Zuständigkeiten nach Mitarbeiter
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.In diesem Fenster können Sie die Zuständigkeitsbereiche je Mitarbeiter warten bzw. neu anlegen. Sie sehen auf einen Blick, für welche Kunden in welchem Bereich der Mitarbeiter zuständig ist und in welcher Funktion - als Haupt- oder Ersatzmitarbeiter bzw. als Geschäftsführer oder Abteilungsleiter - er tätig ist.
Fensterbereiche
Bei diesem Fenster handelt es sich um ein Fenster mit flexiblem Layout. Es kann fixe und optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind nicht alle möglichen Bereiche im Standard eingeblendet. Informationen zur Layoutgestaltung lesen Sie unter Layoutgestaltung in Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Über das Einstiegsfeld Mitarbeiter können Sie sich alle zu einem Mitarbeiter angelegten Zuständigkeiten anzeigen lassen bzw. für genau diesen Mitarbeiter neue Zuständigkeiten erfassen.
Hinweis
 | Wenn Sie im Einstiegsfeld einen Mitarbeiter auswählen, wird das Feld "Mitarbeiter" im Neuanlagefenster automatisch mit diesem befüllt und kann nicht verändert werden. Lassen Sie das Einstiegsfeld hingegen leer, müssen Sie im Neuanlagefenster den zuständigen Mitarbeiter auswählen. Beim Feld Mitarbeiter handelt es sich um ein Pflichtfeld, welches Sie immer befüllen müssen. |
Zuständigkeiten
In diesem Bereich werden Ihnen je nach ausgewähltem Mitarbeiter im Einstiegsfeld alle Zuständigkeiten dieses Mitarbeiters angezeigt.
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
Nur aktive Daten anzeigen | Mit dieser Funktion können Sie alle aktiven Kunden und deren Zuständigkeiten anzeigen lassen. Hinweis
| ||
Nur inaktive Daten anzeigen | Mit dieser Funktion können Sie alle ausgeschiedenen Kunden und deren Zuständigkeiten anzeigen lassen. | ||
Alle Daten anzeigen | Mit dieser Funktion können Sie alle Kunden (aktive und ausgeschiedene) und deren Zuständigkeiten anzeigen lassen. Hinweis
|
Diese Funktion ermöglicht Ihnen einen Ausdruck, sortiert nach Kunden zu generieren. Wenn Sie die Funktion "inkl. Kundenstammdaten" aktivieren, werden pro Kunde der Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Sachbearbeiter und die Vertreter 1 - 4 mitangedruckt. | |
Diese Funktion ermöglicht Ihnen einen Ausdruck, sortiert nach Mitarbeiter zu generieren. Wenn Sie die Funktion "inkl. Kundenstammdaten" aktivieren, werden pro Kunde der Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Sachbearbeiter und die Vertreter 1 - 4 mitangedruckt. | |
Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck erstellen, der alle Kunden listet, für die noch keine Zuständigkeit für den ausgewählten Bereich angelegt wurde. |
 Zuständigkeiten umstellen | Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, die gesamten Zuständigkeiten eines Mitarbeiters auf einen anderen Mitarbeiter zu übertragen. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Zuständigkeiten umstellen. |
Standardfeldauswahl Zuständigkeiten nach Mitarbeiter
Hintergrundinformationen
Verbindung Quotenverwaltung
Ein häufiger Anwendungsfall für die Zuständigkeiten ist die Quotenverwaltung. Voraussetzung dafür ist die Verwendung des Zuständigkeitsbereichs mit der Nummer 1 Quotenverwaltung, der als Standard zur Verfügung steht. Erstellen Sie eine Quote für den Kunden, so wird automatisch jener Mitarbeiter in die Quotenverwaltung zu dem Kunden eingetragen, der am Zuständigkeitsbereich als Hauptmitarbeiter hinterlegt ist.
In den Zuständigkeiten nach Mitarbeiter haben Sie die Möglichkeit, den im Einstiegsfeld ausgewählten Mitarbeiter mit dem Zuständigkeitsbereich Quotenverwaltung einem Kunden zuzuordnen. Lassen Sie die Zuordnung eines Kunden weg, ist dieser Mitarbeiter generell für alle Kunden für den Bereich Quotenverwaltung zuständig.
Hinweis
| Ändern Sie in der Quotenverwaltung bei einem Quotenfall den Mitarbeiter, bekommen Sie eine Abfrage, ob der Mitarbeiter auch in die Zuständigkeit übernommen werden soll. Wenn Sie den Mitarbeiter in den Zuständigkeiten ändern, wird dieser ebenfalls in der Quotenverwaltung aktualisiert, wenn Sie den Parameter "Quotenfälle aktualisieren", (unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Zuständigkeiten → Allgemeine Einstellungen → Allgemein) auf "JA" setzen.
Quotenberechnung nach Geschäftsführer: Der Geschäftsführer auf einem Quotenfall wird im Normalfall aus den Kundenstammdaten ermittelt. Haben Sie jedoch eine Zuständigkeit mit der Zuständigkeitsart Geschäftsführer zu einem Kunden angelegt, wird für die Berechnung der Quote dieser Eintrag verwendet. |
Verbindung Firmenbuchverwaltung
Die Zuständigkeitsbereiche spielen auch in der Firmenbuchverwaltung eine wichtige Rolle. In diesem Fenster können Sie am Zuständigkeitsbereich Firmenbuchverwaltung für jeden einzelnen Kunden einen eigenen Sachbearbeiter festlegen. Sie können aber auch generell einen Mitarbeiter für die Firmenbuchverwaltung zuständig machen, indem Sie das Feld Kunde leer lassen. Der Mitarbeiter muss am Zuständigkeitsbereich als Hauptmitarbeiter hinterlegt sein, damit er in die Firmenbuchverwaltung übernommen wird.
Den Zuständigkeitsbereich Firmenbuchverwaltung müssen Sie dann auf der entsprechenden Fristart, die zur Erzeugung der Firmenbuchfristen herangezogen wird, unter Stammdaten → CRM/Kanzlei → Fristarten hinterlegen. Die zum Erzeugen der Firmenbuchfristen herangezogene Fristart müssen Sie zusätzlich noch in den Parametern unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Firmenbuch am Feld Fristart hinterlegen.
In diesem Parameter können Sie die Fristart hinterlegen, mit der die Firmenbuchfristen erzeugt werden sollen. Auch bei manueller Anlage von Firmenbuchfristen wird standardmäßig diese Fristart vorgeschlagen. Grundsätzlich werden nur Fristen mit der in diesem Parameter hinterlegten Fristart in der Firmenbuchverwaltung angezeigt. Achtung!
Sollten Sie hier keine Fristart hinterlegen, lässt sich die Firmenbuchverwaltung nicht starten. |
Wenn Sie diese Einstellungen so vorgenommen haben, kann der Sachbearbeiter beim Aufbereiten der Firmenbuchfristen automatisch ermittelt werden.
Verbindung Fristen
Den einzelnen Fristarten (Stammdaten → CRM/Kanzlei → Fristarten) können Sie auch Zuständigkeitsbereiche zuordnen. Wenn Sie beim Erstellen einer Frist eine Fristart auswählen, auf der ein Zuständigkeitsbereich hinterlegt wird, wird der Sachbearbeiter der Frist aus den hinterlegten Zuständigkeiten ermittelt.
Verbindung Post
Auch bei der Erfassung des Postein- bzw. -ausgangs können Sie auf die Zuständigkeiten zugreifen. Im Zuge der Mitarbeitersuche, bei der Neuanlage eines Poststücks, haben Sie die Möglichkeit, die Mitarbeiter nach ihren Zuständigkeitsbereichen anzuzeigen. Damit das Fenster gleich mit der Liste der Zuständigkeiten geöffnet wird, müssen Sie den Parameter Mitarbeitersuche Frist/Post (Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → CRM) auf 2 für Zuständigkeiten stellen.
Mit diesem Parameter kann gesteuert werden, mit welcher Liste die Suchroutine für Zuständigkeiten standardmäßig geöffnet wird: 1 - Mitarbeiter 2 - Zuständigkeiten Wenn Sie die LEA- bzw. die PLE-Lizenz besitzen, müssen Sie an Stelle dieses Parameters den Parameter Start Suchroutine setzen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Leistungsumfang je Kunde → Allgemein. |
Haben Sie auch eine LEA- bzw. PLE-Lizenz, müssen Sie aber den Parameter "Start Suchroutine" (Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Leistungsumfang je Kunde → Allgemeine Einstellungen → Allgemein) setzen, damit das Fenster mit der Liste der Zuständigkeiten angezeigt wird.
Mit diesem Parameter kann gesteuert werden, mit welcher Liste die Suchroutine für Zuständigkeiten standardmäßig geöffnet wird: 1 - Mitarbeiter 2 - Zuständigkeiten 3 - Leistungsumfang |
Lernvideo: