Die aufwandsseitige LEA-KORE-Anbindung überträgt alle erfassten Leistungsdaten automatisch in vollständig detaillierte Buchungssätze der Kostenrechnung. Dadurch entsteht eine lückenlose Dokumentation von Aufwand und Kosten.

Alle Kostentypen (Kostenstelle, Kostenträger, Dimension, Geschäftsbereich, Abteilung) können über die Stammdaten von Mitarbeitern, Kunden, Projekten, Tätigkeitsgruppen und Tätigkeiten bzw. Artikel verknüpft werden.

Der Ablauf lässt sich über die LEA Parameter flexibel an die Unternehmensanforderungen anpassen (siehe Punkt Parametereinstellungen).

2. Standardablauf

Der Standardablauf beschreibt den Weg einer Leistung von der Autorisierung bis zur Auswertung in der KORE. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, kann die tatsächliche LEA-KORE-Überleitung erfolgen.

Folgende Übersicht zeigt die möglichen Abläufe, wobei die LEA-KORE-Überleitung mit Workflow den Standard darstellt.

Klicken Sie auf die entsprechenden Kacheln, um zur jeweiligen Beschreibung zu springen.

2.1. Leistungserfassung

2.1.1. Leistungen autorisieren

Die Mitarbeiter erfassen ihre täglichen Leistungen in der Leistungserfassung unter "Leistungserfassung", zum Beispiel in der Projektleistungserfassung.

Erst durch die Autorisierung werden die erfassten Leistungen für die LEA-KORE-Überleitung freigegeben. Dies geschieht entweder mit der Funktion Autorisierung oder parametergesteuert automatisch im Hintergrund mit der Funktion Tagesabschluss (aufrufbar unter → Funktionen).

Die Autorisierung überprüft die Leistungen auf Vollständigkeit, ermittelt die Kore-Informationen und führt die Bewertung der Leistungen mit den Stundensätzen durch. Nicht autorisierte Leistungen werden nicht bei der Überleitung berücksichtigt.

2.1.2. Automatische Verbuchung

Über den LEA Parameter Zeitpunkt der Verbuchung wird gesteuert, wie die Verbuchung der Leistungsdaten in die Kore erfolgt:

Zu gewählten Zeitpunkten (manuell/automatisch)
Standardmäßig erfolgt die Überleitung automatisch via Stapel LEA in KORE übernehmen inkl. Workflow im Hintergrund oder manuell im Programm LEA in KORE übernehmen.
Sofort bei Autorisierung (automatisch)
Alternativ kann die Verbuchung bei Autorisierung der Leistungen automatisch in die Kore erfolgen. Dies erfolgt für den Anwender im Hintergrund.
Es werden alle Leistungen in die Kore übergeleitet, die im gleichen Programmablauf autorisiert werden.

2.1.3. Überleitung mit Workflow

Bei der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow (Standard) muss der zuständige Mitarbeiter die Überleitungsdaten nicht vorab selbst kontrollieren. Über den Workflowstapel erfolgen automatisch mehrere Prüfungen und die Überleitung wird nur bei korrekten Daten durchgeführt. Auftretende Fehler werden mit den Korrekturmaßnahmen an die zuständige Person gemeldet und können einfach im Zuge des Workflows korrigiert werden. Mehrmaliges Überleiten ist durch die inkludierte Aufrollung mit Löschung vorhandener Kore-Buchungen aus der LEA problemlos über den Workflow möglich.

Hinweis Prüfungen durch Workflow

Um eine möglichst fehlerfreie und lückenlose Überleitung zu ermöglichen, kann der Standardworkflow "LEA in KORE übernehmen" verwendet werden. Bei diesem Workflow werden folgende Punkte zur ausgewählten Periode überprüft:

Prüfung nicht autorisierter Leistungen
Prüfung der Kore für die Überleitung (Kann eine Kore für die Firma/Firmen ermittelt werden?)
Analyse der Leistungen für die Kore-Übernahme (Abweichungen bei Stundensätzen/Artikelpreisen bzw. Kostentypen von bereits übergeleiteten Daten)
Aufrollung mit Kore-Buchungen löschen (bei bereits übergeleiteten Leistungsdaten)
Überleitung der Daten in die Kore

Bei fehlerhaften Daten werden Aufgaben mit Informationen zur Korrektur für den zuständigen Mitarbeiter erstellt.

Nähere Informationen zum Standardworkflow finden Sie in der Themendokumentation LEA-KORE-Überleitung mit Workflow.

Überleitung ohne Workflow

Im Vergleich zur Überleitung mit dem Workflow sind folgende Varianten für den Anwender aufwendiger.

Die LEA-KORE-Überleitung kann ohne Workflow entweder manuell im Programmpunkt LEA in KORE übernehmen oder automatisch über den Stapel LEA in KORE übernehmen erfolgen. Jedoch müssen die Überleitungsdaten vom zuständigen Mitarbeiter in der LEA-KORE-Analyse selbstständig auf eventuelle Fehler kontrolliert und manuell korrigiert werden. Viele Fehler scheinen erst bei der Überleitung im Fehlerprotokoll auf. Die Aufrollung der Daten und Löschung der vorhandenen Kore-Buchungen aus der LEA muss ebenso vor der Korrektur manuell erfolgen (siehe Wie kann ich Leistungen, die bereits in die Kore übergeleitet worden sind, nachträglich korrigieren?).

2.1.4. Überleitung der Daten in die Kore

Nach erfolgreichem Abschluss der Überleitung wird auf den übergeleiteten Leistungen ein (für den Anwender nicht sichtbares) Verbucht-Kennzeichen gesetzt, das sicherstellt, dass die Leistungen bei einer etwaigen neuen Übernahme nicht noch einmal übermittelt werden.

2.2. Kostenrechnung

2.2.1. Übernahme und Umlage

Sind die Leistungen erfolgreich in die NTCS KORE übernommen worden, so sind sie im Paket KORE unter Überleitung → Übernahme und Umlage → Buchungen bearbeiten sichtbar.

Von der Buchung aus können die zugehörigen Leistungen mit der Funktion Quelldaten ansehen kontrolliert werden.

Der Programmteil Buchungen bearbeiten steht nicht nur zur Verfügung, um die Buchungen nachträglich zu korrigieren oder zu bearbeiten, es besteht auch die Möglichkeit, kalkulatorische oder externe Kosten direkt hier zu erfassen.

Zur endgültigen Aufbereitung für das Reporting und für den Ausdruck muss unter → Übernahme und Umlage → Übernahme und Umlage die Aufrollung und Übernahme ausgewählt werden.

2.2.2. Reporting

Im Reporting lassen sich sämtliche Werte am Bildschirm darstellen. Im Fenster Ausdrucke stehen sowohl Standardausdrucke, als auch individuelle Ausdrucke zu Verfügung, um die Ergebnisse darzustellen.

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3. Organisation

3.1. Organisatorische Überlegungen

Für die Überleitung von Leistungen in die Kore sind im Vorfeld folgende organisatorischen Entscheidungen zu treffen:

Welcher Kostentyp soll welche LEA Stammdaten abbilden?
Sollen die Leistungen in die KORE täglich automatisch oder zu bestimmten Zeiten manuell übergeleitet werden?
Sollen alle Leistungen oder nur ausgewählte (z. B. keine Nichtleistungszeiten) übergeleitet werden?
Wird eine Entlastung der Kostentypen benötigt?

Diese Entscheidungen müssen vorab in den entsprechenden LEA Parametern fixiert werden.

3.1.1. Welcher Kostentyp soll welche LEA Stammdaten abbilden?

Jeder Kostentyp kann dieselben Informationen an die Kore übermitteln. Die Entscheidung, welcher Kostentyp verwendet werden soll bzw. welche dieser Kostentypen anschließend aus welchen Leistungsstammdaten ermittelt werden soll, ergibt sich aus den Anforderungen der Kore-Organisation!

Anschließend ist je verwendetem Kostentyp ein dreistufiges Regelwerk mit Prioritäten und Rückfallebenen zu hinterlegen, von welchen Stammdaten (Kunde, Tätigkeitsgruppe, Mitarbeiter, Projekt oder Tätigkeit / Artikel) die Ermittlung der Kostenstammdaten erfolgt.

Dieses Regelwerk ist mit der Parametergruppe Priorität einzustellen. Zumindest die Priorität 1 ist zu hinterlegen, um die Ermittlung eines Kostentyps zu aktivieren. Priorität 2 und Priorität 3 dienen dazu, die Kostentypen zu ermitteln, wenn

in jenen Stammdaten, die als Priorität 1 hinterlegt sind, keine Kostentypen eingetragen sind oder
auf der Leistung jene Stammdaten, die als Priorität 1 hinterlegt sind, nicht erfasst worden sind.

Beispiel

Ausgangssituation: Die Kore ist derart organisiert, dass es Abteilungen für Buchhaltung, Bilanzierung, Lohnverrechnung etc. gibt. Dasselbe gilt für die Leistungserfassung, wobei hier den Abteilungen auch die Tätigkeitsgruppen entsprechen.

Die Kanzleiorganisation ordnet jeden Mitarbeiter grundsätzlich einer dieser Haupttätigkeiten zu, der Mitarbeiter macht aber auch andere Tätigkeiten bzw. hat auch Nichtleistungszeiten wie Krankheit, Verwaltungstätigkeiten, Urlaub. Um diese Grauzonen abzudecken, ist es möglich, prinzipiell die Tätigkeitsgruppe als Kostentyp "Abteilung" zu definieren, als Rückfallebene aber die Abteilung vom Mitarbeiter heranzuziehen, wenn bei der Tätigkeitsgruppe nichts hinterlegt ist.

Beispiel

Ausgangssituation: Jedem Projekt soll ein Kostenträger entsprechen. In der Leistungserfassung muss aber nicht zwingend auf ein Projekt erfasst werden.

Hier könnte als Rückfallebene der Kunde genutzt werden, da dieser in jedem Fall auf der Leistung vorhanden sein muss. Existiert daher kein Projekt auf der Leistung, wird der Kostentyp "Kostenträger" vom Kunden ermittelt.

Mit der Zuordnung der Prioritäten ist die Überleitung grundsätzlich bereits aktiviert. Anschließend muss dieses Regelwerk noch abgebildet werden, indem man in den LEA Stammdaten in den Feldern, die für die jeweiligen Kostentypen vorgesehen sind, die richtige Kostennummer hinterlegt.

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3.1.2. Sollen die Leistungen in die Kore täglich automatisch oder zu bestimmten Zeiten übergeleitet werden?

Die Überleitung der Leistungen in die Kore kann entweder automatisch mit der Autorisierung der erfassten Leistungen im Hintergrund geschehen oder über den eigens dafür vorgesehenen Menüpunkt LEA in KORE übernehmen (Kann entweder manuell oder über den Stapel LEA in KORE übernehmen erfolgen). Der LEA Parameter Zeitpunkt der Verbuchung ist dementsprechend einzustellen.

Als Empfehlung hilft folgende Überlegung zum LEA Parameter Zeitpunkt der Verbuchung:

Zu gewählten Zeitpunkten (manuell/automatisch):
Wenn es Stellen in der Firmenorganisation gibt, welche die Leistungen nochmals vor der Verbuchung auf Richtigkeit überprüfen sollen, ist es sinnvoll, die manuelle Überleitung zu nutzen. Damit gelangen alle autorisierten Leistungen auf einmal zu einem bestimmten Zeitpunkt in die Kore.
Sofort bei Autorisierung (automatisch):
Wenn aber tagesaktuelle und laufende Daten gebraucht werden, wird die automatische Verbuchung, die im Zuge der Autorisierung durchgeführt wird, sinnvoller sein.

Die Autorisierung ist eine Programmfunktion der Leistungserfassung, die jedenfalls durchgeführt werden muss, damit Leistungen für die Überleitung zur Verfügung stehen.

Um die Verbuchung übersichtlich zu halten, sollten nicht beide Arten kombiniert miteinander eingesetzt werden.

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3.1.3. Sollen alle Leistungen oder nur ausgewählte (z. B. keine Nichtleistungszeiten) übergeleitet werden?

Die Überleitung kann für alle vorhandenen Leistungen erfolgen oder auch nur für einen bestimmten Bereich an Leistungen.

Vor allem bei der Behandlung von Nichtleistungszeiten (NLZ) stellt sich die Frage, ob die Überleitung ...

mit Ist-Selbstkostensätzen direkt durch NLZ-Leistungen oder
indirekt durch kalkulatorische Selbstkostensätze erfolgen soll.
(Die Ausfallstunden sind im Selbstkostensatz einkalkuliert. NLZ-Leistungen selbst werden hierbei nicht übergeleitet.)

Zusätzlich kann für einzelne Tätigkeiten bzw. Artikel die Überleitung über das Feld Verbuchen in KORE gesteuert werden.

Eine weitere Möglichkeit stellt die Kore-Überleitung ohne Stundensätze, nur mit Menge dar.

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3.1.4. Wird eine Entlastung der Kostentypen benötigt?

Bei der aufwandsseitigen LEA-KORE-Überleitung werden die Aufwandsbuchungen aus der Leistungserfassung in die Kostenrechnung übernommen und belasten dort die entsprechenden Kostentypen.

Die Entlastung ist erforderlich, wenn eine Kostenstelle mehrfach belastet wird. Zum Beispiel, wenn die Mitarbeiterstammkostenstelle bereits aus dem LOHN und zusätzlich aus der LEA/PLE aufwandsseitig belastet wird.

In diesem Fall erfolgt eine zweite, inverse Aufwandsbuchung in der Kore. Diese sorgt dafür, dass keine doppelte Kostenbelastung entsteht.

Nähere Informationen finden Sie in den FAQ LEA in KORE beim Punkt Was ist eine Entlastung und warum wird diese benötigt?.

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4. Voraussetzungen

Für die LEA-KORE-Anbindung sind sowohl eine funktionierende Leistungserfassung (siehe Erste Schritte LEA) als auch eine Kostenrechnung (siehe Erste Schritte Kostenrechnung) erforderlich.

In dieser Dokumentation wird daher auch nur auf die wesentlichen Stammdaten und notwendigen Parametereinstellungen der Pakete CRM, LEA, KORE und FIBU eingegangen.

Hinweis

Der Teil der LEA, welche sich auf die Abrechnung der Leistungen bezieht, muss nicht in Betrieb genommen werden. Für die Nutzung der Funktionen Quelldaten ansehen im KORE Reporting und Quelldaten öffnen im Buchungsbearbeitungsprogramm, bei welchen programmtechnisch im Hintergrund eine LEA Honorarnote erstellt werden muss, ist jedoch ein Import der Fakturatypen unbedingt erforderlich.

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4.1. Firma

Unter der eigenen Firma muss sowohl die Kore als auch die Fibu je Wirtschaftsjahr angelegt sein. Eine korrekte Wartung des Wirtschaftsjahres bzw. die Verknüpfungen zwischen den Vor- und Folgejahren der Finanzbuchhaltungen und Kostenrechnungen untereinander gewährleistet, dass auch Buchungen, die nicht in das aktuelle Wirtschaftsjahr fallen, in die richtige Kore gelangen.

Die Zuordnung der jeweiligen Fibu zur jeweiligen Kore muss gegeben sein (Funktion KORE-FIBU-Zuordnung).

In der Kore selbst muss definiert werden, welche Kostentypen zur Verwendung stehen sollen. Damit funktioniert später die Auswahl der Kostentypen in den CRM bzw. LEA Stammdaten.

Folgende Felder sollten daher im Paket

CRM unter Stammdaten → Firmen → Firmen kontrolliert werden:

Aktuelle FIBU	FIBU des aktuellen Wirtschaftsjahres
Aktuelle KORE	KORE des aktuellen Wirtschaftsjahres

Folgende Felder sollten daher im Paket

FIBU unter Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten kontrolliert werden:

Fibu-Verzeichnis BMD 5.5	Pfad zur BMD 5.5 FIBU, wenn nur mit der BMD 5.5 FIBU gearbeitet wird.
WJ-Beginn	Beginn des Wirtschaftsjahres
WJ-Ende	Ende des Wirtschaftsjahres
Firmen-Nr Vorjahr	Firmennummer, unter welcher die Vorjahres-FIBU angelegt ist.
Fibu-Nr Vorjahr	FIBU-Nummer der Vorjahres-FIBU
Firmen-Nr Folgejahr	Firmennummer, unter welcher die FIBU des Folgejahres angelegt ist.
Fibu-Nr Folgejahr	FIBU-Nummer der FIBU des Folgejahres

Folgende Felder sollten daher im Paket

KORE unter Stammdaten → Firmen- und KORE-Stammdaten kontrolliert werden:

WJ-Beginn	Beginn des Wirtschaftsjahres
WJ-Ende	Ende des Wirtschaftsjahres
Firmen-Nr Vorjahr	Firmennummer, unter welcher die Vorjahres-KORE angelegt ist.
KORE-Nr Vorjahr	KORE-Nummer der Vorjahres-KORE
Firmen-Nr Folgejahr	Firmennummer, unter welcher die KORE des Folgejahres angelegt ist.
KORE-Nr Folgejahr	KORE-Nummer der KORE des Folgejahres
Sperre bis Periode	Buchungen aus der LEA können für gesperrte Perioden nicht in die KORE übergeleitet werden.
Kostenstellen bzw. Alphanumerische Kostenstellen	Kennzeichen, um (alphanumerische) Kostenstellen verwenden zu können.
Kostenträger bzw. Alphanumerische Kostenträger	Kennzeichen, um (alphanumerische) Kostenträger verwenden zu können.
Abteilungen bzw. Alphanumerische Abteilungen	Kennzeichen, um (alphanumerische) Abteilungen verwenden zu können.
Dimensionen bzw. Alphanumerische Dimensionen	Kennzeichen, um (alphanumerische) Dimensionen verwenden zu können.
Geschäftsbereiche bzw. Alphanumerische Geschäftsbereiche	Kennzeichen, um (alphanumerische) Geschäftsbereiche verwenden zu können.

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4.2. Kostenstammdaten

Für die zu verwendenden Kostentypen (also Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen, Geschäftsbereiche) müssen Kostenstammdaten vorhanden sein, damit diese später je nach Organisationsform den einzelnen CRM oder LEA Stammdaten zugeordnet werden können.

Folgende Felder sollten daher im Paket

KORE unter Stammdaten → Kostenstammdaten kontrolliert werden:

Kost-Evidenz	Regelt die Bebuchbarkeit: Wird eine der Optionen "Nicht buchen" oder "Nicht auswerten und buchen" gewählt, kann keine Bebuchung stattfinden.
Datenbesitzer buchen	Regelt die Bebuchbarkeit: Nur User, welche der Datenbesitzergruppe angehören, dürfen eine Bebuchung durchführen (siehe Relevante KORE-Berechtigungen für die LEA-KORE-Anbindung).

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4.3. Konten

Um in den Aufwandskontentabellen die Möglichkeit zu haben, Aufwandskonten auszuwählen, müssen die entsprechenden Aufwandskonten in der aktuellen FIBU vorhanden sein. Dieselben Aufwandskonten müssen auch in der aktuellen KORE vorhanden sein.

Für die Möglichkeit, Konten der Kontentabelle zuzuordnen, müssen keine speziellen Felder im Kontenstamm gewartet werden.

Aufrufbar sind die Konten im Paket

KORE und im Paket

FIBU unter Stammdaten → Konten. Bei Verbuchung in die BMD 5.5

muss das Aufwandskonto auch im PR01 angelegt und dort das Kennzeichen KostCode richtig gesetzt (auf Ausprägung 2 oder 4) sein.

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Hinweis

Hinterlegung von Kore-Konten in den Kontentabellen

Bei den Kontentabellen kann im Feld "Kore-Kto.-Nr." das Kore-Konto eingegeben werden. Das hat den Hintergrund, dass nicht zwingend ein Fibu-Konto angelegt werden muss, um für die LEA-KORE-Überleitung mit dem Programmpunkt LEA in KORE übernehmen die relevanten Kore-Konten hinterlegen zu können. Dadurch wird der Fibu-Kundenstamm nicht überfüllt und dieser muss nicht mitgewartet werden.

Feldverhalten:

Das Feld "Kore-Kto.-Nr." ist nur dann editierbar, wenn der Aufruf des Fensters Kontentabellen über die LEA erfolgt.
Es können entweder nur das Feld "Kore-Kto.-Nr." oder die weiteren Kontofelder (Inland, EU, Ausland) befüllt werden, da sich diese Felder gegenseitig sperren.
Gleichzeitig wird geprüft, ob das Konto in der Kore vorhanden ist.

Ist bei den LEA Parametern Makro für Konto (Belastung) oder Makro für Konto (Entlastung) ein Makro für die Kontoermittlung hinterlegt worden, haben die Parameter eine höhere Priorität. Auch wenn das Feld Kore-Konto bei den Kontentabellen befüllt ist, wird in dieser Konstellation der Parameter vorrangig herangezogen.

4.4. KORE-Berechtigungen

Im Zusammenhang mit der LEA-KORE-Überleitung sind einige Berechtigungen im Paket NTCS KORE zu berücksichtigen. Diese werden im Onlinehilfedokument Relevante KORE-Berechtigungen für die LEA-KORE-Anbindung genau erläutert.

4.5. Kunden

Kunden müssen vorhanden sein, um Leistungen für Kunden erfassen zu können.

Jeder Kostentyp kann im Kundenstamm hinterlegt werden. Die Hinterlegung bewirkt, dass bei Erfassung einer Leistung auf den Kunden die hinterlegte Kostennummer des entsprechenden Kostentyps mit dem ermittelten Betrag belastet in die Kore geschickt wird.

Folgende Felder könnten daher in der Leistungserfassung unter Stammdaten → Personen → Kunden gewartet werden:

Kostenstelle	Hinterlegung der Kostenstelle
Kostenträger	Hinterlegung des Kostenträgers
Abteilung	Hinterlegung der (CRM!) Abteilung Unter Stammdaten → Diverse Stammdaten → Abteilungen kann jeder (CRM) Abteilung eine KORE-Abteilung zugewiesen werden.
Dimension	Hinterlegung der Dimension
Geschäftsbereich	Hinterlegung des Geschäftsbereichs

Auswählbar sind die KORE-Stammdaten jener Firma, unter welcher der Kunde angelegt ist (mit Rückfallebenen).

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4.6. Mitarbeiter

Da eine Leistung zwingend auf einen Mitarbeiter zu erfassen ist, müssen Mitarbeiter vorhanden sein.

Jeder Kostentyp kann im Mitarbeiterstamm hinterlegt werden. Die Hinterlegung bewirkt, dass bei Erfassung einer Leistung auf den Mitarbeiter die hinterlegte Kostennummer des entsprechenden Kostentyps mit dem ermittelten Betrag belastet in die Kore geschickt wird.

Hinweis

Sollen einzelne Mitarbeiter nicht in die Kore übergeleitet werden, können Sie am Mitarbeiterstamm im Feld LEA/ZEIT in KORE verbuchen die Einstellung "Keine Verbuchung" auswählen. Sie haben jedoch in der LEA-KORE-Analyse dennoch die Möglichkeit, diese Leistungsdatensätze über die angebotenen Comboboxen auszuwerten.

Achtung!

Die Kostentypen können auch in der Mitarbeiterhistorie geführt werden. Historische Mitarbeiterdaten müssen geführt werden, sobald sich Mitarbeiterstammdaten ändern, um jederzeit auch auf den in der Vergangenheit gültigen Stand zurückgreifen zu können - diese sind unter → Extras → Historische Mitarbeiterdaten zu warten.

Folgende Felder könnten daher in der Leistungserfassung unter Stammdaten → Personen → Mitarbeiter gewartet werden:

Kostenstelle	Hinterlegung der Kostenstelle
Kostenträger	Hinterlegung des Kostenträgers
Abteilung	Hinterlegung der (CRM!) Abteilung Unter Stammdaten → Diverse Stammdaten → Abteilungen kann jeder (CRM) Abteilung eine KORE-Abteilung zugewiesen werden.
Dimension	Hinterlegung der Dimension
Geschäftsbereich	Hinterlegung des Geschäftsbereichs

Auswählbar sind die Kore-Stammdaten jener Firma, welche im Mitarbeiterdienstverhältnis zugeordnet ist (vorrangig) bzw. unter welcher der Mitarbeiter angelegt ist (mit Rückfallebenen).

Wenn sich das Aufwandskonto je Mitarbeiter (selten!) ermitteln soll (parametergesteuert über Parameter Mitarbeiter-Aufwandskonten), sind folgende Felder zu warten:

Position	Position des Mitarbeiters in der eigenen Firma (Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Mitarbeiter) - muss gewartet werden, um in den Suchroutinen der Geschäftsführer und Abteilungsleiter die entsprechenden Mitarbeiter auswählen zu können.
Abteilungsleiter	Abteilungsleiter, dem der Mitarbeiter organisatorisch zugeordnet ist.
Geschäftsführer	Geschäftsführer, dem der Mitarbeiter organisatorisch zugeordnet ist.
Erlöstabelle	Aufwandskontentabelle, aus welcher das Aufwandskonto für Leistungen dieses Mitarbeiters / dieses Abteilungsleiters oder dieses Geschäftsführers ermittelt werden soll.

Es ist möglich, bestimmte Mitarbeiter aus der Kore-Verbuchung herauszunehmen.

LEA/ZEIT in KORE verbuchen

Bestimmt, ob für diesen Mitarbeiter Kore-Buchungen erzeugt werden sollen.

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Hinweis

Wenn das Programm für Leistungen von Mitarbeitern, für welche das Feld LEA/ZEIT in KORE verbuchen in den Mitarbeiterstammdaten auf "Keine Verbuchung" steht, bei der Leistungserfassung bzw. -autorisierung erst gar keine Kostentypen ermitteln soll, dann können Sie den LEA Parameter Irrelevante Mitarbeiter ignorieren aktivieren.

Dieser Parameter kann über die CRM Parameter firmenbezogen übersteuert werden.

4.7. Tätigkeiten/Artikel

Eine Leistungserfassung schließt auch immer die Erfassung auf eine Tätigkeit (bzw. auf einen Artikel) mit ein.

Damit die Eingabe auf Tätigkeiten/Artikel möglich ist, müssen keine speziellen Felder im Stamm gewartet werden. Organisatorisch ist es empfehlenswert, die Tätigkeiten/Artikel im Stamm fix einer Tätigkeitsgruppe (und damit einer Tätigkeitshauptgruppe) zuzuordnen. Der Vorteil davon ist, dass bei der Leistungserfassung die Tätigkeitsgruppe automatisch von der Tätigkeit/vom Artikel ermittelt wird und nicht separat eingegeben werden muss.

Jeder Kostentyp kann im Tätigkeits-/Artikelstamm hinterlegt werden. Die Hinterlegung bewirkt, dass bei Erfassung einer Leistung auf diese/n Tätigkeit/Artikel die hinterlegte Kostennummer des entsprechenden Kostentyps mit dem ermittelten Betrag belastet in die Kore geschickt wird.

Folgende Felder könnten daher in der Leistungserfassung unter Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Tätigkeiten/Artikel gewartet werden:

Kostenstelle	Hinterlegung der Kostenstelle
Kostenträger	Hinterlegung des Kostenträgers
Kore-Abteilung	Hinterlegung der Abteilung
Kore-Dimension	Hinterlegung der Dimension
Kore-Geschäftsbereich	Hinterlegung des Geschäftsbereichs

Auswählbar sind die KORE-Stammdaten der Hauptfirma (mit Rückfallebenen).

Es ist möglich, bestimmte Tätigkeiten/Artikel aus der Kore-Verbuchung herauszunehmen.

Verbuchen in KORE

Bestimmt, ob diese/r Tätigkeit/Artikel in die Kore verbucht werden soll.

Achtung!

Wenn die Bewertung mit Lohnsätzen erfolgt, so bewirkt dieses Kennzeichen nichts. Ob eine Lohnart übergeleitet werden soll oder nicht, muss in diesem Fall am Lohnartenstamm über das Feld "Verbuchen in KORE" geregelt werden.

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Hinweis

Wenn das Programm für Tätigkeiten/Artikel, für welche das Feld Verbuchen in KORE in den Tätigkeits-/Artikelstammdaten auf "Nein" steht, bei der Leistungserfassung bzw. -autorisierung erst gar keine Kostentypen ermitteln soll, dann können Sie den LEA Parameter Irrelevante Tätigkeiten/Artikel ignorieren aktivieren.

Dieser Parameter kann über die CRM Parameter firmenbezogen übersteuert werden.

Hinweis

Sollen einzelne Tätigkeiten nicht in die Kore übergeleitet werden, können Sie am Tätigkeitsstamm das Feld "Verbuchen in KORE" deaktivieren. Sie haben jedoch in der LEA-KORE-Analyse dennoch die Möglichkeit, diese Leistungsdatensätze über die angebotenen Comboboxen auszuwerten.

4.8. Tätigkeitsgruppen

Tätigkeiten werden zu einer Tätigkeitsgruppe zusammengefasst. Jede Leistung muss zwingend den Bezug zur Tätigkeitsgruppe aufweisen.

Eine Besonderheit der LEA ist, dass sich über der Tätigkeitsgruppe organisatorisch noch eine Tätigkeitshauptgruppe befindet - diese hat aber keine Auswirkung auf den Ablauf der LEA-KORE-Anbindung.

Jeder Kostentyp kann im Tätigkeitsgruppenstamm hinterlegt werden. Die Hinterlegung bewirkt, dass bei Erfassung einer Leistung auf eine Tätigkeit dieser Tätigkeitsgruppe die hinterlegte Kostennummer des entsprechenden Kostentyps mit dem ermittelten Betrag belastet in die Kore geschickt wird.

Folgende Felder könnten daher in der Leistungserfassung unter Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Tätigkeitsgruppen gewartet werden:

Kostenstelle	Hinterlegung der Kostenstelle
Kostenträger	Hinterlegung des Kostenträgers
Kore-Abteilung	Hinterlegung der Abteilung
Kore-Dimension	Hinterlegung der Dimension
Kore-Geschäftsbereich	Hinterlegung des Geschäftsbereichs

Auswählbar sind die Kore-Stammdaten der Hauptfirma (mit Rückfallebenen).

Wenn sich das Aufwandskonto je Tätigkeitsgruppe (= Standard) ermitteln soll (parametergesteuert über Parameter Mitarbeiter-Aufwandskonten), ist folgendes Feld zu warten:

Kontentabelle

Aufwandskontentabelle, aus welcher das Aufwandskonto für Leistungen dieser Tätigkeitsgruppe ermittelt werden soll.

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4.9. Projekt

Die Erfassung einer Leistung auf ein Projekt ist nicht zwingend. Allerdings kann das Hinzuziehen des Projektes eine weitere Auswertungsmöglichkeit auf Leistungen bieten.

Jeder Kostentyp kann im Projektstamm hinterlegt werden. Die Hinterlegung bewirkt, dass bei Erfassung einer Leistung auf ein Projekt die hinterlegte Kostennummer des entsprechenden Kostentyps mit dem ermittelten Betrag belastet in die Kore geschickt wird.

Spezielle Felder müssen für die Verwendung von Projekten in der Leistungserfassung nicht gewartet werden. Allerdings existieren eine Reihe von Empfehlungen, die das Arbeiten mit Projekten erleichtern können. (Nähere Informationen darüber befinden sich in der Fensterhilfe Projektliste.)

Folgende Felder könnten daher in der Leistungserfassung unter Stammdaten → Projekte → Projektliste gewartet werden:

Kostenstelle	Hinterlegung der Kostenstelle
Kostenträger	Hinterlegung des Kostenträgers
KORE-Abteilung	Hinterlegung der Abteilung
Dimension	Hinterlegung der Dimension
Geschäftsbereich	Hinterlegung des Geschäftsbereichs

Auswählbar sind die Kore-Stammdaten jener Firma, unter welcher das Projekt angelegt ist (mit Rückfallebenen).

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4.10. Kontentabellen

Die Aufwandskonten, welche bei der Kore-Überleitung angesprochen werden sollen, sind in Kontentabellen am Register "Aufwandskonten" zu führen. Im Normalfall besteht eine aufwandsseitige Kontentabelle aus einem Aufwandskonto, wobei dieses nur in der Spalte Inlandskonto zu hinterlegen ist. Sollte das Aufwandskonto nur in der Kore und nicht in der Fibu existieren, kann das Feld "Kore-Kto.-Nr." stattdessen befüllt werden. Beachten Sie hierfür den Hinweis zur Hinterlegung von Kore-Konten in den Kontentabellen.

Es können beliebig viele Aufwandskonten(tabellen) geführt werden.

Wichtig ist weiters, die Kontentabelle im Tätigkeitsgruppenstamm zu hinterlegen. Theoretisch könnte die Hinterlegung aber auch im Tätigkeitshauptgruppenstamm erfolgen (Priorität hat in diesem Fall die Hinterlegung auf der Tätigkeitsgruppe) bzw. auch im Mitarbeiterstamm (parametergesteuert über LEA Parameter Kontentabelle ermitteln (Belastung und Entlastung)):

Wenn der Parameter auf der Ausprägung "Standard" belassen wird, ist die Hinterlegung der Kontentabelle bei der Tätigkeits(haupt)gruppe vorzunehmen. Wenn der Parameter eine der anderen Einstellungen aufweist, ist die Hinterlegung beim Mitarbeiter notwendig. Dabei bedeutet die Ausprägung "Mitarbeiter", dass die Kontentabelle des Mitarbeiters herangezogen wird, die Ausprägungen "Abteilungsleiter" bzw. "Geschäftsführer", dass die Kontentabelle des Abteilungsleiters bzw. des Geschäftsführers des Mitarbeiters ermittelt wird.

Aufrufbar sind die Kontentabellen in der Leistungserfassung unter Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Kontentabellen.

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4.11. Stundensätze

Die Bewertung der Leistungen erfolgt über Stundensätze. Diese werden auch herangezogen, um den Bewertungsbetrag für die Kore-Buchung zu errechnen (Stunden x Stundensatz). Mit dem LEA Parameter Bewertung (Belastung) wird gesteuert, ob dafür die Stundensatzart "Selbstkostensatz", "Herstellkostensatz", "Verrechnungssatz" oder "Lohnsatz" herangezogen wird, oder ob nur Mengen, ohne Bewertung, übergeleitet werden.

Beim Anlegen der Stundensätze empfiehlt es sich, je Mitarbeiter einen Stundensatz anzulegen, wobei aber eine differenzierte Hinterlegung nach Tätigkeits(haupt)gruppe oder Tätigkeiten möglich ist.

Wichtig ist bei der Anlage darauf zu achten, immer den Gültigkeitszeitraum richtig, vollständig und nicht überschneidend zu setzen. Eine weitere Besonderheit der Stundensätze ist, dass sie je eigener Firma erfasst werden müssen.

Aufrufbar sind die Stundensätze in der Leistungserfassung unter Stammdaten → Stundensätze und Artikelpreise → Stundensätze.

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5. Parametereinstellungen

Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Kostenrechnung Aufwand werden alle weiteren möglichen Einstellungen, welche optional eingesetzt werden können, aufgerufen. Diese müssen nicht eingestellt werden um die Kore-Überleitung zu aktivieren, können aber je nach Anforderung nützlich sein.

Protokoll nach Überleitung öffnen

Die Anzeige des Überleitungsprotokolls kann über diesen Parameter deaktiviert werden. Unter → Tools → Administration → Protokolle → Logdateien ansehen kann es aber unter dem Namen "BMDKOREAUFWANDLOGFILE.log" in jedem Fall später aufgerufen werden.

Kostentypenfindung verwenden

Für die Ermittlung von Kore-Stammdaten kann mit diesem Parameter die Kostentypenfindung als Alternative zum Prioritäten-Regelwerk eingesetzt werden.

Automatische Kostentypenermittlung

Über diesen Parameter kann gesteuert werden, dass ein Auflösen der Autorisierung die Kore-Informationen auf der Leistung löscht (also Kostenstelle, Kostenträger, Dimension, Abteilung, Geschäftsbereich). Weiters werden auch die Kore-Informationen von Leistungen auf kopierte Leistungen nicht übernommen. Somit können die Stammdaten hinsichtlich der Kostentypen abgeändert werden - bei einer neuerlichen Autorisierung erhält die Leistung die aktualisierten, nun aktuell gültigen Stammdateninformationen.

Überleitung ohne Bewertung zulässig (Belastung)

Ist der Parameter aktiviert (= Standard), können Leistungen mit einem Stundensatz bzw. Artikelpreis von € 0,00 oder ganz ohne Betragsangabe ausschließlich anhand der Menge in die Kore übergeleitet werden.

Makro für Konto (Belastung)

Mittels Makro kann in diesem Parameter hinterlegt werden, auf welches Konto die Kore-Aufwandsbuchungen gelangen sollen. Ist das Konto noch nicht vorhanden, kann es auch automatisch angelegt werden.

Makro für Buchungstext (Belastung)

Mittels Makro kann in diesem Parameter ein Buchungstext für die Kore-Aufwandsbuchungen erzeugt werden. Dafür steht eine Reihe von Variablen zur Verfügung. Auch ein leerer Buchungstext ist zulässig. Wird das Makro nicht verwendet, wird der Text "Leistungserfassung" als Buchungstext übermittelt.

Bewertung (Entlastung)

Oft wird die Mitarbeiterkostenstelle bereits aus dem LOHN mit den Lohnkosten bebucht. Um eine doppelte Kostenbelastung dieser Kostenstelle zu verhindern, wenn die Kore-Überleitung aus der Leistungserfassung aktiviert wird, kann dieser Parameter auf eine der üblichen Stundensatzarten eingestellt werden.

In diesem Fall wird zusätzlich zur Kore-Aufwandsbuchung eine zweite, inverse Kore-Buchung erzeugt, die entweder nur die Kostenstelle des historischen Mitarbeiterstamms (unter Berücksichtigung des Dienstverhältnisses) oder alle Kostentypen der Leistung entlastet. Die getroffenen Einstellungen im Parameter Priorität bez. der Kostenstelle bleiben an dieser Stelle unberücksichtigt!

Achtung: Entlastungsbuchungen gelangen immer in die Kore der Mitarbeiter(dienstverhältnis)firma!

Nähere Informationen finden Sie in den FAQ LEA in KORE beim Punkt Was ist eine Entlastung und warum wird diese benötigt?.

Konto (Entlastung)

Dieser Parameter entscheidet, ob für die Entlastung ebenfalls das Aufwandskonto der Kontentabelle oder das Erlöskonto der Kontentabelle ermittelt werden soll. Der Parameter kann nur eingesetzt werden, wenn die Kontentabelle von der Tätigkeits(haupt)gruppe ermittelt wird.

Makro für Konto (Entlastung)

Mittels Makro kann in diesem Parameter hinterlegt werden, auf welches Konto die Kore-Entlastungsbuchungen gelangen sollen. Ist das Konto noch nicht vorhanden, kann es auch automatisch angelegt werden.

Makro für Buchungstext (Entlastung)

Mittels Makro kann in diesem Parameter ein Buchungstext für die Kore-Entlastungsbuchungen erzeugt werden. Dafür steht eine Reihe von Variablen zur Verfügung. Auch ein leerer Buchungstext ist zulässig. Wird das Makro nicht verwendet, wird der Text "Leistungserfassung Entlastung Mitarbeiterkostenstelle" bzw. "Leistungserfassung Entlastung aller Kostentypen" als Buchungstext übermittelt.

Belegdatum

Über diesen Parameter kann den Kore-Buchungen ein Belegdatum (<> Buchungsdatum!) mitgegeben werden, welches das Auffinden der Buchungen erleichtern könnte.

Buchungsart

Die Buchungsart dient als Kennzeichen auf den Buchungen. In diesem Parameter kann eine beliebige Buchungsart hinterlegt werden. Bleibt der Parameter leer, wird die Buchungsart 1001 ("Dienstleistungen") übermittelt.

Belegsymbol

In diesem Parameter kann ein zweistelliges Belegsymbol (Standard = LE) eingetragen werden, welches auch zur Kennzeichnung der Kore-Buchungen dient.

Belegsymbol (Umbuchungen)

In diesem Parameter kann ein zweistelliges Belegsymbol eingetragen werden, welches zur Kennzeichnung von Umbuchungen, die im Zuge der Kore-Überleitung entstanden sind, dient.

Menge/Betrag runden

Dieser Parameter regelt, auf wie viele Nachkommastellen die Menge gerundet wird, die von der Leistungserfassung an die Kore übergeben wird. Der Standardwert lautet "auf 2 Nachkomma runden".

Nach Buchungstext gruppieren

Zusätzlich zu den bestehenden fixen Gruppierungs-Elementen kann mit diesem Parameter optional der Buchungstext der Kore-Buchung für die Gruppierung von Leistungen zu Buchungen genutzt werden, wenn dieser Paramter aktiviert wird.

Beispiel

Dies kann beispielsweise eingesetzt werden, wenn zwar der Mitarbeiter auf der Kore-Buchung ersichtlich sein soll, dieser jedoch nicht als Kostentyp abgebildet wird und das auch zukünftig so bleiben soll.

In diesem Fall kann der Mitarbeiter via Makro (Buchungstext Belastung/Entlastung) als Buchungstext übergeben werden und dieser Parameter aktiviert werden. Somit ist beispielsweise der Mitarbeitername im Buchungstext der Kore-Buchung ersichtlich und Kostenstelle sowie Kostenträger könnten zum Beispiel die Abteilung und das Projekt abbilden. Es muss demnach für den Mitarbeiter nicht zusätzlich ein Kostentyp angegeben werden.

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6. Tipps und Hintergrundinformationen

6.1. Zusammenhang LEA und Kore

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick, aus welchen Informationen der Leistung sich die Bestandteile einer Kore-Buchung ergeben:

Firma

Die Buchungen gelangen in die Kore der eigenen Firma, unter welcher der Mitarbeiter angelegt ist (= Mitarbeiterfirma), wobei eine davon abweichende Firma im Dienstverhältnis vorrangig ist (= Dienstverhältnisfirma).

Alternativ könnten die Aufwandsbuchungen in die Kore der Verrechnungsfirma geschickt werden, also in jene Firma, der die Leistung zugerechnet wird (parametergesteuert über LEA Parameter Ziel-Kore).

Achtung!

Wenn bei mehreren eigenen Firmen alle Buchungen in eine einzige Kore übergeben werden sollen, gibt es dafür ebenfalls eine Möglichkeit.

Aufwandskonto

Das Aufwandskonto ermittelt sich aus der Kontentabelle, welche entweder im Mitarbeiterstamm oder im Tätigkeits(haupt)gruppenstamm hinterlegt ist (parametergesteuert über LEA Parameter Kontentabelle ermitteln (Belastung und Entlastung)).

Da jede Leistung eindeutig einem Mitarbeiter und einer Tätigkeits(haupt)gruppe zuzurechnen ist, kann nur jeweils ein Aufwandskonto pro Leistung ermittelt werden. Mit einer Leistung können somit unterschiedliche Kostentypen angesprochen werden, aber immer nur ein Aufwandskonto.

Kostentyp

Die Kostentypen ermitteln sich je nach Hinterlegung aus den LEA Stammdaten - wie bereits oben angeführt, könnte es sich dabei um Mitarbeiter / Kunden / Projekte / Tätigkeitsgruppe und Tätigkeiten oder Artikel handeln (parametergesteuert über Parametergruppe Priorität).

Jahr/

Monat

Das Jahr bzw. der Monat der Kore entspricht dem Buchungsjahr bzw. dem Buchungsmonat der LEA. Diese Werte ermitteln sich im Normalfall aus dem Leistungsdatum. Es kann aber durch Regelungen der Periodenverwaltung (Spezialfunktion der LEA) zu Abweichungen zwischen Monat und Leistungsmonat kommen (abhängig vom Monat der Erfassung).

Das Feld "Buchungsperiode" bzw. "Buchungsdatum" ist immer der tatsächliche Monat bzw. das tatsächliche Datum der Überleitung und hat für die Kostenrechnung keine Auswirkung. Diese Felder sind in der Finanzbuchhaltung relevant.

Betrag

Der Betrag wird aus den Stunden mal dem Stundensatz berechnet. Als Stundensatz können entweder der Herstellkostensatz, der Selbstkostensatz oder der Verrechnungssatz beziehungsweise die Lohnsätze herangezogen werden (parametergesteuert über LEA Parameter Bewertung (Belastung)).

Bitte beachten Sie, dass im Fall der Herstellkosten die Rundung der Menge für die Berechnung ausschlaggebend ist (LEA Parameter Menge/Betrag runden).

Menge

Die Menge ermittelt sich aus den Stunden der Leistung bzw. aus der Menge bei Barauslagen.

Der LEA Parameter Menge/Betrag runden regelt, auf wie viele Nachkommastellen die Menge gerundet wird, die von der LEA an die Kore übergeben wird.

Mengennummer

Es gibt folgende Rückfallebenen für die Ermittlung der Mengennummer für Kore-Buchungen aus der LEA:

Ist auf dem Kore-Konto, das für die Überleitung ermittelt worden ist, eine Mengennummer fixiert worden, so wird diese herangezogen.
Ist auf dem Artikel- bzw. Tätigkeitenstamm eine Grundeinheit befüllt worden und ist auf dieser Grundeinheit die gewünschte Mengennummer hinterlegt worden, so wird diese herangezogen (Einheiten).

In weiterer Folge werden die Kore-Buchungen, die aus den Leistungen und Barauslagen entstehen, auch nach diesen Mengen zusammengefasst.

Kann die Mengennummer auf keinem Weg ermittelt werden, so ist eine Überleitung nicht möglich. Details zu diesem Fall finden Sie weiter unten im Dokument im Abschnitt Behandlung von fehlender Mengennummer.

Werden Barauslagen mit einer Menge von 0 (reine Betragseingaben wie bspw. Porto, Wertberichtigung usw.) aufwandsseitig übergeleitet, so wird keine Mengennummer übergeben, und die oben genannten Überprüfungen finden nicht statt.

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6.2. LEA in KORE übernehmen

In diesem Fenster gibt der Anwender manuell unter "Aufwand übernehmen" bekannt, für welche Firma bzw. für welche Firmen und für welche Buchungsperiode die Leistungen in die Kore übergeleitet werden sollen.

Detaillierte Informationen finden Sie in der Dokumentation zum Thema LEA in KORE übernehmen.

Stapel

Die Überleitung in die Kore erfolgt standardmäßig über einen Stapel (mit Workflow) im Hintergrund.

Als Parameter für den Stapelschritt stehen Ihnen die Felder "Firma", "Periode", "Von-/Bis-Buchungsperiode" und "Workflow" zur Verfügung.

Detaillierte Informationen zur Verwendung und ein Anwendungsbeispiel dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel LEA in KORE übernehmen und die Verwendung des Standardworkflows unter LEA-KORE-Überleitung mit Workflow.

Beispiel Kore-Buchung

Nachdem die LEA in die KORE übernommen wurde, kann in der LEA-KORE-Analyse die übergeleitete Buchung im Detail kontrolliert werden.

6.3. Umbuchungen, Korrekturen, Auflösen der Autorisierung

Umbuchungen in der LEA lösen keine automatischen Buchungen in der Kostenrechnung aus. Da in nahezu allen Fällen der Aufwandsverbuchung die Selbstkosten oder Herstellkosten herangezogen werden und diese sich durch Umbuchungen nicht verändern, besteht dazu nicht die Notwendigkeit.

In bestimmten, seltenen Anwendungsfällen der LEA (z. B. Leistungstausch bei Gegenverrechnung) könnte sich durch die Umbuchung allerdings eine Änderung ergeben. In diesen Fällen müsste man, um die berichtigten Werte in der Kostenrechnung zu haben, die Übernahme manuell über LEA in KORE übern ehmen für die gesamte Buchungsperiode durchführen.

Leistungskorrekturen bzw. Stundensatzkorrekturen bewirken ebenfalls keine automatische Korrekturbuchung in der Kostenrechnung.

Detaillierte Informationen dazu finden Sie unter Korrekturmaßnahmen in der Fensterhilfe LEA in KORE übernehmen.

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Hinweis Autorisierung Auflösen

Bitte beachten Sie, dass Sie beim Auflösen der Autorisierung von bereits in die KORE verbuchten Leistungen mit dem LEA Parameter KORE-Prüfung steuern können, ob Sie auf diesen Umstand durch eine Meldung aufmerksam gemacht werden oder ob das Auflösen gänzlich verhindert werden soll.

6.4. Aufrollung

Die Kore-Verbuchung kann für bereits verbuchte Leistungen von seiten der Leistungserfassung auch wieder rückgängig gemacht werden, indem das Verbucht-Kennzeichen auf den Leistungen entfernt und optional die Kore-Buchungen gelöscht werden.

Die Programmfunktion befindet sich ebenfalls im Programm LEA in KORE übernehmen unter → Aufwand aufrollen.

Die Aufrollung kann wie die Überleitung für einzelne oder mehrere Firmen und je Buchungsperiode durchgeführt werden. Im Zuge der Aufrollung können die Kore-Buchungen mitgelöscht werden, indem das Feld "Kore-Buchungen löschen" aktiviert wird.

Hinweis

Wird aufgerollt, ohne das Feld "Kore-Buchungen löschen" zu aktivieren, und anschließend erneut mit aktivem Feld aufgerollt, so wird die Aufrollung korrekt durchgeführt und im zweiten Schritt werden auch die Kore-Buchungen korrekt gelöscht!

Wird das Feld "Kore-Buchungen löschen" nicht aktiviert, so muss unbedingt beachtet werden, dass die bereits entstandenen Kore-Buchungen NICHT gelöscht werden. Diese Berichtigung muss manuell in der Kostenrechnung vorgenommen werden!

So wie die Überleitung wird auch die Aufrollung genau in der Logdatei BMDKOREAUFWANDLOGFILE.log protokolliert.

Hinweis

Wenn eine Kore-Buchung mit Herkunftskennzeichen "LEA" manuell aus dem Fenster Buchungen bearbeiten der Kore gelöscht wird, so wird künftig auch der zugehörige LeistFibKoreZu-Eintrag nach folgenden Regeln mitgelöscht:

Ohne Entlastung
Wird eine einzelne Kore-Buchung mit Herkunft LEA gelöscht, dann wird das zugehörige LeistFibKoreZu-Eintrag mitgelöscht.
Durch eine erneute Überleitung der LEA in die KORE würde diese Leistung daher erneut in die Kore verbucht werden.
Mit Entlastung
Das Löschen von Kore-Buchung mit Herkunft LEA wird verhindert.
Stattdessen erscheint eine Meldung, dass für den Zeitraum dieser Buchung die Aufrollung samt LEA-KORE-Überleitung wiederholt durchgeführt werden muss, anstatt einzeln zu löschen.

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6.5. Berücksichtigung von Artikeln

Sämtliche Einstellungen wirken sich nicht nur auf erfasste Tätigkeiten, sondern auch auf erfasste Artikel (Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel) aus. Diese werden im Normalbetrieb der LEA ebenfalls eingesetzt.

Normalerweise entsprechen hier die Selbstkosten dem Honorar. Eine Ausnahme bilden die Barauslagen, die durch die Zeilenverrechnung in die Leistungserfassung kommen. Diese verursachen keine zusätzlichen Selbstkosten, weil sie bereits im Selbstkostensatz der erfassten Tätigkeit kalkuliert sein müssen. Dem wird Rechnung getragen, indem für Artikel, die im Artikelstamm im Feld "Kostenart" die Einstellung "Zeilenverrechnung" hinterlegt haben, keine Kore-Buchung bzw. auch keine Mitarbeiter-Kostenstellenentlastung durchgeführt wird, wenn die Bewertung mit dem Selbstkostensatz erfolgt.

Zur Berechnung des Betrags können auch Artikelpreise (Leistungserfassung → Stammdaten → Stundensätze und Artikelpreise) geführt werden. In diesem Fall ergibt sich der Betrag aus dem Artikelpreis mal der Stückzahl. Alternative dazu ist die ausschließliche Eingabe des Betrages auf der Leistung.

6.6. Behandlung von Nichtleistungszeiten

Die Anforderung, dass Nichtleistungstätigkeiten nicht in die Kore übergeleitet werden, kann so umgesetzt werden:

Auf der Tätigkeit kann das Feld Verbuchen in KORE, das im Standard aktiviert ist, für die verwendeten Tätigkeiten der Nichtleistungszeiten deaktiviert werden.
Die Tätigkeitsgruppe der Nichtleistungszeiten wird bei jedem Mitarbeiter mit dem Stundensatz 0,00 hinterlegt.
Beachten Sie bei dieser Variante unbedingt die Einstellung des LEA Parameters Überleitung ohne Bewertung zulässig (Belastung), da auch eine Überleitung nur mit der Menge möglich ist.
Die Tätigkeitsgruppe der Nichtleistungszeiten besitzt eine eigene Kontentabelle mit einem eigenen fiktiven Nichtleistungs-Aufwandskonto (z. B. 60001). Dieses Konto ist bei der Gliederung der Kore auszuklammern.

Die LEA-KORE-Analyse ergibt den Bewertungsbetrag 0,00 und keine Fehlermeldung, da ein Konto ermittelt werden kann. Die Übernahme kann erfolgreich beendet werden, unter Buchungen bearbeiten scheinen die Buchungen wie gewünscht nicht auf.

Sollen die Nichtleistungstätigkeiten mit Betrag in die KORE übergeleitet, aber speziell gekennzeichnet werden, könnte für diesen Zweck das Aufwandskonto für die Nichtleistungszeiten eine andere Mengennummer erhalten.

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6.7. Manuelle Erfassung eines Kostentyps auf der Leistung

Eine manuelle Erfassung von Kostentypen auf der Leistung ist möglich, indem man die entsprechende Spalte (Kostenstelle, Kostenträger, KORE-Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich) hinzufügt. In der Suchroutine stehen die Kostenstammdaten jener Firma zur Verfügung, unter welcher der Mitarbeiter angelegt ist. Bei der manuellen Auswahl werden die Kostenstammfelder Kost-Evidenz und Datenbesitzer buchen ebenso überprüft, um die Bebuchbarkeit von einem Kostentyp und die Berechtigung des Mitarbeiters sicherzustellen (siehe Relevante Relevante KORE-Berechtigungen für die LEA-KORE-Anbindung).

Die manuelle Erfassung wird nicht bei der Autorisierung durch die automatische Ermittlung vom Kostentyp lt. Regelwerk übersteuert.

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Achtung!

Bei der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow werden manuell eingegebene Kostentypen bei der Prüfung abgelehnt. Dadurch kann der Workflow nicht abgeschlossen werden. Der Standardworkflow ist daher nicht für manuell erfasste Kostentypen geeignet!

6.8. Differenzierte Bewertung der Be- und Entlastung nach Berufsgruppen

Neben LEA Parameter und CRM Parameter kann die Be- und Entlastung der LEA-KORE-Überleitung zusätzlich über die Berufsgruppen differenziert werden. Dadurch können globale Einstellungen beibehalten und gezielt je Berufsgruppe übersteuert werden.

Die Bewertung erfolgt nach klarem Prioritätsprinzip:

Berufsgruppe (je Mitarbeiter)
CRM Parameter (einzelne Firmen unter Punkt LEA)
LEA Parameter (siehe Kostenrechnung Aufwand)

Hierfür stehen die Felder "Belastung (Kore)" und "Entlastung (Kore)" zur Verfügung. Die Berufsgruppe muss dazu in den Mitarbeiterstammdaten im Feld "Berufsgruppe" hinterlegt und dort auch historisch geführt werden (siehe Historische Mitarbeiterdaten). In den beiden Feldern stehen die gleichen Ausprägungen wie bei den Parametern zur Verfügung (inkl. "lt. Parametereinstellung").

Nähere Informationen dazu finden Sie im Dokument FAQ LEA in KORE zum Thema Kann die Bewertung der LEA-KORE-Überleitung zielgruppenspezifisch unterschiedlich erfolgen?.

6.9. Kore-Überleitung ohne Stundensätze, nur mit Menge

Mit der Ausprägung "Nur Menge, ohne Bewertung" des LEA Parameters Bewertung (Belastung) können nur die Mengen der geleisteten Stunden in die Kostenrechnung übergeleitet werden.

Anwendungsfall: Als Kore-Verantwortlicher benötigen Sie keinen Betrag von der Leistungserfassung, da Sie nur eine Realkostenrechnung durchführen möchten. Die echten Lohnkosten werden aus dem LOHN via FIBU übermittelt. Aus der Leistungserfassung wird ausschließlich die Menge der Stunden benötigt und übermittelt.

Mit dieser Parametereinstellung werden alle vorhandenen Leistungen nur mit der Menge in die Kore übergeleitet, auch wenn ein Stundensatz vorhanden ist. Sollte dieses Programmverhalten aber nur für jene Leistungen herangezogen werden, die entweder einen Stundensatz bzw. Artikelpreis von € 0,00 oder gar nichts definiert haben, dann kann der LEA Parameter Überleitung ohne Bewertung zulässig (Belastung) aktiviert werden. Mit diesem Parameter können Beträge oder Mengen gezielt für die Überleitung herangezogen werden.

Nähere Informationen dazu finden Sie im Dokument FAQ LEA in KORE zum Thema: Wie lassen sich nur die Mengen (ohne Beträge) in die Kore überleiten?

6.10. Kostenstammdaten in LEA Auswertungen

In den Auswertungen können die Kostentypen von allen Kore-fähigen Stammdaten (Mitarbeiter, Kunde, Projekt, Tätigkeitsgruppe, Tätigkeit/Artikel) als Sortierspalten verwendet werden.

6.11. Bebuchung einer bestimmten KORE

Es gibt eine Möglichkeit, unabhängig vom Parameter Ziel-Kore eine bestimmte Kore zu bebuchen. Voraussetzung dafür ist: In der jeweiligen Mitarbeiter(dienstverhältnis)firma bzw. Verrechnungsfirma muss das Feld 289 Aktuelle KORE leer sein.

Rückfallebenen:

In diesem Fall prüft das Programm, ob in der Aktuellen FIBU der Firma (Feld 122 Aktuelle FIBU) die Felder 96 Firmen-Nr KORE und 97 KORE-Nr befüllt sind: Hier kann die gewünschte bestimmte Kore eingetragen werden.
Ist auch hier keine Kore vorhanden, versucht das Programm die aktuelle Kore im Firmenstamm der Hauptfirma zu ermitteln, wobei hier wiederum die Rückfallebene auf die beiden oben genannten Felder existiert, wenn keine aktuelle Kore, sondern nur eine aktuelle Fibu zugeordnet ist.

Ein Anwendungsfall wäre beispielsweise, wenn die Kore nur unter der Hauptfirma geführt wird, die Mitarbeiter aber unter verschiedenen Firmen angelegt sind bzw. unterschiedliche Dienstverhältnisfirmen zugeordnet haben.

Hinweis

Ist unter der betroffenen Firma zwar eine Kore am Firmenstamm zugeordnet, kann jedoch keine Kore für den betroffenen Zeitraum ermittelt werden und der LEA Parameter / CRM Parameter für Irrelevante Mitarbeiter ignorieren bzw. Irrelevante Tätigkeiten/Artikel ignorieren ist/sind nicht gesetzt, so erscheint folgende Meldung beim Autorisieren der Leistung:

Über den Link gelangen Sie direkt zur Hilfe der Jahresübernahme KORE mit NTCS FIBU.

BMD kann in der Regel zur Behebung des Fehlers nicht vorrangig behilflich sein bzw. kann BMD nicht entscheiden, ob und wann die Jahresübernahme gemacht werden muss. Wenden Sie sich daher primär an den Kore-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen.

6.12. Behandlung von nicht vorhandenen oder gesperrten Kostentypen

Wird eine Leistung autorisiert, für die ein Kostentyp ermittelt werden würde, der in der Ziel-Kore nicht vorhanden oder nicht bebuchbar (Kostenstammfelder Kost-Evidenz und Datenbesitzer buchen) ist, so erscheint folgende Meldung im Zuge der Autorisierung der Leistung:

Der betroffene Kostentyp wird daher nicht auf die Leistung geschrieben. Die restlichen Kostentypen (falls verwendet) werden jedoch korrekt ermittelt und auf der Leistung verspeichert.

Im Zuge der Kore-Überleitung würde diese Meldung ebenfalls erscheinen, wenn der betroffene Kostentyp nach der Ermittlung der Kostentypen auf der Leistung und vor der Verbuchung in die Kore so konfiguriert worden ist, dass dieser nicht mehr bebuchbar ist (Kostenstammfelder Kost-Evidenz und Datenbesitzer buchen). (Siehe Relevante KORE-Berechtigungen für die LEA-KORE-Anbindung)

Hinweis

BMD kann in der Regel zur Behebung des Fehlers nicht vorrangig behilflich sein bzw. kann BMD nicht entscheiden, ob der Kostentyp wieder als "bebuchbar" eingestellt werden soll. Wenden Sie sich daher primär an den Kore-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen.

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6.13. Behandlung von fehlender Mengennummer

Es gibt folgende Rückfallebenen für die Ermittlung der Mengennummer für Kore-Buchungen aus der LEA:

Ist auf dem Kore-Konto, das für die Überleitung ermittelt worden ist, eine Mengennummer fixiert worden, so wird diese herangezogen.
Ist auf dem Artikel- bzw. Tätigkeitenstamm eine Grundeinheit befüllt worden und ist auf dieser Grundeinheit die gewünschte Mengennummer hinterlegt worden, so wird diese herangezogen (Einheiten).

Werden Barauslagen mit einer Menge von 0 (reine Betragseingaben wie beispielsweise Porto, Wertberichtigung usw.) aufwandsseitig übergeleitet, so wird keine Mengennummer übergeben und die oben genannten Überprüfungen finden nicht statt.

In weiterer Folge werden die Kore-Buchungen, die aus den Leistungen und Barauslagen entstehen, auch nach diesen Mengen zusammengefasst.

Kann die Mengennummer auf keinem Weg ermittelt werden, so ist eine Überleitung nicht möglich. Es erscheint folgende Meldung beim Versuch überzuleiten:

Unter "Log-Datei ansehen" ist dieser Umstand im Detail ersichtlich:

Gelöst werden kann dieser Umstand, indem entweder auf der Grundeinheit (Einheiten) der gewählten Tätigkeit/des gewählten Artikels eine Mengennummer hinterlegt oder auf dem zu bebuchenden Konto eine Mengenummer (Mengennummer) fixiert wird. Danach ist eine Überleitung umgehend möglich.

6.14. Behandlung einer Periodensperre

Wie die aufwandsseitige Kore-Überleitung auf eine Periodensperre in der Kore reagieren soll, kann in den KORE Parametern hinterlegt werden. Standardmäßig steht der Parameter in den allgemeinen KORE Parametern unter Allgemein (firmenbezogen) → Import Buchungen andere Module → Periodenverschiebung auf "0 - kein Import bei Periodensperre".
Wenn am Kore-Stamm (Firmen- und Kore-Stammdaten) eine Periodensperre hinterlegt ist (Feld "Sperre bis Periode"), dann wird mit diesem Parameter eingestellt, wie mit Buchungen verfahren werden soll, welche in gesperrte Perioden fallen.

Diese Parametereinstellung betrifft 2 Vorgänge:

Verbuchen
Löschen von bereits übernommenen Buchungen bei wiederholter Verbuchung

Wird versucht, unter dieser Einstellung Leistungen in gesperrte Perioden der Kore überzuleiten, so erscheint (sowohl bei der Verbuchung bei Autorisierung als auch mit LEA in KORE übernehmen) folgender Hinweis:

In der LEA-KORE-Analyse wird die Periodensperre bei den Info-Einträgen bei der jeweiligen Leistungszeile angezeigt.

Hinweis

Wird die Periodensperre erst nach der Durchführung der LEA-KORE-Überleitung gesetzt, erhalten bereits übergeleitete Leistungen keinen entsprechenden Info-Eintrag in der LEA-KORE-Analyse.

Wird versucht, im Zuge einer Aufrollung Kore-Buchungen aus einer gesperrten Periode zu löschen, so erscheint folgende Meldung:

Nähere Informationen zur Behandlung der Periodensperre finden Sie in der Hilfe zu den KORE Parametern (Allgemein).

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Siehe auch:

LEA - Organisation Stammdaten

Kontentabellen

LEA Parameter

Projektleistungserfassung

LEA in KORE übernehmen

Stapel LEA in KORE übernehmen

LEA-KORE-Analyse

LEA-KORE-Überleitung mit Workflow

FAQ LEA in KORE

Relevante KORE-Berechtigungen für die LEA-KORE-Anbindung

LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig)