Post
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → Kanzlei → PostDas Neuanlage- bzw. Bearbeitungsfenster beinhaltet die Felder, die für die Erfassung eines Posteingangs, Postausgangs bzw. eines versandfertigen Poststücks wichtig sind. Durch Befüllen bestimmter Felder können Sie Verbindungen zu den anderen Programmen (z. B. DMS, Fristen, Aufgaben) herstellen.
Bei der Auswahl des Kunden können Sie die Funktion "Steuernummer suchen" verwenden (durch Anklicken des F8-Symbols neben dem Kundenfeld → Extras → Erweiterte Suche).
Damit der Kunde in dieser Liste aufscheint, muss das Finanzamt am Kunden hinterlegt sein.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Finanzamt | Wenn Sie dem Poststück einen Kunden/Lieferanten zugeordnet haben und im Kunden/Lieferantenstamm bei diesem Kunden/Lieferanten ein Finanzamt hinterlegt ist, werden die Daten dieses Finanzamts automatisch als Absender/Empfänger in das Poststück geladen. | ||
| Firmenbuchgericht | Wenn Sie dem Poststück einen Kunden/Lieferanten zugeordnet haben und im Kunden/Lieferantenstamm bei diesem Kunden/Lieferanten ein Firmenbuchgericht hinterlegt ist, werden die Daten dieses Firmenbuchgerichts automatisch als Absender/Empfänger in das Poststück geladen. | ||
| Gesundheitskasse | Wenn Sie dem Poststück einen Kunden/Lieferanten zugeordnet haben und im Kunden/Lieferantenstamm bei diesem Kunden/Lieferanten eine Gesundheitskasse hinterlegt ist, werden die Daten dieser Gesundheitskasse automatisch als Absender/Empfänger in das Poststück geladen. | ||
 DMS | Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einem Poststück Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnung - Funktionen. Hinweis
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Hintergrundinformationen
Im Feld Mitarbeiter wird
- der bei der ausgewählten Fristart hinterlegte Bereichszuständige
- der beim Kunden hinterlegte Sachbearbeiter
- die Mitarbeiternummer des im NTCS angemeldeten Benutzers vorgeschlagen.
Wenn Sie bei der Neuanlage eines Poststücks die Suche "nach Mitarbeiter" über den blauen Pfeil vor dem Feld "Mitarbeiter" starten, werden zusätzlich die Bereichszuständigkeiten und Kundentätigkeiten angezeigt. Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → CRM) können Sie steuern, mit welcher Liste das Suchfenster standardmäßig geöffnet werden soll.
Mit diesem Parameter kann gesteuert werden, mit welcher Liste die Suchroutine für Zuständigkeiten standardmäßig geöffnet wird: 1 - Mitarbeiter 2 - Zuständigkeiten Wenn Sie die LEA- bzw. die PLE-Lizenz besitzen, müssen Sie an Stelle dieses Parameters den Parameter Start Suchroutine setzen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Leistungsumfang je Kunde → Allgemein. |
Haben Sie auch eine LEA- bzw. PLE-Lizenz, müssen Sie zusätzlich den Parameter "Start Suchroutine" (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Leistungsumfang je Kunde → Allgemeine Einstellungen → Allgemein) setzen, damit das Fenster mit der gewünschten Liste angezeigt wird.
Mit diesem Parameter kann gesteuert werden, mit welcher Liste die Suchroutine für Zuständigkeiten standardmäßig geöffnet wird: 1 - Mitarbeiter 2 - Zuständigkeiten 3 - Leistungsumfang |
Für das Feld Benachrichtigung an kann ein Parameter gestellt werden, um die Mitarbeiter, die benachrichtigt werden, einmalig auszuwählen und diese Auswahl immer wieder zu verwenden.
Den Parameter "Mitarbeiterzuordnung speichern" finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Allgemeine Einstellungen → Allgemein.
Wenn Sie diesen Parameter aktivieren, wird die zuletzt definierte Auswahl der zugeordneten Mitarbeiter im Feld Benachrichtung an gespeichert und beim nächsten Start wieder vorgeschlagen. |
Damit beim Erstellen eines Poststücks auch eine Frist erzeugt wird, müssen auf der ausgewählten Fristart die Felder "Frist Posteingang" bzw. "Frist Postausgang" mit "Ja" befüllt werden.
Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Allgemeine Einstellungen → Allgemein) können Sie dann steuern, ob die Frist automatisch im Hintergrund angelegt wird oder ob ein Dialogfenster geöffnet werden soll.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Anlage einer Frist aus dem Poststück automatisch im Hintergrund erfolgen soll oder ob der Dialog zur Fristenanlage geöffnet werden soll. Hinweis
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Abhängig von der Fristart kann mit dem Postein- bzw. -ausgang ein Abruf- oder Abgabedatum in der Quotenverwaltung (Kanzlei → Quotenverwaltung) gesetzt werden.
Die Einschreibenummern werden in der Post im "Ausdruck Einschreibebuch" berücksichtigt. Dafür muss auf der Versandart das Feld "Ist Einschreiben" gesetzt werden. Weitere Informationen zum Einschreibebuch erhalten Sie in den Hintergrundinformationen in der Hilfe zum Fenster Post.
Standardfeldauswahl Poststückanlage
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Lernvideo: