Über das papierlose Buchen ist es möglich, Dokumente zu einer Buchung zuzuordnen und diese aus dem Kontoblatt, Journal, Buchungsprogramm etc. automatisch wieder aufzurufen.
Ebenso kann ein Dokument zu einem Sachkonto oder Kunden-/Lieferantenkonto hinzugefügt werden, sodass es jederzeit vom Kontoblatt, der Saldenliste bzw. der OP-Liste aufrufbar ist und auch in die Folgejahre mitgenommen werden kann. Dies erleichtert das Arbeiten enorm, da Sie zu den Buchungen auch gleich die dazugehörigen Belege in der NTCS per Mausklick aufrufen können und sich die Suche verschiedenster Belege in Papierform in diversen Ordnern ersparen.

Wird ein Dokument an eine Buchung oder auf ein Konto geheftet, ist es nicht nur dort vorhanden, sondern es wandert ins BMD Archiv, welches aufgebaut ist wie Ordner mit verschiedenen Einlageblättern. Das BMD Archiv ist revisionssicher, das bedeutet, dass an den archivierten Dokumenten im Nachhinein nichts mehr verändert werden kann.

Die Verwendung des BMD Archivs kann individuell gestaltet werden. Die Anwendungsmöglichkeiten reichen vom Anheften diverser Dokumente wie Mietverträgen, Leasingverträgen, Lieferantenverträge etc. an ein Konto, bis zur vollständigen papierlosen Buchhaltung. Sie können selber entscheiden, in welchem Ausmaß das BMD Archiv verwendet wird, jedoch geht der Trend auf jeden Fall immer weiter in die Richtung einer papierlosen Buchhaltung ganz ohne Dokumente im Papierformat.

1.1. Digitaler Belegkreislauf – Der Weg des "papierlosen" Dokuments

Der Beleg kann über verschiedene Wege ins BMD Scan, zur Buchung oder auf das Konto gelangen:

Für Steuerberaterkanzleien

Für Unternehmen

Der Beleg wird intern gescannt und auf einem Laufwerk zur Verfügung gestellt.
Der Beleg wird mittels der Funktion "Scannen" direkt im BMD Scan gescannt.
Der Beleg wird vom Klienten eingescannt und per BMD Com in die Databox hochgeladen.
Der Beleg wird vom Klienten eingescannt und per E-Mail übermittelt.
Der Beleg wird vom Steuerberater in die Belegablage Databox hochgeladen.
…

Papier ER vom Lieferanten werden gescannt.
ER vom Lieferanten werden in PDF-Form übermittelt.
ER vom Lieferanten werden als elektronische Rechnung in XML-Form (z. B. ebInterface etc.) übermittelt.
AR werden in PDF-Form an den Kunden gemailt oder via Schnittstelle importiert.
BK werden via PDF heruntergeladen oder vom Telebanking-Programm zur Verfügung gestellt.
KA werden gescannt oder via PDF zur Verfügung gestellt
...

Hinweis

Für die Ablage der Dokumente für das papierlose Buchen sollte ein Laufwerk verwendet werden, welches direkt angesprochen werden kann (K:, D: etc.).

Gemappte Laufwerke (beispielsweise \\remotePC\) sollten vermieden werden, da das Laden von PDFs, vor allem wenn es sich um mehrseitige PDF-Dateien handelt, mehr Zeit in Anspruch nehmen kann.

Effiziente Möglichkeiten, um Belege zu verarbeiten:

Wie in dieser Abbildung beschrieben, gibt es verschiedenste Wege, um papierlos zu buchen.

Hier nur ein paar Beispiele:
Sie können die Eingangsrechnungen einscannen oder bekommen den Beleg vom Lieferanten bereits in digitaler Form. Diese ER kann in die Belegablage Databox geladen werden. Im Hintergrund wird die OCR-Erkennung durchgeführt und automatisch eine Buchung mit den OCR-Daten in der ER-Kontrolle angelegt. Ohne ER-Kontrolle können Sie die PDF-Eingangsrechnungen aber auch anhand des papierlosen Buchens einfach in der Buchhaltung erfassen und den Beleg gleich an die Buchungen hängen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, Ausgangsrechnungen in der BMD Warenwirtschaft zu erstellen und diese inklusive der PDF-Rechnung in die Buchhaltung zu übernehmen.
Auch in der Bankauszugsverbuchung können Sie den PDF-Kontoauszug an die Buchungen heften lassen oder einzelne Belege an die Zahlungen hängen, um diese jederzeit aufrufen zu können.

Die folgende Dokumentation beinhaltet ausschließlich das papierlose Buchen mit NTCS Buchhaltung. Das papierlose Buchen mit BMD 5.5 wird nicht mehr unterstützt.

1.2. Voraussetzungen

Alle notwendigen Grundeinstellungen für die Archivierung müssen vorhanden sein. Notwendige technische Systemvoraussetzungen finden Sie auf unserer Homepage unter Systemvoraussetzungen: Papierlos Buchen

Es wird empfohlen, folgende Einstellungen durch einen BMD Mitarbeiter mittels Fernwartung einstellen zu lassen. Werden die Grundeinstellungen für das papierlose Buchen nicht von einem BMD Mitarbeiter durchgeführt, bitten wir um Verständnis, dass der Zeitaufwand für die Fehlersuche auf Grund falscher Einstellungen verrechnet wird.

1.2.1. Arbeiten mit zwei Bildschirmen

Für ein effektives Arbeiten wird auf jeden Fall empfohlen, zwei Bildschirme zur Verfügung zu haben. Somit kann das BMD Scan auf einem eigenen Bildschirm offen und somit das Dokument jederzeit ersichtlich sein.

2. Basiseinstellungen

Grundsätzlich gibt es pro Firma ein Archiv, in welchem die Dokumente abgelegt werden.

2.1. Anlage (Mandanten-)Archiv

Als wichtigste Voraussetzung muss zunächst ein Archiv angelegt werden. In diesem werden die Dokumente abgelegt. Wir empfehlen, ein Archiv pro Firma zu verwenden!

Nähere Informationen zur Anlage eines Archivs finden Sie unter NTCS DMS.

Mit der Funktion

Mandantenarchiv erstellen können neue Archive, wahlweise mit Kopie von vorhandenen Einstellungen wie z. B. Dokumentenkategorien, angelegt werden.

Die Möglichkeit, ein Mandantenarchiv zu erstellen, gibt es im Paket CRM

unter Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS→ Archive → Funktionen → Mandantenarchiv erstellen oder
unter Stammdaten → Firmen → Firmen → Funktionen → Mandantenarchiv erstellen.

Es wird eine Maske für das Anlegen eines Archivs geöffnet, in welchem die Firmennummer und die Archivnummer des neuen Archivs angegeben werden. Einer Firma sollte immer ein Archiv eindeutig zugeordnet sein. Im Idealfall hat das Archiv die gleiche Nummer wie die Firma.

Duplizieren von Archiv

Bei der Erstellung eines Mandantenarchivs können Sie in diesem Feld ein bereits vorhandenes Archiv eintragen das dupliziert werden soll.

Hinweis

In diesem Feld wird standardmäßig das zuletzt ausgewählte Archiv in diesem Feld vorgeschlagen.

Archivname

In diesem Feld können Sie das Archiv nach Ihren Wünschen bezeichnen (z. B. Standardarchiv).

Hinweis

Wenn Sie die Funktion Mandantenarchiv erstellen ausführen, wird automatisch ein Name für das Archiv vorgeschlagen. Dieser Vorschlag setzt sich zusammen aus dem Wort Mandantenarchiv und der Firmennummmer, für die das Archiv angelegt wird. Sie können diesen Vorschlag aber jederzeit mit Ihrem Wunschnamen überschreiben.

Pfad für Dokumentenablage

In diesem Feld können Sie bei der Anlage eines Mandantenarchivs über die Funktion Mandantenarchiv erstellen den Speicherpfad für die Dokumentenarchivierung festlegen.

Hinweis

Grundsätzlich wird der Pfad für das Mandantenarchiv automatisch vorgeschlagen. Dieser Vorschlag setzt sich zusammen aus dem als aktuell gekennzeichneten Pfad und der Firmennummmer, für die das Archiv angelegt wird. Sie können diesen Vorschlag aber jederzeit mit Ihrem Wunschpfad überschreiben.

Beim Speichern des Mandantenarchivs wird das Verzeichnis, welches Sie im Pfad definiert haben, automatisch angelegt.

Kategorien übernehmen

In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Dokumentenkategorien des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.

Kategorien 2 übernehmen

In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Kategorien 2 des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.

Schlagwörter übernehmen

In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Schlagwörter des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.

Person übernehmen

Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Standardperson des ausgewählten Quellarchivs (Feld Duplizieren von Archiv) auf das neue Archiv übernommen. Sollte die Person in der neuen Firma noch nicht angelegt sein, wird diese automatisch beim Erstellen des Archivs angelegt.

Kann die Person aufgrund fehlender Berechtigungen zur Neuanlage nicht angelegt werden bzw. liegt die Personennummer der zu übernehmenden Standardperson außerhalb des Nummernkreises der Zielfirma, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

Wenn Sie diese Hinweismeldung mit Ok bestätigen, wird das Archiv trotzdem erstellt und das Feld Standardperson bleibt leer. In diesem Fall müssen Sie die Standardperson im Nachhinein manuell diesem Archiv zuordnen.

Hinweis

Bei dieser automatischen Übernahme können nur Personen mit folgender Personenart übernommen werden. Bei allen anderen Personenarten kommt auch die oberhalb abgebildete Hinweismeldung:

Kunde
Lieferant
Kunde/Lieferant

Standardperson

Sollte beim Start des Archivierungsvorgangs keine Person ermittelt werden können, wird automatisch die in diesem Feld hinterlegte Standardperson vorgeschlagen.

Hinweis

Sollte für die Archivierung keine Person ermittelt werden können und in diesem Feld auch keine Person hinterlegt sein, wird automatisch eine "Diverse Person" angelegt, auf die dieses Dokument archiviert wird. Diese Person wird mit dem Namen DMS Standardperson und dem Personenkennzeichen 116 DMS angelegt und auch gleich im Feld "Standardperson" am Archivstamm hinterlegt.

Sollte es bereits eine "Diverse Person" mit dem Personenkennzeichen 116 DMS geben, die aber noch nicht am Archiv hinterlegt ist, wird bei der Archivierung keine neue "Diverse Person" angelegt. Es wird auf die bereits bestehende "Diverse Person" mit diesem Personenkennzeichen archiviert und zusätzlich wird diese Person als Standardperson am Archiv hinterlegt. Sollte es mehrere "Diverse Personen" mit dem Personenkennzeichen 116 DMS geben und noch keine am Archiv hinterlegt sein, wird bei der Archivierung die mit der kleinsten Nummer als Standardperson herangezogen.

Hinweis

Eine durch dieses Programmverhalten angelegte "Diverse Person" wird mit der Nummer 9999 angelegt

Verwendung von Kunden

In Ausnahmefällen kann auch ein Kunde als Standardperson verwendet werden.

Hinweis

Wird ein Kunde als Standardperson verwendet, wird in der FIBU ein unbebuchtes Konto angelegt. Zusätzlich muss darauf geachtet werden, dass dieselbe Kunden-Nr. über alle Archive verwendbar ist.

Hinweis

Musterarchiv

Auf dem Archivstamm kann das Kennzeichen "Musterarchiv" auf einem bestehenden Archiv gesetzt werden. Dafür sollte ein Mandantenarchiv herangezogen werden und nicht beispielsweise das Steuerberaterarchiv, da im Steuerberaterarchiv in der Regel viel mehr Kategorien benötigt werden, als für das papierlose Buchen bei einem Mandanten.

Wird ein Archiv mit allen notwendigen Hinterlegungen eingerichtet und als Musterarchiv gekennzeichnet, ersparen Sie sich, manuelle Archivneuanlagen pro Firma durchzuführen.

Beim Archivieren vom ersten Dokument in einer Firma wird überprüft, ob zur Firma ein Archiv vorhanden ist. Wenn nicht, wird kontrolliert, ob in den Archiven ein Musterarchiv festgelegt wurde.

Ist ein Musterarchiv vorhanden, wird für die betroffene Firma automatisch ein Mandantenarchiv mit allen Einstellungen (inklusive der Standardperson) des Musterarchivs angelegt.

Hinweis

Das eigene Archiv eines Steuerberaters sollte im Normalfall NICHT das Musterarchiv sein, da der Steuerberater gewöhnlich mehr Kategorien benötigt als ein Mandant.

2.1.1. Verwendung von 2 Archiven für eine Firma

Die Verwendung von 2 Archiven für eine Firma sollte nur in Ausnahmefällen hinterlegt werden.

Unsere Empfehlung ist, nur ein Archiv pro Firma zu verwenden! Sollen bestimmte Dokumente nicht von jedem eingesehen werden, dann können die gewünschten Kategorien mittels Datenbesitzer geschützt werden.

Etwaige Analysen aufgrund abweichender Einstellungen sind kostenpflichtig.

Gerade bei Steuerberatern kommt es jedoch vor, dass für die eigene Firma 2 Archive verwendet werden sollen.

Wenn beispielsweise die Saldenlisten, Kontoblätter etc. in das Archiv 1 verspeichert und für das papierlose Buchen ein anderes Archiv verwendet werden soll, muss bei beiden Archiven die Firmennummer hinterlegt werden:

Zusätzlich müssen unter DMS → DMS-Vorschlagswerte die Vorschlagswerte entsprechend gesetzt werden:

Beim Papierlos Buchen werden die Dokumente ins Archiv 100000 archiviert. Bei der Archivierung von Saldenlisten, Kontoblätter und diversen anderen Auswertungen werden diese jedoch ins Archiv 1 verspeichert.

Nähere Informationen finden Sie unter DMS-Vorschlagswerte.

2.1.2. Exkurs: Anlage der Kategorien

Die Dokumentenkategorien sind die Einlageblätter in den Hauptordnern (Kunden/Lieferanten). Es wird empfohlen diese Kategorien pro Archiv zu führen. Die Kategorien müssen den Hauptkategorien zugeordnet werden. Auch bei verschiedenen anderen Programmteilen können Kategorien vorgegeben werden.

Standardmäßig wird die Kategorie verwendet, welche dem Buchungssymbol entspricht (ER, AR, KA, BK …). Werden zusätzlich auch andere Dokumente archiviert oder es sind individuelle Buchungssymbole vorhanden (z. B. verschiedene Buchungssymbole für unterschiedliche Bankkonten), können dafür weitere Dokumentenkategorien angelegt werden. Nähere Informationen finden Sie unter Dokumentenkategorien.

Zunächst legen Sie eine Hauptkategorie an (wie unten gezeigt "BH – Buchhaltung"). Anschließend können unter dieser Hauptkategorie die zugeordneten Dokumentenkategorien erfasst werden. Links werden die Hauptkategorien angezeigt, rechts die dazugehörigen Unterkategorien.

Standardkategorie Archiv

Wir empfehlen eine Standardkategorie als Rückfallsebene am Archiv im Feld "8 Standardkategorie" zu hinterlegen, wie im Screenshot abgebildet wäre das die Kategorie "STD - Standardkategorie Archiv".

Hintergrundinfos
In der Dokumentenübersicht (CRM – DMS – Dokumentenübersicht) kann mittels Reiter die Ansicht nach Kategorien gewählt werden. Dokumentenkategorien eignen sich auch für Such- und Filterfunktionen im DMS. Hauptkategorien können über die Combobox (rechts oben in der Dokumentenliste oder Dokumentenübersicht) ausgewählt werden. Es wird empfohlen, die Kategorien mit Buchstaben anzulegen, da die Suche dadurch wesentlich erleichtert wird!

Im Feld "Datenbesitzer Ansehen" kann jene Datenbesitzergruppe eingetragen werden, welche die Berechtigung zum Ansehen sämtlicher Dokumente unter dieser Dokumentenkategorie besitzt. Alle anderen Benutzer, die nicht dieser Gruppe angehören, sehen diese Kategorie und alle darin enthaltenen Dokumente nicht.

Wird in dieses Datenfeld keine Gruppe eingetragen, ermöglichen Sie die Dokumentenbearbeitung automatisch allen Mitarbeitern.

Hinweis

Für die Kategorienanlage im DMS werden Standardkategorien für Steuerberater und Wirtschaftskunden ausgeliefert. Im BMD Software-Verzeichnis im Ordner Daten → Standards → Office → STD sind die entsprechenden Dateien zu finden. Die Dateien können bei den Dokumentenkategorien mit Import → "Standardkategorien importieren" bzw. "Standardkategorien STB importieren" in das ausgewählte Archiv importiert werden. Hier kann auch selektiert werden, welche Kategorien importiert werden sollen.

Handelt es sich ausschließlich um Buchhaltungs-/Mandantenarchive, sollten keine Standardkategorien importiert werden. Hier genügt es, die Buchungssymbole als Unterkategorien zu verwenden und dann noch individuell notwendige Kategorien zu ergänzen:

2.1.2.1. Automatische Neuanlage von Kategorien aus Buchungssymbolen

Beim Archivieren von Dokumenten im Paket FIBU werden die Dokumentenkategorien automatisch anhand der Buchungssymbole angelegt, sollten diese noch nicht vorhanden sein.

Am Archivstamm ist das Feld "Kategorie automatisch erstellen" zu finden, wo die automatische Neuanlage gegebenenfalls für ein einzelnes Archiv deaktiviert werden kann.

Bei der automatischen Anlage der Kategorie wird als "Nr/Kurz-Bez" bzw. "Bezeichnung" das Buchungssymbol (z. B. "ER") verwendet. Das bedeutet, wird ein Dokument für das Buchungssymbol "ER" im Buchen archiviert, wird eine Dokumentenkategorie "ER" automatisch erstellt.

Unter welcher Hauptkategorie diese Dokumentenkategorie angelegt wird, unterliegt folgender Ermittlung:

Ist im Archiv eine Hauptkategorie mit der "Nr./Kurz-Bez." "BH" vorhanden, werden die Dokumentenkategorien unter dieser Kategorie angelegt.
Zusätzlich wird geprüft, ob "BH"oder "Buch" in der Bezeichnung der Hauptkategorie vorkommt.
Sollte es diese Hauptkategorie nicht geben, dann werden die Dokumentenkategorien unter der ersten Hauptkategorie angelegt, die gefunden wird.

2.2. Parametereinstellungen

2.2.1. Sicherungsverzeichnis für Dokumente

Wird eine Buchung mit zugeordneten Dokumenten gelöscht, werden diese Dokumente in das hinterlegte Sicherungsverzeichnis kopiert und im Archiv unter "Gelöschte Dokumente" (CRM → DMS → Dokumentenübersicht → Extras) angezeigt.

Wird kein Sicherungsverzeichnis hinterlegt, wird abgefragt, ob das Dokument im Archiv gelöscht werden soll.

Das Sicherungsverzeichnis wird im Programm Buchen → Extras → Einstellungen für Buchen → Archiv → Sicherungsverzeichnis für Dokumente hinterlegt. Je nach Firmenstruktur können anschließend die Einstellungen für eine bestimmte Fibu oder Allgemein getroffen werden:

Im folgenden Beispiel wurde das Sicherungsverzeichnis auf D:\Sicherungsverzeichnis hinterlegt:

Hinweis

Wir empfehlen, dies in den Allgemeinen Einstellungen zu treffen, da beim Löschen von Buchungen mit Dokumenten im Sicherungsverzeichnis ein Ordner mit dem "Firmennummer_Löschdatum" angelegt wird. Die gelöschten Dokumente werden somit in dieses Verzeichnis verschoben.

Außerdem sollte der Pfad so gewählt werden, dass jeder Mitarbeiter, der papierlos bucht, Zugriff hat, um das Dokument beim Buchen wieder archivieren zu können. Der Pfad muss aus der Sicht des Clients hinterlegt werden (nicht aus Serversicht), wenn über einen Server gearbeitet wird.

Wird eine Buchung mit Dokument im Buchen gelöscht, erscheint folgende Hinweismeldung:

In diesem Beispiel wurde eine Buchung mit Dokument in der Firma 94901 am 04.01.2018 gelöscht.

Hinweis

Ist kein Sicherungsverzeichnis hinterlegt, kommt eine Abfrage, ob das Dokument gelöscht werden soll. Klicken Sie auf "Löschen" wird das Dokument im Archiv in die "Gelöschten Dokumente" verschoben, ansonsten bleibt das Dokument einfach im Archiv bestehen.

Achtung!

Beim Archvieren mittels Drag & Drop werden die Dokumente beim Löschen der Buchung nicht ins Sicherungsverzeichnis gespeichert.

2.2.2. Rechnungsnummer verarbeiten

Bei Eingangsrechnungen muss entschieden werden, ob die Rechnungsnummer, die von der OCR-Erkennung ausgelesen worden ist, als interne oder externe Belegnummer auf die Buchungen übernommen werden soll.

Mit dem Parameter "Beleg-Nr. verarbeiten" wird definiert, ob die Belegnummer in das Feld "BelegNr." oder "Externe BelegNr." der Buchung übernommen wird.

Buchen → Extras → Einstellungen für Buchen → Archiv → Beleg-Nr. verarbeiten

2.2.3. Bankverbindung verarbeiten

Mit dem Parameter "IBAN verarbeiten" kann eingestellt werden, ob die IBAN aus BMD Scan als Bankverbindung auf den Lieferanten-/Kundenstamm übernommen werden soll.

Buchen → Extras → Einstellungen für Buchen → Archiv → IBAN verarbeiten

Wird im BMD Scan eine IBAN erkannt, die am Kunden/Lieferanten noch nicht hinterlegt ist, erhalten Sie beim Speichern der Buchung eine Abfrage, ob die Bankverbindung auf der Person angelegt werden soll.

2.2.4. UID-Nummer verarbeiten

Mit der Parametereinstellung "UID-Nummer verarbeiten" wird definiert, ob die UID-Nummer aus dem BMD Scan auf den Lieferanten übernommen werden soll.

Buchen → Extras → Einstellungen für Buchen → Archiv → UID-Nummer verarbeiten

Wird im BMD Scan eine UID-Nummer erkannt und am Lieferanten ist keine UID-Nummer hinterlegt, erhalten Sie beim Speichern der Buchung eine Abfrage, ob die UID-Nummer am Lieferanten gespeichert werden soll.

2.3. Feldauswahl

2.3.1. Feldauswahl in der Buchungsmaske

Zu Beginn ist es hilfreich, sich die Feldauswahl optimal einzustellen. Beispielsweise sollte im Buchen, in der Buchungszeile, sowie in der Buchungsübersicht, das Feld "Dokument" zur Feldauswahl hinzugefügt und gespeichert werden:

Hinweis

Das Feld "Dokument" sollte bei den Feldauswahlen der einzelnen Buchungssymbole, bei welchen papierlos gebucht wird, hinzugefügt werden.
Die Feldauswahl kann benutzerbezogen oder global gespeichert werden. Am besten wäre, die Feldauswahl eher global zu speichern, das alle Mitarbeiter die gleichen Felder zur Verfügung haben.

Da sich das angefügte Dokument wie ein roter Faden durch die gesamte Buchhaltung zieht, empfehlen wir, auch in den Bildschirmansichten wie Kontoblatt, Journal und allen Bildschirmansichten, in denen es noch gewünscht wird, die Spalte "Dokument" über die Feldauswahl einzublenden und die Feldauswahl abzuspeichern.

3. Wie kommen die Belege in die Buchhaltung, damit diese papierlos verbucht werden können?

Bevor Sie mit dem papierlosen Buchen starten, stellen Sie sich folgende Fragen:

Wie kommen die Belege in die Buchhaltung?
Wie werden die Belege von meinem Klienten zur Verfügung gestellt?

Wir empfehlen, unbedingt alle Dokumente vorab in der Belegablage Databox abzulegen. Die Belegablage Databox ist in der FIBU das zentrale Werkzeug für die Fibu-Belege, die noch im Umlauf sind. Ziel ist, alle Fibu-Belege über die Belegablage Databox zu verarbeiten, anstatt in einem Verzeichnis im Datei-Explorer abzulegen.

Die Belegablage Databox finden Sie unter FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Belegablage Databox

Ein wesentlicher Vorteil, wenn Belege vorab in der Belegablage Databox hochgeladen worden sind, ist, dass im Hintergrund vorab die OCR-Erkennung durchgeführt wird. Die OCR-Erkennung führt am Dokument eine Texterkennung bzw. eine optische Zeichenerkennung durch, dabei werden unter anderem Rechnungsnummer, Belegdatum, Betrag, UID-Nummer, Bankverbindung ... ausgelesen. Diese Rechnungsmerkmale können anschließend auf die Buchung übernommen werden.

Damit die Dokumente in die Belegablage Databox gelangen, stehen Ihnen zum Hochladen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Achtung!

Damit die OCR-Erkennung im Hintergrund durchgeführt wird, muss folgende Parametereinstellung eingerichtet werden.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein → Belegablage Databox → OCR-Erkennung

Hinweis

Wenn Sie Buchungen über die Vorerfassung verarbeiten, steht Ihnen zusätzlich noch die my BMD Com zum Hochladen der Belege zur Verfügung. Weitere Informationen zur my BMD Com finden Sie unter my BMD Com - FIBU - Funktionen.

3.1. Belege über die BMD Com hochladen

Die BMD Com wird häufig für den Datenaustausch zwischen Steuerberater und Klient verwendet. Die BMD Com ist aber natürlich auch für jedes andere Einsatzgebiet sinnvoll, bei dem Informationen aus den BMD Programmen im Internet zugänglich gemacht werden sollen.

Wenn Klienten die Belege über die BMD Com hochladen, landen diese direkt in der NTCS Belegablage Databox.

BMD Com → FIBU → Buchhaltungsbelege hochladen

In der Databox können die Belege über die Funktion "Dateien hochladen" oder über Drag & Drop in den grauen Bereich kopiert werden.

Weitere Informationen zur BMD Com finden Sie in der Onlinehilfe Besonderheiten für den BMD Com/Web/my BMD Com-Anbieter und BMD Com - FIBU - Funktionen.

3.2. Belege über das BMD Web hochladen

Im Gegensatz zur BMD Com wird das BMD Web eher von Wirtschaftskunden genutzt, die extern auf die Firmendaten zugreifen möchten. Im BMD Web gibt es ebenfalls – wie in der BMD Com – die Möglichkeit, Belege hochzuladen.

Dazu steigen Sie im BMD Web unter FIBU → Buchhaltungsbelege hochladen ein.

In der Databox können die Belege über die Funktion "Dateien hochladen" und über Drag & Drop in den grauen Bereich kopiert werden.

Weitere Informationen zum BMD Web finden Sie in der Onlinehilfe Besonderheiten für den BMD Com/Web/my BMD Com-Anbieter und BMD Web - FIBU - Funktionen.

3.3. Dokumente direkt in die NTCS Belegablage Databox hochladen

Dokumente können direkt aus einer E-Mail oder aus einem Verzeichnis per Drag & Drop in die Belegablage Databox kopiert oder verschoben werden.

FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Belegablage Databox

Anschließend kommt eine Abfrage, ob die Datei aus dem Explorer kopiert oder in die Belegablage Databox verschoben werden soll. Wenn die Datei verschoben wird, wird diese aus dem Verzeichnis gelöscht.

Die Abfrage kann umgangen werden, wenn beim Hochladen die Strg-Taste für "Kopieren" oder die Umschalt-Taste für "Verschieben" gedrückt wird.

Weiters gibt es in der Belegablage Databox auch noch die Möglichkeit, über die Funktion "Dateien hochladen" Belege aus einem Verzeichnis hochzuladen.

3.4. Belege über die App BMD Go hochladen

Die App BMD Go bietet Ihnen die Möglichkeit, Belege (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassa, Weitere) direkt über das Smartphone hochzuladen. Die BMD Go kann für Android im Google Play Store sowie für iOS im Apple Play Store kostenlos heruntergeladen werden.

Weitere Informationen zu Anmeldung, Upload-Vorgang und zu den Verarbeitungsmöglichkeiten finden Sie unter BMD Go - FIBU - Funktionen.

3.5. Databox-Mailbox

Die Belege können auch per E-Mail an eine bzw. von einer bestimmten E-Mail-Adresse in die Belegablage Databox gelangen.

Die Databox-Mailbox ist ab der NTCS Version 28.01. verfügbar. Nähere Informationen entnehmen Sie der Onlinehilfe Databox-Mailbox.

3.6. Scanner-Anbindung

Es gibt auch die Möglichkeit, eine direkte Scanneranbindung zu erwerben. Somit gelangen die gescannten Dokumente automatisch in die Belegablage Databox, wo im Hintergrund automatisch die OCR-Erkennung durchgeführt wird.

Eine Übersicht über alle Scanner und deren technischen Details finden Sie unter Dokumentenscanner.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an den BMD Support.

4. Weiterverarbeiten der Belege

4.1. Verbuchen über die Databox im Buchen (Empfehlung)

Nachdem die Dokumente in die Belegablage Databox hochgeladen worden sind und die OCR-Erkennung im Hintergrund durchgelaufen ist, können die Dokumente über die integrierte Belegablage Databox im Buchen verbucht werden.

Hinweis

Wenn in der Spalte "Status" eine Uhr ersichtlich ist, arbeitet im Hintergrund die OCR-Erkennung noch. Sobald sich z. B. ein grüner Kreis in der Spalte "Status" zeigt, ist die OCR-Verarbeitung fertig.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcodeerkennung war erfolgreich.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcodeerkennung konnte nicht alle Werte ermitteln.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcodeerkennung schlug fehl.

Auch wenn der Status einen grünen Punkt zeigt, bedeutet das nicht, dass alle Werte korrekt ermittelt wurden. Eine Kontrolle ist immer notwendig!

Damit die hochgeladenen Belege verbucht werden können, muss zuerst die Belegablage Databox im Buchen eingeblendet werden. Dazu muss im Burger-Menü im Buchen unter "Layout" ein Haken bei "Databox" gesetzt werden.

Anschließend kann im Buchen zwischen "Buchungen" und "Databox" umgeschaltet werden.

Über die Funktion "Layout ändern" ist es möglich, die Fenster beliebig anzuordnen. Beispielsweise können auch die Dokumentenvorschau oder die Databox als eigenständiges Fenster eingestellt werden.

Über die Funktion "Verbuchen (F8)" wird eine neue Buchung angelegt und die OCR-Daten werden übernommen. Wenn die OCR-Erkennung aktuell noch nicht fertig durchgelaufen ist oder das Dokument bereits zugeordnet ist, dann ist der Verbuchen-Button inaktiv.

Danach können die übrigen Felder ausgefüllt werden, damit die Buchung verspeichert werden kann. Beim Verbuchen wird das Dokument archiviert und aus der Databox gelöscht.

Wenn Sie auf den Reiter "Buchungen" umschalten, ist die Buchung nach dem Verspeichern sofort ersichtlich.

Hinweis

Wird auf der Buchung eine Notiz erfasst, wird diese Notiz auch auf dem Datensatz im DMS (z. B. Dokumentenübersicht) angezeigt.

4.2. Verbuchen über den BMD Scan

Die empfohlene Vorgangsweise beim papierlosen Buchen ist über die integrierte Databox im Buchen. Weitere Informationen finden Sie unter den Punkt Verbuchen über die Databox im Buchen.

Die Funktion hat gegenüber dem BMD Scan einige Vorteile:

Keine Dateileichen in der Databox, wenn man einen Beleg nicht verbucht, sondern löscht.
Keine Probleme mit fehlenden OCR-Daten, wenn man den Download durchführt, bevor die OCR-Erkennung fertig ist.
Einfaches Filtern nach Belegsymbolen im Baum (nach Kategorien).
Sortieren und filtern innerhalb der Kategorie.
Alle Dateien werden dargestellt (.docx, .zip, .csv, ...).

Wenn die Dokumente über den BMD Scan verbucht werden solllen, steigen Sie unter FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Buchen ein. Wählen Sie in den Einstiegsfeldern die Firma und Fibu aus.

Anschließend öffnen Sie unter Buchen → Papierlos Buchen (STRG + I) den BMD Scan.

>Der BMD Scan lässt sich auch unter FIBU → Buchen und Vorerfassungen → BMD Scan öffnen. Wir empfehlen aber, den BMD Scan unbedingt über das Buchungsprogramm Buchen → Papierlos Buchen zu starten, da dann im BMD Scan sofort die richtige Firmennummer und die Ablageart "Papierloses Buchen" eingestellt sind. >

Sobald der BMD Scan geöffnet wird, werden die zuvor hochgeladenen Dokumente in der Belegablage Databox automatisch in den Ordner "Paperless Booking" heruntergeladen. Der Ordner mit den heruntergeladenen Belegen wird Ihnen im BMD Scan anschließend automatisch vorgeschlagen.

Hinweis

Databox-Downloadpfad

Es muss vorab einmalig ein Databox-Downloadpfad definiert werden, unter dem die heruntergeladenen Belege zur Weiterverarbeitung zwischengespeichert werden sollen.

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Databox → Allgemein → Databox-Downloadpfad

In diesem Verzeichnis wird automatisch ein Unterordner "PaperlessBooking" angelegt. In diesem Ordner gibt es dann pro Mandant einen eigenen Ordner.

Zum Beispiel: D:\BMD\Temp\databox\PaperlessBooking\KL2000200100

Es benötigen alle Personen, die mit diesen Dateien arbeiten sollen, Zugriff auf dieses Verzeichnis

4.2.1. Verbuchungsmöglichkeiten im BMD Scan

Für die Verbuchen wählen Sie das jeweilige Dokument bzw. die Seiten aus, das Sie verbuchen möchten. Folgende Funktionen für die Verbuchung stehen Ihnen zur Verfügung:

Mit einem Klick auf die jeweilige Funktion wird in das Buchungsprogramm gewechselt.

Möchten Sie die zuletzt verwendete Archivierungsfunktion anwenden, so können Sie diese mit F8 aufrufen um in die Buchungszeile zurückzukehren.

Mit ALT + F8 und den Pfeil nach unten/oben-Tasten können Sie die Archivierungsfunktion ändern. Danach kann mit der neuen Archivierungsfunktion erneut mit F8 in die Buchungszeile zurückgekehrt werden.

ab Seite 1 verbuchen: Alle Seiten ab der markierten Seite eines Dokuments werden an die Buchung angehängt.
bis Seite 1 verbuchen: Alle Seiten bis zur markierten Seite werden an die Buchung angehängt.
mark. Seite(n) verbuchen: Die markierte(n) Seite(n) wird/werden als eigenes Dokument herausgetrennt und an die Buchung angehängt.
ab Seite 1 mehrfach verbuchen: Ab der ausgewählten Seite kann das Dokument mehrfach verbucht werden (z. B. beim manuellen Bankbuchen).
bis Seite 1 mehrfach verbuchen: Bis zu der ausgewählten Seite kann das Dokument mehrfach verbucht werden (z. B. beim manuellen Bankbuchen).
mark. Seite(n) mehrfach verbuchen: Die markierte(n) Seite(n) kann/können mehrfach verbucht werden.

Die Funktionen "ab Seite verbuchen", "bis Seite verbuchen" und "mark. Seite(n) verbuchen" lösen Folgendes aus:
Ist die Buchung vollständig erfasst und wird gespeichert, wird das Dokument vom ursprünglichen Speicherort (Ordner im Explorer) in das Archiv verschoben.

Die Funktionen "ab Seite mehrfach verbuchen", "bis Seite mehrfach verbuchen" und "mark. Seite(n) mehrfach verbuchen" bewirken hingegen, dass das Dokument nicht verschoben wird. Das Dokument kann mehrfach auf verschiedenste Buchungen übernommen werden und bleibt so lange im BMD Scan, bis es z. B. mit "mark. Seite verbuchen" auf die letzte Buchung übernommen und ebenso ins Archiv verschoben wird.

Nach Auswahl einer der Verbuchungsmöglichkeiten wird wieder in die Buchungsmaske gewechselt und im Feld "Dokument" wird der Pfad des Dokuments angezeigt:

Hinweis

Beim papierlosen Buchen wird die BMD Scan-Datei im Temp-Verzeichnis des jeweiligen Benutzers gespeichert.

Nachdem der Buchungssatz vervollständigt und gespeichert worden ist, wird das Dokument bzw. werden die Seiten in das BMD Archiv (Mandantenarchiv) verschoben und bei der Buchung angeheftet. Wenn das Dokument in das Archiv verschoben wird, wird es automatisch aus der Belegablage Databox gelöscht.

Nun kann das Dokument an sehr vielen Orten in der FIBU angezeigt werden (z. B. Kontoblatt, Gegenkontoblatt, Journal u. v. m.).

Journal:

Kontoblatt:

Außerdem springt das Programm nach Verspeicherung der letzten Buchung automatisch ins BMD Scan zurück und steht dort gleich auf dem nächsten Dokument/Beleg bzw. auf der nächsten Seite.

Mit der TAB-Taste kann zwischen den Vorschaubildern und dem Datei-Explorer im BMD Scan gewechselt werden. Verbuchen Sie eine Seite eines mehrseitigen Dokuments, ist der Fokus danach wieder im BMD Scan in den Vorschaubildern. Sie können sofort die nächste Seite des gleichen Dokuments für die Verbuchung auswählen. Möchten Sie ein anderes Dokument auswählen, kann mit TAB zu diesen Dokumenten im Verzeichnis gewechselt werden.

Es gibt auch die Möglichkeit, im BMD Scan die wichtigsten Informationen zu einer Rechnung, wie z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und UID-Nr, automatisch auslesen zu lassen.

Nähere Informationen finden Sie unter Automatisches Verarbeiten der Rechnungsmerkmale.

Hinweis

Wird auf der Buchung eine Notiz erfasst, wird diese Notiz auch auf dem Datensatz im DMS (z. B. Dokumentenübersicht) angezeigt.

Hinweis

Wenn Sie BMD Scan zum ersten Mal starten, empfehlen wir Ihnen, das BMD Scan-Fenster "als eigenständiges Fenster" anzeigen zu lassen. Der Vorteil dabei ist, dass Sie das BMD Scan auf dem empfohlenen zweiten Bildschirm offenlassen können. Auf dem anderen Bildschirm sehen Sie die Buchungsmaske. Nach der Einstellung "als eigenständiges Fenster" muss das jeweilige Fenster nochmals neu aufgerufen werden:

Zusätzlich gibt es unter BMD Scan-Parameter → Allgemein den Parameter "Bedienung erlauben, obwohl modales Fenster aktiv". Großer Vorteil, wenn dieser Parameter auf "Ja" gestellt ist: Beispielsweise kann bei einer Kontenneuanlage oder Kostenaufteilung gleichzeitig im BMD Scan am Dokument mit dem Mausrad nach oben und unten bzw. mit Umschalt + Mausrad nach rechts und links gescrollt oder mit STRG + Mausrad gezoomt werden .

Eine zweite Möglichkeit, um das Dokument zu bewegen, sind die Funktionen am Reiter "BEARBEITEN", auf den das Programm automatisch wechselt:

Hinweis

PDF-Dokumente können aus einem E-Mail nicht nur direkt auf die Buchung, sondern auch in das BMD Scan gezogen werden.

Hinweis

Wird vom BMD Scan ein Dokument ins Buchungsprogramm übernommen, wird geprüft, ob die Firmennummer im BMD Scan (Feld "Firmen-Nr" am Reiter START) und im Buchungsprogramm übereinstimmen. Wenn nicht, wird folgende Hinweismeldung angezeigt:

Für die Archivierung wird grundsätzlich immer die Firmennummer bzw. Archivnummer laut Buchungsprogramm herangezogen. Wird jedoch mit der OCR-Erkennung gearbeitet, werden aufgrund der Firmennummer die firmeneigenen Stammdaten (UID-Nummer, IBAN, Steuernummer) für die OCR-Erkennung ignoriert, dies könnte dann zu falschen Kontenermittlungen führen.

4.2.2. Nützliche Funktionstasten beim Arbeiten mit BMD Scan

Mit ALT + Funktionstaste können Sie bestimmte Menüs mit der Tastatur öffnen, mit den Pfeiltasten zu der gewünschten Funktion wechseln und mit Enter übernehmen.

Mit ALT + F8 werden die verschiedenen Verbuchungsmöglichkeiten aufgerufen:

Mit ALT + F5 werden die verschiedenen Varianten für das Splitten eines Dokuments geöffnet:

Mit ALT + F7 kann zwischen den zwei Arten der OCR-Erkennung gewechselt werden:


Mausrad	Nach oben und unten scrollen am Dokument
STRG + Mausrad bzw. STRG + Plus/Minus	Zoomen am Dokument
UMSCHALT + Mausrad	Nach links und rechts scrollen am Dokument
TAB	Fokus wechseln zwischen Vorschaubildern und Datei-Explorer
STRG + TAB	Es kann zwischen allen geöffneten Programmen gewechselt werden (z. B. zwischen BMD Scan und Buchen).

4.3. Besonderheit bei PDF/A-Dokumenten

Passwortgeschützte, digital signierte und PDF/A-Dokumente dürfen in BMD Scan nicht verändert werden! Das sind jene Dokumentarten, welche auch ohne BMD Scan, z. B. in Adobe ebenfalls nicht verändert werden dürfen.

In der Dokumentenvorschau wird der Hinweis angezeigt "Die aktuelle Datei ist kompatibel mit PDF/A ... und wurde im schreibgeschützten Modus geöffnet, um Bearbeitungen zu verhindern."

Es ist nur möglich, das gesamte Dokument an die folgende Buchung zu übergeben bzw. ins Archiv zu verschieben:

Sollte es notwendig sein, dass solche Dokumente trotzdem immer bearbeitbar sind, können Sie das mit den Parametern "Bearbeitung von PDF/A Dokumenten erlauben" bzw. "Bearbeitung von signierten Dokumenten erlauben" einstellen.

BMD Scan → Parameter → Allgemein

Achtung!

Eine eventuelle Signatur am Dokument wird dabei ungültig!

4.4. Besonderheit bei Splittbuchungen

Pro Splittbuchung kann nur jeweils ein Dokument aus BMD Scan auf die Buchung übernommen werden.

Ist bei einer Splittbuchung in der Hauptbuchung ein Dokument aus BMD Scan übernommen worden, dann kann in den Aufteilungszeilen kein anderes Dokument aus BMD Scan mehr zugeordnet werden. Es wird folgende Meldung angezeigt, sobald Sie in BMD Scan die Funktion "ab Seite verbuchen", "bis Seite verbuchen" .... ausführen:

Ist jedoch bei der Hauptbuchung noch kein Dokument übernommen worden, können Sie in eine der Splittaufteilungen ein Dokument übernehmen. In den weiteren Aufteilungszeilen kann kein anderes Dokument hinzugefügt werden, ansonsten wird die gleiche Meldung angezeigt.

Hinweis

Wird zu einer Splittbuchung (durch Drag & Drop, BMD Scan oder über Dokumente zuordnen) ein Dokument archiviert bzw. auf die Buchung übernommen, so wird dieses Dokument immer der gesamten Splittbuchung zugeordnet. Es ist nicht möglich, ein Dokument auf eine einzelne Splitt-Aufteilungsbuchung zu übernehmen.

Hinweis

Es gibt auch die Möglichkeit, die Kostendaten ebenfalls ins Archiv zu schreiben. Dafür muss im Paket CRM unter Allgemeinen CRM Parameter → BMD DMS im Punkt "FIBU/KORE" der Parameter "Übernahme KORE-Zuordnung" auf "Ja" gestellt werden. Dieser Parameter bewirkt auch, dass nachträgliche Änderungen der Kostendaten auf den Buchungen ebenfalls im Archiv geändert werden.

5. Weitere Varianten zum papierlos Buchen

5.1. Ordner im BMD Scan auswählen

Unter dem Punkt Verbuchen über den BMD Scan wurde bereits beschrieben, wie Belege über den BMD Scan verbucht werden, wenn diese vorab in der Belegablage Databox hochgeladen worden sind. Das Arbeiten über die integrierte Belegablage Databox im Buchen ist unsere empfohlene Vorgehensweise. Weitere Informationen entnehmen Sie unter dem Punkt Verbuchen über die Databox im Buchen.

Wenn Sie die Dokumente vorab nicht in die Belegablage Databox hochladen möchten und die Dokumente in einem Ordner speichern, kann der Ordner im BMD Scan für die Verbuchung ausgewählt werden.

In diesem Fall steigen Sie über Buchen → Papierlos Buchen in den BMD Scan ein.

Damit Ihnen der richtige Ordner mit den zu buchenden Dokumenten angezeigt wird, muss dieser zuerst über folgendes Symbol ausgewählt werden:

Anschließend können Sie den Ordner auswählen, wo die Dokumente zwischengespeichert worden sind.

Die OCR-Erkennung muss über diese Variante manuell angestoßen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter OCR-Erkennung.

5.2. Dokument mittels Drag & Drop nachträglich zuordnen

Ist beim Buchen vergessen worden, das Dokument zu archivieren, kann es ganz einfach nachträglich mittels Drag & Drop (einfaches Ziehen und Fallenlassen) im Buchen, am Kontoblatt oder im Journal einer Buchung zugeordnet werden.

Dazu wählen Sie das Dokument im Datei-Explorer oder auch direkt einen E-Mail-Anhang mit der linken Maustaste aus und halten die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie das Dokument auf die gewünschte Buchung, bis die Zeile grün markiert wird und der Mauszeiger sich verändert:

Danach lassen Sie die Maustaste los und das Dokument wird zu der gewünschten Buchung archiviert:

Drag & Drop funktioniert nicht, wenn im Buchungsprogramm die Buchungszeile noch im "Bearbeiten"-Modus ist.

Wenn das Dokument mehreren Buchungen zugeordnet werden soll, müssen die Buchungen davor markiert werden und dann das Dokument mittels Drag & Drop zugeordnet werden.

5.3. Dokumente direkt in der Buchung im Feld "Dokument" zuordnen

Dokumente können auch direkt beim Buchen zugeordnet oder eingescannt werden:

Mit "F4" können bereits gescannte Dokumente oder erhaltene Dokumente zugeordnet werden.
Mit "F8" können direkt beim Buchen Belege eingescannt werden.

Nach Abschluss einer Buchung ist das dazugehörige Dokument (z. B. die Rechnung) an der Buchung angeheftet:

Im Buchungsprogramm kann direkt unter den Bildschirmansichten auf das Kontoblatt oder Journal verzweigt werden. Auch von dort aus haben Sie jederzeit Zugriff auf das Dokument und können mit einem Doppelklick auf das Dokumentensymbol jederzeit geöffnet werden.

Hinweis

In welches Verzeichnis Sie mit F4 gelangen, hängt von den Parametern Archivierungsart sowie Verzeichnis für Archivdokument bzw. Dateiname für Archivdokument ab.

Bei der Einstellung Eingabe Archivdokument im Parameter "Archivierungsart" wird ins Verzeichnis laut Parameter Verzeichnis für Archivdokument gewechselt.

Ist im Parameter "Archivierungsart" die Ausprägung Papierlos Buchen hinterlegt, so wird ins Verzeichnis laut Parameter Dateiname für Archivdokument gewechselt.

Für beide Einstellungen gilt: Ist kein Pfad hinterlegt, wird auf den hinterlegten Pfad im BMD Scan Parameter zugegriffen (BMD Scan → Parameter → Allgemeine (Eigene) Einstellungen für BMD Scan → 4 Papierlos Buchen → Verzeichnis für Belegdatei). Wenn selbst dort nichts hinterlegt worden ist, wird der zuletzt verwendete Pfad vorgeschlagen.

5.4. Import Buchungen mit Dokumenten

Beim Import von Buchungen können ganz einfach auch Dokumente mitübergeben werden. Dazu geben Sie in der Importdatei im Feld "dokument" den gesamten Pfad des Dokuments mit oder wie in der folgenden Abbildung ersichtlich, nur den Dateinamen. Wenn nur der Dateiname mitübergeben wird, müssen die Dokumente im selben Verzeichnis gespeichert sein, wie die Buchungsimportdatei. Nähere Informationen zum Dateiaufbau finden Sie unter Import Buchungen und speziell zum Import von Buchungen mit Dokumenten im Punkt Dokumente.

Aufbau der Datei im Excel:

Ansicht im "Buchungen ansehen":
Der Pfad/Dateiname des Dokuments wird wie in der Importdatei angezeigt und mit einem Klick darauf kann das Dokument geöffnet werden.

Ansicht nach dem Import der Buchungen im Journal:

In der Spalte "Dokument" ist ersichtlich, dass ein Dokument zur Buchung zugeordnet ist:

5.5. Dokumente direkt aus dem Outlook ins BMD Scan übernehmen

Mittels der BMD Office-Add-Ins im Outlook können PDF-Dokumente direkt aus dem Mail in BMD Scan übernommen werden.

Mit dem Punkt "Papierlos Buchen" wird das Dokument in BMD Scan übernommen und kann dann mittels der verschiedenen Verbuchungsmöglichkeiten (ab Seite, bis Seite ...) ins Buchungsprogramm übergeben und dort die zugehörige Buchung vollständig erfasst werden.

Im Hintergrund werden die PDF-Datei(en) aus dem E-Mail im lokalen Temp-Verzeichnis inkl. Metadaten und gegebenenfalls E-Mail, in einem neuen Ordner mit einer eindeutigen ID versehen und zwischengespeichert.

Ansicht im BMD Scan:

Ansicht im Explorer:

Sollten Probleme bei der Überleitung auftreten oder es wurde eine Datei aus dem Ordner gelöscht, so kann der gesamte Ordner nochmals aus dem Explorer entfernt werden und mit dem Add-In "Papierlos Buchen" nochmals übernommen werden. Wurden Anhänge bereits importiert und Sie wählen erneut die Add-In-Funktion "Papierlos Buchen", erscheint eine Abfrage, ob der Import erneut erfolgen soll.

Nach dem Verbuchen der PDF-Datei(en) ist der Ordner wieder leer.

Wird die Funktion bei Dateien ausgewählt, welche im BMD Scan nicht angezeigt werden können (Word, Excel ...), erscheint folgende Hinweismeldung:

Sie könnten jedoch nach dem Erfassen der Buchung auch solche Dateien mittels Drag & Drop auf die Buchung ziehen und somit archivieren. Nähere Informationen im Zusammenhang mit XML-Dateien finden Sie unter XML-Rechnungen/Elektronische Rechnungen.

Achtung!

Die BMD Office AddIns werden nur vom Mailprogramm Outlook unterstützt.

Hinweis

Mit dem Parameter "Mail für BMD Scan exportieren" unter TOOLS → Überblick über alle TOOLS Parameter → 9 BMD Office-Add-Ins → 4 Sonstige Einstellungen kann eingestellt werden, ob die Mail an sich immer exportiert und archiviert werden soll.

Wurde die Einstellung getroffen, dass die E-Mail mitarchiviert werden soll, wird mit Klick auf das Dokumentensymbol auf der Buchung oder mit der Funktion "Dokument ansehen", die PDF-Rechnung geöffnet. Mittels rechter Maustaste → DMS → Dokumente zuordnen kann auch die archivierte E-Mail aufgerufen werden.

Wird am häufigsten mit dem Add-In "Papierlos Buchen" gearbeitet, kann eingestellt werden, dass sofort beim Klick auf die Schaltfläche "BMD Archiv" die Ablageart "Papierlos Buchen" aufgerufen wird. Den Parameter finden Sie unter TOOLS → Überblick über alle TOOLS Parameter → 9 BMD Office-Add-Ins → 2 Funktionen "AddIn Standardfunktion". Diese Einstellung gilt für alle Programme, wo der BMD Archivbutton ersichtlich ist.

6. Nützliche Funktionen

6.1. Funktionen mit rechtem Mausklick

Wird das Dokument mit einem Einfach- oder Doppelklick am Kontoblatt, im Journal oder diversen anderen Bildschirmansichten aufgerufen, öffnet sich die NTCS Dokumentenvorschau (auch wenn es sich beispielsweise um eine Excel-Datei handelt):

Soll das Dokument im Standard-PDF-Programm geöffnet werden (z. B. Adobe Reader ...), kann dies im Parameter unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen → "Zugeordnete Dokumente in Vorschau öffnen" definiert werden.

Außerdem stehen Ihnen mit der rechten Maustaste → DMS folgende Funktionen zur Verfügung:

Dokument ansehen

Das Dokument wird zum Ansehen im Standard-PDF-Programm (z. B. Adobe Reader) geöffnet (unabhängig vom oben genannten Parameter). Eine Excel-Datei würde beispielsweise sofort im Excel aufgerufen werden.

Dokument bearbeiten

Das Dokument wird zum Bearbeiten im BMD Scan geöffnet.

Ob das Dokument mit BMD Scan geöffnet oder mit einem PDF-Reader angezeigt wird, kann im Parameter unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan mit dem Parameter "Öffnen PDF-Dokumente mit BMD Scan" bestimmt werden.

Dokumente in Vorschau anzeigen

Das Dokument wird zum Ansehen in der Dokumentenvorschau geöffnet (unabhängig vom oben genannten Parameter).

Diese Vorschau kann über das Burger-Menü als eigenständiges Fenster gekennzeichnet werden. Das hat den Vorteil, dass beim Wechseln auf eine andere Buchung auch sofort das Dokument dieser Buchung in der Vorschau angezeigt wird, ohne diese nochmal neu öffnen zu müssen.

Hinweis

Diese Vorschau kann auch aufgerufen werden, wenn die Dokumente über den Import der FIBU inkl. FIBDOC eingespielt wurden. Nähere Informationen siehe Ablauf Import/Export Dokumente auf der Buchung.

Dokumente zuordnen

Die Dokumentenzuordnung kann bearbeitet werden. Über die gelben Pfeile können zusätzliche Dokumente zugeordnet, aber auch von einer Buchung entfernt werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Dokumente bereits archiviert sind.

Nähere Informationen finden Sie unter Archivierte Dokumente zu einer Buchung zuordnen bzw. von einer Buchung entfernen.

Hinweis

Das Fenster für die Dokumentenzuordnungen ist leer, wenn keine Dokumente zugeordnet oder die Dokumente über den Import der FIBU inkl. FIBDOC eingespielt worden sind, da in dem Fall die Dokumente nicht im Archiv, sondern im Mandantendokumentenpfad abgelegt worden sind. Nähere Informationen siehe Ablauf Import/Export Dokumente auf der Buchung.

Zu Dokument in DMS

Es öffnet sich die Dokumentenliste.

Nähere Informationen finden Sie unter Dokumentenliste.

Hinweis

Die Dokumentenliste kann nicht aufgerufen werden, wenn die Dokumente über den Import der FIBU inkl. FIBDOC eingespielt worden sind, da in dem Fall die Dokumente nicht im Archiv, sondern im Mandantendokumentenpfad abgelegt worden sind. Nähere Informationen siehe Ablauf Import/Export Dokumente auf der Buchung.

Dokument versenden

Das Dokument kann versendet werden.

Neues Dokument


Dateisystem	Ein neues Dokument kann aus dem Datei-Explorer eingefügt werden.
BMD Scan	Ein neues Dokument kann aus dem BMD Scan einfügt werden.

DMS

Achtung!

Das Format "Portfolio PDF" wird aktuell in der Dokumentenvorschau noch nicht unterstützt.

6.2. Weitere Seite(n) zu bereits archiviertem Dokument hinzufügen

Ziehen Sie mittels Drag & Drop ein weiteres Dokument auf eine Buchung, wird dieses als zweites, eigenes Dokument archiviert.

Soll eine weitere Seite zu einem bereits archivierten Dokument angefügt werden, wird das am besten per rechten Mausklick DMS → Dokumente in Vorschau anzeigen, durchgeführt.

Mit der Funktion "Bearbeiten" wird der weitere Reiter "ANFÜGEN/EINFÜGEN" eingeblendet, wo Sie diverse Funktionen zum Hinzufügen von Dateien aufrufen können:

Wurde das gewünschte Dokument hinzugefügt und Sie schließen die Dokumentenvorschau, erscheint folgende Meldung:

Wählen Sie "Archivieren", erscheint eine Abfrage, ob das bestehende Dokument versionisiert oder überschrieben werden soll:

6.3. Archivierte Dokumente zu einer Buchung zuordnen bzw. von einer Buchung entfernen

Wird mit rechter Maustaste → DMS der Punkt "Dokumente zuordnen" aufgerufen, öffnet sich ein zweigeteiltes Fenster. Auf der linken Seite sehen Sie alle Dokumente, welche auf diesem Lieferanten archiviert sind und auf der rechten Seite, alle Dokumente, welche der aktuellen Buchung zugeordnet sind.

Mit den Pfeiltasten in der Mitte des Fensters kann das ausgewählte Dokument von links nach rechts übernommen werden. Somit wird ein Dokument dieser Buchung zugeordnet.

Wird von rechts nach links ein Dokument übernommen, wird ein Dokument von der Buchung entfernt.

6.4. Verschieben/Kopieren von Dokumentenzuordnungen

Mit Drag & Drop (einfaches Ziehen und Fallenlassen) kann ein Dokument (am Kontoblatt oder im Journal) ganz einfach mit der Maus auf eine andere Buchung gezogen werden. Dabei wird das Dokument entweder auf die zweite Buchung KOPIERT oder VERSCHOBEN:

Sobald Sie die Maustaste loslassen, erhalten Sie folgende Abfrage:

Halten Sie beim Ziehen der Dokumentenzuordnung die Strg-Taste gedrückt, wird die Dokumentenzuordnung kopiert und mit der Umschalt-Taste verschoben.

6.5. Dokumente aus NTCS in den Explorer ziehen mittels Drag & Drop

Genauso wie ein Dokument vom Explorer mit Drag & Drop auf eine Buchung gezogen und somit archiviert werden kann, funktioniert auch der umgekehrte Weg.

Es besteht die Möglichkeit, bereits im DMS archivierte Dokumente per Drag & Drop in ein lokales Verzeichnis zu kopieren. Sie können das gewünschte Dokument vom Kontoblatt, Journal, der Kontenliste, der Dokumentenübersicht etc. selektieren und per Drag & Drop in das gewünschte Verzeichnis ziehen.

6.6. Hinterlegung von Dokumenten am Konto

Am Kontostamm selbst gibt es ebenfalls die Möglichkeit Dokumente zu hinterlegen.

"Ziehen" Sie ein Dokument in den "Kopfbereich" eines Kontos (in den unten rot markierten Rahmen) wird das Dokument automatisch archiviert. Diese Möglichkeit kann beispielsweise bei Leasingverträgen, Kreditverträgen oder speziellen Vereinbarungen mit Ihren Kunden bzw. Lieferanten sehr praktisch sein. Das Dokument bleibt auch in den Folgejahren gespeichert. Dazu steht Ihnen der Parameter Jahresübernahme Dokumente zur Verfügung.

Das Lupensymbol auf der rechten Seite zeigt, dass ein (oder mehrere) Dokument(e) hinterlegt wurde(n). Ein Klick darauf öffnet das Dokument:

Ebenso ist es unter Stammdaten → Konten möglich, ein Dokument direkt in der Kontenliste auf ein Konto zu ziehen oder direkt im Buchungsprogramm in der Konteninfo:

Möchten Sie ein Dokument wieder entfernen, muss im Kontenstamm die Dokumentenzuordnung entfernt werden.

Sachkonto:

Personenkonto (Kunde/Lieferant):

Sind bei einer Buchung oder auf einem Konto mehrere Dokumente hinterlegt, werden Sie beim Aufruf abgefragt, welches Dokument Sie aufrufen möchten:

Hinweis

Beim papierlosen Buchen werden die Dateiformate PDF und TIF unterstützt. Wir empfehlen Ihnen die Verwendung von PDF-Dokumenten.
Am Konto selbst kann jegliche Art von Dateityp archiviert werden (z. B. Word-, Excel-Dokument usw.)

Die am Kontenstamm hinterlegten Dokumente werden auch in der Saldenliste angezeigt:

Auch hier können noch zusätzlich Dokumente mittels Drag & Drop auf die Konten übernommen werden.

In der OP-Liste sind am Kunden/Lieferanten hinterlegte Dokumente ebenso ersichtlich. Zusätzlich können auch die Dokumente auf den Buchungen jederzeit aufgerufen werden:

6.7. Nützliche Funktionen im BMD Scan:

6.7.1. Anfügen/Kopieren/Verschieben von Dokumenten im BMD Scan

Es gibt die Möglichkeit (wie im Windows), mit der Maus ausgewählte Seiten zu kopieren oder auszuschneiden und bei einem anderen Dokument oder im selben Dokument an anderer Stelle einzufügen.

Ziehen Sie ein Dokument im Datei-Explorer mittels Drag & Drop auf ein anderes Dokument, so erhalten Sie die Abfrage, ob das gewählte Dokument auf das jeweils andere kopiert oder verschoben werden soll:

Handelt es sich um ein PDF/A oder ein signiertes Dokument, ist jegliche Bearbeitung standardmäßig inaktiv, somit auch diese Funktionen. Wollen Sie das Dokument trotzdem bearbeiten, gibt es in der gelben Leiste oberhalb des Dokuments die Schaltfläche "Bearbeitung aktivieren".

Hinweis

Passwortgeschützte, digital signierte und PDF/A-Dokumente dürfen im BMD Scan nicht verändert werden! Das sind jene Dokumentarten, welche auch ohne BMD Scan, z. B. im Adobe ebenfalls nicht verändert werden dürfen.

Sollte es notwendig sein, dass solche Dokumente trotzdem immer bearbeitbar sind, kann dies in den BMD Scan-Parametern unter Allgemein → "Bearbeitung von PDF/A Dokumenten erlauben" bzw. "Bearbeitung von signierten Dokumenten erlauben" eingestellt werden.

Achtung: Eine eventuelle Signatur am Dokument wird dabei ungültig!!

6.7.2. Bis Seite X splitten

Mittels der Splitt-Funktion werden Seiten in einem Dokument getrennt, neue Dateien aus einzelnen Seiten erstellt oder per Barcode oder QR-Code gesplittet. Per Dropdown-Liste kann eine Funktion ausgewählt werden:

Werden mehrere Seiten markiert, wird aus allen markierten Seiten ein Dokument erstellt. Es wird nicht aus allen markierten Seiten automatisch jeweils eine Datei erzeugt.

6.7.3. Stempeln eines Belegs im BMD Scan

Mit dem Dropdown-Feld "Stempel" können Stempel angelegt und verwaltet werden. Hier kann ein Datensatz mittels F4 angelegt und bearbeitet werden bzw. in den Stempeleinstellungen im BMD Scan. Nach Neuanlage eines Stempels kann mittels der Dropdown-Funktion der jeweilige Stempel ausgewählt werden. Mittels der Funktion "Stempel anwenden" wird der in der Funktion "Stempel" ausgewählte Stempel angewendet.

In den BMD Scan-Parametern können in den Ablageeinstellungen für jede Ablageart eigene Stempel hinterlegt werden.

Hinweis

Passwortgeschützte, digital signierte und PDF/A-Dokumente dürfen im BMD Scan nicht verändert werden! Das sind jene Dokumentarten, welche auch ohne BMD Scan, z. B. im Adobe, ebenfalls nicht verändert werden dürfen.

Sollte es notwendig sein, dass solche Dokumente trotzdem immer bearbeitbar sind, können Sie das in den BMD Scan-Parametern unter Allgemein → "Bearbeitung von PDF/A Dokumenten erlauben" bzw. "Bearbeitung von signierten Dokumenten erlauben" einstellen.

Achtung: Eine eventuelle Signatur am Dokument wird dabei ungültig!!

Achtung!

Bei elektronischen Rechnungen (XML-Format) und signierten/schreibgeschützen Dokumenten führt das Stempeln/Verwenden von Annotationen zu Problemen! Da die Verwendung von elektronischen Rechnungen und signierten Dokumenten immer mehr zunimmt, raten wir von der Verwendung von Stempeln/Annotationen am Dokument ab.

7. Dokumentenübersicht

Eine weitere Möglichkeit, um die Dokumente anzusehen und wiederzufinden bietet die Dokumentenübersicht. Der Einstieg in die Dokumentenübersicht erfolgt über CRM → DMS → Dokumentenübersicht. Diese Ansicht kann verwendet werden, um Dokumente z. B. über die Person, die Kategorie (Buchungssymbol) etc. zu suchen. Im Normalfall suchen und finden Sie die Dokumente in der FIBU am Kontoblatt, im Journal, auf der Saldenliste usw.

Ansicht nach Kunden/Lieferanten:

Ansicht nach Kategorien:

Über den Punkt "Ansicht" stehen Ihnen außerdem weitere Reiter zur Verfügung, z. B. der Reiter "Sachkonten". Welche Reiter unter "Ansicht" zusätzlich zur Verfügung stehen, können Sie in den Parametern unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → DMS → 9 - Layouteinstellungen definieren.

Ansicht nach Sachkonten:

Hinweis

Als zusätzliche Info können die Spalten "BS" für Buchungssymbol, "BelegNrFIBU" und "FIBU-Nr" eingeblendet werden.

8. DMS-Vorschlagswerte

Existieren zu einer Firma 2 Archive, so kommt beim papierlosen Buchen bei jedem Dokument eine Abfrage, in welches Archiv das Dokument archiviert werden soll.

In diesem Fall kann unter CRM → DMS → DMS-Vorschlagswerte hinterlegt werden, in welches Archiv die Dokumente beim papierlosen Buchen abgelegt werden sollen.

In den DMS-Vorschlagswerten können auch eine Kategorie und ein Betreff für die Archivierung hinterlegt werden. Dieser Vorschlagswert wird nur herangezogen, wenn bei der Dokumentenherkunft "FIBU - Buchen" eingetragen ist. Erfolgt hier keine Hinterlegung, werden als Kategorie das Buchungssymbol und als Betreff der Buchungstext herangezogen.

Beim Betreff können mit dem Symbol

verschiedene Platzhalter hinterlegt werden:

Diese Platzhalter werden dann automatisch durch die richtigen Werte ersetzt. Es können auch mehrere Platzhalter mit Leerzeichen getrennt hinterlegt werden. ("DMS Name" und "DMS Matchcode" funktionieren aus der FIBU nicht!)

Beispiel:

= z. B. 2014 ER146/2

Sollen nur die DMS-Vorschlagswerte, wie z. B. Betreff berücksichtigt werden, ist die Hinterlegung des Archivs auf den Vorschlagswerten nicht zwingend, da diese automatisch aus der Firmen-Archiv-Zuordnung ermittelt wird.

Hinweis

Bei der Verwendung von Barcodes gibt es dazu folgende Ausnahme: Wird ein Dokument mit Barcode, aber ohne weitere Beschlagwortung ins Archiv importiert und eine Buchung mit diesem Barcode gebucht, so ordnet die NTCS beim Speichern der Buchung die Dokumente mit dem Barcode automatisch der Buchung zu und die Dokumente werden mit den Daten der Buchung neu beschlagwortet. Dazu finden Sie unter Buchen → Archiv den Parameter Dokumentenermittlung lt. Barcode.

9. Automatisches Verarbeiten der Rechnungsmerkmale

Erfahrungsgemäß wird das Arbeiten elektronischen Rechnungen/XML-Rechnungen (z. B. ebInterface, ZUGFeRD ...) bzw. QR-Code empfohlen, da mit dieser Methode die Werte direkt aus der XML-Datei bzw. aus dem QR-Code ausgelesen werden und somit eine 100%ige Trefferquote gegeben ist.

Sind diese beiden Methoden nicht möglich, kann mit der OCR-Erkennung gearbeitet werden. Diese Methode hat jedoch eine geringere Trefferquote und die erkannten Werte müssen unbedingt einer Kontrolle unterzogen werden.

Für den Standardablauf des papierlosen Buchens ist es nicht notwendig im BMD Scan-Parametereinstellungen zu ändern, diese sind nur bei individuellen Fällen notwendig.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, die OCR-Erkennung im Hintergrund mittels eines Stapels bzw. bei Verwendung der Databox bei den Dokumenten in der Databox durchführen zu lassen.

Nähere Informationen finden Sie unter OCR-Erkennung aller Dateien in einem Verzeichnis bzw. OCR-Erkennung in der Databox.

Wir empfehlen, vorab laut untenstehender Anleitung zu testen, wie hoch die Trefferquote bei Ihren Dokumenten mit der OCR-Erkennung ist bzw. ob gegebenenfalls eine Anlage von Regeln notwendig wird. Außerdem ist eine Kontrolle der ausgelesenen Daten unumgänglich!

9.1. XML-Rechnungen/Elektronische Rechnungen

Bei speziellen elektronischen Rechnungen (z. B. ebInterface, ZUGFeRD, …) ist eine XML-Datei im PDF enthalten und es werden die Werte von der Rechnung in BMD Scan für die Weiterverarbeitung im BMD NTCS ausgelesen.

Weiters gibt es PDF-Rechnungen, bei denen zusätzlich eine XML-Datei mit gleichem Dateinamen enthalten ist. Werden das PDF-Dokument und die XML-Datei im selben Verzeichnis gespeichert, so werden auch bei dieser Variante die Werte von der Rechnung für die Weiterverarbeitung im BMD NTCS angezeigt.

Elektronische Rechnungen können in der ER-Kontrolle außerdem im Fenstermenü unter "ER-Kontrolle" → Neu aus elektronischer Rechnung aufgerufen werden.

Für das papierlose Buchen mit elektronischen Rechnungen wird im BMD Scan nur die PDF-Datei ausgewählt. Liegt die dazugehörige XML-Datei im gleichen Verzeichnis und hat sie die gleiche Bezeichnung, werden automatisch die Rechnungsdaten aus der XML-Datei übernommen. Diese XML-Datei wird beim papierlosen Buchen ebenfalls archiviert und in die PDF-Datei eingebettet. Die eingebettete (ins PDF eingefügte) XML-Datei ist in den Anlagen des Dokuments beispielsweise über die Dokumentenvorschau ersichtlich und kann von hier aus jederzeit geöffnet werden:

Kann die XML-Datei nicht in die PDF-Datei eingebettet werden, da es sich bei der PDF-Datei beispielsweise um eine Datei im PDF/A -Format oder eine signierte PDF-Datei handelt, wird diese Datei als eigene Datei archiviert. Auf der archivierten XML-Datei wird das Kennzeichen "Verdeckt" gesetzt. Somit wird bei einem Doppelklick auf das Dokumentensymbol nur das PDF angezeigt. Im Archiv ist die XML-Datei jedoch immer ersichtlich.

Hinweis

Ob die XML-Datei in die PDF-Datei eingebettet werden kann, hängt außerdem mit dem Parameter PDF-Typ im BMD Scan → Parameter → Allgemeine oder Eigene Einstellungen für BMD Scan → 2 - Speichereinstellungen, zusammen. Mit den Einstellungen "Standard" oder "PDF/A3 - A" kann die XML-Datei in die PDF-Datei eingebettet (eingefügt) werden.

Hinweis

Sie können auch Ihre eigenen Rechnungen aus der Warenwirtschaft oder LEA als XML-Rechnung oder mit einem QR-Code erstellen. Nähere Informationen dazu finden Sie unter XML-Rechnungen mit der NTCS LEA oder Erstellen EDI-/XML-Rechnung.

Hinweis

Wird in XML-Rechnungen oder elektronischen Rechnungen ein Buchungstext mitgegeben und dieser soll nicht ins Buchungsprogramm übergeben werden, kann das mittels Parameter deaktiviert werden.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Archiv → Buchungstext verarbeiten

9.2. QR-Code auf Belegen

Manche Dokumente weisen bereits einen QR-Code (Quick Response = schnelle Antwort) auf. Dieser kann sofort zum Auslesen der wichtigsten Daten verwendet werden:

Mit der Funktion QR-Code-Erkennung kann BMD Scan einen auf der Rechnung vorhandenen QR-Code auslesen und die oben markierten Felder befüllen. Diese Werte können mit F8 direkt in die Buchungszeile übernommen werden.

Hinweis

Der rot markierte Bereich im BMD Scan kann manuell vergrößert bzw. verkleinert werden. Bei der Höheneinstellung gibt es definierte Mindest- und Maximalhöhen, welche nicht unter- bzw. überschritten werden dürfen, da der BMD Scan sonst wieder auf die ursprüngliche Höheneinstellung zurückfällt.

9.3. OCR-Erkennung

Nähere Details zum BMD Scan finden Sie unter BMD Scan.

OCR steht für Optical Character Recognition, also Texterkennung in Bildern. Wird die Funktion OCR-Erkennung gestartet, so analysiert BMD Scan das Dokument auf enthaltene Texte. Diese Variante ist nicht ganz so zuverlässig wie die der elektronischen Rechnungen (z. B. ebInterface etc.) oder der QR-Code.

Eine Kontrolle ist immer notwendig!

Die OCR-Erkennung wird laufend verbessert und stellt ein Hilfetool bei der Verarbeitung von digitalen Belegen in der papierlosen Buchhaltung dar. Wir unterscheiden dabei zwischen der OCR-Erkennung anhand von Heuristiken (Programm erkennt die Merkmale) und der OCR-Erkennung anhand von einmal in der Datenbank angelegten Vorlagen.

9.3.1. Voraussetzungen eines Dokuments für die OCR-Erkennung

Beachten Sie unbedingt die Systemvoraussetzungen: Papierlos Buchen und Voraussetzung OCR-, QR- und Barcode.

Um eine bestmögliche Erkennungsrate erzielen zu können, wird bei eingescannten Rechnungen eine Auflösung von 300*300 dpi empfohlen.

Wir empfehlen das Dokument in Schwarz/Weiß zu scannen. In Graustufen zu scannen ist grundsätzlich möglich, jedoch haben Sie hier Nachteile gegenüber Schwarz/Weiß. Wenn es sich um eine sehr flache bzw. extrem helle Graustufe handelt, erhalten Sie vermutlich nicht die gewünschte Erkennungsrate (vor allem in Kombination mit einer zu geringen Auflösung → beispielsweise 150 dpi Graustufen).

Es können zwar auch farbige Dokumente verarbeitet werden, jedoch können bei der Konvertierung Informationen verloren gehen (z. B. durch Markierungen mit Textmarker, …) außerdem benötigen farbige Dokumente mehr Speicherplatz.

Können die OCR-Daten nicht oder nur schlecht ausgelesen werden, sollte die Auflösung des Dokuments überprüft werden.

Im Idealfall erhalten bzw. versenden Sie die Rechnungen bereits als PDF-Datei, was erfahrungsgemäß die Genauigkeit der OCR-Erkennung erleichtert.

OCR-aufbereitete Dokumente erhöhen die Trefferquote und Geschwindigkeit der OCR-Erkennung deutlich.

Für ein schnelles und genaues Verarbeiten der OCR-Erkennung sind erfahrungsgemäß eigens geschaffene Dokumentenscanner und die schon vielfach mitgelieferten Bildverbesserungsprogramme entscheidend. Die Funktionsweise der Bildverbesserungssoftware und eine Aufstellung von einigen Vorschlägen von Dokumentenscannern finden Sie im Dokument Übersicht über Scanner für die perfekte Digitalisierung von Dokumenten.

9.3.2. Ablauf

Die Funktion OCR-Erkennung führt auf dem ausgewählten Dokument eine Texterkennung bzw. optische Zeichenerkennung durch. Per Dropdown-Liste können alle geladenen oder markierten Dokumente im Datei-Explorer gesamt erkannt werden. Im Explorer wird das Ergebnis mit Farbpunkten dargestellt.

Kennzeichen für die Erkennung von Daten, z. B. aufgrund der OCR-Erkennung:

Die OCR-Erkennung bzw. die QR/Barcodeerkennung war erfolgreich.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR/Barcodeerkennung konnte nicht alle Werte ermitteln.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR/Barcodeerkennung schlug fehl.

Die Datei ist im Bearbeitungszustand.

Die Dokumentenansicht ist mit einer gelben Informationsleiste ausgestattet. Diese Informationsleiste gibt Auskunft zum Dokument, zur OCR-Erkennung oder zu Fehlern am Dokument.

Bei der OCR-Erkennung sagt die gelbe Informationsleiste oberhalb des Dokuments aus, ob die OCR-Daten aufgrund der heuristischen Suche oder anhand einer Vorlage gefunden wurden:

Das OCR-Ergebnis kann mit Klick auf das Symbol

angezeigt werden. Nach Klick auf dieses Symbol öffnet sich eine Textdatei (.txt), in der ersichtlich ist, was tatsächlich als Text im Bild der Rechnung ausgelesen werden konnte.

Hinweis

Konnten die OCR-Daten nicht oder nur schlecht ausgelesen werden, sollten Sie unbedingt die Auflösung überprüfen.
Im Idealfall erhalten bzw. versenden Sie Rechnungen bereits elektronisch, was erfahrungsgemäß die Genauigkeit der OCR-Erkennung erleichtert.

Hinweis

Erfahrungsgemäß kann es vorkommen, dass fremdsprachige Rechnungen z. B. mit Fremdwährung CHF nicht vollständig erkannt werden. Dazu kann man, bevor eine OCR-Kennung gestartet wird, über den Punkt OCR-Erkennung → Eingebettete Texte bei OCR-Erkennung ignorieren auswählen.

Dann werden diese eingebetteten Texte bei der OCR-Erkennung nicht berücksichtigt.

9.3.3. Varianten der OCR-Erkennung

9.3.3.1. OCR-Erkennung anhand von Heuristiken (automatisch durch BMD)

Heuristik bedeutet mit begrenztem Wissen und wenig Zeit dennoch so viel Informationen wie möglich aufzufinden. Dabei handelt es sich um das automatische Auslesen der Rechnung anhand fix programmierter Erkennungsmerkmale.

Es sollen so viele Merkmale wie möglich (UID-Nr., Belegnummer, Rechnungsbetrag u. v. m.) automatisch vom Programm BMD Scan anhand der Heuristiken erkannt werden. Diese Merkmale müssen anschließend nach der Blickkontrolle, sofern sie mit den Informationen am Beleg übereinstimmen, nur mehr in die FIBU übernommen werden. Im Idealfall wird ein fertiger Buchungssatz vorgeschlagen, weil das Konto aufgrund der UID-Nr. erkannt wurde, das Gegenkonto aufgrund des Personenkonto-Vorschlagskontos ermittelt werden konnte, und die restlichen Buchungsinfos (z. B. Steuercode, Prozentsatz, Text) können aufgrund von Vorschlagswerten übernommen werden.

Da jedoch je Konto nur ein Vorschlag-Gegenkonto hinterlegt werden kann, müssen Splittbuchungen manuell vorgenommen werden.

Hinweis

Die Dokumentenansicht ist mit einer gelben Informationsleiste ausgestattet. Diese Informationsleiste gibt Auskunft zum Dokument, zur OCR-Erkennung oder zu Fehlern am Dokument.

Die Stellen, an denen die OCR-Erkennung Merkmale des Beleges ermittelt hat, werden gelb markiert.

Falls bei der Blickkontrolle festgestellt wird, dass eines der Merkmale nicht richtig oder gar nicht erkannt worden ist, können unterhalb des Explorers die OCR-Werte bearbeitet werden. Das kann entweder manuell (einfach überschreiben) oder, wenn mehrere OCR-Daten zu einem Merkmal erkannt wurden, mit der Combobox (Drop-Down-Pfeil neben dem jeweiligen Merkmal) durchgeführt werden.

Manche Informationen wie z. B. die ZV-Zahlungsreferenz werden nicht von der OCR-Erkennung ermittelt. Diese können direkt mit der Maustaste auf der Rechnung markiert und danach ausgewählt werden. Dann wird das ausgewählte Feld mit dem markierten Bereich befüllt. Diese Funktion kann auch bei nicht erkannten OCR-Merkmalen ausgeführt werden.

Aufgrund der eigenen UID-Nummer am Firmenstamm erkennt das Programm beim Auslesen der Daten die eigene UID-Nummer. Somit wird nur die fremde UID-Nummer vorgeschlagen.

Deshalb wichtig:

In das zu gewünschte Programm einsteigen (z. B. Buchen, ER-Kontrolle …).
In die richtige Firma wechseln.
Danach unter Funktionen → Papierlos Buchen/BMD Scan aufrufen.

Es öffnet sich das BMD Scan, die Firmennummer wird vom Buchungsprogramm übergeben und auch gleich die richtige Ablagert wurde eingestellt.

Auch bei Konzernen, in denen es mehrere eigene UID-Nummern gibt, können diese eigenen UID-Nummern von der OCR-Erkennung ausgeschlossen werden.

Bei Schweizer Buchhaltungen wird zusätzlich zur Steuernummer auch noch die UnternehmensID ins BMD Scan übergeben, sodass diese ebenfalls ausgeschlossen werden kann.

Wurden OCR-Werte gespeichert, sind diese in der Dokumentenansicht grün markiert und können nun in die BMD FIBU weiterverarbeitet werden.

Hinweis

Hinweis

Im Buchungsprogramm unter Extras → FIBU-bezogene/Allgemeine Einstellungen → Archiv → Beleg-Nr verarbeiten kann definiert werden, ob die von der OCR-Erkennung ausgelesene Rechnungsnummer ins Feld "Belegnummer" oder "Externe Belegnummer" übernommen werden soll.

9.3.3.2. Splitten von Stapelrechnungen anhand der Heuristik

Stapelrechnungen sind beispielsweise einzelne PDF-Dokumente (Rechnungen), welche in einem PDF unterschiedliche Rechnungen von verschiedenen Lieferanten enthalten.

Ein PDF wird anhand der Heuristik in mehrere PDFs gesplittet und anschließend werden die OCR-Daten ausgelesen.

Die Heuristik erkennt beispielsweise anhand unterschiedlicher Rechnungsnummern, UID-Nummern und IBANs auf den verschiedenen Seiten, dass dies eine neue Rechnung ist, und splittet somit die Seiten.

In der folgenden Abbildung sehen Sie drei unterschiedliche Rechnungen in einem PDF-Dokument. Die Seite zwei zeigt eine zweiseitige Rechnung.

Anschließend führen Sie die OCR-Erkennung durch. Dabei werden die PDF-Seiten in einzelne PDF-Dokumente gesplittet und die OCR-Erkennung wird durchgeführt.

Hinweis

In den BMD Scan-Parametereinstellungen kann definiert werden, ob nach einem Splitt mit Vorlagen die Originaldatei (mit den Stapelrechnungen) beibehalten werden soll. Der Parameter Originaldatei nach Split (automatisch und/oder mit Vorlagen) beibehalten ist im BMD Scan unter Parameter → OCR-Erkennung zu finden.

Es kann ebenfalls definiert werden, ob eine Stapelrechnung automatisch gesplittet werden soll. Dazu steht Ihnen unter "OCR-Erkennung" der Parameter Automatisches Splitting der Dokumente zur Verfügung.

Hinweis

Achtung: Eine eventuelle Signatur am Dokument wird dabei ungültig!!

Nun können die OCR-Daten für die FIBU weiterverwendet werden.

Hinweis

Mit diesen Tools wird eine Unterstützung im Arbeitsalltag geboten.
Die Kontrolle auf Richtigkeit der Buchhaltungsdaten ist dennoch notwendig. Eine hundertprozentig richtige OCR-Erkennung kann mit einem Programm nicht garantiert werden.

9.3.3.3. OCR-Erkennung anhand von Vorlagen

Legen Sie Vorlagen nur dann an, wenn bei wiederkehrenden Rechnungen die Rechnungsmerkmale nie erkannt werden bzw. anders erkannt werden, als gewünscht! Am besten ist es, wenn Sie mit der Heuristik arbeiten, da diese laufend verbessert wird und somit die Vorlagen nicht mehr notwendig sind.

Es könnte beispielsweise dann notwendig sein, eine Vorlage anzulegen, wenn bei einer monatlich wiederkehrenden Rechnung immer die angegebene "Belegnummer" anstatt der "Rechnungsnummer" erkannt werden soll.

Die OCR-Erkennung würde in dieser Beispielrechnung die Rechnungsnummer (durch die OCR-Erkennung gelb markiert) erkennen und nicht die Belegnummer:

Hier wäre es hilfreich, eine Vorlage anzulegen. Sobald eine Vorlage gefunden wird, ist diese vorrangig zur automatischen OCR-Erkennung (Heuristik).

Diese Vorlagen werden je Datenbank gespeichert. Das heißt, wenn für einen Lieferanten von Kollegin/Kollege X eine Vorlage erstellt worden ist, profitiert auch Kollegin/Kollege Y bei einem anderen Buchhaltungsmandanten von der existierenden Vorlage.

Anlage einer Vorlage

Eine Vorlage kann unter dem Menüband VORLAGEN angelegt werden.

Bei der Anlage der Vorlage vergeben Sie eine Bezeichnung der Vorlage. Die Bezeichnung einer Vorlage muss eindeutig sein, damit sie in der Datenbank nur einmal vorkommt. Wir empfehlen, z. B. die UID-Nr. als Bezeichnung der Vorlage zu verwenden.

Nach Bestätigung der Bezeichnung kann das Merkmal Kennung für die Vorlage definiert werden:

Kennung

Bei der Anlage einer Vorlage wird zwingend eine Kennung benötigt. Anhand der Kennung wird definiert, bei welchen Rechnungen diese Vorlage bei der OCR-Erkennung verwendet werden soll.

Hinweis

Eine Vorlage sollte nur einmal je Datenbank angelegt werden. Daher empfehlen wir als Bezeichnung und Kennung der Vorlage die UID-Nummer zu hinterlegen (siehe weiter unten "Suchbereich" und "Bezugswert"). Sollte eine Vorlage versehentlich ein zweites Mal angelegt werden, erscheint folgende Meldung:

Sollte dennoch die Bezeichnung zweier Vorlagen unterschiedlich betitelt worden sein, aber es wurde dieselbe Kennung verwendet (z. B. bei Vorlage ATU12345678 wurde die UID-Nr. als Kennung verwendet, nun wird die Vorlage BMD ebenfalls mit dieser UID-Nr. als Kennung angelegt) erscheint folgende Meldung:

Suchbereich

Den Suchbereich (in folgender Abbildung gelb markiert) definieren Sie, indem Sie mit der Maus ein Rechteck aufziehen, wo das Programm nach dem Merkmal (z. B. UID-Nummer des Lieferanten) suchen soll:

Sie definieren also den Bereich auf der Rechnung, in welchem nach der Kennung oder in weiterer Folge nach den weiteren Merkmalen gesucht werden soll.

Bezugswert

Nachdem Sie den Suchbereich bestimmt haben, muss bei der Kennung ein Bezugswert definiert werden. Als Bezugswert für das Erkennen der Rechnung wählen Sie am besten eine eindeutige immer gleichbleibende Bezeichnung auf dem Beleg oder die UID-Nr. aus.

Hinweis

Als Kennung kann ein beliebiger Text festgelegt werden. Erfahrungsgemäß ist jedoch die UID-Nr. eindeutig und sehr empfehlenswert.
Alternativ kann in manchen Fällen, wenn z. B. kein eindeutiger Text als Kennung verwendet werden kann, auch ein Logo (Bild) als Kennung verwendet werden.

Beim Merkmal Kennung muss zwingend ein Suchbereich und ein Bezugswert definiert werden.

Weitere Merkmale einer Vorlage

Die weiteren Merkmale einer Vorlage müssen nicht zwingend definiert werden. Es wird empfohlen, all jene zu definieren, die nicht oder nicht korrekt erkannt wurden, damit die Rechnungsmerkmale bei der OCR-Erkennung schnell, rasch und genau gefunden werden können. Falls beispielsweise bei einem Dokument nur die Rechnungsnummer nicht erkannt werden kann, ist es am besten, bei der Vorlage nur die Kennung und die Rechnungsnummer zu erfassen und den Rest anhand der Heuristik auslesen zu lassen.

Bei allen weiteren Merkmalen ist es möglich, neben dem Suchbereich des Merkmals auch den Bezugstext zu definieren. Als Bezugstext wird beispielsweise ein Text vor einer Nummer gewählt. Bezugstext ist ein Text, nach dem im Suchbereich am Dokument gesucht und mit dessen Hilfe ein Bezugswert gefunden werden soll.

Der Bezugstext dient also dazu, im Programm zu definieren, das beispielsweise nach dem Wortlaut "Re-Nr" die Rechnungsnummer am Dokument angegeben ist.

Beispiele für den Bezugstext:

UID, UID-Nr, Umsatzsteueridentifikationsnummer ...	Danach oder darunter finden Sie die UID-Nr. auf der Rechnung.
Re-Nr, Rechnungsnummer, Nummer, Rechnung-Nr …	Daneben oder darunter ist die Rechnungsnummer angegeben.
Rechnungsdatum, Datum, Rechnungsdat, "Ortsname, am" …	Nach diesem Merkmal steht das Rechnungsdatum.
Gesamtbetrag, Brutto, Gesamt, Rechnungsbetrag, Endbetrag …	In der Nähe dieses Signalwortes ist der Betrag für die Buchhaltung angegeben.
Buchungstext, Text …	Der Wert nach diesem Bezugswert soll als Buchungstext übernommen werden.
IBAN	Danach ist die IBAN angegeben.

Bezugswert

Als Bezugswert wird der tatsächliche Wert, welcher später als OCR-Ergebnis im jeweiligen Merkmal (UID-Nr, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Gesamtbetrag, Buchungstext) übernommen werden soll, erfasst. Dabei kann ein bestimmtes Suchmuster/Format auf der Vorlage eingestellt werden. Der Bezugswert ist dann notwendig, wenn das Datum beispielsweise immer in einem bestimmten Format (JJJJMMTT, JJJJ-MM-TT ...) angegeben wird.

Hinweis

Bei den weiteren Merkmalen wie UID-Nr, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum ... müssen nicht zwingend alle 3 Kriterien definiert werden. Oft reicht schon, wenn der Bezugstext definiert wird, damit zukünftig der gewünschte Wert gefunden werden kann. Da dies jeweils vom Rechnungsdokument abhängig ist, können Sie nach der Hinterlegung des Bezugstextes die Vorlage speichern und die OCR-Erkennung testweise starten, um gegebenenfalls dann noch Nachbesserungen vorzunehmen.

Beim Gesamtbetrag ist es beispielsweise empfehlenswert, keinen Suchbereich zu definieren, sondern nur einen Bezugstext (und ggf. einen Bezugswert), damit im gesamten Dokument nach dem Betrag gesucht wird. So kann als Bezugstext der Wortlaut vor dem Betrag hinterlegt werden. Dann kann auch bei einer mehrseitigen Rechnung der Rechnungsbetrag/Gesamtbetrag erkannt werden.

Hinweis

Damit nicht nach jedem neu erfassten Merkmal "Merkmal speichern" geklickt oder die Abfrage zum Merkmal speichern bestätigt werden muss, kann in den BMD Scan Parametern unter OCR-Erkennung der Parameter "Merkmale bei Vorlagenerstellung autom. Speichern" auf "Ja" gestellt werden.

9.3.3.4. Splitten von Stapelrechnungen anhand von Vorlagen

Um Stapelrechnungen anhand von Vorlagen zu splitten, muss nicht je Rechnungsdokument eine Vorlage existieren. Wird zu einem Rechnungsdokument der Stapelrechnung eine Vorlage gefunden, so wird diese Vorlage angewendet, bei allen anderen Rechnungsdokumenten wird die OCR-Erkennung anhand der Heuristik durchgeführt. Nähere Informationen zu Vorlagen sie OCR-Erkennung anhand von Vorlagen.

Ein PDF wird anhand der Vorlagen in mehrere PDFs gesplittet und anschließend werden die OCR-Daten ausgelesen.

In der folgenden Abbildung sehen Sie drei unterschiedliche Rechnungen in einem PDF-Dokument. Die Seite zwei zeigt eine zweiseitige Rechnung.

Starten Sie die OCR-Erkennung, werden die PDF-Seiten in einzelne PDF-Dokumente gesplittet und die OCR-Erkennung wird durchgeführt.

Hinweis

Achtung: Eine eventuelle Signatur am Dokument wird dabei ungültig!!

Nun können die OCR-Daten für die FIBU weiterverwendet werden.

Hinweis

Mit diesen Tools wird eine Unterstützung im Arbeitsalltag geboten.
Die Kontrolle auf Richtigkeit der Buchhaltungsdaten ist dennoch notwendig. Eine hundertprozentig richtige OCR-Erkennung kann mit einem Programm nicht garantiert werden.

9.4. Verarbeitungsmöglichkeiten für die Buchhaltung

Neben den gewohnten CRM-/Archivmöglichkeiten, um Dokumente zu archivieren, gibt es für die Buchhaltung ebenso einige Varianten. Bei der Ablageart kann die Verarbeitungsmöglichkeit ausgewählt werden. Bei der Auswahl der Ablageart passt sich die Archivierungsfunktion dementsprechend an.

Hinweis

Im Idealfall erhalten Sie in den Folgeprogrammen bereits einen optimalen Buchungsvorschlag, weil BMD Scan die Inhalte der Rechnung ausgelesen hat.

Das Ausgelesen erfolgt aufgrund

eines PDF-Rechnungsdokuments mit einer zusätzlichen dazugehörigen XML-Datei,
des ebInterface-Formats (XML-Datei hängt am PDF) oder
der QR/Barcodeerkennung bzw. der OCR-Erkennung am Dokument.

9.4.1. Papierlos Buchen (aus der Buchungsmaske starten)

Nachdem das Rechnungsdokument im BMD Scan eingelesen und die Werte auf Richtigkeit geprüft wurden, kann das Rechnungsdokument inkl. der erkannten Werte ins Buchen übernommen werden.
Es werden alle erkannten Werte in der Buchungszeile eingefügt und können danach von Ihnen vervollständigt werden.

Hinweis

Es kann beispielsweise anhand der UID-Nummer, Steuernummer oder IBAN (BIC/SWIFT werden nicht berücksichtigt) gleich der Lieferant in die Buchung übernommen werden, sofern eine der ausgelesenen Daten am Lieferanten hinterlegt ist. Nähere Informationen finden Sie unter Kontenermittlung.

Zusätzlich wird die ausgelesene Bankverbindung auf die Rechnungsbuchung übernommen und ist dann in der Spalte "Bank" im Journal, Kontoblatt etc. ersichtlich, wenn man mit der Maus auf das Symbol

zeigt.

Wird aus einer Rechnung eine Kondition ausgelesen, ob über OCR-Erkennung, QR-Code oder weil es sich um eine XML-Rechnung handelt, so wird diese Kondition auf die Buchung übernommen. Die Kondition auf dem Personenkonto wird dabei ignoriert - die Rechnungskondition ist höherrangig!

Wenn am Konto ein Vorschlag-Gegenkonto hinterlegt ist, kann dieser auch sofort in die Buchung übernommen werden, und somit auch die steuerlichen Hinterlegungen von diesem Sachkonto.

Danach erfolgt der Ablauf wie bereits im Punkt Variante 1: Papierloses Buchen aus der FIBU-Buchungsmaske starten erläutert.

9.4.1.1. Kontenermittlung

Das Personenkonto wird beim papierlosen Buchen nur dann vorgeschlagen, wenn das Konto eindeutig aus den elektronischen Rechnungsdaten bzw. OCR-Daten ermittelt werden konnte. Die UID-Nummer des Personenkontos und/oder die IBAN muss eindeutig zuordenbar sein. Erst wenn beide Prüfungen auf das gleiche Konto verweisen, wird das Konto übernommen.

Bei der Kontenermittlung werden auch KuLis berücksichtigt. Wird beispielsweise zu einer UID-Nummer ein Lieferant/Kunde und ein KuLi-Konto gefunden, ist die Ermittlung nicht eindeutig und es wird kein Personenkonto in der Buchungszeile vorgeschlagen.

Wird zur ermittelten UID-Nummer bzw. zur ermittelten IBAN kein Personenkonto gefunden, kann das Konto neu angelegt werden, wobei die ausgelesenen Rechnungsdaten bei der Kontenanlage automatisch vorgeschlagen werden. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Punkt Kontenanlage.

Mehrere Bankverbindungen bzw. neue IBAN auf einer Rechnung

Sind auf einer Rechnung mehrere Bankverbindungen angegeben und wurden diese von der OCR-Erkennung erkannt, kann in der Buchungszeile im Feld "IBAN" mit F4 zwischen den ausgelesenen Bankverbindungen gewechselt werden.

Wird im BMD Scan eine IBAN erkannt, die auf dem Kunden-/Lieferantenkonto noch nicht hinterlegt ist, kann mittels Parameter eingestellt werden, ob Sie das Programm darauf aufmerksam machen soll.

Beim Speichern der Buchung erhalten Sie folgende Abfrage:

Mit der Auswahl "BV anlegen" wird das Fenster für die Anlage einer neuen Bankverbindung geöffnet und die ausgelesene Bankverbindung wird übernommen. Nach dem Speichern wird diese für die spätere Überweisung im Zahlungsvorschlag/Bankeinzug auf die Buchung geschrieben.

Wählen Sie "Ohne BV speichern", so wird die erkannte Bankverbindung verworfen und die Buchung ohne diese IBAN gespeichert.

Mit "Zurück" gelangen Sie zurück zur Buchung und können diese noch verändern.

Neue UID-Nummer auf einer Rechnung

Wird im BMD Scan eine UID-Nummer erkannt und am Lieferantenkonto ist keine hinterlegt, kann mittels Parameter eingestellt werden, ob Sie das Programm darauf aufmerksam machen soll.

Beim Speichern der Buchung erhalten Sie folgende Abfrage:

Mit der Auswahl "Speichern" wird die UID-Nummer auf das Lieferantenkonto übernommen.

Mit "Nicht speichern" wird die UID-Nummer nicht auf das Lieferantenkonto übernommen.

Wollen Sie die Buchung noch einmal überprüfen so klicken Sie auf "Zurück".

9.4.1.2. Kontenanlage

Wird in der Buchungszeile ein Lieferantenkonto mit STRG + 5 oder über die Kontensuche mit F5 angelegt, werden die ausgelesenen Stammdaten aus dem BMD Scan in die Konten-Neuanlage übernommen. Wurde im BMD Scan die UID-Nummer erkannt und es fehlen Name oder Adresse, wird versucht, mittels Compass die Daten zu ergänzen. Haben Sie keine Lizenz für Compass, wird die UID-Prüfung Stufe 2 verwendet.

Bevor die Ergänzung der Daten durchgeführt werden kann, wird geprüft, ob die ermittelte UID-Nummer gültig ist. Nur bei plausiblen UID-Nummern wird die UID-Prüfung Stufe 2 durchgeführt und werden die Stammdaten ergänzt.

Hinweis

Die UID-Nummernprüfung wird mit den Zugangsdaten jener Firma durchgeführt, in welcher das neue Konto angelegt wird.

9.4.1.3. Ermittlung von Prozentsätzen und Steuerbeträgen

Werden vom BMD Scan Prozentsätze und Steuerbeträge aus einer Rechnung ausgelesen, werden diese ins Buchungsprogramm übergeben, sobald Sie das Dokument in die Buchungsmaske übernehmen.

So könnte das beispielsweise auf einer Rechnung aussehen:

Sind mehrere Prozentsätze vorhanden und Sie erfassen ein Gegenkonto in der Buchungszeile, werden die ausgelesenen Werte in einer Prozentaufteilung vorgeschlagen:

Hinweis

Erhalten Sie sofort einen Gegenkontovorschlag, dann ist es jenes Konto, das mit dem jeweiligen Steuercode und ohne Prozentsatz (also mit einer Prozentaufteilung) auf diesem Lieferanten bereits gebucht worden ist. Wäre die Buchung laut Screenshot die erste Buchung mit Prozentaufteilung auf diesen Lieferanten, würde bei der nächsten Buchung mit Prozentaufteilung (aus BMD Scan) das Konto 7770 vorgeschlagen. Gibt es bereits eine oder mehrere Buchung(en) mit Prozentaufteilung(en) auf ein weiteres Sachkonto, dann erhalten sie keinen automatischen Gegenkontovorschlag.

Wird jedoch eine Splittbuchung erfasst, werden die Aufteilungsbeträge pro Zeile nach der Eingabe des Prozentsatzes vorgeschlagen:

Sollte es eine Abweichung der Steuer- bzw. Nettobeträge geben (Toleranz 1 Euro), so werden die Beträge nicht automatisch in der Buchungsmaske vorgeschlagen.

9.4.1.4. Ermittlung von Fremdwährungsbeträgen

Im BMD Scan werden auch Fremdwährungsbeträge erkannt. Wenn in Ihrer Buchhaltung das Fremdwährungskennzeichen gesetzt ist und die erkannte Währung mit der am Konto fixierten Währung übereinstimmt, wird der Fremdwährungsbetrag in die Buchungszeile übernommen. Die korrekte Übernahme der Fremdwährung ist somit abhängig von den Einstellungen am Firmenstamm und in den Kontoeinstellungen.

Wenn z. B. die erkannte Währung nicht mit der am Konto fixierten Währung übereinstimmt, wird keine Währung und kein Betrag übernommen. Wenn kein Konto erkannt wird oder keine fixe Währung hinterlegt ist, wird die im BMD Scan erkannte Währung in die Buchungszeile übernommen.

9.4.2. Vorerfassen Buchungen

Das Dokument inkl. der Rechnungsmerkmale kann auch in das Programm Vorerfassung Buchungen in der FIBU übergeben werden.
Definieren Sie die Ablageart auf "Vorerfassen Buchungen" und verschieben Sie die Datei(en) mit der gewünschten Option:

Möchten Sie die zuletzt verwendete Archivierungsfunktion anwenden, rufen Sie diese mit F8 auf.

Zusätzlich zu den Archivierungsfunktionen wie beim papierlosen Buchen, stehen noch folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

X selektierte Datei(en) verschieben: Die ausgewählten Dateien werden ins Programm "Vorerfassen Buchungen" verschoben.

X verarbeitete Datei(en) verschieben: Alle ausgewählten Dateien werden ins Programm "Vorerfassen Buchungen" verschoben.

X selektierte Datei(en) kopieren: Die ausgewählten Dateien werden ins Programm "Vorerfassen Buchungen" verschoben und bleiben im Explorer erhalten.

X verarbeitete Datei(en) kopieren: Alle ausgewählten Dateien werden ins Programm "Vorerfassen Buchungen" verschoben und bleiben im Explorer erhalten.

X steht als Platzhalter für die Anzahl der ausgewählten Seite(n).

Nachdem die Archivierungsfunktion für das Vorerfassen Buchungen ausgewählt wurde, erscheint ein Abfragefenster, in dem Sie die richtige Firma, FIBU, Periode und das dazugehörige Buch (Kassenbuch, Bankbuch, Eingangsrechnungsbuch, Ausgangsrechnungsbuch) auswählen:

Anschließend öffnet sich das Vorerfassen Buchungen, wo nun die Buchungen weiterverarbeitet werden können, bevor diese Buchungen schlussendlich verbucht werden.

In das Vorerfassen Buchungen können unfertige Buchungssätze übergeben werden. Wenn mehrere Dokumente ins Vorerfassen verschoben werden, haben Sie so einen Überblick, welche Informationen für eine vollständige Buchung noch fehlen. Auch können die vorhandenen Daten vor dem Verbuchen noch bearbeitet werden.

Nähere Informationen zur Weiterverarbeitung finden Sie unter Vorerfassung Buchungen.

Hinweis

Am besten blenden Sie sich in der Feldauswahl die Spalte "Info" ein. In dieser Spalte erhalten Sie die Information, warum ein unfertiger Buchungssatz noch nicht in die FIBU verbucht werden kann.

Hinweis

Wurde das Personenkonto aufgrund der UID-Nummer, Steuernummer bzw. IBAN erkannt (siehe Kontenermittlung), ist es möglich, anhand des am FIBU-Kontenstamm hinterlegten Personenkonto-Vorschlag-Gegenkontos dieses automatisch zu ermitteln. Von diesem Gegenkonto können dann beispielsweise Steuercode und Prozentsatz der Buchung vorgeschlagen werden. Ebenso sind im Vorerfassen Buchungen das Filtern und auch Spalte bearbeiten wie gewohnt möglich.

9.4.3. ER-Kontrolle

BMD Scan

Befinden Sie sich im Fenster ER-Kontrolle, kann unter Funktionen das BMD Scan aufgerufen werden, somit ist als Ablageart die ER-Kontrolle automatisch hinterlegt.

Bei der Ablageart ER-Kontrolle stehen dieselben Archivierungsfunktionen wie für das Vorerfassen Buchungen zur Auswahl.

Mit einem Klick auf die jeweilige Funktion (F8) wird in die ER-Kontrolle gewechselt.

Wird eine der Funktionen (rechts aufgelistet) ausgewählt, so kann anschließend diese Funktion mit "F8" ausgeführt werden.

Verschieben oder kopieren Sie ein Dokument in die ER-Kontrolle, wird anschließend das Fenster für die Erfassung der Eingangsrechnung geöffnet.

Wird mehr als eine Rechnung/ein Dokument in die ER-Kontrolle verschoben, öffnet sich ein Abfragefenster. In diesem werden die Firma und FIBU, in welcher die Dokumente weiterverarbeitet werden sollen, abgefragt:

Anschließend stehen die verarbeiteten Rechnungen mit Dokument in der ER-Kontrolle zur Verfügung:

Elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen können in der ER-Kontrolle auch im Fenstermenü unter "ER-Kontrolle" → "Neu aus elektronischer Rechnung" aufgerufen werden.

Bei speziellen elektronischen Rechnungen (z. B. ebInterface, ZUGFeRD, …) ist eine XML-Datei im PDF enthalten und es werden die Werte von der Rechnung für die Weiterverarbeitung ausgelesen.

Weiters gibt es PDF-Rechnungen, bei denen zusätzlich eine XML-Datei mit gleichem Dateinamen enthalten ist. Werden das PDF und die XML-Datei im selben Verzeichnis gespeichert, so werden auch bei dieser Variante die Werte von der Rechnung für die Weiterverarbeitung im BMD NTCS angezeigt.

Nähere Informationen zur Weiterverarbeitung finden Sie unter ER-Kontrolle.

Hinweis

Wird eine Rechnung in die ER-Kontrolle übergeben, öffnet sich das ER-Kontrolle-Eingabefenster.

Wenn jedoch mehrere Rechnungen in die ER-Kontrolle übergeben werden sollen, muss anhand der UID-Nummer, Steuernummer bzw. der IBAN (BIC/SWIFT werden nicht berücksichtigt) aus dem BMD Scan das Lieferantenkonto in der FIBU ermittelt werden können. Das bedeutet, auch in der Ziel-FIBU muss die UID-Nummer, Steuernummer bzw. die IBAN am Lieferantenkonto in den Stammdaten hinterlegt sein. (Siehe Punkt Kontenermittlung)

Es ist nicht möglich, mehrere Rechnungen ohne Lieferantenkontonummer zu übergeben. Das heißt, wenn aufgrund fehlender UID-Nummer oder Steuernummer bzw. fehlender IBAN im BMD Scan oder in der FIBU oder aufgrund falscher Daten, kein Lieferantenkonto ermittelt werden kann, bleibt das Dokument im BMD Scan stehen und eine entsprechende Meldung wird ausgegeben. Die in der ER-Kontrolle korrekt angelegten Eingangsrechnungen werden verschoben.

Um zu vermeiden, dass aufgrund der fehlenden UID-Nummer oder Steuernummer bzw. der fehlenden IBAN der ER-Kontrolle-Datensatz nicht angelegt werden kann, gibt es in den ER-Kontrolle-Parametern die Möglichkeit, unter "FIBU" ein Standard-Lieferantenkonto zu hinterlegen, welches verwendet werden soll → Lieferantenkonto bei elektronischer Rechnung.

Hinweis

Am besten definieren Sie bei dieser Vorgehensweise einmalig je FIBU die DMS-Archivnummer und DMS-Kategorie in den ER-Kontrolle-Parametereinstellungen.

9.4.4. Dokumentenpool

Der Dokumentenpool dient als zwischenzeitliche Ablage mehrere Dokumente, welche zu einem späteren Zeitpunkt im Buchungsprogramm bzw. der Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden können. Erlaubt sind hierbei die Dateiformate PDF und TIF/TIFF.

Das Dokument inkl. der Rechnungsmerkmale wird in den Dokumentenpool übernommen. In der Bankauszugsverbuchung oder im Buchen (z. B. Kassenbuch) wird mit diesen Werten das Dokument automatisch zugeordnet.

Die automatische Zuordnung von Belegen aus dem Dokumentenpool ist vorwiegend für Einnahmen/Ausgaben-Rechner geschaffen worden.

Folgende Verarbeitungsoptionen stehen für den Dokumentenpool zur Auswahl:

Es stehen dieselben Archivierungsfunktionen wie für das Vorerfassen Buchungen und die ER-Kontrolle zur Auswahl.

Mit einem Klick auf die jeweilige Funktion (F8) wird das gewählte Dokument mit der Beschlagwortung (z. B. OCR-Daten) in den Dokumentenpool übernommen.

Folgende Funktionen stehen im Dokumentenpool zur Verfügung:


Neu	Es können neue Datensätze im Dokumentenpool erfasst werden.
Bearbeiten	Bereits bestehende Datensätze können bearbeitet werden.
Löschen	Beim "Löschen" eines Datensatzes kommt der Hinweis, ob die zugeordneten Dokumenten ebenfalls gelöscht werden sollen: Bei der Funktion "Ohne Dokumente löschen" bleiben die Dokumente im Archiv erhalten und können noch weitverarbeitet werden. Wenn Sie die Ausprägung "Mit Dokumente löschen" ausführen, werden die dazugehörigen Dokumente aus dem Archiv gelöscht. Unter Extras → Allgemeine Einstellungen für Dokumentenpool → Allgemein gibt es den Parameter "Sicherungsverzeichnis für Dokumente". Dort können Sie ein Verzeichnis hinterlegen, in dem die gelöschten Dokumente aus dem Archiv automatisch abgespeichert werden.
Dokument speichern	Über die Funktion "Dokument speichern" kann das Dokument aus dem Dokumentenpool in ein beliebiges Verzeichnis abgespeichert werden.
Dokument verschieben	Falls Dokumente in eine falsche Firma/FIBU verschoben worden sind, finden Sie unter "Dokumentenpool" die Funktion "Dokument verschieben". So können Sie ein oder - mittels Multiselect - auch mehrere Dokumente in eine andere Firma/FIBU verschieben.

Funktionen

DMS

Dokument ansehen	Das Dokument wird zum Ansehen geöffnet.
Dokument bearbeiten	Das Dokument wird zum Bearbeiten geöffnet.
Dokumente in Vorschau anzeigen	Das zugeordnete Dokument wird in einem Vorschaufenster angezeigt.
Dokumente zuordnen	Die Dokumentenzuordnung kann bearbeitet werden. Über die gelben Pfeile können zusätzliche Dokumente zugeordnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Dokumente bereits archiviert sind.
Zu Dokument in DMS	Das Dokument wird in der Dokumentenliste geöffnet.
Neues Dokument aus Zwischenablage	Ein neues Dokument kann aus der Zwischenablage eingefügt werden

Extras
FIBU-bezogene Einstellungen für den Dokumentenpool	Hier können Sie zusätzliche Einstellungen (z. B. Hinterlegung Sicherungsverzeichnis) für die ausgewählte FIBU treffen.
Allgemeine Einstellungen für den Dokumentenpool	Hier können Sie zusätzliche Einstellungen (z. B. Hinterlegung Sicherungsverzeichnis) allgemein treffen.
Status Dokument aktualisieren	Mit dieser Funktion können Sie den Status der Dokumente im Dokumentenpool aktualisieren.

Hinweis

Weiterführende Informationen zum Dokumentenpool und die notwendigen Einstellungen im Buchen oder in der Bankauszugsverbuchung entnehmen Sie bitte der jeweiligen BMD Hilfe unter Finanzbuchhaltung.

Buchen → Dokumentenpool
Bankauszugsverbuchung → Dokumentenpool

Hinweis

Für den Dokumentenpool wird es zukünftig noch weitere Änderungen bzw. Erweiterungen geben.

10. Dokumente exportieren

10.1. Dokumente aus dem Kontoblatt/Journal exportieren

Wenn ein einzelner Beleg zu einer Buchung benötigt wird, kann die jeweilige Buchung (oder mehrere Buchungen mit Strg) markiert werden und mit der rechten Maustaste → "Export Dokumente markierter Buchungen" ausgewählt werden:

Die Dokumente der markierten Buchungen werden in eine Zipdatei gepackt und können entweder in einem Verzeichnis gespeichert oder per Mail verschickt werden. Außerdem können Sie die Zipdatei mit einem Passwort schützen:

Exportiert werden die Dokumente mit den Bezeichnungen "Buchungssymbol_Belegnummer_Belegdatum_Journalnummer(Lfd-Nr).pdf"

Alle exportierten Dokumente können später in der Zipdatei angesehen werden:

Hinweis

Sollen beispielweise alle Belege mit Symbol "ER" größer 10.000 EUR exportiert werden, kann im Journal ein Filter verwendet werden, danach können mit Strg + A alle diese gefilterten Buchungen markiert und anschließend exportiert werden.

10.2. Export/Import der Buchhaltung inklusive der archivierten Dokumente

Wird die Buchhaltung exportiert und zum Beispiel an den Steuerberater geschickt, besteht die Möglichkeit, auch die Dokumente mit zu exportieren.

Nähere Informationen finden Sie unter Ablauf Import/Export Dokumente auf der Buchung.

10.3. Export von Dokumenten für Betriebsprüfung

Für den Export von Dokumenten für die Betriebsprüfung stehen Ihnen verschiedene Varianten zur Verfügung:

Für den Dokumentenexport von gezielten Konten bzw. Buchungen können Sie die Funktion "Export Dokumente markierter Buchungen" verwenden (wie bereits im Punkt Dokumente aus dem Kontoblatt/Journal exportieren beschrieben)
.
Im Menüpunkt Spezial → Export für Betriebsprüfung können Sie den standardisierten Betriebsprüfungsexport durchführen und auswählen, ob und welche Dokumentenkategorien exportiert werden sollen.
Außerdem besteht die Möglichkeit, einen Betriebsprüfer-Modus zu aktivieren, wenn der Betriebsprüfer direkt einen NTCS Zugriff haben soll.

11. Archivierung kann nicht durchgeführt werden – häufigste Fehlerquellen

Archiv

Um archivieren zu können, muss ein Archiv für die jeweilige Firma angelegt sein. Nähere Informationen zur Anlage eines Archivs finden Sie unter Anlage (Mandanten-)Archiv.

Drag & Drop

Dokumente Zuordnen bzw. Drag & Drop kann im Buchungsprogramm nur bei Buchungen durchgeführt werden, welche auch bearbeitet werden können. Wenn z. B. der Buchungskreis schon gesperrt ist, können Sie Dokumente zwar nicht in der Buchungsmaske, aber immer noch am Kontoblatt oder Journal auf eine Buchung zuordnen.

Sind die Buchungen bearbeitbar und Drag & Drop funktioniert trotzdem nicht, dann sollten Sie überprüfen, ob z. B. bei einer neuen Buchung im Feld "Dokument" mit F4 ein Dokument archiviert werden kann oder ob die Archivierung über BMD Scan möglich ist. Es erscheint dann eine Fehlermeldung mit der Erklärung, warum die Archivierung fehlgeschlagen ist (z. B. fehlende Berechtigungen).

Ein mögliches Problem kann auch der Pfad sein, wo die Datei abgelegt ist. Wenn im Pfad Umlaute vorkommen, kann es ebenfalls Probleme beim Archivieren mit Drag & Drop geben.

Dokument geöffnet

Ist das Dokument, welches archiviert werden soll, vielleicht gerade in einem anderen Programm geöffnet? In so einem Fall wird eine entsprechende Meldung angezeigt, da die Archivierung nicht durchgeführt werden kann.

Alle Einstellungen sind richtig hinterlegt und das Archivieren funktioniert plötzlich nicht mehr

Bitte halten Sie in dem Fall mit dem CRM Support Rücksprache (vor allem bei Verwendung von BMDGhost). Vom EDV-Administrator kann gegebenenfalls der Archivierungsdienst am Server "BMDNTCSSVC" neu gestartet werden, wodurch die Archivierung wieder funktioniert. Weiters sollten der Arbeitsspeicher und der Speicherplatz am Server kontrolliert werden, falls dennoch Probleme bei der Archivierung auftreten sollten.

12. Dokumente nach Aufbewahrungsfrist löschen

Grundsätzlich empfehlen wir nicht, die Dokumente nach der Aufbewahrungsfrist aus dem BMD DMS zu löschen.

Wenn Dokumente dennoch gelöscht werden sollen (z. B. aufgrund von Speicherplatzmangel), gibt es dafür verschiedene Lösch-Varianten. Welche Variante für Sie am sinnvollsten ist, klären Sie am besten über einen BMD Beratungstermin. Welche Möglichkeiten zum Löschen von Dokumenten Ihnen im Programm zur Verfügung stehen, können Sie in der Onlinehilfe Dokumente im DMS löschen / auf Pfad verschieben nachlesen.