklistenpunkt kann in den Grundeinstellungen von "Ja" auf "Nein" oder umgekehrt von "Nein" auf "Ja" gestellt werden. Ist die Checklistenvorlage optimal vorbereitet, sind die Individualisierungen auf Lohnfirmenebene schnell getroffen. Mit einem Doppelklick auf das Icon links neben dem Checklistenpunkt öffnet sich ein Kontextmenü, in dem das jeweilige Programm gewählt oder abgewählt werden kann.
Die Antwort, die in der Checklistenvorlage vordefiniert ist, steht jeweils als erste Antwortmöglichkeit und muss nur dann abgeändert werden, wenn in der konkreten Checkliste die Antwort für den Checklistenpunkt anders ausfällt als in der Lohnchecklistenvorlage definiert. Anhand des gelben Icons erkennt man, dass eine Individualisierung erfolgt ist. Ist das Icon rot, greift die Grundeinstellung der Lohnchecklistenvorlage.
Monate mit KV-Erhöhung
Im Ordner "Vorbereitungstätigkeiten" befindet sich ein zusätzlicher Ordner "Monate mit KV-Erhöhung". Darin gibt es für jeden Monat einen Eintrag. In der Checkliste der konkreten Firma sind jene Monate zu markieren, in denen es eine KV-Erhöhung gibt. Natürlich können mehrere Monate als KV-Erhöhungsmonate markiert werden.
Die Auswahl, ob es sich um einen KV-Erhöhungsmonat handelt, erfolgt über das Icon links vom jeweiligen Monat. Ein rotes Icon bedeutet, dass die Standardeinstellung der Checklistenvorlage greift. Ein gelbes Icon signalisiert, dass in diesem Punkt eine Individualisierung in der konkreten Checkliste erfolgt ist.
Dadurch wird in der Checkliste unter "Vorbereitungstätigkeiten" der gewählten Monate der Checklistenpunkt "KV-Erhöhungen - Kollektivverträge" aufgenommen. In Monaten ohne KV-Erhöhung wird der Checklistenpunkt "KV-Erhöhungen - Kollektivverträge" grau und somit als "Nicht notwendig" markiert.
Sonderzahlungsmonate
Im Ordner "Monatliche Abrechnung" befindet sich ein zusätzlicher Ordner "Sonderzahlungsmonate". Darin gibt es für jeden Monat einen Eintrag. In der Checkliste der konkreten Firma sind jene Monate zu markieren, in denen Sonderzahlungen auszuzahlen sind. Natürlich können mehrere Monate als Sonderzahlungsmonate markiert werden.
Die Auswahl, ob es sich um einen Sonderzahlungsmonat handelt, erfolgt über das Icon links vom jeweiligen Monat. Ein rotes Icon bedeutet, dass die Standardeinstellung der Checklistenvorlage greift. Ein gelbes Icon signalisiert, dass in diesem Punkt eine Individualisierung in der konkreten Checkliste erfolgt ist.
Dadurch wird in der Checkliste unter "Monatliche Abrechnung" der gewählten Monate der Checklistenpunkt "Achtung - Sonderzahlungsmonat" aufgenommen. In Monaten ohne Sonderzahlung wird der Checklistenpunkt "Achtung - Sonderzahlungsmonat" grau und somit als "Nicht notwendig" markiert.
Monatliche Abrechnung
Im Bereich "Monatliche Abrechnung" sind alle Abrechnungsmonate von Jänner bis Dezember und die ersten drei Aufrollungsmonate 13 bis 15 aufgelistet.
Durch Doppelklick auf einen Monatsnamen öffnet sich die Checkliste für den konkreten Monat. Die monatliche Abrechnung wird in folgende Unterordner unterteilt:
- Vorbereitungstätigkeiten
- Monatliche Abrechnung
- Monatsabschluss
Im rechten Bereich werden Informationen zum jeweiligen Checklistenpunkt angezeigt. Über den Link "Starten" im rechten Bereich kann die Funktion, sofern es sich um eine Funktion handelt, direkt gestartet werden. Beim Checklistenpunkt "Achtung - Sonderzahlungsmonat" handelt es sich lediglich um einen Text und keine Funktion. Aus diesem Grund kann der Checklistenpunkt "Achtung - Sonderzahlungsmonat" nicht gestartet werden.
Wird die Funktion aus der Checkliste gestartet, dann wird der Status des Checklistenpunkts automatisch auf "In Arbeit" geändert. Statusänderungen werden im rechten Bereich zum jeweiligen Checklistenpunkt vermerkt. Der Status eines Checklistenpunktes kann manuell durch Rechtsklick auf den Checklistenpunkt geändert werden. Folgende Status stehen zur Verfügung:
Offen
In Arbeit
Erledigt
Nicht notwendig
Zu jedem Checklistenpunkt können über Rechtsklick → Funktionen diverse Aktionen gestartet werden. Beispielsweise können zu einem Checklistenpunkt Arbeitsblätter, Notizen, Termine oder Aufgaben angelegt werden.
Jede Statusänderung und jede Ausführung einer oben genannten Funktion wird im jeweiligen Checklistenpunktes im rechten Fensterbereich protokolliert.
Die Reihenfolge der Checklistenpunkte muss nicht zwingend eingehalten werden, allerdings ist es sinnvoll, sich an den logischen Aufbau der Checkliste zu orientieren.
Die Checklistenpunkte können natürlich auch direkt über den Programmaufruf gestartet und ausgeführt werden. Ein nachträgliches Abhaken der erledigten Tätigkeiten wird empfohlen, um den Überblick in der monatlichen Abrechnung zu behalten, ist aber nicht verpflichend notwendig.
Jahresbeginn
Tätigkeiten, die nach der Jahresumstellung vor der ersten Abrechnung im neuen Jahr durchgeführt werden sollen, sind im Checklistenpunkt "Jahresbeginn" zusammengefasst.
Durch einen Doppelklick gelangt man ins Detail und kann die einzelnen Checklistenpunkte analog wie im Kapitel Monatliche Abrechnung beschrieben abarbeiten.
Jahresumstellung und Jahresabschluss
Im Bereich "Jahresumstellung und Jahresabschluss" sind übliche Tätigkeiten zum Jahreswechsel zusammengefasst.
Durch einen Doppelklick gelangt man ins Detail und kann die einzelnen Checklistenpunkte analog wie im Kapitel Monatliche Abrechnung beschrieben abarbeiten.
Bei Ausführung von Tätigkeiten im Bereich "Jahresumstellung und Jahresabschluss" ist darauf zu achten, dass die Funktionen im korrekten (alten) Lohnjahr stehend ausgeführt werden. Ggf. ist das Lohnjahr im Programm Lohn-Basiseinstellungen zu ändern, da die Jahresabschlusstätigkeiten in den meisten Fällen erst im Folgejahr erstellt werden und zu diesem Zeitpunkt häufig zwischen der monatlichen Abrechnung und dem Abschluss für das Vorjahr gewechselt werden muss.
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