Steuerung der Leistungsverrechnung bei zentraler Projekterfassung
Grundlegende Informationen zu den Paketen Leistungserfassung, Kostenrechnung und Warenwirtschaft finden Sie jeweils unter Erste Schritte LEA, Erste Schritte KORE und Erste Schritte WWS.Überblick und Motive
Innerhalb Ihrer Firmengruppe gibt es verschiedene Betriebe. Die Mitarbeiter dieser Firma sollen ihre Leistungen einfach auf ein Projekt erfassen können. Die Verrechnung an den Kunden erfolgt jedoch nicht (zwangsweise) durch die einzelnen Firmen selbst, sondern wird zentral durch eine oder mehrere Verrechnungsfirmen innerhalb der Firmengruppe gesammelt und vorgenommen. Dennoch soll in der Kostenrechnung die Mitarbeiterfirma korrekt belastet bzw. entlastet werden.
Treffen die genannten Aspekte auf Ihr Unternehmen zu, zeigt diese Themendokumentation verschiedene Ansätze, wie die Leistungsverrechnung in einer zentralen Projekterfassung innerhalb einer Firmengruppe gestaltet werden kann. Dabei werden die Schnittstellen zwischen den Bereichen Leistungserfassung, Kostenrechnung und Warenwirtschaft erläutert.
Diese Lösungen sind besonders relevant für Unternehmen mit unterschiedlichen Geschäftsbereichen, Betriebsarten oder Tochtergesellschaften im Ausland wie etwa Produktionsbetriebe oder Firmen im Bau- und Baunebengewerben.
Beispiel
 | Dieses Dokument zeigt die möglichen Varianten der Umsetzung anhand eines Beispiel-Unternehmens auf:
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Mögliche Konstellationen
Folgende Möglichkeiten können innerhalb der Firmengruppe ausgeschöpft werden, indem die Projekte entsprechend angelegt werden:
- Mehrere Firmen erbringen Leistungen und nur EINE Firma verrechnet diese an den Endkunden
Die Projekte 1 und 2 der obigen Beispieldarstellung entsprechen dieser Möglichkeit.
Beispielprojekt 1: - Nur Firma 1 verrechnet an den Endkunden.
- Die Firmen 2 und 3 verrechnen an den internen Kunden der Firma 1.
- Mehrere Firmen erbringen Leistungen und MEHRERE Firmen verrechnen direkt an den Endkunden (aber nicht alle)
Das Projekt 3 der obigen Beispieldarstellung entspricht dieser Möglichkeit. - In diesem Fall verrechnet zusätzlich zu Firma 3 auch ausnahmsweise die Firma 2 direkt an den Endkunden.
- Die Leistungen von Firma 1 werden an den internen Kunden von Firma 3 verrechnet.
- Alle Firmen erbringen Leistungen und verrechnen diese auch selbst direkt an den Endkunden
Das Projekt 4 der obigen Beispieldarstellung entspricht dieser Möglichkeit. - In diesem Fall verrechnet jede Firma an den Endkunden.
- Keine der Leistungen wird an einen internen Kunden verrechnet.
Grundvoraussetzungen
Damit diese Erfassungsabläufe problemlos funktionieren, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
Lizenzen
Folgende Lizenzen sind notwendig, um dieses Konzept vollständig abdecken zu können:
- NTCS Projektleistungserfassung
- NTCS Kostenrechnung Basislizenz
- NTCS Warenwirtschaft für die Überleitung der AVE-Datensätze, zumindest die AVE oder Faktura Basis
Hinweis
 | Bei Fragen zu den Lizenzen können Sie sich gerne an unseren Verkauf wenden! |
Verbindung zur NTCS Kostenrechnung
Für dieses Konzept wird eine funktionsfähige Schnittstelle zwischen LEA und KORE vorausgesetzt! Beachten Sie zur vollständigen Einrichtung und Konfiguration die Themendokumentation LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig).
Darüber hinaus sind jedoch folgende Punkte bei diesem Konzept zwingend zu beachten:
- Alle Leistungen gehen immer in die Kostenrechnung der Mitarbeiterfirma. In diesem Fall muss die Einstellung "Kore der Mitarbeiterfirma" unter folgendem Parameter getroffen sein: Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Allgemeine LEA Parameter → Kostenrechnung Aufwand → Grundeinstellungen → Ziel-Kore
- Pro "Baustelle" bzw. "Angelegenheit" darf es nur EIN Projekt, somit nur einen Kostentyp, z. B. Kostenträger, geben.
Verbindung zur NTCS Warenwirtschaft
Für dieses Konzept wird eine funktionsfähige Schnittstelle zwischen LEA und WWS vorausgesetzt! Beachten Sie zur vollständigen Einrichtung und Konfiguration die Themendokumentation Übernahme aus der PLE in die Auftragsvorerfassung.
Darüber hinaus sind jedoch folgende Punkte bei diesem Konzept zwingend zu beachten:
- Das Kennzeichen Verrechenbar muss bei allen gewünschten Tätigkeiten, Artikeln oder spätestens bei der Leistung selbst gesetzt sein. Dadurch werden bei der Autorisierung in der Projektleistungserfassung automatisch Datensätze für die Weiterverrechnung erstellt. Diese finden Sie am Reiter "Auftragsvorerfassung" bzw. "Alle AVE-Sätze" und in weiterer Folge auch in der Auftragsvorerfassung.
Relevante Stammdaten
Firmengruppe
Die gesamte Unternehmensgruppe muss innerhalb EINER Firmengruppe existieren.
Mitarbeiter
Die Mitarbeiterstammdaten können dezentral unter der jeweiligen Firma oder zentral über eine nicht operative Stammdatenfirma geführt werden, jedoch ist für die Leistungserfassung sowie die korrekte Ent- und Belastung in der Kostenrechnung die Angabe der DV-Firma (Dienstverhältnis-Firma) notwendig.
Projekte
Folgende Punkte sind für dieses Konzept in Bezug auf die Projekte zwingend zu beachten:
- Die Leistungserfassung muss auf Projekten (Baustellen, Angelegenheiten, interne Projekte ...) erfolgen. Beachten Sie dazu die Themendokumentation LEA mit Projekten.
- Pro "Baustelle" bzw. "Angelegenheit" darf es nur EIN Projekt, somit nur einen Kostentyp, z.B. Kostenträger, geben.
Folgende Felder des Projektstamms müssen in der Projektliste in Hinblick auf diesen Ablauf unbedingt wie folgt konfiguriert werden:
In diesem Feld muss die Ausprägung Firma Dienstverhältnis hinterlegt werden, damit die Firma des leistungserbringenden Mitarbeiters zur Verrechnungsfirma wird, welche die Leistung weiterverrechnet. Sollte es im Ausnahmefall explizit erwünscht sein, dass nicht die leistungserbringende Firma, sondern die Firma, der das Projekt gehört, zur Verrechnungsfirma wird, so ist hier die Ausprägung Gehört zu Firma auszuwählen. | |
| Kunde/Lieferant | In diesem Feld können die Kunden pro leistungserbringender Firma hinterlegt werden. Öffnen Sie über die F8-Auswahl  das Fenster "Personen zuordnen". Hier können Sie im Bereich "Zugeordnete Personen" im Feld Firma Dienstverhältnis die gewünschte Firma hinterlegen. |
Beispiel
| Hier möchten wir Ihnen die Stammdaten der Beispielprojekte anhand der dargestellten Grafik näherbringen und beschreiben, damit klar wird, wie die Projekte im jeweiligen Fall zu warten sind.  Mehrere Firmen erbringen Leistungen und nur EINE Firma verrechnet diese an den Endkunden Dieser Fall entspricht in der obigen Darstellung Projekt 1 und Projekt 2. Der Projektstamm des Projektes 1 würde beispielsweise wie folgt aussehen:
Mehrere Firmen erbringen Leistungen und MEHRERE Firmen verrechnen direkt an den Endkunden (aber nicht alle) Dieser Fall entspricht in der obigen Darstellung Projekt 3. Der Projektstamm dieses Projektes würde beispielsweise folgendermaßen aussehen:
Alle Firmen erbringen Leistungen und verrechnen diese auch selbst direkt an den Endkunden Dieser Fall entspricht in der obigen Darstellung Projekt 4. Der Projektstamm dieses Projektes würde beispielsweise folgendermaßen aussehen:
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Ablauf im Programm
Bei der Erfassung der Leistungen (z. B. über die Projektleistungserfassung) werden die Verrechnungsfirma und der Leistungskunde nun bei der Auswahl des Projektes abhängig von den am Projektstamm getroffenen Einstellungen ermittelt.
Der Erfassungsablauf sieht in diesem Fall wie folgt aus:
- Die verrechenbaren Leistungen werden von den einzelnen leistungserbringenden Firmen in der Leistungserfassung erfasst.
Die Erfassung muss über ein zentrales Projekt mit einem eindeutigen Kostentyp erfolgen. - Nach vollständiger Autorisierung der Leistungen eines Monats stehen die verrechenbaren Leistungen für die Auftragsvorerfassung in der Warenwirtschaft zur Verfügung und werden von dort aus weiterverrechnet.
- Die erfassten Leistungen werden immer in die Kostenrechnung der "Firma Dienstverhältnis" des Mitarbeiters, z. B. mit Selbstkosten bewertet, übergeben. Für eine regelmäßige Überleitung gibt es in der LEA die Funktion LEA in KORE übernehmen.
Beispiel
| Anhand der bereits vorgestellten Beispielprojekte ergibt sich in der Leistungserfassung folgendes Bild:  Beispiele:
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Tipps und Hintergrundinformationen
Leistungen aktualisieren
Sind bereits Leistungen erfasst und nachträglich die Einstellungen für die Leistungsverrechnung von einer einzigen oder auch von mehrerer Verrechnungsfirmen getroffen worden, kann mit dem Hilfprogramm Leistungen aktualisieren wie gewohnt auch die neu definierte Verrechnungsfirma aufgrund der Steuerung im Projektstamm auf die bestehenden Leistungen aktualisiert werden.
Hinweis
| Sollten Sie die erbrachten Leistungen importieren und nicht manuell erfassen, wird auch bei Import mittels CSV-Datei die Verrechnungsfirma bei zentraler Projekterfassung anhand der Einstellungen für die einzelnen Leistungen korrekt ermittelt. Zur Kontrolle kann in der Projektleistungserfassung oder in der Leistungsübersicht zusätzlich das Feld "VerrechFirm-Nr" eingeblendet werden. |
Verteilte Leistungen
Die Leistungserfassung kann für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig erfolgen, indem beispielsweise in der Projektwochenerfassung bei den Einstiegsfeldern oder in der Projektleistungserfassung direkt bei der Neuanlage oder im Bearbeitungsmodus einer Leistung beim Feld "Mitarbeiter" mit der F8-Funktion mehrere Mitarbeiter ausgewählt werden. Detaillierte Informationen dazu erhalten Sie in der Themendokumentation zur Leistung auf mehrere Mitarbeiter verteilen.
mehrere Mitarbeiter ausgewählt werden. Detaillierte Informationen dazu erhalten Sie in der Themendokumentation zur Leistung auf mehrere Mitarbeiter verteilen.Die Verrechnungsfirma wird aufgrund der Einstellungen der Projektstammdaten ermittelt, z. B. die DV-Firma des ausgewählten Mitarbeiters.
Im Gegensatz dazu wird jedoch der Leistungskunde nur für den ersten ausgewählten Mitarbeiter anhand der DV-Firma korrekt ermittelt. Bei den restlichen Mitarbeitern wird ebenso dieser Kunde vorgeschlagen.
Achtung!
 | Eine Kombination von verteilten Leistungen und den in diesem Themendokument erläuterten Einstellungen zur Leistungsverrechnung bei zentraler Projekterfassung kann zu einer unerwünschten Ermittlung des Leistungskunden bei den einzelnen Mitarbeitern auf deren Leistung führen. In diesem Fall dürfen die Leistungen nicht auf mehrere Mitarbeiter verteilt erfasst werden, sondern es empfiehlt sich eine separate Erfassung der Leistungen je Mitarbeiter. Grundsätzlich ist hier der Leistungskunde direkt auf der Leistung nur als Vorschlag zu sehen und kann manuell überschrieben werden. Kontrollieren Sie bitte die verteilten Leistungen im Detail. |
