LEA-KORE-Überleitung mit Workflow
Grundlegende Informationen zur aufwandsseitigen Kore-Anbindung finden Sie unter LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig).Überblick
Um eine möglichst fehlerfreie und lückenlose Überleitung aus der Leistungserfassung in die Kostenrechnung zu ermöglichen, kann der Standardworkflow "LEA in KORE übernehmen" verwendet werden. Vor der standardmäßigen Überleitung prüft der Workflow die Autorisierung, erkennt mögliche Abweichungen und kontrolliert relevante Stammdaten.
Bei fehlerhaften Daten zum betreffenden Zeitraum werden Aufgaben mit Informationen zur Korrektur für den zuständigen Mitarbeiter erstellt.
In diesem Dokument wird einerseits der Ablauf des Standardworkflows "LEA in KORE übernehmen" schrittweise dargestellt. Andererseits wird auf die notwendigen Korrekturen bei nicht erfolgreicher Prüfung eingegangen. Zusätzlich werden die notwendigen Änderungen für die Anwendung des Standardworkflows angeführt.
Voraussetzungen
Allgemeine Voraussetzungen
Für die Ausführung dieses Workflows wird eine funktionsfähige Schnittstelle zwischen LEA und KORE vorausgesetzt! Beachten Sie zur vollständigen Einrichtung und Konfiguration die Themendokumentation LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig).
Hinweis
 | Neben den Lizenzen für die Projektleistungserfassung und die Kostenrechnung benötigen Sie zusätzlich eine Lizenz für den Workflow im CRM Bereich. Bei Fragen zu den Lizenzen wenden Sie sich bitte direkt an den BMD Verkauf! |
Standards importieren
Zuerst müssen die Standardworkflows importiert werden. Dazu öffnen Sie das Programm Import unter Leistungserfassung → Stammdaten → Import und Export. Unter dem Punkt "LEA" aktivieren Sie die Option "Workflow" und starten den Import mit "Ok".
Nach dem Import stehen Ihnen alle Standardworkflows vom Workflowtyp "LEA/PLE" unter der Hauptfirma der Firmengruppe oder der definierten eigenen Firma zur Verfügung.
Achtung!
 | BMD Standards können weder bearbeitet noch gelöscht werden! Die importierten Workflows erhalten das Kennzeichen "Ist Standard" in der Spalte "BMD". Ein erneuter Import überschreibt bereits bestehende Standards mit der aktuellsten Version. Den Standard selbst dürfen Sie nur als Vorlage verwenden - dieser ist nicht für den laufenden Betrieb vorgesehen! Deshalb werden Standardworkflows im Suchfenster für die Zuordnung nicht angezeigt. |
Workflow kopieren
Nach dem Import steht der Standardworkflow "LEA in KORE übernehmen" mit dem Verwendungszweck "LEA-KORE-Überleitung" im Workflowstudio als Kopiervorlage zur Verfügung.
Für den Kopiervorgang markieren Sie den Standardworkflow mit der Nummer 150 und führen die Funktion Workflow kopieren durch.
Mit der darunterliegenden Funktion Workflow einfügen können Sie anschließend eine Kopie einfügen.
Da bei fehlerhaften Daten durch die Ausführung des Workflows Aufgaben erstellt werden, müssen Sie noch den zuständigen Mitarbeiter definieren.
Hierzu hinterlegen Sie im Feld Mitarbeiter beim Workflow jenen Mitarbeiter, der in Ihrem Unternehmen für die Autorisierung bzw. Korrekturen in der Leistungserfassung zuständig ist und die notwendigen Berechtigungen hat. Hier kann nur ein Mitarbeiter hinterlegt werden - dieser dient vor allem als Rückfallebene.
Wenn abweichende Mitarbeiter die Aufgaben erhalten sollen, so erfolgt die Hinterlegung bei den Aufgabeneinstellungen (siehe Aufgabenaktion) zu den einzelnen Workflowschritten ("Nicht autorisierte Leistungen gefunden", "Kore-Prüfung ist fehlgeschlagen", "Abweichungen durch LEA-KORE-Analyse fehlgeschlagen", "Aufrollung ist fehlgeschlagen" oder "Kore-Überleitung unvollständig/fehlerhaft").
Achtung!
| Für den letzten Stapelschritt "Info: Kore-Überleitung erfolgreich!" muss in den Aufgabeneinstellungen (siehe Aufgabenaktion) zwingend mindestens ein Mitarbeiter hinterlegt werden. Diese Mitarbeiter erhalten die abschließende E-Mail zur erfolgreichen LEA-KORE-Überleitung über den Workflow. Es können auch mehrere Mitarbeiter ausgewählt werden. Der im Workflow selbst definierte Mitarbeiter (Rückfallebene) wird hierfür nicht herangezogen. |
Hinweis
| Sollten Sie Anpassungen im Design vornehmen müssen, beachten Sie bitte die Dokumentation zum Workflow. |
Stapel definieren
Sobald der Standardworkflow kopiert und der zuständige Mitarbeiter hinterlegt worden ist, kann der neue Workflow im Stapel für die LEA-KORE-Überleitung definiert werden.
Hierzu steigen Sie ein unter TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapeldefinition.
Der Stapel mit der Funktion "MCS_KOREUEBERLEITUNG_EXTERN" kann beispielsweise für die Vorperiode von mehreren Firmen über den Workflow erfolgen.
Hinweis
| In den Parametern zum Stapelschritt der Funktion "MCS_KOREUEBERLEITUNG_EXTERN" werden Firma/Firmen und Periode/Zeitraum für die Ausführung des hinterlegten Workflows definiert. Die detaillierten Informationen zur Anlage des Stapels inkl. der Parameter zum Stapelschritt finden Sie in der Dokumentation Stapel LEA in KORE übernehmen. |
Geplante Ausführung
Grundsätzlich sind mit der Anlage des Stapels die Voraussetzungen gegeben und der Workflow "LEA in KORE übernehmen" kann manuell ausgeführt werden.
Um den Prozess weitgehend zu automatisieren, kann zusätzlich eine Geplante Ausführung hinzugefügt werden.
Damit kann der Stapel so eingeplant werden, dass er automatisch zum gewünschten Tag und zur gewünschten Uhrzeit ausgeführt wird,. z. B. am 15. des Folgemonats um 03:00 Uhr. In den Stapelparametern kann dafür die Option "Vorige Periode" gewählt werden, um eine nachträgliche Überleitung durchzuführen.
Sollte es fehlerhafte Daten zur betreffenden Periode geben, wird ebenfalls eine Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter erstellt.
Nach der Korrektur und Erledigung der Aufgabe wird der Workflow wieder von Beginn an gestartet.
Achtung!
| Der Ausführende BMDUser der geplanten Ausführung muss in Bezug zur Firma stehen, für welche die LEA-KORE-Überleitung durchgeführt wird. Falls die Firma Teil einer Firmengruppe ist, muss eine der folgenden beiden Einstellungen getroffen sein:
Handelt es sich um eine eigenständige Firma (ohne Firmengruppe), muss eine der genannten Einstellungen für die einzelne Firma gesetzt sein. |
Hinweis
| Die geplante Ausführung des Standardworkflows in der Leistungserfassung hängt stark vom gewünschten Auswertungsdatum in der Kostenrechnung ab. Hier ist abzuschätzen, wann alle Daten übergeleitet sein müssen, vor allem wenn in der KORE ebenfalls KORE-Stapel für Übernahme und Umlage verwendet werden. |
Ablauf des Workflows
Im folgenden Abschnitt wird auf den schrittweisen Ablauf bei der Durchführung des Workflows "LEA in KORE übernehmen" eingegangen.
Überblick über den Ablauf des Workflows:
- Zunächst wird der Workflow gestartet.
- Nach jedem erfolgreich abgeschlossenen Schritt wird automatisch die nächste Prüfung ausgeführt.
- Falls bei einem Schritt fehlerhafte Daten gefunden werden, erstellt das System automatisch eine Aufgabe mit Hinweisen zur Korrektur für die zuständige Person. Der Workflow pausiert an dieser Stelle, bis der Fehler behoben und die Aufgabe erledigt ist.
- Anschließend startet die Workflowinstanz erneut und überprüft die einzelnen Schritte noch einmal.
Im besten Fall läuft der Workflow nach dem Start vollständig im Hintergrund durch und schließt mit einer erfolgreichen LEA-KORE-Überleitung ab. Auf diese Weise wird eine möglichst fehlerfreie und lückenlose LEA-KORE-Überleitung sichergestellt.
Hinweis
| Der unten dargestellte Workflow ist eine klickbare Grafik. Durch Anklicken der einzelnen Arbeitsschritte gelangen Sie direkt zum entsprechenden Kapitel in der Dokumentation. |
Achtung!
| Dieser Standardworkflow wird nicht empfohlen, wenn Kostentypen auf der Leistung manuell übersteuert werden, obwohl diese eigentlich über die LEA Parameter automatisch ermittelt werden. In diesem Fall werden die "abweichenden" Kostentypen als "fehlerhaft" analysiert, weshalb der Workflow beim gleichen Workflowschritt stehen bleibt und nicht bis zum Ende durchläuft. Ist keine Ermittlung über die LEA Parameter konfiguriert, können Kostentypen manuell übersteuert werden, ohne einen Fehler auszulösen. Dieser Workflow kann nicht verwendet werden, wenn die LEA-KORE-Überleitung ausschließlich sofort bei der Autorisierung erfolgt (LEA Parameter Zeitpunkt der Verbuchung auf Ausprägung "Sofort bei Autorisierung (automatisch)". In diesem Fall ist ein sinnvoller Ablauf nur gegeben, wenn der Standardworkflow vor den endgültigen Kore-Auswertungen ausgeführt wird. |
Workflow starten
Im ersten Schritt muss der Workflow gestartet werden, damit die einzelnen Prüfungsschritte angestoßen werden.
Entweder wird der definierte Stapel (siehe Stapel definieren) manuell ausgeführt oder automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt angestoßen (siehe Geplante Ausführung).
Prüfung nicht autorisierter Leistungen
Wird beim Workflowschritt "Prüfung nicht autorisierter Leistungen" im betreffenden Zeitraum mindestens eine nicht autorisierte bzw. nicht abgeschlossene Leistung ermittelt, so erhält der zuständige Mitarbeiter eine Aufgabe mit dem Betreff "Nicht autorisierte Leistungen gefunden".
Nur durch "Ausführen" oder Doppelklick dieser Aufgabe kann das Fenster Projektleistungserfassung für Kore-Überleitungsworkflow geöffnet werden.
Hierbei handelt es sich um eine reduzierte Variante der Projektleistungserfassung und es stehen im Vergleich nur ausgewählte Funktionen zur Verfügung.
Die Leistungsdatensätze können anschließend begutachtet und abgeschlossen bzw. autorisiert werden.
Die Prüfung erfolgt nur für Leistungen, die in die Kostenrechnung übergeleitet werden. Datensätze ohne KORE-Relevanz werden hier nicht angezeigt. Das betrifft beispielsweise Leistungen, bei denen die Verbuchung in die KORE entweder beim Mitarbeiter (Feld LEA/ZEIT in KORE verbuchen) oder bei der Tätigkeit (Feld Verbuchen in KORE) deaktiviert worden ist.
Die Aufgabe ist erledigt, wenn alle ermittelten Leistungen abgeschlossen worden sind. Danach sind keine Leistungen mehr aufgelistet.
Durch das Schließen dieses Fensters kann mithilfe des automatischen Abfragefensters die Aufgabe erledigt und der Workflow fortgesetzt werden.
Mit "Abbrechen" bleibt die Aufgabe erhalten und der Workflow wird erst mit dem Erledigen der Aufgabe fortgesetzt.
Prüfung der Kore für Überleitung
Wurde beim Workflowschritt "Prüfung der Kore für Überleitung" für mindestens eine der betroffenen Firmen festgestellt, dass keine aktuelle Kore vorhanden ist, so erhält der zuständige Mitarbeiter die Aufgabe "Kore-Prüfung ist fehlgeschlagen". Die Ursache ist im Aufgabentext ersichtlich, wie beispielsweise ein fehlendes aktuelles Korejahr, keine Kore mit zeitlich korrektem Wirtschaftsjahr, Periodensperre etc.
Die betreffenden Stammdaten laut Aufgabentext müssen manuell korrigiert werden.
Danach können Sie die bestehende Aufgabe "Erledigen" und der Workflow wird fortgesetzt.
Leistungen für Kore-Übernahme analysieren
Wurden beim Workflowschritt "Leistungen für Kore-Übernahme analysieren" durch den Workflow Abweichungen bei Stundensätzen, Artikelpreisen oder Kostentypen festgestellt, erhält der zuständige Mitarbeiter die Aufgabe "Abweichungen durch LEA-KORE-Analyse festgestellt" für die Korrektur.
Durch "Ausführen" der Aufgabe öffnet sich die LEA-KORE-Analyse für den Workflow mit abweichenden Einstiegsfeldern und mit den Zusatzfunktionen Leistungen aktualisieren bzw. Stundensätze/Artikelpreise korrigieren. Detaillierte Informationen finden Sie in der Fensterhilfe im Bereich LEA-KORE-Analyse via Workflow.
Die Aufgabe ist erledigt, wenn keine Abweichungen mehr vorhanden sind. Bei der Ausprägung "Alle Abweichungen" sind keine Leistungen mehr aufgelistet.
Durch Schließen dieses Fensters kann mithilfe des automatischen Abfragefensters die Aufgabe erledigt und der Workflow fortgesetzt werden.
Hinweis
| Die Funktionen Leistungen aktualisieren und Stundensätze/Artikelpreise korrigieren können nur ausgeführt werden, wenn beim Einstiegsfeld Abweichungen die passende Auswahl getroffen worden ist und abweichende Daten vorhanden sind. Für die Ausführung der Funktion "Leistungen aktualisieren" muss somit die Ausprägung "Kostentypen" und für "Stundensätze/Artikelpreise korrigieren" die Ausprägung "Stundensätze/Artikelpreise" eingestellt sein. Wurde keine passende Ausprägung beim Feld "Abweichungen" ausgewählt oder wurden keine abweichenden Daten ermittelt, sind die Funktionen ausgegraut. Die Begründung wird durch Mouseover auf der Funktion selbst entweder direkt unterhalb oder auch in der Statuszeile angezeigt.   |
Achtung!
| Wird beim LEA Parameter Bewertung (Belastung) die Ausprägung "Lohnsatz" verwendet, kommt keine Aufgabe bei abweichenden Stundensätzen. Die Stundensätze werden in diesem Fall von NTCS LOHN ermittelt und können nicht mit der Funktion "Stundensätze/Artikelpreise korrigieren" aus der NTCS LEA aktualisiert werden. Die Prüfung auf Stundensatzabweichungen entfällt. Alle anderen Funktionen des Standardworkflows bleiben unverändert. |
Hinweis zu fehlender Grundeinheit
| Bei Tätigkeiten und Artikeln muss im Feld Grundeinheit eine Einheit inkl. "Mengen-Nr." definiert sein. Bleibt das Feld leer, wird bei der LEA-KORE-Analyse die Zeile als fehlerhaft mit der Info "Keine Grundeinheit hinterlegt!" angezeigt.  Jedoch kann der Fehler nicht in diesem Fenster korrigiert werden. Die Grundeinheit ist manuell bei den betreffenden Stammdaten zu hinterlegen. Die abschließende Prüfung erfolgt im Workflowschritt Überleitung der Daten in die Kore. |
Aufrollung mit Kore-Buchungen löschen
Beim Workflowschritt "Aufrollung mit Kore-Buchungen löschen" werden die für den betroffenen Zeitraum bereits erzeugten Kore-Buchungen aufgerollt und gelöscht.
Schlägt die Aufrollung für mindestens eine der betroffenen Firmen fehl, so erhält der zuständige Mitarbeiter die Aufgabe "Aufrollung ist fehlgeschlagen".
Die Ursache ist im Aufgabentext ersichtlich. In der Praxis wird bei diesem Workflowschritt jedoch nur eine Aufgabe entstehen, wenn beim Löschvorgang zeitgleich ein Datenbankfehler bestand.
Andere Ursachen werden bereits bei den anderen Workflowschritten geprüft.
Im Anschluss ist diese Aufgabe manuell zu erledigen, damit der Workflow erneut ausgeführt wird.
Überleitung der Daten in die Kore
Beim Workflowschritt "Überleitung der Daten in die Kore" werden die Leistungen vom betroffenen Zeitraum in die Kore übergeleitet.
Wird in diesem Zuge festgestellt, dass eine Überleitung aufgrund fehlender Daten nicht möglich ist (z. B. Kostentyp, Mengen-Nr. auf der Grundeinheit und/oder Konto), wird für den zuständigen Mitarbeiter die Aufgabe "Kore-Überleitung unvollständig/fehlerhaft" angelegt. Die Ursachen sind je Leistung im Aufgabentext ersichtlich.
Nach erfolgreicher manueller Behebung ist die Aufgabe zu "Erledigen", um den Workflow fortzusetzen.
Info: Kore-Überleitung erfolgreich
Im letzten Workflowschritt wird bei einer erfolgreichen LEA-KORE-Überleitung eine abschließende E-Mail mit dem Betreff "Info: Kore-Überleitung erfolgreich!" versendet. Die E-Mail enthält zusätzlich den Text "Die LEA-KORE-Überleitung wurde erfolgreich abgeschlossen." und wird an den in den Aufgabeneinstellungen des Workflowschritts hinterlegten Mitarbeiter gesendet.
Mit dem Versand dieser E-Mail wird die Workflowinstanz automatisch und endgültig beendet.
Hinweis
| Wird anstelle einer E-Mail eine interne Nachricht bevorzugt, kann die Benachrichtigungsart über den CRM Parameter Benachrichtigungsart Mailing angepasst werden.  |
Tipps und Hintergrundinformationen
Asynchrone Durchführung des Workflows
Der Standardworkflow wird mit aktiviertem Feld Workflow im Hintergrund starten ausgeliefert. Somit kann der Workflow asynchron gestartet werden.
Der zuständige Mitarbeiter kann somit im Programm während der Ausführung des Workflows oder bei notwendigen Korrekturen via Aufgabe weiterarbeiten.
Mehr Informationen diesbezüglich finden Sie in der Themendokumentation Workflow im Kapitel Asynchroner Workflow.
Geplante Workflow-Ausführung startet nicht
Unter bestimmten Voraussetzungen wird mit der Geplanten Ausführung der Workflow nicht korrekt angestoßen.
Die Workflowinstanz wird zwar angelegt, jedoch nicht gestartet. Auch bei den Asynchronen Jobs bleibt der Hintergrundprozess offen.
In diesem Fall kann der TOOLS Parameter für Asynchrone Jobs "Maximale Anzahl gleichzeitig laufender Instanzen von BMDAsyncJobServer (1 bis 16)" mit der Eingabe "2" Abhilfe schaffen:
Mehrmalige Stapelausführung
Der definierte Stapel kann mit den gleichen Stapelparametern für den Workflow nicht mehrmals parallel ausgeführt werden.
Solange für den verwendeten Workflow eine offene Workflowinstanz ("In Bearbeitung") vorhanden ist, kann mit den gleichen Daten durch die "Parameter für Stapelschritt" der Stapel nicht erneut gestartet werden (siehe Abschnitt Stapel definieren).
Beim Ausführen des Stapels erfolgen mehrere Hinweismeldungen, dass dieser Workflow mit den hinterlegten Parametern zu dieser Firma und zur gleichen Periode bereits einmal gestartet und nicht erledigt worden ist.
Der Stapelschritt wird als fehlerhaft erkannt und kann nicht noch ein weiteres Mal ausgeführt werden.
Die erneute Durchführung des Stapels wird abgebrochen.
In diesem Fall bearbeiten und erledigen Sie die noch offene Aufgabe, damit der Workflow weiter ausgeführt wird.
Sobald der Workflow bis zum Ende gelangt, sind keine offenen Aufgaben dazu vorhanden und die Workflowinstanz wird ebenfalls erledigt.
Danach kann der Stapel wieder mit den gleichen Parametern ohne Meldungen gestartet werden.
Hinweis
| Im Fenster Workflowinstanzen kann kontrolliert werden, ob der Workflow bis zum Ende durchgeführt worden ist oder bei welchem Mitarbeiter die Aufgabe dazu erstellt worden ist. Im "Workflowdiagramm" sind die durchgeführten Workflowschritte inkl. Aufgabenerstellung farblich ersichtlich.  Wird eine Workflowinstanz aus dem LEA Workflow gelöscht, so werden ebenfalls die daraus erzeugten Aufgaben mitgelöscht. Der Stapel kann mit den gleichen Parametern ohne Hindernis erneut gestartet werden. |
Workflow via BMD Web
Der Workflow "LEA in KORE übernehmen" kann nicht über BMD Web erfolgen
Die Ausführung der Aufgaben mit den erweiterten Programmpunkten und neuen Fenstern steht nur in BMD NTCS zur Verfügung.
