UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → Kanzlei → Fristen
 
Die Fristen ermöglichen die Registrierung und das Finden von Fristen, damit eine lückenlose Kontrolle der verschiedenen Fristtermine erfolgen kann. 

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Die Einstiegsfelder ermöglichen Ihnen, eine genauere Selektion der angezeigten Fristen vorzunehmen. Sie können sich beispielsweise die Fristen bestimmter Sachbearbeiter, eines bestimmten Abteilungsleiters bzw. Geschäftsführers für eine spezielle Fristart usw. anzeigen lassen. Welche Felder angezeigt werden sollen, legen Sie über die Feldauswahl fest. Diese können Sie rechts oben mit diesem Symbol Feldauswahl.png aufrufen.  

Standardfeldauswahl Einstiegsfelder
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Einstiegsfelder

Fristen

Dieser Bereich bietet Ihnen einen Überblick über die erfassten Fristen, je nach den Eingaben in den Einstiegsfeldern. Über diesen Parameter können Sie definieren, ob Ihnen auch die Fristen angezeigt werden sollen, bei denen die ausgewählte Person im Einstiegsfeld als Kontaktperson hinterlegt ist. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Allgemein.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden im Kundenkalender auch jene Fristen angezeigt, bei denen die im Einstiegsfeld ausgewählte Person im Feld Kontaktperson auf der Frist eingetragen ist.

Hinweis
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Beim Start der Fristen bekommen Sie eine Hinweismeldung, falls auf Ihrem Sachbearbeiter Fristen mit Datenbesitzergruppen für Ansehen liegen, denen Sie nicht zugeordnet sind. In dieser Meldung wird die Anzahl der Fristen angegeben, die Sie aktuell nicht sehen, obwohl diese auf Ihrem Sachbearbeiter liegen. Zusätzlich werden auch die entsprechenden Datenbesitzergruppen in Klammer angeführt. 

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In solchen Fällen müssen Sie intern klären, ob Sie diesen Datenbesitzergruppen zugeordnet werden sollen, ob andere bzw. keine Datenbesitzergruppen für Ansehen bei diesen Fristen hinterlegt werden, oder ob die Fristen einem anderen Sachbearbeiter gehören.

Diese Meldung kommt bei Benutzern mit der Berechtigungsgruppe BMD Gruppe mit Vollzugriff nicht, weil durch diese Berechtigungsgruppe die Datenbesitzergruppen nicht berücksichtigt werden.

Über die beiden Comboboxen rechts oben können Sie noch zusätzliche Einschränkungen vornehmen, um eine noch weiter eingeschränkte Darstellung der Fristen zu erreichen. 

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Die Combobox rechts bietet Ihnen die Möglichkeit, Fristen anhand des Friststatus zu selektieren. Die in der Combobox zur Verfügung stehenden Status sind standardmäßig vorgegeben und können von Ihnen nicht ergänzt bzw. geändert werden.

Offene Fristen
Zeigt Ihnen alle Fristen an, deren Beginndatum bereits überschritten worden ist, die aber noch nicht erledigt sind.
Erledigte Fristen
Zeigt Ihnen alle Fristen an, die bereits erledigt sind.
Überfällige Fristen
Zeigt Ihnen alle Fristen an, deren Fristdatum (Fälligkeit) bereits überschritten worden ist.
Noch nicht fällige Fristen
Zeigt Ihnen alle Fristen an, die noch nicht aktiv sind, d. h. deren Beginndatum noch in der Zukunft liegt.
Fristen in Vorwarnung
Zeigt Ihnen alle Fristen an, deren Vorwarndatum bereits überschritten ist.
Delegierte Fristen
Zeigt Ihnen alle Fristen an, die an einen anderen Mitarbeiter delegiert worden sind.
Alle Fristen
Zeigt Ihnen die gesamten Fristen an.

Hinweis 
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Über den Parameter Comboboxausprägung beim Start können Sie den Startwert der Combobox beeinflussen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Allgemein.

Über diesen Parameter können Sie steuern, mit welchem Comboboxeintrag für den Friststatus die Fristen gestartet werden soll. Sie haben die Möglichkeit zu wählen, ob Sie standardmäßig die offenen Fristen oder alle Fristen sehen möchten bzw. ob sich die Combobox immer die zuletzt von Ihnen getätigte Einstellung merken soll.
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In der linken Combobox können Sie festlegen, welche Felder der Frist beim Filtern über das Einstiegsfeld Sachbearbeiter berücksichtigt werden. Sie haben die Möglichkeit zu definieren, ob das Feld Sachbearbeiter, das Feld Verantwortlicher oder beide Felder Sachbearbeiter und Verantwortlicher für die Filterung herangezogen werden.
 
Hinweis
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Wenn Fristen gewisse Kriterien erfüllen, werden diese in unterschiedlichen Farben dargestellt.

grün:
Eine Frist wird grün dargestellt, wenn das Fristdatum gleich dem heutigen Datum ist.
rot:
Eine Frist wird rot dargestellt, wenn das Fristdatum kleiner als das heutige Datum ist.
schwarz:
Eine Frist wird schwarz dargestellt, wenn das Fristdatum größer als das heutige Datum ist.

 Hinweis
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Anhand des Parameters Fristenliste automatisch aktualisieren (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Allgemein) wird die Fristenliste automatisch aktualisiert, sobald diese in den Vordergrund geladen wird, und Sie müssen nicht mehr zusätzlich auf A_Refresh.bmp klicken.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden im Kundenkalender auch jene Fristen angezeigt, bei denen die im Einstiegsfeld ausgewählte Person im Feld Kontaktperson auf der Frist eingetragen ist.


Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

 Erledigen
Mit dieser Funktion können Sie eine Frist als "erledigt" kennzeichnen und sie ist somit nicht mehr als "offen" sichtbar. Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → CRM) können Sie einstellen, ob eine erledigte Frist als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht.

Erledigte Termine, Aufgaben und Fristen werden durchgestrichen dargestellt.

Hinweis: Erledigen berechtigen 
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Die Funktion "Erledigen" könnte unter Umständen inaktiv sein, wenn auf der Fristart eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegt ist und Sie dieser nicht zugeordnet sind.

In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für den Bearbeitungsschutz für Fristen mit dieser Fristart hinterlegen. Bei Fristen mit einer Fristart, bei der eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegt ist, sind ausgewählte Bearbeitungsfunktionen der Frist (z. B. Erledigt und Bearbeiten) für alle Benutzer inaktiv, die nicht dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.

Achtung! 
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Ausgenommen von diesem Bearbeitungsschutz sind jene Fristen, die durch die Hintergrund- bzw. Spezialfunktion Frist erledigen über den CRM Workflow erledigt werden.


Hinweis: Verteilte Fristen erledigen
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Wenn Sie eine verteilte Frist erledigen, erhalten Sie vorher die Abfrage, ob sie auch alle verteilten Fristen miterledigen möchten (= Ja) oder nur Ihre eigene (= Nein).

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Beim Erledigen von Fristen, welche auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind, werden alle Erinnerungen, welche zu der Frist erfasst wurden, gelöscht.

Hinweis: Erledigtstatus
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Beim Erledigen einer Frist kann es passieren, dass dieses Fenster zur Eingabe eines Erledigtstatus geöffnet wird. In diesem Fenster müssen Sie dann einen Erledigtstatus auswählen, damit die Frist auch erledigt wird. Wenn Sie hier keinen Erledigtstatus auswählen, bleibt die Frist unerledigt, also offen.

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Die Voraussetzung, damit sich das Fenster "Erledigtstatus Fristen" öffnet, ist die Aktivierung des Feldes Erledigtstatus notwendig auf der Fristart.

Hinweis: Erledigungsstatus rückgängig machen
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Um eine bereits erledigte Frist wieder auf offen zu stellen, können Sie in der Bearbeitungsmaske der Frist das Häkchen beim Feld "Erledigt" entfernen. Dadurch wird die Frist wieder als offen markiert.

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Hinweis: Workflowfristen
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Fristen, zu denen ein Workflow gestartet wurde, können von Ihnen nicht über diese Funktion erledigt werden, solange der Workflow noch nicht beendet ist. Es erscheint auch die entsprechende Hinweismeldung, dass ein Erledigen hier nicht möglich ist.

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Eine manuelle Erledigung einer Workflowfrist ist dann möglich, wenn der Workflow korrekt bis zum Ende durchgelaufen ist oder der Workflow zu dieser Frist abgebrochen wird.
DelegierenMit dieser Funktion können Sie eine Frist an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter die Frist löscht oder erledigt.

Hinweis
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Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll.

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung bzw. Löschung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald die Frist erledigt bzw. gelöscht wird.

Sie können auch mehrere Fristen gleichzeitig per Multiselect markieren und an einen anderen Sachbearbeiter delegieren. Es wird das Fenster "Delegieren" geöffnet, in dem Ihnen im oberen Bereich angezeigt wird, wie viele Fristen delegiert werden sollen. Hier können Sie dann den Mitarbeiter auswählen, an den die Fristen delegiert werden sollen.

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Hinweis
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Bitte beachten Sie Folgendes: Sollte auf den Fristen eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein, und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung: "Der Mitarbeiter ist der Datenbesitzergruppe [Name der Datenbesitzergruppe] nicht zugeordnet! Soll diese vom Datensatz entfernt werden?"

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Hinweis
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Delegiert ein Mitarbeiter eine Frist von einem anderen Mitarbeiter weg, haben Sie mit der HTML-Vorlage "Delegieren" die Möglichkeit, den Mitarbeiter darüber zu informieren, dass seine Frist an einen anderen Mitarbeiter delegiert wurde. Der Mitarbeiter, welchem die Frist delegiert worden ist, erhält ganz normal eine E-Mail-Benachrichtigung über eine Neuanlage einer Frist.

Weitere Informationen zum E-Mail Versand mit HTML-Vorlagen bzw. welche Einstellungen dafür notwendig sind, erhalten Sie beim Punkt Mailing Fristen.
 
A_STDBRFX.bmp Standardbrief für Fristen
Mit dieser Funktion können Sie in einen separaten Fristenstandardbrief wechseln, unabhängig vom normalen Standardbrief. In diesem Fenster können Sie dann Vorlagen im Zusammenhang mit Fristen anlegen, diese sind aber im normalen Standardbrief nicht verfügbar. Von der Frist wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. ein Ansuchen um Fristverlängerung usw. senden oder drucken kann. Genauere Informationen dazu in der Hilfe zum Fenster Standardbrief CRM.

Hinweis
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Sollte/n der Frist ein oder mehrere Dokument/e zugeordnet sein, werden diese auch in den Standardbrief übergeben und werden automatisch beim E-Mail Versand des Standardbriefs als Anhang mitgesendet. Im Standardbrief können Sie dann die Briefvorlage auswählen, die als Begleitbrief an den Empfänger geschickt werden soll, und den Versand starten.
 1116076656000001210_17.png Verteilen
Diese Funktion ermöglicht Ihnen Fristen an weitere Mitarbeiter zu verteilen. Wollen Sie eine auf andere Mitarbeiter verteilte Frist bearbeiten bzw. löschen, bekommen Sie eine Abfrage, ob auch die verteilten Fristen geändert bzw. gelöscht werden sollen oder nur Ihre eigene Frist. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen.

Hinweis
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Um das gegenseitige Überschreiben von wichtigen Informationen bei verteilten Fristen zu vermeiden, werden die Änderungen bei einer verteilten Frist automatisch auf die Verteilung übernommen. Sie erhalten aber beim Speichern einer verteilten Frist diese Hinweismeldung:

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Wenn Sie die Checkbox "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" aktivieren, erhalten Sie diese Meldung künftig nicht mehr. Die Aktualisierung der verteilten Fristen wird sowieso durchgeführt, auf das Verhalten hat diese Meldung keinen Einfluss.
 1116076656000001210_18.png Poststück ansehen
Haben Sie die Frist aus der Post erzeugt, können Sie mit dieser Funktion direkt auf das Poststück zugreifen (erkennbar am Symbol in der Spalte "Post").
 1116076656000001210_14.png Quelldaten öffnen
Wenn zu einem Dokument Quelldaten vorhanden sind, und Sie erstellen aus diesem Dokument eine Frist, so ist es möglich, ausgehend von der Frist die Quelldaten zu öffnen. Zum Beispiel, wenn eine Frist aus einer archivierten Honorarnote oder eine Frist zu einem Dokument aus einer ER-Kontrolle erzeugt wird.

Hinweis
Hinweis.png
Werden die Felder "Herkunft" und "Key extern" eingeblendet, können Sie erkennen, woher die erzeugte Frist stammt.

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A_Checklist.bmp Checklisten
A_Checklist.bmp Checkliste öffnenMit dieser Funktion können Sie der selektierten Frist eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.
A_Info.bmp ChecklistenfortschrittMit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.
A_Checklist_Delete.bmp Checkliste entfernenDiese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste einer Frist zu löschen.
A_Checklist_Liste.bmp Checkliste ÜbersichtMit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.
A_BMD_Archiv.bmp DMS
Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einer Frist Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation zu den Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Hinweis
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Bereits zugeordnete Dokumente einer Frist können auch per Drag & Drop einer anderen Frist zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.
Funktionen
 
A_AUSWERT_UEB.bmp Auswertungen
Wenn Sie diese Funktion ausführen, werden Ihnen alle Smart-Interfaces zu den Fristen aufgelistet und Sie können gleich aus dieser Liste die gewünschte Auswertung starten. Weitere Informationen zu den Funktionen bzw. zur Anlage weiterer Smart-Interfaces erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsübersicht.
Ausdruck

1116076656000001210_12.png Intervall Öffnet ein Eingabefenster zur Definition eines Intervalls für regelmäßig wiederkehrende Fristen. Intervallfristen werden bei bestimmten Funktionen (Löschen, Erinnerungen ...) zusammengehalten. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fristen Intervall.
1116076656000001210_13.png Als E-Mail sendenMit dieser Funktion können Sie eine Frist via E-Mail versenden. Zuerst öffnet sich das Fenster E-Mail adressieren mit allen Kontaktdaten der zugeordneten Person/Institution. Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, aus den Kontaktdaten jene Kontaktpersonen auszuwählen, die die E-Mail erhalten sollen. Die ausgewählten Kontakte werden dann automatisch als Empfänger in das E-Mail-Programm übergeben. Auch der Betreff der Frist wird automatisch in die E-Mail übergeben. Dieser lautet: "Frist: Betrefftext der Frist".
1116076656000001210_14.png Verlauf
Im Verlauf sehen Sie, wer an wen eine Frist delegiert bzw. verteilt.
 
1116076656000001210_15.png  FristverlängerungIn den Fristverlängerungen wird dokumentiert, wenn sich das Datum verändert hat, und aus welchem Grund. Sie haben aber keine Möglichkeit, das Fristdatum in diesem Fenster zu verändern. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fristverlängerung.
Sie können Fristen (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbuchen. Nach der Neuanlage der Leistung erscheint eine Abfrage, ob die Frist nun erledigt werden soll. Bereits erledigte Fristen können ebenfalls in die LEA übernommen werden. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Achtung! 
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Ein Verbuchen in die LEA ist je Frist aktuell nur einmalig möglich.  
1502273790000006990_3.pngTextdatei importieren - Fristen
Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Fristen aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in den Hilfen zum Fenster Standardimport Textdatei bzw. Import Fristen.
1502273790000006990_4.png Textdatei exportieren - Fristen
Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Fristen in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardexport Textdatei.
Extras

Standardfeldauswahl Fristen
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Fristen

Fristentext

In diesem Bereich wird Ihnen der eingegebene Langtext der Frist angezeigt. Bei diesem Bereich handelt es sich um einen reinen Vorschaubereich. Der angezeigte Text kann hier weder ergänzt, gelöscht, noch bearbeitet werden.

Hinweis
Hinweis.png
In diesem Bereich wird auch das Ergebnis der automatischen Bescheidkontrolle durch den BMDGhost dargestellt. Die Bescheidkontrolle oder Bescheidprüfung besteht in einer Gegenüberstellung des Erklärungsbetrags der NTCS Steuererklärung und des Spruchbetrags des Bescheides.

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Fristendetails

In diesem Bereich sind die Details wie der Betreff, das Fristdatum, die Person, der Langtext etc. von der Frist ersichtlich. Weitere Felder können über das 3-Punkte-Menü 1503306311000004190.png eingeblendet werden.

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Erinnerungen

In diesem Bereich ist ersichtlich, ob zu einer Frist bereits Erinnerungen erfasst sind. Sie haben auch die Möglichkeit, gleich hier eine neue Erinnerung für diese Frist zu erstellen bzw. eine bestehende Erinnerung zu bearbeiten oder zu löschen.

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Allgemeine Informationen zum Erstellen von Erinnerungen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erinnerung.

Hinweis
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Bitte beachten Sie beim Erfassen einer Erinnerung für eine Frist die beiden Parametereinstellungen "Basis für Datumsvorschlag bei Erinnerungen" und "Anzahl der vorgeschlagenen Tage für Erinnerungszeitpunkt": Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemein

Bei der Parametereinstellung Vorwarndatum wird das Vorwarndatum der Frist als Vorschlag für den Erinnerungszeitpunkt verwendet. Wenn Sie diesen Parameter auf Anzahl der vorgeschlagenen Tage für Erinnerungszeitpunkt stellen, werden die Erinnerungstage vom gleichnamigen Parameter vom Fristdatum abgezogen, und das sich daraus ergebende Datum wird als Erinnerungszeitpunkt vorgeschlagen.

In diesem Parameter können Sie die Erinnerungstage festlegen, die vom Fristdatum für den Vorschlag des Erinnerungszeitpunktes abgezogen werden sollen. Voraussetzung, damit sich dieser Parameter auswirkt, ist, dass Sie den Parameter Basis für Datumsvorschlag bei Erinnerungen auf Erinnerungstage stellen. Der Standardwert für diesen Parameter beträgt 10 Tage.


Hinweis
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Wird eine Frist erledigt, werden alle dazugehörigen Erinnerungen gelöscht.

Verteilung

Im Bereich "Verteilung" ist ersichtlich, an welche Personen die selektierte Frist verteilt ist. Zusätzlich können Sie sich in diesem Bereich das Feld "IstErledigt" einblenden, um bei verteilten Fristen sofort zu sehen, bei welchem Mitarbeiter die Frist bereits erledigt ist, und bei wem diese noch offen ist.

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Dokumente

Im Bereich "Dokumente" werden alle zum selektierten Datensatz zugeordneten Dokumente aufgelistet. Sie können sofort in diesem Bereich das entsprechende Dokument ansehen, bearbeiten, versenden etc., ohne dieses davor im DMS extra suchen zu müssen.

Hinweis
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Um das Risiko zu vermeiden, ein Dokument versehentlich zu löschen, kann im Bereich "Dokumente" mit der Löschfunktion nur die Dokumentenzuordnung entfernt werden. Der Anwender wird dabei über die ausgeführte Funktion informiert.

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Ein Löschen des DMS-Dokuments ist nur im DMS möglich.

Hinweis
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Im Dokumentenbereich können Sie auch mehrere Dokumente gleichzeitig selektieren, um zum Beispiel gleich mehrere Dokumente in einer E-Mail gesammelt zu versenden. Nur ausgewählte Funktionen in diesem Bereich sind multiselectfähig, bei allen anderen wird die Funktion für das zuletzt markierte Dokument gestartet.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung: 

Hinweis
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Bitte beachten Sie, dass viele der DMS-Funktionen (Poststück erstellen, Aufgaben erstellen, Workflow erstellen ...) nur dann aktiv sind, wenn Sie auch die Berechtigung haben, diesen Dokumentendatensatz zu bearbeiten.

A_DOCUMENT_SHOW.bmp Dokument ansehen
Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Wenn Sie dem Datensatz nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Ansehen geöffnet werden soll.

Hinweis
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Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.
A_DOCUMENT_EDIT.bmp Dokument bearbeiten
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zu bearbeiten. Wenn Sie dem Datensatz ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zum Bearbeiten geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Bearbeiten geöffnet werden soll.

Hinweis
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Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument versenden
Unter dieser Funktion verbergen sich folgende weitere Funktionen. Die beiden Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) und Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief werden aber nur angezeigt, wenn Sie im Parameter Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" einen Stempel hinterlegt haben.

In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der beim Versenden von PDF-Dokumenten automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Wenn Sie in diesem Parameter einen Stempel hinterlegen, werden die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief im DMS aktiv.

Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung vorgenommen werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen.

Hinweis
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Sollten Sie in den alten Parametern einen Stempel verwendet haben, wird bei der Installation der NTCS automatisch ein Stempel mit der Bezeichnung Stempel zum Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail angelegt. Es werden auch die Einstellungen der Parameter auf diesen Stempel übernommen und dieser wird automatisch im neuen Parameter hinterlegt.

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Weitere Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.



Dokument versenden
A_EMail_Stamp.bmp Per E-Mail mit Stempel (nur PDF)
Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind.
T_EMAIL_EXPORT.bmp Per E-Mail versenden
Diese Funktion ermöglicht Ihnen, ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokuments das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mail-Adressen angezeigt und Sie können auswählen, an welche E-Mail-Adresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mail-Adresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mail-Programm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird.

Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet.

1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht.

Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

A_StdBrf_Stamp.bmp Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief
Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente mit Begleitbrief über die Funktion Mit Begleitbrief, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten.
A_STDBRF.bmp Mit Begleitbrief versenden
Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit dem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann.

Hinweis 
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Beim Versand eines Dokuments mit Begleitbrief haben Sie die Möglichkeit, vorab den Adressaten aus den Leistungsumfängen auszuwählen. Im CRM Parameter Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → "Dokumente versenden" können Sie diese Einstellungen treffen.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versenden eines Dokuments mit Begleitbrief ein Auswahlfenster mit den laut Leistungsumfang zulässigen Tätigkeitsgruppen des am Dokument hinterlegten Kunden geöffnet werden soll. Von den ausgewählten Tätigkeitsgruppen werden der Kunde, der Sachbearbeiter, die Geschäftsführung und die Abteilungsleitung in den Standardbrief als Adressaten übernommen.
 

Im Fenster zur Auswahl des passenden Leistungsumfangs ist auch eine Mehrfachselektion möglich, das heißt, je nachdem wie viele Leistungsumfänge Sie selektieren, so viele Adressaten werden auch in die Adressatenliste des Standardbriefs übernommen.
A_EMPTY.bmp Mit ID Austria signieren (nur PDF)
Mit diesen Funktionen können Sie die Dokumente mittels ID-Austria-Signatur versenden. Dabei stehen Ihnen die gleichen 4 Möglichkeiten wie beim normalen Versand von Dokumenten zur Verfügung. Weitere Informationen zur ID-Austria-Signatur erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren.
A_Databox.bmp An CZ-Databox
Das Fenster zum Erfassen eines Poststücks für die CZ-Databox wird geöffnet. Diese Funktion ist nur für Kunden aus Tschechien relevant!

A_POST.bmp Poststück ansehen
Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument öffnet sich ein Fenster, das alle zugeordneten Poststücke auflistet.
Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument.
A_POST_IN.bmp Neuen Posteingang zuordnen 
Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf.
A_POST_OUT.bmp Neuen Postausgang zuordnen 
Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgang zugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf. 
A_POST_READY.bmp Neues versandf. Poststück zuordnen 
Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf.
A_POSTEDIT.bmp Massensendung bearbeiten 
Diese Funktion ist aktiv, wenn dem Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob die Bearbeitung der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit, das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei → Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Massensendung.
Post

A_EMPTY.bmp Dokumente in Bearbeitung
A_CHECK_IN.bmp Arbeitskopie archivierenDiese Funktion bringt ein ausgechecktes (= zum Bearbeiten geöffnetes) Dokument zurück ins DMS.
A_UNLOCK.bmp Arbeitskopie verwerfen
Mit dieser Funktion können Sie eine ausgecheckte (= zum Bearbeiten geöffnete) Version des Dokuments löschen und sie setzt außerdem den Check-out-Status zurück. Darüber hinaus gibt sie das Dokument für weitere Bearbeitungen wieder frei. Diese Funktion ist grundsätzlich nur für den Bearbeiter selbst erlaubt, die Ausnahmen sind im Hinweis unterhalb angeführt.

Hinweis 
Hinweis.png
Befinden sich Dokumente im Check-out-Status, können die Arbeitskopien nur von anderen Benutzern verworfen werden, wenn
  • der aktuelle Benutzer der Berechtigungsgruppe "Admin" oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist.

  • der Check-out-Ort am Dokument gleich dem aktuellen Computer ist. Das heißt, der Computername (ersichtlich im Feld "Check-out-Ort") des aktuellen Benutzers muss gleich sein wie der Computername, auf dem das Dokument ausgecheckt worden ist.

  • im Feld "Check-out-Ort" kein Eintrag vorhanden ist.

A_LIST.bmp Liste aller Dokumente in Bearbeitung
Die Liste aller Dokumente in Bearbeitung zeigt alle "ausgecheckten" Dokumente eines Sachbearbeiters (Mitarbeiters) an. Siehe dazu die Fensterhilfe Liste aller Dokumente in Bearbeitung.

Hinweis 
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Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und die Arbeitskopie versionieren bzw. verwerfen, entfällt die Hinweismeldung, dass das Dokument archiviert bzw. die Arbeitskopie verworfen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben worden ist. Sie ersparen sich somit den Klick zum Bestätigen dieser Hinweismeldung.

Hinweis 
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Beim Schließen der Dokumentenübersicht werden Sie auf bearbeitete, aber noch nicht archivierte Dokumente bzw. auf gerade zur Bearbeitung geöffnete Dokumente hingewiesen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Nicht archivierte Dokumente.
Erstelle
A_AUFGABE.bmp Neue AufgabeÖffnet das Erfassungsfenster für Aufgaben, um eine neue Aufgabe anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Beginndatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
A_Termin.bmp Neuer TerminÖffnet das Erfassungsfenster für Termine, um einen neuen Termin anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Termindatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
A_FRIST.bmp Neue FristÖffnet das Erfassungsfenster für Fristen, um eine neue Frist anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Person/Institution, Sachbearbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
A_ER_Workflow.bmp Neuer Workflow
Diese Funktion ermöglicht Ihnen, zum selektierten Dokument einen DMS-Workflow zu starten. Nach dem Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster CRM Workflow, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können. Es besteht auch die Möglichkeit, zu einem Dokument, zu dem schon ein DMS-Workflow gestartet ist, einen weiteren zu starten. Sollten Sie das durchführen, erhalten Sie vorher eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass zu diesem Dokument schon ein Workflow gestartet ist. Sie können den DMS-Workflow aber zusätzlich starten. 

Hinweis 
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Es besteht auch die Möglichkeit, für mehrere Dokumente gleichzeitig einen DMS-Workflow zu starten. Dazu müssen Sie die gewünschten Dokumente selektieren (Strg-Taste) und dann diese Funktion ausführen. Anschließend erhalten Sie nach der Auswahl des DMS-Workflows untenstehende Abfrage.

Sie können hier entscheiden, ob je Dokument ein eigener Workflow gestartet werden soll (= bis jetzt Standard) oder für alle ausgewählten Dokumente ein gemeinsamer Workflow.

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Wenn Sie "Ein Workflow für alle" auswählen, wird jenes Dokument zum Hauptdokument des DMS-Workflows, das den Fokus vor dem Ausführen der Funktion besitzt.

Weitere Information zum DMS-Workflow finden Sie in der Dokumentation zum Workflow.
A_EMPTY.bmp Verschieben/Verteilen/
Verweise 
A_MoveDocToPerson.bmp Verschieben zu Person
Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle in NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter Kunden/Lieferant, Alle Personen, Mitarbeiter und Bewerber zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter Alle Personen werden Ihnen alle in NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet.

Hinweis   DMS-Workflow
Hinweis.png22222
Beim Verschieben von Dokumenten auf eine andere Person wird die Person auf der Workflowinstanz bzw. der Workflowaufgabe dann mit der Dokumentenperson aktualisiert, wenn es sich um einen DMS-Workflow und um das Hauptdokument dieser DMS-Workflowinstanz handelt.
Bei allen weiteren Dokumentenzuordnungen zu dieser Workflowinstanz bzw. Workflowaufgabe wird kein Update der Person mehr ausgelöst, wenn Dokumente auf eine andere Person verschoben werden.
A_MoveDocToArchive.bmp Verschieben in ArchivMit dieser Funktion können Sie eines oder mehrere Dokumente in ein anderes Archiv verschieben. Ob die Funktion ein Mehrfachverschieben der Dokumente zulässt, können Sie über den Parameter Verschieben in Archiv steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. 

Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung.

0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben.

1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben.

Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung.

Beim Einfachen Verschieben wird beim Betätigen der Funktion die Archivauswahl gestartet, in der Sie das gewünschte Archiv auswählen können, in das verschoben werden soll. Beim Einzelverschieben können Sie über den Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv noch definieren, ob Sie nach der Archivauswahl noch die Dokumentenbeschlagwortungsmaske erhalten möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. 

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet. 

Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben.

Beim Mehrfachverschieben können Sie mehrere Dokumente selektieren und anschließend wird ein Dialog geöffnet. In diesem können Sie das Archiv auswählen, in das die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf der/dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verschieben in Archiv.
A_MoveDocToPath.bmp Verschieben auf PfadDiese Funktion ermöglicht, dass Dokumente auf ein anderes Speichermedium, einen anderen Pfad verschoben werden können.
In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob beim Verschieben der Dokumente alle Dokumentenversionen bis auf die aktuellste gelöscht werden.
Der Pfad zum Speichermedium wird als alternativer Archivpfad definiert und muss unter DMS → "Pfade" angelegt bzw. adaptiert werden.
Der Pfad, auf dem sich das Dokument befindet, ist im Fenster "Dokumentenversionen" in der Spalte "Pfadnr" ersichtlich.
Dokumente, die in Bearbeitung sind, dürfen nicht verschoben werden.
A_Spread_Person.bmp Verteilen an Personen
Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, ein Dokument an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt 1120648905000001460_4.png, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt 1120648905000001460_5.png.
A_Spread_Archive.bmp Verteilen in Archiv
Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt 1120648905000001460_4.png, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt 1120648905000001460_5.png.
A_Assign_Document.bmp Dokumentenverweise
Es ist möglich, von einem Dokument auf andere zu verweisen bzw. mehrere Dokumente zu einem Verbund zusammenzuschließen. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenverweise.

Hinweis 
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Über den Parameter Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld Originaldokument) von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.
A_Document_Link.bmp Verknüpfung erstellen
Zum markierten Dokument wird eine neue Verknüpfung erstellt. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet. Die Eingabefelder werden vom markierten Dokument vorgeschlagen. Es wird eine Verknüpfung zum Hauptdokument erstellt, wobei die eingegebenen Metadaten dieses Verknüpfungsdokuments vom Hauptdokument abweichen können. Es ist somit möglich, das Dokument mehrfach abzuspeichern und verschiedenen Personen, Projekten etc. zuzuordnen.

Hinweis 
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Mit dem Feld "Archiv-Nr.", das Sie in der Beschlagwortungsmaske einblenden können, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument in ein weiteres Archiv zu verknüpfen. Dabei wird die Grundfunktionalität der Verknüpfung nicht verändert. Das heißt, das physische Dokument bleibt für alle Verknüpfungen gleich, die Metadaten können jedoch unterschiedlich erfasst werden.
A_Document_LinkSrch.bmp Dokument für Verknüpfung suchenEs öffnet sich das Dokumentenauswahlfenster, um ein Dokument für die Verknüpfung auszuwählen.
Favoriten 
1433157640000000690_8.png Zu Favoriten hinzufügen 
Mit dieser Funktion können Sie das Dokument zu den Favoriten hinzufügen. 
1433157640000000690_9.png Aus Favoriten entfernen
Mit dieser Funktion können Sie das Dokument aus den Favoriten entfernen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn das Dokument vorher zu den Favoriten hinzugefügt worden ist. Andernfalls ist die Funktion deaktiviert. 
A_DOCUMENT.bmp Dokumentenversionen 
Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen. 
Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Das neue Dokument muss die gleiche Dateiendung aufweisen. Nach der Auswahl erfolgt die Abfrage, ob Sie das Quelldokument am Ursprungsort behalten möchten oder löschen wollen.

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Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Das heißt, der Parameter Dokumentenzugriff unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" muss auf 0 - Arbeitskopie mit Versionierung stehen. Welche Einstellungen für eine Dokumentenversionierung notwendig bzw. möglich sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen. 
A_EMPTY.bmp Kopieren/Einfügen
A_COPY.bmp In Zwischenablage einfügenMit dieser Funktion können Sie den Inhalt des Dokuments in die Zwischenablage kopieren und diesen mittels "Einfügen" bzw. "Strg + V" in einem anderen Dokument einfügen. Beziehungsweise können Sie auch das gesamte Dokument, so wie es im DMS archiviert ist, in einem lokalen Verzeichnis einfügen.
Externer Link 
A_COPY.bmp In Zwischenablage kopierenDer Link, der anzeigt, wo sich das Dokument physisch befindet, kann nun beispielsweise in ein MS Worddokument eingefügt werden.
A_EMail.bmp Als E-Mail senden
Das Dokument wird direkt in einer E-Mail als Link mitgeschickt, wobei hier zu beachten ist, dass der Empfänger der Nachricht einen Zugriff auf das Verzeichnis haben muss, in dem die Dokumente gespeichert sind. Diese Funktion eignet sich deshalb nicht zum Versenden eines Dokuments an eine unternehmensfremde Person!

Hinweis 
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Über den Parameter Externer Link als E-Mail können Sie steuern, ob der Empfänger der E-Mail die Möglichkeit haben soll, das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten zu öffnen. Diesen Parameter finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden.

Entscheiden Sie über diesen Parameter, ob Sie beim Versenden von Dokumentenlinks über die Funktion Als E-Mail senden das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten anbieten möchten.
T_Download.bmp Als Download-Link
Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, einer Person bestimmte Dokumente zum Download zur Verfügung zu stellen. Dafür wird ein Link generiert, den Sie per E-Mail verschicken können. Beim Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Link erstellen. In diesem Fenster können Sie die Gültigkeitskriterien des Links bestimmen bzw. die Notwendigkeit eines Passworts definieren.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Link erstellen.
A_LIST.bmp Quelldaten öffnen
Öffnet die Quelle des Dokuments. Beispiel: Bei Honorarnoten aus der Leistungserfassung wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet.
Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen.

Hinweis 
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Wenn Sie die Felder "Herkunft" und "Key extern" einblenden, können Sie erkennen, woher das archivierte Dokument stammt.

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1394293199000007740.png Zu Dokument in DMS
Diese Funktion öffnet das Fenster "Dokument", in dem das ausgewählte Dokument enthalten ist. Hier stehen Ihnen weitere DMS-Funktionen zur Verfügung.
Signatur/Unterschrift (nur PDF) 
T_Handysignatur.bmp Mit ID Austria signieren
Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente mittels ID Austria signieren. Mit Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF) für die Eingabe der Telefon-Nr. bzw. des PIN-Codes für die Signatur mit ID Austria

Hinweis 
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Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie ein PDF-Dokument selektiert haben. Sollten Sie ein Dokument eines anderen Dateityps selektieren, ist diese Funktion grau hinterlegt und Sie können diese nicht ausführen.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die Signatur mit ID Austria im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren nachlesen.
A_Significant.bmp Signaturpad
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, bereits archivierte PDF-Dokumente von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten signieren zu lassen, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen. Dazu öffnet sich die Signatur-Software "xyzmo Client" mit dem selektierten Dokument, wo Sie Ihre tintenlose Unterschrift auf das Dokument setzen können.

Hinweis 
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Durch das Starten der Funktion wird das jeweilige Dokument automatisch ausgecheckt und ist dadurch für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Sobald Sie die Signatur-Software schließen, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert und eingecheckt.

Sie können ein Dokument auch dann unterschreiben, wenn Sie es zur selben Zeit in Bearbeitung haben. In diesem Fall wird nach dem Setzen der Unterschrift auf das Einchecken verzichtet und das Dokument bleibt zur Bearbeitung ausgecheckt.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit das Signieren der Dokumente funktioniert, können Sie in der Dokumentation XYZMO-Signierung nachlesen.
T_PDFAS_Signatur.bmp Unterschriften
Mit dieser Funktion können Sie für Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer Aufgaben zum Unterschreiben mit MOXIS erstellen. Dafür öffnet sich das Fenster Unterzeichner, in dem Sie diese Zuordnung durchführen können.

Weitere allgemeine Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.
A_BMD_Archiv.bmp Archivieren
 
Wenn Sie ein Pooldokument zugeordnet haben, besteht die Möglichkeit, mit dieser Funktion dieses sofort ins DMS zu archivieren. Beim Archivieren wird in der Dokumentenzuordnung das Pooldokument durch das archivierte Dokument ersetzt und das Pooldokument aus dem Dokumentenpool gelöscht.

Hinweis
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Der Dokumentenpool dient als zwischenzeitliche Ablage mehrerer Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt im Buchungsprogramm bzw. der Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Buchen unter dem Punkt Dokumentenpool.
Funktionen

Dokumentenvorschau

Innerhalb des Dokumentenbereichs können Sie in der Menüleiste über die Funktion 1394293138000207740_0.png "Vorschau ein/ausblenden" die Dokumentenvorschau ein- bzw. ausblenden. Der Vorteil besteht darin, dass das Dokument nach dem Selektieren sofort in diesem Bereich angezeigt wird, ohne dass Sie das Dokument extra öffnen müssen.

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Hinweis
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Über die Funktion Archivieren können Sie Dokumente, die aus dem Dokumentenpool oder der Databox stammen, direkt in der Dokumentenvorschau archivieren.

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Hintergrundinformationen

Neuanlage einer Frist
Wenn nur Sie und Ihr Stellvertreter in der Lage sein sollen, für Sie selbst Fristen anzulegen, können Sie die beiden Parameter "Neuanlagesperre Termine" bzw. "Bearbeitungssperre Termine" aktivieren. Zu finden sind diese beiden Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → CRM:

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, für alle anderen Mitarbeiter Fristen anzulegen oder nur für sich selbst.

0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann allen anderen Mitarbeitern öffentliche Fristen anlegen.

1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur für sich selbst Fristen anlegen. Einzige Ausnahme, der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter, darf für diesen Mitarbeiter auch Fristen anlegen.

Hinweis 
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Dieser Parameter wird bei automatischen Fristanlagen im Hintergrund (z. B. BMDGhost, Firmenbuchverwaltung, E-Government-Databox ...) nicht geprüft, weil hier sichergestellt werden muss, das alle Fristen erzeugt werden.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, die Fristen aller Mitarbeiter zu bearbeiten oder nur die eigenen.

0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann die Fristen aller anderen Mitarbeiter bearbeiten.

1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur seine eigenen Fristen bearbeiten. Der Ersteller der Frist sowie der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter können diese jedoch weiterhin bearbeiten.

Hinweis
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Im Neuanlagedialog bei den Fristen können Sie aktuell nur die Funktion Verteilen bzw. alle Funktionen zur Dokumentenzuordnung und den Checklisten ausführen. Alle anderen Funktionen sind direkt bei der Neuanlage einer Frist nicht möglich und somit inaktiv.

Berücksichtigung Feiertage
Ist auf der Fristart die Datumsermittlung auf "Werk- bzw. Arbeitstage" gestellt, werden bei der Datumsberechnung nur gesetzliche Feiertage berücksichtigt. Alle "nicht gesetzlichen" Feiertage, die in BMD NTCS erfasst sind, werden bei folgenden Datumsberechnungen immer als Werktag interpretiert, auch wenn auf der Fristart die entsprechenden Felder gesetzt sind:
Bei der Mitarbeitersuche im Feld Sachbearbeiter bei Neuanlage einer Frist werden zusätzlich die Bereichszuständigkeiten und die (dem Leistungsumfang des Kunden) zugeordneten Tätigkeitsgruppen angezeigt. Mit folgenden beiden Parametern können Sie steuern, mit welcher Liste das Suchfenster standardmäßig geöffnet werden soll. Welcher Parameter gesetzt werden muss, hängt von Ihren verfügbaren Lizenzen ab.

Die Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → CRM → Mitarbeitersuche Frist/Post bzw.
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Leistungsumfang je Kunde → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Start Suchroutine.

Mit diesem Parameter kann gesteuert werden, mit welcher Liste die Suchroutine für Zuständigkeiten standardmäßig geöffnet wird:

1 - Mitarbeiter
2 - Zuständigkeiten

Wenn Sie die LEA- bzw. die PLE-Lizenz besitzen, müssen Sie an Stelle dieses Parameters den Parameter Start Suchroutine setzen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Leistungsumfang je Kunde → Allgemein.

Mit diesem Parameter kann gesteuert werden, mit welcher Liste die Suchroutine für Zuständigkeiten standardmäßig geöffnet wird:

1 - Mitarbeiter
2 - Zuständigkeiten
3 - Leistungsumfang

Wenn Sie am Reiter "Zugeordnete Tätigkeitsgruppen" stehen und den Parameter Geschäftsführung aus Leistungsumfang je Kunde übernehmen (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter →  Fristen → Allgemeine Einstellungen → Allgemein) auf Ja gesetzt haben, wird das Feld Geschäftsführer befüllt.
 
Wenn Sie auf der Suche nach einem Mitarbeiter auf den Reiter "Zugeordnete Tätigkeitsgruppen" wechseln und dieser Parameter auf Ja gesetzt ist, übernehmen Sie beim Bestätigen eines Datensatzes zusätzlich auch die hinterlegte Geschäftsführung der zugeordneten Tätigkeitsgruppe.


Achtung!
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Bei der Zuordnung einer Tätigkeitsgruppe im "Leistungsumfang je Kunde" sollten Sie auch das Feld "Mitarbeiter" befüllen. Der hinterlegte Mitarbeiter wird nämlich bei der Neuanlage einer Frist als Sachbearbeiter automatisch hinzugefügt. Bleibt dieses Feld auf der zugeordneten Tätigkeitsgruppe aber leer, wird auch der Sachbearbeiter auf der Frist nicht befüllt bzw. entfernt.

Fristen mit Workflow
Fristen, denen ein Workflow zugeordnet ist, erkennbar an diesem Symbol 1116077851000001210.png in der Spalte Workflow, können in den Fristen nicht gelöscht werden. Die Funktion für das Löschen solcher Fristen ist deaktiviert. Sollten Sie diese Frist trotzdem löschen wollen, müssen Sie zuerst die Workflowinstanz zu dieser Frist löschen, dann ist auch ein Löschen der Frist möglich.

Hinweis
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Wenn Sie eine Frist mit Workflow bearbeiten und die Fristart ändern, bekommen Sie beim Speichern eine Abfragemeldung, ob die bestehende Workflowinstanz gelöscht werden soll oder nicht. Detaillierte Informationen finden Sie in der Beschreibung zum Feld Fristart.

Verbindung zur Firmenbuchverwaltung
 
Hinweis
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Die Firmenbuchfristen haben den Betreff "Bilanzeinreichung beim Firmenbuchgericht". Details erhalten Sie in der Fensterhilfe zur Firmenbuchverwaltung.
 
Verbindung zur Post
Ein Großteil der Fristen wird durch die Post erzeugt - damit ergeben sich Verbindungen zu Poststücken bzw. zugeordneten Dokumenten. Fristen können daher auch aus der Post bearbeitet bzw. gelöscht werden. Löscht man ein Poststück, wird damit nicht automatisch die zugehörige Frist gelöscht.
 
Aus der Post ist es des Weiteren möglich, eine automatische Verteilung der erzeugten Frist auf dem im Poststück eingetragenen Mitarbeiter 2 zu aktivieren. Dazu müssen Sie den Parameter Frist an Mitarbeiter 2 verteilen (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Allgemein), auf JA setzen.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, erfolgt eine automatische Verteilung der erzeugten Frist auf den im Poststück eingetragenen Mitarbeiter 2. Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn die Frist aus einem Poststück erzeugt wird.


Verbindungen zum  Kontaktjournal und Kalender
Fristen können auch im Kontaktjournal, Mitarbeiterkalender sowie dem Kundenkalender angesehen werden. Damit Sie die Fristen im Kontaktjournal verwalten können, muss folgender Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kontaktjournal → Allgemeine Einstellungen → Angezeigte Daten → Fristen) auf "Ja" gestellt sein.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Fristen automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen.


Mailing Fristen
 
Damit sie bei Neuanlage, Bearbeiten bzw. Löschen einer Frist durch einen anderen Mitarbeiter per E-Mail über die Änderung informiert werden, müssen Sie ein paar Einstellungen in den Parametern vornehmen.

1.
Zuerst müssen Sie in den TOOLS Parametern (Tools → Überblick über alle TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Allgemeine Einstellungen → Standard-E-Mail) die Daten Ihres SMTP-Servers hinterlegen, damit die Fristenbenachrichtigungsmails im Hintergrund versendet werden.

Hinterlegen Sie hier den SMTP-Server.
Die Serverinformationen sollten in jedem Outlook-Client unter Datei → Kontoeinstellungen → Doppelklick auf Konto ersichtlich sein. Überdies müsste der Administrator jedenfalls wissen, welcher der SMTP-Server ist (z. B. smtp.office365.com).

Hinterlegen Sie hier den User für den Zugriff auf das SMTP-Konto. Dies kann je nach Anbieter z. B. ein Benutzername oder die Mail-Adresse sein (Beispiel Microsoft 365: die Mail-Adresse, die Sie für den Login auf smtp.office365.com benötigen).

Hinterlegen Sie hier das Passwort Ihres SMTP-Benutzers (Beispiel Microsoft 365: das Passwort, das Sie für den Login auf smtp.office365.com benötigen).
 
2.
Zusätzlich müssen Sie die Parameter "Benachrichtigung senden" (Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow) auf JA und "Benachrichtigungsart Mailing" auf 1 stellen.

In diesem Parameter können Sie festlegen, ob automatisch E-Mails an Mitarbeiter versendet werden sollen, wenn Sie bestimmte Aktionen in NTCS ausführen. Sollten Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden für Aufgaben, Termine und Fristen unter anderem bei folgenden Aktionen E-Mails versendet:
  •  Neuanlage
  •  Bearbeiten
  •  Löschen
  •  Delegieren
  •  Verteilen
Der Versand dieser E-Mails erfolgt aber nur, wenn Sie anderen Mitarbeitern Aufgaben, Termine oder Fristen eintragen bzw. diese bearbeiten oder löschen. Machen Sie das bei sich selbst, werden keine E-Mails versendet.

Hinweis 
Hinweis.png
Grundsätzlich gilt die Einstellung in diesem Parameter für alle drei Bereiche (Aufgaben, Termine und Fristen). Es gibt aber für jeden Bereich die Möglichkeit, das Mailing separat zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Diese Parameter finden Sie in den jeweiligen Parametereinstellungen unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine / Aufgaben / Fristen → Allgemein.


Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie die Benachrichtigungen per E-Mail (z. B. Oulook) oder als Interne Nachricht erhalten möchten. Je nachdem, wo Sie die Benachrichtigungen erhalten möchten, müssen Sie einen dieser beiden Werte im Parameter eintragen.

 1 = Benachrichtigungen per Mail
 2 = Benachrichtigung mittels internem BMD NTCS Nachrichtensystem

Hinweis 
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Die Einstellung in diesem Parameter wirkt sich nur dann aus, wenn der Parameter Benachrichtigungen senden auf Ja steht.
Sobald der Absender oder Empfänger der Nachricht die zweite Ausprägung Benachrichtigung mittels internem BMD NTCS Nachrichtensystem gewählt hat, wird eine interne Nachricht versendet.
 
3.
Für die Fristen selbst stehen Ihnen noch zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um den Versand von E-Mail Benachrichtigungen zu regeln. Sie können den E-Mail-Versand pro Fristart über das Feld "E-Mail Versand deaktivieren" aktivieren oder deaktivieren.  

Sie können aber auch generell für die gesamten Fristen über den Parameter E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Allgemein entscheiden ob Sie bei Neuanlage, Bearbeiten bzw. Löschen einer Frist eine E-Mail erhalten möchten oder nicht.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden alle E-Mails, die in Zusammenhang mit Fristen entstehen, unterdrückt.

Mittels des Parameters Erinnerungs-E-Mail X Tage vor Fristdatum (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Allgemein) können Sie festlegen, über welche Zeitspanne in Tagen Sie auf die Frist per E-Mail hingewiesen werden möchten. Dieser Parameter nimmt als Referenz das Fristdatum und überprüft die noch nicht erledigten Fristen aller Mitarbeiter.

Dieser Parameter regelt den Zeitraum, für den Fristerinnerungsmails an den Sachbearbeiter verschickt werden sollen. Sie können hier die Anzahl der Tage eintragen, die der Sachbearbeiter vor Ablauf der Frist erinnert werden soll.

Hinweis
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Diese Erinnerung müssen Sie erst in der Systemsteuerung unter dem Punkt Geplante Tasks anlegen. Wann diese Anwendung durchgeführt wird, können Sie entscheiden. Diese kann morgens oder an einem bzw. mehreren bestimmten Wochentagen durchgeführt werden.

Die Befehlszeile für die Durchführung lautet: BMDNTCSAS /USERID=XXX /PWD=XXX /FUNC=MCS_SENDFRISTREMINDER /FINISH

Sie können dies aber auch über den Fristencontroller abbilden.
4.
In den CRM Parametern (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow), können Sie jetzt noch die gewünschten HTML-Vorlagen für Neuanlage, Bearbeiten, Löschen und Delegieren hinterlegen. Wird keine hinterlegt, wird eine Standardvorlage von BMD verwendet. Weitere Informationen zu den HTML-Vorlagen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster HTML-Vorlagen.

In diesem Parameter können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, die beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen bei der Neuanlage einer Frist an die Mitarbeiter herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen erstellen.

In diesem Parameter können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, die beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen beim Bearbeiten einer Frist an die Mitarbeiter herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen erstellen.

In diesem Parameter können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, die beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen beim Löschen einer Frist an die Mitarbeiter herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen erstellen.

In diesem Parameter können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, die beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen beim Delegieren einer Frist von einem Mitarbeiter auf einen anderen Mitarbeiter herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen erstellen.

Fristencontroller
Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow) können Sie einstellen, welche anderen Personen zusätzlich zum Sachbearbeiter bei Ablauf einer Frist benachrichtigt werden sollen. Es können noch der Vertreter, der Abteilungsleiter und der Geschäftsführer des Sachbearbeiters benachrichtigt werden.

In diesem Parameter können Sie definieren, ob bzw. nach welchen Kriterien der Stellvertreter des Mitarbeiters durch den Fristencontroller benachrichtigt werden soll. Die Möglichkeiten sind in der Dokumentation zum Fristencontroller unter Punkt 2.2.2. Personen für Erinnerung definieren beschrieben.

Voraussetzung dafür ist der aktivierte Parameter Benachrichtigungen senden.
In diesem Parameter können Sie definieren, ob bzw. nach welchen Kriterien der Abteilungsleiter des Mitarbeiters durch den Fristencontroller benachrichtigt werden soll. Die Möglichkeiten sind in der Dokumentation zum Fristencontroller unter Punkt 2.2.2. Personen für Erinnerung definieren beschrieben.

Voraussetzung dafür ist der aktivierte Parameter Benachrichtigungen senden.

In diesem Parameter können Sie definieren, ob bzw. nach welchen Kriterien der Geschäftsführer des Mitarbeiters durch den Fristencontroller benachrichtigt werden soll. Die Möglichkeiten sind in der Dokumentation zum Fristencontroller unter Punkt 2.2.2. Personen für Erinnerung definieren beschrieben.

Voraussetzung dafür ist der aktivierte Parameter Benachrichtigungen senden.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fristencontroller.
 
Spezialfall Monatsfrist
Bei der Einstellung "monatsweise" auf der Fristart im Feld Ermittlung Fristzeitraum wird bei der Berechnung des Fristdatums zum aktuellen Datum (= Fristbeginn) eine Anzahl Monate addiert. Fällt das neue Datum auf einen Tag, den es im Zielmonat nicht gibt, so gilt der Monatsletzte des angepeilten Zielmonats als Resultat.

Beispiele
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29. 1. 2020
+ 1 Monat =
29. 2. 2020 (Schaltjahr!)
30. 1. 2020
+ 1 Monat =
29. 2. 2020
31. 1. 2020
+ 1 Monat =
29. 2. 2020
1. 2. 2020
+ 1 Monat =
  1. 3. 2020

Zusätzlich werden dabei die Einstellungen des Feldes "Datumsberechnung" auf der Fristart berücksichtigt (Standard, nächster Arbeitstag, voriger Arbeitstag).
 
Standard
Fristdatum ist der Monatstag wie Fristbeginn - egal ob Arbeitstag oder nicht.
Nächster Arbeitstag
Fällt das errechnete Fristdatum nicht auf einen Arbeitstag, so wird der nächste Arbeitstag verwendet.
Vorhergehender Arbeitstag
Fällt das errechnete Fristdatum nicht auf einen Arbeitstag, so wird der vorhergehende Arbeitstag verwendet.
 
Hinweis
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In den Fristen wird bei inaktiven Funktionen in der Statuszeile unterhalb eine Begründung angezeigt, warum ein Ausführen der Funktion zur selektierten Frist nicht zulässig ist. Zum Beispiel ist das Verteilen bei bereits erledigten Fristen nicht zulässig, diese Begründung wird dann, wie im Bild unterhalb dargestellt, angezeigt.

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