Die Führung von Projekten in der LEA bedeutet, dass für bestimmte oder alle "Aufträge" des Kunden an die eigene Firma anstatt der allgemeinen Möglichkeit, bestimmte Tätigkeiten/Tätigkeitsgruppen und Bezugsjahre/-monate zu bebuchen, wirklich ein konkretes Projekt angelegt wird.

Vor allem, wenn man mehrere eigene Firmen hat, unter denen die Kunden geführt werden, und wenn es praktisch ist, einmal als Firma A und ein anderes Mal als Firma B Leistungen an den Kunden zu erbringen und zu verrechnen, ist der Kunde kein ausreichendes Unterscheidungsmerkmal.

Ein weiteres Motiv ist, wenn es mehrere Honorarverantwortliche für einen Kunden geben kann (für Buchhaltung der Abteilungsleiter X, für Beratung der Abteilungsleiter Y).

Mehrere dieser Motive könnten auch mit dem sogenannten Leistungsumfang je Kunde abgewickelt werden. Da jedoch für das Paket BILANZ schon Projekte existieren, ist es für größere Kanzleien mit Abteilungsleitern und mehreren Firmen AUCH eine praktische Möglichkeit, die Leistungserfassung und -abrechnung auf Projektbasis einzustellen. Ebenfalls könnten Projekte schon allein wegen einer Projektplanung (eigenes Modul) geführt werden.

2. Stammdaten

2.1. Projekte

Die Anlage von Projekten (in der Projektliste) ist weniger aufwendig, als sie aussieht. Ausnahme ist, wenn von einer NICHT-Projekt-LEA auf eine Projekt-LEA umgestellt wird. Da kann es von Vorteil zu sein, für jede Kombination von Kunde, Tätigkeitsgruppe und Bezugszeitraum ein Projekt anzulegen und das kann natürlich aufwändig werden, siehe Kapitel Automatische Projekterzeugung.

Es sollten nicht alle Mitarbeiter Projekte anlegen, sondern nur wenige Mitarbeiter einer Stabsstelle, die auch die Auswirkungen auf die Fakturierung kennen. Projektnummernkreise können dafür sorgen, dass Projekte, die unter unterschiedlichen Firmen (...) angelegt werden, in sauberen Nummernkreisen bleiben.

Die Felder "Gehört zu Firma", "Abteilungsleiter" sowie "Geschäftsführer" und die Kostentypen des Projektes werden auf die Leistungen weitergeschrieben und sind somit historisch auswertbar.

Die Bilanzdaten (Eingabe von FIBU und Checklistvorlage) können über eine eigene Berechtigung von Bilanzierern gepflegt werden, die ansonsten keine Berechtigung zum Anlegen von Projekten haben sollten.

Mit der Funktion "Folgeprojekt erstellen" kann ein Nachfolgeprojekt rasch und einfach erstellt werden.

Die Projektfelder "Budget", "Rückstellung" und "Solldauer" sowie das Projektpauschale können in den LEA Auswertungen als Betragsspalten (für Soll-Ist-Vergleiche) verwendet werden. Die Projektfelder "Budget" und "Solldauer" können beim Bearbeiten der Rechnung neben der Projektbezeichnung (aufgrund des LEA Parameters Ansicht Rechnung) für Vergleichszwecke eingeblendet werden.

Hinweis

Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit der Leistungserfassung auf Projekt die Behandlung der Projektsperre in der NTCS LEA.

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2.2. Projekt-Verrechnungssätze und Projektpauschalen

Projekt-Verrechnungssätze und Projektpauschalen können direkt aus den Projektstammdaten aufgerufen werden. Sie können bei der Funktion "Folgeprojekt erzeugen" vom Vorgängerprojekt kopiert werden.

Hinweis

Projekt-Verrechnungspreise werden dabei ebenfalls kopiert - diese können jedoch nicht aus den Projektstammdaten aufgerufen werden.

Die Projektpauschale kann in den LEA Auswertungen als Betragsspalte (für Soll-Ist-Vergleiche) verwendet werden. Außerdem kann diese beim Bearbeiten der Rechnung neben der Projektbezeichnung (aufgrund des LEA Parameters Ansicht Rechnung) für Vergleichszwecke eingeblendet werden.

2.3. Sonstige

2.3.1. Kore-Stammdaten (Kostentypenfindung)

Wenn aus einem Projekt automatisch ein Kostentyp (z. B. ein Kostenträger) gemacht werden soll, dann ist das über das Paket KORE unter Kostenrechnung → Stammdaten → Kostentypenfindung einstellbar.

2.3.2. Projektkategorien

Projektkategorien haben keine funktionalen Auswirkungen, außer dass die Projekte der Projektliste danach gefiltert werden können. Sie können daher nach Belieben verwendet werden.

2.3.3. Projektarten

Projektarten können gemeinsam mit folgendem CRM Parameter für eine standardisierbare Projektbezeichnung sorgen:

Automatische Generierung Projektname

Der Projektname wird aus den Datenfeldern am Projektstamm automatisch generiert. Folgende Felder werden für die Bezeichnung herangezogen:

Auftragsgegenstand Kurzname: Der Kurzname jener Person, die am Projektstamm im Feld "Kunde/Lieferant" eingetragen ist.
Projektart Kurzbezeichnung: Die Kurzbezeichnung jener Projektart, die am Projektstamm im Feld "Projektart" eingetragen ist.
Bilanzstichtag: Das Datum, welches am Projektstamm im Feld "Eingabe Stichtag als Datum" eingetragen ist.

Bei Änderung eines dieser Felder wird auch der Projektname aktualisiert. Details lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Projektarten.

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2.3.4. Sammelprojekte

Sammelprojekte haben den Zweck, die Funktionen der Fakturierung nicht nach Kunden einzuschränken bzw. aufzurufen, sondern nach Sammelprojekt. Das Sammelprojekt übergliedert Projekte mit den gleichen Eigenschaften "Verrechnungsfirma" und "Abteilung".

Die Sammelprojektfunktionalität ist eine Programmerweiterung, um spezielle Abläufe abzubilden und wird in der Regel nicht benötigt. Da dieser Modus für die normale Fakturierung nach Projekten erhebliche "Nebenwirkungen" hat, wird sie in diesem Zuge ausdrücklich nicht empfohlen.

2.3.5. Standardprojekt

Sollten Nichtleistungszeiten aus der Zeiterfassung automatisch in die LEA verbucht werden, so kann für diese Zwecke ein Internes Projekt in den CRM Parametern hinterlegt werden.

2.4. Gegenverrechnung

Siehe Dokumentationen Gegenverrechnung bzw. Gegenverrechnung Spezial

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2.5. Leistungsverrechnung bei zentraler Projekterfassung

Diese Variante wird verwendet, wenn innerhalb einer Firmengruppe die Mitarbeiter unterschiedlicher Firmen bzw. Betriebe die erbrachten Leistungen auf einem Projekt erfassen sollen. Die Verrechnung an den Kunden erfolgt jedoch nicht (zwangsweise) durch die einzelnen Firmen selbst, sondern wird zentral durch eine oder mehrere Verrechnungsfirmen innerhalb der Firmengruppe gesammelt und vorgenommen. Die Be- und Entlastung in der Kostenrechnung erfolgt dennoch korrekterweise auf der Mitarbeiterfirma.

Diese Steuerung ist für Unternehmen mit unterschiedlichen Geschäftsbereichen, Betriebsarten oder Tochtergesellschaften im Ausland (z. B. Produktionsbetriebe oder Firmen im Bau- und Baunebengewerbe) relevant. Für die unterschiedlichen Konstellationen muss zusätzlich eine Anbindung an die Pakete WWS und KORE gegeben sein.

Detaillierte Informationen zu den möglichen Einstellungen sowie ausführliche Beispiele finden Sie in der Themendokumentation Steuerung der Leistungsverrechnung bei zentraler Projekterfassung.

3. Empfehlungen

3.1. Wenn schon Projekte, dann für alles

Wenn Projekte in der LEA verwendet werden sollen, um bestimmte Motive damit zu bedienen, sollen auch für diejenigen Geschäftsfälle Projekte verwendet werden, für die man keine Motive hat. Die Gründe dafür sind:

Für die Leistungserfassung mit Projekten müssen Sie überall die Projektfeldauswahl einblenden und die Mitarbeiter wissen dann nicht automatisch, in welchen Fällen sie ein Projekt erfassen müssen und in welchen nicht.
Für die Auswertungen müssen Sie überall Projekte in die Sortierung aufnehmen und diese Sortierspalte würde sonst bei etlichen Leistungen leer bleiben.

3.2. Projekte nicht von Bilanzierern pflegen lassen

Bilanzierer haben andere Motive wie die fakturierende Stelle, daher sollten Sie die Projektstammdaten nicht von Bilanzierern pflegen lassen. Wer Projekte bearbeitet, muss alle Konsequenzen der Projektanlage kennen. Das Pauschalurteil, dass "Bilanzierer gut genug sind, um Projekte richtig anzulegen" kann in der Praxis der Kanzleien nicht bestätigt werden, weil es nichts mit der Qualität der Bilanzierer zu tun hat, sondern mit der Tatsache, dass dieser Userkreis andere Aufgaben und andere Sorgen hat und es daher nicht zweckmäßig ist, ihn mit dem Know-how der Fakturierungsmotive auszustatten.

Daher gibt es die - eigens zu berechtigende - Funktion "Bilanzdaten bearbeiten". Diese Funktion brauchen die Bilanzierer nämlich WIRKLICH. Flankierend wird dann bei der Jahresübernahme (in FIBU oder Bilanz) mangels Berechtigung zur Projektanlage auch kein solches angelegt. Sekretariate legen das Projekt an, Bilanzierer machen die Jahresübernahme und verknüpfen mit der Funktion "Bilanzdaten bearbeiten" das bestehende Projekt mit der soeben übernommenen FIBU.

3.3. Projektausweis auf der Rechnung

Bei den meisten Kanzleien hat sich gezeigt, dass es zwar nützlich ist, die Projekte für die Leistungserfassung, Auswertungen und Anzeige bei der Fakturierung zu verwenden, die Honorarnote aber, wie im Standard üblich, nach Tätigkeitsgruppen zu gliedern, was hiermit empfohlen wird.

Entweder Sortierung 1 oder Sortierung 2, die im Rahmen der Rechnungsbearbeitung verwendet werden können, enthalten hier zweckmäßiger Weise das Projekt an erster Stelle der Sortierung. Somit kann beim Fakturieren schnell zwischen Projektsicht und Kundensicht (wie die Gliederung auf der Honorarnote dann tatsächlich ist) hin- und hergeschaltet werden.

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4. Automatische Projekterzeugung

Wenn man die LEA mit Projekten führen möchte, kann es sinnvoll sein, für jeden Geschäftsfall Projekte anzulegen und zwar auch für Geschäftsfälle der Vergangenheit. Auch Leistungen der Vergangenheit sollen JETZT auf Projekte gebucht sein. Damit herrschen beim Umbuchen, Auswerten, Bearbeiten von Leistungen überall dieselben Voraussetzungen.

4.1. Empfehlung

Systematisch sollte für Buchhaltung, Lohnverrechnung und Beratung je Kunde ein Projekt existieren, zusätzlich für Bilanz und Wirtschaftsprüfung und Kunde und Bezugsjahr ebenfalls ein Projekt. Alle Sondertätigkeiten der Vergangenheit können je Kunde auf ein Projekt Sondertätigkeiten zusammengefasst werden, Sonderprojekte der Zukunft (Umgründung, DueDiligence usw.) werden aber dann jeweils als eigenes Projekt angelegt

Die "internen" Leistungen könnten komplett auf ein Projekt zusammengefasst werden - das kann aber nicht so klar empfohlen werden, wie bei den "externen" Projekten. Es kann auch Motive geben, ein Projekt "Urlaub" ein Projekt "Ausbildung", ein Projekt "Unternehmensleitung" zu führen. Das muss mit dem Berater fixiert werden.

Hinweis

Es gibt Programmentwürfe bei BMD, die im Bedarfsfall rasch angepasst werden können, um bei einer strukturellen Umstellung auf eine Projekt-LEA die tausenden fehlenden Projekte anzulegen und richtig auf alle Leistungen zu schreiben. Erfahrungsgemäß ist hier mit ca. zwei Tagen Arbeit zu rechnen. Das hängt sehr von der Datenqualität der bestehenden LEA-Daten ab.

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5. Vorgangsweise bei Einführung einer Projekt-LEA

5.1. Vorbemerkung

Die Einführung einer Projekt-LEA ist mit einem bestimmten Aufwand verbunden. Dieser Aufwand rechtfertigt sich vor allem dann, wenn die zukünftige Organisation der Projektführung, Leistungserfassung und -abrechnung dadurch gestrafft wird.

Sollte der Aufwand von Beratung, automatischer Projektanlage und zukünftiger manueller Projektstammdatenpflege in keinem Verhältnis zu dem zu erwartenden Nutzen stehen, wird von einer (auch teilweisen) Projektführung in der LEA abgeraten. Bei teilweiser Projektführung kann die Projekteingabe nicht durch Pflichtfelder erzwungen werden, daher werden die Mitarbeiter Projekte auch dann nicht konsequent erfassen, wenn es möglich und sinnvoll ist.

5.2. Checkliste

Durcharbeiten dieser Dokumentation und der entsprechenden Hilfen unterhalb, welche im Bereich "Siehe auch" gesammelt sind.
Festlegen der Projektarten und wesentlichen Projekteigenschaften ("Gehört zu Firma", "Abteilungsleitung", "Geschäftsführung" und Kostentypen).
Feldauswahl im Projektstamm optimieren (Pflichtfelder einführen), Berechtigungen zur Projektanlage einschränken (siehe Kapitel Projekte nicht von Bilanzierern pflegen lassen)
Interne Organisationsanweisung verfassen, wie ein "sauberes" Projekt richtig angelegt wird
Sicherstellen, dass neue Projekte nur mehr "sauber" angelegt werden können
Spezifikation, nach welchen Regeln Projekte automatisch einmalig erzeugt und auf die bestehenden Leistungen geschrieben werden sollen (siehe Empfehlungen im Kapitel Automatische Projekterzeugung)
Erstellung von entsprechenden SQL-Scripts durch BMD und Test auf einer Kopie der Datenbank, Freigabe durch den Kunden
Einspielen der Projekterzeugungs-Scripts in die Echtdatenbank
Anpassung der benötigten Auswertungen im LEA Auswertungsdesigner (Projekt in die Sortierung hinzufügen, Projektbetragsfelder bei den Betragsspalten hinzufügen falls nötig)
Festlegen (Anwenderhandbuch), ob und wie Projekt-Verrechnungssätze und Projektpauschalen geführt werden sollen

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Siehe auch:

Arbeiten mit Projekten

LEA Organisation Stammdaten

Behandlung der Projektsperre in der NTCS LEA