Die Firmengruppe: Paketbezogene Motive
Diese Dokumentation gibt einen paketübergreifenden Überblick über Motive und Entscheidungsgrundlagen für eine Firmengruppe in NTCS. Für Informationen zu Konfigurationsmöglichkeiten und Einstellungen beachten Sie die Themendokumentation Die Firmengruppe: Überblick.
Achtung!
 | BMD empfiehlt dringend, für die Konfiguration einer Firmengruppe die Beratung eines BMD Consultants in Anspruch zu nehmen, da damit sehr viele Details zusammenhängen. Falsche bzw. ungünstige Einstellungen sind teilweise irreversibel oder nur mit hohem Aufwand änderbar. |
CRM
Folgende Anforderungen sind nur mittels einer Firmengruppe umsetzbar:
- Zentrale Personenstammdaten
- Zentrale Projektstammdaten
- Zentrales Archiv
- Zentrale Übersicht über Termine, Aufgaben, Telefonprotokolle
- Zentrale Übersicht über Kanzleiverwaltung (Post, Frist, Quote)
Workflows (z. B. DMS-Workflow, LOHN Workflow, PI Workflow, ZEIT Workflow):
- Ohne Firmengruppe sind Workflows mit der jeweiligen Firma verknüpft. Im Falle einer Firmengruppe sind sie mit der Hauptfirma verknüpft. Sollte eine Einzelfirma bei Einführung einer Firmengruppe nicht die Hauptfirma werden, müssen Workflows vor Bildung der Firmengruppe exportiert und nach Bildung der Firmengruppe wieder importiert werden.
- Es können nur Personen innerhalb der Firmengruppe adressiert werden.
FIBU
Motive für eine Firmengruppe in der FIBU:
- Kunden- bzw. Lieferantenstammdaten sollen über mehrere Firmen hinweg eindeutig sein. In diesem Fall ist eine Firmengruppe von Vorteil. Die Wartung der Personenstammdaten kann dabei so eingestellt werden, dass alle Personen immer unter der Hauptfirma erfasst werden.
- Es gibt eine Konsolidierung (mit oder auch ohne IC-Codes) und es werden die Personenkonten (Kunden/Lieferanten) mitkonsolidiert.
WWS
Folgende Anforderungen sind nur mit einer Firmengruppe abbildbar:
- Zentrale Stammdatenverwaltung (Kunden/Lieferanten/Diverse Personen/Mitarbeiter), wenn diese in mehreren Firmen verwendet werden
- Verwendung eines zentralen Archivs
- Ein zentraler Einkauf
- Workflows, die von mehreren Firmen verwendet werden sollen
- Zentraler Artikelstamm
Durch den WWS Einzelfirmenmodus kann eine Firma innerhalb der Firmengruppe geführt werden und trotzdem zur Hauptfirma abweichende WWS Stammdaten haben.
Eigenschaften der WWS Einzelfirma:
- Eigener Artikelstamm: Artikel werden nur im WWS Einzelfirmenmodus unter der jeweiligen Einzelfirma gewartet. Ansonsten werden alle Artikel in der Hauptfirma gewartet. Gleiches gilt für Artikelgruppen und Warengruppen.
- Eigene Lagerverwaltung: Grundsätzlich müssen Lager firmenbezogen sein (auch innerhalb der Firmengruppe). Das Umbuchen zwischen Lagern von unterschiedlichen Firmen ist nicht gesetzeskonform. Innerhalb der Firmengruppe (bei Firmen ohne WWS Einzelfirmenmodus) werden die Lager unter der Stammdatenfirma 98 angelegt. Gibt es in allen Firmen lagergeführte Artikel, so ist je Firma zumindest ein Lager anzulegen. Bei Firmen im WWS Einzelfirmenmodus werden die Lager unter der jeweiligen Firma angelegt. In diesem Fall gibt es keine speziellen Anforderungen oder Einstellungen bez. Lagerführung und Inventur.
- Abweichende Währung zur Stammdatenfirma
- Preise: Preise können innerhalb der Firmengruppe (ohne WWS Einzelfirmenmodus) sowohl unter der Stammdatenfirma als auch in den jeweiligen Unterfirmen angelegt werden. Im WWS Einzelfirmenmodus werden die Preise in der jeweiligen Firma angelegt und hängen nicht mit der Firmengruppe zusammen. Zu beachten ist dabei die richtige Parametereinstellung für die Preisfindung, welche mit dem Kunden abzustimmen ist. Wenden Sie sich im Zweifel an den WWS Support.
- Kasse: Kassenstammdaten werden unabhängig vom WWS Einzelfirmenmodus generell unter der jeweiligen Unterfirma angelegt.
- Auswertungen: Auswertungen werden generell nur in der Hauptfirma angelegt, auch für Firmen im WWS Einzelfirmenmodus. Über das Smart-Interface wird in der Auswertung selbst die Firma gewählt, für welche die Auswertung ermittelt werden soll.
- Personen: Der Einzelfirmenmodus hat keinen Einfluss auf die Personenwartung. Personen können und sollen trotz WWS Einzelfirma zentral verwaltet werden. Ist eine dezentrale Personenwartung notwendig, sind die Parameter für die Personenwartung entsprechend umzustellen.
- Stammdaten wie Einheiten, Versandart, Zahlungskondition etc. werden trotz WWS Einzelfirmenmodus zentral über die Hauptfirma verwaltet.
LOHN
Folgende Motive ergeben sich im LOHN für eine Firmengruppe:
- Ummeldung im Konzern
- Einheitliche Verwaltung von Arbeitszeitmodellen und Tagesmodellen
- Zentrale Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma
- Übersichtliche Verwaltung von Dienstverhältnissen mit schneller und einfacher Übersicht darüber, welcher Dienstnehmer wann bei welcher Firma beschäftigt war
- Konzernauswertungen
- Firmenübergreifende Genehmigungsprozesse für z. B. Dienstreisen. So sind keine Workflows zur Genehmigung nötig und vorhandenen Parameter sind für den Prozess ausreichend.
Mögliche Problemstellungen bei der Einführung von Firmengruppen in Zusammenhang mit dem NTCS LOHN:
- Mitarbeiternummern müssen, unabhängig davon, ob Mitarbeiter zentral oder dezentral erfasst werden, eindeutig sein.
- Tagesmodelle und Wochenmodelle können innerhalb der Firmengruppe ausschließlich in der Hauptfirma erfasst werden. Entsprechend müssen diese gegebenenfalls unter der Hauptfirma angelegt werden und in der Datenbank bei den Mitarbeitern, Historischen Daten und Dienstverhältnissen neu verknüpt werden.
- Alle Firmen einer Firmengruppe müssen denselben Datenbestand verwenden.
PI
Die Einführung des Pakets PI sieht zwingend eine Firmengruppe mit allen zugeordneten Firmen vor. Nur in Ausnahmefällen, in denen der Kunde bereit ist, große Einschränkungen im Funktionsumfang in Kauf zu nehmen, kann das Paket PI in Teilbereichen ohne Firmengruppe verwendet werden.
Ausbildungsverwaltung:
- Die Verwaltung von Ausbildungen und Ausbildungsteilnahmen ist firmenübergreifend nur innerhalb einer Firmengruppe möglich.
- Ausbildungsstämme können nur auf Firmen innerhalb der Firmengruppe angelegt werden.
- Teilnehmer können nur aus Firmen innerhalb der FG zugeordnet werden.
Auswertungen:
- Sämtliche PI-Auswertungen laufen NUR innerhalb der Firmengruppe, welcher der User zugeordnet ist. Es gibt aktuell (ohne Firmengruppe) keine Möglichkeit, Auswertungen über alle Firmen im PI durchzuführen.
- Es kann im Auswertungsdesigner und in der Auswertungsübersicht keine andere Firma (abweichend zur eigenen Firma) ausgewählt werden. Ohne Firmengruppe sind Auswertungen mit der eigenen Firma verknüpft und im Falle einer Firmengruppe mit der Hauptfirma. Sollte diese Einzelfirma bei Einführung einer Firmengruppe nicht die Hauptfirma werden, dann müssen die Auswertungen vor Bildung der Firmengruppe exportiert und nach Bildung der Firmengruppe wieder importiert werden.
Bewerberverwaltung und Onlinebewerbung:
- Die Onlinebewerbung läuft nur 1x je Datenbank.
- Der Bewerbungsstatus (Bewerbung eingelangt, Bewerbung weitergeleitet …) kann nur 1x je Datenbank angelegt werden und ist nicht firmenbezogen "abwandelbar". Das heißt, die erste Firma, die das Bewerbungsmanagement nutzt, legt diese Dinge fest und fixiert damit den Status für alle anderen Firmen.
Mitarbeiterverwaltung:
- Das PI greift in vielen Teilbereichen auf Inhalte und Verknüpfungen anderer Pakete zu (bspw. Ressourcen, die im CRM angelegt werden und im PI als Betriebsmittel vergeben werden, Mitarbeiterauswahl des Adressaten beim Standardbrief greift auf den CRM Mitarbeiterstamm zu etc.).
Mögliche Problemstellungen bei der nachträglichen Einführung von Firmengruppen in Zusammenhang mit dem Paket PI
Viele Datensätze werden mit Nummern versehen (z. B. Ausbildungsstatus, Bewerberstatus, Ausbildungsstamm-Nummer, Ressourcen im CRM …), wofür keine expliziten Nummernkreise je Firma vergeben werden können, da die Funktionalität auf Basis der gesamten Datenbank besteht. Im Falle einer nachträglichen Einführung einer Firmengruppe kann es diesbezüglich zu Schwierigkeiten kommen. Es wird daher so gut wie immer VOR der PI Einführung eine Firmengruppe gebildet.
ZEIT
Stammdatenverwaltung
Innerhalb einer Firmengruppe werden die Stammdaten für die Zeiterfassung auf der Hauptfirma zentral gespeichert und verwaltet.
Gibt es keine Firmengruppe, so müssten die Stammdaten für die Zeiterfassung (z. B. Buchungsarten, Arbeitszeitmodelle, Ausdrucke etc.) einzeln je Firma separat angelegt und gewartet werden.
Durch eine zentrale Verwaltung der Stammdaten in einer Firmengruppe ergibt sich der Vorteil, dass Wochen-, Tages-, Pausen- und Schichtmodelle sowie Buchungsarten, Bewertungen u. v. m. nur einmal angelegt und gewartet werden müssen. Jede Firma kann auf diesen zentralen Stamm zugreifen und diese Daten nützen.
Einzelverwaltung
Die Einzelverwaltung je Firma bedeutet im Vergleich dazu bei Anpassungen (z. B. auch gesetzlichen Änderungen) einen dementsprechenden Aufwand je Firma, was enorme zeitliche Ressourcen in Anspruch nehmen kann!
Weiters gibt es Gründe, die gegen eine Einzelverwaltung sprechen können, z. B. Schnittstellen zu Terminalhardware, firmenübergreifende Workflows etc., welche ohne Firmengruppe nur innerhalb einer Einzelfirma, jedoch nicht firmenübergreifend genützt werden können!
Vorteile
Innerhalb einer Firmengruppe können Daten der Zeiterfassung firmenübergreifend ausgewertet werden.
Bei Einzelverwaltung ist dies nicht möglich! Das kann z. B. für die Kore-Auswertung oder andere Listen entscheidend sein.
Mitarbeiter können innerhalb der Firmengruppe zwischen den Firmen einfach per Dienstverhältnis wechseln.
Bei Einzelverwaltung ist das nur mit gänzlicher Neuanlage des Mitarbeiters möglich!
Genehmigungsprozesse können nur innerhalb der Firmengruppe oder einer einzelnen Firma ablaufen (Antragsteller, Genehmiger), jedoch nicht firmenübergreifend!
Hinweis
 | Sollen die Dienstnehmer verschiedener Firmen über dieselben Terminals buchen können (z. B. zentrale BMD Stempelstelle, z. B. mit Touch-Buchungsmaske), so müssen sich die Firmen zwingend innerhalb einer Firmengruppe befinden! |
Nachträgliche Anpassungen
Die nachträgliche Einbindung von Firmen mit Zeiterfassung in eine Firmengruppe oder ein Herauslösen einer Firma kann ggf. mit erheblichem zeitlichen bzw. kosteninensiven Aufwand verbunden sein.
Standardmäßig wird seitens BMD, im Hinblick auf die Verwendung der Zeiterfassung, die Bildung einer Firmengruppe empfohlen.
Ausnahme sind Kanzleien mit den Mandantenfirmen oder ähnliche Konstellationen, die als Einzelfirmen verwaltet werden müssen.
LEA
Im Paket LEA wird bei mehreren eigenen Firmen dringend eine Firmengruppe empfohlen. Stammdaten (wie Tätigkeiten, Artikel etc.), LEA Parameter, Auswertungen und weitere LEA Einstellungen werden immer auf der Hauptfirma zentral gespeichert und verwaltet. Gibt es keine Firmengruppe, so müssten die Stammdaten für die LEA je Firma angelegt und gewartet werden und es wäre keine firmenübergreifende Fakturierung bzw. Auswertung möglich.
Motive für eine Firmengruppe:
- Zentrale Wartung aller LEA Stammdaten und LEA Parameter auf der Hauptfirma der Firmengruppe
- Firmenübergreifende Leistungserfassung (Mitarbeiter der Firma A erbringt Leistungen für einen Kunden der Firma B)
- Firmenübergreifende Workflows
- Sicherstellen einer einheitlichen internen Organisation von der Leistungserfassung bis zur Fakturierung (über Leistungsabrechnung in der LEA oder Auftragserfassung in der WWS)
- Zentraler Pool an Auswertungen, was auch eine firmenübergreifende Auswertung ermöglicht
Worauf muss beim Hinzufügen einer neuen Firma zu einer bestehenden Firmengruppe geachtet werden?
- Der Zeitpunkt muss sehr früh sein, im besten Fall sind auf der Firma noch keine Daten vorhanden. Wenn es bei den hinzuzufügenden Firmen bereits Stammdaten oder gar Leistungen gibt, ist die Aufnahme dieser Firma in die Firmengruppe nicht möglich!
- Zusatzinformation für Steuerberater:
Wenn die hinzuzufügende Firma Honorarnoten stellen wird, sind in der Regel Anpassungen bei den Druckereinstellungen für Ablaufarten, Honorarnotenformularen, Rechnungstexten, Firmenlogo, Kontenermittlung etc. vorzunehmen. Ein Fernwartungstermin ist empfehlenswert!
Hinweis
| Eine nachträgliche Gründung einer Firmengruppe für zwei Firmen mit bestehenden LEA Daten ist NICHT (auch nicht mit großem Aufwand) möglich! |
In der BILANZ spricht folgendes Motiv für eine Firmengruppe:
Zentrale Verwaltung der Projektvorlagen
Für die Erstellung der Jahresabschlüsse im Paket BIL (Bilanzierung und Steuern) nutzt die NTCS standardisierte Projektvorlagen. Diese Vorlagen werden laufend gewartet und aktualisiert.
Durch die Zuordnung der Projektvorlagen zu einer Firma innerhalb einer Firmengruppe erhalten alle Firmen, die ebenfalls Teil dieser Firmengruppe sind, automatisch Zugriff. Es entfällt somit das separate Anlegen der Projektvorlagen in jeder einzelnen Firma.
