Grundlegende Informationen zu BMD Com, finden Sie in der Themendokumentation für BMD Com

1. Technische Voraussetzungen und Installation

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1.1. Voraussetzungen für die Verwendung von BMD Scan SA

• Scannen funktioniert nur, wenn ein TWAIN-fähiger Scanner installiert und betriebsbereit ist.
• Administratorenrechte auf der Workstation, auf welcher die BMD Scan SA installiert wird.
• Der Kunde welcher BMD Scan SA installieren möchte, benötigt zwingend einen BMD Com-Benutzer + Passwort (muss vom BMD Com-Betreiber (z. B.Steuerberater) zur Verfügung gestellt werden).
• Beim BMD Com-Betreiber, zu welchem die Belege hochgeladen werden, muss der dafür erforderliche Webservice auf dem BMD Com-Server installiert werden.(Sollte durch die BMD-Technik durchgeführt werden)
• Es dürfen nur folgende Dateiformate hochgeladen werden: .tif, .tiff, .pdf, .xml

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1.2. Installation BMD Scan SA

Hinweis

Für Konfigurationseinstellungen muss BMD Scan als Administrator gestartet werden.

1.2.1. Konfigurationseinstellungen

Betriebsmodus	Hier kann festgelegt werden, WIE die eingescannten Belege in die BMD Com Databox der Kanzlei hochgeladen werden sollen. Folgende Einstellungsmodi stehen zur Auswahl: Nur Scannen (BMD Scan SA wird als reine Scan-Software verwendet ohne Uploadfunktion) Databoxmodus mit einer Datei (papierloses Buchen/Vorerfassung BaKaWa) Databoxmodus mit Verzeichnis (papierloses Buchen) Databoxmodus mit Verzeichnis (papierloses Buchen) mit E-Mail-Versand Vorkontierung (Vorerfassung von Kassen-, Bank,- Wareneingangs,- oder Ausgangsrechnungsbüchern im BMD Com BaKaWa)
Vorkontierungsbuch	Wählen Sie hier das gewünschte Buch aus, in dem Sie mit dieser BMD Scan SA-Instanz buchen möchten. Das Feld ist nur im Modus Vorkontierung sichtbar.
Databox-Upload
Typ	Mit diesem Parameter wird gesteuert, ob die Beschlagwortung von Belegdokumenten über BMD oder ENTEOS erfolgen soll. Das Feld ist nur im Modus "Databox mit Verzeichnis" sichtbar.
Zur Vorkontierung verwenden	Wenn das BMD Scan SA zum Upload von BaKaWa-Dokumenten verwendet wird, muss hier das Häkchen gesetzt werden. Für papierloses Buchen bleibt das Feld leer.   Das Feld ist nur im Modus "Databox mit einer Datei" sichtbar. Sollte der Upload der Dokumente für das Kassenbuch durchgeführt werden, kann auch der Modus Vorkontierung verwendet werden.
Eigene Mandantennummer	NTCS-Kundennummer des betreffenden Klienten
Eigene USt-ID Nr. (optional)	UID-Nr. des betreffenden Klienten (BMD Com-Benutzer)
E-Mail Sachbearbeiter	E-Mail Adresse des Sachbearbeiters, der für die Verarbeitung der hochgeladenen Papierlos-buchen-Belege zuständig ist. Wenn die E-Mail-Adresse hinterlegt wird, kann beim Upload eine E-Mail an die betreffende Person generiert werden. Bei der Verwendung des BMD Scan für BaKaWa ist diese Einstellung nicht sinnvoll, da hier die Belege ja einzeln je Buchung hochgeladen werden. Ebenso ist die Aktivierung nicht sinnvoll, wenn auch beim papierlosen Buchen zwecks OCR- od. QR-Code-Erkennung die Belege einzeln hochgeladen werden.
E-Mail-Ansteuerung	Wird der Zugriffsmodus E-Mail als Übertragungsart für die Belege zum BMD Com-Betreiber verwendet, kann mittels dieses Parameters die E-Mail Ansteuerung entweder via Outlook oder MAPI erfolgen. Sollten Sie Microsoft Outlook als lokalen Mail Client verwenden, kann die Standardeinstellung Outlook beibehalten werden. Beim Einsatz von Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, Novell GroupWise und anderen Mail Clients wird empfohlen die Ansteuerung über MAPI zu verwenden.   Achtung: Die Einstellung steht nur im Betriebsmodus "Databoxmodus mit Verzeichnis" zur Verfügung.
Upload-Nummer	Die Upload-Nummer wird dem Dateinamen vorangestellt, damit die Dokumente später in der Reihenfolge angezeigt werden, in der Sie hochgeladen wurden. Die Nummer wird für sämtliche Dateien vergeben, welche im selben Upload-Vorgang upgeloadet werden.   Sie wird nach jedem Upload automatisch höhergesetzt, kann aber manuell wieder zurückgenommen werden.
Max. Dateigröße in MB	Hier kann die max. Größe der hochzuladenden Dateien in Megabyte festgelegt werden, je nach Internetverbindung und Uploadgeschwindigkeit des Clients kann der Upload längere Zeit in Anspruch nehmen. Mit diesem Parameter kann verhindert werden, dass versehentlich hochgeladene Dateien den Uploadvorgang unnötigerweise verzögern.
Dateioperationen
Arbeitsverzeichnis	Hier können bereits vorab gescannte Belegdateien für das papierlose Buchen abgelegt werden. Voraussetzung ist, dass die Dateien bereits entsprechend benannt sind: Belegsymbol+evtl. Infotext+.pdf/.tif: Beispiele: AR012011.pdf ER012011.tif Zusätzlich wird vom Programm in diesem Verzeichnis automatisch ein Backupordner angelegt, in den die hochgeladenen Dokumente bei Erfolg, aber auch bei einem fehlgeschlagenen Upload gespeichert werden.
Prefix für neue Dateien	Der Prefix dient als Dateiname jener Dateien, welche im BMD Scan SA hinzugefügt werden, durch: Hineinkopieren in den Datei-Explorer von BMD Scan SA (auch mittels Drag & Drop) Hinzufügen über die vorgesehene Schaltfläche über die Funktion "Neues Dokument Scannen" Möchten Sie also den Originalnamen von bereits digitalen Belegdateien beibehalten, darf kein Prefix verwendet werden.   Der Prefix sollte mit der folgenden Einstellung "Auto. Nummerierung beim Hinzufügen" kombiniert werden.
Auto. Nummerinerung beim Hinzufügen	Automatische Nummerierung für hinzugefügte Belegdateien.
Änderungen automat. Speichern	Sollen jegliche Änderungen an der Belegvorschau (z. B. Drehung auf Hoch-/Querformat) sofort ohne Rückfrage gespeichert werden?
Verzeichnis für OCR-Vorlagen	Hier kann der Ablageort für die Schablonen der textbasierten OCR-Erkennung definiert werden.

Zugriffsmodus	Achtung! Wenn Belege über BMD Scan SA hochgeladen werden sollen, dann ist immer der Zugriffsmodus "Webservice" zu wählen Sollen die Belege nach der Bearbeitung mit BMD Scan SA per E-Mail versendet werden, muss der Zugriffsmodus "E-Mail" verwendet werden. (Dies ist nur im Betriebsmodus Databox mit Verzeichnis möglich.) Möchten Sie als BMD Com-Betreiber den ENTEOS Modus einsetzen, muss immer der Zugriffsmodus "SFTP" gewählt werden.
Webservice
Servername	URL zum BMD Com-Server, auf welchem der BMDNTCSWS-Webservice installiert ist:   http://Server-IP/bmdntcsws/bmdntcsws.dll/soap/IBMDSOAPDatabox Der Teil Server-IP ist durch IP-Adresse oder Servername zu ersetzen, über die/den Ihre BMD Com-Oberfläche von außen für den Klienten erreichbar ist. Aus Sicht des Klienten ist die BMD Com-Anwendung in der Regel über https zu erreichen. Wenn Sie den Link in Ihren Internet-Browser (z. B. Internet Explorer) kopieren, können Sie testen, ob eine Verbindung zum Webservice des BMD Com-Betreibers besteht.
BMD.COM-URL	URL zur BMD Com-Oberfläche für den Betriebsmodus - Vorkontierung. So kann sich BMD Scan SA automatisch in die BMD Com-Vorkontierungsbücher einloggen. Beispiel: http://Server-IP/bmdcom
BMD.COM-Benutzer	Login-Name des Klienten (lt. BMD Com-Benutzerverwaltung)
BMD.COM-Passwort	Login-Passwort, das für den Benutzer vergeben wurde. Sollte der Benutzer in der BMD Com-Oberfläche sein Passwort ändern (siehe Abschnitt „Konfiguration“), muss dies hier natürlich nachgezogen werden. Über das Symbol  können Sie eine Authentifizierungsprüfung der BMD Com durchführen. Ist diese erfolgreich, ist die technische Verbindung aufrecht und die hinterlegten Zugangsdaten sind korrekt.
FTP
	Diese Einstellungen erübrigen sich bei korrekter Einstellung des Zugriffsmodus.
SFTP
	Sofern Sie in den Konfigurationseinstellungen den Typ ENTEOS verwenden, müssen in den entsprechenden Parametern für den FTP Servernamen, Port sowie Benutzername und Passwort die gültigen Zugangsdaten für einen ENTEOS-Account hinterlegt werden. Der FTP Uploadpfad muss nicht befüllt werden. Die ENTEOS-Zugangsdaten werden nicht von BMD zur Verfügung gestellt.
Dateisystem
Ablagepfad	Ist nur beim Zugriffsmodus "Dateisystem" aktiv. Für den Echtbetrieb ist diese Einstellung jedoch nícht geeignet.

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Datenbank	Datenbank des BMD Com-Betreibers zu der die Belege hochgeladen werden.
Benutzer	NTCS-Benutzer der für die Kommunikation zwischen NTCS und BMD Scan Standalone verwendet werden soll.
Passwort	Passwort des NTCS-Benutzers, mittels   Symbol kann eine Authentifizierungsprüfung durchgeführt werden.

Hinweis 

Die Parameter am Reiter "Datenbank-Zugriffseinstellungen" sind nur zu befüllen wenn am Reiter "Basiseinstellungen" der Typ: ENTEOS verwendet wird.

 

Hinweis

Wenn Klienten Belege für das papierlose Buchen hochladen wollen, muss dieser Parameter für die weitere Verarbeitung in NTCS auf "Ja" gesetzt werden.

1.3. Hinterlegung der gewünschten Belegarten

Erfassen Sie die Belegart nach dem Vorbild im Screenshot. Achten Sie beim Dateinamen auf das richtige Dateiformat (.PDF oder .TIF).

Die Dateiformate der Belegarten sind vor allem dann relevant, wenn der Klient die Belege auch mit BMD Scan einscannt, da das Programm dann das dementsprechende Dateiformat erzeugt.

Sollte der Klient nicht scannen, sondern nur bestehende TIF- oder PDF-Dateien öffnen, so übernimmt das Programm auf jeden Fall dieses Format, unabhängig davon, ob in der bmd.ini eine andere Dateierweiterung hinterlegt ist. Hier geht es dann primär darum, dass die richtige Belegart gewählt wird, damit Ihr Mitarbeiter sofort am Dateinamen erkennt, ob es sich um AR, ER, KA oder andere handelt.

Sollten Sie sicherstellen wollen, dass Sie vom Klienten nur PDF-Dateien bekommen, dann setzen sie unter Extras → Ablageeinstellungen das Häkchen bei "als PDF speichern".

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1.4. Allgemeine Übersicht über die Bildschirmelemente

 

1.4.1. Menüleiste

Datei

Neu	Starten Sie einen neuen Vorgang. Das bisherige Dokument wird aus der Vorschau entfernt.
Neues Dokument scannen	Starten Sie einen Scanvorgang. Voraussetzung: unter Extras → Scannereinstellungen wurde ein ansprechbarer Scanner hinterlegt.
Anfügen	Fügen Sie an einer beliebigen Stelle der Thumbnail-Vorschau weitere Seiten. Voraussetzung: Die anzufügenden Seiten haben dasselbe Dateiformat.
Öffnen/Hinzufügen	Fügen Sie dem Datei-Explorer weitere Dokumente aus dem Datei-Explorer hinzu.
Speichern	Speichern Sie das gerade im Datei-Explorer markierte Dokument. (z. B. nach dem Sie Seiten gedreht oder angefügt haben).
Speichern unter ...	Speichern Sie das gerade im Datei-Explorer markierte Dokument an einem anderen Ort oder in einem anderen Format (z. B. TIF, PDF)
Wiederherstellen	Mit dieser Funktion kann das ursprünglich gescannte bzw. geöffnete Dokument mit dem Stand vor der Bearbeitung wiederhergestellt werden.

Funktionen

Anmerkungen ausblenden	Mit dieser Funktion kann bei TIF-Dokumenten ein eingeblendeter Stempel ausgeblendet werden, wenn dieser nicht fixiert ist. Der Stempel bleibt jedoch im Hintergrund weiter auf dem Dokument enthalten, er ist nur nicht mehr sichtbar. Funktioniert nicht bei PDF!
OCR-Texterkennung durchführen	Starten Sie die OCR-Texterkennung für das im Datei-Explorer markierte Dokument.

Ausdruck

Aktuelles Dokument drucken

Drucken Sie das im Datei-Explorer markierte Dokument.

Extras

Konfigurationseinstellungen	Hier können Sie die wichtigsten Konfigurationseinstellungen (z. B. Betriebsmodus, u. a. m) treffen.
Sendeprotokoll	Hier finden Sie ein Protokoll der durchgeführten Uploads.
Scannereinstellungen	Folgende Einstellungen sind nur relevant, wenn Sie BMD Scan Stand Alone zum Scannen der Belegdokumente verwenden möchten.   Scanner registrieren - Dieser Punkt ist nur aktiv, wenn in den Parametereinstellungen der Parameter "RemoteScan" auf "ja" gesetzt ist. Erklärung zum Thema "RemoteScan" siehe Hintergrundinfos. Scannerdialog anzeigen - Bei Aktivierung dieses Punktes wird beim Scannen der Scannerdialog (Native Scanner Dialog) des Scannerherstellers angezeigt. Scanner auswählen - Über diesen Punkt kann ein Scanner ausgewählt werden. Scanner Standardeinstellungen - "Standardeinstellungen verwenden" wird automatisch mit "ja" angehakt ausgeliefert. Es werden damit die BMD Scanner Standardeinstellungen beim Scannen verwendet. Sollte hier "nein" (ausgehakt) verwendet werden, werden direkt die Einstellungen des Scanners verwendet. Weitere Infos zu den Standardeinstellungen in den Hintergrundinfos. Farbscannen - Ermöglicht das Farbscannen mit 256 Farben (Standardfarben).
Ablageeinstellungen	Als PDF speichern - Ist diese Einstellung gewählt, wird bei Archivierung das Dokument als PDF gespeichert.   Stempel - Ist diese Einstellung gewählt, wird auf jedes Dokument, das archiviert wird, der Stempel lt. Parametersteinstellungen gedruckt. Der Stempel funktioniert nur bei TIF-Dokumenten. Für Stempel für PDF-Dokumente siehe Hintergrundinfos. Stempel fixieren - Ist diese Einstellung gewählt, kann der Stempel im Nachhinein nicht mehr von seiner Position geändert werden. Er ist fixiert, d. h., der Stempel ist direkt in das Dokument integriert. Die Stempelfarbe passt sich auch an das Dokument an (bei schwarz-weiss-Dokumenten ist der Stempel ebenfalls schwarz-weiss).
Anzeigeeinstellungen	PDF mit AcrobatReader anzeigen - Ist diese Option gesetzt (durch ein Häkchen gekennzeichnet), wird ein PDF Dokument mit AcrobatReader angezeigt. Dadurch werden eventuelle Anzeigeprobleme von PDFs vermieden. AcrobatReader-Werkzeugleiste anzeigen - Zusätzlich zur Option "PDF mit AcrobatReader anzeigen" kann auch die PDF-eigene Werkzeugleiste angezeigt werden.
Schabloneneinstellungen	Neue Schablone - Hier können Sie eine neue Schablone erstellen. Schablone bearbeiten - Hier bearbeiten Sie Ihre Schablonen.

1.5. Übersicht Betriebsmodus - Welcher ist der richtige für Sie?

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2. Betriebsmodus - Databox mit Verzeichnis

 

 

Achtung! 

Dieser Modus ist nur im Zusammenhang mit dem Belegupload für papierloses Buchen möglich. Wenn Belege mit OCR-/Barcodeunterstützung verarbeitet und hochgeladen werden sollen, muss diese Einstellung ausgewählt werden. Nur hier ist die Aufsplittung aus einer Multipage-Datei in die einzelnen Belege und in der Folge eine OCR- od. Barcodeerkennung je Beleg möglich.

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2.1. Datei-Explorer
	Der Datei-Explorer erleichtert das papierlose Buchen, die ER-Kontrolle bzw. das Abarbeiten von pdf-Stapeln. Er wird auf der linken Seite des BMD ScanSA angezeigt und kann auch ausgeblendet werden. Im unteren Fensterbereich werden dann die darin enthaltenen Dokumente angezeigt. BMD Scan merkt sich den zuletzt eingegebenen Pfad.   Sie können Belegdateien per Kopieren und Einfügen hineinkopieren. Über die Schaltfläche  können Sie auf den Datei-Explorer zugreifen und von dort Dokumente - bei Bedarf auch mittels Multi-Select - übernehmen. Im Mittelteil des Datei-Explorers befinden sich die Felder, die befüllt werden, wenn sie mittels OCR- oder QR-Erkennung ausgelesen werden können. Klickt man unten auf "Bearbeiten" so können diese Felder auch manuell befüllt werden, falls das Programm keines oder nicht alle Felder auslesen kann. Zuvor sollte aber sichergestellt werden, dass jeder Beleg als eigene Datei existiert. Dazu können Sie die Split-Funktion verwenden. Sobald in diesen Feldern Werte gespeichert werden, wird für das entsprechendes Dokument ein XML-Metadatensatz erzeugt. Wenn das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt über den BMD Scan SA-Datei-Explorer aufgerufen wird, hat das Programm wieder alle Informationen parat.   In den Feldern "Rechnung geprüft" und "Zahlung sperren" können Sie noch weitere Informationen mitspeichern.
2.2. Seiten Splitten
	Für die Abarbeitung von mehrseitigen Bilddateien, die allerdings nicht alle zusammengehören, ist die neue Funktion "Seiten splitten" eine ideale Arbeitserleichterung. Das mehrseitige Dokument kann eingescannt oder über den Datei-Explorer aufgerufen werden, und anschließend durch "ab Seite 1", "bis Seite 1" oder "markierte Seite(n) splitten" in mehrere Teile geteilt werden.   Dadurch entstehen einzelne Dokumente, für die vor dem Upload nach Wunsch noch eine OCR- oder QR-Code-Erkennung durchgeführt werden kann.   Eine Seitentrennung kann auch anhand vorhandener Bar- oder QR-Codes auf den Belegen erfolgen. Wenn sich der betreffende Barcode beispielsweise immer auf der letzten Seite des Belegs befindet, wählt man "Alle Seiten nach Barcode splitten".
2.3. QR-Code-Erkennung
	Mit der Barcodeerkennung kann BMD Scan einen auf der Rechnung vorhandenen QR-Code auslesen. Die Felder im Datei-Explorer werden befüllt, sobald man den Punkt angestoßen hat. Konnte der QR-Code ausgelesen werden, so stimmen die Werte hundertprozentig. Ansonsten befindet sich nichts in den Feldern des Datei-Explorers.   Um die so ermittelten Werte zum jeweiligen Dokument zu speichern, verwenden Sie die gleichnamige Schaltfläche unterhalb.   Diese Informationen können dann beim papierlosen Buchen oder bei der ER-Kontrolle gleich in die Buchungsmaske übernommen werden .
2.4. OCR-Erkennung
	Wird die Funktion  gestartet, so liest das Programm das im BMD Scan geöffnete Dokument auf Informationen durch. Die Stellen, an welchen die OCR-Erkennung etwas gefunden hat, werden gelb markiert dargestellt.   Das Programm sucht für folgende Felder mögliche Werte im Formular. UID-Nummer Rechnungsnummer Rechnungsdatum Gesamtbetrag Die Werte werden dann in den Feldern unterhalb des Datei-Explorers vorgeschlagen.   Wurden mehrere Werte gefunden, die in eines der Felder passen könnten, so zeigt das Programm diese Werte in einer Combobox an und man kann den richtigen Wert auswählen oder auch manuell überschreiben.   Um die so ermittelten Werte zum jeweiligen Dokument zu speichern, verwenden Sie die gleichnamige Schaltfläche unterhalb.   Sollte die Funktion nicht alle Werte auf Anhieb erkennen, so können Sie mit sogenannten Schablonen arbeiten.

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3. Betriebsmodus - Databox mit Verzeichnis mit E-Mail-Versand

• alle versenden: versendet alle Belege aus dem Datei-Explorer
• ausgew. versenden: versendet alle Belege, welche im Datei-Explorer angehakt sind

4. Betriebsmodus - Databox mit einer Datei

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4.1. Betriebsmodus Databox mit einer Datei für papierloses Buchen

4.1.1. Dokumente für papierloses Buchen, Scannen und Uploaden

1. In der Box "Belegarten" die richtige Belegart auswählen (AR, ER ...)
   
   
2. Dokumente der gewählten Belegart in den Scanner einlegen und den Button "Scannen (F5)" betätigen (z. B. alle AR eines Zeitraums in einem Scanvorgang)
   
   
3. Theoretisch könnten nach dem Scanvorgang über Klick auf "Scannen und anfügen" vor dem Upload noch weitere Dokumente derselben Belegart an die bereits gescannten Seiten angehängt werden
   
   
4. Den Button "mark. Seite(n) hochladen (F6) betätigen
   
   
5. Den Infotext eingeben (z. B. Jän10, 201001). Es können keine Sonderzeichen verwendet werden. Nach dem Upload wird beim BMD Com-Betreiber eine fertige Belegdatei mit der Bezeichnung ARJän10.tif oder ARJän10.pdf erzeugt, die dieser dann verarbeiten kann.
   
   
   
   
   Wollen Sie alle Belegdateien aus dem Verzeichnis links hochladen, markieren Sie das entsprechende Feld. Die Dateien sollten in diesem Fall schon im Vorfeld eindeutig benannt worden sein.
   

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4.1.2. Dokumente für papierloses Buchen öffnen und Uploaden

1. In der Box Belegarten die richtige Belegart auswählen (AR, ER ...)
   
   
2. Unter "Datei" "Öffnen" kann die bereits elektronisch gespeicherte Datei (TIF oder PDF) aus dem Datei-Explorer ausgewählt werden (Diese sollte alle Dokumente einer bestimmten Belegart z. B. alle Ausgangsrechnungen beinhalten.).
   
   
3. Theoretisch könnten nach dem Öffnen über Klick auf "Datei" "Anfügen" vor dem Upload noch weitere Dokumente derselben Belegart an die bereits vorhandenen Seiten angehängt werden
   
   
4. Den Button "mark. Seite(n) hochladen (F6) betätigen
   
   
5. Den Infotext eingeben (z. B. Jän10, 201001). Es können keine Sonderzeichen verwendet werden. Nach dem Upload wird beim BMD Com-Betreiber eine fertige Belegdatei mit der Bezeichnung ARJän10.tif oder ARJän10.pdf erzeugt, die dieser dann verarbeiten kann.
   
   
   
   Wollen Sie alle Belegdateien aus dem Verzeichnis links hochladen, markieren Sie das entsprechende Feld. Die Dateien sollten in diesem Fall schon im Vorfeld eindeutig benannt worden sein.
   

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4.2. Betriebsmodus Databox mit einer Datei für BMD Com-BaKaWa

Achtung!

Falls  trotz der Betriebsmoduseinstellung "Databox mit einer Datei" der Parameter "Zur Vorkontierung verwenden" nicht sichtbar ist, starten Sie BMD Scan SA einmal neu und gehen danach wieder in die Konfigurationseinstellungen.

4.2.1. Vorgangsweise beim Upload für BMD Com-BaKaWa

Hinweis

Auch in diesem Modus kann der Datei-Explorer verwendet werden, es steht jedoch keine Splitfunktion zur Verfügung.

1.	Stellen Sie die korrekte Belegart ein.
2.	Öffnen oder Scannen Sie eine Belegdatei (z. B. alle Ausgangsrechnungen) in eine Datei.
3.	Sie sehen die Datei dann in der Vorschau bzw. im Datei-Explorer links.	Achtung! Zu diesem Zeitpunkt den Upload NOCH NICHT starten. Gehen Sie zuerst noch weiter zum nächsten Punkt 4.
4.	Vergewissern Sie sich, dass Sie in der BMD Com-Oberfläche eingeloggt sind und Sie sich in im BMD Com-Bakawa im betreffenden Buch befinden.	Die Erfassung einer Buchungszeile sollte schon gestartet sein.
5.a	Upload einzelner Belegdateien	Markieren Sie die hochzuladende Datei im Datei-Explorer und klicken Sie anschließend auf  "ab Seite hochladen (F6)".
oder
5.b	Upload aus einer Multipage-Datei	Sollten Sie alle Belege einer Belegart (z. B. alle Ausgangsrechnungen) in einer Datei gescannt haben, so öffnen Sie diese Datei und markieren Sie die Datei im Datei-Explorer. Markieren Sie in der Vorschauleiste die letzte Seite des ersten Belegs. Klicken Sie im Anschluss auf "bis Seite hochladen".
6.	Buchen der Buchungszeile	Buchen Sie die Buchungszeile im Anschluss fertig. In Abhängigkeit von der Feldauswahl, die im jeweiligen Buch gewählt wurde, wird das hochgeladene Dokument bem ersten validierten Feld mit der Buchungszeile verknüpft.   Hinweis Blenden Sie in NTCS in der Feldauswahl für die verwendeten Bücher, das Feld Dokument ein. Dort sehen Sie ein Dokumentensymbol, sobald das Dokument mit der Buchung verknüpft wurde. Über die Schaltfläche "Belegdokument ansehen" können Sie dann den Beleg ansehen.     Wenn die Buchungszeile abgeschlossen wird, startet das Programm eine neue.
7.	Nächste Buchung	Sobald das Programm die neue Buchungszeile "eröffnet" hat, fahren Sie wieder mit Punkt 5.a oder 5.b fort.   Sollten Sie mit Ihren Buchungen fertig sein, klicken Sie auf "Verwerfen" und loggen sich über "Vorerfassung"→ "Schließen" ordnungsgemäß aus.

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5. Betriebsmodus - Vorkontierung

Hinweis 

Es kann pro BMD Scan Stand Alone Instanz immer nur ein Reiter, sprich Vorkontierungsbuch, zeitgleich aktiv sein; wenn Sie in mehreren Büchern parallel erfassen möchten, so kann dies beim Arbeiten mit verschiedenen BMD Scan-Einstellungen eingerichtet werden. Nähere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Paralleles Arbeiten mit verschiedenen BMD Scan-Einstellungen.

Achtung! 

Erst nach dem der Betriebsmodus auf Vorkontierung  gesetzt wurde, lässt sich im darunterliegenden Dropdown Menü eines der vier zur Verfügung stehenden Vorkontierungsbücher auswählen. Nach dem Hinterlegen eines Vorkontierungsbuchs in den Konfigurationseinstellungen muss das BMD Scan Stand Alone neu gestartet werden.

Hinweis 

Auch in diesem Modus kann der Datei-Explorer verwendet werden. Es ist hier möglich, auch nur ein PDF mit z. B. allen Kassenbelegen zu öffnen, da für den Upload ein eigener Splitmodus zur Verfügung steht.

5.1. Vorgangsweise Dokumentenupload und Buchung in den Vorerfassungsbüchern

Auch in diesem Modus kann der Datei-Explorer verwendet werden. Es ist hier möglich, auch nur ein PDF mit z. B. allen Kassenbelegen zu öffnen, da für den Upload ein eigener Splitmodus zur Verfügung steht.

1.	Stellen Sie die korrekte Belegart ein.
2.	Öffnen oder Scannen Sie eine Belegdatei (z. B. alle Kassenbelege).   Über Kopieren und Einfügen können Sie Datei/en auch direkt in den Datei-Explorer von BMD Scan hineinkopieren.   Mit Drag & Drop können Sie Dokumente hier ebenfalls hineinziehen.
3.	Sie sehen die Datei dann in der Vorschau bzw. im Datei-Explorer links.
4.	Stellen Sie sich im Datei-Explorer auf die Belegdatei, sowie in der Vorschau z. B. auf die letzte Seite des ersten Belegs und klicken Sie rechts auf den Reiter des jeweiligen Vorkontierungsbuches. Dass Programm loggt sich automatisch ins betreffende Buch ein. Es startet automatisch eine Buchungszeile.
5.	Beginnen Sie nun damit, die Zeile zu buchen.   Beim Speichern bzw. beim Bestätigen des letzten (zu validierenden) Feldes in der Zeile, erfolgt eine Abfrage.	Wenn Sie sich in der Belegvorschau auf die letzte Seite des Belegs gestellt haben, wählen sie "bis Seite...hochladen".
6.	Die betreffenden Seiten wurden nun mit der Buchung hochgeladen und aus der Vorschau entfernt.   Nach Abschluss des Upload-Vorgangs wird automatisch eine neue Buchungszeile begonnen.   Wiederholen Sie die Schritte 4. bis 5.
7.	Ende des Vorerfassungsvorganges	Sollten Sie mit Ihren Buchungen fertig sein, klicken Sie auf "Verwerfen" und schließen das BMD Scan Stand Alone (x rechts oben). Dabei werden Sie auch korrekt aus dem Kassenbuch sowie aus BMD.COM ausgeloggt.

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Sollten Sie in einem der Vorerfassungsbücher ein Time-Out bekommen, weil Sie zu lange keine Aktion gesetzt haben, schließen Sie das BMD Scan Stand Alone und starten Sie es erneut. Wenn Sie sich stattdessen am Reiter Kassenbuch nur wieder über den BMD Com-Login anmelden, besteht das funktionale Wechselspiel zwischen BMD Scan Stand Alone und den Vorerfassungsbüchern nicht mehr.

6. Betriebsmodus - ENTEOS

Hinweis 

Der ENTEOS Modus bietet sich als Zielgruppe nur für den BMD Com-Betreiber, also dem Steuerberater selbst an. Um diesen Modus nutzen zu können, ist ein direkter Zugang zur NTCS-Datenbank des BMD Com-Betreibers im BMD Scan Standalone zu hinterlegen.

6.1. Voreinstellungen

6.2. Vorgangsweise Dokumentenupload via ENTEOS

1.	Stellen Sie den Mandanten, den Belegkreis und die Buchungsperiode ein, für den die Belegdokumente zur Beschlagwortung an ENTEOS übermittelt werden sollen. In der Combobox werden alle Kunden mit einer FIBU angezeigt, welche in der NTCS Datenbank des BMD Com-Betreibers angelegt sind. Weitere Informationen zum Hinterlegen der Datenbank-Zugangsdaten, siehe Datenbank-Zugriffseinstellungen. Sobald ein Mandant in dieser Combobox ausgewählt wird, erzeugt das Programm im Hintergrund ein Verzeichnis, aus welchem die gescannten Belegdokumente nach Mandant und Belegsymbol getrennt zu ENTEOS hochgeladen werden können. Mit dieser Trennung wird sichergestellt, dass keine Vermischung der Belegedokumente unterschiedlicher Mandanten stattfindet.
2.	Öffnen oder Scannen Sie eine Belegdatei (z. B. alle Ausgangsrechnungen). Über die Schaltflächen "Hinzufügen" oder "Scannen und Anfügen" können Sie Datei/en direkt in den Datei-Explorer von BMD Scan hineinbringen.
3.	Die Belegdokumente werden anschließend einem pro Mandant und Belegsymbol getrennten Verzeichnis hinzugefügt. Von dort werden sie über die Schaltfläche "hochladen" zur Beschlagwortung an ENTEOS übermittelt. Sie können dabei entscheiden, ob nur die mit einem Häkchen versehenen Belegdokumente oder alle Belegdokumente auf einen Satz hochgeladen werden sollen.

6.3. Vorgangsweise Dokumentendownload via ENTEOS

7. Verarbeitung hochgeladener Belegdokumente durch den BMD Com-Betreiber

7.1.  Verarbeiten der hochgeladenen Dateien im BaKaWa

7.2. Verarbeiten der hochgeladenen Dateien im papierlosen Buchen

Verschiedene Wege:

 

Papierlos Buchen

Aus dem Buchen Programm (Paket Finanzbuchhaltung → Buchen → Buchen) über Funktionen → Papierlos Buchen

Papierloses Buchen in die BMD 5.5 Fibu

Sie finden die vom Klienten hochgeladenen Papierlos-buchen-Dateien in NTCS in der (Belegablage) Databox. Wählen Sie dazu im Kundennavigator den betreffenden Kunden aus und klicken Sie im Bereich "Organizer" auf den Menüpunkt "(Belegablage) Databox". Wählen Sie hier rechts oben in der Combo-Box den Punkt "Dateien papierloses Buchen". In der Liste werden nun die vom Klienten hochgeladenen Dateien angezeigt. Markieren Sie die Datei und klicken Sie unten auf die Schaltfläche "Papierloses Buchen". Die Datei wird mit dem NTCS-internen BMD Scan gestartet. Von hier aus starten Sie Ihren gewohnten Papierlos-buchen-Workflow.

8.  Schablonen für die OCR-Erkennung

Unter Extras → Schabloneneinstellungen → Neue Schablone aktivieren Sie den Neuanlagemodus für eine Schablone.

Scannen oder öffnen Sie das Dokument, für welches Sie eine Schablone hinterlegen möchten. Im Hauptfenster sehen Sie an der Statusleiste, dass Sie sich im Neuanlagemodus einer Schablone befinden:

 

9. Paralleles Arbeiten mit verschiedenen BMD Scan-Einstellungen

Klient möchte Dateien für das papierlose Buchen hochladen, aber auch für das BaKaWa Klient hat mehrere Firmen und daher auch verschiedene Kundennummern mit verschiedenen Buchhaltungen

1. Kopieren Sie die bestehende BMD.ini im Installationsverzeichnis von BMD Scan und geben ihr einen vom Original abweichenden Namen. Die neue Bezeichnung sollte auf den neuen Zweck hinweisen (z. B. PapBu.ini, NTCS-Kundennummer.ini ...).
   
   
2. Kopieren Sie die Original-Desktop-Verknüpfung und bezeichnen Sie diese ebenfalls wieder aussagekräftig.
   
   
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung und anschließend auf "Eigenschaften".

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Siehe auch: Papierlos Buchen Vorerfassung Buchungen

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