UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → Kanzlei → Quotenverwaltung → Quotenverwaltung
 
In sehr übersichtlicher, tabellarischer Form wird hier dargestellt, bei welchem Finanzamt welche Gesamtquote bzw. monatliche Quote zu erfüllen ist.

Die Summe der Kunden (Klienten), deren Steuererklärungen in definierten Zeiträumen beim jeweils zugehörigen Finanzamt einzureichen sind, wird mit dem Begriff (Finanzamts-)Quote definiert. Um die fristgerechte Erfüllung dieser Quoten bei den jeweiligen Finanzämtern einfach überwachen zu können, wurde der Programmteil Quotenverwaltung geschaffen.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Die Einstiegsfelder ermöglichen es Ihnen, eine genauere Selektion der Quotenfälle vorzunehmen. Sie können sich beispielsweise die Quotenfälle von einem bestimmten Finanzamt, Abgabejahr usw. anzeigen lassen. Geben Sie kein Finanzamt ein, so sehen Sie alle Quotenfälle der ausgewählten Firma. Welche Felder angezeigt werden sollen, können Sie über die Feldauswahl festlegen. Diese können Sie rechts oben über das 3-Punkte-Menü 1147520248001002270.png aufrufen. Eine detaillierte Beschreibung der Einstiegsfelder finden Sie in der dazugehörigen Feldauswahl.

Hinweis 
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Im Einstiegsfeld "Finanzamt" können nur die Finanzämter FA 0 (Finanzamt für Österreich) oder FA 11 (Finanzamt für Großbetriebe) ausgewählt werden. Das liegt daran, dass die Quotenfälle von FinanzOnline nur auf diese beiden Finanzämter aufgeteilt werden. In der Liste der Quotenfälle werden Ihnen aber weiterhin die Dienststellen der Finanzämter angezeigt, da in den Kundenstammdaten weiterhin die bisherigen Dienststellen befüllt werden müssen, um eine korrekte Verknüpfung mit den Stammdaten der Dienststellen bei Abgabe der Steuererklärungen zu gewährleisten.

Hinweis 
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Ob Ihnen das Einstiegsfeld "Abteilungsleiter" oder "Geschäftsführer" angezeigt wird, können Sie über den Parameter "Abteilungsleiter/Geschäftsführer" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Quotenverwaltung → Allgemeine Einstellungen → Allgemein steuern.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob die Berechnung der Quoten nach Abteilungsleiter oder Geschäftsführer erfolgen soll und auch das Einstiegsfeld wird dementsprechend angepasst. Folgende Ausprägungen können Sie in diesem Parameter eingeben:

0 - keine Berechnung nach Geschäftsführung und Abteilungsleitung
1 - für Quote je Geschäftsführung
2 - für Quote je Abteilungsleitung

Standardfeldauswahl Einstiegsfelder
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Einstiegsfelder

Quotensumme

In diesem Bereich erhalten Sie einen zahlenmäßigen Überblick über die Anzahl der offenen, abgegebenen, fertigen Quotenfälle etc. Welche Zeilen hier angezeigt werden sollen, können Sie im Fenstermenü unter Ansicht festlegen.

Dieser Bereich ist zweigeteilt und enthält "Quotensumme" und "Davon mit Feststellungserklärungen". Der Bereich "Quotensumme" enthält alle Quotenfälle inkl. aller Fälle mit Feststellungserklärungen, im Bereich "Davon mit Feststellungserklärungen" werden Ihnen nur die Statistik der Quotenfälle mit Feststellungserklärungen angezeigt. Dazu zählen alle Quotenfälle mit einer Feststellungserklärung für betr. Einkünfte (E 6a) oder mit einer Feststellungserklärung aus Land- und Forstwirtschaft (E 6c).

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Ansicht
BIL_AUSWERTUNG_DET.bmp Erfüllung
                                                  
Zeigt/entfernt eine Zeile in der Quotentabelle oben, die die Erfüllung der Quoten aufzeigt.

Hinweis
Hinweis.png
Die erste Position gibt an, wie viele Quotenfälle bis zu diesem Monat abzugeben sind. Die zweite Position gibt an, wie viele Quotenfälle bis zu diesem Monat bereits abgegeben worden sind und an der dritten Position wird die Differenz der beiden ersten Positionen errechnet.

Es werden auch immer die Quotenfälle der Vormonate zu der aktuellen Abgabe berücksichtigt. Das heißt, für Jan. 16 werden auch die Quotenfälle von Okt. 15 und Nov. 15 mitgezählt. Wurde das Soll erfüllt, das heißt, Position 1 und 2 sind gleich bzw. Position 2 ist größer, werden die Ziele grün dargestellt.

BIL_AUSWERTUNG_DET.bmp Fertig
Zeigt/entfernt eine Zeile in der Quotentabelle oben, die anzeigt bzw. summiert, wie viele Quotenfälle bereits fertig sind und im Feld "Fertig" am Quotenfall ein Datum gesetzt haben.
BIL_AUSWERTUNG_DET.bmp Planabgabe
Zeigt/entfernt eine Zeile in der Quotentabelle oben, die anzeigt bzw. summiert, wie viele Quotenfälle in welchem Monat zur Abgabe geplant sind. Um den geplanten Quotenfall in der Zeile Planabgabe anzuzeigen, muss das Feld "Planabgabe" am Quotenfall mit einem Datum befüllt werden.
 

Berechnung

In diesem Abschnitt erhalten Sie zusätzliche Informationen, wie sich die einzelnen Zeilen im Quotensummenblock berechnen.

Zeile "Quote"

  • Alle quotenrelevanten Fälle inkl. der Quotenfälle mit Feststellungserklärungen werden auf 5 Quotenmonate aufgeteilt.

  • Die Aufteilung erfolgt zwischen den 5 Monaten grundsätzlich gleichmäßig, es wird aber darauf geachtet, dass im Quotenmonat Oktober mindestens 20 % der Quotenfälle abgegeben werden müssen, im November mindestens 40 % usw.

  • Die Spalte "Juni" wird für die Quotenaufteilung nicht verwendet, sondern dient zur Protokollierung der Abrufe und Abgaben nach dem Monat März.
Hinweis 
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Besonderheiten im Bereich "Davon mit Feststellungserklärungen":
  • Hier werden die Quotenfälle mit Feststellungerklärungen gleichmäßig auf die Monate November und Jänner aufgeteilt. Es wird darauf geachtet, dass im November mindestens 50 % der Quotenfälle abgegeben werden müssen und im Jänner dann alle restlichen Fälle.

Zeile "Abberufen"

  • Hier wird die Anzahl der abberufenen Quotenfälle je Monat dargestellt 

Zeile "Abgegeben"

  • Die Abgabe eines Quotenfalls wird fix im Monat der tatsächlichen Abgabe gezählt.

  • Alle Quotenfälle, die bereits im September abgegeben werden, werden automatisch im Oktober als abgegeben gezählt.

  • Die Abgabe eines abberufenen Quotenfalls wird fix im Monat der tatsächlichen Abgabe gezählt.

Zeile "Offen"

  • Die offenen Quotenfälle werden immer vom Quotenmonat "Oktober" ausgehend verringert, unabhängig vom tatsächlichen Abgabedatum.

  • Das heißt, ein im September abgegebener Quotenfall verringert die offenen Quotenfälle im Oktober. Ist die Oktoberquote bereits erfüllt, werden die offenen Quotenfälle im November reduziert usw.

  • Umgekehrt verringert aber auch ein z. B. im November abgegebener Quotenfall die offenen Fälle im Oktober - sollte es noch offene geben, weil die Oktoberquote nicht erfüllt werden konnte.
Hinweis 
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Besonderheiten im Bereich "Davon mit Feststellungserklärungen":
  • Das Prinzip funktioniert hier gleich wie im Bereich "Quotensumme", nur dass die offenen Feststellungsquotenfälle vom Monat "November" aus verringert werden. Ein im Jänner abgegebener Feststellungsquotenfall verringert die offenen Fälle für November, sollte es hier noch offene geben.

Zeile "Erfüllung"

  • Hier erhalten Sie die tatsächliche Übersicht, wie Sie in einem Quotenmonat aktuell stehen bzw. wie er abgeschlossen worden ist, wenn der Monat bereits verstrichen ist.

  • Durch Abgaben in einem Folgemonat wird die Erfüllungszeile nicht mehr beeinflusst.

  • An erster Stelle stehen immer alle Fälle, die bis zum Ende des Quotenmonats abgegeben werden müssen. An zweiter Stelle stehen all jene, die bis Ende dieses Quotenmonats abgegeben worden sind. An dritter Stelle steht die Differenz aus diesen beiden Werten, die Aufschluss darüber gibt, ob die Quote des Monats erfüllt worden ist oder nicht.
Hinweis 
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Alle Quotenfälle mit Feststellungserklärungen sind auch im Bereich Quotensumme enthalten. Wird z. B. ein Quotenfall mit Feststellungserklärungen im September abgegeben, verringert dieser in der allgemeinen Quotensumme die offenen Fälle im Oktober und in der Quotensumme mit Feststellungserklärungen die offenen Fälle im November.

Quotenverwaltung

Im Bereich Quotenverwaltung werden Ihnen die Details zu den Quotenfällen angezeigt. Direkt beim Quotenfall stehen neben den Eingaben für "Abruf"und "Abgabe" folgende weitere Eingabefelder zur Verfügung:

"UiH" (Unterlagen im Haus), "In Arbeit seit", "Fertig" (Fertigstellungsdatum der Bilanz) und "U" (Steuererklärungen unterschrieben) geben, sofern korrekt mitgeführt, über den aktuellen Status der Steuererklärungen (bzw. Bilanz) Auskunft.

"Planfertig" (geplante Fertigstellung der Bilanz) und "Planabgabe" (geplante Abgabe der Steuererklärungen beim Finanzamt) können als kleine Planungshilfen zur effizienteren Quotenerfüllung beitragen.
 
In diesem Bereich finden Sie im rechten oberen Bereich eine Combobox. Hier können Sie zwischen den Ausprägungen "Allen", "Nur Quotenrelevanten", "Nicht Quotenrelevanten", "Nur Pflichtveranlagung" und "Nur Feststellungen" umschalten. Diese Combobox merkt sich immer benutzerbezogen den zuletzt ausgewählten Eintrag. Das heißt, wurde die Quotenverwaltung mit der Ausprägung "Nur Quotenrelevante" geschlossen, wird sie beim nächsten Aufruf sofort wieder mit dieser Ausprägung gestartet.  
 
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Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Quoten erzeugenAnlage der Kunden bzw. Gesellschafter in der Quotenverwaltung je eigener Firma. Diese Funktion ist nach einer Neuanlage einer Person in den Stammdaten zu starten, damit diese in der Quotenverwaltung als Quotenfall erzeugt/geführt wird.
Mit Quotenliste abgleichen
A_Meldungsabgl.bmp Meldungsabgleich startenMit dieser Funktion können Sie die NTCS Quotenverwaltung mit den aktuell in FinanzOnline gelisteten Quotenfällen abgleichen. Dadurch kann die NTCS Quotenverwaltung jederzeit auf Aktualität geprüft bzw. aktualisiert werden. Welche Prüfungen und Aktualisierungen durch diese Funktion ausgeführt werden, erfahren Sie in der Dokumentation Quotenmeldungen an FinanzOnline unter dem Punkt Quotenabgleich.
A_Quoten_anf.bmp Quotendetail anfordernMit dieser Funktion können Sie die Quotendetailliste direkt von FinanzOnline anfordern. Dieses Quotenfile wird dann beim Auslesen der Databox in die E-Government-Databox zugestellt und der Abgleich mit der Quotenverwaltung wird in diesem Zuge automatisch durchgeführt. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Anfordern und Abgleich des Quotendetails von FinanzOnline unter dem Punkt Quotendetail anfordern.
 A_Quoten_abgl.bmp Abgleich mit Quotendetail starten
Mit dieser Funktion können Sie eine bereits in der E-Government-Databox befindliche Quotendetailliste erneut mit der Quotenverwaltung abgleichen, um zu prüfen, ob die gemeldeten Abweichungen durch Ihr Eingreifen bereits gelöst sind. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Anfordern und Abgleich des Quotendetails von FinanzOnline unter dem Punkt Abgleich mit Quotendetail starten.

Hinweis 
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Hier wird kein Abgleich des Meldungsstatus durchgeführt. Es werden nur die Fälle verglichen, die im Quotendetail von FinanzOnline enthalten sind. Für den Abgleich des Meldungsstatus führen Sie die Funktion Meldungsabgleich starten aus.

A_List.bmp Alle Abweichungen vom Quotendetail anzeigen
Mit dieser Funktion können Sie alle Abweichungen vom Quotendetail gesammelt in einer Liste anzeigen um einen Überblick über alle noch offenen Abweichungen zu erhalten. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Anfordern und Abgleich des Quotendetails von FinanzOnline und in der Fensterhilfe Alle Abweichungen vom Quotendetail.


Ausdruck
A_PRINT.bmp Ausdrucke Standard
A_PRINT.bmp Ausdruck Mitarbeiter
Generiert einen Ausdruck, der nach Mitarbeitern sortiert ist.
A_PRINT.bmp Ausdruck Mitarbeitergruppe
Generiert einen Ausdruck, der die Tabellenstatistik für die ausgewählte Mitarbeitergruppe anzeigt.
A_PRINT.bmp Ausdruck Finanzamt/Firma
Generiert einen Ausdruck, der die Quotenfälle der Firma nach Finanzämtern sortiert.
A_PRINT.bmp Ausdruck Fristverlängerungen nach Datum
Generiert einen Ausdruck, der Quotenfälle im ausgewählten Zeitraum listet.
A_PRINT.bmp Ausdruck Fristverlängerungen nach Datum/Finanzamt
Generiert einen Ausdruck, der Quotenfälle des Finanzamtes im ausgewählten Zeitraum listet.
A_PRINT.bmp Ausdruck Quotensummen
Generiert einen Ausdruck, der die Quotenfälle nach dem ausgewählten Monat auflistet.
A_PRINT.bmp Ausdrucke Variabel
Ausdrucksdesigner - Ermöglicht die Erstellung eigener Auswertungen. Genauere Informationen dazu in der Hilfe zum Fenster Ausdrucksdesigner.

Hinweis 
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Bei allen Quotenausdrucken werden die Quotensummen in denselben Farben (Schwarz, Rot, Grün) angedruckt, wie sie am Bildschirm dargestellt werden.

A_MITARBEITER2.bmp GF/AL aktualisieren
Diese Funktion schreibt die aktuellen GF/AL auf bereits erzeugte Quoten in der Quotenverwaltung in die Spalte GF/AL. Die Funktion wird benötigt, wenn Quoten bereits erstellt wurden und der GF/AL in den Stammdaten der Kunden verändert wurde. Vorsicht: Die Ausführung der Funktion setzt ordentlich gewartete Stammdaten voraus.
A_SHOW.bmp Protokoll - Quoten erzeugen
Dieses Protokoll protokolliert alle erzeugten Quotenfälle bzw. protokolliert auch, warum ein Quotenfall nicht erzeugt werden konnte. 
A_FRIST.bmp Fristverlängerung
Verlängerung der Abgabefrist eines Steuerfalls (nur nach einem Abruf vom Finanzamt möglich!). 
A_KONTO.bmpSteuererklärungen
Anlage sämtlicher für einen Quotenfall beim Finanzamt einzureichenden Steuererklärungen mit der Möglichkeit, deren geplante bzw. definitive Fertigstellung einzutragen. 
A_STDBRFX.bmp Standardbrief
Mit dieser Funktion können Sie direkt in den Standardbrief wechseln, in die Adressatenliste werden automatisch die in der Quotenverwaltung angelegten Kunden übernommen.  
A_Update_Leistung.bmp Korrekturprogramm - Abgabedatum
Diese Funktion können Sie verwenden, wenn die Quotenverwaltung erstmalig verwendet wird. Beim erstmaligen Erzeugen der Quote entstehen offene Quotenfälle, die bereits erledigt sind durch abgegebene Steuererklärungen. Es wird das jüngste Abgabedatum der zugeordneten Erklärung(en) auf den Quotenfall geschrieben. 
A_Steuererklaerung.bmp Umstellung Feststellungen
Mit dieser Funktion werden jene Kunden automatisch auf "Ja - Feststellung" im Feld "Quotenrelevant" gestellt, die folgende Kriterien erfüllen:
  • Das Feld "Quotenrelevant" im Kundenstamm steht auf "Ja".
  • Im Jahr 2022 hat dieser Kunde eine der folgenden beiden Steuererklärungen zugeordnet: E6a oder E6c
Im Zuge dieses Umstellprogramms werden auch alle bereits erzeugten Quotenfälle zu diesen Kunden ab dem Abgabejahr 2023 automatisch auf Feststellungsfälle umgestellt. Alle Quotenfälle der Abgabejahre 2022 und älter bleiben von diesem Umstellprogramm unberührt.

Hinweise 
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Bei dieser Funktion hat eine Einschränkung in den Einstiegsfeldern bzw. eine Filterung in der Liste keine Auswirkung - die Umstellung erfolgt nach den beiden oben genannten Kriterien. Das heißt, es ist für diese Funktion auch irrelevant, welches Abgabejahr im Einstiegsfeld ausgewählt ist.
Diese Funktion ist standardmäßig nicht aktiv, Sie können diese aber jederzeit über das Bürger-Menü 1386762706000007800_1.png links oben aktivieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Fenster mit flexiblem Layout.

Quotenmeldung
A_TRUE.bmp Zur Quote anmelden
Mit dieser Funktion können Sie bereits in der NTCS erzeugte Quotenfälle direkt bei FinanzOnline anmelden. Nach dem Klick öffnet sich folgendes Fenster, in dem Ihnen jene Steuernummer angezeigt wird, die Sie zur Quote anmelden möchten.

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Mit dem Klick auf "Übernehmen" wird das Paket in die E-Government-Zentrale übergeben und an FinanzOnline übermittelt. Wenn alles funktioniert, erhalten Sie die Meldung "Paket wurde an FinanzOnline gesendet".

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Weitere Informationen und Details dazu erhalten Sie in der Dokumentation Quotenmeldungen an FinanzOnline.
A_FALSE.bmp Von der Quote abmelden
Mit dieser Funktion können Sie bereits in der NTCS erzeugte Quotenfälle direkt bei FinanzOnline abmelden. Nach dem Klick kommt folgender Dialog, in dem jene Steuernummer angzeigt wird, die Sie von der Quote abmelden möchten: "Sie möchten folgende Steuernummer XX YYY/ZZZZ von der Quote 20XX abmelden."

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Wenn Sie diesen Dialog mit "Ok" bestätigugen, wird das Paket in die E-Government-Zentrale übergeben und an FinanzOnline übermittelt. Wenn alles funktioniert, erhalten Sie die Meldung "Paket wurde an FinanzOnline gesendet".

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Weitere Informationen und Details dazu erhalten Sie in der Dokumentation Quotenmeldungen an FinanzOnline.
Extras

Hinweis 
Hinweis.png
Die Funktionen für den Monatsübertrag sind nur aktiv, wenn Sie im Einstiegsfeld "Finanzamt" eines auswählen. Die Quoten können nur innerhalb eines Finanzamts von einem Monat in den nächsten übertragen werden. Bitte beachten Sie, dass die getätigten Monatsüberträge der offenen Quotenfälle nur pro Finanzamt angezeigt werden. Das heißt, es muss ein Finanzamt im Einstiegsfeld "Finanzamt" definiert werden, damit die getätigten Monatsüberträge der offenen Quotenfälle aktiv sind.
 
Standardfeldauswahl Quotenverwaltung
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Quotenverwaltung
 

Quotenfalldetails

In diesem Bereich können Sie sich zusätzliche Informationen zu einem selektierten Quotenfall anzeigen lassen. Welche Felder in der Detailinfo angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene Feldauswahl.png Feldauswahl über dieses Symbol 1394369426000104050_1.png in der rechten oberen Ecke selbst festlegen.

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Steuererklärungen

Im Bereich Steuererklärungen werden Daten aus dem Paket "Bilanzierung und Steuerklärungen" angezeigt. Die Felder "Jahr", "Bezeichnung", "Fertig", "Nachzahlung/Gutschrift" etc. werden nicht von der Quotenverwaltung übernommen, sondern direkt von der bestehenden Steuererklärung ermittelt und hier angezeigt.

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Hinweise 
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In dieser Liste der Steuererklärungen je Quotenfall wird Ihnen automatisch eine Summenzeile angezeigt, wenn Sie die Spalte "Nachzahlung/Gutschrift" eingeblendet haben. So können Sie schnell je Quotenfall erkennen, wie hoch die Summe der Nachzahlung bzw. Gutschrift ist.

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Sie können sich bei den zugeordneten Steuererklärungen zu einem Quotenfall auch die Felder "Paket-Nr", den "Paketeinreichstatus" und das Feld "Zinsfrei bis" einblenden, um weitere Informationen zum aktuellen Status der E-Government-Pakete bzw. Steuererklärung zu erhalten.

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Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster E-Government-Pakete.

FinanzOnline-Abweichungen

Im Bereich "FinanzOnline-Abweichungen" werden je Quotenfall die Differenzen aufgelistet, die beim Abgleich mit der Quotendetailliste von FinanzOnline festgestellt worden sind.

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Hinweise 
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Die Quotenfälle, bei denen es zu Abweichungen kommt, werden im Feld Abgleichstatus mit einem Symbol gekennzeichnet.

In diesem Feld wird Ihnen mit einem Symbol angezeigt, wenn beim Abgleich mit der Quotendetailliste von FinanzOnline Abweichungen zur Quotenverwaltung in der NTCS festgestellt werden.

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Bei diesem Quotenfall gibt es kritische Abweichungen zu FinanzOnline, die Sie sich möglichst zeitnahe ansehen sollten:
  • Differenzen zwischen dem Gesamt-Abgabestatus lt. BMF und der Quotenverwaltung in NTCS
  • Differenzen beim Status bez. Feststellungserklärungen (E6a bzw. E6c)
  • Differenzen bei der Finanzamtszuordnung
A_Warning.bmpBei diesem Quotenfall gibt es Abweichungen bez. der Anzahl der zugeordneten Erklärungen bzw. Unterschiede beim Abgabedatum. Des Weiteren werden Sie darüber informiert, wenn zu diesem Quotenfall ein Abruf erfolgt ist bzw. eine Fristverlängerung eingetragen wurde.
A_INFO.bmpBei diesem Quotenfall sind unterschiedliche Erklärungen zugeordnet, aber aktuell ist noch keine abgegeben bzw. sind in NTCS mehr Erklärungen zugeordnet als in FinanzOnline.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Anfordern und Abgleich des Quotendetails von FinanzOnline.


Der Quotenfall wird nicht gekennzeichnet, wenn beim Abgleich keine Abweichungen zwischen NTCS und FinanzOnline festgestellt werden konnten.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation "Anfordern und Abgleich des Quotendetails von FinanzOnline" unter dem Punkt Abweichungen beim Abgleich.

Standardfeldauswahl Steuererklärungen
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Steuererklärung

Funktion Quoten erzeugen
Damit eine Quote für einen Kunden oder Gesellschafter erzeugt wird, sind folgende Felder in den Stammdaten der Person zwingend zu befüllen:
  • Finanzamt
  • Steuerpflicht ab (Jahr)
  • Quotenrelevant (wird automatisch befüllt)
Ist das Feld "Steuerpflicht bis" mit einem Jahr kleiner dem Quotenerzeugungsjahr befüllt, wird keine Quote für diese Person erzeugt!
Das Feld "Quotenrelevant" wird bei Eintragen des Feldes "Steuerpflicht ab" automatisch befüllt, kann aber einzeln wieder deaktiviert werden.
 
Achtung!
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Das Feld "STB-Firmennummer" entscheidet, für welche eigene Firma die Quote erzeugt werden soll (Auch für den Eintrag im Feld "Steuerliche Vertretung" in den Steuererklärungen ist dieses Feld entscheidend). Tragen Sie hier keine eigene Firma ein, wird jene Firma herangezogen, unter welcher der Kunde angelegt ist.

Mittels des Parameters "Automatische Neuanlage bei Eingabe von "Steuerpflicht ab" (Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Quotenverwaltung → Allgemeine Einstellungen → Allgemein) lässt sich nach der Eingabe des "Steuerpflicht ab"-Feldes die Person automatisch in der Quote anlegen. Die Felder "Finanzamt", "Steuernummer" und "Steuerpflicht ab" sind dabei am Kunden zwingend zu befüllen. Das Feld "Quotenrelevant" entscheidet darüber, ob der Kunde als quotenrelevant gezählt wird oder nicht.

Hinweis 
Hinweis.png
Das neue Steuernnummern-Format wird berücksichtigt. Wenn die Steuernummer eines Klienten im neuen Format xx xxx/xxxx eingetragen wird, wird dieses beim Erzeugen der Quote auch so im Feld "Steuernummer" in der Quotenverwaltung angezeigt. Bei manueller Anlage oder Bearbeitung eines Quotenfalles in der Quotenverwaltung wird die Steuernummer auch automatisch in das neue Format umgewandelt. 
 
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, wird bei der erstmaligen Eingabe des Feldes Steuerpflicht ab der Kunde oder Gesellschafter automatisch in der Quote angelegt. Der Kunde bzw. Gesellschafter wird nur in jenem Abgabejahr der Quotenverwaltung angelegt, welches Sie im Feld Steuerpflicht ab eingetragen haben.

Für diese automatische Anlage muss im Feld "Steuerpflicht ab" das aktuelle Quotenjahr eingegeben werden und der Kunde wird in diesem Jahr in der Quote angelegt. Wird ein Vorjahr eingegeben, so wird der Kunde einmalig in dieses Vorjahr in die Quote eingetragen, jedoch nicht automatisch in das aktuelle Quotenjahr.

Wird ein Quotenfall manuell (mit F5 Neu) neu angelegt, so sind folgende Felder zu befüllen:
 
Finanzamt
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Der Quotenfall kann nicht gespeichert werden, wenn kein Finanzamt angegeben wird.
Kunde/Gesell
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Der Quotenfall kann nicht gespeichert werden, wenn keine Person angegeben wird.
Quotenfirma
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Der Quotenfall kann nicht gespeichert werden, wenn keine Firma angegeben wird.
 
Hinweis 
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Wenn Sie im Fenster Detailinformationen für Steuererklärungen eine Steuererklärung für einen Kunden zuordnen und für dieses Jahr noch kein Quotenfall für diesen Kunden existiert, bekommen Sie folgende Abfragemeldung, ob Sie auch den Quotenfall dafür anlegen möchten.

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Diese Abfragemeldung kommt aber nur unter folgenden Voraussetzungen:
  • Wenn es bereits im Vorjahr einen Quotenfall für diese Person gab.

  • Wenn das Erklärungsjahr in den Steuerpflichtzeitraum laut den Kundenstammdaten fällt.

Hintergrundinformationen
Voraussetzung für die Möglichkeit, Quoten auch nach Mitarbeiter auflisten oder drucken zu können, ist die Hinterlegung des zuständigen Mitarbeiters (Bilanzierers) im Zuständigkeitsbereich "1 - Quotenverwaltung" beim jeweiligen Kunden. Dieser Zuständigkeitsbereich ist für die Quotenverwaltung reserviert und sollte nicht umbenannt werden.
 
Wird eine Quote für den Kunden erstellt, so wird der Mitarbeiter aus den Zuständigkeiten automatisch in die Quotenverwaltung zu dem Kunden eingetragen. In der Quotenverwaltung hat man die Möglichkeit, die Quote nach diesen zuständigen Mitarbeitern zu sortieren/auszudrucken. Wechselt in weiterer Folge bei einem Steuerfall die Zuständigkeit (es wechselt der Mitarbeiter), wird das in der Quote mitgeändert.

Wird der Steuerfall in der Quotenverwaltung bearbeitet und der Mitarbeiter verändert, so wird der neue Mitarbeiter in die Zuständigkeiten als Zuständiger für die Quotenverwaltung dieses Kunden übernommen. Der Parameter, der für dieses Zusammenspiel gesetzt sein muss, befindet sich unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Zuständigkeiten → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Quotenfälle aktualisieren.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei einer Änderung des zuständigen Mitarbeiters im Zuständigkeitsbereich Quotenverwaltung auch der Sachbearbeiter des Quotenfalls aktualisiert werden soll. Bei einer Aktualisierung können Sie noch entscheiden, ob nur bei der Aktuellen Quote oder bei Allen offenen Quoten der Sachbearbeiter aktualisiert werden soll.

Hinweis 
Hinweis.png
Als aktuelle Quote gilt das aktuelle Kalenderjahr - 1.

Beispiel:
Wenn Sie am 15.01.2020 den Zuständigen ändern, wird der Sachbearbeiter für den Quotenfall 2019 aktualisiert (2020 - 1).
Wenn Sie am 15.12.2019 den Zuständigen ändern, wird der Sachbearbeiter für den Quotenfall 2018 aktualisiert (2019 - 1)

Verbindung zum Feld "Steuerpflicht Bis" am Kundenstamm
Wenn Sie in das Feld "Steuerpflicht Bis" ein Jahr in der Vergangenheit eintragen und bereits aktuellere Quoten für die Folgejahre erzeugt worden sind, so wird folgende Meldung beim Speichern des Kunden angezeigt:

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Bei "Ja" werden zukünftige Quotenfälle, die für diesen Kunden bereits erstellt wurden, gelöscht. Bei "Nein" bleiben alle Quotenfälle in der Quotenverwaltung erhalten, obwohl der Kunde aktuell laut Eintrag in diesem Feld kein Quotenfall mehr wäre.

Beim Löschen eines Quotendatensatzes erscheint im Abfragefenster eine Option, ob das Feld "Steuerpflicht-Bis" upgedatet werden soll. Wird das Feld nicht aktiviert, erscheint der Kunde bei der nächsten Durchführung der Funktion "Quoten erzeugen" erneut in der Quotenverwaltung. Es ist daher zu empfehlen, dass das Feld angehakt wird und somit das Feld "Steuerpflicht bis" im Kundenstamm automatisch befüllt wird.

Hinweis 
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Wenn Sie einen Quotenfall löschen, zu dem Steuererklärungen existieren, die bereits Werte enthalten, erscheint zusätzlich noch folgende Hinweismeldung:

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Das heißt, Sie können zwar den Quotenfall löschen, aber die Steuererklärungen bleiben bestehen und können nur im Steuernavigator gelöscht werden. Erklärungen, die noch keine Werte enthalten, können wie bisher ohne Meldung beim Löschen der Quote mitgelöscht werden.

Erfolgt eine Änderung der Steuernummer bei den Stammdaten der Person oder am Quotenfall selbst, wird sie in beiden Richtungen korrekt aktualisiert. Steht der Parameter Quotenfälle aktualisieren (unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemeine Einstellungen → Allgemein) auf Ja, erfolgt folgende Abfrage, wenn Sie auf einer Person, welche sich bereits in der Quote befindet, in den Stammdaten das Finanzamt oder die Steuernummer ändern:
 
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In diesem Fenster können Sie das Abgabejahr festlegen, ab dem die Quotenfälle dieser Person aktualisiert werden sollen. Das heißt, geben Sie hier im Feld Abgabejahr das Jahr 2012 ein, wird der Quotenfall dieser Person für 2012 und alle Folgejahre aktualisiert, sofern dieser schon erzeugt wurde.

Im Falle einer neuen Steuernummer wird nachgesehen, ob der Kunde in der Quote vorhanden ist. Wenn ja, erfolgt eine Abfrage, ab welchem Quotenjahr die neue FA/Steuernummer gültig ist und diese wird anschließend übernommen. Das Update bezieht sich auf alle Quotenfälle, das heißt, auch bereits erledigte werden aktualisiert. Das Ab-Jahr berechnet sich folgendermaßen: Wenn "heute" zwischen Jänner und April ist, dann wird das aktuelle Jahr minus 2 gerechnet, zu allen anderen Zeiten wird das aktuelle Jahr minus 1 gerechnet.
 
Möchten Sie bei der Änderung des Finanzamts bzw. der Steuernummer am Kundenstamm eine Abfrage erhalten, ob die Änderung in die Quote upgedatet werden soll?

0 - Nein
1 - Ja

Hinweis   
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Dieser Parameter hat keine Auswirkung, wenn der Parameter Quote je Steuernummer (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Quotenverwaltung → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Quote je Steuernummer) auf "1 - Ja" steht.


Hinweis 
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Steht der Parameter Quote je Steuernummer (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Quotenverwaltung → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Quote je Steuernummer) auf Ja, erfolgt keine Aktualisierung der Steuernummer.

Die Quotenverwaltung kann in direkter Verbindung mit der Post stehen. Über Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Quotenverwaltung → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Fristart) wird gesteuert, ob bei der Erfassung eines Abrufs vom Finanzamt im Posteingang das Fälligkeitsdatum der Abberufung bei diesem Steuerfall in der Quotenverwaltung entsprechend eingetragen werden soll. Eine weitere Voraussetzung für diese Automatik ist die Aktivierung des Quotenfeldes auf "Abruf" bei der zu diesem Zweck angelegten Fristart (Fristartenverwaltung).
 
In diesem Parameter können Sie eine Fristart hinterlegen, mit der die Frist bei einem Abruf aus der Quotenverwaltung angelegt wird.

Beim Postausgang gibt es die Verbindung zur Quote in Bezug auf die Abgabe der Steuererklärungen beim Finanzamt. In diesem Fall wird, bei Verwendung einer entsprechenden Fristart, das Postausgangsdatum als Abgabedatum beim jeweiligen Steuerfall in der Quote eingetragen.
Bedingung dafür ist die Aktivierung des Quotenfeldes auf "Abgabe" bei der dafür angelegten Fristart.
 
Das Abgabedatum beim Quotendatensatz wird befüllt, wenn bei allen quotenrelevanten Steuererklärungen im unteren Bereich des Fensters ein Abgabedatum steht (dies wird dort automatisch hineingeschrieben, wenn die Databox auf "Ok" gesetzt wird oder kann manuell gesetzt werden).
 
Hinweis: Aktualisierung Datumsfelder am Quotenfall
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Die Felder "Abgabe", "Planabgabe", "Abruf", "Fertig", "Planfertig" und "Bescheiddatum", werden am Quotenfall automatisch befüllt, wenn diese Felder auf allen, dem Quotenfall zugeordneten Steuererklärungen befüllt sind. Dabei wird immer das Datum jener Steuererklärung herangezogen, die das jüngste Datum besitzt, diese Logik trifft für alle der oben genannten Felder zu.

Achtung bei Steuererklärungen unterschiedlicher Länder
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Wird einem Quotenfall eine Steuererklärung eines Landes zugeordnet, welches abweichend vom Land des am Kunden hinterlegten Finanzamtes ist, darf sich das Setzen der Datum-Felder (Abgabe, Abruf ...) auf der Steuererklärung nicht auf den Quotenfall durchschreiben und umgekehrt. Das heißt:


Sobald ein Datum bei allen quotenrelevanten Steuererklärungen gesetzt ist, die zum selben Land wie das Finanzamt des Kunden gehören, wird das Datum jener Steuererklärung auf die Quote geschrieben, die das jüngste besitzt. Wird auf einer Steuererklärung eines abweichenden Landes ein Datum gesetzt, hat dies keine Auswirkung auf die Aktualisierung der Datumsfelder am Quotenfall.
 

Wird ein Datum am Quotenfall gesetzt, dann wird dieses Datum auf alle quotenrelevanten Steuererklärungen, die zum selben Land wie das Finanzamt des Kunden gehören, geschrieben. Bei Steuererklärungen mit einem abweichenden Land wird das Datum nicht vom Quotenfall übernommen.

Achtung!
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Wenn man die Funktion "Kunde umstellen" durchführt, indem man den Kunden auf eine andere Firma umstellt, werden die dem Kunden zugeordneten Gesellschafter weiter unter der ursprünglichen Firma geführt. Die ursprüngliche Firma muss daher in der Quotenverwaltung eingestellt sein, wenn man die Quote für den Gesellschafter erzeugt. Geführt wird der Gesellschafter aufgrund der Kundenzuordnung dann aber automatisch unter der "richtigen" aktuellen Firma!

Ausländische Kunden mit österreichischer Steuernummer
Wenn Sie bei Kunden mit Land ungleich Österreich eine Steuernummer hinterlegen, ist die Eingabe des Finanzamts nicht verpflichtend. Möchten Sie für diesen Kunden jedoch einen Quotenfall erzeugen, müssen Sie ein Finanzamt hinterlegen. Tritt der Fall ein, dass Sie einen ausländischen Kunden mit österreichischer Steuernummer ohne Finanzamt speichern, wird für diesen beim Erzeugen der Quoten kein Quotenfall erstellt, und ein Eintrag mit Begründung im Logfile BMDQUOTE<User-ID>.log vermerkt.

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Hinweis 
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Beachten Sie, dass Angehörige nicht in die Quotenverwaltung übernommen werden können!
Anbindung der Databox
Unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Firmenbezogene Einstellungen → Zugangsdaten müssen firmenbezogen folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Tragen Sie dazu jeweils die Zugangsdaten des FinanzOnline "Web-Anwender" ein.
  • Teilnehmer-ID FinanzOnline
  • Benutzer-ID FinanzOnline
  • PIN FinanzOnline
Sollte neben der Verbindung mit FinanzOnline auch eine Verbindung zur WebERV bestehen, können diese voneinander unterschieden werden, indem die Files der WebERV in Klammer die Protokollart ERV aufweisen, z. B. Jahresabschluss Firmenbuch (ERV).

Inhalt der Databox

Bescheide
Es können nur die behördlich zugestellten Bescheide ausgelesen werden. Das bedeutet, dass bei Öffnen des vorhandenen Datensatzes der Bescheid in Form eines PDF-Dokuments angezeigt wird. Für nicht behördlich zugestellte Bescheide werden nur Protokolle in Form eines Textdokuments geliefert, welche nicht ausgelesen werden können.
Steuererklärungen
Der Datensatz in der Databox stellt das ausgelesene XML-Protokoll dar. Sollten die dazugehörigen Steuererklärungen angesehen werden wollen, so kann man sich zu diesem Zweck die entsprechende Paketnummer notieren. Im Paket "Bilanzierung und Steuererklärungen" im Menüpunkt Steuerberechnung → E-Government-Pakete kann nach der Paketnummer gefiltert werden - über die rechte Maustaste "Paket Infoliste" werden die dazu vorhandenen Steuererklärungen gelistet, welche wiederum über die rechte Maustaste und "Erklärung öffnen" angesehen werden können. Dabei ist zu beachten, dass nur jene Steuererklärungen angesehen werden können, welche mit NTCS erstellt wurden (das verhält sich auch bei weiteren Erklärungen wie Firmenbucheinreichungen so).
UVA
Der Datensatz in der Databox entspricht dem ausgelesenen XML-Protokoll. Sollten die dazugehörigen UVAs angesehen werden wollen, so kann man sich zu diesem Zweck die entsprechende Paketnummer notieren. Im Paket "Bilanzierung und Steuererklärungen" im Menüpunkt Steuerberechnung → E-Government-Pakete kann nach der Paketnummer gefiltert werden - über die rechte Maustaste "Paket Infoliste" werden die dazu vorhandenen UVAs gelistet, welche wiederum über die rechte Maustaste und "Erklärung öffnen" angesehen werden können. Dabei ist zu beachten, dass nur jene UVAs angesehen werden können, welche mit NTCS erstellt/von BMD 5.5 nach NTCS importiert wurden.
 
Jeder Quotenfall (identifiziert über die Steuernummer), der in diesem File enthalten ist, wird für das kommende Quotenjahr entweder auf nicht quotenrelevant gestellt (wenn der Quotenfall bereits in der Quote ist) oder mit nicht quotenrelevant neu erstellt.
 

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Siehe auch: