UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → CRM → Weitere Funktionen → Interne Nachrichten
 
Die internen Nachrichten werden als internes Kommunikationsmedium eingesetzt (wenn z. B. keines der gängigen E-Mail-Programme wie Outlook oder dergleichen in Verwendung ist). So können Sie bei Neueintragung bzw. Änderung von
Aufgaben, Terminen oder Fristen durch andere Mitarbeiter (Kollegen) auch auf diesen Weg informiert werden.

Werden Auswertungen (z. B. LEA Auswertungen) im Hintergrund verarbeitet, wird im Prozess als Ergebnis auch eine interne Nachricht angelegt, um das Dokument mit der Auswertung für den Anwender ersichtlich zu machen. Näheres zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Auswertung im Hintergrund verarbeiten der Fensterhilfe Smart-Interface (Dialogfenster).

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Fensterbereiche

Bei diesem Fenster handelt es sich um ein Fenster mit flexiblem Layout. Es kann fixe und optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind nicht alle möglichen Bereiche im Standard eingeblendet. Informationen zur Layoutgestaltung lesen Sie unter Layoutgestaltung in Fenstern mit flexiblem Layout.
 

Interne Nachrichten

In der Combobox rechts oben können Sie einstellen, ob in der Liste unterhalb alle eingegangenen oder ausgegangenen Nachrichten angezeigt werden sollen.

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Achtung! 
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Interne Nachrichten können nur von Mitarbeitern versendet und empfangen werden, die auch einen NTCS Benutzer im Feld "User-ID" am Mitarbeiterstamm hinterlegt haben. Wenn Sie mit einem Benutzer ohne Mitarbeiterzuordnung angemeldet sind, ist die Funktion zur Neuanlage einer internen Nachricht inaktiv.

Wenn Sie eine interne Nachricht an einen Mitarbeiter versenden wollen, der keine User-ID hinterlegt hat, erhalten Sie folgende Hinweismeldung, wenn Sie diesen auswählen:

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Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

1120561082000000890.png Neue Nachricht
Mit dieser Funktion können Sie eine neue interne Nachricht an einen Mitarbeiter senden.
A_EMAIL_FORWARD.bmp Weiterleiten
Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Weiterleiten der Nachricht an einen Mitarbeiter. Nach Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster Nachricht Ausgang, in dem Sie den gewünschten Empfänger auswählen können und den Betreff bzw. den Text der Nachricht anpassen können.
A_EMAIL_REPLY.bmp Antworten
Mit dieser Funktion können Sie eine Antwort auf eine Nachricht an den Absender schicken. Nach Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster Nachricht Ausgang, in dem Sie den gewünschten Empfänger auswählen können und den Betreff bzw. den Text der Nachricht anpassen können.
A_DELETE.bmp Gesamten Ausgang löschen
Sämtliche gesendeten (Internen) Nachrichten können Sie mit dieser Funktion löschen.
A_DELETE.bmp Gesamten Eingang löschen
Sämtliche erhaltenen (Internen) Nachrichten können Sie mit dieser Funktion löschen.

Standardfeldauswahl Interne Nachrichten
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Interne Nachrichten
 

Text

In diesem Bereich des Fensters wird Ihnen der Nachrichtentext einer oben selektierten Nachricht in der Vorschau angezeigt.

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Hintergrundinformationen

In der NTCS haben Sie die Möglichkeit einer automatischen Benachrichtigung bei Neueintragung bzw. Änderung von Terminen, Aufgaben oder Fristen durch andere Mitarbeiter (Kollegen). Dazu stehen Ihnen zwei unterschiedliche Benachrichtigungssysteme zur Verfügung: Je nach Einstellung werden die Mitarbeiter mittels E-Mail (z. B. Outlook) oder Interner Nachricht über Neueintragungen oder Änderungen informiert.
 
Hinweis
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Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow) können Sie steuern, ob Nachrichten überhaupt versendet werden sollen, welche Benachrichtigungsart zu verwenden ist und ob ein Pop-up-Fenster am rechten unteren Bildschirmrand erscheinen soll.

In diesem Parameter können Sie festlegen, ob automatisch E-Mails an Mitarbeiter versendet werden sollen, wenn Sie bestimmte Aktionen in NTCS ausführen. Sollten Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden für Aufgaben, Termine und Fristen unter anderem bei folgenden Aktionen E-Mails versendet:
  •  Neuanlage
  •  Bearbeiten
  •  Löschen
  •  Delegieren
  •  Verteilen
Der Versand dieser E-Mails erfolgt aber nur, wenn Sie anderen Mitarbeitern Aufgaben, Termine oder Fristen eintragen bzw. diese bearbeiten oder löschen. Machen Sie das bei sich selbst, werden keine E-Mails versendet.

Hinweis 
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Grundsätzlich gilt die Einstellung in diesem Parameter für alle drei Bereiche (Aufgaben, Termine und Fristen). Es gibt aber für jeden Bereich die Möglichkeit, das Mailing separat zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Diese Parameter finden Sie in den jeweiligen Parametereinstellungen unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine / Aufgaben / Fristen → Allgemein.


Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie die Benachrichtigungen per E-Mail (z. B. Oulook) oder als Interne Nachricht erhalten möchten. Je nachdem, wo Sie die Benachrichtigungen erhalten möchten, müssen Sie einen dieser beiden Werte im Parameter eintragen.

 1 = Benachrichtigungen per Mail
 2 = Benachrichtigung mittels internem BMD NTCS Nachrichtensystem

Hinweis 
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Die Einstellung in diesem Parameter wirkt sich nur dann aus, wenn der Parameter Benachrichtigungen senden auf Ja steht.
Sobald der Absender oder Empfänger der Nachricht die zweite Ausprägung Benachrichtigung mittels internem BMD NTCS Nachrichtensystem gewählt hat, wird eine interne Nachricht versendet.

Steuert, ob für Erinnerungen u. eingehende interne Nachrichten, rechts unten am Desktop, ein kleines Fenster erscheint.

Damit ein Pop-up-Fenster erscheint, sind folgende zwei Einstellungen zusätzlich zum Parameter Benachrichtigungen am Desktop anzeigen zu kontrollieren:
  • Der Parameter Erinnerung aktivieren unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Erinnerungen muss auf 1 - Ja stehen.

    In diesem Parameter können Sie festlegen, ob Erinnerungen (Wecker, Aufgaben-, Termin-, Fristerinnerungen …) überhaupt ausgelöst werden sollen.

    0 - Nein: Erinnerungen werden nicht ausgelöst.

    1 - Ja: Erinnerungen werden ausgelöst.

  • Die Windowseinstellung Benachrichtigungen am Desktop anzeigen muss aktiviert sein. Diese Einstellung können Sie in der Windows-Taskleiste beim kleinen NTCS Symbol mit der rechten Maustaste aktivieren:

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Wurden alle Einstellungen getroffen, öffnet sich beim Eingang einer internen Nachricht folgendes Pop-up-Fenster standardmäßig im rechten oberen Bereich:

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In der Pop-up-Meldung werden Ihnen der Zeitpunkt, der Betreff bzw. ein kurzer Auszug des Nachrichtentextes und der Link zum Öffnen der Nachricht angezeigt.

Über diese Schaltfläche links unten, können Sie die Position des Pop-ups bestimmen. Sie können sich entscheiden, ob dieses Fenster rechts oben oder rechts unten angezeigt werden soll.

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Ist die Pinnnadel 1120568599000000890_3.png Schaltfläche aktiv, bleibt dieses Pop-up so lange im Vordergrund stehen, bis es von Ihnen bewusst geschlossen wird. Ist diese Schaltfläche nicht aktiv, wird dieses Pop-up automatisch nach ein paar Sekunden wieder ausgeblendet.

Sie haben aber die Möglichkeit das Pop-up an die von Ihnen gewünschte Stelle am Bildschirm zu ziehen und über diese Schaltfläche 1120568599000000890_5.png zu fixieren. Dann bleibt das Fenster an der von Ihnen ausgesuchten Position bestehen. Standardmäßig poppt dieses Fenster aber immer entweder rechts oben oder rechts unten auf.

Mit Klick auf diesen Link 1120561803000000890_1.png im Pop-up-Fenster gelangen Sie sofort zur eingehenden internen Nachricht.

Anzeige im Menüband (Symbol mit Glocke)

Bei Fenstern mit FLEX-Design kann beim Eintreffen von ungelesenen internen Nachrichten, Aufgaben und Chats auch eine Anzeige im Menüband erfolgen.

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Die Anzeige beim Glocken-Symbol kann über TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → FLEX-Oberfläche → Interne Nachrichten im Hauptmenü anzeigen allgemein oder benutzerbezogen aktiviert oder deaktiviert werden.

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Im Hauptmenü kann die Anzeige der Nachrichtensymbole zu Aufgaben, internen Nachrichten und Chats eingestellt werden.

Im Hauptmenü kann die Anzeige der Nachrichtensymbole zu Aufgaben, internen Nachrichten und Chats eingestellt werden.

Im Hauptmenü kann die Anzeige der Nachrichtensymbole zu Aufgaben, internen Nachrichten und Chats eingestellt werden.

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Siehe auch:
Aufgaben