Export/Import
Grundlegende Informationen zum Buchen finden Sie unter Buchen.
Inhalt
Allgemein
Mit den Programmen "Export" und "Import" können Finanzbuchhaltungen von einer Datenbank zu einer anderen transferiert werden. Dies eignet sich zum Beispiel gut zum Datenaustausch mit dem Steuerberater oder mit BMD.
Export und Import betrifft die gesamte Buchhaltung. Sollen nur Stammdaten oder Buchungen importiert werden, muss dies mit den Programmen Import Personenkonten, Import Sachkonten oder Import Buchungen erfolgen. Weiters können auch keine bestimmten Buchungen, wie zum Beispiel Bilanzbuchungen, exportiert/importiert werden. Es werden immer alle Buchungen einer FIBU exportiert und importiert.
Achtung!
 | Der Export/Import ist keine Sicherung! Es handelt sich lediglich um ein Werkzeug zum raschen Datenaustausch. Die Personenstammdaten aus dem CRM, die mit der FIBU mitexportiert werden, reichen für eine vollständige Sicherung nicht aus. Deswegen ist eine komplette Datenbanksicherung unumgänglich! |
Export
Der Export einer Finanzbuchhaltung kann über Finanzbuchhaltung → Import und Export→ Export oder über die Funktion in den Firmen- und FIBU-Stammdaten gestartet werden. Dabei wird eine NTCS Finanzbuchhaltung in Dateiform (*.fib) abgespeichert.
Hinweis
 | Der Export von FIBUs, deren Firmen in einer Firmengruppe sind, funktioniert genau gleich wie jener von Einzelfirmen. Lediglich beim Import haben Sie mehrere Einstellungsmöglichkeiten. Siehe Import von Firmengruppen. |
Hinweis
 | Sind auf Firma, FIBU oder Sachkonten Datenbesitzergruppen (DOGs) hinterlegt, funktioniert der Export nur dann,
Hinterlegte Datenbesitzergruppen (DOGs) auf Firma, FIBU und Sachkonten werden beim Export/Import nicht übernommen! Wir möchten Sie darauf hinweisen, die Datenbesitzer von einem Administrator (Vollzugriff) prüfen zu lassen! |
Einstellungen - Allgemein
| Firma | Firma, die exportiert werden soll. |
FIBU | FIBU, die exportiert werden soll. |
Dateiname | Eingabe des Exportpfades und des Dateinamens. Grundsätzlich wird immer der zuletzt verwendete Pfad vorgeschlagen. Für den erstmaligen Export kann in den Parametern unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD-System → Import Export → Verzeichnis für Export bzw. Import hinterlegt werden. Der Vorschlag des Dateinamens besteht aus FIB, der Firmennummer, dem Jahr, der Unternummer der FIBU und der Endung ".fib". |
Exportziel | Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen in diesem Feld zur Verfügung:
|
BH-Sperre setzen | Dieses Kennzeichen kann aktiviert werden, um auf der Buchhaltung eine Sperre zu hinterlegen. Das Feld BH-Sperre wird dann am FIBU-Stamm gesetzt, womit verhindert wird, dass währenddessen in der Buchhaltung gebucht werden kann. Beim Importieren der FIBU wird das Sperr-Kennzeichen wieder entfernt. |
Einstellungen - Finanzbuchhaltung
Unter dem Punkt "Finanzbuchhaltung" kann anschließend ausgewählt werden, was exportiert werden soll. Grundsätzlich werden beim Export/Import jene Daten exportiert, die vorhanden sind. Deswegen empfehlen wir Ihnen, unsere Standardeinstellungen zu verwenden, da diese für die meisten Fälle zutreffen. Allgemeine Kennzahlen und Gliederungstexte sowie Kontenzinskreise werden nicht mitexportiert.
Wird eine FIBU exportiert, bei welcher im Feld importierte BMD 5.5 eine 5.5 FIBU hinterlegt wurde, so wird die 5.5 FIBU nicht standardmäßig angehakt. Möchten Sie diese mitexportieren, so muss diese manuell angehakt werden (auch bei der Funktion "alles markieren" wird die 5.5 FIBU nicht angehakt.)
Die Daten folgender Programme werden NICHT automatisch mitexportiert, da diese die Exportdatei - wenn sie nicht benötig werden - unnötig vergrößern. Wenn die Daten exportiert werden sollen, sind sie explizit unter dem Punkt Einstellungen → Finanzbuchhaltung auszuwählen:
- Vorerfassung Buchungen
- ER-Kontrolle
- Intrastat
- Wareneingangsbuch
- Mahnung (nur Mahnstammdaten - KEINE Formulare)
- Vorsteuererstattung
- Automatikbuchungen
- Abgrenzungsmodelle
- Regeln Bankauszugsverbuchung
- FIBU Stamm-Checkliste
- Dokumente - betrifft nur Dokumente auf den Buchungen (ist dieser Punkt inaktiv, so sind in dieser FIBU keine oder nur externe Dokumente - z. B. durch den Import von Dokumenten - vorhanden)
Möchten Sie aus diversen Gründen bestimmte Markierungen hinzufügen bzw. entfernen, so können Sie unter Ansicht → Expertenmodus auf alle Auswahlfelder umschalten.
Die Auswahlfelder der Finanzbuchhaltung für den Export/Import beinhalten folgende Daten:
| Stammdaten | Buchungsarten, FIBU Filialen, FIBU Stammdaten, Fixkonten, Kontenzuordnung, Mahnung, Personenkonten, Prozentsätze, Sachkonten, Skontoverbuch-Kennzeichen, Steuerschlüssel, Steuerkonten, Zessionstexte, Kraftfahrzeuge | ||
Buchungen | Buchungen, Fibu-bezogene Buchungssymbole, Fibu-spezifische Steuercodes, UVA-Werte, Vorerfassung Anlagegüter, Wareneingangsbuch, Spenden, Leitungsrechte | ||
Vorerfassung Buchungen | Vorerfassung Buchungen | ||
ER-Kontrolle | ER-Kontrolle | ||
Intrastat | Intrastat | ||
Vorsteuererstattung | Vorsteuererstattung | ||
Automatikbuchungen | Automatikbuchungen | ||
Regeln-Bankauszugsverbuchung | Regeln Bankauszugsverbuchung | ||
Gliederungstexte und Kennzahlen | Bilanzkennzahlen, FIBU Kennzahlen, Gliederungstexte | ||
Budget / Finanzplan | Export bzw. Import vorhandener Budgets und Finanzpläne. Hinweis
|
Hinweis
| Personenkonten werden generell nur automatisch mitexportiert bzw. importiert, wenn Buchungen vorhanden sind. Sobald Buchungen vorhanden sind, wird davon ausgegangen, dass die NTCS FIBU verwendet wird. Ansonsten könnte es sich auch um eine hinterlegte 5.5 FIBU oder eine Bilanz-FIBU handeln. Bei solchen FIBUs müssen die Personenkonten manuell ausgewählt werden, wenn sie mit exportiert bzw. importiert werden sollen. Außerdem werden nur jene Personen aus dem CRM exportiert, zu denen es auch ein Personenkonto in der FIBU gibt. |
Im Anschluss an den erfolgreichen Export von FIB-Dateien wird automatisch der Explorer geöffnet (jener Pfad, auf dem die Datei gespeichert wurde). Damit kann die exportierte FIBU sofort weiterverarbeitet werden.
Besonderheiten beim Export
Export mit Anlagenbuchhaltung
Führt der Klient die Anlagenbuchhaltung selber, so sendet dieser die Anlagenbuchhaltung in den meisten Fällen an den Steuerberater zur Kontrolle bzw. für den in der Bilanz nötigen Ausdruck des Anlagenspiegels. Von einem Re-Import ist hier abzuraten. Diverse Änderungen sollte der Klient ohne Import der ANBU selber vornehmen. Dokumente dazu sollten per E-Mail vom Steuerberater gesendet werden.
Wird eine FIBU mit Anlagenbuchhaltung exportiert und an den Steuerberater geschickt, so beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass auch die Kostenrechnung mitexportiert werden muss, sofern eine vorhanden ist.
Anlagenvorerfassung
Werden Anlagenvorerfassungen ohne FIBU-Buchungen exportiert, kommt folgende Meldung:
Wenn Sie mit OK bestätigen, werden die entsprechenden Punkte in der FIBU automatisch zum Export angehakt und es werden alle Buchungen der FIBU mitexportiert.
Notizen
Beim Export werden weder Konten- noch Buchungsnotizen mitexportiert.
Projekte
Projekte können über den Export bzw. Import nicht mitgenommen werden.
Die Projektnummern sind zwar vorhanden - auch die Buchungen haben die jeweiligen Projekte hinterlegt, die Projekte selbst sind jedoch leer. Das Zuweisen eines Projekts auf eine neue Buchung ist jedoch nicht möglich.
Export mit Passwort
Soll der Export einer FIBU mit Passwort geschützt werden, so gibt es unter Ansicht → Passworteingabe die Möglichkeit, die Eingabe eines Passwortes zu aktivieren.
Ein Import der FIBU ist ohne Eingabe des Passwortes nicht möglich. Beim Import erscheint dann das Fenster zur Eingabe des Passwortes. Wurde bereits auf der Person (Kunde) ein Passwort hinterlegt, so wird dieses beim Export der FIBU vorgeschlagen.
Hinweis- bzw. Fehlermeldungen beim Export und deren Behebung
Hinweis wenn Anlagenbuchhaltung vorhanden
Beim Export einer Finanzbuchhaltung wird geprüft, ob zu dieser Firma auch eine Anlagenbuchhaltung existiert. Wird die ANBU nicht für den Export markiert, dann wird folgender Hinweis angezeigt:
Sollte die Anlagenbuchhaltung mitexportiert werden, so müssen Sie in den Einstellungen die Anlagenbuchhaltung markieren.
"Der Dateiname muss die Endung .fib haben!"
Es können nur Dateien mit der Endung ".fib" exportiert werden. Bitte kontrollieren Sie den unter Dateinamen hinterlegten Pfad und berichtigen diesen.
In der Buchhaltung wird derzeit gebucht
"Die angeführte FIBU kann nicht exportiert werden. In der Buchhaltung wird derzeit gebucht. Alle Benutzer, die in dieser Buchhaltung buchen, müssen das Buchungsprogramm beenden, bevor der Export durchgeführt werden kann."
Alle Benutzer, die in dieser FIBU noch buchen, müssen das Buchungsprogramm verlassen. Dann kann diese FIBU exportiert werden.
Kein Schreibrecht
"Sie haben kein Schreibrecht auf das Verzeichnis ...!"
Bitte entfernen Sie den Schreibschutz des betreffenden Laufwerks oder speichern Sie die Datei auf einem Laufwerk ab, auf dem Sie auch die benötigten Schreibrechte besitzen!
Wird die Meldung mit OK bestätigt, dann wird im Exportfenster der Dateiname entfernt, und es kann ein Pfad eingegeben werden, bei welchem die benötigten Schreibrechte vorhanden sind.
Fehlende Berechtigung
"Der Export der FIBU kann nicht durchgeführt werden, weil Sie eine der folgenden Berechtigungen nicht besitzen...":
Beim Export einer FIBU wird geprüft, ob ein Datenbesitzer für Ansehen auf der Firma, FIBU, Konten oder Buchungskreis hinterlegt ist.
Handelt es sich um den Export einer FIBU, welche einer Firmengruppe zugeordnet ist, wird zusätzlich geprüft, ob sowohl auf der Hauptfirma als auch auf allen weiteren Firmen dieser Firmengruppe eine Datenbesitzergruppe hinterlegt wurde.
Damit der Export dieser FIBU durchgeführt werden kann, benötigen Sie einen User, der BMD Vollzugriff hat, oder einen User, der die notwendigen Berechtigungen besitzt.
Mailversand - Datei zu groß
"Die Größe überschreitet die zulässige Maximalgröße des Servers. Versuchen Sie, die Datei an einem freigegeben Speicherort zu speichern, und senden Sie einen Link".
Beim Export wird geprüft, ob die zulässige Maximalgröße des Servers erreicht wird.
Sie haben nun die Möglichkeit, die Datei an einem freigegeben Speicherort zu speichern. Wählen Sie dazu bei der Versandart "Datei erstellen" aus, und versenden dann einen Link vom freigegebenen Speicherort.
Hinweis
| Treten beim Export Fehler auf, so erhalten Sie im Anschluss folgende Meldung:  Sobald Sie "Versenden" auswählen, öffnet sich eine neue E-Mail an fibu@bmd.at mit den relevanten Logfiles, welche Sie direkt an uns versenden können. |
Import
Der Import einer Finanzbuchhaltung kann über Finanzbuchhaltung → Import und Export → Import oder über die Funktion in den Firmen- und FIBU-Stammdaten gestartet werden. Dabei wird eine NTCS Finanzbuchhaltung aus einer *.fib-Datei importiert. Außerdem kann der Import durch einen Doppelklick auf die *.fib-Datei direkt aus dem Outlook oder dem Datei-Explorer gestartet werden.
Handelt es sich um eine FIBU einer Firmengruppe, öffnet sich vor den allgemeinen Einstellungen ein Fenster, in welchem abgefragt wird, ob die FIBU als Einzelfirma oder als Firmengruppe importiert werden sollte. Genaue Informationen dazu entnehmen Sie der Beschreibung Import von Firmengruppen.
Wurde eine Firma bereits manuell angelegt, erhalten Sie eine Abfrage, ob die Stammdaten mit den Daten aus der Importdatei überschrieben werden sollten:
Grundsätzlich werden beim Import einer FIBU alle Felder am FIBU-Stamm importiert, bis auf wenige Ausnahmen wie z. B. Klientenmonitoring und ProjektNr. Beim Sicherungsimport mittels Stapel werden diese beiden Felder jedoch mitimportiert
Einstellungen - Allgemein
| Dateiname | Wenn die Funktion "Import Finanzbuchhaltung" gestartet wird, kommt zunächst eine Abfrage nach dem Pfad, wo die zu importierende fib-Datei abgespeichert ist. Pfad+Dateiname werden dann automatisch im Feld "Dateiname" eingetragen. | ||
| Firma | Sie können eine bestehende Firma angeben (bzw. mit F4 suchen) oder eine neue Firmennummer bekanntgeben. Wird eine Firma importiert, bei welcher nur Sachkonten mit Salden (ohne Buchungen) vorhanden sind, muss eine bestehende Firma ausgewählt werden. Beim Re-Import wird die Originalfirmennummer vorgeschlagen. Wird eine Finanzbuchhaltung importiert, die zu einer Firmengruppe gehört, kann mit F4 die Zuordnung zur Firmengruppe geöffnet werden. Details siehe Import von Firmengruppen. | ||
FIBU | Wählen Sie "Neue FIBU anlegen", wird eine neue FIBU angelegt. Außerdem stehen alle bestehenden FIBUs zur Auswahl. Wenn es in der Firma nur eine FIBU im betreffenden Jahr gibt, wird diese für einen Re-Import vorgeschlagen. Gibt es mehrere FIBUs im betreffenden Jahr, wird die FIBU nicht vorgeschlagen, da sonst die Gefahr besteht, dass versehentlich eine FIBU überschrieben wird. Achtung!
| ||
Bei den Firmen-/Personenstammdaten handelt es sich um:
Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Nicht importiert wird die Branche in den Firmenstammdaten. | |||
Alle Personendaten | Hier kann entschieden werden, ob alle oder nur die wichtigsten, in der Importdatei vorhandenen Personenkontendaten importiert werden sollten. Zu den Personendaten zählen (PER_PERSON, KLI-Kunde und Lieferant): Person mit Name, Vorname, Zusatzname, UID-Nummer, Schweiz-UID und die E-Mail-Adresse (Haupt-E-Mail-Adressen) sowie die Adresse (nur die Hauptadresse) Nicht importiert werden die Telefonnummer, Bankverbindungen, Konditionen, Konsolidierungskreise, IC-Codes, weitere Adressen sowie weitere E-Mail-Adressen. Alle Personendaten werden beispielsweise dann benötigt, wenn die Buchhaltung auf eine neue Datenbank übertragen wird und diverse Stammdaten für den Mahnlauf, Zahlungsverkehr oder auch Konsolidierung mit IC-Codes benötigt werden. Für eine Bilanzerstellung sind Personendaten nicht relevant. | ||
FIBU-Jahr | Das FIBU-Jahr muss ausgefüllt werden, wenn eine neue FIBU angelegt wird. | ||
FIBU-Unternummer | Die FIBU-Unternummer muss ausgefüllt werden, wenn eine neue FIBU angelegt wird. Bei Eingabe des FIBU-Jahres wird die nächste freie Unternummer vorgeschlagen. Normalerweise existiert nur eine FIBU pro Jahr, Ausnahmefälle sind zum Beispiel kalkulatorische FIBUs. |
Begriffserklärungen
Erst-Import | Um einen Erst-Import handelt es sich, wenn die FIBU noch nicht auf der Datenbank existiert. Bei einem Erst-Import werden die Firmenwerte importiert. Das bedeutet, dass Daten einer bestehenden Firma, wie zum Beispiel Firmenname oder Adresse, überschrieben werden. |
Re-Import | Beim Re-Import wird eine FIBU auf die bereits bestehende FIBU zurückgespielt, wenn diese zum Beispiel vom Steuerberater zurückkommt. Über eine interne Firmen-ID wird geprüft, ob die Firmennummer wirklich jener der Originalfirma entspricht. Ist dies nicht der Fall, kann die FIBU nicht importiert werden. Firmenwerte sowie die KORE-Firmennummer und KORE-Nummer am Firmenstamm werden beim Re-Import nicht importiert bzw. überschrieben. Wird ein Re-Import durchgeführt, so erhalten Sie folgendes Fenster:  Zusätzlich werden beim Re-Import die UID-Nummer, die Steuernummer und die Firmenbuchnummer der Importfirma mit jener in der Importdatei auf Gleichheit überprüft. |
Import als Testfirma | Um eine Testfirma handelt es sich, wenn die FIBU exportiert und auf derselben Datenbank unter einer anderen Firmennummer als Testfirma importiert wird. Beim Importieren wird neben der Firmennummer der Hinweis "Testfirma von Firma ..." angezeigt. Wird ein Import als Testfirma durchgeführt, so geht der Bezug zur Originalfirma verloren und die neue Firmennummer wird automatisch als Testfirma gekennzeichnet. Das bedeutet, dass die Kopie nicht wieder exportiert und auf der Originalfirma importiert werden kann. Weiters haben Testfirmen nur eingeschränkte Funktionen und können nicht als Echtbuchhaltungen verwendet werden. |
Import als Kopie | Um eine Kopie handelt es sich, wenn die FIBU exportiert und auf derselben Datenbank unter einer anderen Firmennummer importiert wird. Beim Importieren wird neben der Firmennummer der Hinweis "Kopie von Firma ..." angezeigt. Der Import als Kopie steht Ihnen für Umgründungen zur Verfügung. Auch beim Import als Kopie geht der Bezug zur Originalfirma verloren und kann auch nicht wieder auf die Originalfirma zurück importiert werden. Genauere Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt Import → Umgründung. |
Beispiel
 | In dieser Grafik wird dargestellt, dass die importierte Kopie NICHT mehr in die Originaldatenbank auf die Originalfirma zurückgespielt werden kann. Grund dafür ist, dass beim Import als Kopie die eindeutigen Identifikationsnummern neu vergeben werden und mit der Originalfirma nicht mehr zusammenpassen.  |
Einstellungen - Finanzbuchhaltung
Unter dem Punkt "Finanzbuchhaltung" kann ausgewählt werden, was importiert werden soll. Es wird empfohlen, unsere Standardeinstellungen zu verwenden. Somit wird nur exportiert bzw. importiert, wenn Daten vorhanden sind.
Grundsätzlich werden beim Import alle Felder markiert, welche beim Export ausgewählt wurden. Einzige Ausnahmen sind die "5.5 FIBU" und "externe Werte". Möchten Sie diese importieren, so müssen diese manuell angehakt werden.
Wird der Import auf eine bereits bestehende FIBU durchgeführt, so erhalten sie folgenden Hinweis:
Vor dem Import werden Buchungen und UVA-Werte gelöscht. Im Anschluss werden die Daten aus der Import-Datei übernommen.Gegebenenfalls können Sie hier den Import nochmals abbrechen.
Genaue Informationen zum Import einer Anlagenbuchhaltung bzw. Import einer FIBU mit einer ANBU finden Sie im Dokument Export und Import Anlagenbuchhaltung.
Protokollierung
Beim Import wird im Datensatzprotokoll vermerkt, welche der Buchungstabellen importiert wurden. Folgende Bezeichnungen werden dafür herangezogen:
- BUC - Buchen
- ERB - ER-Kontrolle
- VEB - Vorerfassen Buchungen
- YBU - Automatikbuchungen inkl. Abgrenzung
Erfolgt der Import mit Dokumenten, so wird das im Protokoll angeführt.
Zusätzlich wird im Datensatzprotokoll angeführt, wie die Personenstammdaten importiert wurden.
Diverse Besonderheiten
Felder Vorjahr und Folgejahr
Die Felder "Firmen-Nr Vorjahr" und "FIBU-Nr Vorjahr" bzw. "FirmenNr Folgejahr" und "FIBU-Nr Folgejahr" werden beim Import unterschiedlich behandelt. Folgende Fälle können eintreten:
- Erst-Import (Firmen-Nr der Importfirma ist ungleich der Vorjahres- oder Folgejahr-Firma)
Die Felder für die Vorjahres- und Folge-FIBU werden nicht befüllt. - Erst-Import (Firmen-Nr der Importfirma ist gleich der Vorjahres- oder Folgejahr-Firma UND die entsprechende FIBU existiert am Zielsystem)
Die Felder für die Vorjahres- und Folge-FIBU werden befüllt. - Re-Import
Beim Re-Import werden diese Felder generell nicht befüllt.
Beispiel
| Firma 1 mit Vorjahres-Firma 1 wird auf Firma 555 eingespielt. Es wird geprüft, ob die Vorjahres-FIBU in der Firma 555 existiert, dann werden VJ-Firma und VJ-FIBU befüllt. |
Anlagenvorerfassung
Wird eine FIBU mit Anlagenvorerfassungen importiert, werden die bestehenden Buchungen und Vorerfassungen gelöscht und jene aus der Importdatei importiert. Wird beim Import der Punkt "Vorerfassung Anlagengüter" manuell ausgehakt bzw. wurden die vorerfassten Anlagegüter beim Steuerberater bereits in die Anlagenbuchhaltung übernommen, so erscheint folgende Meldung:
Diese Einstellung für die "Vorerfassung Anlagegüter" finden Sie unter Ansicht → Expertenmodus.
Achtung!
| Wenn diese Meldung mit "Ja" bestätigt wird, sind keine Anlagenvorerfassungen mehr in der FIBU vorhanden. |
Importierte BMD 5.5
Wurde eine FIBU aus BMD 5.5 erzeugt, kann die im Feld importierte BMD 5.5 hinterlegte FIBU mitexportiert werden. Wird diese beim Import wieder eingespielt und unter Finanzbuchhaltung ausgewählt, wird der Pfad abgefragt, wohin die Daten gespeichert werden sollen:
Dieses Verzeichnis wird dann auf der FIBU im Feld importierte BMD 5.5 eingetragen. Wird die 5.5 nicht zum Import ausgewählt, dann bleibt das bestehende Verzeichnis am FIBU-Stamm erhalten.
Dokumente auf der Buchung
Schickt der Klient die FIBU zur Bilanzierung an seinen Steuerberater, so besteht die Möglichkeit, auch die den Buchungen zugeordneten Dokumente dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen. Beim Import können diese Dokumente importiert werden.
Für den laufenden Austausch der Dokumente ist diese Funktion jedoch keinesfalls gedacht!
Genaue Informationen dazu entnehmen Sie dem Punkt Ablauf Dokumente auf der Buchung.
Notizen auf der Buchung bzw. auf den Konten
Die Buchungsnotizen und auch die Kontennotizen werden nicht importiert. Bestehende Buchungs- und Kontennotizen werden somit auch nicht überschrieben.
Beispiel
| Der Klient hat auf seinen Buchungen Notizen erfasst. Der Steuerberater importiert die FIBU und macht den Jahresabschluss, dieser sieht keine Notizen. Wird die FIBU danach beim Klienten wieder eingespielt, bleiben die Notizen erhalten. |
IC-Codes in der FIBU
Beim Export bzw. Import von Buchhaltungen mit IC-Codes werden die Konsolidierungskreise wie folgt behandelt:
Export: Beim Export wird der Konsolidierungskreis inkl. aller IC-Codes, welche für diese Firma angelegt wurden, exportiert.
Import: Grundsätzlich werden IC-Codes nur dann importiert, wenn in den Einstellungen alle Personendaten markiert wurden. Wurde diese Einstellung getroffen, dann wird beim Import dieser FIBU der Konsolidierungskreis in der Ziel-Datenbank automatisch angelegt (mit der gleichen ID, sodass ein SYNC möglich ist). Hier kann mit den importierten IC-Codes gebucht werden, auch neue IC-Codes können angelegt werden.
Beim Import einer weiteren Firma des gleichen Konsolidierungskreises werden die IC-Codes dazu importiert.
Hinweis
| Wird die FIBU auf die ursprüngliche Datenbank zurückgespielt, dann werden die neuen IC-Codes in den Konsolidierungskreis eingefügt. Wurden in der Zwischenzeit die gleichen IC-Codes auch im originalen Kreis angelegt, hat man diese IC-Codes nach dem Import doppelt (in diesem Fall werden neue IDs vergeben). |
Überprüfungen beim Import
Damit beim Import nicht unabsichtlich falsche Daten überschrieben werden, gibt es einige Überprüfungen.
Firmen-ID und UID-Nummer
Die Firmen-ID dient dazu, dass FIBUs zwischen zwei Datenbanken ausgetauscht werden können. Zum Beispiel ist das der Datenaustausch zwischen Steuerberater und Klient. Wenn die Firmen-ID der Zielfirma mit der Importfirma übereinstimmt, wird der Import ohne Hinweis durchgeführt. Stimmt die Firmen-ID nicht überein bzw. ist die Firmen-ID leer, wird die UID-Nummer der Zielfirma mit der Importfirma verglichen.
Fibus können in folgenden Fällen importiert werden:
- Firmen-ID stimmt überein, Firma wird automatisch vorgeschlagen.
- Wenn Firmen-ID nicht übereinstimmt, kann importiert werden, wenn die UID-Nummer und/oder die Firmenbuchnummer übereinstimmt.
- Wenn die Firmen-ID nicht übereinstimmt und die Felder "UID-Nummer" und "Firmenbuchnummer" auf beiden Systemen leer sind, kann ebenfalls importiert werden.
Es erscheint folgende Hinweismeldung, der Import kann trotzdem fortgesetzt werden:
Ein Import kann nicht durchgeführt werden, wenn die UID-Nummer der Zielfirma nicht mit der Importfirma übereineinstimmt.
Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass die Daten übereinstimmen.
Tritt dieser Fall ein, überprüfen Sie bitte die UID-Nummer dieser Firma. Gegebenenfalls ändern Sie diese in Ihrer Firma.
Kontensalden
Wenn beim Import einer FIBU die Buchungen nicht angehakt sind oder keine Buchungen in der Datei enthalten sind, kann die Buchhaltung nicht auf eine bestehende FIBU mit Buchungen und abweichenden Kontensalden importiert werden. Folgende Meldung erscheint:
Folgende Möglichkeiten ergeben sich:
- in eine neue FIBU importieren
- in eine FIBU ohne Buchungen importieren
- die Buchungen mit importieren
Wirtschaftsjahr
Beim Re-Import wird überprüft, ob das Wirtschaftsjahr der Importdatei mit dem Wirtschaftsjahr der Ziel-FIBU übereinstimmt. Wenn nicht, erscheint folgende Hinweismeldung, der Import kann aber trotzdem fortgesetzt werden:
Journalzeilen
Beim Re-Import wird überprüft, ob die Anzahl der Journalnummern der Importdatei größer ist als jene der Ziel-FIBU. Wenn nicht, erscheint folgende Hinweismeldung, der Import kann aber trotzdem fortgesetzt werden:
Sind hier Abweichungen vorhanden, werden diese ins Datensatzprotokoll übernommen.
Importdateiversion
Wird eine FIB-Datei ausgewählt, welche nicht mit der NTCS Version übereinstimmt, kann die Datei nicht importiert werden. Es muss vorher ein aktuelles Update (Patch) eingespielt werden, erst dann kann der Import erneut gestartet werden:
Import auf einer Oracle-Datenbank
Damit eine FIBU von einer SQL-Datenbank korrekt auf eine Oracle-Datenbank eingespielt werden kann, muss diese entsprechend exportiert werden (siehe Punkt Export für Oracle). Ist dies nicht der Fall, erscheint folgende Meldung:
Nochmaliger Import auf andere FIBU-Nummer
Wird eine FIBU exportiert und unter einer anderen FIBU-Nummer wieder importiert (weil die FIBU z. B. mit einem falschen Jahr angelegt wurde), werden bestimmte Tabellen, auf denen die ursprüngliche FIBU-Nr bereits gespeichert wurde, nicht umgestellt.
Beispiel: die Bestellzuordnung für die ER-Kontrolle, die WWS Rechnungstabelle, weitere WWS und CRM Tabellen.
Der Bezug zu diesen Tabellen geht daher verloren!
Der Bezug zu diesen Tabellen geht daher verloren!
Import auf Firma 100 (BMD Standardkontenrahmen)
Um zu vermeiden, dass irrtümlich Buchhaltungen in die Standardkontenrahmen-Firma importiert werden, wird folgende Hinweismeldung angezeigt:
Mögliche Fehlermeldungen beim Import
Import fehlgeschlagen
Wenn Sie nach dem Import untenstehende Meldung erhalten, dass der Import fehlgeschlagen ist, dann wurde dieser abgebrochen und die Daten wurden nicht importiert. Damit nicht mit unvollständigen Daten weitergearbeitet werden kann, wird das Feld Systemsperre am FIBU-Stamm gesetzt. Sobald der Import erfolgreich war, wird die Sperre automatisch wieder entfernt.
Aus der nachfolgenden Logdatei kann entnommen werden, bei welchen Daten der Import fehlgeschlagen ist:
Hinweis
| Treten beim Export/Import Fehler auf, so erhalten Sie im Anschluss folgende Meldung: Sobald Sie "Versenden" auswählen, öffnet sich eine neue E-Mail an fibu@bmd.at mit den relevanten Logfiles, welche Sie direkt an uns versenden können. |
Fehlende Berechtigung
"Der Import der FIBU kann nicht durchgeführt werden, weil Sie eine der folgenden Berechtigungen nicht besitzen ...":
Beim Import sowie beim Export einer FIBU wird geprüft, ob ein Datenbesitzer für Ansehen auf der Firma, FIBU, Konten oder Buchungskreis hinterlegt ist.
Handelt es sich um den Import einer FIBU, welche einer Firmengruppe zugeordnet ist, wird zusätzlich geprüft, ob auf der Hauptfirma dieser Firmengruppe eine Datenbesitzergruppe hinterlegt wurde.
Damit der Import dieser FIBU durchgeführt werden kann, benötigen Sie einen User, der BMD Vollzugriff hat, oder einen User, der die notwendigen Berechtigungen besitzt.
Unterschiedliche Firmen-ID - UID-Nr identisch - Firmenbuch-Nr. leer
Stimmt die Firmen-ID der Zielfirma mit der Firmen-ID der Quellfirma nicht überein bzw. ist die Firmen-ID der Zielfirma leer, die UID-Nummern beider Systeme sind aber identisch, kann die Firma mit folgendem Hinweis importiert werden:
Die Firmen-ID wird dadurch in der Zielfirma angepasst.
Unterschiedliche Firmen-ID - UID-Nr leer - Firmenbuch-Nr. ident
Stimmt die FirmenID der Zielfirma mit der Firmen-ID der Quellfirma nicht überein, die UID-Nr ist in Ziel und Quellfirma leer, die Firmenbuch-Nr. stimmt jedoch überein, kommt folgender Hinweis:
Ein Import dieser Firma ist möglich. Die Firmen-ID wird in der Zielfirma angepasst.
Unterschiedliche Firmen-ID - UID-Nr oder Firmenbuch-Nr. leer
Stimmt die Firmen-ID der Zielfirma mit der Firmen-ID der Quellfirma nicht überein bzw. ist die Firmen-ID der Zielfirma leer, die UID-Nummer oder die Firmenbuchnummer beider Systeme sind leer (betrifft speziell Vereine), so erhalten Sie folgende Fehlermeldung:
Ein Import ist dennoch möglich. Die Firmen-ID wird dadurch an die Zielfirma angepasst.
Unterschiedliche Firmen-ID - unterschiedliche UID-Nr oder Firmenbuch-Nr.
Stimmt die Firmen-ID der Zielfirma mit der Firmen-ID der Quellfirma nicht überein bzw. ist die Firmen-ID der Zielfirma leer, sowie die UID-Nummer bzw. Firmenbuchnummer beider Systeme stimmen ebenfalls nicht überein, ist ein Import nicht möglich. Sie erhalten folgende Fehlermeldung:
Was kann in diesem Fall geprüft bzw. korrigiert werden, wenn z. B. der Klient die Daten exportiert und der Steuerberater die FIBU importiert:
- Bitte überprüfen Sie, ob es sich beim Import auch um die richtige Firmennummer handelt.
- Falls die UID-Nr bzw. Firmenbuchnummer beim Steuerberater fehlen, sollten diese beim Steuerberater nachgetragen werden.
- Fehlen in der Importdatei die UID-Nr. bzw. Firmenbuchnummer, da diese vom Klienten nicht befüttert wurden, so sollten diese vom Klienten nachgetragen und nochmals exportiert werden.
- Sind die UID-Nr. bzw. Firmenbuchnummer beim Steuerberater fehlerhaft (z. B. steht im Feld "UID-Nummer" nur ATU ohne Nummer drinnen), sollten diese vom Steuerberater gelöscht werden. Ein Import ist danach möglich.
- Sind obige Punkte nicht möglich, so bitten wir Sie, sich mit dem FIBU Support in Verbindung zu setzen.
Umgründungsfirma - Originalfirma
Wurde eine Umgründung durchgeführt, so kann nicht mehr auf die ursprüngliche Firma bzw. auf eine andere Umgründungsfirma importiert werden, wenn UID-Nummer bzw. Firmenbuchnummer bei Import- und Zielfirma nicht identisch sind. Wird auf eine Umgründungsfirma importiert, so erhalten Sie folgenden Hinweis:
Sind auf einer Datenbank die Originalfirma und die Kopie einer Firma (Umgründung) bereits vorhanden, so ist es nicht möglich, einen Re-Import auf die Originalfirma oder auf eine andere Kopie einer Firma (Umgründung) einzuspielen:
Ein Import ist in diesen Fällen nicht möglich.
Re-Import einer Umgründungsfirma (Kopie) auf die Originalfirma
Dies tritt unter Umständen dann auf, wenn die FIBU zum Steuerberater geschickt wird - dieser macht eine Kopie (Umgründung) ... aber nur, weil z. B. die Firmennummern neu vergeben werden. Der Kunde kann dann diese FIBU nur in folgenden Fällen importieren:
- Wenn die Firmen-ID aus der Importdatei noch nicht auf der Datenbank existiert und weder UID-Nummer noch Firmenbuchnummer eingetragen sind (Importfirma und Zielfirma).
- Wenn die Firmen-ID aus der Importdatei mit der Original-ID auf der Datenbank übereinstimmt.
- Wenn die Original-ID aus der Importdatei mit der Original-ID auf der Datenbank übereinstimmt.
- Wenn die UID-Nummer der Import- und Zielfirma übereinstimmen.
- Wenn die Firmenbuchnummer der Import- und Zielfirma übereinstimmen.
Testfirma - Umgründungsfirma
Wird eine Testfirma auf eine Umgründung importiert, so erhalten sie folgenden Hinweis:
Der Import einer Testfirma auf eine Umgründungsfirma ist nicht möglich.
Testfirma - Originalfirma
Wird eine Testfirma auf die Originalfirma importiert, so erhalten Sie folgenden Hinweis:
Der Import einer Testfirma auf die Originalfirma ist nicht möglich.
Import einer Testfirma
Wird eine Testfirma importiert, kommt keine Abfrage, ob die Firma als Umgründung oder Testfirma importiert werden sollte, sondern Sie erhalten folgenden Hinweis:
Ein Import einer Testfirma kann nicht als Umgründung importiert werden.
Unterschiedliche Personennummern (Kontenumstellung)
Vor dem Import einer FIBU wird geprüft, ob auf einem der beiden Systeme eine Personenumstellung erfolgte (wenn sich bei identischer SyncID die PersonenID unterscheidet). Wenn hier Abweichungen der Personenkonten vorhanden sind, wird folgende Meldung ausgegeben:
Es gibt dabei folgende zwei Möglichkeiten:
- Umstellungsdatei für Zielsystem erzeugen: Am Quellsystem, also auf dem System, auf dem die FIBU exportiert wurde, wurde eine Kontenumstellung durchgeführt. In diesem Fall muss die Umstellung am Zielsystem nachgeholt werden. Danach kann der Import durchgeführt werden.
- Umstellungsdatei für Quellsystem erzeugen: Am Zielsystem, also auf dem System, auf dem der Import der FIBU erfolgen soll, wurde eine Kontenumstellung durchgeführt. In diesem Fall muss die Umstellung am Quellsystem nachgeholt werden. Danach muss der Export erneut durchgeführt werden. Im Quellsystem muss mit dieser erzeugten CSV-Datei eine Kontenumstellung durchgeführt werden.
In beiden Fällen kann eine fertige CSV-Datei für die Personenumstellung (nicht das Zusammenspielen von Konten) erzeugt werden.
Diese Datei kann unter CRM → Stammdaten → Hilfsprogramme → Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen unter Extras → CSV-Umstellung Kunde/Lieferant abgearbeitet werden. Diese CSV-Datei wird standardmäßig unter der BMDSOFTWARE/BMDNTCS/EXPORT mit der Bezeichnung BMDKLUmstellungUSER.csv abgespeichert.
Genaue Informationen zur Umstellung in der CRM finden Sie unter Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen.
Genaue Informationen zum Zusammenspielen in der CRM finden Sie unter Zusammenspielen Kunde/Lieferant.
Personenkonflikt
Während des Imports kommt eine Abfrage, falls im Importfile und in der Zielfirma dieselbe Personennummer (mit eindeutig zur Identifizierung vom System vergebenen Nummer "SyncID") mit unterschiedlichen "SyncIDs" vorkommt. Hier kann für alle Konfliktpersonen entschieden werden, welche die richtigen Personen sind.
- Konflikt-Fenster: Tritt ein solcher Konflikt auf, erscheint eine Abfrage, die Ihnen die Möglichkeit gibt, alle konfliktbehafteten Personen gleichzeitig zu prüfen und die korrekten Zuordnungen festzulegen.
- Details anzeigen: Über diese Schaltfläche können Sie für jede einzelne Person separat entscheiden, welche Person die richtige ist.
- Automatischer Detail-Abruf: befindet sich die Zielfirma im CRM-Betrieb, wird das Detailfenster unmittelbar nach Erkennen des Konflikts geöffnet, sodass die Auswahl sofort vorgenommen werden kann.
- Keine Übereinstimmung der Personen: Stimmt eine oder mehrere der betroffenen Personen nicht überein, so muss der Import abgebrochen werden, um fehlerhafte Personen zu vermeiden.
Beispiel
| Steuerberater und Klient haben beide im eigenen System unter den Firmen- und FIBU-Stammdaten den Punkt Umstellung FIBU von BMD 5.5 auf NTCS durchgeführt. Der Steuerberater hat jedoch die Personen dieser FIBU anders angelegt als sein Klient. |
Hinweis
| Bekommen Sie als Steuerberater diesen Personenkonflikt, so sind auch hier die Konflikte aufzulösen. In diesem Fall muss die Auswahl "Daten der Importdatei verwenden" ausgewählt werden. |
Detailfenster:
Auf der linken Seite befinden sich die Personen der Importfirma und rechts jene der Zielfirma. Hier müssen Sie sich entscheiden, welche der beiden Personen in das Zielsystem übernommen werden sollte.
Sind bereits CRM Stammdaten (Personen, Termine ...) oder WWS Stammdaten vorhanden, so besteht beim Import lediglich die Möglichkeit, "Personendaten des Zielsystems zu verwenden" oder "bei allen Personen - Daten des Zielsystems zu verwenden". Die "Personendaten der Importdatei" können in diesem Fall nicht ausgewählt werden.
Im Detailfenster ist in der gelben Leiste ersichtlich, aus welchem Grund nur die Daten des Zielsystems verwendet werden können. Folgende Hinweismeldungen sind möglich:
- Am Zielsystem wurde CRM Betrieb festgestellt (Quoten vorhanden), wodurch ausschließlich die Verwendung der Zielsystemdaten als Konfliktbehandlung zur Verfügung steht.
- Am Zielsystem wurde CRM Betrieb festgestellt (Fristen vorhanden), wodurch ausschließlich die Verwendung der Zielsystemdaten als Konfliktbehandlung zur Verfügung steht.
- Am Zielsystem wurde CRM Betrieb festgestellt (Termine vorhanden), wodurch ausschließlich die Verwendung der Zielsystemdaten als Konfliktbehandlung zur Verfügung steht.
- Am Zielsystem wurde CRM Betrieb festgestellt (Gesellschafter/Angehörige vorhanden), wodurch ausschließlich die Verwendung der Zielsystemdaten als Konfliktbehandlung zur Verfügung steht.
- Am Zielsystem wurde CRM Betrieb festgestellt (Leistungen vorhanden), wodurch ausschließlich die Verwendung der Zielsystemdaten als Konfliktbehandlung zur Verfügung steht.
- Am Zielsystem wurde CRM Betrieb festgestellt (Artikel vorhanden), wodurch ausschließlich die Verwendung der Zielsystemdaten als Konfliktbehandlung zur Verfügung steht.
Hinweis
| Ausnahme im CRM Betrieb sind Dokumente bzw. Aufgaben. Sind diese Tabellen in der CRM vorhanden, so ist es dennoch möglich, die Daten aus der Importdatei auszuwählen. |
Hinweis
| Wird eine Firma importiert, welche Teil einer Firmengruppe ist, so erscheinen im Detailfenster auch die Personen anderer Firmen, die ebenfalls Teil dieser Firmengruppe sind. Hier genügt es, nach der Firmennummer zu filtern, welche importiert wird. Eine Änderung der Personen, welche nicht in diese Firma gehören, wird nicht vorgenommen. |
Hinweis UVA-Werte
Beim Import kommt folgender Hinweis:
Hinweis: UVA-Werte für Monat 3 wurden nicht importiert, da bereits eine XML-Datei erstellt wurde
Hinweis: UVA-Werte für Monat 6 wurden nicht importiert, da bereits eine XML-Datei erstellt wurde
Hinweis: UVA-Werte für Monat 9 wurden nicht importiert, da bereits eine XML-Datei erstellt wurde
Hinweis: UVA-Werte ...
Es werden jeden Monat, bei welchem gespeicherte UVA-Werte im Importfile (Häkchen bei Einstellungen - Finanzbuchhaltung - UVA) vorhanden sind, verglichen mit jenen Werten in der XML-Steuererklärungsliste (E-Government-Detail). Ist hier eine XML-Datei für den entsprechenden Monat vorhanden, so werden die gespeicherten Werte aus dem Importfile nicht eingespielt.
Hinweis Jahresabschluss
Wenn in den FIBU Stammdaten das Kennzeichen Jahresabschluss gesperrt auf "Ja" gesetzt wurde, dann darf auf diese FIBU kein Import mehr durchgeführt werden. Folgender Hinweis wird in diesem Fall angezeigt:
Sicherungsimport
Der Sicherungsimport einer FIBU soll nur in Ausnahmefällen (wenn diese z. B. irrtümlich gelöscht wurden) und nur auf der eigenen Datenbank (denn dort befinden sich die DOG, die Notiz-IDs und die Dokumentenzuordnung) durchgeführt werden.
Der Sicherungsimport selbst kann direkt über das Importfenster gestartet werden.
Dazu muss unter der Ansicht der Sicherungsimport aktiviert werden:
Im Anschluss erscheint folgende Meldung:
Danach steht unter Allgemein die Option Sicherungsimport zur Verfügung:
Beim Sicherungsimport werden folgende Daten automatisch importiert:
- Sämtliche Datenbesitzergruppen auf Firmenstamm, Konten und Buchungskreisen
- Die Notiz-IDs auf Konten und Buchungen
- Die Dokumentenzuordnung auf den Buchungen
Folgende Auswahlen werden (wenn gesetzt) beim Sicherungsimport berücksichtigt:
- Fibustamm-Checkliste
- Regeln Bankauszugsverbuchung
- Bilanzprojekte
- Personalrückstellungen
- Firmenbezogene Gliederungen
- BMD 5.5 Verzeichnis
- Importiertes BMD 5.5 Verzeichnis
Import von Firmengruppen
Wird eine FIBU einer Firmengruppe importiert, wird automatisch folgendes Fenster geöffnet. Hier kann entschieden werden, ob die FIBU als Einzelfirma oder Firmengruppe importiert werden soll.
Achtung!
| Achten Sie beim erstmaligen Import einer Firmengruppe darauf, dass auf eine neue Firmengruppen-Nummer importiert wird. Auf eine bereits angelegte Firmengruppe kann der Import nicht durchgeführt werden. In diesem Fall erhalten Sie folgenden Hinweis:  |
Variante 1: Import als Einzelfirma
Der Import als Einzelfirma ist sinnvoll, wenn nur eine FIBU einer Firmengruppe importiert werden soll. Dieser Import ist für Steuerberater gut geeignet. Somit können FIBUs einer Firmengruppe als Einzelfirma auf die Firmennummer eingespielt werden, die der Kundennummer des Klienten entspricht. Die Anlage einer Firmengruppe bzw. einer zusätzlichen Hauptfirma ist nicht notwendig.
Beim Import werden nur jene Personen, die in der importierten FIBU verwendet werden, eingespielt, egal, ob die Personenwartung in der Hauptfirma oder der jeweiligen Firma erfolgt. Beim Re-Import der Einzelfirma in die Firmengruppe werden die Personen wieder der Originalfirma (je nach Wartung) zugeordnet.
Wird die FIBU als Einzelfirma importiert, ist einzugeben, auf welche Firmennummer importiert werden soll.
Die Vorgehensweise ist hier gleich wie beim Standardimport:
Wird eine FIBU aus einer Firmengruppe exportiert, dann darf diese FIBU nicht als Einzelfirma auf eine Firma importiert werden, die sich in einer Firmengruppe befindet. Wird trotzdem die Auswahl "Einzelfirma" ausgewählt, wird folgende Meldung angezeigt:
Re-Import
Wurde eine FIBU als Einzelfirma eingespielt, und diese Einzelfirma wird wieder in die Firmengruppe retourgespielt, ist dieser Import mit einem normalem Re-Import gleichzusetzen. Die Firmennummer wird somit automatisch vorgeschlagen.
Variante 2: Import als Firmengruppe
Der Import als Firmengruppe ist geeignet, wenn alle FIBUs einer Firmengruppe importiert werden sollen. Der Aufbau der Firmengruppe ist dann identisch mit jener in der Originaldatenbank. Jede FIBU muss jedoch einzeln importiert werden, es gibt keinen gesamten Firmengruppen-Import.
Wird die FIBU als Firmengruppe importiert, ist einzugeben, zu welcher Firmengruppe importiert werden soll.
Beim Import einer Firmengruppe werden die Personenkonten lt. folgenden Parametern auf der Hauptfirma bzw. der jeweiligen Firma angelegt:
- CRM / Allgemein / Allgemein / Personenerfassung unter der Hauptfirma
- CRM / Kunden / Allgemein / Eindeutige Personennummer
Wenn beide Parameter auf Nein gesetzt sind, so wird die Person auf die jeweilige Firmennummer dupliziert.
Ist einer der beiden Parameter auf Ja gesetzt, dann wird die Person nicht auf die jeweilige Firma dupliziert.
Import Hauptfirma
Weiters muss die Ziel-FirmenNr für die zu importierende FIBU festgelegt werden. Wird die FIBU der Hauptfirma importiert, muss nur diese Ziel-FirmenNr definiert werden.
Import weitere Firmen
Importiert man eine FIBU einer weiteren Firma (ungleich Hauptfirma), muss auch die Firmennummer der Hauptfirma definiert werden. Dies ist notwendig, da zum Beispiel Konditionen auf der Hauptfirma gespeichert werden, und auch die Personenwartung auf der Hauptfirma erfolgen kann. Die FIBU der Hauptfirma wird nicht importiert.
Re-Import bzw. Import als Kopie
Existiert die FIBU schon in irgendeiner Weise auf der Datenbank, wo sie importiert werden soll, gibt es die Möglichkeit, diese auf die bestehende Firma zu importieren oder als Kopie einzuspielen. Folgendes Fenster öffnet sich:
Beim Re-Import sind in diesem Fenster keine weiteren Einstellungen zu treffen. Die FIBU wird auf die bestehende Firma eingespielt.
Beim Import als Testfirma sind sind keine weiteren Einstellungen zu treffen. Beachten Sie hier, dass bei einer Testfirma nur eingeschränkte Funktionen möglich sind.
Import auf neue Firma
Wird eine bereits bestehende Firma auf eine neue Firmennummer importiert, so haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob diese als Testfirma oder als Kopie importiert werden soll.
Beim Import auf eine neue Firmennummer kommt folgende Abfrage:
| Import als Testfirma | Firma wird als Testfirma importiert. Diese haben nur eingeschränkte Funktionen! |
| Import als Kopie | Für eine Umgründung besteht die Möglichkeit, den Import als Kopie durchzuführen. Wird die Firma als Kopie importiert, so wird eine neue Firmen-ID vergeben. (Import wie bei einem Sicherungsimport mit Notizen, DOGs, Dokumentenzuordnungen) |
Hinweis
| Fehlt beim Import der FIBU die erforderliche Berechtigung für die Neuanlage einer Firma, so erhalten Sie eine dementsprechende Meldung. |
Umgründung
Sollte eine Umgründung notwendig sein, da sich die Unternehmensform geändert hat, so besteht im Zuge eines Imports die Möglichkeit dazu.
Beim Erst-Import als Kopie werden sämtliche Daten wie bei einem Sicherungsimport mitimportiert:
- Notizen,
- DOGs,
- Dokumentenzuordnungen
Diese gehen dabei nicht verloren! Bei einem nochmaligen Import auf dieselbe Firma werden diese Daten nicht mehr importiert!
Im Zuge der Umgründung ist es auch möglich, die Vorjahres-FIBU als Kopie zu importieren.
Bitte beachten Sie zur Umgründung folgende Punkte:
- Eine Umgründung ist nur bei Einzelfirmen möglich. (Firmenumgründungen innerhalb einer Firmengruppe sind nicht möglich).
- Eine umgegründete Firma darf nur in wenigen Ausnahmefällen auf die ursprüngliche Firma bzw. auf eine andere Umgründungsfirma importiert werden. Weitere Informationen zur Umgründung in Verbindung mit mehreren Paketen finden Sie im Dokument Umgründungen. In folgenden Fällen ist ein Import auf die Originalfirma möglich.
Re-Import einer Umgründungsfirma (Kopie) auf die Originalfirma
Dies tritt unter Umständen dann auf, wenn die FIBU zum Steuerberater geschickt wird - dieser macht eine Kopie (Umgründung) ... aber nur, weil z. B. die Firmennummern neu vergeben werden. Der Kunde kann dann diese FIBU nur in folgenden Fällen importieren:
- Wenn die Firmen-ID aus der Importdatei noch nicht auf der Datenbank existiert und weder UID-Nummer noch Firmenbuchnummer eingetragen sind (Importfirma und Zielfirma).
- Wenn die Firmen-ID aus der Importdatei mit der Original-ID auf der Datenbank übereinstimmt.
- Wenn die Original-ID aus der Importdatei mit der Original-ID auf der Datenbank übereinstimmt.
- Wenn die UID-Nummer der Import- und Zielfirma übereinstimmen.
- Wenn die Firmenbuchnummer der Import- und Zielfirma übereinstimmen.
Hinweis
| Sollte bei der Umgründungsfirma auch eine Anlagenbuchhaltung vorhanden sein, so müssen in der Anlagenbuchhaltung weitere Punkte beachtet werden. Genaue Informationen dazu entnehmen Sie der Dokumentation Übernahme von Mandant. |
Testfirma
Wird ein Import als Testfirma durchgeführt, so sind in dieser Firma nur eingeschränkte Funktionen möglich.
Bei einer Testfirma ist es nicht möglich folgende Auswertungen durchzuführen:
- Mahnung: Ausdruck kann nicht archiviert bzw. per Mail versendet werden
- Avisobrief (Lieferantenzahlungsverkehr oder Bankeinzug): keine Erstellung der Telebankingdatei möglich
- Saldenbestätigung
- OP-Benachrichtigung
- Zinsabrechnung
- Umsatzsteuervoranmeldung: nur Testübermittlung möglich
- Auslandsdienstleistung: nur Testübermittlung möglich
- Zusammenfassende Meldung: nur Testübermittlung möglich
- Vorsteuererstattungsausdruck: nur Testübermittlung möglich
- Etikettenausdruck: kann nicht archiviert bzw. per Mail versendet werden
- Ausdruck Buchungsbeleg: kann nicht archiviert bzw. per Mail versendet werden
Wird einer dieser Ausdrucke gestartet, so wird ein dementsprechender Hinweis angezeigt.
Upload FIBU in BMD Com
Exportierte (Klienten-)FIBUs können direkt aus der NTCS in die Com-Databox für den Steuerberater hochgeladen werden. Sind die Zugangsdaten richtig hinterlegt, steht im Export-Fenster die Option In meine BMD Com hochladen zur Verfügung.
Vorbereitung
Dazu sind folgende Parameter-Einstellungen notwendig:
unter CRM → Allgemeine CRM Parameter → BMD Com Benutzer → Mein BMD Com:
URL zu der BMD Com des Steuerberaters | |
Kundennummer für das Login in der BMD Com des Steuerberaters | |
Benutzername für das Login in der BMD Com des Steuerberaters | |
Passwort für das Login in der BMD Com des Steuerberaters |
Export FIBU
Sind die Zugangsdaten für BMD Com in den Parametern hinterlegt, so finden Sie bei der Versandart die zusätzliche Ausprägung In meine BMD Com hochladen.
Nachdem die Datei erfolgreich hochgeladen wurde, bekommen Sie folgenden Hinweis:
Sobald die FIBU hochgeladen wurde, wird eine Aufgabe bzw. E-Mail-Benachrichtigung für den zuständigen Mitarbeiter beim Steuerberater angelegt. Ob eine Aufgabe bzw. E-Mail-Benachrichtigung erfolgen sollte, wird in den BMD Com Einstellungen Tools → Administration → Parameter → Überblick über alle TOOLS Parameter → BMD Com → Databox hinterlegt.
Wird aus NTCS eine Datei in die (Belegablage) Databox gestellt, wird der entsprechende BMD Com-Kunde per E-Mail benachrichtigt. Wird ohne HTML-Vorlage gearbeitet, wird beispielhaft folgender Standardtext verwendet: Es wurde eine Datei (Bilanz 2016.pdf) für Sie in BMD Com hinterlegt. Dateibeschreibung: Bilanzbericht 2016 Zum Login bitte auf diesen Link klicken http://....... |
Durch Ausführen der Aufgabe wird der Import der FIBU gestartet. Sobald der Import durchgeführt wurde, wird die Aufgabe auf "erledigt" gesetzt.
Ablauf Import/Export Dokumente auf der Buchung
Nach Abschluss der Bilanzierung sendet der Steuerberater die Daten an den Klienten zurück. Dabei wird die fibdoc-Datei nicht erneut eingespielt, weil die Dokumente bereits im Archiv des Klienten vorhanden sind. Der Klient importiert ausschließlich die aktualisierte FIBU, wobei sämtliche zuvor übermittelte Dokumente weiterhin sicher im eigenen Archiv erhalten bleiben.
Für den ständigen Datenaustausch ist diese Funktion keinesfalls gedacht!
Beispiel
 | Person A bucht papierlos - Person A führt den Export mit Dokumente durch und schickt diesen der Person B Person B importiert die fibdoc - das heißt, die Dokumente liegen im Explorer Person B bucht weiter und schickt die Buchhaltung ohne Dokumente wieder an die Person A zurück Person A muss beim Import nichts markieren |
Export mit Dokumenten
Standardmäßig werden beim Export von Buchhaltungen keine Dokumente mitexportiert. Möchten Sie Dokumente mitexportieren, so müssen Sie beim Export in den Einstellungen → Finanzbuchhaltung → Dokumente manuell markieren.
Grundsätzlich werden nur Dokumente der Klasse 0 exportiert. Mittels Parameter (Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU Parameter → Import / Export → Dokumente) können Sie einstellen, welche Kontenklasse beim Export berücksichtigt werden sollten. Hier wird dann geprüft, ob für die ausgewählten Kontenklassen Dokumente vorhanden sind. Wenn nein, dann ist das Feld Dokumente inaktiv und ein entsprechender Hinweis wird angezeigt. Diese Einstellung hat nur Auswirkung auf alle Buchungsdokumente. Die Dokumente der ER-Kontrolle, Vorerfassung, EB-Buchungen und Automatikbuchungen werden, unabhängig vom Parameter, nicht mitexportiert.
Werden die Dokumente mitexportiert, dann wird zur "FIB_Firma_FIBU.fib" (z. B. FIB_14600_201701.fib) zusätzlich eine "FIB_Firma_FIBU.fibdoc" (z. B.: FIB_14600_201701.fibdoc) erstellt.
Beim Export mittels E-Mail werden beide Dateien als Anhang in die Mail eingefügt.
Beim Export einer FIBU mit Dokumenten wird vor dem Export geprüft, ob es noch nicht archivierte Dokpool-Dokumente auf Buchungen gibt. Sind solche Dokumente vorhanden, so werden diese automatisch archiviert. Das bedeutet, dass beim Export die Funktion "Archivieren nicht archivierter Dokpool-Dokumente" gestartet wird.
Das ist notwendig, da nicht archivierte Dokumente auch nicht mitexportiert werden können. Das hätte am Zielsystem zur Folge, dass man zwar auf der Buchung das Symbol für das Dokument sehen aber aufgrund des fehlenden Dokuments nicht öffnen kann.
Bitte beachten Sie zum Export von Dokumenten folgende Punkte:
- Sind in der FIBU viele Dokumente zugeordnet, wird diese Datei dementsprechend groß. Um nicht unnötigen Speicherplatz zu verbrauchen, sollte im Vorfeld abgeklärt werden, ob der Steuerberater die Dokumente tatsächlich benötigt!
- Durch die Größe der FIBU bzw. der Dokumentendatei kann es vorkommen, dass eine Übertragung der Daten per E-Mail nicht mehr möglich ist!
- Ein Export von Dokumenten ist nur dann möglich, wenn auch Konten bzw. Buchungen exportiert werden.
- Ein Export von Dokumenten kann nur dann funktionieren, wenn ein dementsprechend großer Arbeitsspeicher, sowie ein entsprechend großer Zwischenspeicher (Temporäres Verzeichnis) vorhanden ist.
- Werden Dokumente von einem bestimmten Kontoblatt benötigt, so können alle Buchungen von diesem Konto mit der STRG-Taste mit einem Mausklick markiert werden. Mit der rechten Maustaste gibt es dann die Funktion Export Dokumente markierter Buchungen. Mit dieser Funktion wird eine Zipdatei erstellt, welche mittels E-Mail versendet werden kann.
Import mit Dokumenten
Beim Import können die Dokumente importiert werden (standardmäßig ist dieser Punkt nicht aktiviert).
Vorbereitung: Die Dokumente aus der Exportdatei werden nicht ins Archiv, sondern auf einen eigenen Mandantenpfad gespeichert. Steigen Sie dazu unter Tools → Tools → Administration → Pfade ein, schalten Sie um auf die "Mandantendokumente" und hinterlegen Sie hier den gewünschten Pfad. Die Hinterlegung ist abhängig von der Art der Speicherung, die unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → BMD DMS → Speicherparameter → Speicherverfahren eingestellt ist.
| Speicher über Server (indirekte Speicherung) | Serverpfad: Pfad wie am Server angelegt |
| Direkte Speicherung | Netzpfad: lokal oder UNC-Pfad (Bei einer Cloud-Anbindung darf jedoch der UNC-Pfad nicht verwendet werden. In diesem Fall muss ein lokaler Pfad hinterlegt werden.) |
Beim Import einer Buchhaltung können die Dokumente aus der Exportdatei mitimportiert werden. Beim Import muss dazu in den Einstellungen → Finanzbuchhaltung → Dokumente manuell markiert werden. Sobald das Häkchen gesetzt wird, öffnet sich der Datei-Explorer, in welchem die zu importierende fibdoc-Datei ausgewählt werden kann.
Ein Import der Dokumente - fibdoc - ist auch ohne Import der FIBU möglich.
Import fibdoc (ohne FIBU)
Im Import von Dokumenten ist auch ohne dazugehörige Finanzbuchhaltung möglich.
Dazu müssen Sie im Dateinamen den Pfad der fibdoc hinterlegen:
Am Reiter "Finanzbuchhaltung" werden automatisch die Stammdaten und Dokumente markiert:
Sicherung wiederherstellen
Vor dem Import einer FIBU werden Teile der FIBU gesichert, damit der Zustand vor dem Import wiederhergestellt werden kann, falls der Import fehlschlägt. Ist das der Fall, kann über die Funktion Extras → "Sicherung wiederherstellen" der alte Stand rekonstruiert werden.
Wird ein Import auf eine FIBU durchgeführt, und diese Sicherungstabellen existieren bereits, erscheint folgender Hinweis: "Es ist eine Daten-Sicherung für diese FIBU vorhanden. Vor dem erneuten Import müssen Sie die Sicherung wiederherstellen." Wurde ein Import erfolgreich durchgeführt, wird die Sicherung automatisch gelöscht.
Anonymisierung von Daten
Beim Export einer FIBU für den Versand an BMD können Sie die Daten anonymisieren. Anonymisiert werden die personenbezogenen Daten wie Vor- und Nachname und UID-Nummer, Buchungstexte, Vorsteuererstattung und die zusätzliche Erfassung wie das Wareneingangsbuch.
Dazu können Sie im Exportfenster unter "Ansicht" den Punkt Eintrag Daten anonymisieren aktivieren:
Wird diese Funktion aufgerufen, so erhalten Sie folgenden Hinweis:
Wird diese Meldung mit "Ok" bestätigt, so wird das Feld "Daten anonymisieren" aktiviert:
Hinweis
| Die anonymisierten FIBUs können nur auf BMD-internen Datenbanken importiert werden. Beim Einspielen in eine andere Datenbank erhalten Sie einen demensprechenden Hinweis. |
Daten auf BMD Cloud-Server hochladen
Nach Absprache mit einem BMD Mitarbeiter können Daten für Analysezwecke am BMD Cloud-Server hochgeladen werden.
Dazu müssen Sie beim Export die Firma und FIBU definieren, welche Sie hochladen möchten. Danach wählen Sie beim Exportziel "BMD SYSTEMHAUS GesmbH" aus. Mit dieser Einstellung werden die Daten direkt am BMD Cloud-Server hochgeladen.
Wurden die Daten erfolgreich exportiert, so erhalten Sie im Anschluss folgende Meldung: "Die Daten wurden erfolgreich zu BMD SYSTEMHAUS GesmbH (BMD-FTP-Server) hochgeladen!"
Die Daten stehen nun für Analysezwecke bei BMD bereit.
Zeilenverrechnung
Steuerberater haben die Möglichkeit, die gebuchten Zeilen mithilfe der BMD Leistungserfassung über die Schnittstelle der Zeilenverrechnung an die Klienten verrechnen zu lassen. Werden Buchhaltungen exportiert/importiert, werden nur die Zeilen verrechnet, die vom Steuerberater gebucht werden. Klientenbuchungen werden ignoriert.
Die Unterscheidung der Buchungen erfolgt durch das Feld Lizenz-Firmen-Nr. in der Buchung. Dort wird die BMD Kundennummer verspeichert, auf die die Lizenz läuft und mit der der User bucht. Somit kann unterschieden werden, welche Buchungen vom Klienten und welche vom Steuerberater erstellt worden sind. Verrechnet werden nur jene Buchungen, die vom Steuerberater erstellt werden (z. B. bucht der Klient die Buchhaltung selbst, der Steuerberater bucht die Bilanzumbuchungen).
Nähere Informationen diesbezüglich finden Sie auch in der Themendokumentation Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen, speziell im Kapitel Import der Mandantenbuchhaltung beim Steuerberater.
Nähere Informationen diesbezüglich finden Sie auch in der Themendokumentation Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen, speziell im Kapitel Import der Mandantenbuchhaltung beim Steuerberater.
Funktionen
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Sicherung wiederherstellen | Falls der Import fehlschlägt, kann über diese Funktion der Stand vor dem Import rekonstruiert werden. |
Makro vor Import | Diese Einstellung ist nur in ganz wenigen Ausnahmefällen, in Absprache mit dem FIBU Support, abweichend vom Standard zu setzen. Vor dem Import sollen mit einem Makro div. Prüfungen durchgeführt werden. |
| Makro nach Import | Das hinterlegte Makro wird nach dem Import durchgeführt. |
Protokolle | Hier können folgende Logdateien angesehen werden:
|
Expertenmodus | Wird der Expertenmodus aktiviert, so können in den Einstellungen - Finanzbuchhaltung alle Auswahlfelder eingeblendet werden. Wie z. B. Vorerfassung Anlagegüter, Wareneingangsbuch, Spenden und Leitungsrechte, Kraftfahrzeuge. Bei den Spenden ist dieses Kennzeichen nur dann aktiv, wenn manuelle bzw. importierte Erfassungen vorhanden sind. |
Passworteingabe | Falls ein Passwort mitgeschickt werden soll, kann über diesen Punkt die Passworteingabe aktiviert werden. |
Eintrag Standards anzeigen | Möchten Sie Standards mitschicken/einspielen, so kann hier dieser Punkt aktiviert werden. Wir möchten Sie jedoch darauf hinweisen, dass dies jedoch ohne Rücksprache mit BMD auf keinen Fall durchgeführt werden darf! |
Eintrag Sicherungsimport | Mit diesem Punkt kann ein Sicherungsimport durchgeführt werden. Beim Sicherungsimport werden zusätzliche Informationen wie Datenbesitzergruppen, Notiz-IDs und Dokumentenzuordnungen importiert. Folgende Hinweismeldung erhalten Sie beim Sicherungsimport:  |
