Kanzleiorganisation
Workflow von der Post bis zur Quote
Die Zielsetzung dieses Workflows ist es, eingehende Dokumente zu archivieren, und alle damit verbundenen Arbeitsschritte, wie z. B. Eintragung in das Postbuch, Anlage einer Frist oder Aufgabe oder auch die Eintragung von relevanten Daten in der Quotenverwaltung, in einem Durchgang rasch und effizient durchzuführen:
Fristarten
Die Fristartenverwaltung beinhaltet alle Arten von Fristen, die in der Kanzleiorganisation Verwendung finden. Manche dieser Fristarten ergeben sich aus gesetzlichen Anforderungen der BAO. Fristen spielen im Workflow des NTCS eine wichtige Rolle, ein Großteil der Fristen wird in der Post (besonders Posteingang) generiert. Dabei ist auch die Verbindung mit der Quotenverwaltung und der Firmenbuchverwaltung zu betonen.
Stammdaten → CRM/Kanzlei → Fristarten:
Wichtige Felder
Fristtage/Fristmonate | Mit den eingegebenen Tagen bzw. Monaten wird das Fristdatum, an dem die Frist erfüllt sein sollte, berechnet. |
Vorwarntage | Beinhaltet die Anzahl der Tage vor dem Fristende, mit der das Vorwarndatum errechnet wird. |
Ermittlung Fristzeitraum | Hiermit wird gesteuert, ob das Datum einer Frist aufgrund einer Anzahl von Tagen oder Monaten (Datenfeld "Fristtage/Fristmonate") errechnet werden soll. |
Datumsberechnung | Für die Berechnung des Frist- und Vorwarndatums kann entschieden werden, ob ein Feiertag und Wochenende (Standard), der nächste oder der vorhergehende Arbeitstag gültig ist. |
Dokumentenkategorie | Mit dieser Dokumentenkategorie wird das Dokument im Workflow im DMS archiviert. |
Frist Postausgang | Damit wird festgelegt, dass bei der Auswahl dieser Frist im Postausgang tatsächlich eine Frist erzeugt wird. |
Frist Posteingang | Dieses Kennzeichen steuert die Erstellung einer Frist aus dem Posteingang. |
Zuständigkeitsbereich | Die Hinterlegung des Zuständigkeitsbereichs bringt in der Post den Vorteil, dass bei gewählter Fristart sofort der zuständige Mitarbeiter des eingetragenen Zuständigkeitsbereichs vorgeschlagen wird. |
Übernahme in Abs./Empf. | Auswahl des Vorschlagwerts, der bei einer bestimmten Fristart in der Post in das Feld "Absender" bzw. "Empfänger" gesetzt wird. |
Quotenfeld | Dieses Feld steuert, in welches Datumsfeld in der Quotenverwaltung auf dem Steuererklärungs-Datensatz (Abruf, Abgabe, Steuererklärung an Kunde usw.) das Postdatum eingetragen wird. Wichtig ist dabei die richtige Befüllung des Feldes Bezugsjahr im Poststück, damit das jeweilige Datum auch im richtigen Quotenjahr gesetzt werden kann! |
Auswahl Steuererklärungen | Wird dieses Merkmal bei einer Fristart gesetzt, bewirkt dies die Anzeige bzw. Auswahl der Steuererklärungen in der Post. Somit kann definiert werden, welche Steuererklärungen versendet werden. |
Parametereinstellungen
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 15 Fristarten → Allgemeine Einstellungen:
Wenn Sie diesen Parameter auf "Ja" stellen, wird bei der Neuanlage einer Fristart automatisch eine gleichlautende Dokumentenkategorie angelegt. Diese wird unter der Hauptkategorie "1" angelegt und gleich der Fristart zugeordnet. |
BMD Scan
Zumeist wird der Workflow eines eingehenden Dokuments aus BMD Scan gestartet. Aus BMD Scan (Menü DMS) können Dokumente archiviert, ein Posteingang und auch eine Frist erzeugt werden.
Anmerkung: Die Lizenz für BMD Scan ist im Paket "CRM und DMS" enthalten! Da es jedoch meist der gängigen Arbeitspraxis entspricht, wird die Funktionalität hier beschrieben.
Alle in der Mitte angezeigten Seiten gehören zu einem physischen Dokument. Dabei können über BMD Scan entweder direkt Dokumente gescannt, oder schon fertige TIF- oder PDF-Dateien geladen werden. Im Hauptbereich rechts kann die aktuelle Seite angesehen und bearbeitet werden. Der Datei-Explorer auf der linken Seite lässt sich optional ein- bzw. ausblenden.
Spezialfunktionen
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 | Archiviert das Dokument im BMD DMS, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet. | ||||||||||||||||
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Stempeln
Die gescannten TIF-Dokumente können mit eigenen bzw. vordefinierten Stempeln versehen werden (
). Dabei finden Sie in der gelben Menüleiste unter Extras → Stempeleinstellungen eine Liste der zur Verfügung stehenden Stempel. In den Parametereinstellungen können die Stempeleinstellungen hinterlegt werden.
). Dabei finden Sie in der gelben Menüleiste unter Extras → Stempeleinstellungen eine Liste der zur Verfügung stehenden Stempel. In den Parametereinstellungen können die Stempeleinstellungen hinterlegt werden.Schablone
Mit einer definierten Schablone ist es möglich, nur bestimmte Teilbereiche eines Dokuments zu scannen (wichtig für die textbasierende OCR-Erkennung). Es wird somit nicht das ganze Dokument gescannt, sondern nur die definierten Bereiche laut Schablone.
Parametereinstellungen
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 22 BMD Scan → Allgemeine Einstellungen:
Post
Die Post ermöglicht die Registrierung und das Auffinden von Poststücken, das Scannen und Archivieren von Dokumenten im Archiv sowie das "Verteilen" der Post als Fristen bzw. Aufgaben an zuständige Mitarbeiter.
In der Combobox, im Bereich Post, wird der Arbeitsmodus (Posteingang, Postausgang, Versandfertig) eingestellt. Dieser beeinflusst die Funktionalität für alle angezeigten Poststücke ebenso wie die Eingabemöglichkeiten für neue Poststücke.
Funktionen für Poststücke
Im Menü Funktionen in der Bearbeitungsmaske gibt es Befehle, um das beim Kunden hinterlegte Finanzamt, Firmenbuchgericht bzw. die Gesundheitskasse als Empfänger bzw. Absender am Poststück einzutragen.
Durch Verwendung des Feldes "Benachrichtigung an" kann einem Mitarbeiter eine Aufgabe zu einem Poststück übertragen werden.
Spezialfunktionen
Versendet | Ein versandfertiges Poststück wird versendet bzw. ein Postausgang erzeugt. | ||||||||
Beinhaltet alle Funktionen, die im Zusammenhang mit Dokumenten möglich sind.
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Frist bearbeiten | Ist mit dem Poststück eine Frist erzeugt worden (erkennbar am Frist-Symbol in der Spalte Frist  ), kann diese Frist bearbeitet werden. Das heißt, es erfolgt ein direkter Zugriff auf die Fristen. | ||||||||
Frist löschen | Ist mit dem Poststück eine Frist erzeugt worden, kann diese Frist hier direkt gelöscht werden. | ||||||||
Filtern oder gleichzeitiges Bearbeiten von "gleichartigen" Poststücken. Beim Ausdruck von Serienbriefen im Standardbrief (Menü DMS) werden Poststücke mit gleicher "SessionID" erzeugt, anhand derer in der Post die Massenversandfunktionen möglich sind. Darunter fallen die gleichzeitige Umstellung der Postkennzeichen von Versandfertig auf Postausgang für alle zusammengehörende Poststücke, mit der Möglichkeit, auch andere Werte für alle Datensätze gleichzeitig zu ändern (z. B. Postkosten, Versandart usw.). Bestimmte Datenfelder (z. B. Kunde) können nicht in Serie geändert werden! Die Massenversandfunktion kann auch aus dem DMS gestartet werden. Zu diesem Thema bieten wir Ihnen das kostenlose Lernvideo  Wie erstelle ich eine Massensendung? | |||||||||
Quelldaten öffnen | Öffnet die Quelldaten, aus denen das Poststück erzeugt wurde, z. B. die Steuererklärung. |
) kann angesehen werden.
) kann bearbeitet werden.Ausdruck Einschreibebuch
Zusätzlich zur Bildschirmliste ist in der Post auch der Ausdruck Poststücke bzw. des Einschreibebuchs (Vordruck für die Post statt einzelnen Einschreibezetteln) oder auch der Ausdruck von Etiketten über den Standardbrief möglich.
Voraussetzung für den Ausdruck eines Einschreibebuches: Postausgänge mit Versandart mit aktiviertem Kennzeichen "Ist Einschreiben" müssen vorhanden sein. Sollten Einstellungen falsch hinterlegt bzw. keine Einschreiben vom aktuellen Tag vorhanden sein, kommt eine Hinweismeldung "Keine Daten vorhanden".
Das Einschreibebuch wird mit einer fortlaufenden eindeutigen (zuletzt gedruckte Nummer + 1) Sequenznummer versehen. Diese Nummer wird im Feld "Start Seitennummerierung" bei jedem Aufruf der Funktion automatisch vorgeschlagen bzw. nummeriert.
Um bereits früher gedruckte Einschreibebücher zu reproduzieren, kann bei "Erstellungsart" die Option bestehendes Einschreibebuch gewählt, und die gewünschte Sequenznummer (Start Seitennummerierung) angegeben werden. Die Option letztes Einschreibebuch ermöglicht zu einem bereits ausgedruckten Einschreibebuch noch Einschreiben nach zu tragen.
Zu diesem Thema bieten wir auch das kostenlose Lernvideo Wie erstellt man einen "Ausdruck Einschreibebuch" in der Postverwaltung.
Postart/Versandart
Um Poststücke klassifizieren zu können, können im Menü Stammdaten → CRM/Kanzlei entsprechende Versandarten bzw. Postarten definiert werden.
Parametereinstellungen
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 7 Post → Allgemeine Einstellungen:
Fristen
Die Fristen (im Menü Kanzlei → Fristen) ermöglichen die Registrierung und das Finden von Fristen, damit eine lückenlose Kontrolle der verschiedenen Fristtermine erfolgen kann. In der Combobox rechts oben wird der Friststatus (Offene Fristen, Erledigte usw.) eingestellt, der eine selektive Darstellung der Fristen erlaubt und die Eingabemöglichkeiten beeinflusst.
Spezialfunktionen
Erledigt | Eine Frist wird als erledigt gekennzeichnet. | ||||||||||
Standardbrief für Fristen | Wechselt in den Standardbrief CRM; die jeweiligen Fristdaten werden berücksichtigt (z. B. bei Briefvorlage für Fristverlängerungen). (siehe Standardbrief CRM) | ||||||||||
Delegieren | Delegierung einer Frist an einen anderen Mitarbeiter (siehe Verlauf). Geschieht das mit "Rückmeldung", so erfolgt eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter die Frist löscht oder erledigt. | ||||||||||
Verteilung einer Frist auf weitere Mitarbeiter (siehe Verlauf). | |||||||||||
Eine Frist kann mit einem Intervallmodus als wiederkehrende Frist definiert werden. | |||||||||||
Erinnerung löschen | Wurde bei einer Frist eine Erinnerung gesetzt, kann diese gelöscht werden. | ||||||||||
| Als E-Mail senden | Eine Frist als E-Mail versenden. | ||||||||||
| Verlauf | Im Verlauf ist ersichtlich, wer an wen die Frist delegiert bzw. verteilt hat. | ||||||||||
Beinhaltet alle Funktionen, die im Zusammenhang mit Dokumenten möglich sind.
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Poststück ansehen | Ist die Frist aus der Post erzeugt worden, kann hier auf das Poststück verzweigt werden. | ||||||||||
In den Fristverlängerungen wird dokumentiert, wenn sich das Datum verändert hat und aus welchem Grund. | |||||||||||
Sie können Fristen (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbuchen. Nach der Neuanlage der Leistung erscheint eine Abfrage, ob die Frist nun erledigt werden soll. Bereits erledigte Fristen können ebenfalls in die LEA übernommen werden. |
Ausdruck Fristen
Für die Fristausdrucke stehen verschiedene Einstellungen bzw. Einschränkungen (gelbe Menüleiste → Ausdruck → Ausdruck Fristen) zur Verfügung:
Parametereinstellungen
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 13 Fristen → Allgemeine Einstellungen:
Quotenverwaltung
Die Quotenverwaltung im Menü Kanzlei erlaubt die Überwachung der fristgerechten Erfüllung der Quoten bei den jeweiligen Finanzämtern:
Voraussetzungen und Zusammenhänge
Die Quoten werden durch die Spezialfunktion 
(gelbe Menüleiste Extras) aus den bestehenden Kundendaten angelegt. Voraussetzung dafür ist die korrekte Hinterlegung der Kundenfelder "Finanzamt", "Steuernummer" und "Steuerpflicht ab", ("Steuerpflicht bis"), "Quotenrelevant" und ev. auch "STB-Firma" – diese Felder regeln die Erstellung der Quote.
(gelbe Menüleiste Extras) aus den bestehenden Kundendaten angelegt. Voraussetzung dafür ist die korrekte Hinterlegung der Kundenfelder "Finanzamt", "Steuernummer" und "Steuerpflicht ab", ("Steuerpflicht bis"), "Quotenrelevant" und ev. auch "STB-Firma" – diese Felder regeln die Erstellung der Quote.Zuständige Mitarbeiter können entweder im Kundenstamm (Felder Sachbearbeiter, Geschäftsführer bzw. Abteilungsleiter) oder in den Zuständigkeiten verwaltet werden. Für die Quotenverwaltung MUSS dabei immer der Zuständigkeitsbereich "1-Quotenverwaltung" (Menü Stammdaten → Zuständigkeiten → Zuständigkeitsbereiche bzw. Zuständigkeiten nach Kunde bzw. Zuständigkeiten nach Mitarbeiter) verwendet werden.
Ein weiterer Zusammenhang ergibt sich durch die NTCS Steuererklärungen. Durch die Zuordnung der Steuererklärungen zum Quotenfall können die Felder wie Abgabe, Planabgabe usw. auch direkt auf den Steuererklärungen erfasst werden. Sie können die Anzeige der Steuererklärungen unterhalb der Quote durch eine Einstellung veranlassen (gelbe Menüleiste Ansicht → Steuererklärungen unten).
Tägliche Quotenverwaltung
Neben den verbindlichen Eingaben (Abgabe, Abruf, Fristverlängerung) können auch weitere Informationen wie "Unterlagen im Haus", "Unterschrift am" usw. eingeben werden (sofern sie nicht über die Fristarten aus der Post gesteuert werden).
"Planfertig" (geplante Fertigstellung der Bilanz) und "Planabgabe" (geplante Abgabe der Steuererklärungen beim Finanzamt) können als kleine Planungshilfen zur effizienteren Quotenerfüllung beitragen.
In der Quotenverwaltung gibt es eine Combobox, welche die Anzeige der Quotenfälle steuert:
Beim Erstellen der Quote wird die Information, ob der Kunde für die Quote relevant ist oder nicht, aus dem Kundenstamm über das Feld Quotenrelevant ermittelt.
In der gelben Menüleiste unter Ansicht in der Quotenverwaltung kann gesteuert werden, welche zusätzlichen Informationen in der Quote eingeblendet werden sollen. Dabei werden bei den Steuererklärungen im unteren Bereich auch nicht quotenrelevante Steuererklärungen angezeigt.
Spezialfunktionen
Quoten erzeugen | Anlage der Kunden in der Quotenverwaltung je eigener Firma (ist pro Quotenjahr auch nach Neuanlage von Kunden in der Personenverwaltung zu starten!) |
Manuelle Änderung der vom Programm automatisch ermittelten monatlichen Quote (funktioniert nur nach Auswahl eines Finanzamtes in den Einstiegsfeldern!) | |
Quote neu berechnen | Automatische Neuberechnung der monatlichen Quote (nur sinnvoll, nach manueller Änderung der Quote bzw. nach Monatsüberträgen!) |
Monatsüberträge | Übertrag der noch offenen Quote eines Monats in den Folgemonat |
Verlängerung der Abgabefrist eines Steuerfalls (nur nach einem Abruf vom Finanzamt möglich!) | |
Standardisierte Filterungen für die Anzeige der Steuerfälle in der Listung (Abgabe-, Abruf- und Fertig-Status) | |
Anlage sämtlicher für einen Steuerfall beim Finanzamt einzureichender Steuererklärungen mit der Möglichkeit, deren geplante bzw. definitive Fertigstellung einzutragen |
Ausdruck Quoten
Die Quotenverwaltung bietet in der gelben Menüleiste unter Ausdruck vielfältige Möglichkeiten, um die Quoten unterschiedlich ausdrucken zu können:
Parametereinstellungen
Die Quoten werden je Firma und je Finanzamt berechnet. Zusätzlich können die Quoten je Abteilungsleiter/Geschäftsführer geordnet werden. Dieser muss dafür in den Kundenstammdaten bzw. Zuständigkeiten erfasst sein. Die Einstellungen für diese Funktionalität werden in den Parametern (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 16 Quotenverwaltung → Allgemeine Einstellungen) hinterlegt:
Firmenbuchverwaltung
Die Firmenbuchverwaltung dient der, für Kapitalgesellschaften verpflichtenden Verwaltung, der einzureichenden Bilanzen beim Firmenbuchgericht. Sie erzeugt und zeigt Ihnen die Fristen für die Einreichung von Bilanzen an. Die erzeugten Fristen können auch in den Fristen angesehen und bearbeitet werden. Der Betreff der generierten Fristen lautet "Bilanzeinreichung beim Firmenbuchgericht".
Voraussetzungen und Zusammenhänge
Solange ein Kunde aktiv ist, ist die Aufbereitung der Firmenbuchfrist möglich. Ausgeschiedene Kunden werden in der Firmenbuchverwaltung nicht mehr aufbereitet.
Wird ein Kunde neu angelegt, wird im Kundenstamm automatisch das Feld "Firmenbuchverwaltung" auf "Ja" gesetzt. Möchten Sie den Kunden nicht in der Firmenbuchverwaltung administrieren, so können Sie dieses Feld manuell deaktivieren, was zur Folge hat, dass der Kunde nicht mehr in der Firmenbuchverwaltung aufbereitet wird.
Wird ein Kunde neu angelegt, wird im Kundenstamm automatisch das Feld "Firmenbuchverwaltung" auf "Ja" gesetzt. Möchten Sie den Kunden nicht in der Firmenbuchverwaltung administrieren, so können Sie dieses Feld manuell deaktivieren, was zur Folge hat, dass der Kunde nicht mehr in der Firmenbuchverwaltung aufbereitet wird.
Das Feld "Steuerpflicht ab" muss kleiner gleich dem gerade aktuellen Jahr sein. Solange der Kunde in der Firmenbuchverwaltung aufbereitet werden soll, sollte das Feld "Steuerpflicht bis" nicht befüllt werden (siehe Parameter "Steuerpflicht ab/bis berücksichtigen").
Im Kundenstamm müssen außerdem die Felder "Entspricht Firma", "Firmenbuchgericht" (wird als Institution auf die Frist übernommen), "Firmenbuchnummer" und Rechtsformen befüllt sein. Die hinterlegte Rechtsform braucht zwingend das Kennzeichen "Firmenbuchverwaltung" damit der Kunde in der Firmenbuchverwaltung aufbereitet wird.
Auf der mittels "Entspricht Firma" zum Kunden zugeordneten Firma müssen Bilanzstichtag und Firmenjahr aktuell gehalten werden.
Das Firmenbuchgericht kann anstelle vom Kunden auch bei der Firma hinterlegt sein (für das aktuelle Jahr) - dieses übersteuert etwaige Hinterlegungen beim Kunden.
Das Firmenbuchgericht kann anstelle vom Kunden auch bei der Firma hinterlegt sein (für das aktuelle Jahr) - dieses übersteuert etwaige Hinterlegungen beim Kunden.
Logik bei der Ermittlung der Fristen
Das Fristdatum ergibt sich aus dem Bilanzstichtag + 9 Monate. Dies wird in der Firmenbuchverwaltung in der Spalte "Fristdatum" angezeigt. Über den Fristzeitraum der Fristart kann der Fristbeginn in den Fristen gesteuert werden.
Bei der Erzeugung der Firmenbuchfristen wird überprüft, ob der Bilanzstichtag leer oder nicht aktuell ist und ob das Firmenjahr existiert oder nicht. Dementsprechend erscheint nach Erzeugung der Firmenbuchfristen mittels der Funktion "Firmenbuchfristen erzeugen" eine Logdatei, die anzeigt, welche Kunden übernommen wurden bzw. ob die Daten korrekt gewartet sind.
Wenn Sie Fristen erzeugen, wird pro Kunde nur EINE einzige Frist erzeugt. Diese Frist ist immer jene, die auf den heutigen Tag (an dem Tag, an dem Sie die Frist erstellen) als nächstes folgt. Somit werden keine Fristen erzeugt, die eigentlich schon längst erledigt sein müssten. Des Weiteren wird nur dann eine Frist erzeugt, wenn bei dem entsprechenden Kunden nicht bereits eine OFFENE Firmenbuchfrist existiert. Weitere Informationen zur Logik der Firmenbuchfristenerzeugung erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Firmenbuchverwaltung.
Der dieser Frist zugrundeliegende Bilanzstichtag ergibt dann das ABGABEJAHR (Kalenderjahr, in dem der Bilanzstichtag liegt).
Muss für dieses Abgabejahr (hinsichtlich der Felder Steuerpflicht ab und Steuerpflicht bis am Kundenstamm) eine Firmenbucheingabe erfolgen, so legt das Programm die Frist an.
Die neu ermittelte Frist ist in der Liste der Firmenbuchfristen sichtbar, wenn ihr Abgabejahr der Auswahl im Einstiegsfeld "Abgabejahr" entspricht.
Muss für dieses Abgabejahr (hinsichtlich der Felder Steuerpflicht ab und Steuerpflicht bis am Kundenstamm) eine Firmenbucheingabe erfolgen, so legt das Programm die Frist an.
Die neu ermittelte Frist ist in der Liste der Firmenbuchfristen sichtbar, wenn ihr Abgabejahr der Auswahl im Einstiegsfeld "Abgabejahr" entspricht.
Übergreifende Funktionen zum Paket Bilanz
Bei den Jahresabschlüssen wird nach dem Setzen des Databox Ok am Paket in der Bilanz die Firmenbuchfrist automatisch auf erledigt gesetzt. Als Erledigt-Datum wird das Einreichdatum des XML-Pakets verwendet. Dies betrifft folgende Pakete:
- Jahresabschluss Firmenbuch
- Konzernabschluss Firmenbuch
- Jahresabschluss Firmenbuch über elektronischen Rechtsverkehr
- Konzernabschluss Firmenbuch über elektronischen Rechtsverkehr
Spezialfunktionen
Erledigt | Mit dieser Funktion wird eine Frist als erledigt gekennzeichnet. |
Firmenbuchfristen erzeugen | Die Funktion erzeugt automatisch im Hintergrund ALLE Fristen für ALLE Kunden mit entsprechend gewarteten Stammdaten für ALLE Abgabejahre. |
Sie können Fristen (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbuchen. Nach der Neuanlage der Leistung erscheint eine Abfrage, ob die Frist nun erledigt werden soll. Bereits erledigte Fristen können ebenfalls in die LEA übernommen werden. |
Ausdruck Firmenbuch
Für die Ausdrucke der Firmenbuchfristen steht ein Ausdrucksdesigner zur Verfügung. Mit diesem haben Sie die Möglichkeit, individuelle Ausdrucke zu gestalten:
Zum Ausdruck im Firmenbuch bieten wir auch das kostenlose Lernvideo Wie kann ich in der Firmenbuchverwaltung eigene Ausdrucke designen? an.
Wie kann ich in der Firmenbuchverwaltung eigene Ausdrucke designen? an. Parametereinstellungen
Für die Firmenbuchverwaltung sind drei Parameter zu setzen (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 13 Fristen → Allgemeine Einstellungen):
In diesem Parameter können Sie die Fristart hinterlegen, mit der die Firmenbuchfristen erzeugt werden sollen. Auch bei manueller Anlage von Firmenbuchfristen wird standardmäßig diese Fristart vorgeschlagen. Grundsätzlich werden nur Fristen mit der in diesem Parameter hinterlegten Fristart in der Firmenbuchverwaltung angezeigt. Achtung!
Sollten Sie hier keine Fristart hinterlegen, lässt sich die Firmenbuchverwaltung nicht starten. |
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, wird der Bilanzstichtag in das Freifeld 01 der Firmenbuchfrist geschrieben. |
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja setzen, werden beim Erzeugen der Firmenbuchfristen die Felder Steuerpflicht ab und Steuerpflicht bis vom Kundenstamm berücksichtigt. Das heißt, es werden nur für jene Kunden Firmenbuchfristen erzeugt, bei denen das Abgabejahr in den definierten Zeitraum der Steuerpflicht am Kundenstamm fällt. Wird der Parameter auf Nein gesetzt, werden beim Erzeugen der Firmenbuchfristen die Felder Steuerpflicht ab und Steuerpflicht bis vom Kundenstamm nicht berücksichtigt. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, einen oder mehrere Kunden in der Firmenbuchverwaltung zu berücksichtigen, nicht jedoch in der Quotenverwaltung. |
Workflow XML-Einreichung Steuererklärungen
Auch bei der XML-Einreichung der Steuererklärung kann automatisch ein Postausgang erzeugt werden, welcher mittels Verwendung der Fristart für die Abgabe auch das entsprechende Datum in der Quotenverwaltung befüllt.
Die Parametereinstellungen zu dieser Funktionalität finden sich im Paket CRM im Menü Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 11 E-Government → Allgemeine Einstellungen:
Postausgang erzeugen | Beim Senden eines XML-Pakets an FinanzOnline bzw. beim Speichern des XML-Pakets in einer Datei wird ein Postausgang erzeugt. |
Fristart | Hier ist jene Fristart zu hinterlegen, welche im Poststück eingetragen werden soll (Abgabe = JA). |
Versandart | Hier ist jene Versandart zu hinterlegen, welche im Poststück eingetragen werden soll. Am besten legen Sie eine eigene Versandart für die Online-Übermittlung an. |
E-Government
Die Databox finden Sie im Paket Bilanzierung und Steuererklärungen im Menü Steuerberechnung.
Wenn Sie die Zugangsdaten zu FinanzOnline in den Parametern für das E-Government hinterlegt haben, können Sie hier den Inhalt der Databox auslesen.
Interessant ist dies z. B. auch für das Paket "Quote200x", welches das Finanzamt periodisch übermittelt. Mit dieser Datei kann ebenfalls die Quote erzeugt bzw. gleichzeitig die Stammdaten überprüft werden. Genaue Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe der Quotenverwaltung (gelbe Menüleiste → Hilfe → Hilfe zum Fenster)!
BMDGhost
Eine detaillierte Beschreibung zum Thema BMDGhost finden Sie unter BMDGhost für Administratoren .
Das NTCS Zusatzmodul BMDGhost ist eine völlig neuartige Software, die über den Datenbestand in der WT-Kanzlei hinaus wichtige Informationen verwaltet und bei Bedarf bereitstellt.
BMDGhost kann im Rahmen eines halbtägigen Fernwartungs-Termines durch einen BMD-Trainer installiert und geschult werden.
Folgende Funktionen werden durch BMDGhost unter anderem geboten:
Databox-Manager | Der Databox-Manager holt alle Bescheide sowie Ergänzungsansuchen (= Vorhalte) und Benachrichtigungen, die von Seiten der Behörde in Ihre FinanzOnline-Databox zugestellt werden. Ihre jeweils für die Klienten zuständigen Mitarbeiter erhalten eine Frist/Aufgaben und E-Mail-Verständigung über den Bescheid. Zusätzlich wird der Bescheid automatisiert auf eine bei der Installation festgelegte Dokumentenkategorie im DMS archiviert und ein Poststück angelegt - alles automatisch. Werden Steuererklärungen an die Finanzverwaltung über den Webservice von BMD NTCS eingereicht, so können auch Bescheide jener Klienten von BMDGhost automatisch abgeholt werden, für die Sie keine Zustellvollmacht bei der Finanzverwaltung angemeldet haben. |
Vollmachtverwaltung | Über den Klientenstamm können Vollmachten bzw. Vollmachtänderungen direkt in FinanzOnline angemeldet werden. Sie sehen vor der endgültigen Anmeldung noch den Status quo aus FinanzOnline und können danach die Anmeldung durchführen. Ebenso führt BMDGhost einen automatischen Abgleich des Vollmachtspiegels durch und verständigt Sie in Form von Aufgaben und E-Mails über Änderungen. Sie erfahren so auch von Änderungen, die durch andere Steuerberater oder die Finanzverwaltung (z. B. Quoten!) bei Ihrem Klienten durchgeführt wurden. |
Abgabenkonto und Jahreszusammenstellung FinanzOnline | Rufen Sie per Mausklick über den NTCS-Vollmachtspiegel oder aus dem Kunden- bzw. Steuer-Navigator das FinanzOnline-Abgabenkonto inkl. Saldo und Buchungen sowie die Jahreszusammenstellung ab. Bestimmen Sie selbst, welcher Zeitraum betrachtet werden soll. |
Autoverbuchung des Abgabenkontos | Die Buchungen aus dem FinanzOnline-Abgabenkonto können direkt und vollautomatisch oder indirekt in die jeweilige Mandantenbuchhaltung verbucht werden (BMD 5.5- oder NTCS-Buchhaltung). |
Lohnzettel-Download | Der automatische Lohnzetteldownload kann per Mausklick alle Lohnzettel eines Jahres für einen Mandanten automatisch aus FinanzOnline auslesen und in die BMD-Steuerberechnung übergeben. |
Klientenmonitoring
Das Klientenmonitoring bietet einen aktuellen Status aller monatlichen Buchhaltungen. Dieser Zustand wird vom Programm beim Arbeiten in der NTCSFIBU automatisch gesetzt (Arbeit begonnen, UVA erstellt, UVA eingereicht) kann aber auch manuell vergeben werden. Es kann je Sachbearbeiter, je verantwortlichem Abteilungsleiter/Geschäftsführer oder überhaupt von einer zentralen Stelle für alle Mandanten der Kanzlei ausgeführt werden.
Über Prozesse erfolgt die Verknüpfung mit dem Kunden und der monatlichen Buchhaltung.
Spezialfunktionen
| Status auf "Fertig" setzen | Mit dieser Funktion kann auf der im Detail-Bereich markierten jeweiligen monatlichen Buchhaltung der Gesamtstatus auf "Fertig" gesetzt werden (Feld "Status"). |
| Verrechnungsstatus auf "Fertig" setzen | Mit dieser Funktion kann auf der im Detail-Bereich markierten jeweiligen monatlichen Buchhaltung der Verrechnungsstatus auf "Fertig" gesetzt werden (Feld "Verrechnungsstatus"). |
| DMS | Mit dieser Funktion können auf der im Detail-Bereich markierten jeweiligen monatlichen Buchhaltung Archivdokumente zugeordnet werden bzw. bereits zugeordnete Dokumente angesehen oder bearbeitet werden. |
| Anzeigen in Summenbereich | Die Summenzeile gibt an, zu wie viel Prozent der Gesamtstatus erreicht worden ist. Möglich ist die Summenzeile für die Status-Ausprägung "Fertig" und/oder "In Arbeit". |
| Details sichtbar | Im Detailbereich können (mit F6) die jeweiligen Zustände (Status) der monatlichen Planungsobjekte manuell gesetzt werden. |
| Automatisch positionieren | Die erste (aktuelle) Spalte wird in den ersten Bezugsmonat positoniert, welcher noch nicht den Fertig-Status für die jeweilige Monatsbuchhaltungen hat (Feld "Status"). |
| Planungsobjekte (KM) | Diese Funktion ist auszuführen, wenn die FIBU noch in BMD 5.5 geführt wird und die Buchhaltungen generiert werden müssen. |
Statusausprägungen FIBU
Für die Arbeiten in der FIBU, die im Klientenmonitoring Statusänderungen auslösen (UVA, UVA-Betrag, UB, RZI, DL, SB, SBZ, ZM), sind folgende Ausprägungen möglich:
BMD Com
Mit der Einbindung des Klienten in das eigene, kanzleiinterne Informationsnetzwerk über das BMD-Kommunikationsmodul BMD Com können für den Klienten vollkommen neue Dimensionen an Informationen verfügbar gemacht werden.
Über ein WEB Portal erhält der Klient Zugang zu gespeicherten und für den WEB Zugriff freigegebenen Informationsebenen.
Über ein WEB Portal erhält der Klient Zugang zu gespeicherten und für den WEB Zugriff freigegebenen Informationsebenen.
Sofern von Ihnen bereitgestellt, kann Ihr Klient auf diesem Weg von jedem Ort der Welt (Internetzugriff vorausgesetzt) u. a. auf folgende Daten zugreifen:
Dokumente aus dem DMS | z. B. Bilanzen, Gesellschaftsverträge ... |
Buchhaltungsauswertungen | Der Klient wertet online seine Buchhaltung aus, soweit Sie es zulassen (z. B. Saldenlisten, Kontoblätter, BWA ...). |
Upload von Belegen | Ihr Klient lädt Ihnen Belege hoch, die nahtlos in Ihren Verbuchungsworkflow übergehen. |
| BaKaWa - Buchungsvorerfassung | Ihr Klient erfasst Buchungen im Bank-, Kassen-, Wareneingangsbuch vor (optional inkl. Belegupload). |
OP-Listen | Ihr Klient verhängt aktiv Zahlungs- oder Mahnstopps. |
Ihr Klient erstellt aktiv Zahlungsvorschläge. | |
u. v. m. |
Ein Installationstermin mit unserer Technik auf Ihrem Webserver, sowie eine halbtägige Fernwartungsschulung mit einem BMD-Trainer machen Sie zum Betreiber einer modernen Internet-Informationsplattform für Ihre Klienten.
Mandantenakte
Die Mandantenakte kann als Organisationsinstrument in den Steuerberatungskanzleien eingesetzt werden. Sie fungiert als Navigator zwischen allen steuerberaterelevanten Programm-Funktionen zu einem Mandanten und einem Bezugsjahr. Sachbearbeiter für Bilanzierung, Steuererklärungen, Lohnverrechnung und Buchhaltung können so Ihre Tätigkeiten rein anhand der Mandantenakte steuern.
Fensterelemente
Spezialfunktionen
Wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Mandantenakte hineinklicken, erhalten Sie folgende spezielle Funktionen:
Navigator anpassen | Über die Häkchen können Sie jene Funktionen ausblenden, welche Sie nicht benötigen.  Per Drag & Drop können Sie auch die Reihenfolge verändern. Über das Menü "Funktionen" können Sie die Einstellungen wieder auf den Standard zurücksetzen. | ||||||||
Mandantenakte Einstellungen | 
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 | Siehe auch: |