Projektliste
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → Projekte → Projektliste oder Leistungserfassung → Stammdaten → Projekte → Projektliste oder Personaleinsatzplanung → Stammdaten → ProjektlisteEin Projekt dient zum Speichern von Informationen, die für die Abwicklung eines Auftrags für einen Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten usw.) benötigt werden. Neben den vielen Projektfeldern selbst können im Programm sehr viele andere Funktionen und Daten mit einem Projekt kombiniert werden. Den besten Überblick darüber finden Sie im Projekt-Navigator. Das Projekt entspricht bei vielen Anwendern auch einem Kostenträger (Kostenstammdaten).
Informationen zur sinnvollen Verwendung und optimalen Anlage von Projekten finden Sie unter Strukturelle Eigenschaften von Projekten.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Die Einstiegsfelder dienen zur Vorselektion der betroffenen Firma/Firmengruppe und der Person für die Projektliste.
Einstiegsfeld | Geben Sie die Firmennummer der Firma ein, deren Projekte Sie in der Liste unterhalb sehen möchten. Hinweis
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Alle Projekte/Favoriten | Über das Menü "Ansicht" und Favoriten bzw. die Tastenkombination Strg + 2 können Sie auf die Favoriten wechseln. | ||||||
Combobox | Hier können Sie eine zusätzliche Filterung nach Projektkategorien vornehmen. | ||||||
Liste der Projekte | Liste der Projekte entsprechend der Einstellungen im Einstiegsfeld bzw. bei Alle Projekte/Favoriten. |
Projekte
Die Liste der Projekte zeigt alle Projekte entsprechend den Filtereinstellungen und den Einstiegsfeldern. Über die Combobox können Sie zwischen den verschiedenen Projektkategorien wählen.
Folgende Funktionen stehen Ihnen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Navigator | Öffnet den Projektnavigator. |
 Bilanzdaten bearbeiten | Ermöglicht die Eingabe von Bilanzvorlage und FIBU. Diese Funktion dient Steuerberatungskanzleien dazu, die Stammdatenbearbeitung von Projekten (durch Sekretariate) berechtigungsmäßig von der Bearbeitung der Bilanzdaten (durch die Bilanzierer) zu trennen. |
 Checkliste | Folgende Funktionen sind für Checklisten verfügbar:
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 Mitarbeiter zuordnen | Lässt Mitarbeiter zum Projekt zuordnen. Zweckmäßig ist diese Funktion in Verbindung mit dem LEA Parameter "Projekt-Mitarb-Prüfung" (Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Leistungserfassung → Allgemein), der einen Hinweis anzeigt, wenn ein dem Projekt nicht zugeordneter Mitarbeiter Leistungen auf das Projekt erfassen will (Tageserfassung). Die Erfassung ist trotz Meldung möglich. | ||||||||||||||||||||||||||||
 Folgeprojekt erstellen | Legt ein neues Projekt als Kopie des aktuellen Projekts an, erhöht den Stichtag um ein Jahr und verknüpft die beiden Projekte über die Felder "Folgeprojekt ist" und "Folgeprojekt von". Hinweis
Hinweis
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 Projekt-Verrechnungssätze | Öffnet die Funktion zur Bearbeitung der Projekt-Verrechnungssätze (= projektspezifische Stundensätze). Diese Funktion ist berechtigungsmäßig von der Berechtigung für das allgemeine Bearbeiten der Stundensätze entkoppelt. Der Aufruf für diese Funktion steht auch im Projekt-Navigator zur Verfügung. | ||||||||||||||||||||||||||||
| Pauschalen | Öffnet die Funktion zur Bearbeitung der Projektpauschalen (= projektspezifische Pauschalen). Diese Funktion ist berechtigungsmäßig von der Berechtigung für das allgemeine Bearbeiten der Pauschalen entkoppelt. Der Aufruf für diese Funktion steht auch im Projekt-Navigator zur Verfügung. | ||||||||||||||||||||||||||||
 Zu Favoriten hinzufügen | Fügt das aktuelle Projekt in die Liste der persönlichen Favoriten des aktuellen Benutzers hinzu. Damit kann die Projektsuchroutine auf die "momentan interessanten" Projekte (Favoriten) umgeschaltet (Strg + 2) werden, um schnell ein Projekt zu finden. Die Favoriten können mit der Funktion "Verwaltung Projektfavoriten" (Strg + T) bearbeitet bzw. entfernt werden. Hinweis
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 Offene Leistungen anzeigen | Zeigt über das Fenster Rechnung (Offene Leistungen anzeigen) eine Liste der offenen Leistungen für das markierte Projekt an und ist nur sinnvoll einsetzbar, wenn Sie die LEA verwenden. Der Aufruf dieser Funktion ist auch im Projekt-Navigator verfügbar. Nähere Informationen finden Sie in der Fensterhilfe Rechnung (Offene Leistungen anzeigen). Über Parameter können Sie Berechtigungen für das Ansehen von offenen Leistungen aktivieren. CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Projekte → Allgemein → Berechtigung für Ansehen offene Leistungen.
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 Abzüge | Dient zur Bearbeitung projektbezogener Abzüge (Abzüge in Projekten). | ||||||||||||||||||||||||||||
 Provisionstabellen | Ermöglicht die Bearbeitung von Provisionstabellen der Warenwirtschaft. | ||||||||||||||||||||||||||||
 Projektlager erstellen | Dient zur Anlage eines neuen Projektlagers. Beachten Sie dabei folgenden Parameter: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Lagerverwaltung → Allgemein → Anlage Projektlagerplatz
Erfolgt die Anlage eines Projektlagerplatzes "Automatisch mit Anlage eines Projekts", wird für das als Projeklager gekennzeichnete Lager ein Lagerplatz mit der Projektnummer erstellt. | ||||||||||||||||||||||||||||
Hier können die "momentan interessanten" Projekte (Favoriten) des aktuellen Benutzers hinzugefügt und entfernt werden. | |||||||||||||||||||||||||||||
 Internes Projekt zuordnen | Damit kann dem aktuellen Projekt ein internes Projekt angelegt werden. Dieses Projekt und seine Eigenschaften (Verrechnungsfirma, Geschäftsführer, Abteilungsleiter) überlagert das allgemeine, in den Gegenverrechnungsregeln hinterlegte Projekt. Dadurch wird gesteuert, wem Umsätze der Gegenverrechnung zugeordnet werden. | ||||||||||||||||||||||||||||
 Stakeholder | Folgende Funktionen sind für Stakeholder verfügbar:
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 PEP-Funktionen | Folgende Funktionen sind für PEP-Funktionen verfügbar:
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Duplizieren
Checkliste suchen
Mit Vorlage abgleichen
Checklistenfortschritt...
Wiederherstellen... 
F4-Pfeil aufgerufen werden.
Scorecard übernehmen
Dokumentenübersicht
Projekt-Cockpit Alle Projekte | Zeigt alle Projekte (im Gegensatz zu den Projektfavoriten des aktuellen Benutzers) in der Projektliste an. |
| Favoriten | Zeigt die Projektfavoriten des aktuellen Benutzers (im Gegensatz zu allen Projekten) in der Projektliste an. |
 Ausdruck Projektstammblatt | Ermöglicht den Ausdruck der Stammdaten der in der Liste befindlichen Projekte. |
 Auswertungsübersicht | Wenn Sie diese Funktion betätigen, kommen Sie direkt in die Auswertungsübersicht. In diesem Fenster können Sie zu den einzelnen Auswertungen Smart-Interfaces anlegen. Weitere Infos erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsübersicht. |
 Druckliste | Bietet die Möglichkeit mehrere Auswertungen und Berichte nach definierbaren Merkmalen mit einem Aufruf zu generieren. |
 Workflow starten | Mit dieser Funktion können Sie zum ausgewählten Projekt einen CRM Workflow starten. Es öffnet sich das Fenster "Workflow starten", wo das Projekt übergeben wird. Es werden ausschließlich Workflows vom Typ "CRM Workflow" angeboten, die den jeweiligen Ad-hoc-Workflowtyp aufweisen. |
 Textdatei importieren - Projekte | Ermöglicht den Export der in der aktuellen Liste enthaltenen Projekte. |
 Textdatei exportieren - Projekte | Ermöglicht den Import von Projekten aus einer Textdatei. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Import Projekte. |
Standardfeldauswahl Projektliste
Projektdetails
Die Projektdetails sind ein optionaler Bereich und können über das Burger-Menü eingeblendet werden. In den Details werden bestimmte Daten zum selektierten Projekt kompakt dargestellt.
Projektgruppen
Die Projektgruppen sind ein optionaler Bereich und können über das Burger-Menü eingeblendet werden. Sie dienen als zusätzliche Strukturierungsform der Projekte. Die Projektgruppen ermöglichen Ihnen einen noch besseren Überblick über Ihre Projekte und können individuell gestaltet werden.
Die Projektgruppen richten sich nach den Einstellmöglichkeiten in der Projektliste (Comboboxen, Einstiegsfelder) und können beispielsweise anzeigen, wie viele offene Projekte aus welcher Kategorie, von welcher Person etc. vorhanden sind.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Letzte Auswahl merken | Mit dieser Funktion wird sich die letzte Auswahl innerhalb der Projektgruppen gemerkt. |
Hintergrundinformationen
Hinweis
 | Beim Speichern einer Projektneuanlage besteht die Möglichkeit, einen Workflow zu starten. Dazu muss auf der Projektkategorien im Feld Workflow ein CRM Workflow hinterlegt werden. |
Feldauswahlen
Wenn viel mit Projekten gearbeitet wird, sollte die Projekteingabe in allen Feldauswahlen unmittelbar vor oder nach dem Kundenfeld platziert werden (z. B. Termine, Aufgaben, DMS, LEA usw.).
Löschen von Projekten
In manchen Fällen kann ein Projekt aufgrund von Bewegungsdaten nicht gelöscht werden. Sie erhalten in diesem Fall aus technischen Gründen keine Infomeldung. Sollte ein Löschvorgang nicht erfolgreich sein, finden Sie weitere Informationen im BMDERR.LOG. (TOOLS→ Tools → Protokolle → Logdateien).
Hinweis
| Im BMDPROJEKT.LOG wird aufgezeichnet, wenn:
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Vertreter umstellen
Sollten Sie auf mehreren Projekten einen der Vertreter umstellen wollen, können Sie folgendes Hilfsprogramm verwenden: Stammdaten → Hilfsprogramme → Vertreter umstellen. Wie bei allen Hilfsprogrammen, beachten Sie bitte vor der Anwendung die entsprechenden Hinweise in der Hilfe zum Fenster. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, Vertreter über "Spalte bearbeiten" umzustellen.
Import von Projekten
Informationen zum Import von Projekten lesen Sie unter Import Projekte.
Der Import kann manuell oder über Batch gestartet werden. Aufruf: BMDNTCS.exe /FUNC=mcs_frmprojekt_autoimport /STP_IMP_FILENAME=c:\.....csv
Die dafür benötigte Feldauswahl muss unter dem Speichernamen CSVIMPEXP gespeichert werden. Die Option "Erste Zeile ignorieren" kann dabei mit folgendem Anhang auf aktiv gesetzt werden: /STP_IGNORE_FIRSTLINE=1
Siehe dazu auch Aufrufkonventionen von BMDNTCS
Zusammenspiel mit anderen Bereichen
LEA
Über Projekte kann das Eingabeverhalten in der Leistungserfassung gesteuert werden. Dazu wird auf der zugehörigen Projektart im Feld "Tätigkeitsgruppe" eine Tätigkeitsgruppe aus der LEA hinterlegt.
Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Allgemeine LEA Parameter → Allgemein → Tätigkeiten. Stellen Sie diesen Parameter auf die Ausprägung "Tätigkeiten zu Tätigkeitsgruppen zuordnen".
Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Allgemeine LEA Parameter → Allgemein → Tätigkeitsgruppen. Stellen Sie diesen Parameter auf die Ausprägung "Wird von Projektart ermittelt".
Sind diese Parameter so eingestellt, und wird gleichzeitig bei jedem Projekt eine Projektart hinterlegt und bei dieser Projektart auch eine Tätigkeitsgruppe hinterlegt, so kann in der Leistungserfassung nach Eingabe des Projekts sofort eine Eingrenzung der möglichen Tätigkeiten erfolgen. Weitere Informationen finden Sie auch in der Themendokumentation LEA mit Projekten.
KORE
Ein Projekt kann über eines oder mehrere seiner sogenannten Kostentypen mit der KORE verknüpft werden. Zum Beispiel kann über die Auswahl eines Kostenträgers im entsprechenden Feld das Projekt als Kostenträger fungieren oder zu einem Kostenträger zugeordnet werden. Gleiches gilt für die anderen Kostentypen. Diese Anlage lässt sich auch automatisieren, sodass bei Anlage eines Projekts der Kostenträger in der Kore automatisch angelegt wird. Das ist aber nur nötig, wenn man überhaupt Projekte UND Kostenträger benötigt. Für viele Funktionen ist es ausreichend, entweder Projekte oder Kostenträger zu führen. (Kostenstammdaten, Koretypenfindung).
WWS
Beim WWS Auftrag kann über das Feld "Projekt" ein Projekt zugeordnet werden. Im Projekt-Navigator können in der Folge alle Aufträge, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen zu dem Projekt angezeigt werden.
Auftragserstellung, Aufträge
Auftragserstellung, Aufträge
BILANZ
In der Bilanz wird die Bilanzerstellung über die Erstellung eines Bilanzprojekts (Firmenbezogenes Projekt) abgewickelt. Wird in den CRM Projektstammdaten ein Projekt angelegt, scheint dieses nicht automatisch in den Bilanzprojekten auf. Um ein Projekt zu einem Bilanzprojekt zu machen, müssen folgende Projektfelder befüllt werden:
| Vorlage | Dieses Feld wird benötigt, um eine Vorlage mit der Checklistenart "Jahresabschluss" oder "Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität" aus dem Fenster Projektvorlagen zu hinterlegen. Sobald eine entsprechende Projektvorlage (= Checkliste) verknüpft worden ist, wird die Funktion "Checkliste öffnen" am Projekt aktiviert. Anschließend kann die Checkliste in der Projektliste bearbeitet und verwendet werden. Besonderheiten dieses Feldes in der Bilanz Die Vorlagen beinhalten für Bilanzprojekte (Firmenbezogene Projekte) den Ablauf der Bilanzierung. Beispielsweise welche Tätigkeiten zu erledigen sind, um am Ende eine vollständige Bilanz ans Firmenbuch übermitteln und die Steuererklärung erstellen zu können. Hinweis
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| Fibu | Über dieses Feld kann eine Finanzbuchhaltung am Projekt hinterlegt werden. Mit F8 können Sie direkt über dieses Feld die Jahresübernahme der entsprechenden FIBU starten. Besonderheiten dieses Feldes in der Bilanz: Die FIBU ist für ein Bilanzprojekt (firmenbezogenes Projekt) die Grundlage für die Bilanzierung. Auch alle Arbeiten, die in der Folge getätigt werden, werden zu dieser FIBU gespeichert. Ob es sich bei dieser NTCS FIBU um eine echte Buchhaltung handelt, oder hier nur Daten eingespielt wurden (aus BMD 5.5. oder Saldenimport) ist für die folgenden Tätigkeiten irrelevant. Der einzige Unterschied ist der, dass man bei hinterlegter Echt-Buchhaltung auch die Kontenblätter und Buchungen ansehen und gegebenenfalls bearbeiten kann. Man kann in allen Fenstern des Jahresabschlusses (ausgenommen Stammdaten) die zugrunde gelegte FIBU sehen und bei Bedarf auch die FIBU/Firma wechseln. Hinweis
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Über einen Parameter können Sie einstellen, ob Bilanzprojekte in allen Projektlisten angezeigt werden sollen. CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Projekte → Anzeige Bilanzprojekte.
Sollen Bilanzprojekte im CRM angezeigt werden? 0 - Nein: Bilanzprojekte sind nur bei den firmenbezogenen Projekten im Paket BILANZ sichtbar. 1 - Ja: Bilanzprojekte werden in allen Projektlisten angezeigt. |
FIBU
In der FIBU werden Projekte in erster Linie zu Informations- und Hilfszwecken verwendet. Projekte finden in folgenden Bereichen Anwendung:- Teil- und Schlussrechnung: Aus CRM Projekten können automatisch TR/SR-Abläufe erzeugt werden. Die Projekte in der Buchung haben aber nur Informationscharakter bzw. werden diese Projekte auch ins CRM übergeben (z. B. DMS oder Garantien).
- Projektbezogene Vorsteuer-Kürzung: Aufgrund von Projekten kann die VST-Kürzung durchgeführt werden.
- Klientenmonitoring: Am FIBU-Stamm kann ein Projekt hinterlegt werden, um mehrere Unterfibus darstellen zu können.
PEP
Das Modul PEP untergliedert sich in die Einsatzplanung, Projektplanung und die Kapazitätsplanung. Ein Bezug zu Projekten ergibt sich an folgenden Stellen:
- Einsatzplanung: Die Personaldisponierung erfolgt in der NTCS auf Einsätze. Dazu werden zu einem Einsatzdatensatz ein oder mehrere Mitarbeiterzuordnungsdatensätze angelegt. Es besteht die Möglichkeit einen Einsatz mit verschiedenen Stammdaten zu verknüpfen: Projekt, Kunde, Auftraggeber, Auftragnehmer usw. In der Praxis wird der Einsatz mit dem Projekt gekoppelt.
- Projektplanung: Eine Projektplanung kann nie ohne ein Projekt erfolgen. Mit dem Projektmanagement erfolgt die Abbildung bzw. Gliederung von Vorgangspaketen, Vorgängen und Meilensteinen, Projektstrukturplan. Diese Strukturierungselemente können auch grafisch in einem Gantt-Diagramm dargestellt werden. Projektplanvorlagen erleichtern der Projektleitung das Anlegen neuer Projekte. Auch die Verwaltung von Stakeholdern (Projektbeteiligte) in Projekten ist in der PEP möglich.
- Kapazitätsplanung: In der Kapazitätsplanung werden die Kapazitäten eines Mitarbeiters berechnet. Sowohl im Fenster "Übersicht Mitarbeiterkapazitäten" als auch im Kapazitätsmonitoring werden die verfügbaren bzw. verplanten Zeiten (aus Einsatz-/Projektplanung) verglichen, um die Auslastung der Mitarbeiter zu erhalten.
Lernvideo: