FAQ LEA in KORE
Grundlegende Informationen zum Thema finden Sie unter LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig).Inhalt
Aus welchen Gründen kann der Kostentyp nicht korrekt ermittelt werden?
Für die fehlerhafte Ermittlung der Kostentypen wie Kostenstelle, Kostenträger, KORE-Abteilung, Geschäftsbereich oder Dimension können folgende Gründe vorliegen:
- Fehlende Zuordnung: Es wurde keine korrekte Zuordnung des betreffenden Kostentyps für den Mitarbeiter, das Projekt oder die Tätigkeit vorgenommen.
- Fehlende Stammdaten: Die erforderlichen Stammdaten für den Kostentyp fehlen oder sind unvollständig.
- Fehlende Berechtigungen: Der Mitarbeiter verfügt nicht über die erforderlichen Berechtigungen, um auf den Kostentyp zuzugreifen.
- Fehlerhafte Einstellungen: Es wurden fehlerhafte Einstellungen in den LEA Parametern oder KORE Parametern vorgenommen, welche die korrekte Ermittlung des Kostentyps verhindern.
- Technische Probleme: Es können technische Probleme oder Fehler im System auftreten, welche die korrekte Ermittlung des Kostentyps beeinträchtigen.
Bitte beachten Sie, dass dies allgemeine Gründe sind und die genaue Ursache für die fehlerhafte Ermittlung im konkreten Fall individuell überprüft werden muss.
In der LEA-KORE-Analyse finden Sie in den Analysedaten in der Spalte "Info" detailliertere Informationen. Ergänzende Informationen finden Sie in der Themendokumentation im Bereich Info-Einträge.
Warum wird bei der Überleitung in die Kore kein Konto gefunden?
Wird bei der LEA-KORE-Überleitung kein Konto gefunden, liegt es an der fehlenden Einstellung der Kontentabellen.
Entweder kann keine Kontentabelle ermittelt werden oder in der bereits bestehenden Kontentabelle wurde noch kein passendes Konto definiert. Für die Hinterlegung der Konten für die LEA-KORE-Überleitung gilt grundsätzlich, dass diese auch in der FIBU vorhanden sein müssen. Wird das Feld "Kore-Kto.-Nr." verwendet, können stattdessen auch reine Kore-Konten hinterlegt werden (siehe Hinterlegung von Kore-Konten in den Kontentabellen).
In der LEA-KORE-Analyse finden Sie in den Analysedaten in der Spalte "Info" detailliertere Informationen. Ergänzende Informationen finden Sie in der Themendokumentation im Bereich Info-Einträge.
Wie kann ich Leistungen, die bereits in die Kore übergeleitet worden sind, nachträglich korrigieren?
Es kann vorkommen, dass bereits übergeleitete Leistungen nochmals korrigiert werden müssen (Stammdaten haben sich geändert, neue Stundensätze etc.). Da die Hilfsprogramme Leistungen aktualisieren und Stundensätze/Artikelpreise korrigieren keine automatischen Buchungen auslösen, ist es notwendig, die Autorisierung nochmals aufzulösen, um die Korrekturmaßnahmen umsetzen zu können.
Bei der Auflösung einer Autorisierung wird zur Leistung eine (nicht sichtbare) Storno-Leistung erstellt, die ebenfalls zur Richtigstellung in die Kore übergeleitet werden muss.
Es ist wichtig, zu beachten, dass bei der Korrektur von Leistungen, die bereits in die Kore übergeleitet worden sind, die entsprechenden Schritte gemäß dem Zeitpunkt der Verbuchung (= LEA Parameter) der Leistungen durchgeführt werden müssen, um die Korrekturen umzusetzen:
Sofort bei Autorisierung (automatisch): Leistungen werden sofort verbucht
Wird die Autorisierung für Leistungen aufgelöst, die bereits durch die Autorisierung in die Kostenrechnung verbucht worden sind, wird auch automatisch zur Storno-Leistung eine Storno-Kore-Buchung erstellt. (Diese Storno-Kore-Buchung entfällt, wenn für die aufgelöste Leistung noch keine Kore-Buchung in der Kore existiert.) Beim neuerlichen Autorisieren wird im Gegenzug auch wieder eine neue Kore-Buchung erzeugt.
Wird die Autorisierung für Leistungen aufgelöst, die bereits durch die Autorisierung in die Kostenrechnung verbucht worden sind, wird auch automatisch zur Storno-Leistung eine Storno-Kore-Buchung erstellt. (Diese Storno-Kore-Buchung entfällt, wenn für die aufgelöste Leistung noch keine Kore-Buchung in der Kore existiert.) Beim neuerlichen Autorisieren wird im Gegenzug auch wieder eine neue Kore-Buchung erzeugt.
Es ist daher keine Aufrollung nötig!
Zu gewählten Zeitpunkten (manuell/automatisch): Manuelle/automatische Übernahme in Kostenrechnung
Wird die Autorisierung für Leistungen aufgelöst, die manuell durch Ausführen des Programms "LEA in KORE übernehmen" oder automatisch mit dem Stapel LEA in KORE übernehmen in die Kostenrechnung verbucht worden sind, wird für die Storno-Leistung keine automatische Storno-Kore-Buchung erstellt. Daher sind folgende manuelle Schritte notwendig:
- Im Programmpunkt LEA in KORE übernehmen müssen zuerst mit der Funktion "Aufwand aufrollen" und aktivem Feld "Kore-Buchungen löschen" die zuvor übergeleiteten Leistungsdaten in der Kore gelöscht werden. Dafür treffen Sie die notwendige Auswahl bei Firma/Buchungsperiode.
- Lösen Sie die Autorisierung auf den betroffenen Leistungen auf.
- Führen Sie die notwendigen Veränderungen in der Leistungserfassung durch.
- Nach der Korrektur müssen die Leistungen neuerlich autorisiert werden, damit die Daten für die Überleitung zur Verfügung stehen.
- Zum Schluss werden die Leistungsdatensätze nochmals im Programmpunkt LEA in KORE übernehmen mit der Funktion "Aufwand übernehmen" übergeleitet. Achten Sie auf die gleiche Auswahl bei Firma/Buchungsperiode wie im ersten Schritt. Zur Kontrolle können Sie davor die "LEA-KORE-Analyse" starten.
Detaillierte Informationen zum Thema erhalten Sie in den Dokumenten LEA in KORE übernehmen unter den Punkten Aufrollung bzw. Korrekturmaßnahmen oder LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig).
Hinweis Prüfungen durch Workflow
 | Um eine möglichst fehlerfreie und lückenlose Überleitung zu ermöglichen, kann der Standardworkflow "LEA in KORE übernehmen" verwendet werden. Bei diesem Workflow werden folgende Punkte zur ausgewählten Periode überprüft:
Bei fehlerhaften Daten werden Aufgaben mit Informationen zur Korrektur für den zuständigen Mitarbeiter erstellt. Nähere Informationen zum Standardworkflow finden Sie in der Themendokumentation LEA-KORE-Überleitung mit Workflow. |
Was ist eine Entlastung und warum wird diese benötigt?
Bei der aufwandsseitigen LEA-KORE-Überleitung werden die Aufwandsbuchungen (Aufwände) aus der Leistungserfassung in die Kostenrechnung übernommen und auf die entsprechenden Kostentypen gebucht. Hierbei erfolgt eine Belastung der einzelnen Kostentypen. Die Entlastung ist eine zweite, inverse Aufwandsbuchung in der Kore. Sie verhindert, dass Kosten doppelt auf den Kostentypen ausgewiesen werden.
Im Detail:
Grundsätzlich wird die Mitarbeiterkostenstelle bereits aus dem LOHN (via FIBU-Buchungsbeleg) aufwandsseitig mit Kosten belastet. Diese sogenannten Mitarbeiterkosten zeigen, welche Kosten ein Mitarbeiter für die Firma verursacht. In der Praxis wird die Entlastung benötigt, wenn die Aufwandsbuchungen nicht nur aus dem LOHN, sondern zusätzlich auch aus der LEA/PLE in die Kostenrechnung gelangen. Daher werden die bereits auf Kostentypen (z. B. Projekte) gebuchten internen Mitarbeiterkosten durch eine Entlastung wieder abgezogen.
So wird sichergestellt, dass die Kosten korrekt und nur einmal ausgewiesen werden.
Hierfür steht der LEA Parameter Bewertung (Entlastung) zur Verfügung:
- Standardmäßig wird die Mitarbeiterstammkostenstelle vom LOHN bebucht und somit erfolgt die Entlastung nur für diese Kostenstelle.
- Alternativ können vom LOHN alle Stammkostentypen (Kostenstelle, Kostenträger, KORE-Abteilung, Geschäftsbereich, Dimension) belastet werden. Über die Ausprägung "Lt. 'Bewertung (Belastung)' (Alle Mitarbeiterkostentypen)" können diese Mitarbeiterstammkostentypen durch die PLE entlastet werden.
Neben den Aufwänden aus dem LOHN werden über die WWS auch Verrechnungsbeträge als Erlöse in die Kore übernommen. Dabei wird aus der Leistung ein Datensatz für die Auftragsvorerfassung erzeugt, aus dem anschließend ein Auftrag für die Rechnungsstellung entsteht (siehe Übernahme aus der PLE in die Auftragsvorerfassung). Im Zuge dessen entstehen in der PLE interne Mitarbeiterkosten (=Aufwand), welche den Kostenträger (Projekt) belasten und somit die Mitarbeiterstammkostenstelle entlasten müssen, um eine doppelte Kostenbelastung zu vermeiden.
Letztendlich laufen die Aufwände und Erlöse der unterschiedlichen Pakete in der KORE zusammen.
Ziel ist es, die internen Kosten zu minimieren und einen Gewinn zu erzielen.
Beispiel Be- und Entlastung
 | In folgendem Beispiel wird die aufwandsseitige Be- und Entlastung im Zusammenspiel der Pakete PLE, LOHN und KORE sowie der Erlös aus der WWS genauer dargestellt:
Das Beispiel kann folgendermaßen grafisch dargestellt werden:  |
Hinweis
| Die Entlastung erfolgt häufig über ein anderes Konto als die ursprüngliche Belastung. Hierfür kann bei den Kontentabellen der Reiter "Erlöskonten" genutzt werden.
Die Entlastungsbuchungen gelangen jedenfalls in die Kore der Mitarbeiterfirma! |
Kann die Bewertung der LEA-KORE-Überleitung zielgruppenspezifisch unterschiedlich erfolgen?
Neben LEA Parameter und CRM Parameter kann die Be- und Entlastung der LEA-KORE-Überleitung zusätzlich über die Berufsgruppen differenziert werden. Dadurch können globale Einstellungen beibehalten und je Berufsgruppe gezielt übersteuert werden. Über die Berufsgruppen können beispielsweise Angestellte mit dem Selbstkostensatz, Arbeiter mit den Lohnsatz und Maschinen (fiktiver Mitarbeiter) mit dem Herstellkostensatz unterschiedlich be- und entlastet werden.
Die Bewertung erfolgt nach klarem Prioritätsprinzip:
- Berufsgruppe (je Mitarbeiter)
- CRM Parameter (einzelne Firmen unter Punkt LEA)
- LEA Parameter (siehe Kostenrechnung Aufwand)
Hierfür stehen die Felder "Belastung (Kore)" und "Entlastung (Kore)" zur Verfügung. Die Berufsgruppe muss dazu in den Mitarbeiterstammdaten im Feld "Berufsgruppe" hinterlegt und dort auch historisch geführt werden (siehe Historische Mitarbeiterdaten). In den beiden Feldern stehen die gleichen Ausprägungen wie bei den Parametern zur Verfügung (inkl. "lt. Parametereinstellung").
Zur besseren Nachvollziebarkeit wird in der LEA-KORE-Analyse beim Feld "Betrag" in der Spalte "Quelle" zusätzlich in Klammer angegeben, woher die Einstellung für diese Leistung herangezogen wird (LEA Parameter, CRM Parameter oder Berufsgruppe).
Nähere Informationen finden Sie in der Themendokumentation LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig)
Wie lassen sich nur die Mengen (ohne Beträge) in die Kore überleiten?
Ist der LEA Parameter Überleitung ohne Bewertung zulässig (Belastung) (= Standard) aktiviert, können Leistungen mit einem Stundensatz bzw. Artikelpreis von € 0,00 oder ganz ohne Betragsangabe ausschließlich anhand der Menge in die Kore übergeleitet werden. Für diesen Parameter ist die Einstellung des LEA Parameters Bewertung (Belastung) irrelevant und die Ausprägung "Nur Menge, ohne Bewertung" bleibt weiterhin verfügbar.
Somit ergeben sich unabhängig von der Bewertung folgende Überleitungsvarianten:
- "Überleitung ohne Bewertung zulässig (Belastung)" ist aktiviert.
Es wurde kein Stundensatz bzw. Artikelpreis definiert oder mit € 0,00 hinterlegt. Auf der Leistung ist nur die Menge angegeben.
LEA-KORE-Überleitung: Nur die Menge wird übergeleitet, kein Betrag.
Ausnahme: "Bewertung (Belastung)" hat die Ausprägung "Lohnsatz".
Hier muss beim Menüpunkt Lohnsätze am Reiter "Lohnsätze" zur betreffenden Lohnart ein Eintrag mit € 0,00 existieren. - "Überleitung ohne Bewertung zulässig (Belastung)" ist aktiviert.
Es sind Stundensätze bzw. Artikelpreise sowie Mengen vorhanden.
LEA-KORE-Überleitung: Menge und Betrag werden übergeleitet. - "Überleitung ohne Bewertung zulässig (Belastung)" ist nicht aktiviert.
Für die LEA-KORE-Überleitung werden nur Leistungen mit vorhandenen Stundensätzen übergeleitet (€ 0,01 oder höher).
Ist kein Stundensatz bzw. Artikelpreis definiert oder mit € 0,00 hinterlegt worden, erfolgt für diese Leistungen keine Überleitung.
Hinweis
| In der LEA-KORE-Analyse oder im Programmpunkt Buchungen bearbeiten in der KORE im Bereich "Kore-Detail" können die Daten im Bedarfsfall kontrolliert werden.   |
- Die "Überleitung nur mit Menge" ist sowohl für die Be- als auch Entlastung für die Kostentypen möglich. Die Entlastung erfolgt immer auf der Stammkostenstelle des Mitarbeiters. Wenn eine abweichende Kostenstelle gewünscht ist, kann am Entlastungskonto in der Kore eine Kostenstelle fixiert werden.
- In jedem Fall sollte die Überleitung in die Kore stets mit einer eigenen Menge auf ein separates Kore-Aufwandskonto erfolgen (siehe Beispiel).
- Damit nicht versehentlich nur Mengen übergeleitet werden, sollte der LEA Parameter Prüfung Selbstkostensatz in Kombination mit dem Parameter Überleitung ohne Bewertung zulässig (Belastung) immer aktiv sein (= Standard).
- Da aus der Lohnverrechnung über die Fibu nur die echten Lohnkosten übermittelt werden, kann mit diesem Parameter zusätzlich die Menge aus der Leistungserfassung in die Kore übernommen werden.
- Im Vergleich werden beim LEA Parameter Bewertung (Belastung) und der Ausprägung "Nur Menge, ohne Bewertung" alle vorhandenen Leistungen nur mit der Menge (ohne Betrag) an die Kore übergeleitet. Mit dem Parameter Überleitung ohne Bewertung zulässig (Belastung) können jedoch einzelne Tätigkeiten bzw. Artikel gesteuert werden.
Beispiel für eigene Menge auf eigenes Aufwandskonto
| Ein Mitarbeiter arbeitet 10 Stunden zu je € 50,00 auf einem Projekt. Zusätzlich werden 200 km erfasst, aber ohne Kilometersatz:  Für dieses Beispiel werden zwei eigene Mengenkennzeichen benötigt: h = Stunden km = Kilometer Es empfiehlt sich, je Mengeneinheit ein eigenes Kore-Konto für die Be- und auch Entlastung zu führen. In diesem Fall sehen die übergeleiteten Buchungen in der Kore folgendermaßen aus:
Dadurch kann eine Auswertung in der Kore erfolgen, wie viele Kilometer etwa für ein Projekt gefahren worden sind. Diese Information können anschließend als Grundlage für die Umlage auf die Kostenstelle "Fuhrpark" dienen. |
Wie können mehrere Stundensätze mit einer Leistung in die Kore übergeleitet werden?
Die Überleitung von mehreren unterschiedlichen Stundensätzen für eine erfasste Leistung kann angewendet werden, wenn unterschiedliche Daten für die gleichen Leistungen in der Kore benötigt werden. Beispiel: Die externe Sicht des Fördergebers für die gesamte Projektlaufzeit mit vorgegebenem Stundensatz und gleichzeitig die interne Sicht auf die tatsächlichen Mitarbeiterkosten.
In der Leistungserfassung erfolgt die Umsetzung über die Verwendung von Folgeartikeln und bietet folgende Vorteile:
- Mitarbeiter erfassen nur eine Leistung. Erst mit dem Tagesabschluss bzw. der Autorisierung wird das "Duplikat" als Folgeartikelleistung angelegt bzw. sichtbar. Die Leistungen bzw. Leistungsstunden müssen nicht doppelt geführt werden und es ist kein Dummy-Mitarbeiter notwendig. Dadurch ergibt sich in der Leistungserfassung eine bessere Übersich, z. B. die interne Sicht erfolgt über Tätigkeiten und die externe Sicht über (Folge-)Artikel.
- Die Hinterlegung der Artikelpreise ist wie für die Stundensätze bei Tätigkeiten auch auf Mitarbeiter- und Berufsgruppenebene möglich.
- Über die Kontentabellen kann je Tätigkeitsgruppe ein anderes Konto für die Kore hinterlegt werden. Die Tätigkeitsgruppe wird auch bei den verwendeten Artikeln genutzt.
- Die Entlastung der Stammkostenstelle des Mitarbeiters funktioniert ebenfalls für Folgeartikelleistungen.
- Die gesamte Datenbasis ergibt sich aus der Leistungserfassung und kann mit der LEA-KORE-Überleitung in die Kore übernommen werden.
Achtung!
 | Bei der Übergabe der Leistungserfassungsdaten an die Auftragsvorerfassung ist darauf zu achten, dass durch die "duplizierten" Leistungszeilen keine ungewünschte mehrfache Überleitung in die Warenwirtschaft stattfindet (siehe Übernahme aus der PLE in die Auftragsvorerfassung). |
Voraussetzungen
Für dieses Konzept müssen in der Leistungserfassung die benötigten Tätigkeiten und Artikel konfiguriert sein (siehe LEA - Organisation Stammdaten).
Eine funktionsfähige Schnittstelle zwischen den Paketen LEA und KORE wird ebenso vorausgesetzt. Grundlegende Informationen entnehmen Sie bitte den Dokumentationen zu den Themen LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig), Leistungen über Folgeartikel automatisch erzeugen und LEA Tagesabschluss und Autorisierung.
Im Menüpunkt Tätigkeiten wird die betreffende Tätigkeit markiert. Im Bereich Folgeartikel (LEA) - der im Layout des Fensters aktiviert werden muss - legen Sie die gewünschten Folgeartikel an. Es können auch mehrere Folgeartikel auf einer Tätigkeit definiert werden.
Nach Angabe des Artikels wird der Modus "Zeitdauer = Menge" zur Weitergabe der Stunden der Originalleistung als Menge auf die Folgeartikelleistung hinterlegt:
Für den verwendeten Artikel muss ein Preis pro Einheit als Artikelpreis angegeben sein. Die Angabe kann zusätzlich mitarbeiter- oder berufsgruppenbezogen getroffen werden:
Ablauf
- Die Zeitleistung wird wie gewohnt vom Mitarbeiter mit der Tätigkeit und dem Stundenausmaß erfasst. Es müssen keine weiteren Leistungszeilen erfasst werden:
- Mit dem Tagesabschluss bzw. der Autorisierung wird je definiertem Folgeartikel auf dieser Tätigkeit eine Folgeartikelleistung aufgrund des Modus mit dem gleichen Stundenausmaß der Zeitleistung als Menge erzeugt. Bei Auflösung des Tagesabschlusses bzw. der Autorisierung werden die automatisch erzeugten Folgeartikelleistungen wieder entfernt.
- In der LEA-KORE-Analyse werden je Leistungszeile Daten für den Menüpunkt LEA in KORE übernehmen erzeugt, d. h. auch je Folgeartikelleistung:
Achtung!
| Bitte beachten Sie, dass Folgeartikel nicht historisch geführt werden. Sobald die Verknüpfung zwischen Tätigkeit und Artikel vorhanden ist, wird bei jeder Autorisierung der zugehörigen Zeitleistung eine Folgeartikelleistung erstellt, auch wenn es sich um eine Leistung mit einem längst vergangenen Leistungsdatum handelt. |
 | Siehe auch: |