Erste Schritte
Die Ersten Schritte sind für jene gedacht, die den NTCS LOHN neu kennenlernen wollen. Sie bieten einen kurzen Überblick über Aufbau und Ablauf einer Lohnverrechnung.
Im Vergleich dazu werden in den Themen die einzelnen Programmabläufe wie beispielsweise die Anlage eines Dienstnehmers, die Abrechnung von Austritten oder die Durchführung von Lohn- und Gehaltserhöhungen etc. im Detail erklärt.
Tipps zur Bedienung der Onlinehilfe erhalten Sie unter Wir helfen Ihnen gerne. Grundlegendes zur NTCS (unabhängig vom LOHN) finden Sie im Bereich Einfache Handhabung.
Inhalt
Allgemeines
In diesem Dokument erfahren Sie, welche Einstellungen und Schritte notwendig sind, um mit der Lohnverrechnung in BMD NTCS zu starten und laufend abzurechnen.
Bitte beachten Sie, dass hier nur ein grober Ablauf dargestellt wird. Für Neueinsteiger empfehlen wir daher die Detaildokumentationen je Thema und die Beschreibungen der jeweiligen Menüpunkte (Fensterhilfen).
Grundlegende NTCS Kenntnisse – vor allem die Themen Einfache Handhabung, Eingeben und Bearbeiten von Daten und Feldauswahl – werden vorausgesetzt.
Wichtige Hinweise
Um einen reibungslosen Ablauf sicherstellen zu können, empfehlen wir Ihnen, folgende Routinen einzuhalten:
- Sie sollten weitestgehend mit den aktuellen Standards und Empfehlungen im NTCS LOHN arbeiten. Beachten Sie bitte, dass Abweichungen von der Standardvorgehensweise jedenfalls Mehraufwand für Sie bedeutet.
- BMD verfügt über ein komplexes Berechtigungssystem, um sensible Daten zu schützen. Bevor Sie zu arbeiten beginnen, sollten Sie reifliche Überlegungen anstellen, wer auf welche Datenteile Zugriff erhalten soll.
- Sorgen Sie bitte dafür, dass alle Meldungen (ELDA-Meldungen, BUAK-Meldungen, Jahreslohnzettel, Kommunalsteuererklärung, DGA-Erklärung ...) und Zahlungen an Dienstnehmer, Körperschaften und Gläubiger fristgerecht abgegeben bzw. durchgeführt werden. Details dazu besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
- Beachten Sie gesetzliche Änderungen und Änderungen an lohngestaltenden Vorschriften. Erschwerend kommt hinzu, dass diese unterjährig bzw. rückwirkend definiert sein können. Details dazu besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
- Für Neueinsteiger/innen im NTCS LOHN werden insbesondere die Seminare WebAkademie: LOHN Basis und WebAkademie: LOHN Aufbau empfohlen. Beide Seminare werden auch als Webinare angeboten. Darauf aufbauend finden Sie ein breitgefächertes Weiterbildungsangebot in unserer BMD Akademie.
Monatlich durchzuführende formelle und steuerliche Prüfungen:
- Durchführung der Abrechnungskontrolle (Programm Abrechnungskontrollen drucken)
- Beachten der Hinweisliste für anstehende Änderungen (Programm Hinweislisten drucken)
- Prüfung des Buchungsbelegs hinsichtlich Soll-Haben-Differenzen, fehlender Kontoreferenzierungen, fehlender Kostentypen (Programm Buchungsbelege drucken)
- Kontrolle der Zahlungen an Dienstnehmer, Körperschaften und Gläubiger mit den Programmen Auszahlungsjournale drucken oder Auszahlungen ansehen
Hinweis
 | Für die rechtlich korrekte Abrechnung ist immer der Anwender verantwortlich. |
Standardablauf Lohnverrechnung
Die folgende Abbildung zeigt den Standardablauf in der Lohnverrechnung, wobei die orange hinterlegten Funktionen programmtechnisch jeden Monat durchgeführt werden müssen. Mithilfe der definierten Lohnstapel können Abrechnung, Monatsauswertungen und Monatsabschluss mit einem Mausklick erledigt werden. Die entsprechenden Programme können aber auch einzeln über das jeweilige Menü gestartet werden.
Die mit * gekennzeichneten Auswertungsprogramme sind zwar im Standardstapel enthalten, werden aber nur bei entsprechendem Vorkommen bzw. entsprechender Lizenz ausgeführt.
Die einzelnen Schritte und Programme werden in den nächsten Kapiteln kurz beschrieben. Detaillierte Informationen finden Sie in den dazugehörigen Themendokumenten (siehe Verlinkungen).
Notwendige Fragestellungen im Vorfeld
Bevor Sie mit der Erfassung der Daten beginnen, sollten folgende Punkte geklärt werden.
Woher kommen die Lohndaten?
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, um mit dem BMD LOHN zu starten.
Manuelle Stammdatenanlage
Wenn Sie völlig neu beginnen und keine Daten für den Import zur Verfügung stehen, finden Sie alle Informationen zur manuellen Anlage in Kapitel Vorbereitungen.
Stammdaten aus Fremdsystem importieren
Neben der manuellen Erfassung können bestimmte Stammdaten mittels CSV-Import auch importiert werden – vorausgesetzt das bisherige System stellt eine geeignete Schnittstelle für den Export der benötigten Daten zur Verfügung. Importiert werden können beispielsweise Firmen- und Dienstnehmerstammdaten, Angehörige, Vordienstzeiten, Nichtleistungszeiten etc.
Die Datenaufbereitung der exportierten Daten wird bei uns im Haus durchgeführt. Diese Leistung ist nicht im Wartungsvertrag enthalten und wird nach tatsächlichem Aufwand verrechnet. Ein Mitarbeiterimport aus einem Fremdsystem wird daher erst ab 150 Datensätzen empfohlen.
Hinweis
| Wenn Sie einen Datenimport planen, vereinbaren Sie bitte rechtzeitig einen Termin mit dem BMD Support. Dort wird geklärt, ob die exportierten Daten bzw. welche Daten für den Import geeignet sind. |
Details zur weiteren Vorgehensweise finden Sie im Kapitel Vorbereitungen.
Lohndaten vom Steuerberater importieren
Wenn Ihr Steuerberater mit BMD NTCS arbeitet, kann er Ihre Lohnverrechnung inklusive der Stammdaten und der Abrechnungen aller Jahre in eine Datei exportieren und Ihnen z. B. per E-Mail übermitteln.
Der Inhalt dieser Datei kann im Anschluss mit dem Programm Lohndaten importieren in Ihre Datenbank auf einen neuen Datenbestand importiert werden.
Weitere Ausführungen und Details zu den Nacharbeiten finden Sie den Programmbeschreibungen Lohndaten exportieren und Lohndaten importieren.
Wird eine Firmengruppe benötigt?
Firmengruppen dienen dazu, trotz mehrerer eigener Firmen einen Stammdatenpool zu haben, auf den alle Firmen der Firmengruppe zugreifen können. Die Administration der Stammdaten erfolgt gemeinsam. Daten können angesehen und bearbeitet werden – unabhängig davon, welche Firma sie nun wirklich betreffen. Beispielsweise werden alle Kunden aller Firmen immer gemeinsam angezeigt und können aufgerufen werden, ohne die Firma wechseln zu müssen. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Benutzer uneingeschränkt über mehrere Firmen hinweg arbeiten können.
Bei jeder Programmeinführung stellt sich zu Beginn die Frage, ob eine Firmengruppe benötigt wird und, wenn ja, welche Konfiguration die passende ist. Selbst wenn zum Einführungszeitpunkt nur eine einzige Firma vorhanden ist, können Vorbereitungen getroffen werden, um mögliche künftige Konzernstrukturen bereits zu Beginn zu berücksichtigen.
Die Motive für eine Firmengruppe sind vielfältig und je nach Programmpaket (FIBU, WWS, LOHN, ZEIT, PI ...) unterschiedlich. Einen Überblick finden Sie unter Die Firmengruppe: Paketbezogene Motive.
Achtung!
 | BMD empfiehlt dringend, für die Konfiguration einer Firmengruppe die Beratung eines BMD Consultants in Anspruch zu nehmen, da damit sehr viele Details zusammenhängen. Falsche bzw. ungünstige Einstellungen sind teilweise irreversibel oder nur mit hohem Aufwand änderbar. |
Vorbereitungen
Folgende Einstellungen müssen vor der ersten Abrechnung vorgenommen werden:
- Kontrolle/Import der CRM Stammdaten
- Hinterlegung des Datenbestandes in den Lohn-Basiseinstellungen
- Anlage der relevanten Kollektivverträge
- Anlage der Lohnfirmenstammdaten
- Anlage/Import der Dienstnehmer
- Parametereinstellungen für Datenfernübertragung an ÖGK (ELDA)
CRM Stammdaten
Da für die Durchführung der Lohnverrechnung auch Daten außerhalb des Pakets LOHN von Bedeutung sind, sollten Sie überprüfen, ob diese auch im Paket CRM vorhanden sind.
Menüaufruf: CRM → Stammdaten → Institutionen
Menüaufruf: CRM → Stammdaten → Weitere Stammdaten
- Adressendetails (Orte, Länder, Regionen ...)
- Titel
- Religionen
- ...
Normalerweise werden die Daten im Zuge der Neuinstallation der NTCS angelegt. Ist das nicht der Fall, können sie im Paket CRM importiert werden.
Lohn-Basiseinstellungen
Die Lohn-Basiseinstellungen sind das erste Programm, mit dem Sie im BMD LOHN in Berührung kommen. Um überhaupt ein Lohnprogramm starten zu können, müssen an dieser Stelle der Datenbestand, das Lohnjahr und der Abrechnungsmonat, für den die Abrechnung erfolgen soll, festgelegt werden. Die Definition erfolgt je Benutzer und gilt für alle Programme, die die Daten monatsbezogen verarbeiten.
Wurde dies verabsäumt, erscheint folgende Meldung:
"Für den Start eines Lohnprogramms muss je Benutzer ein Datenbestand in den Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt werden.
Möchten Sie in die Lohn-Basiseinstellungen wechseln?"
Hinweis
| Jeder User, der im Paket NTCS LOHN arbeitet, muss zuerst den entsprechenden Datenbestand im Programm Lohn-Basiseinstellungen hinterlegen. Wird dies verabsäumt, können keine Lohnprogramme aufgerufen werden. |
Datenbestand
Der Datenbestand beschreibt die Umgebung, in der sämtliche Stammdaten wie Lohnarten, Tarifgruppen und Kollektivverträge, die für die Durchführung der monatlichen Abrechnung notwendig sind, gespeichert werden. Das Vorhandensein eines Datenbestandes ist die Grundvoraussetzung für die Durchführung der Lohnverrechnung.
Wenn Sie mit der BMD Lohnverrechnung neu beginnen, muss dieser zuallererst angelegt werden.
Hinweis
| Sollte es bereits einen Datenbestand geben, da das NLZ- oder Dienstreise-Modul im Einsatz sind, darf für die Lohnverrechnung kein zusätzlicher Datenbestand angelegt werden. In diesem Fall sollten zusammen mit einem BMD Consultant die Aktualität des vorhandenen Datenbestandes geprüft und gegebenenfalls die notwendigen Schritte durchgeführt werden. |
Die Anlage des Datenbestandes erfolgt im Programm Lohn-Basiseinstellungen.
Im Feld "Datenbestand" kann mit der Funktionstaste F4 in das Fenster Datenbestände gewechselt werden. Über die Funktion "Neu (F5)" wird die Anlage gestartet.
Die Nummer des Datenbestandes wird automatisch vorgeschlagen und laufend vergeben. Der Vorschlag für das Jahr ergibt sich aus dem Tagesdatum. Beide Eingaben können natürlich auch abgeändert werden.
Weitere Informationen zur Anlage finden Sie in der Fensterhilfe Datenbestände.
Kollektivverträge
Der Kollektivvertrag bildet die Spitze der Stammdatenhierarchie und ermöglicht die Hinterlegung KV-bezogener Daten. Für die Abrechnung ist es zwar nicht zwingend erforderlich, wir empfehlen aber ausdrücklich (am besten noch vor der Anlage der Firma im Lohnfirmenstamm), alle abrechnungsrelevanten Kollektivverträge anzulegen, da sie das Arbeiten in der Lohnverrechnung erheblich vereinfachen.
Das Fenster ist in mehrere Bereiche unterteilt und wird wie folgt dargestellt:
Im oberen Fensterbereich sehen Sie eine Liste der vorhandenen Kollektivverträge. Im Bereich der Kollektivvertrag-Details können auf verschiedenen Reitern weitere KV-bezogene Daten wie Fixwerte, Lohn- und Gehaltstabellen, Berechnungen usw. erfasst werden.
Kollektivvertrag anlegen
Grundsätzlich können die Kollektivverträge unter einer beliebigen Nummer angelegt werden. Der Kollektivvertrag mit der Nummer 9999 - General-KV ist jedoch bereits vorhanden und im Standard von BMD enthalten. Im General-KV sind bzw. können KV-übergreifende Werte und Einstellungen hinterlegt werden, die dann zum Zug kommen, wenn bei dem im Dienstnehmerstamm hinterlegten KV keine Einträge vorhanden sind. Er kann weder gelöscht noch auf eine andere Nummer umgestellt werden.
Da Teiler, Diätensätze, Berechnungen, Lohn- und Gehaltstabellen unterschiedlich sind, ist für Angestellte und Arbeiter jeweils ein eigener KV anzulegen.
Mit der Funktion "Neu (F5)" kann die Erfassung der KV-Stammdaten gestartet werden. Jene Felder, die mit einem gelben Rufzeichen 
gekennzeichnet sind, gelten als Pflichtfelder und müssen befüllt werden.
gekennzeichnet sind, gelten als Pflichtfelder und müssen befüllt werden.Primär ist es ausreichend, wenn die Bezeichnung des KVs (z. B. Handelsangestellte) sowie die dazugehörigen Monats- und Überstundenteiler hinterlegt werden. Im Zuge der Neuanlage eines Dienstnehmers und bei Zuteilung des entsprechenden KVs scheinen diese dann bereits als Vorschlagswert im Dienstnehmerstamm auf.
Sinnvoll ist auch die Hinterlegung der Lohnartengruppen für "Initiallohnarten". Diese bewirken, dass die Grundbezüge bereits im ersten Abrechnungsmonat automatisch bei der Lohnartenaktivierung produziert werden (sofern ein Fixwert beim Dienstnehmer hinterlegt worden ist).
Auch Referenzlohnarten sollten auf jeden Fall hinterlegt werden. Sie sind wichtig für die Berechnung der Teilzeitbewertung. Außerdem werden sie für die Prüfung der KV-Unterzahlung und Durchführung von KV-Vorrückungen benötigt. Werden sie nicht befüllt, erhalten Sie bei jedem Einstieg in die Bruttoerfassung einen Hinweis.
Eine umfassende Beschreibung zur Anlage von Kollektivverträgen finden Sie im Themendokument Kollektivverträge. In den Kapiteln Standard-Feldauswahl und Kollketivvertrag-Details erhalten Sie genaue Informationen zur Befüllung der einzelnen Felder sowie zur Erfassung der KV-Details.
Neuanlage mit KV-Service
Durch eine Kooperation mit der Firma HG-Datenbanken GmbH können an die 900 datenbanktauglich aufbereitete Kollektivverträge in den BMD NTCS LOHN übernommen werden.
Neben dem KV-Text, aus dem Informationen zu den Bereichen Arbeitszeit, Zulagen, Sonderzahlungen, Reisevergütung usw. hervorgehen, werden auch der Monats- und Überstundenteiler, die Lohn- und Gehaltstabelle sowie die letzten Änderungen zum jeweiligen KV importiert.
Die benötigten Kollektivverträge können im BMD NTCS LOHN von HGKV abonniert, in einem weiteren Schritt angelegt und bei Bedarf (z. B. neue Lohn- und Gehaltstabelle) aktualisiert werden.
Hinweis
| Für den HGKV-Update-Service benötigen Sie das Lizenzpaket "HG-KV Datenbank Schnittstelle" (Paketnummer 10435, Name nslohnhgkv). Um dieses zu erwerben, wenden Sie sich bitte an unsere Verkaufsabteilung (verkauf@bmd.at). |
Eine detaillierte Beschreibung zur Neuanlage und Wartung von Kollektivverträgen via KV-Service finden Sie im Themendokument HGKV im NTCS LOHN.
Lohnfirmen
Der Lohnfirmenstamm dient zur Anlage der Lohnfirmen und der dazugehörigen Körperschaften wie Finanzamt, ÖGK und Gemeinde. Neben den eigentlichen Firmendaten (Firmenbezeichnung, Adresse, Bankverbindung ...) werden auch weitere wichtige Informationen wie die Arbeitsstätte, Wochenmodelle, Berechnungen für Betriebsratsumlage und Gewerkschaftsbeitrag, Vorschlagswerte für die Neuanlage von Dienstnehmern etc. hinterlegt.
Das Fenster teilt sich in zwei Bereiche. Im oberen Bereich finden Sie eine Liste der angelegten Lohnfirmen und im unteren die firmenbezogenen Details.
Da BMD NTCS den Firmenstamm paketübergreifend nutzt, kann es bei der Anlage zu drei möglichen Ausgangssituationen kommen:
- Die Firma existiert noch nicht
- Die Firma existiert bereits durch ein anderes Paket (CRM, FIBU, KORE, ZEIT, PI ...)
- Die Firma existiert als Kunde bereits im CRM
In den ersten beiden Fällen muss eine Neuanlage im Lohnfirmenstamm gestartet werden. Bei Ausgangssituation drei kann über eine Funktion im Kundenstamm aus einem bestehenden Kunden eine Firma erstellt werden.
Lohnfirma anlegen
Existiert die Firma noch nicht als Lohnfirma, kann diese im Lohnfirmenstamm durch Verwendung der Funktion "Neu (F5)" angelegt werden. Es öffnet sich ein Assistent, der Sie schrittweise durch die Anlage führt. Ist die Firma bereits im CRM vorhanden, werden bestimmte Firmendaten übernommen. Die dazugehöirgen Körperschaften (Finanzamt, ÖGK, Gemeinde) und weitere firmenspezifische Daten müssen in einem weiteren Schritt erfasst werden.
In unserer Themendokumentation Lohnfirmen erhalten Sie alle Informationen zur Neuanlage einer Lohnfirma. Beschreibungen zur Anlage und Bearbeitung der firmenbezogenen Details finden Sie in den Kapiteln Standardfeldauswahl und Reiter.
Lohnfirma aus Kunden erstellen
Existiert die gewünschte Firma bereits als Kunde im Paket CRM, besteht die Möglichkeit, über eine Funktion eine Firma daraus zu erstellen.
In diesem Fenster legen Sie fest, welche Aktionen durchgeführt werden sollen.
Klickt man auf "Erstellen", öffnet sich auch in diesem Fall der Assistent, der Sie durch die Anlage der Lohnfirma führt.
Dienstnehmer
Im Dienstnehmerstamm müssen alle für die Personalverrechnung relevanten Daten zum Mitarbeiter erfasst oder entsprechend angepasst werden.
Das Fenster unterteilt sich in folgende Bereiche:
- Einstiegsfelder zur Auswahl der jeweiligen Firma
- Liste der angelegten Dienstnehmer, in der weitere Spalten hinzugefügt oder entfernt werden können
- Dienstnehmerdetails zur Erfassung und Verwaltung weiterer dienstnehmerspezifischer Daten wie Angehörige, Fixwerte, Schnitte etc.
Wie die Firmenstammdaten werden auch die Mitarbeiterstammdaten zentral in BMD NTCS genutzt und stehen daher auch in Paketen wie dem CRM, der Zeiterfassung und dem Personalinformationssystem zur Verfügung. Bei der Anlage kann es daher zu folgenden Ausgangssituationen kommen:
- Der Dienstnehmer existiert noch nicht → Neuanlage eines Dienstnehmers
- Der Dienstnehmer existiert bereits durch ein anderes Paket (CRM, ZEIT, PI) → Umwandlung eines bestehenden Mitarbeiters
Neuanlage eines Dienstnehmers
Existiert der Dienstnehmer in BMD noch nicht, kann dieser über die Funktion "Neu (F5)" angelegt werden. Die Dienstnehmernummer ist frei wählbar, muss sich jedoch im definierten Nummernkreis (z. B. von 1 bis 9999) befinden.
Wie schon beim Kollektivvertrag gibt es auch hier Pflichtfelder , die im Zuge der Anlage befüllt werden müssen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick der Reiter, die bei der Neuanlage durchlaufen werden.
, die im Zuge der Anlage befüllt werden müssen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick der Reiter, die bei der Neuanlage durchlaufen werden. | Allgemein/CRM | Auf diesem Reiter werden allgemeine Personendaten hinterlegt. Stammdaten, die hier eingetragen werden, stehen auch in anderen Paketen (z. B. Zeiterfassung oder Personalinformation) zur Verfügung. |
| DV | Die Felder am Reiter "Dienstverhältnis" müssen in der Regel nicht manuell befüllt werden, sondern werden durch Erfassen eines Austritts oder ruhenden Bezuges (Mutterschutz, Präsenzdienst, Karenz …) im Zuge der Abrechnung vom System automatisch befüllt. Eine Ausnahme stellt das Feld "Teilzeit-Vereinbarung" dar, es ist händisch zu befüllen. |
Hier finden sich alle Daten rund um die Tarifgruppe, die Art der SV-Berechnung, den zuständigen Krankenversicherungsträger und die Betriebliche Vorsorge. | |
Dieser Reiter enthält sämtliche Informationen rund um den Kollektivvertrag des Dienstnehmers. Neben der Einstufung kann hier auch das Regelwerk für die automatischen KV-Vorrückungen aufgrund von Biennalsprüngen eingestellt werden. | |
Hier werden die Daten des Dienstnehmers rund um die lohnsteuerlich relevanten Lohninformationen eingetragen. Zu diesen gehören Pendlerpauschale, Pendlereuro, Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag, Familienbonus Plus und Freibetragsbescheid. | |
Hier können die zuständige Kommunalsteuergemeinde und die Arbeitsstätte hinterlegt werden. Bei Firmen mit Sitz in Wien ist hier zusätzlich die Berechnung der U-Bahn-Steuer aktivierbar. | |
Dieser Reiter ermöglicht Einstellungen, die die Berechnung der Betriebsratsumlage, des Gewerkschaftsbeitrages oder den Lohnset-Versand via E-Mail steuern. | |
Hier können alle pfändungsrelevanten Informationen zur Berechnung des pfändbaren Betrags erfasst werden. | |
Auf diesem Reiter werden die Eckdaten der Dienstnehmer eingetragen, die der BUAK (Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse) zugehörig sind oder bei denen eine Pensionskasse angelegt werden muss. Zusätzlich werden hier auch die Informationen bei Insolvenzabrechnungen erfasst. | |
Hier kann festgelegt werden, welche Rückstellungen gebildet werden sollen und ob dieser Dienstnehmer generell in das Rückstellungsprogramm übernommen und in der Berechnung der Rückstellungen berücksichtigt werden soll. |
Bei den Dienstnehmerdetails im unteren Bereich des Dienstnehmerstamms können auf den einzelnen Reitern weitere dienstnehmerspezifische Daten hinterlegt und verwaltet werden.
In diesem Reiter können Fixbeträge und Fixsätze je Dienstnehmer (z. B. Grundbezug, Fixprämie, Sachbezug ...) erfasst werden. Siehe auch  Felder Fixwerte. | |
Hier werden die Familienangehörigen des Dienstnehmers hinterlegt – wichtig bei AVAB und AEAB am L16, Familienbonus Plus, Vorschlag für Unterhaltsberechtigte bei Pfändungen. | |
Auf diesem Reiter werden sämtliche Dienstverhältnisse des Dienstnehmers angezeigt. Beginnen Sie neu mit der BMD Lohnverrechnung und möchten Sie zwecks Vollständigkeit frühere DVs nacherfassen, kann dies über die Funktion DV-Nacherfassung bzw. "Historisches Dienstverhältnis anlegen" erfolgen. | |
Im Dienstnehmerstamm gibt es bestimmte Felder, die historisch geführt werden müssen, damit die einzelnen Programme "wissen", welche Daten für welchen Zeitraum bzw. zu einem bestimmten Stichtag gültig waren. Beispiele für historisch geführte Felder sind die beim Dienstnehmer hinterlegte Kostenstelle, das Wochenmodell oder der Urlaubsanspruch. | |
Auf diesem Reiter sehen Sie das Dienstnehmer-Lohnkonto übersichtlich dargestellt. Der Reiter eignet sich insbesondere ideal zum Nachrechnen von Berechnungsergebnissen. Für einen Lohnkonto-Export gem BAO wird auf das Programm Dienstnehmer-Lohnkonten verwiesen. | |
Dieser Reiter liefert eine Übersicht der aktuellen NLZ-Ansprüche und des NLZ-Verbrauchs. Außerdem ermöglicht er den Einstieg in die NLZ-Verwaltung des Dienstnehmers. | |
In diesem Reiter können sämtliche personenbezogene Meldungen eines Dienstnehmers angezeigt und an die ÖGK übermittelt werden. Zudem können für Ausnahmefälle manuell Versichertenmeldungen, Arbeits- und Entgeltbestätigungen, AUVA-Meldungen, Meldungen zur Familienhospiz- bzw. Pflegekarenz und Gesundheitsberuferegistermeldungen erstellt bzw. geändert werden. | |
An dieser Stelle kann eine Kostenverteilung (in Prozent oder durch Bezugsgrößen) für den jeweiligen Dienstnehmer hinterlegt werden. | |
Auf diesem Reiter findet die Anlage und Verwaltung von Lohnpfändungen (Gläubiger, Forderungswerte und Daten für Drittschuldnererklärung) statt. | |
An dieser Stelle werden jene Schnitte festgelegt, die für den jeweiligen Dienstnehmer im Zuge des Lohnausfalls relevant sind. Zusätzlich bietet der Reiter einen Einblick in die Bemessungsgrundlage und Berechnung der Schnittwerte. | |
Das Änderungsprotokoll zeigt alle Stammdatenänderungen und -aufrollungen, die beim Dienstnehmer jemals durchgeführt worden sind. Sie können auf einen Blick feststellen, welches Feld von welchem User zu welchem Zeitpunkt von Wert A auf Wert B geändert worden ist. | |
Dieser Reiter dient der Hinterlegung von anrechenbaren Vordienstzeiten für Urlaub, Krank, Jubiläum und/oder Abfertigung. | |
Hier besteht die Möglichkeit zur Anlage von unterschiedlichen Hinweisen, die beim jeweiligen Dienstnehmer zu bestimmten Zeitpunkten in der Bruttoerfassung, am Lohnset oder auf der Hinweisliste angedruckt werden sollen. | |
Hier besteht die Möglichkeit, Termine für die Aktivierung bestimmter Lohnarten zu hinterlegen. | |
Sämtliche Dokumente, die im System rund um den Mitarbeiter im Archiv (Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS) abgelegt worden sind, werden hier angeboten. Siehe auch Hilfedokumentation Personalakt. Dieser Reiter ist nur mit einer Lizenz für das Personalinformationssystem verfügbar. | |
Hier werden die Schwerarbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst. Im Zuge der Jahresabschlusstätigkeiten kann dann für die betroffenen Personen eine Schwerarbeitsmeldung durchgeführt werden. | |
Ermöglicht die Hinterlegung von Notizen zum Dienstnehmer. Die Notiz wird auch im Dienstnehmerstamm am Reiter "Divers" im Feld Notiz angezeigt. |
Im Themendokument Dienstnehmer erhalten Sie alle Informationen zur Anlage eines Dienstnehmers. Neben der Beschreibung zur Standard-Feldauswahl und den Dienstnehmer-Details erhalten Sie auch eine Überblick über die Funktionen des Fensters und alle relevanten Parametereinstellungen.
Import aus Fremdsystem
Neben der manuellen Anlage der Dienstnehmerstammdaten gibt es auch die Möglichkeit, diese Daten zu importieren. Dazu muss vorab geprüft werden, ob das bisherige System eine entsprechende Exportmöglichkeit anbietet. Ist das der Fall, können die exportierten Daten entsprechend aufbereitet werden.
Hinweis
| Die Datenaufbereitung wird bei uns im Haus durchgeführt. Diese Leistung ist nicht im Wartungsvertrag enthalten und wird nach tatsächlichem Aufwand verrechnet. Vereinbaren Sie daher rechtzeitig einen Termin mit dem BMD Support. |
Im Anschluss können die Daten im CSV-Format importiert werden.
Da aufgrund der Systemunterschiede eine Datenübernahme nie zu 100 % möglich ist, müssen die Daten nach dem Import kontrolliert und manuell nachbearbeitet werden.
Eine detaillierte Beschreibung zum Import von Dienstnehmerstammdaten finden Sie im Themendokument Dienstnehmer importieren.
Umwandlung eines bestehenden Mitarbeiters
Sind die Mitarbeiterstammdaten aufgrund der Verwendung anderer Module (CRM, ZEIT, PI) bereits in der NTCS angelegt, müssen sie trotzdem erst als Dienstnehmer im Paket LOHN definiert werden.
Dazu muss im Programm Dienstnehmer die Combobox auf der rechten Seite auf "Mitarbeiter, noch keine Dienstnehmer" umgestellt werden. Daraufhin erscheint eine Liste mit allen Mitarbeitern (sie werden zusätzlich in roter Farbe dargestellt), die in der NTCS bei der jeweiligen Firma bereits existieren, jedoch noch nicht als Dienstnehmer im Paket LOHN festgelegt worden sind.
Mit der Funktionstaste F6 (Bearbeiten) können die zusätzlich benötigten Lohndaten wie das Arbeitsverhältnis, die Tarifgruppe usw. erfasst werden. Werden die Änderungen gespeichert, ist der Mitarbeiter auch als Dienstnehmer im Paket LOHN definiert und kann abgerechnet werden.
Erscheint der Mitarbeiter bei Auswahl dieser Combobox-Ausprägung nicht in der Ansicht, muss im CRM Mitarbeiterstamm kontrolliert werden, ob das Feld Lohnverrechnung auf "Ja" gesetzt ist.
Historische Dienstverhältnisse nacherfassen
In der Regel werden Dienstnehmer mit dem letzten arbeitsrechtlichen Eintrittsdatum erfasst oder importiert. Ab diesem Datum können natürlich auch Ruhendzeiten wie Mutterschutz, Karenz, Präsenzdienst usw. entstanden sein, die nun zwecks korrekter Dienstzeitanrechnung und zur Vollständigkeit nacherfasst bzw. entsprechend aufgeteilt werden müssen.
Die Nacherfassung dieser Dienstverhältnisse muss direkt nach der Anlage bzw. dem Import der Dienstnehmer über die Funktion DV-Nacherfassung erfolgen.
Menüaufruf: LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Dienstverhältnisse" → Extras → DV-Nacherfassung
Mit der Funktion "DV aufteilen" können die vergangenen Dienstverhältnisse auf einfache Weise nacherfasst werden.
Hinweis
| Anrechnbare Vordienstzeiten für Urlaub, Krank, Jubiläum und/oder Abfertigung können im Dienstnehmerstamm am Reiter Vordienstzeiten erfasst werden. Über die Funktion Dienstzeit ansehen im Dienstnehmerstamm kann die Dienstzeit eines Dienstnehmers zu einem bestimmten Stichtag abgerufen werden. |
Parametereinstellungen für Datenfernübertragung an ÖGK (ELDA)
Damit im Zuge der Abrechnung alle gesetzlichen Meldungen wie An- und Abmeldungen, mBGMs, A+E-Meldungen für Krankengeld/Wochengeld, Lohnzettel etc. in der ELDA-Datendrehscheibe an die ÖGK übermittelt werden können, müssen die ELDA-Software installiert und in den Paketen LOHN und CRM folgende Parametereinstellungen getroffen werden:
Menüaufruf: LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → ELDA-Datendrehscheibe
Hier wird hinterlegt, welche Betriebsart beim Übermitteln der ELDA-Meldungen verwendet werden soll. 1 - Echtbetrieb Bei der Ausprägung "Echtbetrieb" werden die ELDA-Meldungen an die ÖGK übermittelt. 2 - Testbetrieb Beim Testbetrieb können keine ELDA-Meldungen gesendet werden. In der ELDA-Datendrehscheibe wird beim Versuch, "Markierte senden" auszuführen, folgende Meldung angezeigt: "Ein Senden von ELDA-Meldungen ist nicht möglich, da der Parameter "Betriebsart" auf "Testbetrieb" gesetzt ist." 3 - im Dialog Bei der Einstellung im Dialog erscheint beim Senden in der ELDA-Datendrehscheibe folgende Abfrage: "Übertragung an ELDA - "Echtbetrieb" oder "Testbetrieb"" vor 2026 1 - Echtbetrieb (Beim Echtbetrieb werden die ELDA-Datensätze an die ÖGK übermittelt.) 2 - Testbetrieb (Im Testbetrieb werden die gesendeten Daten von der ÖGK zwar empfangen (auf einem eigenen Testsystem), sie werden jedoch nicht verbucht.) 3 - im Dialog (Bei der Ausprägung "im Dialog" öffnet sich vor dem Sendevorgang ein Fenster, in dem Sie zwischen Echtbetrieb und Testbetrieb auswählen können.) | |
An dieser Stelle kann die Erstellungsart der Sendedatei für die Übermittlung der ELDA-Meldungen an die ÖGK festgelegt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - Sendedatei automatisch versenden: Daten werden beim Betätigen der Funktion "Senden" bzw. "Alle senden" sofort an die ÖGK übermittelt. Vor dem Sendevorgang wird geprüft, ob ein Pfad zur ELDA-Software hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine sprechende Programmmeldung. Folgende Parameter werden geprüft:
2 - Sendedatei in E-Government stellen: Daten werden nicht direkt gesendet, sondern zuerst in das Programm "XML-Steuererklärungen" im Paket BILANZ gestellt, um in weiterer Folge von dort aus übermittelt zu werden. 3 - Sendedaten in bestimmtes Verzeichnis stellen: Wenn die Daten von einer anderen Ebene aus (ELDA-Software) an die ÖGK gesendet werden sollen. | |
Wenn als Erstellungsart die Ausprägung "3 - Sendedaten in bestimmtes Verzeichnis stellen" gewählt worden ist, muss hier das Verzeichnis angegeben werden, in dem die Daten gespeichert werden sollen. | |
Hier ist das ELDA-Empfange-Verzeichnis zu hinterlegen, in welchem Krankenstandsbescheinigungen, A1 - Entsendebescheinigungen und ELDA-Clearingmeldungen gespeichert werden. Dieser Parameter ist insbesondere dann zu befüllen, wenn die von ELDA empfangenen Dateien nicht im Unterordner "empfange" im ELDA-Installationsverzeichnis gespeichert werden. | |
Es besteht die Möglichkeit, die ÖGK-Anmeldung direkt bei der Neuanlage eines Dienstnehmers zu erzeugen. Dafür stehen folgende Ausprägungen zur Verfügung: 0 - Nein: Es wird keine ELDA-Anmeldung erzeugt. 1 - Ja, mit Prüfung: Es wird nur dann eine ELDA-Anmeldung erzeugt, falls zwischen Eintritts- und Tagesdatum nicht mehr als 7 Tage verstrichen sind. 2 - Ja, im Dialog: Nach der Neuanlage wird ein Dialog geöffnet, in dem der Anwender entscheiden kann, ob eine ELDA-Anmeldung erstellt werden soll. 3 - Ja, ohne Prüfung: Es wird immer eine ELDA-Anmeldung erzeugt. | |
Soll bei Änderungen im Dienstnehmerstamm, die an die ÖGK gemeldet werden müssen, automatisch eine Änderungsmeldung erstellt werden, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja, immer 2 - nur Endverspeicherung 3 - nur Abrechnung | |
Die ELDA-Seriennummer kann mit diesem Parameter für den jeweiligen Datenbestand festgelegt werden. In ELDA-Meldungen wird die ELDA-Seriennummer im Feld "OBUS" verwendet. Mit diesem Parameter können unterschiedliche ELDA-Zugangsdaten je Datenbestand realisiert werden. Diese Konstellationen treten häufig bei mehreren Standorten einer großen Kanzlei auf, wobei jeder Standort in einem bzw. mehreren eigenen Datenbeständen abgerechnet werden und jeder Standort mit einer eigenen ELDA-Seriennummer übermitteln soll. Achtung! ab der Version 2026.29.25: Die ELDA-Seriennummer wird für die sendende Lohnfirma und nicht die Datensenderfirma ermittelt. vor der Version 2026.29.25: Zu beachten ist, dass die ELDA-Seriennummer immer für den jeweiligen Datensender ermittelt wird und nicht für die Lohnfirma, für die ELDA-Meldungen zu senden sind. Beispiel: ELDA-Meldungen sollen für die Lohnfirma 200000 im Datenbestand 2 versendet werden. Im Datenbestand 2 ist die ELDA-Seriennummer 123123 hinterlegt. Der Datensender, mit der die ELDA-Meldungen der Lohnfirma 200000 sendet, ist die Firma 4. Die Lohnfirma 4 wird im Datenbestand 1 abgerechnet und dort ist die ELDA-Seriennummer 456456 hinterlegt. Ab der Version 2026.29.25 werden ELDA-Meldungen der Lohnfirma 200000 vom Datensender 4 mit der ELDA-Seriennummer 123123 übermittelt. Vor der Version 2026.29.25 wurden ELDA-Meldungen der Lohnfirma 200000 vom Datensender 4 mit der ELDA-Seriennummer 456456 übermittelt. | |
Der firmen-/userbezogene lokale Pfad zur ELDA-Software kann mit diesem Parameter auch im Datenbestand hinterlegt werden. Achtung! Bei technischen Problemen bzw. Fragen – z. B. Systemvoraussetzungen – wenden Sie sich bitte an die ELDA-Hotline. Stellen Sie sicher, dass Ihre ELDA-Installation am neuesten Stand ist und das aktuellste WebUpdate eingespielt worden ist. | |
Wird der Parameter auf "Ja" gesetzt und verfügt die jeweilige Firma über ein Mandantenarchiv, dann wird die empfangene Meldebestätigung bei übermittelten An- und Abmeldungen je Dienstnehmer zerstückelt und die jeweilige Meldebestätigung wird am Mitarbeiter im Archiv im DMS abgelegt. Beachten Sie jedoch, dass gegenüber der ÖGK bzw. ELDA nur die von ELDA übermittelte originale (nicht zerstückelte) Meldebestätigung inklusive der Mitteilung und des Übermittlungsprotokolls Beweiskraft haben. Dies alles finden Sie wie gewohnt in der E-Government-Databox. Dieser Parameter kann auch firmenspezifisch hinterlegt werden. 0 - Nein 1 - Ja | |
Mit diesem Parameter kann geregelt werden, ob für Dienstnehmer im Bereich der Erwachsenenbildung An- und Änderungsmeldungen erzeugt werden sollen. Diese Dienstnehmer haben im Feld SV-Berechnung die Ausprägung "Erwachsenenbildung" hinterlegt. 0 - Nein 1 - Ja |
Menüaufruf: LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Allgemein
In diesem Parameter wird definiert, wie der Datensender ermittelt werden soll. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 5 - Parameter Datensender: Der Datensender ist im gleichnamigen Parameter zu hinterlegen. 10 - STB-Firma/Parameter Datensender: Es wird jener Datensender herangezogen, der bei der Steuerberater-Firma (STB-Firma) der betrachteten Lohnfirma hinterlegt ist. | |
Für die elektronische Übermittlung werden bestimmte Informationen des Datensenders (Adresse ...) benötigt. Hier ist deshalb jene Firma einzutragen, die als Datensender berechtigt ist. |
Menüaufruf: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → ELDA
Hinterlegen Sie hier Ihre ELDA-Seriennummer. In ELDA-Meldungen wird die ELDA-Seriennummer im Feld "OBUS"verwendet. Die Parameter "ELDA-Seriennummer" unter
werden synchronisiert. | |||
Gibt den Pfad zum ELDA-Installationsverzeichnis an (Vom Client-Rechner aus gesehen). Diese Einstellung kann allgemein oder computerbezogen getroffen werden. Wenn eine firmen- oder userbezogene Einstellung benötigt wird, verwenden Sie bitte den zweiten Parameter eine Zeile tiefer. Achtung!
| |||
Gibt den Pfad zum ELDA-Installationsverzeichnis an (vom Client-Rechner aus gesehen). Diese Einstellung kann allgemein, je Senderfirma oder je User-ID hinterlegt werden und übersteuert den computerbezogenen Parameter. Ist hier nichts eingetragen, wird der Pfad aus dem ersten Parameter verwendet. Achtung!
| |||
Zeit in Sekunden, welche bis zur Beendigung der ELDA-Software gewartet wird. | |||
Wird der Parameter gesetzt, dann werden alle ELDA-Abgaben in der XML-Verwaltung in einem Verzeichnis gespeichert. | |||
Soll nach dem ELDA-Sendevorgang der Druckdialog angezeigt werden? |
Monatliche Standardabrechnung
Eine "sinnvolle" monatliche Standardabrechnung besteht aus:
- Festlegung des Abrechnungsmonats im Programm Lohn-Basiseinstellungen
- Eingabe bzw. Aktivierung der Lohnarten im Programm Bruttoerfassung
- Berechnung des Brutto- und Nettobetrags (sowie der SV, LSt ...) mit dem Programm Abrechnungen durchführen oder Abrechnungsstapel durchführen.
- Ausdruck der Lohnsets (monatliche Lohn- und Gehaltsnachweise der Dienstnehmer) mit dem Programm Lohnsets drucken
- Überweisung der Nettobeträge der Dienstnehmer mit dem Programm Dienstnehmer überweisen
- Summierung der Körperschaften und Erstellung der Monatsauswertungen (mBGMs, Finanzamt- und Gemeindeabrechnung, Buchungsbeleg ...) über einen definierten Lohnstapel (Auswertungsstapel durchführen) oder Aufruf der Einzelprogramme im Menü "Monatsauswertungen"
- Überweisung der Abgaben an die Körperschaften (SV an die ÖGK, LSt, DB und DZ an das Finanzamt, KommSt an die Gemeinde) mit dem Programm Körperschaften überweisen
- Übermittlung diverser ELDA-Meldungen (ELDA-Datendrehscheibe) und Überprüfung von Clearing-Meldungen (ELDA-Clearing)
- Endverspeicherung der Dienstnehmer am Ende des Monats mit dem Programm Endverspeicherungen durchführen, um die Abrechnung für den nächsten Monat durchführen zu können.
Lohn-Basiseinstellungen
Die Bedeutung und Notwendigkeit dieses Programms wurden bereits im Kapitel Lohn-Basiseinstellungen behandelt. Sollte es noch nicht erfolgt sein, müssen spätestens jetzt der korrekte Abrechnungsmonat und das entsprechende Lohnjahr festgelegt werden.
Bruttoerfassung
Die Bruttoerfassung stellt den wichtigsten Teil der monatlichen Abrechnung dar, denn hier erfolgt die Erfassung aller Be- und Abzugslohnarten eines Dienstnehmers und deren Bereitstellung für die Abrechnung.
- Einstiegsfelder: Auswahl der gewünschten Firma und Dienstnehmer (inkl. Info zum ausgewählten Dienstverhältnis und Abrechnungsstatus)
- Jahreswerte: kumulierten Darstellung aller bereits abgerechneten Lohnarten eines Dienstnehmers
- Erfassungsbereich (Monatswerte): Erfassung und Anzeige der gewünschten Lohnarten des aktuellen Monats
- Informationsbereich: Hinweiszeile und Abbildung diverser Dienstnehmerstammdaten
- Funktionsbereich: Aufruf diverser Funktionen der Bruttoerfassung
Hinweis
| Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollte vor dem Beginn der Lohnartenerfassung unbedingt die Funktion Lohnarten aktivieren gestartet werden. Die Aktivierung kann entweder für alle Firmen, eine bestimmte Firma, einen bestimmten Abrechnungskreis oder einen einzelnen Dienstnehmer durchgeführt werden.  |
Im Anschluss wird die Lohnarteneingabe entweder mit der Funktionstaste "F5" oder den Button "Erfassen" gestartet. Über die Suchfunktion (F4) kann die gewünschte Lohnart ausgewählt werden. Je nach definiertem Eingabeverhalten im Lohnartenstamm werden entweder der Betrag, die Menge oder die Menge und der Satz erfasst.
Eine detailliete Beschreibung zur Erfassung von Lohnarten, zur Darstellung der Monatswerte und zu den möglichen Funktionen im Erfassungsbereich finden Sie im Themendokument Bruttoerfassung im Kapitel Lohnarten-Erfassungsbereich.
Hinweis
| Lohnarten können auch über diverse Vorerfassungs- und Importprogramme erfasst bzw. in die Bruttoerfassung importiert werden. Details siehe unter: Lohnarten vorerfassen mit Gruppe, Lohnarten vorerfassen ohne Gruppe, Abrechnungen importieren |
Neben der normalen Lohnarteneingabe stehen in der Bruttoerfassung zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die die Erfassung erleichtern und einen korrekten Abrechnungsvorgang sicherstellen. Dazu gehören z. B. die Durchführung von Bezugs- und Stammdatenaufrollungen, Stammdatenänderungen, der Aufruf der Nichtleistungszeiten- und Pfändungsverwaltung, die Änderung von Dienstverhältnissen, eine Globale Lohnarteneingabe oder das Setzen eines Sonderzahlungslaufs.
Ausführliche Informationen zu den Funktionen der Bruttoerfassung erhalten Sie im Themendokument Bruttoerfassung in den Kapiteln Funktionen der Bruttoerfassung und Funktionen im Einstiegsbereich.
Abrechnung durchführen
Nachdem alle Lohnarten und abrechnungsrelevanten Daten in der Bruttoerfassung erfasst wurden, müssen sie mit dem Programm Abrechnungen durchführen abgerechnet werden. Erst dann ist eine Weiterverarbeitung der Lohnverrechnungsdaten (z. B. Druck der Lohnsets, Durchführung der Überweisungen und Ausdruck der Monatsauswertungen) möglich.
Das Programm kann entweder für alle Firmen, eine Firmengruppe, eine selektive Auswahl von Firmen, eine bestimmte Firma, einen bestimmten Abrechnungskreis, einen bestimmten Dienstnehmer, eine selektive Auswahl an Dienstnehmern oder alle ausgetretenen Dienstnehmer einer Firma durchgeführt werden.
Hinweis
| Dieses Programm muss nach jeder Änderung in der Abrechnung neu gestartet werden. Das heißt, wird in der Bruttoerfassung eine Lohnart hinzugefügt, gelöscht oder verändert, muss die Abrechnung der Bezüge erneut durchgeführt werden. |
Abrechnungsstapel durchführen
Wie bereits erwähnt, kann die Abrechnung (Berechnung des Brutto- und Nettobetrags) auch über einen Lohnstapel erfolgen. Mithilfe eines Lohnstapels werden mehrere Programme automatisch der Reihe nach abgearbeitet, ohne diese manuell aufrufen zu müssen. Außerdem besteht die Möglichkeit, den Druck, den E-Mail-Versand und die Archivierung der Auswertungen in einem Stapellauf abzuwickeln.
Der wesentliche Vorteil des Abrechnungsstapels ist, dass die Abrechnung nicht nur durchgeführt, sondern durch die automatische Ausführung des Programmes Abrechnungskontrollen drucken auch auf eventuelle Fehler geprüft wird. Das Programm kann natürlich auch manuell aufgerufen werden.
Detaillierte Informationen zur Anlage und Ausführung eines Lohnstapels finden Sie im Themendokument Lohnstapel.
Lohnsets drucken
In diesem Programm kann der monatliche Abrechnungsnachweis für die Dienstnehmer – das Lohnset – gedruckt, gemailt und archiviert werden.
Über die Eingabefelder auf den Reitern "Allgemein" und "Erweitert" können Inhalt und Gestaltung des Lohnsets beeinflusst werden. Sie können beispielsweise die Darstellungsweise von Aufrollungen am Lohnset festlegen und ob Lohnnebenkosten, Resturlaub oder Jahressummen am Lohnset angedruckt werden sollen (Details siehe Lohnsets drucken).
Welche Einstellungen vorgeschlagen werden, kann in den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen unter dem Menüpunkt "Extras" fix hinterlegt werden. Die gewünschten Parametereinstellungen können aber auch über das Programm "LOHN Parameter für Ausdrucke" getroffen werden. Diese Möglichkeit besteht übrigens bei allen Auswertungsprogrammen.
Menüaufruf: LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke
Exkurs Zustände
Das Zustandskennzeichen in der Lohnverrechnung verhindert, dass eine Aktion bzw. ein Vorgang (z. B. Lohnsets drucken, Dienstnehmer überweisen ...) unnötigerweise bzw. unabsichtlich mehrmals ausgeführt wird. Außerdem kann man über das Programm "Zustände" unkompliziert feststellen, wer wann welche Aktion (drucken, archivieren, versenden, Meldungen übermitteln) für welche Firma bzw. welchen Dienstnehmer durchgeführt hat.
Wie funktioniert die Zustandsverwaltung?
Durch das Ausführen eines Programms (z. B. Lohnsets drucken) wird ein Kennzeichen gesetzt (Zustand = Ja), welches festhält, dass eine Aktion für einen bestimmten Dienstnehmer oder eine bestimmte Firma bereits durchgeführt worden ist. Startet man das Programm erneut, wird diese Aktion für den jeweiligen Dienstnehmer oder die jeweilige Firma nicht mehr ausgeführt. Ein doppelter Ausdruck bzw. eine doppelte Ausführung (z. B. E-Mail-Versand) wird so verhindert.
Zur Überprüfung der Daten gibt es in den Auswertungsprogrammen die Möglichkeit, einen Kontrollausdruck zu starten. Stellt man dieses Feld auf "Ja", wird kein Zustand gesetzt oder geprüft. Die Auswertung kann so beliebig oft und auch für vergangene Abrechnungsmonate ausgedruckt werden.
Beispiel
 | Die Lohnsets aller Dienstnehmer werden mit Kontrollausdruck "Nein" und der Option "Ausführen" gedruckt. Der Zustand "Lohnset - gedruckt" wird bei allen Dienstnehmern auf "Ja" gesetzt. Nach Überprüfung der Gehaltsnachweise sind bei mehreren Dienstnehmern Korrekturen in der Bruttoerfassung vorzunehmen. Im Zuge der Änderung wird der Zustand bei den betroffenen Dienstnehmern automatisch auf "Nein" zurückgesetzt. Nach erneuter Abrechnung und Ausführung des Lohnsetdrucks erfolgt nur für jene Dienstnehmer ein Ausdruck, bei denen Änderungen in der Bruttoerfassung vorgenommen worden sind. Der Zustand kann in der Zustandsverwaltung aber auch manuell über die Funktion "Zustand ändern" zurückstellt werden. |
Weiterführende Informationen zu den Zuständen, deren Funktionsweise und den Anwendungsfällen finden Sie im Hilfedokument Zustände.
Dienstnehmer überweisen
Mit diesem Programm können die Überweisungen an die Dienstnehmer erstellt werden.
Drei unterschiedliche Zahlungsarten stehen zur Auswahl:
- Ausdruck einer Überweisungsliste mit Barauszahlungs- und Negativliste
- Ausdruck auf Bankformularen (Zahlscheinen)
- Erstellung einer Telebankingdatei
Auf den Reitern "Allgemein" und "Erweitert" bzw. in den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen (Menü "Extras" oder LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke) können die gewünschten Einstellungen für dieses Programm temporär oder fix hinterlegt werden. Details dazu finden Sie unter Dienstnehmer überweisen.
Monatsauswertungen – Auswertungsstapel durchführen
Die Monatsauswertungen können entweder einzeln unter LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen aufgerufen oder der Reihe nach mit nur einem Mausklick über den Auswertungsstapel gestartet werden.
Damit beim Ausführen des Stapels die Monatsauswertungen erstellt werden können, müssen zuerst die Körperschaften summiert werden. Das Programm Körperschaften summieren ist nicht sichtbar im Stapel enthalten, sondern wird automatisch gestartet, sobald ein Programm aufgerufen wird, das die Summen der gesamten Firma benötigt (z. B. Buchungsbeleg drucken, Auszahlungsjournale drucken, Auswertungsstapel ausführen ...).
Im Zuge dieser Summierung erfolgt auch die Erstellung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldungen (mBGMs). Auch dieses Programm ("mBGM erstellen") wird automatisch gestartet und scheint im Auswertungsstapel nicht auf. Die mBGMs werden automatisch zum Versenden in die ELDA-Datendrehscheibe gestellt.
Die Programme des Lohnstapels werden der Reihe nach ausgeführt. Sollen einzelne Programme nicht gestartet werden, kann das Häkchen mit "Bearbeiten (F6)" entfernt werden. Die Parametereinstellungen der Programme, die im Stapel hinterlegt sind, findet man im jeweiligen Auswertungsprogramm unter "Extras" → firmenbezogenen oder allgemeinen Einstellungen bzw. unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke.
Weiterführende Informationen zur Anlage und Ausführung eines Lohnstapels finden Sie im Themendokument Lohnstapel.
ELDA-Datendrehscheibe
Die ELDA-Datendrehscheibe wird benötigt, um unterschiedliche Meldungen aus der Lohnverrechnung (z. B. An- und Abmeldungen, mBGMs, Arbeits- und Entgeltbestätigungen für Krankengeld oder Wochengeld usw.) an die ÖGK zu übermitteln. Sie dient als zentrale Übersicht für alle ELDA-Meldungen einer oder mehrerer Lohnfirmen. Man sieht, welche Meldungen für eine Firma in einem bestimmten Monat bzw. Jahr noch sendefähig sind, bereits gesendet wurden, fehlerhaft sind oder den Status "nicht senden" haben. Zusätzlich können hier Meldungen auch manuell erstellt, bearbeitet/korrigiert, gelöscht oder storniert werden.
Über die Comboboxen kann man festlegen, welche Meldungen angezeigt werden sollen. Alle Meldungen mit dem Status "sendefähig" können übermittelt werden. Mit den Tastenkombinationen "Strg + A" oder "Strg + Mausklick" können entweder alle Meldungen oder nur bestimmte Meldungen markiert werden. Der Sendevorgang kann mit der Funktion "Markierte senden" gestartet werden.
Weitere Informationen zu den Funktionen und den notwendigen Einstellungen in der Datendrehscheibe finden Sie unter ELDA-Datendrehscheibe.
Körperschaften überweisen
Die Überweisung der Körperschaften funktioniert analog zum Programm Dienstnehmer überweisen. Auch hier kann aus drei Zahlungsarten gewählt werden.
Endverspeicherung durchführen
Sobald die Lohnverrechnung für eine Abrechnungsperiode abgeschlossen ist, sollten keine weiteren Änderungen im laufenden Monat vorgenommen werden. Dies stellt sicher, dass die Abrechnung konsistent bleibt und keine Unstimmigkeiten in den bereits erfassten und weiterverarbeiteten Daten (z. B. zwischen Lohnverrechnung und Buchhaltung) entstehen. Falls dennoch Korrekturen erforderlich sind, besteht die Möglichkeit, diese im Rahmen einer Aufrollung aus einem Folgemonat durchzuführen.
Um einen Abrechnungsmonat vollständig abzuschließen, muss das Programm Endverspeicherungen durchführen gestartet werden. Dieser Schritt ist notwendig, da ohne ihn die Lohnverrechnung für den Folgemonat nicht gestartet werden kann.
Durch die Endverspeicherung wird bei den jeweiligen Dienstnehmern der Abrechnungsstatus auf "F" für "fertig abgerechnet" umgestellt.
Ist ein Monat endverspeichert, können in der Bruttoerfassung keine Eingaben mehr erfolgen. Abrechnungsänderungen können nur durch Aufrollungen aus den Folgemonaten durchgeführt werden. Der Ausdruck von Auswertungen ist jedoch auch für endverspeicherte Monate jederzeit möglich (siehe dazu Kapitel Exkurs Zustände).
Hinweis
| Die Endverspeicherung sollte nach Zahlung der Beträge an die Körperschaften (FA, ÖGK, Gemeinde) durchgeführt werden, damit nicht irrtümlich Änderungen in der Bruttoerfassung durchgeführt werden und sich somit andere Werte als überwiesen für die Körperschaften ergeben. Spätestens vor Beginn der Lohnverrechnung in der nächsten Abrechnungsperiode muss jedoch endverspeichert werden. |
Nach der Endverspeicherung kann der Monatswechsel manuell in den Lohn-Basiseinstellungen vorgenommen werden.
Monatsendestapel durchführen
Wie bei der Abrechnung und den Monatsauswertungen kann auch die Endverspeicherung über einen Lohnstapel erfolgen. Mithilfe eines Lohnstapels werden mehrere Programme automatisch der Reihe nach abgearbeitet, ohne diese manuell aufrufen zu müssen.
Was passiert bei der Stapelausführung?
Durch das Ausführen des Monatsendestapels können die Monatsabschlusstätigkeiten in einem Schritt erledigt werden.
Klickt man auf "Ausführen" werden die Funktionen Endverspeicherungen durchführen, Monat abschließen und "Abrechnungsmonat um 1 erhöhen" automatisch der Reihe nach durchgeführt.
Dabei wird der Monat nach der Endverspeicherung über die Funktion Monat abschließen auf "fertig" gesetzt. Dies ist Vorraussetzung für die direkte Verbuchung des Lohn-Buchungsbelegs in der FIBU. Erst wenn der jeweilige Monat als "fertig" gekennzeichnet ist, kann der Buchungsbeleg direkt aus der FIBU über das Programm Buchen → Verbuchen → "Lohn-Buchungsbeleg verbuchen" abgeholt und verbucht werden. Das Fertig-Kennzeichen kann im Abrechnungsmonitor eingesehen und wenn nötig manuell abgeändert werden.
Abschließend wird noch der Abrechnungsmonat auf den nächsten Monat umgestellt.
Weiterführende Informationen zur Anlage und Ausführung eines Lohnstapels finden Sie im Themendokument Lohnstapel.
Monatswechsel in der Lohnverrechnung
Die Abläufe des ersten Monats wiederholen sich in der neuen Abrechnungsperiode weitgehend. Reduziert auf das Wesentliche ergibt sich folgendes Vorgehen:
- Lohnfirmen
Sind Änderungen nötig? Müssen neue Firmen oder Körperschaften angelegt werden? - Kollektivverträge
Sind Anpassungen vorzunehmen? Gibt es neue Lohn-/Gehaltstabellen oder Fixwerte? - Dienstnehmer
Sind neue Dienstnehmer anzulegen? Haben sich Stammdaten beim Stammpersonal verändert? - Bruttoerfassung
Aktivieren der Lohnarten und Erfassen der variablen Bezüge - Abrechnungen durchführen oder Abrechnungsstapel durchführen
Abrechnen der erfassten Bezüge - Lohnsets drucken
Kontrolle und Ausdruck der Gehaltsabrechnungen - Dienstnehmer überweisen
Erstellen der Überweisungsliste oder der Telebankingdatei - Auswertungsstapel durchführen
mBGM erstellen, Buchungsbelege drucken, Auszahlungsjournale drucken ... - ELDA-Datendrehscheibe
ELDA-Meldungen versenden - Körperschaften überweisen
Erstellen einer Überweisungsliste oder einer Telebankingdatei - Endverspeicherung durchführen oder Monatsendestapel durchführen
Durchführen des Monatsabschlusses
Parametereinstellungen
Verhält sich ein Programm nicht wie erwartet, ist es ratsam, die Parametereinstellungen zu kontrollieren. Über die Einstellung von Parametern kann der Ablauf eines Programms beeinflusst werden. Außerdem können dort Druck-, E-Mail- und Archiveinstellungen hinterlegt werden.
- in der Nichtleistungszeitenverwaltung eine Urlaubsaliquotierung nur bei Eintritt nach dem 30. Juni durchgeführt wird.
- im Zuge der Abrechnung der Auszahlungsbetrag kaufmännisch gerundet wird.
- am Buchungsbeleg nach Kostenstellen aufgeteilt wird.
- der Urlaubsrest am Lohnset der Dienstnehmer angedruckt wird und Aufrollungen auf einem extra Lohnset gedruckt werden.
- die Löhne/Gehälter via Telebanking überwiesen werden.
- am Auszahlungsjournal nur Körperschaften angedruckt werden.
- am Firmenlohnkonto eine Dienstnehmerstatistik enthalten ist.
- usw.
Parametereinstellungen können in beinahe allen Programmen über das Menü "Extras" allgemein oder firmenbezogen hinterlegt werden.
Die Verwaltung kann auch für alle Programme an zentraler Stelle erfolgen.
Weitere Einstellungen
Da die Lohnverrechnung über die bloße Abwicklung des Standardprozesses hinausgeht und um das volle Potenzial des Lohnverrechnungsmoduls auszuschöpfen, sind weitere Einstellungen und Anpassungen erforderlich. Im Folgenden erhalten Sie einen Auszug mit relevanten Themen, in denen auf weitere Einstellungsmöglichkeiten eingegangen wird.
- Verwaltung von Nichtleistungszeiten (Urlaub, Krank, Unfall, Arzt, Pflegeurlaub, Diverse NLZ)
- Einstellung der Schnittberechnung (für die Auszahlung des Urlaubs-, Feiertags- und Krankentgelts)
- Einstellungen zur Kostenrechnung im LOHN (Verwendung von Kostentypen im Paket LOHN)
- Anlage und Ausführung von Lohnstapeln