Standardbrief
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → CRM → Kommunikation → StandardbriefMit dem BMD NTCS Standardbrief können Einzelbriefe, Serienbriefe, E-Mails, aber auch Etiketten einfach erstellt werden. Dabei werden die Daten der Empfänger aus der Datenbank in die Briefe geladen. Unter der Verwendung von wiederverwendbaren Adressatenlisten können Sie Dokumente einzeln oder als Serienbriefe wahlweise ausdrucken, per E-Mail versenden und/oder im BMD DMS ablegen.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Im Einstiegsfeld Firma können Sie die Firma auswählen, von welcher die Personen- bzw. Adressatenlisten für den Briefversand ermittelt werden sollen. Beim Laden einer Adressatenliste im Standardbrief werden dann die Adressatenlisten aller Firmen dieser Firmengruppe angezeigt. Gespeichert werden die Adressatenlisten aber weiterhin firmenbezogen, je nach Einstellung im Einstiegsfeld Firma im Standardbrief.
Systematik des Einstiegsfelds "Firma":
- Wird der Standardbrief direkt geöffnet, so wird die Firma des Mitarbeiters, der den Standardbrief öffnet, angezeigt.
- Wird der Standardbrief von einem anderen Programmteil aufgerufen und werden dadurch Adressaten übergeben, so wird vom ersten Adressaten die Hauptfirma ermittelt und angezeigt.
- Wird eine Firma vom aufrufenden Programm übergeben, so wird diese verwendet.
Hinweis
 | Bei der Personenart "Mitarbeiter/Bewerber/Vertreter" und "Dienstnehmer" erscheint zusätzlich das Einstiegsfeld Lohnperiode: __-____, wenn eine Lohnlizenz vorhanden ist. |
Briefvorlagen
In diesem Bereich werden die Briefvorlagen verwaltet.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Neue Briefvorlage | Erstellt eine neue Briefvorlage (BMD Editor), wenn im Vorlagenbaum ein Ordner markiert ist. |
 Neue Wordvorlage | Erstellt eine neue WinWord-Briefvorlage, wenn im Vorlagenbaum ein Ordner markiert ist. Hier ist zu vermerken, dass das Öffnen einer WinWord-Vorlage einige Zeit dauern kann, da in diesem Fall eine Wordkomponente integriert ist. |
 Neue HTML Vorlage | Erstellt eine neue HTML-Briefvorlage, wenn im Vorlagenbaum ein Ordner markiert ist. |
 Neuer Briefordner | Erstellt einen neuen Briefordner unterhalb des markierten Briefordners. |
 Duplizieren | Dupliziert die aktuell markierte Standardbrief- , HTML- bzw. Word-Vorlage innerhalb des aktuellen Ordners. |
 Zu Favoriten hinzufügen | Mit dieser Funktion können Sie Briefvorlagen zu den Favoriten hinzufügen. Jede Briefvorlage, zu der Sie diese Funktion ausführen, wird automatisch zum Punkt Favoriten in der Ordnerstruktur hinzugefügt. Diese Funktion ist allerdings nur aktiv, wenn Sie eine Briefvorlage selektiert haben, die noch nicht zu den Favoriten hinzugefügt wurde. Wenn Sie eine Vorlage wieder aus den Favoriten entfernen möchten, müssen Sie die Funktion  über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste betätigen. |
 Aus Favoriten entfernen | Entfernen Sie eine Briefvorlage aus den Favoriten. |
| Dokumentensperre aufheben | Wurden Vorlagen gesperrt, so kann die Sperre hier aufgehoben werden. Eine Dokumentensperre entsteht, wenn ein User eine Vorlage zum Bearbeiten öffnet. Möchte zur gleichen Zeit ein anderer User diese Vorlage bearbeiten, so kommt ein Hinweis, dass eine Sperre auf dem Dokument liegt. Mit dieser Funktion könnten Sie die Sperre aufheben und die Vorlage dennoch bearbeiten. Bitte beachten Sie dabei, dass es zu internen Unstimmigkeiten führen kann, wenn beide User die (unterschiedlich) geänderte Vorlage speichern! |
 Briefvorlage bearbeiten | Öffnet die markierte Briefvorlage zum Bearbeiten. |
 Umbenennen | Mit dieser Funktion können Sie die aktuell selektierte Briefvorlage bzw. den selektierten Ordner umbennen. |
 Löschen | Löscht die markierte Briefvorlage oder den markierten Ordner mit allen dazugehörigen Unterordnern und Briefvorlagen. |
 Briefeinstellungen | Öffnet die Einstellungen zur markierten Briefvorlage. Detailinformationen zu diesen Einstellungen finden Sie unter Einstellungen zu einer Standardbriefvorlage. |
 Vorlagen importieren | Hier können BMD NTCS Briefvorlagen in einen zuvor markierten Ordner über ein frei wählbares Verzeichnis importiert werden. |
 Vorlagen exportieren | Hier können markierte BMD NTCS Briefvorlagen in ein frei wählbares Verzeichnis exportiert werden. |
| Aus Standardbrief BMD 5.5 importieren | Importiert eine Briefvorlage aus einem frei wählbaren Verzeichnis im .rtf-Format. |
| Worddokument importieren | Hier können Wordvorlagen in einen zuvor markierten Ordner über ein frei wählbares Verzeichnis importiert werden. |
| Gelöschtes Dokument wiederherstellen | Wurde eine Briefvorlage gelöscht, kann sie in diesem Fenster innerhalb von 14 Tagen wiederhergestellt werden. Sie sehen, wann von welchem User welche Briefvorlage (Titel der Briefvorlage) gelöscht wurde. Im rechten Bereich des Fensters sehen Sie eine kleine Ansicht der Briefvorlage. Entscheiden Sie sich dafür, die gelöschte Briefvorlage wiederherzustellen, so verwenden Sie die Schaltfläche"Gelöschtes Dokument wiederherstellen" unten rechts. Die Wiederherstellung dient dazu, das Dokument selbst im Notfall noch einmal ansehen zu können. Es wird nicht wieder in den Vorlagenbaum eingegliedert! Das wiederhergestellte Dokument wird direkt geöffnet und Sie können damit weiterarbeiten. |
| Briefe von Kontaktpersonen verschieben | Damit werden Briefe aus dem Bereich der Kontaktpersonen von früheren Versionen des Standardbriefs in den Bereich "Alle Personen" verschoben. |
| Briefe mit Absenderkopf und Fuß aufbereiten | Globale Einstellung, um bei der Firma (Firmen) hinterlegte Kopf- und Fußzeilen generell verwenden zu können. Durch diese Einstellungen wird immer der Kopf- bzw. Fußtext der Firma verwendet, unter welcher der Kunde geführt wird (im Firmenstamm → Bearbeiten - unter Extras). Falls in der Briefvorlage selbst ein anderer Kopf- bzw. Fußtext hinterlegt wurde, wird dieser durch die obige Einstellung überlagert. |
Hintergrundinformationen – Briefvorlagen
Hinweis
| Mit welcher Kategorie der Standardbrief grundsätzlich gestartet werden soll, können Sie über den Parameter Startkategorie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → "Standardbrief - Einstellungen" einstellen.
Zusätzlich gibt es noch den Parameter Startkategorie bei Übergabe Kunde/Lieferant, mit dem Sie regeln können, ob bei der Übergabe eines Kunden bzw. Lieferanten in den Standardbrief dieser mit der Comboboxeinstellung Alle Personen oder Kunde/Lieferant geöffnet werden soll. Diesen Parameter finden Sie ebenfalls unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Standardbrief - Einstellungen.
Diese Parameter beziehen sich ausschließlich auf den "normalen" Standardbrief (Paket CRM → CRM → Kommunikation → Standardbrief) und haben auf die Sonderformen (z. B. Standardbrief Umfrage, Standardbrief CRM) keinen Einfluss! |
In den zuletzt verwendeten Briefen finden Sie die Briefvorlagen, die Sie zuletzt genutzt haben. Je nach Einstellung des Parameters "Anzahl zuletzt verwendete Briefe" können hier zwischen 0 und 100 Briefvorlagen gelistet werden. Diesen Parameter können Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → "Standardbrief - Einstellungen" setzen.
Legen Sie hier die maximale Anzahl der zuletzt verwendeten Briefe fest, welche Sie im Briefvorlagenbaum sehen möchten. |
In den Favoriten befinden sich jene Briefvorlagen, die als Favorit gekennzeichnet wurden.
Wird eine Vorlage bei bestimmten Mitarbeitern nicht angezeigt, so kann es sein, dass diese Personen keine Berechtigung haben, diese Vorlage zu sehen. Öffnen Sie die "Briefeinstellungen" dieser Vorlage (mit rechter Maustaste auf die Vorlage → Briefeinstellungen) und kontrollieren Sie, ob das Feld Datenbesitzer für Ansehen mit einer Datenbesitzergruppe befüllt ist.
Adressatenliste
Als Adressatenliste wird die Menge aller Empfänger bezeichnet, denen gleichzeitig derselbe Brief per Ausdruck oder E-Mail übermittelt wird. Durch das Speichern der Adressatenliste ist die spätere Wiederverwendung genauso möglich wie die Recherche, an wen ein Brief gesendet worden ist.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Bearbeiten | Öffnet den Datensatz des Adressaten zum Bearbeiten. Beachten Sie dazu die Hilfe zum Fenster Adressaten. | |||||
 Hinzufügen | Fügt einen oder mehrere Adressaten der ausgewählten Personenart hinzu. Es öffnet sich ein entsprechendes Suchfenster, wenn im Standardbrieffenster rechts oben im Auswahlmenü eine eindeutige Personenart gewählt ist. Steht das Auswahlmenü auf "Alle Personen", so muss vor dem Hinzufügen noch die Personenart ausgewählt werden. | |||||
 Gruppe hinzufügen | Personengruppen können auf einmal in die Adressatenliste übernommen werden. Es öffnet sich ein entsprechendes Suchfenster, wenn im Standardbrieffenster rechts oben im Auswahlmenü eine eindeutige Personenart gewählt ist. Steht das Auswahlmenü auf "Alle Personen", so muss vor dem Hinzufügen noch die Personenart ausgewählt werden. | |||||
 Erweitertes Hinzufügen | Diese Funktion ermöglicht es, mehrere Kunden, Lieferanten ... gleichzeitig zu finden und zu Adressatenlisten hinzuzufügen. Weitere Informationen zum Erweiterten Hinzufügen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erweitertes Hinzufügen. | |||||
 Entfernen | Entfernt den markierten Adressaten. | |||||
 Kontaktpersonen ermitteln | Ist der Parameter "Kontaktermittlung mit PersonenKz" (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Standardbrief - Einstellungen) in den Einstellungen aktiviert, kann bei den ausgewählten Kunden die zuständige Kontaktperson (z. B. Personenkennzeichen "Geschäftsführer") automatisch ermittelt werden.
Hinweis
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| Alle entfernen | Entfernt alle ausgewählten Adressaten. | ||||||||||||
 Aktivieren | Ist ein Adressat in der Adressatenliste deaktiviert (Kennzeichnung von "deaktiviert" ist ein durchgestrichener Adressat), kann dieser durch diese Funktion wieder aktiviert werden. Aktiviert bedeutet, dass dieser bei "Brief ansehen" mit aufbereitet wird. | ||||||||||||
 Deaktivieren | Hier kann ein Adressat deaktiviert werden. Wird diese Funktion ausgeführt, wird der Adressat in der Adressatenliste durchgestrichen angezeigt und beim Aufbereiten des Briefes nicht mit berücksichtigt. | ||||||||||||
| Alle aktivieren | Aktiviert alle Adressaten in der Adressatenliste unten. | ||||||||||||
| Alle deaktivieren | Deaktiviert alle Adressaten in der Adressatenliste unten. | ||||||||||||
| Verwendete FIBU zu diesem Adressaten anzeigen | Zeigt Informationen zur verwendeten Finanzbuchhaltung an. | ||||||||||||
 Neue Adressatenliste | Legt eine neue, leere Adressatenliste an. Diese Funktion ist erst aktiv, wenn bereits eine Adressatenliste geladen ist. | ||||||||||||
 Adressatenliste laden | Öffnet eine gespeicherte Adressatenliste und zeigt die Listenelemente an. Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie unter Adressatenliste. | ||||||||||||
 Adressatenliste speichern | Speichert eine "neue Adressatenliste" mit Namen ab; wird an einer bereits bestehenden Adressatenliste gearbeitet, ist das neuerliche "Speichern" nicht nötig, da alle Änderungen an der Adressatenliste sofort übernommen werden. Beachten Sie dazu die Hilfe zum Fenster Adressatenliste. Die Adressatenliste kann auch direkt im Kundenstamm gewartet werden. Mit rechter Maustaste in der Kundenliste direkt auf Kunden stellen und Adressliste Standardbrief wählen. Es wird nun eine Liste mit allen verfügbaren Adressatenlisten geöffnet. Diese können dem Kunden direkt zugeordnet werden. Somit ist der Kunde in dieser Adressatenliste vorhanden und wird beim nächsten Öffnen im Standardbrief automatisch mit geladen. | ||||||||||||
 Adressatenliste updaten | Auf die ausgewählte Adressatenliste kann der Geschäftsführer upgedatet werden. Dies gilt nur für die gerade in der Liste ersichtlichen Personen und wird nicht auf den Personenstamm zurückgeschrieben. Beachten Sie dazu die Hilfe zum Fenster Adressatenliste updaten. | ||||||||||||
 Kontaktpersonen zurücksetzen | Löscht die ermittelten Kontaktpersonen aus der Adressatenliste. Die ursprüngliche Adressatenliste bleibt davon unberührt. | ||||||||||||
| Kontaktperson auswählen | Öffnet die Kontaktpersonen zum unten markierten Kunden. Hier kann eine Kontaktperson ausgewählt werden, die anschließend in den Standardbrief übernommen wird. | ||||||||||||
 Ganze Liste löschen | Achtung: Löscht sowohl die Einträge als AUCH die Adressatenliste. Die Funktion ist nur aktiv, wenn eine Adressatenliste ausgewählt ist. | ||||||||||||
| Duplizieren | Erstellt eine Kopie der Liste samt Inhalt und fordert die Namenseingabe für die neue Liste. Generell wird empfohlen, die Adressatenliste vor jeglicher Änderung zu duplizieren und dann zu ändern. Die Funktion ist nur aktiv, wenn eine Adressatenliste ausgewählt ist. | ||||||||||||
| Eigenschaften | Ermöglicht das Bearbeiten der Adressatenliste hinsichtlich Bezeichnung, Datenbesitzer etc. Die Funktion ist nur aktiv, wenn eine Adressatenliste ausgewählt ist. | ||||||||||||
| Lokale Einstellungen | Hier können weitere Einstellungen zum Standardbrief getroffen werden. Genaueres dazu finden Sie unter Lokale Einstellungen. | ||||||||||||
 Adressatenlisten vergleichen | Ermöglicht das Vergleichen der bestehenden Adressatenliste mit einer anderen Adressatenliste. Das Feld "Ist auch in Liste" muss dazu eingeblendet sein. | ||||||||||||
 Adressatenlisten vereinigen | Vereinigt die aktuelle Adressatenliste mit einer auszuwählenden Adressatenliste. Achtung: Bevor diese Aktion ausgeführt wird, sollten die Adressatenlisten dupliziert werden, da die ursprünglichen Adressatenlisten nach dieser Aktion nicht mehr existieren! | ||||||||||||
 Schnittmenge mit Adressatenliste bilden | Bildet eine Schnittmenge der aktuellen Adressatenliste mit einer auszuwählenden Adressatenliste. Achtung: Bevor diese Aktion ausgeführt wird, sollten die Adressatenlisten dupliziert werden, da die ursprünglichen Adressatenlisten nach dieser Aktion nicht mehr existieren! | ||||||||||||
Doppelte Adressaten entfernen | Entfernt doppelte Adressaten aus der Adressatenliste. | ||||||||||||
 Robinsonliste prüfen | Über diese Funktion können Sie prüfen, ob sich die E-Mail-Adressen der Personen in der Adressatenliste in der Robinsonliste befinden. Wird eine E-Mail-Adresse in der Robinsonliste gefunden, wird eine Meldung ausgegeben und zum Adressaten in der Adressatenliste gesprungen: "Die E-Mail-Adresse ist in der Robinsonliste registriert." Je Prüflauf wird immer nur der erste Treffer angezeigt. Ist die Adresse korrigiert worden, ist der Prüflauf entsprechend neu zu starten. Wird keine der E-Mail-Adressen mehr in der Robinsonliste gefunden, erhalten Sie eine Erfolgsmeldung. Diese Prüffunktion ist optional und verhindert nicht, dass der Brief an eine bestimmte E-Mail-Adresse versendet wird. | ||||||||||||
 Etiketten... | In diesem Fenster können die Einstellungen für den Etikettendruck getroffen werden. | ||||||||||||
| Import/Export |
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Adressenliste importieren - CSV
Adressenliste exportieren - CSV| Textdatei importieren - Adressatenliste | Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Adressaten aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in der Hilfe zum Fenster Standardimport Textdatei. |
| Textdatei exportieren - Adressatenliste | Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Adressaten in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardexport Textdatei. |
Zusätzliche Schaltflächen in der Adressatenliste:
| Adressart | Diese Schaltfläche steuert, ob die Hauptadresse oder z. B. die Lieferadresse verwendet werden soll. Die eingestellte Adressart ist immer rechts neben dieser Schaltfläche ersichtlich. Wird die Adressart auf eine andere umgestellt, merkt sich das Programm die Einstellung und startet beim nächsten Aufruf den Standardbrief wieder mit der ausgewählten Adressart. | ||||
| E-Mail-Adressart | Im Standardbrief haben Sie die Möglichkeit, anhand der E-Mail-Adressart zu steuern, an welche E-Mail-Adresse einer Kontaktperson bzw. einer Person der Versand von Standardbriefen erfolgen soll. Über diese Schaltfläche können Sie die E-Mail-Adressart festlegen, unter der die E-Mail-Adresse für den Versand ermittelt werden soll. Die eingestellte E-Mail-Adressart ist immer rechts neben dieser Schaltfläche ersichtlich. Hinweis
Wenn Sie eine E-Mail-Adressart ausgewählt haben, wird beim nächsten Klick auf diese Schaltfläche diese wieder auf Standard zurückgesetzt, ohne dass das Fenster zur Auswahl der E-Mail-Adressart geöffnet wird. Mit dieser Einstellung wird die hinterlegte Haupt-E-Mail-Adresse der Kontaktperson bzw. Person herangezogen. Beim nächsten Klick auf diese Schaltfläche wird wieder der Auswahldialog für die E-Mail-Adressart geöffnet. Hinweis
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| Firma Abs. | Mit dieser Schaltfläche können Sie die Ermittlung der Absenderfirma steuern und zwischen der Standardfirma, der STB-Firma bzw. der Ausprägung Letzte Eingabe <FirmenNr> umschalten. Wenn Sie nun Adressaten zu dieser Adressatenliste hinzufügen, wird die Absenderfirma entsprechend dieser Schaltfläche gewählt. Bei der Ausprägung Letzte Eingabe <FirmenNr> merkt sich NTCS nach einer manuellen Änderung der Absenderfirma in der Adressatenliste diese benutzerbezogen. Beim nächsten Hinzufügen dieser Person wird automatisch die zuletzt verwendete Absenderfirma dieses Benutzers vorgeschlagen. Diese Einstellung ist dann sinnvoll, wenn Sie regelmäßig Briefe unter einer anderen Absenderfirma als der der Kunden- bzw. der Steuerberaterfirma schreiben. Hinweis
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| Combobox | Mit dieser Combobox können Sie die Adressatenliste nach aktiven bzw. inaktiven Adressaten filtern oder alle anzeigen. Ob ein Adressat aktiv oder inaktiv ist, wird über die gleichnamige Funktion im Funktionsmenü der Adressatenliste gesteuert. |
Hintergrundinformationen – Adressatenliste
Übergabe Personen in die Adressatenliste aus Terminen, Aufgaben, Fristen
Wenn am Termin / auf der Aufgabe die Person/Institution befüllt ist, dann wird diese Person in die Adressatenliste übergeben, wenn die Funktion "Standardbrief für Termine" / "Standardbrief für Aufgaben" gestartet wird.
Wenn bei der Frist die Person befüllt ist, dann wird diese Person in die Adressatenliste übergeben, wenn die Funktion "Standardbrief für Termine" gestartet wird.
Wenn die Kontaktperson am Termin / auf der Aufgabe / bei der Frist befüllt ist, dann wird diese zusätzlich in die Adressatenliste übergeben und ist in der Spalte "Kontaktperson" bei der Person ersichtlich.
Zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten
Beachten Sie zusätzlich folgende Einstellungsmöglichkeiten:
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein
Wenn am Kundenstamm die Felder "Abteilungsleiter", "Geschäftsführer" oder "Austrittsdatum" geändert werden, kann ein automatisches Stammdatenupdate in alle Adressatenlisten erfolgen, in denen der Kunde enthalten ist. Der Mitarbeiter, der auf der Adressatenliste als Sachbearbeiter hinterlegt ist, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung. Möchten Sie das Update aktivieren? 0 - Nein 1 - Ja |
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Adressatenliste
Soll beim Hinzufügen einer Person zu einer Standardbrief Adressatenliste der "Datenbesitzer bearbeiten" der Person geprüft werden? Diese Einstellung bezieht sich nur auf die Funktion "Adresslisten Standardbrief" im Personenstamm. Sie hat keine Auswirkung auf das Hinzufügen im Standardbrief. 1 - Beim Hinzufügen prüfen: Befindet man sich nicht in der zugeordneten Datenbesitzergruppe, darf man keine Zuordnung der Person durchführen. 2 - Beim Hinzufügen nicht prüfen: Es erfolgt keine Prüfung und man ist zur Zuordnung der Person berechtigt. | |
Soll beim Hinzufügen einer Person zu einer Standardbrief Adressatenliste der "Datenbesitzer bearbeiten" der Adressatenliste geprüft werden? Diese Einstellung bezieht sich nur auf die Funktion "Adresslisten Standardbrief" im Personenstamm. Sie hat keine Auswirkung auf das Hinzufügen im Standardbrief. 1 - Beim Hinzufügen prüfen: Befindet man sich nicht in der zugeordneten Datenbesitzergruppe, darf man keine Zuordnung der Person durchführen. 2 - Beim Hinzufügen nicht prüfen: Es erfolgt keine Prüfung und man ist zur Zuordnung der Person berechtigt. |
Vorschau
Im Bereich "Vorschau" wird die jeweils selektierte Briefvorlage in einem Vorschaufenster dargestellt.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Brief ansehen | Nachdem eine Briefvorlage und ein oder mehrere Adressat/en ausgewählt worden sind, kann der Brief aufbereitet und in der Druckvorschau angezeigt werden. In der Druckvorschau können noch Änderungen am Dokument vorgenommen werden. Es stehen dort alle Funktionen des BMD Editors zur Verfügung. Beachten Sie dazu die Hilfe zum Fenster Standardbrief → Brief ansehen. Sind mehrere Adressaten in der Adressatenliste vorhanden, so wird ein Brief nach dem anderen abgearbeitet - gedruckt, archiviert oder per E-Mail versendet. In der Titelleiste des BMD Editors wird der Arbeitsfortschritt angezeigt - z. B. "Standardbrief 1 von 50". Die Abarbeitung der Briefe kann mit der Sonderfunktion "Abbrechen" beendet werden. Über die Schaltflächen "Archivieren", "Archivieren und drucken", "Versenden", "Drucken" können Sie entscheiden, was mit dem fertigen Brief geschehen soll. Hinweis
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| Markierung ansehen | Es wird nur der aktuell markierte Adressat aufbereitet und als Brief angezeigt. | ||
 Druck/Versand | Nachdem eine Briefvorlage und ein oder mehrere Adressat/en ausgewählt wurden, können die Briefe direkt (= ohne Ansehen/bearbeiten) gedruckt, per E-Mail versendet und/oder archiviert werden. In diesem Fall können Sie die Druck-, Versand- oder Archivierungsoptionen kontrollieren und ändern. Genauere Informationen zu den Einstellungen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Druck/Versand. | ||
 Brief öffnen | Mit dieser Funktion können Sie eine extern gespeicherte RTF-Datei im Standardbrief-Editor öffnen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, einen bereits bestehenden Brief textlich zu verändern sowie neue Datenfelder einzufügen. Prinzipell können Sie jede RTF-Datei mit dieser Funktion öffnen, es erfolgt keine Prüfung, welchen Adressaten dieser Brief ursprünglich betroffen hat. Ebenso werden die ursprünglich verwendeten Datenfelder nicht mehr geprüft, das heißt, es handelt sich um einen ganz normalen Text, der auch jederzeit überschrieben werden kann. Hinweis
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Allgemeine Informationen zur Anwendung
Die Parameter für das Arbeiten mit dem Standardbrief finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Standardbrief - Einstellungen. Die Beschreibung zu diesen Parametern finden Sie in der Hilfe zu den 
Parametern zum Standardbrief.
Parametern zum Standardbrief.Nachfolgend finden Sie Links zu relevanten Themendokumentationen und eine kurze Inhaltsbeschreibung:
| Thema | Beschreibung |
| Standardbrief kurz und bündig | Allgemeine Dokumentation über die wichtigsten Elemente des Standardbriefs und deren Anwendung. |
Übersicht zu den Einstellungen, die Sie direkt auf der Briefvorlage vornehmen können. (Funktion "Briefeinstellungen") | |
Nachdem eine Briefvorlage und ein oder mehrere Adressat/en ausgewählt worden sind, werden über die Schaltfläche "Druck/Versand" unten die Versandoptionen für den Brief angegeben. | |
| BMD Adressmakros im Standardbrief | Arbeiten mit den von BMD zur Verfügung gestellten Standard-Adressmakros zur Bildung von Briefköpfen und Anreden für Personen. |
| Standardbrief Ehepaarmodus | Verwendung des Ehepaarmodus in Kombination mit den BMD Adressmakros. |
| Adressmakros für Institutionen | Standard-Adressmakros zum Versenden von Korrespondenzen an Institutionen im Auftrag ihrer Kunden. |
| Automatische Archivierung von E-Mail aus dem Standardbrief | Über den Standardbrief versendete E-Mails automatisch im DMS archivieren. |
Dokumentation über die Vorgehensweise zur Kommunikation von Änderungen der Zuständigkeiten an die Kunden mithilfe des Standardbriefs. | |
Druck, Versand und Archivierung von Briefen in einer anderen Sprache. | |
Dokumentation zur Anwendung des Standardbriefs und Berichte im Paket "Personalinformationssystem". | |
Versenden von Terminbestätigungen mit ICS-Datei über den Standardbrief CRM. | |
Erstellen Sie eine Adressatenliste nach Ihren individuellen Anforderungen mithilfe einer SQL-Abfrage. | |
| FAQ Standardbrief | Die häufigsten Fragen und Antworten zum Standardbrief. |
 | Siehe auch:  Lernvideo: Wie arbeite ich mit dem Standardbrief? Lernvideo: Wie sende ich Geburtstagspost? Lernvideo: Wie erstelle ich Etiketten? Lernvideo: Wie erstelle ich eine Massensendung? |