1. Quotenfälle bei FinanzOnline an- bzw. abmelden

2. Berechtigungen

Hinweis 

Für die automatische An- bzw. Abmeldung bei FinanzOnline sind keine weiteren Berechtigungen nötig. Auch wenn Sie keine Berechtigungen in der E-Government-Zentrale haben, können Sie die An- bzw. Abmeldung mit diesen beiden Funktionen durchführen.

3. Quotenfälle anmelden

3.1. Quotenfälle ohne Begründung anmelden

Hinweise 

Setzen Sie die Fälle vor der Anmeldung in der NTCS gleich auf "Quotenrelevant". So vermeiden Sie nach Eintreffen der Protokolle eine überflüssige Hinweisaufgabe, die aufmerksam macht, dass ein nicht quotenrelevanter Fall in FinanzOnline angemeldet worden ist. Vor der Einzelanmeldung erhalten Sie bei Bedarf eine Hinweismeldung, wenn der betreffende Quotenfall bereits angemeldet ist bzw. sich in einem laufenden Anmelde- bzw. Abmeldeprozess befindet. Ist am Quotenfall keine Steuernummer oder der Wortlauf "NEU" hinterlegt, ist diese Funktion inaktiv und eine Anmeldung zur Quote ist nicht möglich.

3.2. Quotenfälle mit Begründung anmelden

Begründung	Hier können Sie zwischen folgenden drei Begründungen wählen: Vertreterwechsel, Umgründung oder Steuernummernanlage. Wählen Sie die Ausprägung "Umgründung", werden die folgenden beiden Felder aktiv.
Bisherige Steuernummer	Bisherige Steuernummer: Geben Sie hier die bisherige Steuernummer des Kunden an, der umgegründet worden ist.
Stichtag der Umgründung	Hier müssen Sie noch den Stichtag der Umgründung angeben. Die letzten beiden Felder sind Pflichtangaben bei der Ausprägung "Umgründung". Wenn Sie diese nicht ausfüllen, kann die Anmeldung nicht durchgeführt werden und Sie erhalten die Meldung: "Bei einer Umgründung müssen die Felder "Stichtag der Umgründung" und "Bisherige Steuernummer" befüllt werden !"

3.3. Quotenfile

3.4. Zeitraum für Anmeldung

Beispiel für Quotenjahr 2023: 

Anmeldung ohne Begründung: 01.01.2024 – 30.06.2024 Anmeldung mit Begründung: 01.07.2024 – 31.03.2025 Zu allen anderen Zeitpunkten ist für das Quotenjahr 2023 keine Anmeldung möglich.

3.5. Mehrere Quotenfälle gleichzeitig anmelden

• Folgende Fälle weisen bereits einen Anmeldestatus auf.
  
  
• Folgende Fälle sind nicht als quotenrelevant gekennzeichnet.
  
  
• Folgende Fälle befinden sich bereits in einem laufenden Abmeldeprozess.
  
  
• Folgende Fälle werden nicht übertragen, weil sie keine Steuernummer aufweisen.

Beispiel:

Eine Meldung mit allen Hinweisen sieht zum Beispiel so aus:

4. Quotenfälle abmelden

Hinweis 

Wird ein quotenrelevanter Fall abgemeldet, wird bei Aktualisierung des Status auf "Abgemeldet" automatisch der Fall auf "nicht quotenrelevant" gesetzt. Es entsteht dafür aber trotzdem eine Hinweisaufgabe, dass ein als quotenrelevant geführter Fall in der NTCS auf "nicht quotenrelevant" gesetzt worden ist.

Hinweis 

Das Abmelden von mehreren Quotenfällen mit Multiselect ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich: Dem ausführenden Benutzer muss die Berechtigung für Sammelabmeldungen zugewiesen sein. Auf allen markierten Quotenfällen muss dasselbe Abrufdatum vorhanden sein. Eine Sammelabmeldung von Quotenfällen ohne Abruf ist nicht möglich. Das Abrufdatum muss sich innerhalb des im CRM Parameter "Sammelabmeldung ab x Tagen vor Abrufdatum möglich" festgelegten Zeitrahmens befinden. Standardmäßig ist dieser Parameter auf 7 Tage eingestellt. Sammelabmeldung ab X Tagen vor Abrufdatum möglich Mit diesem Parameter können Sie steuern, ab wie vielen Tagen vor dem am Quotenfall angegebenen Abrufdatum eine Sammelabmeldung möglich ist. Möglich ist eine Eingabe zwischen 7 und 30 Tagen. Sollten eine oder mehrere dieser Voraussetzungen nicht erfüllt sein, wird der Vorgang abgebrochen und eine entsprechende Hinweismeldung generiert.

4.1. Quotenfile

5. E-Government-Pakete schützen

1. Datenbes. ansehen Vorschlag vom Kunden
   Damit diese Datenbesitzergruppe ermittelt wird, müssen Sie den Parameter Steuererklärungen und Databox: "Datenb. Ansehen" ermitteln auf "Datenbesitzergruppe-Vorschlagswert aus CRM" stellen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Paramter → CRM → CRM.
   
   

   Steuererklärungen und Databox: "Datenb. Ansehen" ermitteln

   Soll bei der Zuordnung von Steuererklärungen der "Datenbesitzer für Ansehen Vorschlag" als "Datenbesitzer für Ansehen" an die Steuererklärung übergeben werden? 0 - Nein 1 - Datenbesitzergruppe-Vorschlagswert aus CRM Der Vorschlagswert kann von Projekt, Kunde oder Mitarbeiter ermittelt werden. Um die Priorität der Ermittlung zu beeinflussen, stellen Sie zusätzlich folgende Parameter ein: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Datenbesitzergruppe-Vorschlagswerte → Priorität 1 / Priorität 2 / Priorität 3.

   
   
   
2. Datenbesitzer für Ansehen vom Kunden
   Ist der Parameter, wie unter Punkt 1 beschrieben, nicht aktiv oder es kann keine Datenbesitzergruppe in diesem Ablauf ermittelt werden, wird das Paket mit der Datenbesitzergruppe aus dem Feld "Datenbesitzer für Ansehen" vom Kunden geschützt. Ist auch hier keine hinterlegt, bleibt das Paket ungeschützt.

Wenn Sie mehrere Kunden gleichzeitig an- bzw. abmelden, dann wird je Datenbesitzergruppe ein Paket erstellt. Das heißt, es werden nicht mehr alle Kunden in einem Paket zusammengefasst, sondern es wird je Datenbesitzergruppe ein Paket erstellt und alle Kunden mit den gleichen Datenbesitzergruppen werden zusammengefasst.

6. Protokollverarbeitung

6.1. Zeitraum für Abmeldung

Die Abmeldung für das nächste Quotenjahr kann frühestens am 01.01. des Folgejahres erfolgen und bis zum 30.06 des darauffolgenden Jahres.

Beispiel für Quotenjahr 2023 

Abmeldung: 01.01.2024 – 30.06.2025 Zu allen anderen Zeitpunkten ist für das Quotenjahr 2023 keine Abmeldung möglich.

6.2. Behandlung bereits vorhandener Protokolle

Achtung! 

Wir weisen darauf hin, dass dadurch Protokolleinträge, die Sie bereits geprüft haben, noch einmal vorgelegt werden könnten. Dies ist in dieser einmaligen Übergangsphase ins neue System der Quotenmeldung nicht anders möglich.

6.3. Statusmöglichkeiten

Angemeldet	Sobald die Bestätigung der Anmeldung von FinanzOnline erteilt worden ist, erhält der Quotenfall diesen Status. Hinweis  Der Quotenfall erhält auch diesen Status, wenn Sie einen Quotenfall anmelden, zu dem bereits alle quotenrelevanten Erklärungen abgegeben worden sind, und  von FinanzOnline der Status "ERLEDIGT" zurückgemeldet wird.
Abgemeldet	Sobald die Bestätigung der Abmeldung von FinanzOnline erteilt worden ist, erhält der Quotenfall diesen Status.
Abgelehnt	Wenn die Anmeldung zur Quote abgelehnt worden ist, wird am Quotenfall dieser Status vermerkt.
Anmeldung in Prüfung	In diesem Fall kann die Anmeldung nicht sofort bestätigt werden, sondern muss noch geprüft werden. Dieser Status wird rückgemeldet.
Abmeldung in Prüfung	In diesem Fall kann die Abmeldung nicht sofort bestätigt werden, sondern muss noch geprüft werden. Dieser Status wird rückgemeldet.
Ausscheidung in Prüfung	In diesem Fall wird die Ausscheidung aus der Quote geprüft.

6.4. Prüfungsaufgabe für Quotenprotokoll

• Die Quotenverwaltung in der NTCS ist vollständig und korrekt abgebildet.
  
  
• Die Quotenanmeldung bzw. -abmeldung wurde im Idealfall in der NTCS durchgeführt.
  
  
• Im Rückmeldungsprotokoll von FinanzOnline kommt der Status "angemeldet" für Quotenanmeldungen und "abgemeldet" für Quotenabmeldungen retour.

Hinweis 

Bei Einzelanmeldungen bzw. -abmeldungen wird je Quotenfall eine eigene Aufgabe angelegt. Bei Mehrfachanmeldungen aus der NTCS bzw. Anmeldungen direkt in FinanzOnline wird je Protokoll von FinanzOnline eine Aufgabe mit jenen Quotenfällen erzeugt, die in diesem Protokoll enthalten sind und bei denen es zu Abweichungen kommt.

6.4.1. Sachbearbeiter der Aufgabe 

1. E-Government-Parameter für den Bereich "Quotenmeldungen – Protokolle": Hier können Sie wie bei anderen Rubriken die gewohnten Einstellungen treffen, um die bekannten  Ermittlungsmethoden im E-Government inkl. der Rückfallebenen zu nutzen. Diese Parameter finden Sie unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → E-Government.
   
   
   
   Relevant für die Ermittlung sind die Hinterlegung eines Zuständigkeitsbereichs und Wartung der Zuständigkeiten im Fenster Zuständigkeiten nach Kunde.
   
   
2. Sollte aus Punkt 1 kein Mitarbeiter ermittelt werden können, wird jener Mitarbeiter herangezogen, der die Databox ausgelesen hat. Wird das Auslesen der Databox durch einen Stapel durchgeführt, kann hier nur ein Mitarbeiter ermittelt werden, wenn der Stapel-User mit einem Mitarbeiter verknüpft ist.
   
   
3. E-Government-Parameter für Fehlerbehandlung: Sollte kein Sachbearbeiter aus den Punkten 1 und 2 ermittelt werden können, wird auf den hier definierten Mitarbeiter zurückgegriffen. Diesen Parameter finden Sie unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → E-Government.
   
   
   

Hinweis 

Konnte über keine der oben genannten Ermittlungsmethoden ein Sachbearbeiter ermittelt werden, wird keine Aufgabe angelegt, der Status in der Quotenverwaltung wird aber trotzdem aktualisiert. Die Aufgabenkategorie wird aus dem E-Government-Parameter aus dem Bereich "Quotenmeldungen – Protokolle" ermittelt. Diesen Parameter finden Sie unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → E-Government.

6.4.2. Inhalt der Aufgabe

• Zu folgenden Steuernummern konnte kein Eintrag in der NTCS Quotenverwaltung gefunden werden.
  
  
• Folgende Steuernummern wurden mit Status "Abgemeldet" übermittelt und wurden in der NTCS Quotenverwaltung auf nicht quotenrelevant gesetzt.
  
  
• Folgende Steuernummern wurden mit Status "Angemeldet" übermittelt, sind aber als nicht quotenrelevant in der NTCS Quotenverwaltung gekennzeichnet.
  
  
• Zu folgenden angemeldeten Steuernummern sind bereits alle quotenrelevanten Erklärungen abgegeben.
  
  
• Zu folgenden Steuernummern wurde der Status "Anmeldung in Prüfung" übermittelt.
  
  
• Zu folgenden Steuernummern wurde der Status "Abmeldung in Prüfung" übermittelt.
  
  
• Zu folgenden Steuernummern wurde der Status "Ausscheidung in Prüfung" übermittelt.
  
  
• Zu folgenden Steuernummern wurde der Status "Abgelehnt" übermittelt.
  
  Dabei handelt es sich um einen Standardtext, wenn der Status "ABGELEHNT" ohne Begründung retour kommt. Ist im Protokoll von FinanzOnline auch eine Begründung enthalten, werden unterhalb dieser Begründung alle Quotenfälle aufgelistet, auf die das zutrifft.

Hinweis 

Ein Aufgabentext eines verarbeiteten Protokolls von FinanzOnline, wo bestimmte Prüfungen angeschlagen haben, sieht beispielsweise so aus: Bei Einzelanmeldungen steht die Steuernummer gleich im Betreff und die Person wird gleich in die entsprechenden Felder der Aufgabe geschrieben. Bei Mehrfachanmeldungen stehen diese Informationen dann im Langtext, weil hier Rückmeldungen für mehrere Personen gleichzeitig erfolgen.

7. Quotenabgleich

7.1. Abgleichsprotokoll

• Für folgende Klienten aus der Quotenliste wurde keine Steuernummer in den Stammdaten gefunden:
  In der Quotenliste von FinanzOnline ist eine Steuernummer enthalten, welche bei Ihnen in den Stammdaten im NTCS nicht existiert.
  
  
• Für folgende Klienten aus der Quotenliste wurde die Steuernummer mehrfach in den Stammdaten gefunden:
  In der Quotenliste von FinanzOnline ist eine Steuernummer enthalten, welche bei mehreren Kunden in den NTCS Stammdaten zugeordnet ist.
  
  
• Folgende Klienten aus der Quotenliste sind nicht in der NTCS Quotenverwaltung enthalten:
  In der Quotenliste von FinanzOnline ist eine Steuernummer enthalten, welche bei Ihnen in den NTCS Stammdaten zwar existiert, aber noch kein Quotenfall dafür erzeugt wurde.
  
  
• Folgende Klienten aus der Quotenliste sind als nicht quotenrelevant in der NTCS Quotenverwaltung enthalten:
  In der Quotenliste von FinanzOnline ist eine Steuernummer enthalten, zu der zwar ein Quotenfall existiert, dieser aber aktuell als nicht quotenrelevant bei Ihnen geführt ist.
  
  
• Folgende Klienten aus der NTCS Quotenverwaltung sind nicht in der Quotenliste enthalten:
  Hier werden alle quotenrelevanten Fälle in der NTCS aufgelistet, dessen Steuernummer in der Quotenliste von FinanzOnline nicht gefunden wurde.
  
  
• Folgende Klienten sind mehrfach in der Quotenverwaltung in diesem Abgabejahr angelegt und deshalb kann der Status nicht aktualisiert werden:
  In der NTCS Quotenverwaltung ist ein Klient mehrfach angelegt und deshalb kann kein automatisches Statusupdate erfolgen.
  
  
• Bei folgenden Klienten ist die STB-Firmen-Nr. unterschiedlich zur Firmen-Nr. in der Quotenliste:
  Es ist im Quotenfile von FinanzOnline ein Kunde enthalten, der aktuell nicht zur Quotenfirma in der NTCS Quotenverwaltung geführt wird, für die der Abgleich gerade durchgeführt worden ist.
  
  
• Folgende Klienten wurden in der NTCS Quotenverwaltung auf "Angemeldet" gesetzt, da sie in der Quotenliste enthalten waren:
  Folgende Status werden aktuell aktualisiert:
  
• -
• Abgemeldet
• Anmeldung übertragen
• Abgelehnt
• Anmeldung in Prüfung
  
  
• Folgende Klienten wurden in der NTCS Quotenverwaltung auf "Abgemeldet" gesetzt, da sie in der Quotenliste nicht enthalten waren:
  Folgende Status werden aktuell aktualisiert:
  • Angemeldet 
• Abmeldung übertragen
• Abmeldung in Prüfung
  
  

7.2. Fehlermeldungen beim Abgleich

7.2.1. Technische Fehler

Hinweis 

In den ersten drei Fällen liegt das Problem bei FinanzOnline - bitte versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut. Beim Returncode "-4" ist der Teilnehmer, der den Abgleich durchführt, in FinanzOnline nicht berechtigt, dieses Quotenfile abzugleichen.

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Siehe auch: Quotenverwaltung Kurzhilfe für die neue Quotenverwaltung

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