Die Firmengruppe: Grundlagen und zentrale Einstellungen
Einführung
Diese Dokumentation dient als Unterstützung bei der Erstellung und der Konfiguration einer Firmengruppe in NTCS. Sie umfasst Grundlagen und zentrale Einstellungen ohne speziellen Paketbezug. Bitte beachten Sie die zusätzlichen Informationen in den anderen relevanten Themendokumentationen. Eine Übersicht finden Sie unter Die Firmengruppe: Überblick.
Achtung!
 | BMD empfiehlt dringend, für die Konfiguration einer Firmengruppe die Beratung eines BMD Consultants in Anspruch zu nehmen, da damit sehr viele Details zusammenhängen. Falsche bzw. ungünstige Einstellungen sind teilweise irreversibel oder nur mit hohem Aufwand änderbar. |
Eigenschaften einer Firmengruppe
Firmengruppen bieten im Wesentlichen zwei Vorteile:
- Zentrale Stammdatenverwaltung: Trotz mehrerer eigener Firmen kann in vielen Fällen ein gemeinsamer Stammdatenpool verwendet werden. Die Administration der Stammdaten erfolgt dabei für alle Firmen gemeinsam unter der sogenannten Hauptfirma der Firmengruppe. Das betrifft z. B. Buchungsarten, Wochenmodelle, Personen, Artikel und viele weitere. Manche dieser Stammdaten können optional zentral geführt werden, manche sind in der Firmengruppe zwangsweise immer zentral.
- Firmenübergreifendes Arbeiten: Ein Benutzer kann mit einer Firmengruppe übergreifend in allen Firmen der Firmengruppen vollumfänglich arbeiten.
Bei der Programmeinführung stellt sich immer wieder die Frage, ob eine Firmengruppe benötigt wird oder nicht. Selbst wenn nur eine einzige eigene Firma vorhanden ist, können Vorbereitungen getroffen werden, um mögliche künftige Konzernstrukturen bereits zu Beginn zu berücksichtigen.
Hinweis
 | Eine Firmengruppe sollte nur mit eigenen Firmen erstellt werden. Mandantenfirmen und Firmen für den FIBU-Standardkontenrahmen werden nicht zur Firmengruppe hinzugefügt. |
Konfiguration und Einstellungsmöglichkeiten
Programmfunktionen rund um die Firmengruppe
Firmengruppen werden unter Stammdaten → Firmen → Firmengruppen verwaltet.
Die Programmfunktionen zum Fenster sind in der entsprechenden Fensterhilfe ersichtlich.
Neuanlage einer Firmengruppe
Das Erstellen von Firmengruppen hat große Auswirkungen auf viele Pakete. Eine Analyse ist daher im Vorfeld auf jeden Fall nötig.
Sofern Sie nicht mit dem bereits vorhandenen Standard arbeiten möchten (siehe Standardeinstellung für Firmengruppen), erfassen Sie zuerst im Bereich "Firmengruppen" mit "Neu (F5)" einen neuen Firmengruppen-Datensatz, dem Sie eine aussagekräftige Bezeichnung geben. In der Regel genügt die Vergabe eines Namens. Es ist nicht erforderlich, sämtliche Felder auf der Firmengruppe zu warten.
Hinweis
Hinweis
| Firmengruppen und Firmen verwenden den gleichen Nummernkreis. Es empfiehlt sich daher, einige Firmennummern freizulassen und für die Firmengruppe die Firmennummer 99 zu verwenden. So bleiben die darunter liegenden Nummern frei für eventuell künftig neu dazukommende eigene Firmen. |
Hauptfirma
Eine Firma der Firmengruppe stellt zwingend die sogenannte Hauptfirma der Firmengruppe dar. Die Hauptfirma dient als Stammdatenfirma innerhalb der Firmengruppe. Die zuerst zur Firmengruppe hinzugefügte Firma wird automatisch als Hauptfirma gekennzeichnet. Solange noch keine Daten unter den Firmen angelegt worden sind, kann die Hauptfirma im Bereich "Zugeordnete Firmen" unter Funktionen → Hauptfirma umgestellt werden.
Achtung!
| Die Entscheidung über die Hauptfirma muss gut überlegt sein, da sie nicht rückgängig gemacht werden kann, sobald Daten unter den Firmen erfasst worden sind. |
Hinzufügen von Firmen
Die Zuordnung von Firmen erfolgt über die Schaltfläche "Firmen zuordnen". Es erscheint ein Zuordnungsfenster. Markieren Sie in der linken Fensterhälfte jene Firmen, die Sie der Firmengruppe zuordnen möchten. In der Mitte erfolgt über den Pfeil nach rechts die Zuordnung. Sie werden dabei automatisch vom Firmengruppenassistenten unterstützt.
Im Rahmen der Integration werden in allen relevanten Bereichen umfassende Datenprüfungen durch den Assistenten durchlaufen. Falls erforderlich, werden auch bestimmte Daten der hinzuzufügenden Firma an die Erfordernisse der Firmengruppe angepasst, um eine Integration zu ermöglichen.
Nicht in allen Fällen ist eine automatische Anpassung der Daten durch den Firmengruppenassistenten möglich. Ist dies der Fall, erhalten Sie eine entsprechende Information. Die Daten müssen in diesem Fall entsprechend den Anweisungen durch den Anwender bzw. durch den BMD Support so vorbereitet werden, dass der Firmengruppenassistent diese bei einem erneuten Start erfolgreich verarbeiten kann.
Achtung!
| BMD empfiehlt dringend, für die Konfiguration einer Firmengruppe die Beratung eines BMD Consultants in Anspruch zu nehmen! Bei Unsicherheiten kontaktieren Sie bitte den BMD Support, bevor Sie Änderungen vornehmen. Achten Sie bitte darauf, dass Sie über eine aktuelle Datenbanksicherung verfügen, bevor Sie Änderungen an der Firmengruppenstruktur vornehmen. |
Achtung!
| Es ist NICHT möglich, eine Firma nachträglich wieder aus einer Firmengruppe zu entfernen oder die durch den Assistenten vorgenommenen Datenänderungen rückgängig zu machen. Sollten Sie nicht sicher sein, ob die Firma in eine Firmengruppe integriert sein soll, kontaktieren Sie bitte den BMD Support. |
Im Anschluss an das Hinzufügen von Firmen starten Sie NTCS bitte neu.
Wichtige Parameter
Folgende Konstellationen einer Firmengruppe sind in der Praxis in Bezug auf Personenstammdaten anzutreffen:
- Firmengruppe mit Personenerfassung unter der Hauptfirma - die Hauptfirma ist eine nicht operative Stammdatenfirma. Sie dient als Personenstandardkontenrahmen. (Standard)
- Firmengruppe mit Personenerfassung unter der Hauptfirma - die Hauptfirma ist eine operative Firma.
- Firmengruppe mit Personenerfassung nicht unter der Hauptfirma
Die unterschiedlichen Konstellationen erfordern auch unterschiedliche Parametereinstellungen. Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der wichtigsten Parameter für die Grundeinstellungen der Firmengruppe.
Allgemein
Firmengruppe für automatische Firmenzuordnung
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Firmengruppe für automatische Firmenzuordnung
Achtung: Die Aktivierung dieses Parameters darf nur in Abstimmung mit einem BMD Berater erfolgen – im Idealfall mit jenem, der mit Ihnen die ursprüngliche Firmen- und Firmengruppenkonstellation konfiguriert hat. Dieser Parameter ist nur bei Firmengruppen relevant und kann nur allgemein eingestellt werden. Indem Sie hier die Nummer einer Firmengruppe hinterlegen, stellen Sie ein, dass jede neu erstellte Firma automatisch dieser Firmengruppe zugeordnet wird. Bereits bestehende Firmen bleiben davon unbeeinflusst. Aufgrund seiner Eigenschaften darf dieser Parameter keinesfalls bei Steuerberatungskanzleien aktiviert werden! Motiv: Bei manchen Projektkunden möchte der BMD Berater verhindern, dass die Anwender versehentlich Firmen außerhalb der Firmengruppe erstellen, weil diese ausschließlich in der Firmengruppe benötigt werden. Ein falsche Erstellung außerhalb der Firmengruppe würde in dem Fall aufwändige Korrekturarbeiten nach sich ziehen. Besonderheit FIBU Wird die Firma direkt beim Erst-Import angelegt, wird sie nicht automatisch zur Firmengruppe hinzugefügt, um Probleme bei unterschiedlichen Personenstammdaten zu vermeiden. Diese Firma sollte aber nach einer Überprüfung und ggf. nach einer Anpassung der Personenkonten umgehend in die Firmengruppe hinzugefügt werden! |
Kunden und Lieferanten
Personenwartung in der Firmengruppe
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Personenwartung in der Firmengruppe
Dieser Parameter ist nur bei Firmengruppen relevant und soll deren Einstellung bei einer Ersteinrichtung erleichtern. Die Ausprägungen des Parameters bilden die gängigsten Konstellationen der Personenwartung ab und beziehen sich dabei auf die Anlage und Anzeige von allen Personenarten mit Ausnahme von Mitarbeitern sowie zusätzlich auf das Update von Kunden und Lieferanten in die FIBU als Personenkonto. Dieser Parameter kann nur firmenbezogen mit der Firmennummer der Firmengruppe eingestellt werden! ACHTUNG: Bitte nehmen Sie keine Änderung dieser Einstellung vor, wenn Sie nicht vollumfänglich mit deren Auswirkungen vertraut sind. Einstellungen von Firmengruppen sind heikel und können häufig nicht ohne Datenkorrekturen rückgängig gemacht werden! Wenden Sie sich bei Fragen bitte an den BMD Support! Eine Einstellung in diesem Parameter wirkt sich automatisch auf die Einstellungen der weiterhin existierenden Parameter zur Personenwartung "Personenerfassung unter Hauptfirma", "Eindeutige Personennummern" und "Update Ziel (Eigene Buchhaltung)" aus. Falsch kombinierte Einstellungen dieser Parameter sollen damit vermieden werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - Gemeinsame Personenwartung - Update Standardkontenplan (Standard) Verwenden Sie diese Ausprägung, wenn Sie unter einer (fiktiven) Stammdatenfirma einen zentralen Personenstamm führen möchten, der in der FIBU als Standardkontenrahmen für Personen dient. Diese Ausprägung verändert folgende Parametereinstellungen und lässt auch keine manuelle Änderung der Einstellungen dieser Parameter zu:
2 - Gemeinsame Personenwartung - Update in alle Fibus der Firmengruppe Verwenden Sie diese Ausprägung, wenn Sie unter einer (fiktiven) Stammdatenfirma einen zentralen Personenstamm führen möchten. Alle dort angelegten Kunden und Lieferanten werden automatisch in jede aktuelle Fibu der Firmengruppe als Personenkonto verteilt. Diese Ausprägung verändert folgende Parametereinstellungen und lässt auch keine manuelle Änderung der Einstellungen dieser Parameter zu:
3 - Getrennte Personenwartung Verwenden Sie diese Ausprägung, wenn Sie eine getrennte Personenwartung wünschen. Das heißt, trotz Firmengruppe werden Personen weiter dezentral in der jeweiligen Firma angelegt, in der sie benötigt werden. Eine automatische Verteilung in andere Fibus innerhalb der Firmengruppe erfolgt NICHT. Das Personenkonto existiert nur in der Fibu der jeweiligen Firma. Diese Ausprägung verändert folgende Parametereinstellungen und lässt auch keine manuelle Änderung der Einstellungen dieser Parameter zu:
4 - Expertenmodus Verwenden Sie diese Ausprägung, wenn alle firmengruppenrelevanten Parameter manuell und unabhängig voneinander eingestellt werden sollen. Diese Ausprägung sollte nur nach Rücksprache mit dem BMD Support verwendet werden! Sie ist nur in Ausnahmefällen einzustellen, wenn die Ausprägungen 1 bis 3 begründet nicht verwendet werden können. |
Personenerfassung unter Hauptfirma
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Personenerfassung unter Hauptfirma
Dieser Parameter ist nur bei Firmengruppen relevant und bezieht sich auf die Anlage und Anzeige von Kunden und Lieferanten sowie von allen anderen Personenarten mit Ausnahme von Mitarbeitern. Für Mitarbeiter wird diese Einstellung über den Parameter Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma geregelt. Hinweis: Die Einstellung dieses Parameters kann nur dann manuell geändert werden, wenn der Parameter Personenwartung in der Firmengruppe auf "4 - Expertenmodus" eingestellt ist. 0 - Nein: Personenstammdaten können in jeder Firma der Firmengruppe geführt werden. 1 - Ja: Personenstammdaten werden in der Firmengruppe ausschließlich unter der Hauptfirma geführt. Die Personenanlage ist unter anderen Firmen der Firmengruppe nicht möglich. Wird diese Ausprägung eingestellt, erfolgt eine Prüfung, ob in Firmen, die nicht der Hauptfirma entsprechen, Personen existieren. Ist das der Fall, ist diese Einstellung nicht zulässig. Stellen Sie in diesem Fall zuerst alle relevanten Personen auf die Hauptfirma um. Sollte aus irgendwelchen Gründen dennoch die Anforderung entstehen, dass eine derartige Einstellung trotz vorhandener Personen erforderlich ist, kann der BMD Support die Sperre temporär deaktivieren. Die Entscheidung bezüglich dieser Einstellung sollte am Beginn der Programmeinführung gemeinsam mit dem BMD Berater getroffen werden. Wir empfehlen, auch spätere Änderungen jedenfalls mit dem BMD Support abzusprechen! Folgender Hinweis ist nur relevant, falls Sie Ihre Firmengruppe im Zusatzfirmenmodus betrieben haben (Sonderfall): Sollte bei Ihnen der Fall eintreten, dass die Personenerfassung unter Hauptfirma nach laufendem Betrieb deaktiviert wird (z. B. weil die Firmengruppe um zusätzliche Firmen erweitert wird und sich dadurch die Entscheidungsgrundlage ändert), achten Sie darauf, zuvor das Kennzeichen "Zusatzfirma" auf allen Firmenzuordnungen der Firmengruppe zu deaktivieren. Dieses Kennzeichen wird nur in Spezialfällen verwendet, und darf keinesfalls auf einer Firmenzuordnung gesetzt sein, wenn dieser Parameter auf NEIN gestellt wird. Details zum Zusatzfirmen-Modus lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Firmengruppen. Wird der Parameter firmenbezogen gesetzt, ist die Firmennummer der Firmengruppe zu verwenden. Ist der Parameter auf "Nein" gesetzt, ist bei der Personenerfassung immer die jeweilige Firma anzugeben. |
Eindeutige Personennummern
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Eindeutige Personennummern
Bei einer Neuanlage wird geprüft, ob die Nummer der Person (Kunde, Lieferant ...) innerhalb einer Firmengruppe eindeutig ist. Hinweis
0 - Nein (Standard): Innerhalb der Firmengruppe kann eine Personennummer mehrmals, d. h. für verschiedene Personen, vergeben werden. Beispiel: Kunde 200000 ist in Firma 1 Max Mustermann und in Firma 2 Mia Maier. 1 - Ja: Innerhalb der Firmengruppe gibt es eindeutige Personennummern - d. h., bei der Neuanlage einer Person wird geprüft, ob die Nummer der Person innerhalb der Firmengruppe bereits existiert. Beispiel: Kunde 200000 ist in Firma 1 Max Mustermann. In Firma 2 kann kein Kunde mehr mit dieser Nummer angelegt werden, da die Nummer bereits in Firma 1 verwendet wird. BMD empfiehlt, diesen Parameter mit der Einstellung "1 - Ja" zu verwenden. Es kann ansonsten in manchen Programmbereichen zu Problemen mit der Personenerkennung kommen. Die Einstellung "0 - Nein" sollte in jedem Fall mit einem BMD Berater abgesprochen werden, da sie nur in wenigen Ausnahmefällen verwendet werden kann. Sofern der Parameter "Personenerfassung unter Hauptfirma" auf "JA" eingestellt ist, hat die Einstellung in diesem Parameter allerdings keine Auswirkung. Besonderheit Paket FIBU Umstellen des Parameters nur nach Absprache mit dem Support! Wenn FIBUs für Firmen innerhalb von Firmengruppen importiert werden sollen, dann muss bei Einstellung "1 - ja" darauf geachtet werden, dass die Kunden und Lieferanten der zu importierenden FIBUs zum Zeitpunkt des Imports "eindeutige" Nummern aufweisen. (z. B. der Kunde 200000 ist in allen Fibus - sofern vorhanden - Max Mustermann). In so einem Fall müssen also VOR dem Import der FIBUs die Personennummern angepasst werden, soweit sie nicht eindeutig sind. Ist das nicht möglich (etwa weil die Firmengruppe gerade eingerichtet wurde und die FIBUs, die bisher der STB gebucht hat, zügig weitergeführt werden sollen), dann muss der Parameter auf "2 - Nein" gestellt sein. Falls mittelfristig eindeutige Nummern von Kunden und Lieferanten angestrebt werden, müssen diese dann innerhalb der Firmengruppe nach und nach umgestellt bzw. bereinigt werden (Termin im Support). |
Update-Ziel (Eigene Buchhaltung)
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Update FIBU → Update-Ziel (Eigene Buchhaltung)
Dieser Parameter ist nur bei Firmengruppen relevant und gilt immer gleichermaßen für Kunden und Lieferanten. Sie stellen damit ein, in welche Fibus der Firmengruppe die Person als Personenkonto upgedatet werden soll. Bei allen Einstellungen erfolgt das Update immer nur in die jeweils aktuelle Fibu der Firma! Das Update wird bei einer Neuanlage und beim Bearbeiten von Kunden/Lieferanten, egal ob im CRM Personenstamm oder in den FIBU Personenkonten, automatisch ausgelöst. Hinweis: Die Einstellung dieses Parameters kann nur dann manuell geändert werden, wenn der Parameter Personenwartung in der Firmengruppe auf "4 - Expertenmodus" eingestellt ist. Wird der Parameter firmenbezogen gesetzt, ist er für jede Firma der Firmengruppe einzustellen, in der sich die Einstellung aus Sicht der CRM Person auswirken soll. Er kann bei firmenbezogener Einstellung, im Gegensatz zu anderen Firmengruppen-Parametern, NICHT mit der Nummer der Firmengruppe eingestellt werden. 0 - Update aller Fibus einer Firmengruppe: Jedes Personenkonto in der Firmengruppe, unabhängig davon, in welcher Firma es erfasst/bearbeitet wird, wird in alle Fibus der Firmengruppe upgedatet. 1 - Update Fibu der jeweiligen Firma: Die Stammdaten werden nur in die Fibu der Firma, in der die Person angelegt wird, übernommen. 2 - Update Standardkontenplan: Die Kunden- und Lieferantenstammdaten werden in den hinterlegten Standardkontenplan des NTCS Fibustammes übernommen. Diese Einstellung wird verwendet, wenn die Hauptfirma einer nicht operativen Stammdatenfirma entspricht und die Personenerfassung nur unter der Hauptfirma erfolgt (Firma 98 im Auslieferungsstandard für Firmengruppen)! Damit das Update in die FIBU mit dieser Einstellung durchgeführt werden kann, muss zusätzlich auf den jeweils aktuellen Fibus aller Firmen der Firmengruppe, mit Ausnahme der Hauptfirma, der entsprechende Standardkontenplan hinterlegt werden: Feld "Firmen-Nr PersKto-Standardkontenrahmen" und "FIBU-Nr PersKto-Standardkontenrahmen" bzw. wenn diese leer sind, dann "Firmen-Nr Standardkontenrahmen" und "FIBU-Nr Standardkontenrahmen". Achtung: Wird diese Ausprägung verwendet, darf am Fibustamm der Hauptfirma KEIN Standardkontenplan hinterlegt werden! Wird der Standardkontenplan nicht wie hier beschrieben in der Fibu hinterlegt, ist mit dieser Parameterausprägung das Anlegen und Bearbeiten von Kunden/Lieferanten innerhalb der Firmengruppe nicht mehr möglich. Bei der Entscheidung, wie dieser Parameter eingestellt werden soll, sind auch die Einstellungen der Parameter Personenerfassung unter Hauptfirma sowie eindeutige Personennummern von Bedeutung. A: Personen werden unter der Hauptfirma erfasst, die Hauptfirma entspricht einer NICHT operativen Stammdatenfirma: Wir empfehlen die Ausprägung 2. B: Personen werden unter der Hauptfirma erfasst, die Hauptfirma entspricht einer operativen Stammdatenfirma: Wir empfehlen die Ausprägung 0 oder 1. C: Personen werden NICHT unter der Hauptfirma erfasst, es gibt eindeutigen Personennummern: Wir empfehlen die Ausprägung 0 oder 1. D: Personen werden NICHT unter der Hauptfirma erfasst, es gibt KEINE eindeutigen Personennummern: Es wird automatisch das Verhalten entsprechend der Auspägung 1 angewendet, auch wenn Sie im Parameter ein anderes Verhalten einstellen. Grund: in dieser Konstellation wäre jede andere Einstellung, außer Ausprägung 1, falsch und würde zu Fehlern führen. |
Kunde/Lieferant duplizieren (aus Standardkontenrahmen)
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Update FIBU → Kunde/Lieferant duplizieren (aus Standardkontenrahmen)
Dieser Parameter ist nur für Firmengruppen relevant! Er wirkt sich nur aus, wenn die Parameter Personenerfassung unter Hauptfirma und Eindeutige Personennummern für die Firmengruppe auf "Nein" eingestellt sind. Sie können damit einstellen, ob Kunden und Lieferanten im CRM automatisch in die entsprechende Firma dupliziert werden sollen, wenn in der FIBU das Personenkonto über die Funktion Standardkontenrahmen übernehmen übernommen wird. 1 - Kunde und Lieferant duplizieren (Standard) 2 - Kunde duplizieren 3 - Lieferant duplizieren 4 - Nicht duplizieren Der Parameter ist firmenbezogen auf die Firmennummer des Standardkontenplans einzustellen. Motive für Duplizieren: Wenn Kunden und/oder Lieferanten dezentral geführt werden sollen (also unter mehreren/allen Firmen der Firmengruppe), dann steuert dieser Parameter, ob Sie beim Verteilen des Personenkontos aus dem Standardkontenrahmen in andere Firmen der Firmengruppe eine physisch eigenständige Person (= duplizieren) erzeugen. Dies ist dann sinnvoll, wenn auch die CRM Personenstammdaten dezentral, also unabhängig voneinander gepflegt werden sollen. Eine zentrale Personenerfassung ist z. B. manchmal nicht möglich, wenn in unterschiedlichen Vorsystemen fakturiert wird. Wird eine Person beim Verteilen des Personenkontos aus dem Standardkontenrahmen nicht dupliziert, dann steht sie zwar ebenso in allen gewünschten Firmen zur Verfügung, es handelt sich dann aber physisch immer um ein und dieselbe Person. Dies würde bedeuten, dass alle Firmen auf den selben Personenstammdaten arbeiten. Wenn die Stammdatenwartung nicht entsprechend geregelt ist, besteht das Risiko, dass Stammdaten unerwünscht gegenseitig überschrieben werden. Fälle, in denen eine solche Einstellung sinnvoll ist, wären z. B.:
Es ergibt dann wenig Sinn, einen Lieferanten je Firma zu führen und damit vielfach warten zu müssen. |
Mitarbeiter
Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma
Dieser Parameter ist nur bei Firmengruppen relevant und bezieht sich auf die Anlage von Mitarbeitern. Diese können in einer Firmengruppe auch ausschließlich unter der Hauptfirma geführt werden. Zur Bestimmung der Mitarbeiterfirma müssen dann Dienstverhältnisse erfasst werden. 0 - Nein: Mitarbeiterstammdaten können in jeder Firma der Firmengruppe geführt werden. 1- Ja: Mitarbeiterstammdaten werden in der Firmengruppe ausschließlich unter der Hauptfirma geführt. Die Mitarbeiteranlage ist unter anderen Firmen der Firmengruppe nicht möglich. Wird diese Ausprägung eingestellt, erfolgt eine Prüfung, ob in Firmen, die nicht der Hauptfirma entsprechen, Mitarbeiter existieren. Ist das der Fall, ist diese Einstellung nicht zulässig. Stellen Sie in diesem Fall zuerst alle relevanten Mitarbeiter auf die Hauptfirma um. Sollte aus irgendwelchen Gründen dennoch die Anforderung entstehen, dass eine derartige Einstellung trotz vorhandener Mitarbeiter erforderlich ist, kann der BMD Support die Sperre temporär deaktivieren. Die Entscheidung bezüglich dieser Einstellung sollte am Beginn der Programmeinführung gemeinsam mit dem BMD Berater getroffen werden. Wir empfehlen, auch spätere Änderungen jedenfalls mit dem BMD Support abzusprechen! Wird der Parameter firmenbezogen gesetzt, ist die Firmennummer der Firmengruppe zu verwenden. Ist der Parameter auf "Nein" eingestellt, ist bei der Mitarbeitererfassung immer die jeweilige Firma anzugeben. Besonderheit Paket LOHN Nur bei Ausprägung "Nein" zu beachten: Werden in einer Firmengruppe mehrere Mitarbeiter mit derselben Mitarbeiternummer gefunden (Beispiel: Firma 1 DN 1 = Maier Herbert, Firma 2 DN 1 = Huber Anna), dann kommt es zu schweren Fehlermeldungen bei ELDA-Meldungen bzw. bei der Ausführung wichtiger Funktionen. Sobald das Paket LOHN in Verwendung ist, muss sichergestellt sein, dass jede Mitarbeiternummer in der Firmengruppe nur einmal vergeben ist. Ist dies nicht der Fall, dann sollte dieser Zustand dringend im Paket CRM mit dem Programm Stammdaten → Hilfsprogramme → Mitarbeiter umstellen hergestellt werden. Diese Konstellationen können nur bei Ausprägung "Nein" in diesem Parameter zustande kommen. Besonderheiten in der LEA Bei Aktivierung dieses Parameters wird der Dienstverhältnismodus der LEA aktiv. Dadurch werden künftig erfasste Leistungen mit dem jeweiligen Dienstverhältnis des Mitarbeiters gekennzeichnet. Bestehende Leistungen werden durch die Umstellung dieses Parameters nicht automatisch verändert. Im Anschluss muss das Programm Leistungen aktualisieren mit der Einstellung Alle Leistungen durchgeführt werden. Die Leistungen sind daher bis zur Durchführung des Programms in der Leistungserfassung nicht sichtbar. Als Erleichterung wird, wenn bei der Umstellung des Parameters bereits mindestens eine Leistung ohne Dienstverhältnis in der betroffenen Firmengruppe vorkommt, eine Meldung ausgegeben. Diese weist Sie darauf hin, dass bereits erfasste Leistungen aktualisiert werden müssen und verweist Sie zudem auf das Themendokument Leistungen aktualisieren bei Umstellen des CRM Parameters "Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma". |
Eindeutige Mitarbeiternummern
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Eindeutige Mitarbeiternummern
Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters wird geprüft, ob die Mitarbeiternummer innerhalb einer Firmengruppe eindeutig ist. Hinweis
0 - Nein: Innerhalb der Firmengruppe kann eine Mitarbeiternummer mehrmals, d. h. für verschiedene Mitarbeiter, vergeben werden. Beispiel: Mitarbeiter 1 ist in Firma 1 Max Mustermann und in Firma 2 Mia Maier. 1 - Ja: Innerhalb der Firmengruppe gibt es eindeutige Mitarbeiternummern - d. h., bei der Neuanlage eines Mitarbeiters wird geprüft, ob die Nummer des Mitarbeiters innerhalb der Firmengruppe bereits existiert. Beispiel: Mitarbeiter 1 ist in Firma 1 Max Mustermann. In Firma 2 kann kein Mitarbeiter mehr mit dieser Nummer angelegt werden, da die Nummer bereits in Firma 1 verwendet wird. BMD empfiehlt dringend, diesen Parameter mit der Einstellung "1 - Ja" zu verwenden! Es kann ansonsten in manchen Programmbereichen (insbesondere im Lohn) zu Problemen mit der Personenerkennung kommen. Die Einstellung "0 - Nein" sollte in jedem Fall mit einem BMD Berater abgesprochen werden, da sie nur in wenigen Ausnahmefällen verwendet werden kann. Dieser Parameter ist nur bei Firmengruppen relevant! Wird der Parameter firmenbezogen gesetzt, ist als Firma die Nummer der Firmengruppe zu verwenden. Besonderheit Paket LOHN Werden in einer Firmengruppe mehrere Mitarbeiter mit derselben Mitarbeiternummer gefunden (Beispiel: Firma 1 DN 1 = Maier Herbert, Firma 2 DN 1 = Huber Anna), dann kommt es zu schweren Fehlermeldungen bei ELDA-Meldungen bzw. bei der Ausführung wichtiger Funktionen. Sobald das Paket LOHN in Verwendung ist, muss sichergestellt sein, dass jede Mitarbeiternummer in der Firmengruppe nur einmal vergeben ist. Ist dies nicht der Fall, dann sollte dieser Zustand dringend im Paket CRM mit dem entsprechenden Programm unter Stammdaten → Hilfsprogramme → Umstellen → Mitarbeiter umstellen hergestellt werden. |
Projekte
Projekterfassung unter Hauptfirma
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Projekterfassung unter Hauptfirma
Dieser Parameter ist nur bei Firmengruppen relevant und bezieht sich auf die Anlage von Projekten. Die Entscheidung bezüglich dieser Einstellung sollte am Beginn der Programmeinführung gemeinsam mit dem BMD Berater getroffen werden. 0 - Nein: Die Erfassung von Projekten erfolgt immer unter der jeweiligen Firma. 1 - Ja: Die Erfassung von Projekten erfolgt unter der Hauptfirma der Firmengruppe. Jedes erfasste Projekt ist in allen Firmen der Firmengruppe verfügbar. Wird diese Ausprägung eingestellt, erfolgt eine Prüfung, ob in Firmen, die nicht der Hauptfirma entsprechen, Projekte existieren. Ist das der Fall, ist diese Einstellung nicht zulässig. Stellen Sie in diesem Fall zuerst alle relevanten Projekte auf die Hauptfirma um. Sollte aus irgendwelchen Gründen dennoch die Anforderung entstehen, dass eine derartige Einstellung trotz vorhandener Projekte erforderlich ist, kann der BMD Support die Sperre temporär deaktivieren. 2 - Ja mit Pflichteingabe Gehörtfirma: Bei der Erfassung muss zusätzlich die Gehörtfirma eingegeben werden, andernfalls kommt eine Hinweismeldung beim Speichern. Wird der Parameter firmenbezogen gesetzt, ist als Firma die Firmennummer der Firmengruppe zu verwenden. Hinweis
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Abteilungen
Abteilungserfassung unter Hauptfirma
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Abteilungserfassung unter Hauptfirma
Dieser Parameter ist nur bei Firmengruppen relevant und bezieht sich auf die Anlage von Abteilungen. Die Entscheidung bezüglich dieser Einstellung sollte am Beginn der Programmeinführung gemeinsam mit dem BMD Berater getroffen werden. 0 - Nein: Die Erfassung von Abteilungen erfolgt immer unter der jeweiligen Firma. 1 - Ja: Die Erfassung von Abteilungen erfolgt unter der Hauptfirma der Firmengruppe. Wird diese Ausprägung eingestellt, erfolgt eine Prüfung, ob in Firmen, die nicht der Hauptfirma entsprechen, Abteilungen existieren. Ist das der Fall, ist diese Einstellung nicht zulässig. Sollte aus irgendwelchen Gründen dennoch die Anforderung entstehen, dass eine derartige Einstellung trotz vorhandener Abteilungen erforderlich ist, kann der BMD Support die Sperre temporär deaktivieren. Wird der Parameter firmenbezogen gesetzt, ist als Firma die Firmennummer der Firmengruppe zu verwenden. |
Standardeinstellung für Firmengruppen
Seit Version 23.01 wird von BMD in NTCS bei Neuinstallationen eine Standardeinstellung für Firmengruppen in folgender Konfiguration ausgeliefert. Diese Einstellungen sind jedenfalls immer zu kontrollieren! Grund: Es könnte sich um eine ältere Installation handeln, bei der die Standardeinstellungen noch nicht in dieser Form vorhanden sind.
Firmenstammdaten:
- Es gibt eine Firma 1 "Eigene Firma". Diese Firma befindet sich außerhalb der Firmengruppe.
- Es gibt eine Firmengruppe 99. Dieser Firmengruppe ist die Firma 98 "Zentrale Stammdaten für Firmengruppe" zugeordnet. Firma 98 ist operativ NICHT tätig.
- Firma 98 verfügt bereits über eine Fibu mit allen nötigen Einstellungen, um diese als Standardkontenrahmen für Personenkonten zu verwenden.
Einstellungen zur Standard-Firmengruppe:
Folgende Parameter sind im Standard firmenbezogen für die Firmengruppe 99 wie folgt eingestellt:
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Personenwartung in der Firmengruppe | Gemeinsame Personenwartung - Update Standardkontenplan |
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Personenerfassung unter Hauptfirma | Ja |
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma | Ja |
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Abteilungserfassung unter Hauptfirma | Ja |
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Projekterfassung unter Hauptfirma | Ja |
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Eindeutige Personennummer | Nein |
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Eindeutige Mitarbeiternummern | Ja |
Folgender Parameter ist im Standard firmenbezogen für die Firma 98 wie folgt eingestellt:
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Update FIBU → Update-Ziel (Eigene Buchhaltung) | Update Standardkontenplan |
Hinweis
| Einen Überblick über die wichtigsten Einstellungen zur Firmengruppe finden Sie in der Kundenliste: Paket CRM → Stammdaten → Personen → Kunden → Extras → Info zu Einstellungen |
Spezieller Modus: Zusatzfirma
Der Zusatzfirmen-Modus ist ein Modus für Firmengruppen mit Personenerfassung unter der Hauptfirma. Dadurch kann die nachträgliche Integration zusätzlicher Firmen, die selbst Kunden/Lieferanten in die Firmengruppe mitbringen, schneller durchgeführt werden. Eine Firma kann in diesem Modus auch dann zu einer Firmengruppe mit "Personenerfassung unter Hauptfirma" hinzugefügt werden, wenn unter der neuen Firma ebenfalls bereits Kunden/Lieferanten existieren. Er stellt somit eine Ausnahme zur normalen "Personenerfassung unter Hauptfirma" dar.
Motiv: Zum Zeitpunkt der Übernahme einer Firma ist für diese Firma noch ein externes führendes System im Einsatz, in dem eine Umstellung nicht unmittelbar durchgeführt werden kann. Gleichzeitig wird die Firma aber in NTCS innerhalb der Firmengruppe benötigt, um mit dem Betrieb der ER-Kontrolle beginnen zu können. BMD bietet mit dem Zusatzfirmen-Modus für diesen Konfliktfall eine temporäre Lösung.
Dieser Modus ist allerdings nur als Unterstützung während der Umstellungsphase vorgesehen und sollte deshalb nur temporär als Übergangslösung verwendet werden! Er ist nicht dazu geeignet, mit solchen Firmen in einen vollumfänglichen CRM Betrieb zu gehen. Ebenso sollte die Entscheidung über die Verwendung nur mit einem BMD Berater getroffen werden!
Voraussetzung für die Verwendung ist, dass folgende Parameter auf "Ja" gesetzt sind: Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Allgemein
Dieser Parameter ist nur bei Firmengruppen relevant und bezieht sich auf die Anlage und Anzeige von Kunden und Lieferanten sowie von allen anderen Personenarten mit Ausnahme von Mitarbeitern. Für Mitarbeiter wird diese Einstellung über den Parameter Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma geregelt. Hinweis: Die Einstellung dieses Parameters kann nur dann manuell geändert werden, wenn der Parameter Personenwartung in der Firmengruppe auf "4 - Expertenmodus" eingestellt ist. 0 - Nein: Personenstammdaten können in jeder Firma der Firmengruppe geführt werden. 1 - Ja: Personenstammdaten werden in der Firmengruppe ausschließlich unter der Hauptfirma geführt. Die Personenanlage ist unter anderen Firmen der Firmengruppe nicht möglich. Wird diese Ausprägung eingestellt, erfolgt eine Prüfung, ob in Firmen, die nicht der Hauptfirma entsprechen, Personen existieren. Ist das der Fall, ist diese Einstellung nicht zulässig. Stellen Sie in diesem Fall zuerst alle relevanten Personen auf die Hauptfirma um. Sollte aus irgendwelchen Gründen dennoch die Anforderung entstehen, dass eine derartige Einstellung trotz vorhandener Personen erforderlich ist, kann der BMD Support die Sperre temporär deaktivieren. Die Entscheidung bezüglich dieser Einstellung sollte am Beginn der Programmeinführung gemeinsam mit dem BMD Berater getroffen werden. Wir empfehlen, auch spätere Änderungen jedenfalls mit dem BMD Support abzusprechen! Folgender Hinweis ist nur relevant, falls Sie Ihre Firmengruppe im Zusatzfirmenmodus betrieben haben (Sonderfall): Sollte bei Ihnen der Fall eintreten, dass die Personenerfassung unter Hauptfirma nach laufendem Betrieb deaktiviert wird (z. B. weil die Firmengruppe um zusätzliche Firmen erweitert wird und sich dadurch die Entscheidungsgrundlage ändert), achten Sie darauf, zuvor das Kennzeichen "Zusatzfirma" auf allen Firmenzuordnungen der Firmengruppe zu deaktivieren. Dieses Kennzeichen wird nur in Spezialfällen verwendet, und darf keinesfalls auf einer Firmenzuordnung gesetzt sein, wenn dieser Parameter auf NEIN gestellt wird. Details zum Zusatzfirmen-Modus lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Firmengruppen. Wird der Parameter firmenbezogen gesetzt, ist die Firmennummer der Firmengruppe zu verwenden. Ist der Parameter auf "Nein" gesetzt, ist bei der Personenerfassung immer die jeweilige Firma anzugeben. | |
Dieser Parameter ist nur bei Firmengruppen mit Personenerfassung unter Hauptfirma relevant (siehe Parameter Personenerfassung unter Hauptfirma). Sie aktivieren damit einen Modus, bei dem trotz aktiver Personenerfassung unter Hauptfirma eine Firma mit vorhandenen Kunden/Lieferanten nachträglich zur Firmengruppe hinzugefügt werden kann, ohne die Personen dieser neuen Firma zuvor auf die Hauptfirma umzustellen. Diese Konstellation wird verwendet, wenn bei der neuen Firma ein Umstellen der Kunden/Lieferanten nicht unmittelbar möglich ist. Das ist z. B. der Fall, wenn zum Zeitpunkt der Übernahme für diese Firma noch ein externes führendes System im Einsatz ist, in dem eine Umstellung derzeit nicht durchgeführt werden kann. Durch Verwendung des Zusatzfirmen-Modus kann die Firma dennoch unmittelbar zur Firmengruppe hinzugefügt und somit Buchhaltung und ER-Kontrolle betrieben werden. Dieser Modus sollte jedoch nur temporär als Übergangslösung verwendet werden! Er ist nicht dazu geeignet, mit solchen Firmen in einen vollumfänglichen CRM Betrieb zu gehen. Die Entscheidung bezüglich der Verwendung dieser Einstellung sollte gemeinsam mit einem BMD Berater getroffen werden. Wir empfehlen, auch spätere Änderungen jedenfalls mit dem BMD Support abzusprechen und den Parameter nach jedem Hinzufügen einer Zusatzfirma wieder zu deaktivieren! Wird der Parameter firmenbezogen gesetzt, ist die Firmennummer der Firmengruppe zu verwenden. Weitere Informationen zum Thema lesen Sie in der Fensterhilfe Firmengruppen. |
Hinweis
| Das Hinzufügen der Firma funktioniert im Zusatzfirmen-Modus ausschließlich mit Kunden/Lieferanten. Wenn andere Personenarten unter der Firma existieren, müssen diese Personen zuvor entsprechend umgestellt werden. |
In der Folge werden in Personenlisten oder Suchdialogen die Kunden/Lieferanten dieser Zusatzfirma gemeinsam mit den anderen Kunden/Lieferanten der Firmengruppe geladen.
Die manuelle Neuanlage einer Person unter der Zusatzfirma ist ausschließlich im Paket FIBU über die Personenkonten möglich. Im Paket CRM ist das Verhalten bei Neuanlage unverändert - Sie können Personen nur unter der Hauptfirma erfassen. Eine Anlage über Personen importieren ist für die Zusatzfirma jedoch auch im Paket CRM möglich.
Achten Sie darauf, dass gegebenenfalls der Parameter "Eindeutige Personennummer" deaktiviert werden muss, bevor Personen unter der Zusatzfirma angelegt werden: Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Kunden → Allgemein
Bei einer Neuanlage wird geprüft, ob die Nummer der Person (Kunde, Lieferant ...) innerhalb einer Firmengruppe eindeutig ist. Hinweis
0 - Nein (Standard): Innerhalb der Firmengruppe kann eine Personennummer mehrmals, d. h. für verschiedene Personen, vergeben werden. Beispiel: Kunde 200000 ist in Firma 1 Max Mustermann und in Firma 2 Mia Maier. 1 - Ja: Innerhalb der Firmengruppe gibt es eindeutige Personennummern - d. h., bei der Neuanlage einer Person wird geprüft, ob die Nummer der Person innerhalb der Firmengruppe bereits existiert. Beispiel: Kunde 200000 ist in Firma 1 Max Mustermann. In Firma 2 kann kein Kunde mehr mit dieser Nummer angelegt werden, da die Nummer bereits in Firma 1 verwendet wird. BMD empfiehlt, diesen Parameter mit der Einstellung "1 - Ja" zu verwenden. Es kann ansonsten in manchen Programmbereichen zu Problemen mit der Personenerkennung kommen. Die Einstellung "0 - Nein" sollte in jedem Fall mit einem BMD Berater abgesprochen werden, da sie nur in wenigen Ausnahmefällen verwendet werden kann. Sofern der Parameter "Personenerfassung unter Hauptfirma" auf "JA" eingestellt ist, hat die Einstellung in diesem Parameter allerdings keine Auswirkung. Besonderheit Paket FIBU Umstellen des Parameters nur nach Absprache mit dem Support! Wenn FIBUs für Firmen innerhalb von Firmengruppen importiert werden sollen, dann muss bei Einstellung "1 - ja" darauf geachtet werden, dass die Kunden und Lieferanten der zu importierenden FIBUs zum Zeitpunkt des Imports "eindeutige" Nummern aufweisen. (z. B. der Kunde 200000 ist in allen Fibus - sofern vorhanden - Max Mustermann). In so einem Fall müssen also VOR dem Import der FIBUs die Personennummern angepasst werden, soweit sie nicht eindeutig sind. Ist das nicht möglich (etwa weil die Firmengruppe gerade eingerichtet wurde und die FIBUs, die bisher der STB gebucht hat, zügig weitergeführt werden sollen), dann muss der Parameter auf "2 - Nein" gestellt sein. Falls mittelfristig eindeutige Nummern von Kunden und Lieferanten angestrebt werden, müssen diese dann innerhalb der Firmengruppe nach und nach umgestellt bzw. bereinigt werden (Termin im Support). |
Die Einstellung, ob es sich um eine Zusatzfirma handelt, erfolgt während der Firmengruppen-Zuordnung automatisch und wird im Feld "Zusatzfirma" gespeichert.
Kennzeichen, ob diese Firmenzuordnung im Modus "Zusatzfirma" betrieben wird. Dieses Feld wird automatisch auf "JA" gesetzt, wenn eine Firma zur Firmengruppe hinzugefügt wird und:
Um das Kennzeichen "Zusatzfirma" zu ändern, verwenden Sie die Funktion unter Stammdaten → Firmen → "Firmengruppen" im Fenstermenü unter Funktionen → Zusatzfirma. Das Feld kann durch den Benutzer nicht direkt in der Bearbeitungsmaske bearbeitet werden. Weitere Informationen lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Firmengruppen unter Spezieller Modus Zusatzfirma. |
Achtung!
| Der Modus kann nicht deaktiviert werden, ohne zuvor die Kunden/Lieferanten auf die Hauptfirma umzustellen und die Firma vollständig zu integrieren! Sollten Sie dennoch ein Motiv haben, das Kennzeichen trotz vorhandener Kunden/Lieferanten zu entfernen, kontaktieren Sie bitte den BMD Support. |
Entfernen von Firmen aus einer Firmengruppe
Das Entfernen von Firmen aus einer Firmengruppe ist in vielen Fällen nicht möglich. Sie erhalten entsprechende Hinweismeldungen.
Beispiel
 | Sie versuchen eine Firma zu entfernen, für die in der LEA bereits Leistungen erfasst worden sind.  |
Firmengruppen inaktiv setzen
Firmengruppen können, wie Personen, inaktiv gesetzt werden, wenn Sie nicht mehr benötigt werden. Verwenden Sie dazu das Feld "Aktiv" am Stamm der Firmengruppe.
In diesem Feld können Sie eine Institution auf aktiv/inaktiv setzen. Besonderheiten dieses Feldes bei Firmengruppen, Firmen, Filialen: Folgendes Verhalten gilt gleichermaßen für Firmengruppen, Firmen und Filialen. Es wird am Beispiel einer Firma beschrieben: Wenn die Firma "Aktiv" ist, ist diese Firma aktuell gültig und sichtbar. Firmen, die inaktiv sind, werden in der Firmenliste automatisch ausgeblendet. Über das Fenstermenü → "Ansicht", können Sie in der Liste zwischen aktiven, inaktiven und allen Firmen umschalten. Inaktive Firmen werden in der Suche und in der Schnellsuche standardmäßig nicht angezeigt, können aber bei Bedarf manuell eingegeben werden. Jede Firmengruppe, Firma oder Filiale ist eigens auf inaktiv zu setzen. Eine Firmengruppe kann nur dann auf inaktiv gesetzt werden, wenn alle zugeordneten Firmen bereits inaktiv sind. Eine Firma kann nur dann auf inaktiv gesetzt werden, wenn alle zugeordneten Filialen bereits inaktiv sind. Dieses Feld wird beim Update von Person auf Firma automatisch vom Kundenstamm auf die zugehörige Mandantenfirma upgedatet. Wenn Sie das nicht möchen, können Sie das Update mit einer Update-Feldsperre unterbinden. |
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