Kommunikation Zuständigkeitsänderung
In dieser Dokumentation wird die Vorgehensweise für die Kommunikation von Änderungen der Zuständigkeiten an die Kunden mithilfe des Standardbriefs beschrieben.
Beispiel
 | Der Mitarbeiter Max Mustermann verlässt das Unternehmen und seine Klienten werden künftig von der Mitarbeiterin Maria Musterfrau betreut. Diese Veränderung in den Zuständigkeiten sollte auch an die Kunden über den Standardbrief kommuniziert werden. |
Adressatenliste erstellen
Im ersten Schritt müssen Sie eine Adressatenliste erstellen mit jenen Kunden, bei denen sich der zuständige Mitarbeiter ändert.
Damit Sie die Kunden nach den Zuständigkeiten filtern können, müssen Sie im Standardbrief das Fenster zum erweiterten Hinzufügen über die Funktion "Erweitertes Hinzufügen" in der Menüleiste der Adressatenliste öffnen. Im nächsten Schritt müssen Sie die Combobox rechts oben auf Kunden + Zuständigkeiten stellen. In dieser Liste werden Ihnen dann die Kunden mit den zuständigen Mitarbeitern für die einzelnen Zuständigkeitsbereiche angezeigt.
Hinweis
 | Kunden OHNE Zuständigkeiten werden in dieser Liste genau einmal angezeigt. Kunden MIT Zuständigkeiten sind so oft enthalten, wie Sie in den Zuständigkeiten nach Kunde vorkommen. In diesem Fenster werden allerdings nur die Hauptzuständigkeiten angezeigt, alle anderen Zuständigkeitsarten (z. B. Ersatzmitarbeiter 1 - 4 etc.) werden nicht berücksichtigt. |
Mit der Funktion "Alle hinzufügen" können Sie die gefilterte Liste in die Adressatenliste übernehmen. Beim Übernehmen des Kunden in die Adressatenliste wird weder der Zuständige noch der Zuständigkeitsbereich übernommen. Dieses Fenster dient nur als Unterstützung zur Auswahl der richtigen Adressaten. Verwenden Sie anschließend in der Adressatenliste die Funktion "Adressatenliste speichern", wenn Sie die erstellte Liste später nochmals aufrufen möchten. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Adressatenliste.
Achtung!
 | Das Erstellen der Adressatenliste müssen Sie unbedingt vor dem Ändern der Zuständigkeiten durchführen. Da nach dem Ändern der Zuständigkeiten ein Filtern nach dem vorher zuständigen Mitarbeiter nicht mehr möglich wäre. |
Beispiel
| In diesem Beispiel filtern wir nach dem Mitarbeiter Max Mustermann und fügen alle Kunden in die Adressatenliste ein, die für einen Zuständigkeitsbereich diesen Mitarbeiter eingetragen haben. Mit der Funktion  werden dann alle Klienten mit dem zuständigen Max Mustermann in die Adressatenliste übernommen. Nach dem Klick auf Übernehmen, werden diese Adressaten in der Adressatenliste im Standardbrief angezeigt. Danach müssen Sie diese Adressatenliste noch speichern: mit der Funktion Adressatenliste speichern in der gelben Menüleiste unter dem Punkt "Adressaten". In diesem Beispiel wählen wir die Bezeichnung Zuständigkeitsänderung Max Mustermann. Nach dem Ändern der Zuständigkeiten muss diese Adressatenliste wieder geladen werden, um die richtigen Kunden über die Zuständigkeitsänderung zu informieren.  |
Zuständigkeiten überarbeiten
Nach dem Speichern der Adressatenliste können Sie den zuständigen Mitarbeiter der Kunden ersetzen. Wenn alle Zuständigkeiten dieses Mitarbeiters gesammelt auf einen neuen Mitarbeiter übertragen werden sollen, können Sie das Hilfsprogramm Zuständigkeiten umstellen verwenden. Weitere Informationen zu diesem Hilfsprogramm erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Zuständigkeiten umstellen.
Sollten die Zuständigkeiten des ausgeschiedenen Mitarbeiters aber auf mehrere verschiedene Mitarbeiter aufgeteilt werden, müssen Sie die Zuständigkeiten manuell bearbeiten und den dafür zuständigen Mitarbeiter bei den einzelnen Kunden als Zuständigen hinterlegen.
Beispiel
| In diesem Beispiel übertragen wir die gesamten Zuständigkeiten des Mitarbeiters Max Mustermann auf die Mitarbeiterin Maria Musterfrau. Dazu gehen wir in das Fenster Zuständigkeiten nach Mitarbeiter unter Stammdaten → Zuständigkeiten. In diesem Fenster müssen wir dann das Hilfsprogramm zum Umstellen der Zuständigkeiten unter "Extras" in der gelben Menüleiste aufrufen. In diesem Umstellungsprogramm geben wir an, dass die Zuständigkeiten des Mitarbeiters Max Mustermann auf die Mitarbeiterin Maria Musterfrau umgestellt werden sollen. Mit einem Klick auf Ok wird die Umstellung dann automatisch durchgeführt.  |
Briefvorlage erstellen
Im nächsten Schritt müssen Sie eine Briefvorlage erstellen, mit der die Kunden über den neuen Zuständigen informiert werden sollen. Grundlegende Informationen zum Erstellen einer Standardbriefvorlage erhalten Sie in der Dokumentation Standardbrief kurz und bündig.
Der "alte" Zuständige kann entweder direkt in die Briefvorlage geschrieben werden oder die Ermittlung erfolgt über ein Benutzerdefiniertes Feld. Dieses Feld können Sie dann beim Aufbereiten des Standardbriefs mit dem Namen der Person befüllen. Den neuen Zuständigen können Sie automatisch über die Felder für die Zuständigkeit im Standardbrief ermitteln lassen. Zu diesen Feldern gelangen Sie über folgendes Symbol 
, in diesem Fenster finden Sie die Felder für die Zuständigkeit dann unter Datenfelder → Alle Personen → Zuständigkeit.
, in diesem Fenster finden Sie die Felder für die Zuständigkeit dann unter Datenfelder → Alle Personen → Zuständigkeit.Beispiel
| Die Briefvorlage könnte zum Beispiel folgendermaßen aussehen:
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Brief versenden
Nachdem die Zuständigkeiten aktualisiert sind und die gewünschte Briefvorlage erstellt ist, kann die Information an die Kunden gesendet werden. Zuerst müssen Sie die im Punkt 1 erstellte Adressatenliste mit der Funktion "Adressatenliste laden" in den Standardbrief laden, damit die richtigen Kunden über die Zuständigkeitsänderung informiert werden.
Im nächsten Schritt müssen Sie den Zuständigkeitsbereich definieren, für den die einzelnen Adressaten informiert werden sollen. Wenn die Änderung nur innerhalb eines Zuständigkeitsbereichs erfolgt, können Sie mit der Funktion "Spalte bearbeiten" den entsprechenden Zuständigkeitsbereich für alle Adressaten gleichzeitig ändern. Diese Funktion können Sie mit der rechten Maustaste aufrufen, wenn Sie auf einer Spaltenüberschrift in der Adressatenliste stehen.
Wenn die Änderungen aber in unterschiedlichen Zuständigkeitsbereichen erfolgen, müssen Sie diese für jeden Adressaten manuell erfassen. Dazu können Sie den Adressaten mit Bearbeiten (F6) aufrufen und im Feld "Zuständigkeitsbereich" den richtigen hinterlegen. Sie können aber auch in der Liste mit der Funktion "Spaltenweise bearbeiten" die Zuständigkeitsbereiche für die einzelnen Adressaten festlegen. Diese Funktion können Sie mit der rechten Maustaste aufrufen, wenn Sie im Feld "Zuständigkeitsbereich" des Adressaten stehen.
Danach müssen Sie nur noch den Versand dieses Briefs mit der Funktion "Druck/Versand" ausführen.
Beispiel
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Lernvideo: