Fristarten
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Fristen → FristartenIn der Fristartenliste können Sie sämtliche Fristarten verwalten. Manche dieser Fristarten ergeben sich aus den gesetzlichen Anforderungen der BAO (= Bundesabgabenordnung).
Die Fristarten finden in den unterschiedlichen Bereichen in NTCS (Post- und Quotenverwaltung, Zuständigkeiten, Firmenbuchverwaltung, Workflow) Verwendung.
Damit die Verwendung in den verschiedenen Bereichen einwandfrei funktioniert, ist die richtige Anlage der Fristarten eine Voraussetzung.
Hintergrundinformationen
Auf der Fristart können Sie bestimmte Felder befüllen, die sich dann bei der Neuanlage einer Frist auswirken. Manche dieser Felder stellen auch Verbindungen zu anderen Bereichen in NTCS her. Diese werden im folgenden Abschnitt beschrieben.
Neuanlage einer Fristart
Fristart-Name | In dieses Feld müssen Sie den Namen der Fristart eingeben, diesen können Sie allerdings frei wählen. |
Fristtage/Fristmonate | In dieses Feld können Sie die Anzahl der Tage bzw. Monate eingeben, die dann zur Ermittlung des Fristdatums herangezogen werden. Der in dieses Feld eingegebene Wert wird zum Fristbeginndatum addiert und das Fristdatum wird automatisch berechnet. Ob Sie in dieses Feld Tage oder Monate eingeben müssen, hängt vom Feld Ermittlung Fristzeitraum ab. |
Ermittlungs Fristzeitraum | In dieser Combobox können Sie auswählen, ob die Ermittlung des Fristzeitraums tageweise oder monatsweise erfolgt. Diese Combobox wirkt sich auf das Feld Fristtage/Fristmonate aus, in dem Sie je nach der von Ihnen ausgewählten Möglichkeit Tage oder Monate eingeben können. |
Datumsberechnung | Mit diesem Feld können Sie regeln, dass das Fristdatum auf jeden Fall an einem Arbeitstag angelegt wird. Sollte durch die automatische Berechnung des Fristdatums dieses auf einen NICHT-Arbeitstag fallen, haben Sie anhand dieser Combobox die Möglichkeit zu steuern, dass das Fristdatum am nächsten Arbeitstag oder am vorangegangenen Arbeitstag angelegt wird. Mit der Auswahlmöglichkeit Standard wird die Frist zum automatisch errechneten Fristdatum angelegt, egal ob es sich um einen Feiertag handelt oder ein Wochenende. |
Vorwarntage | In dieses Feld können Sie jene Anzahl der Tage eingeben, die Sie vor dem Fälligwerden der Frist vorgewarnt werden möchten. |
| Vorwarntag Ermittlungstyp | Mit diesem Feld können Sie steuern, ob bei der Ermittlung des Vorwarndatums nur die Werktage berücksichtigt werden oder alle Tage (inkl. Wochenende und Feiertage). Die Berechnung erfolgt dann automatisch anhand der im Feld Vorwarntage eingegebenen Tage. |
Zuständigkeitsbereich | Auf der Fristart haben Sie auch die Möglichkeit einen Zuständigkeitsbereich zu hinterlegen. Die Zuständigkeitsbereiche können unter Stammdaten → Zuständigkeiten verwaltet werden. In den Zuständigkeiten nach Kunden haben Sie die Möglichkeit den Mitarbeitern die Zuständigkeitsbereiche für die Kunden zuzuordnen. Bei Neuanlage einer Frist wird nach dem Befüllen der Fristart und des Kunden der in dem Zuständigkeitsbereich hinterlegte Mitarbeiter automatisch auf die Frist übergeben. |
Workflow | In diesem Feld können Sie einen Workflow hinterlegen, der dann bei Neuanlage einer Frist mit der entsprechenden Fristart gestartet wird. |
Löschen einer Fristart
Eine Fristart kann nicht mehr gelöscht werden, sobald diese in Verwendung ist. Es kommt eine Meldung, dass die Fristart nicht gelöscht werden kann, da diese bei Fristen zugeordnet ist.
Zum Löschen der Fristart muss diese vor dem Löschen der Datensätze, auf denen sie hinterlegt ist, entfernt werden.
Verbindung zur Post
Ein Großteil der Fristen wird in der Post (besonders Posteingang) generiert, dabei ist auch die Verbindung mit der Quotenverwaltung zu betonen.
Damit durch einen Posteingang bzw. Postausgang eine Frist erzeugt wird, müssen Sie je nachdem das Feld Frist Posteingang oder Frist Postausgang anhaken.
Die Eingabe im Feld Übernahme in Abs./Empf. hat ebenfalls eine Auswirkung auf die Post.
In dieser Combobox stehen Ihnen drei verschiedene Institutionen als Auswahl zur Verfügung: Gesundheitskasse, Finanzamt, und Firmenbuchgericht.
Je nachdem welche Instituition Sie in der Combobox ausgewählt haben, wird diese dann bei Neuanlage eines Poststücks in das Feld Absender oder Empfänger geladen, falls diese Felder bei der ausgewählten Person im Poststück hinterlegt sind.
Verbindung zur Quotenverwaltung
Um eine Verbindung mit der Quotenverwaltung herzustellen, müssen Sie in der Combobox Quotenfeld den entsprechenden Eintrag auswählen, der durch diese Fristart upgedatet werden soll.
Es stehen Ihnen in dieser Combobox fünf verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Abgabe, Abruf, Steuererklärung an Kunde, Unterschrift am, Unterlagen im Haus.
Ein Postein- bzw. Postausgang mit der entsprechenden Fristart bewirkt ein Update in der Quotenverwaltung in das auf der Fristart hinterlegte Quotenfeld.
Wenn Sie das Feld Auswahl Steuererklärungen auf JA gestellt haben, hat dies Auswirkungen auf die Quotenverwaltung. Beim Erstellen eines Poststücks mit der entsprechenden Fristart öffnet sich das Fenster Steuererklärungen, in dem Sie alle Steuererklärungen zum ausgewählten Kunden sehen. Sie können dann mittels Doppelklick auf eine Steuererklärung des Kunden festlegen, welche Steuererklärung aktualisiert wird. Aktualisiert wird jenes Feld auf der Steuererklärung, das Sie in der Combobox Quotenfeld ausgewählt haben.
Hinweis
 | Wenn das Feld Auswahl Steuererklärungen auf JA gestellt ist, können Sie in der Combobox nur diese drei Einträge auswählen: Abgabe, Steuererklärung an Kunde, Unterschrift am. Sollten Sie einen anderen Eintrag auswählen, bekommen Sie eine entsprechende Hinweismeldung, dass dies nicht möglich ist.  |
Verbindung zur Firmenbuchverwaltung
In den Parametern (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Firmenbuch) können Sie hinterlegen, welche Fristart bei der Erzeugung der Firmenbuchfristen standardmäßig herangezogen wird.
In diesem Parameter können Sie die Fristart hinterlegen, mit der die Firmenbuchfristen erzeugt werden sollen. Auch bei manueller Anlage von Firmenbuchfristen wird standardmäßig diese Fristart vorgeschlagen. Grundsätzlich werden nur Fristen mit der in diesem Parameter hinterlegten Fristart in der Firmenbuchverwaltung angezeigt. Achtung!
Sollten Sie hier keine Fristart hinterlegen, lässt sich die Firmenbuchverwaltung nicht starten. |
Verbindung zum DMS
Beim Anlegen einer Fristart haben Sie die Möglichkeit eine Dokumentenkategorie zu hinterlegen. Wird beim Anlegen einer Frist die entsprechende Fristart mit der hinterlegten Dokumentenkategorie ausgewählt, werden die der Frist zugeteilten Dokumente automatisch unter dieser Dokumentenkategorie archiviert.
Über Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristarten → Allgemeine Einstellungen → Allgemein) können Sie steuern, ob bei Neuanlage einer Fristart automatisch eine gleichlautende Dokumentenkategorie angelegt werden soll.
Wenn Sie diesen Parameter auf "Ja" stellen, wird bei der Neuanlage einer Fristart automatisch eine gleichlautende Dokumentenkategorie angelegt. Diese wird unter der Hauptkategorie "1" angelegt und gleich der Fristart zugeordnet. |
Standardfeldauswahl Fristarten
Standardfeldauswahl Fristarten
 | Siehe auch:  Lernvideo: Wie funktioniert die Firmenbuchverwaltung? |
